Thema "Vorgangsmappe - Suchfunktion" in Office Management

Vorgangsmappe - Suchfunktion

ksc — Mon, 25 Apr 2022 08:34:57 GMT

Guten Morgen liebe Community,

wir möchten in Zukunft verstärkt mit den Vorgangsmappen bei der Archivierung von Dokumenten nutzen.

Ich teste gerade ein bißchen. Jetzt stoße ich auf folgendes Problem:

Ich lege eine Vorgangsmappe an und ziehe aus dem Email-Account die zum Thema gehörigen Mails direkt per Drag-und Drop in die Mappe. Letztendlich habe ich dann viele Dokumente, anhand des Betreffs der Mail kann ich schon viel wieder finden.

Wenn ich die Suchfunktion nutze um eine bestimmte Mail mit den Schlagwort zu finden, passiert nichts... Ich sehe immer noch den Verzeichnisbaum, aber keinen Hinweis auf das Dokument....

Das schränkt die Nutzung ja wieder ein, wenn ich das entsprechende Dokument durch durchklicken suchen muss ...

Muss hier was bei der Ablage in die Vorgangsmappe geändert werden?

Vielen Dank im Voraus.

Mfg

ksc

Vorgangsmappe - Suchfunktion

sokru — Mon, 25 Apr 2022 11:03:59 GMT

Es könnte an der Art der Ablage liegen.

Wenn man die E-Mail nicht per Drag and Drop in der Vorgangsmappe ablegt, fragt der "Ablage-Assistent" ob die E-Mail mit oder ohne Anlagen in der Dokumentenstruktur abgelegt werden soll.

Wenn ich mich richtig erinnere, müssen die Anlagen aus der E-Mail zusätzlich in der Dokumentenstruktur abgelegt werden, damit die OCR-Erkennung und somit auch die Suchfunktion auf die Anhänge zugreifen können.

Vorgangsmappe - Suchfunktion

Anton_Friesen — Wed, 27 Apr 2022 05:59:47 GMT

Guten Morgen @ksc,

aktuell berücksichtigt die Suche leider nicht die Dateinamen, da diese als Metadaten zählen und über die Schnellsuche gefunden werden können aber nicht über die Volltextsuche.

Alternativ kann die Volltextsuche nach Textstellen innerhalb der Mail suchen. Voraussetzung ist hier allerdings das die Mails durch die Volltextsuche gelaufen sind.

Der Produktentwicklung liegt aber bereits ein Verbesserungsvorschlag zum Thema vor.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Vorgangsmappe - Suchfunktion

metalposaunist — Wed, 27 Apr 2022 06:31:03 GMT

@Anton_Friesen schrieb:
Der Produktentwicklung liegt aber bereits ein Verbesserungsvorschlag zum Thema vor.

Cool 😎. Also 1 Suche, die alles kann bzw. die man einstellen kann? Habe noch nie verstanden, warum es in den Schnellinfos 2 unterschiedliche Suchen gibt. Oftmals, weil ich den DATEV Arbeitsplatz & Co. nicht im Alltag nutze, trage ich den Begriff erst in Suche A ein, dann in Suche B - irgendwann dann habe ich mein Ergebnis.

So wie die Outlook Suche: Sucht überall: E-Mails, Aufgaben, Kontakte - und dann stellt man ein: wo. Klappt bei Outlook immer 👍.

Vorgangsmappe - Suchfunktion

Anton_Friesen — Wed, 27 Apr 2022 13:43:19 GMT

leider haben wir kein Suchfeld das alles kann 😉

Schnellsuche sucht über die Dokumenteigenschaften

Volltextsuche Textsuche innerhalb des Dokumentinhalts. Egal ob Bilddatei, Word Dokument oder PDF-Dokument

Es kann deshalb möglich sein das zufälligerweise im Volltext der Begriff steht aber auch ebenfalls in den Metadaten zur Schnellsuche steht.

Vorgangsmappe - Suchfunktion

metalposaunist — Wed, 27 Apr 2022 13:45:34 GMT

@Anton_Friesen schrieb:
leider haben wir kein Suchfeld das alles kann 😉

Problem erkannt 😉. Die Lösung hatte ich ja schon geschrieben 😏.

@Anton_Friesen: Wie machen das andere DMS? Haben die auch solch eine Trennung eingebaut? ELO zum Beispiel?

Vorgangsmappe - Suchfunktion

Anton_Friesen — Wed, 27 Apr 2022 14:23:11 GMT

@metalposaunist,

dazu kann ich leider nichts sagen.

ELO ist ein eigenständiges DMS und kooperiert mit der Datev

Vorgangsmappe - Suchfunktion

metalposaunist — Wed, 27 Apr 2022 14:25:13 GMT

@Anton_Friesen schrieb:
ELO ist ein eigenständiges DMS und kooperiert mit der Datev

Jap, soweit bekannt 👍. Dann könnte sich DATEV ja ab und zu bestimmt von ELO was abschauen, was dort gut gelöst anstatt das Rad jedes Mal neu erfinden zu müssen 😉. ELO war auch nur ein Beispiel. Gibt genug andere Hersteller, die ihre Sache sicher gut machen.