Thema "DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur" in Office Management

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Florian_Brett — Thu, 17 Feb 2022 11:09:39 GMT

Hallo zusammen,

ich habe eine Dokumentenstruktur im neuen DMS die schreibgeschützt (nur lesender Zugriff) ist. Das Dokument ist eine (pdf-) Rechnung, der Schreibschutz würde also durchaus Sinn ergeben. Wenn ich das Gleiche aber bei älteren Rechnungen versuche, sind deren Dokumentstrukturen nicht schreibgeschützt...

EDIT: Nachdem ich jetzt noch ein bisschen herumgesucht habe... mal sind die Strukturen bei den Rechnungen schreibgeschützt und mal nicht. Ich kan nnoch kein System feststellen. Kann es sein, dass hier bei der Fakturierung eine Option gesetzt werden kann und diese ggf. benutzerspezifisch? Dann würden alle von Person A erstellten RE schreibgeschützt sein und die von Person B nicht?

Was mich aber noch nicht weiterbringt, ich würde den Schreibschutz ja gerne aufheben um meine Ergänzung der Struktur zu machen 😞

/EDIT

Die Struktur / das Dokument ist auch nicht in Bearbeiteung...

Was möchte ich überhaupt machen? -> Ich möchte der Struktur eine gescannte Notiz hinzufügen.

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Nina_Schlee — Thu, 17 Feb 2022 13:50:48 GMT

Hallo @Florian_Brett

ist das Dokument in den Eigenschaften explizit mit einem Schreibschutz versehen?

(Rechtsklick > Eigenschaften > Weitere Felder > Haken bei Schreibschutz gesetzt?)

Wenn ja, wie wurde diese Rechnung abgelegt? Kam sie eventuell aus einer anderen Anwendung?

Oder ist die Dokumentstruktur evtl. nur ausgecheckt?

Das Können Sie prüfen, indem Sie auf die gewünschte Struktur einen Rechtsklick machen. Wählen Sie dann Bearbeiten. Lässt sich die Struktur hier einchecken?

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Florian_Brett — Thu, 17 Feb 2022 13:54:44 GMT

Der Schreibschutz ist aktiv, das Feld aber ausgegraut sodass ich es auch nicht ändern kann:

Das Dokument ist nicht ausgecheckt, es sind keine Bearbeitungsinformationen sichtbar:

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

JonasThiel — Thu, 17 Feb 2022 14:18:36 GMT

Handelt es sich um eine Ausgangsrechnung?

Wenn ja, wurde dieses ggf. schon an den Mandanten versendet? Dann bekommt das Dokument doch den "schreibgeschützt" Status.

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Florian_Brett — Thu, 17 Feb 2022 14:35:59 GMT

Ja es sind Ausgangsrechnungen. Wir haben jetzt noch ein paar Stichproben gemacht: Die Dokumentstrukturen von ZUGfERD-Rechnungen sind bearbeitbar, die RE per Post sind schreibgeschützt.

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Nina_Schlee — Thu, 17 Feb 2022 14:39:18 GMT

@Florian_Brett

Prüfen Sie bitte mal folgendes in DMS:

Extras > Einstellungen > Post- und Fristerfassung.

Hier kann man einstellen, dass der Schreibschutz aktiviert wird, sobald ein Postausgang angelegt wurde.

Eventuell kommt es daher?

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Florian_Brett — Thu, 17 Feb 2022 14:40:27 GMT

Die Option ist nicht aktiv:

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Nina_Schlee — Thu, 17 Feb 2022 14:47:57 GMT

@Florian_Brett

Kommen die Rechnungen aus dem Rechnungswesen?

Dort gibt es noch folgende Einstellung:

Extras > Einstellungen > Dokumentenmanagement > Schreibschutz für alle Dokumente

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Florian_Brett — Thu, 17 Feb 2022 14:51:28 GMT

Die Rechnungen werden ganz normal über die Fakturierung in EO Comfort erstellt:

Der Schreibschutz betrifft ja auch wie es aussieht z.B. nicht die ZUGFeRD-Rechnungen...

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

flange — Thu, 17 Feb 2022 18:33:08 GMT

Hallo @Florian_Brett ,

für EO-Comfort dürfte das hier helfen: Schreibschutz bei der Rechnungsablage aufheben in Eigenorganisation comfort

MfG, F.Lange

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

SabrinaHit — Tue, 15 Jul 2025 10:31:48 GMT

Hallo,

ich habe dazu auch eine Frage. Wir heften immer die Gegenstandswerte hinter eine Rechnung. Leider funktioniert das nicht mehr bei den E-Rechnungen. Dort ist die Dokumentenstruktur schreibgeschützt. Ich kann es nicht in den Post-Fristen bearbeiten. Die Rechnungen kommen bei uns direkt aus Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle. Können Sie mir sagen, was ich einstellen muss, damit ich die Gegenstandswerte auch hinter diese Rechnungen packen kann.

Vielen Dank im Voraus.

DMS schreibgeschützte Dokumentenstruktur

Magdalena_Schröder — Wed, 16 Jul 2025 07:09:14 GMT

Hallo @SabrinaHit,

die Rechnungen werden im PDF/A-Format erstellt. Eine Bearbeitung kann z.B. wie folgt aktiviert werden:
- Eine PDF-Datei (Rechnung) in Adobe öffnen.
- Menüpunkt Bearbeiten - Voreinstellungen - Dokumente
- PDF/A Anzeigemodus: Hier NIE eintragen.
In der Folge sind die Bearbeitungsfunktionen aktiv.

Alternativ können Gegenstandswerte auch direkt in Rechnungsschreibung aktiviert werden oder auch eine Anlage direkt aus dem Dokumentenmanagement mit eingefügt werden. Rechnungsbegründende Anlage zur E-Rechnung hinzufügen