Thema "DMS an Dracoon anbinden" in Office Management

DMS an Dracoon anbinden

Florian_Brett — Thu, 24 Feb 2022 14:58:39 GMT

Hallo zusammen,

hat schon jemand das DMS an Dracoon angebunden (und ist ASP-Kunde)?

Datev gibt mir erst in einem Monat einen Termin für eine Videokonferenz zu der Einrichtung - wobei mir völlig unklar ist wozu ich da eine Videokonferenz brauche??? Ich hab Zugangsdaten, ich habe die DatevConnect-Schnittstelle beauftragt und ich habe DMS... 🤔

DMS an Dracoon anbinden

metalposaunist — Thu, 24 Feb 2022 15:17:35 GMT

Teuer Geld sparen und wenn, dann in was allumfassenderes investieren, wovon man mehr Möglichkeiten hat. Sonst hat der Mandant am Ende DUO, Dracoon, FP Sign, kanzlei.land, personio, fastdocs und noch 86 andere Portale, die alle nicht untereinander reden.

Was soll das Ziel mit dracoon sein?

@Melanie_Koller: Gibt's da keinen Self Service zu? DATEV Hilfe-Center So doof sind wir aus der Community ja meist nicht 😉.

DMS an Dracoon anbinden

Florian_Brett — Thu, 24 Feb 2022 15:22:34 GMT

Das Ziel ist mittels Dracoon Dokumente z.B. zum JA direkt aus DMS in Dracoon zu stellen, um sie dem Mandant zum Abruf bereitszustellen.

Und um zu sehen ob das überhaupt was kann will ich das mal austesten.

In meiner Einfachheit dachte ich ich muss einfach meine Dracoon-Zugangsdaten irgendwo eintragen und auf "aktivieren" klicken...

DMS an Dracoon anbinden

Steuerberater2 — Fri, 25 Feb 2022 07:22:04 GMT

@metalposaunist Was ist denn für Sie eine allumfassende Lösung? Ich lasse mich da gern inspirieren.

Ich bin selber gerade auf der Suche nach einer Lösung, bei der die Einkommensteuermandanten die Belege der Kanzlei digital zur Verfügung stellen. Mit Datev Meine Steuern haben sich ausgewählte Mandanten im Handling schwer getan.

Vorteil bei Dracoon soll wohl sein, dass die in Dracoon hochgeladenen Belege direkt mit DMS synchronisiert werden.

Ich habe nächste Woche auch ein Vorstellungstermin, bin gespannt auf die Eindrücke.

DMS an Dracoon anbinden

metalposaunist — Fri, 25 Feb 2022 07:50:03 GMT

@Steuerberater2 schrieb:
@metalposaunist Was ist denn für Sie eine allumfassende Lösung? Ich lasse mich da gern inspirieren.

Das 1 Tool für alles gibt es nicht aber Lösungen wie https://kanzlei.land (und nein, perfekt ist das für hochdigitalisierte Kanzleien auch nicht) bieten mehr Möglichkeiten:

sicherere SSL Kommunikation
App für iPhone vorhanden
Scanprozess in der App vorhanden
flexible Kommunikation kanzleiweit: jeder kann alles lesen, was andere geschrieben haben und ggf. übernehmen
Austausch von Dateien (zugegeben nicht so cool wie mit DRACOON, nehme ich an)
Hochladen von Belege (FiBu, Lohn, ...) inkl. Steuerbelege (DATEV meineSteuern Schnittstelle ist in Arbeit)
Buchen von verschiedenen Modulen: FiBu, JA, Lohn
Stammdatenerfassung bei neuen MA (nein, kein Import wie bei fastdocs > aber zumindest copy/paste möglich)
Aufnahmeprozess bei neuen Mandaten
Klärung fehlende Belege in der FiBu (Rückfragenimport): Export CSV Datei aus REWE, Import in kanzlei.land, kanzlei.land erstellt pro Zeile eine abhakbare Aufgabe ✔️ > Mandant kann eine Liste strukturiert abarbeiten
Aufgaben können gestellt werden mit Fristen
DATEVconnect Schnittstelle: Mandant braucht kein DUO, kein SmartLogin zwecks Einreichung der Belege
...

DRACOON ist "nur" ein Austausch von Dokumenten? Kann man zum Dokument "chatten"?

Portale gibt es genug. www.5fsoftware.de gehört auch mit in die Kategorie. Ob man daher "nur" DRACOON einsetzen sollte, hm. Zudem ist es wohl nicht so günstig und der Preis schreckt viele auf den 1. Blick ab. Tue ich mich schwer mit. Wenn es nur um das 1 Belang geht: OK. Sonst würde ich mich flexibler aufstellen.

