Thema "Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen" in Office Management

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

SimoneBrockhaus74 — Sat, 14 May 2022 12:52:48 GMT

Hallo zusammen,

Wir möchten alle Dokumente, die bei den Mandanten abgelegt sind, exportieren. Normalerweise kann man nun auf "Alle Dokumente" klicken, alle Dokumente markieren und diese nun exportieren. Der Nachteil dabei ist, dass alle Dokumente in den selben Ordner exportiert werden. Das wollen wir nicht. Stattdessen soll für jeden Mandant ein Ordner angelegt werden (Ordnername entweder Mandantennummer oder Name des Mandanten) und die dazugehörigen Dokumente jedes Mandanten sollen in den jeweiligen Ordner dieses Mandanten kopiert werden.

Was ist die beste Herangehensweise, um dies zu erreichen? Natürlich wollen wir dies nicht für mehrere hundert Mandanten händisch machen.

Ebenso frage ich mich schon länger, ob Datev eine Art Skriptumgebung bereitstellt, in der man individuelle Aufgaben, welche dem Leistungsumfang der Standardfunktionen übersteigt, selber programmieren kann.

Ich bedanke mich im Vorfeld für alle Antworten

Lg Simone

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

Anton_Friesen — Tue, 17 May 2022 07:24:24 GMT

Guten Morgen @SimoneBrockhaus74,

versuchen Sie bitte die Dokumente die exportiert werden sollen als Dokumentensammlung zu exportieren.

Dokumente exportieren und importieren - DATEV Hilfe-Center

Wenn im Zielsystem die Ordner und Register so vorhanden sind wie aus dem Exportsystem werden die Dokumente genau so wieder eingefügt.

Man kann hier allerdings keine Belegung für einzelne Mandanten vornehmen z.B. neuen Ordnernamen. Das würde dann für jedes Dokument erfolgen.

Zu Ihrer zweiten Fragen, es gibt Testsysteme die zur Verfügung gestellt werden können, allerdings keine Systeme um selbst zu programmieren.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

vogtsburger — Tue, 17 May 2022 07:55:54 GMT

@Anton_Friesen schrieb:
[...]
Wenn im Zielsystem die Ordner und Register so vorhanden sind wie aus dem Exportsystem werden die Dokumente genau so wieder eingefügt.
[...]

... eine Verständnisfrage:

wird die Dokumentensammlung nicht in das Windows-Dateisystem, also in die 'normalen' Ordner und Unterordner eines Netzwerkpfads exportiert ?

und wird dann die Ordnerstruktur durch das Entpacken der ZIP-Datei nicht automatisch angelegt, so wie sie in der Dokumentensammlung vorliegt ?

Nachtrag:

... oder anders gefragt:

Ist der Dokumentenaustausch per Dokumentensammlung nur zwischen zwei Datev-Kanzleien bzw. zwischen Datev-Kanzlei und selbstbuchendem Mandant möglich oder auch für den Export aus dem DMS/aus der Dokumentenablage heraus in das Windows-Dateisystem geeignet ?

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

vogtsburger — Tue, 17 May 2022 09:57:52 GMT

@Anton_Friesen ,

... nochmal ein Versuch, die Ausgangsfrage einfacher zu formulieren :

Kann man mandatsübergreifend sämtliche Dokumente mehrerer oder aller Mandanten aus der Dokumentenablage heraus unter Beibehaltung der Ordnerstruktur in das Windows-Dateisystem exportieren ?

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

Anton_Friesen — Tue, 17 May 2022 11:01:08 GMT

@vogtsburger

beim Export der Dokumentensammlung landen die Dokumente in dem Windows Dateisystem, richtig. Die Daten wie Ordner, Register etc. der Dokumente befinden sich in einer XML Datei.

Der Export und Import der Dokumentsammlung ist zwischen jeder Kanzlei/Mandant möglich die auch die Dokumentenablage oder DMS im Einsatz haben.

Die Ordnerstruktur bleibt beim Import im neuen Zielsystem erhalten solange dort die selbe Struktur besteht.

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

Anton_Friesen — Tue, 17 May 2022 11:05:28 GMT

@vogtsburger

ja, mit einer kleinen Einschränkung ist das möglich.

Die Dokumente müssen nach Dokumentenklasse sortiert werden.

Also einmal ein Export aller Dokumentklasse Dokumente.

Und einmal ein Export aller Dokumentklasse Belege.

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

vogtsburger — Tue, 17 May 2022 11:34:53 GMT

@Anton_Friesen schrieb:
[...]
Der Export und Import der Dokumentsammlung ist zwischen jeder Kanzlei/Mandant möglich die auch die Dokumentenablage oder DMS im Einsatz haben.
[...]

... sorry, ich muss nochmal nachhaken.

Dass Dokumente von Dokorg zu Dokorg und "Datev DMS" zu "Datev DMS" 'umgeschaufelt' werden können (müssen), war naheliegend.

Aber mir geht es z.B. darum, dass man die exportierten Dokumente 'mit auf die Reise' nehmen kann, z.B. auf einer ISO, auf einer externen Festplatte, auf einem Netzwerkpfad, in ein Dokumentenarchiv etc.

ZigTausende von Dokumenten-Dateien (z.B. PDFs, EMLs, XLSXs, DOCXs etc.) und umfangreiche XML-Dateien in einem einzigen gemeinsamen Verzeichnis wären 'ziemlich' unübersichtlich.

... kann die Ordner-/Ablage-Struktur nicht irgendwie automatisch bzw. mit Hilfe eines Export-Parameters im Windows-Explorer 'nachgebaut' werden ?

Alle Dokumente exportieren und in verschiedene Ordner ablegen

Anton_Friesen — Tue, 17 May 2022 11:52:40 GMT

@vogtsburger

über einen Export der Dokumentensammlung ist das nicht möglich. Die Dokumentensammlung dient primär dem Dokumentaustausch zwischen DMS Systemen und nicht dem Export auf Windowsebene.

Beim Export z.B. aus der Vorgangsmappe heraus kann die Ordnerstruktur auf Windows Ebene übernommen werden.