Thema "DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich" in Office Management

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

steuerbär — Wed, 24 Nov 2021 09:00:07 GMT

Immer wieder haben wir Dokumente, die beim Abspeichern, also dem Ablegen im Dokumentenkorb, uns nötigen, Postausgangsdaten einzugeben, obwohl wir das eigentlich nicht wollen und den Haken deaktiviert haben. Speichern /Ablegen ist sonst nicht möglich.

Das Problem taucht auf, seit wir von DMS classic aus DMS umstellen mussten.

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

Nina_Schlee — Wed, 24 Nov 2021 10:25:13 GMT

Hallo @steuerbär ,

ist bei den betroffenen Dokumenten ein Muster erkennbar? Wird z.B. immer der selbe Ablage-Knigge verwendet?

Falls ja, prüfen Sie den verwendeten Knigge. Eventuell ist hier beim Postausgang eine Dokumentart hinterlegt.

Umstellung auf DATEV DMS: Ablage-Knigge nach der Umstellung anpassen und optimieren

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

ochr — Wed, 24 Nov 2021 11:14:56 GMT

Hallo steuerbär,

dieses Problem haben wir auch. Von der DATEV haben wir einen Workaround bekommen, wie das Dokument trotzdem abgespeichert werden kann.

- Abschnitt Posteingang auswählen

- Haken bei "Posteingang anlegen" setzen

- Haken bei "Posteingang anlegen" entfernen

Jetzt kann man das Dokument trotz fehlender Felder und ohne Haken bei "Postausgang anlegen" abspeichern.

Die DATEV hat dieses Problem als Verbesserungsvorschlag bzgl. der verlangten Pflichtfelder trotz Deaktivieren von "Postausgang anlegen" an die Produktentwicklung weitergegeben.

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

steuerbär — Wed, 24 Nov 2021 14:44:34 GMT

@Nina_Schlee : vielen DANK für die schnelle und qualifizierte Antwort. Ihr Dokument-Tipp ist bekannt und wurde nach der Umstellung von mir abgearbeitet. Mein beschriebenes Problem steht zwar so nicht in dem Dokument, aber man kann es damit lösen.

Ihr Ansatz mit der Postausgangsart ist wohl richtig.

Nächstes Problem: den Haken bei Postausgangsart raus zu nehmen, ist bei ein paar wenigen Knigge-Einträgen einzeln in Ordnung. Bei mir sind ca. 200 Knigge-Einträge betroffen und eine Mehrfachauswahl nicht möglich, heißt ich kann nicht für mehrere Knigge-Einträge gleichzeitig den Haken rausnehmen. Das ist Strafarbeit.

@ochr Vielen DANK für den Tipp! Ich bin von der Lösung begeistert.

@Nina_Schlee Gleichzeitig bin ich von der Lösung von @ochr schockiert. Sie funktioniert, aber es kann doch nicht sein, dass man beim Posteingang einen Haken setzen und anschließend löschen muss, um zu verhindern, dass alle Postausgangsdaten erfasst werden müssen. Wozu kann man denn bei Postausgang einen Haken setzen? Ist der nur zur Zierde? Warum kann ich den Haken bei Postausgang rausnehmen (siehe mein Screenshot oben), aber er möchte die Daten trotzdem? Das ist kein Verbesserungsvorschlag, der vielleicht irgendwann einmal umgesetzt wird. Das ist ein Bug, der umgehend beseitigt werden muss.

Und zwischenzeitlich ist es so, dass kein Arbeitstag vergeht, an dem nicht meine Mitarbeiter oder ich irgendwelche Haken setzen und löschen oder unsinnige Eingaben machen müssen, nur um das DATEV-Programm auszutricksen und zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Es fällt einem teilweise schon gar nicht mehr auf, wo man hier sinnlos rumklickt. Gut ... schlimmer sind noch die Sachen, die gar nicht funktionieren ...

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

cro — Wed, 24 Nov 2021 15:03:54 GMT

@steuerbär schrieb:
Immer wieder haben wir Dokumente, die beim Abspeichern, also dem Ablegen im Dokumentenkorb, uns nötigen, Postausgangsdaten einzugeben, obwohl wir das eigentlich nicht wollen und den Haken deaktiviert haben. Speichern /Ablegen ist sonst nicht möglich.

Das Problem haben wir nicht. Sie haben vermutlich in den Tiefen von -DMS neu- im Postausgang Pflichtfelder hinterlegt, die auch dann zum Füllen zwingen, wenn kein Haken bei -Postausgang anlegen- gesetzt ist.

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

Nina_Schlee — Wed, 24 Nov 2021 15:29:38 GMT

Hallo @steuerbär

Sie haben die Möglichkeit, den Ablage-Knigge zu exportieren .

In der exportierten Excel Datei können Sie mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten.

Wenn Sie alles geprüft und geändert haben, importieren Sie den Knigge wieder in Ihr DMS.

Wieso die Pflichtfelder verlangt werden und man den Ablagedialog "austricksen" kann, lässt sich ganz einfach erklären.

Die Postausgangsvorerfassung wird gestartet, sobald das Kontrollkästchen "Postausgang anlegen" deaktiviert ist und ein Feld des Postausgangspanels gefüllt ist. Das geschieht z.B. bei der Übergabe einer Dokumentart über den Knigge.

Da die Validierung der Vorerfassung durch die Regeln der PFB-Konfiguration aus Post, Fristen und Bescheide erfolgt, kann die Postausgangsvorerfassung nur vollständig gespeichert oder eben durch "austricksen" beendet werden.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS Dokumentenkorb ohne Postausgangsdaten kein Abspeichern möglich

StBAB1 — Thu, 07 Jul 2022 14:35:59 GMT

Hallo Frau Schlee,

nachdem ich heute wegen dieses erneut aufgetretenen Problems der Phantompostausgänge bei Änderungen in den Dokumenteigenschaften mal wieder in meinen Monate alten unerledigten Servicekontakt zu diesem Thema gesehen habe, stelle ich hier im Forum fest, dass das Problem auch an anderen Stellen besteht und der Datev auch bekannt ist.

Leider, wie so oft bei solchen Fehlern, kommt aus der Entwicklung schlichtweg nichts, außer Handlungsanweisungen, die Sie als sehr undankbare Aufgabe verkaufen müssen.

Ich frage mich, ob dies wirklich jemand so etwas umsetzen möchte, oder ob nicht beim Softwareanbieter von sich aus die Erkenntnis reifen sollte, dass es so nicht bleiben kann. Die Problemstellung als solches wird von der Datev hingenommen, es gibt keinen eigenen Impuls, dies zu ändern.

Praktisch relevant wird dies aktuell z.B., wenn in der Grundsteuerthematik Vereinheitlichungen des stetig wachsenden Dokumentaufkommens erfolgen sollen und weiterhin solche Unzulänglichkeiten bestehen.

Die unsinnigen Postausgänge werden auch eingefordert, wenn Eingangsdokumente bearbeitet werden, bei denen es an definitiv keiner Stelle eine Anknüpfung zu Ausgängen gibt.

Es wäre also an dieser Stelle sehr wünschenswert, wenn sich mehr Kollegen melden würden, die das Problem haben.