DMS an Dracoon anbinden

Florian_Brett — Fri, 25 Feb 2022 09:09:47 GMT

Vielen Dank für die Inspiration, ich würde mir dennoch gerne mal die Anbindung vom Dracoon ansehen. Hat das jemand verwirklicht?

DMS an Dracoon anbinden

Steuerberater2 — Wed, 16 Mar 2022 09:43:33 GMT

Hallo Herr Brett,

ich habe per Onlineschalte einen Einblick bekommen.

Ja, die Dokumente können ins DMS direkt abgelegt werden in einer Vorgangsmappe. Allerdings müssen Sie jede VM einzeln administrieren und das auch wieder jedes Jahr.

Weiterhin werden die Dokumente nicht in den einzelnen Ordner der VM abgelegt, sondern in einem Eingangsordner der VM gesammelt ( bzw synchronisiert mit der Portal Dracoon) und Sie müssen die Dokumente in die entsprechenden Ordner ziehen.

Mag ja bei kleinen Fällen ein gangbarer Weg sein, aber bei mehreren Vermietungsobjekten scheitere ich ja an der Zuordnung der Belege zu den Objekten.

Schlussendlich hat mich auch der Preis abgeschreckt.

DMS an Dracoon anbinden

Jens-Runne — Wed, 20 Apr 2022 09:54:46 GMT

Hallo Herr Brett,

nun ist der Eintrag doch schon etwas älter. Dennoch möchte ich kurz auf die Eingangsfrage eingehen.

Zwischen DATEV DMS ( unabhängig ob ASP / Partner-ASP / On-Prem ) und Dracoon muss eine Middleware ( quasi ein System das die Brücke zwischen On-Prem und Cloud schlägt ) installiert werden. Dies erfolgt in der Regel auf dem Server auf dem auch das DMS läuft.

Es reicht also nicht beide Systeme unabhängig voneinander zu besitzen, Sie müssen noch verbunden werden.

VG Jens Runne

DMS an Dracoon anbinden

Florian_Brett — Thu, 21 Apr 2022 06:29:52 GMT

Guten Morgen,

das müsste die DatevConnect-(Dokumentenmanagement?)-Schnittstelle sein die dafür zuständig ist.

DMS an Dracoon anbinden

Jens-Runne — Thu, 21 Apr 2022 08:18:05 GMT

Hallo Herr Brett,

die DATEVConnect Schnittstelle ermöglicht lediglich die Kommunikation mit anderen Tools. Sei es Dracoon oder auch FP-Sign, zukünftig Grundsteuertools.

Ist quasi wie ein USB-Port - macht das verbinden möglich, hat aber keine "eigene" Funktion oder Intelligenz.

Daher ist der Einsatz oder die Einrichtung der oben erwähnten Middleware notwendig - ohne die können die Systeme nicht mit einander kommunizieren.

Grüße

DMS an Dracoon anbinden

metalposaunist — Thu, 21 Apr 2022 08:18:54 GMT

@Jens-Runne schrieb:
zukünftig Grundsteuertools

Das heißt für fino / GrundsteuerDigital und SmartGrundsteuer muss man pro Benutzer / Monat nochmal 20 EUR blechen, wenn man Dokumente aus deren Systemen nach DATEV DMS schieben will? 😱

DMS an Dracoon anbinden

Florian_Brett — Thu, 21 Apr 2022 08:22:03 GMT

Ich kann ja auch anfangen Einmal-USB-Sticks aus 24 Karat Echtgold zu benutzen... *vorsicht Sarkasmus

DMS an Dracoon anbinden

Jens-Runne — Thu, 21 Apr 2022 08:25:24 GMT

So weit ich weiß kostet die Schnittstelle 20,- im Monat pro DMS-Instanz - also die ganze Kanzlei.

Und ist dann für alle Tools nutzbar. Sollte man dann also FP-Sign, Dracoon und Fino anbinden bleibt der Preis der gleiche.

DMS an Dracoon anbinden

metalposaunist — Thu, 21 Apr 2022 08:26:27 GMT

Würde ich gern so verstehen; liest sich aber anders:

Also ist das dann eine Kanzleilizenz? Noch eine neue Lizenzart? Yeah! 🙌

DMS an Dracoon anbinden

Jens-Runne — Thu, 21 Apr 2022 08:39:21 GMT

Aus meinem Verständnis, ja.

😄 öfters mal was neues