Thema "alle Dokumente eines Mandanten in ALLEN Bereichen" in Office Management

alle Dokumente eines Mandanten in ALLEN Bereichen

fritsche — Fri, 08 Oct 2021 14:06:54 GMT

Moin,

wir sind "neu" in DATEV-DMS und neben dem einen oder anderen stört mich vor allem eines:

Wenn ich schon einmal etwas in DMS in den Dokumenten eines Mandanten suche, dann möchte ich auch wirklich ALLE Dokumente angezeigt bekommen - und zwar auf einmal.

Über den Filter "Alle Dokumente" kann ich nur die Dokumente zB aus dem Bereich "Mandanten" sehen.

Wenn ich auf alle Bereiche (d.h., keine Angabe") wechsele, dann ist die Auswahl "Ablage bei" (=Mandant) ausgegraut.

Über die Detailsuche kann man alle möglichen mehr oder weniger sinnvollen Kriterien auswählen, aber nicht das interessanteste.

Vielleicht stelle ich mich ja ein bisschen an, aber ich finde es sinnfrei, für so etwas essentielles einen eigenen Filter bauen zu müssen.

Grüße aus Hamburg

Heinz-Günter Fritsche

alle Dokumente eines Mandanten in ALLEN Bereichen

Anton_Friesen — Tue, 12 Oct 2021 06:41:10 GMT

Moin @fritsche,

der Filter "Alle Dokumente" zeigt tatsächlich alle Dokumente ohne Einschränkung der Bereiche wobei die maximale Ansicht auf 20.000 beschränkt ist. Das Feld Ablage ist hier ausgegraut, da über alle Bereiche gesucht wird.

Beim Wechsel des Bereichs, z.B. Mandant werden nur Dokumente angezeigt die tatsächlich innerhalb des Bereichs "Mandant" abgelegt wurden.

Wie bereits richtig von Ihnen beschrieben kann man zusätzlich über die Detailsuche oder erweiterte Suche die Suchkriterien eingrenzen.

In folgendem Video erhalten Sie noch zusätzlich eine kleine Erklärung zur Konfiguration der Schnellsuche:

DATEV DMS: Schnellsuche konfigurieren und verwenden

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

alle Dokumente eines Mandanten in ALLEN Bereichen

fritsche — Tue, 12 Oct 2021 07:47:20 GMT

Moin Herr Friesen,

das war mir schon bekannt, ist aber gerade nicht mein Problem.

Ich möchte

für einen (bestimmten) Mandanten
alle Dokumente
über alle Bereiche

sehen.

Da hilft mir dann auch die Konfiguration der Schnellsuche nicht weiter.

Eigentlich sollte es kein Problem sein, das Auswahlfeld "Ablage bei" (warum heißt das nicht Mandant?) immer aktiv zu halten.

Grüße aus Hamburg

Heinz-Günter Fritsche

alle Dokumente eines Mandanten in ALLEN Bereichen

Anton_Friesen — Wed, 13 Oct 2021 14:26:00 GMT

@fritsche

es ist nicht möglich sich über die "Bereichsansicht" alle Dokumente eines Mandanten anzeigen zu lassen unabhängig vom Bereich.

Der Bereich wird bereits bei Ablage/Verschlagwortung eines Dokuments vorgegeben und greift somit nur auf den Bereich zurück der verwendet wird.

Sie können sich allerdings einen Filter anlegen der folgende Kriterien erfüllt:

Feld Operator Wert

Nummer --> gleich --> (Mandantenummer)

Bei Verwendung dieses Filters werden alle Dokumente dieses Mandanten angezeigt egal wo die Dokumente liegen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

alle Dokumente eines Mandanten in ALLEN Bereichen

fritsche — Wed, 22 Dec 2021 16:26:10 GMT

Hallo Herr Friesen,

ich komme noch einmal auf unsere Diskussion zurück (bin immer noch nicht glücklich):

wenn ich irgendeinen (!) konkreten Bereich auswähle, kann ich Bereich die Auswahl eines konkreten Mandanten vornehmen.

Nur wenn ich keinen Bereich auswähle ("keine Angabe" = Alle Bereiche), kann ich das nicht.

Dies erschließt sich mir nicht und finde ich auch widersinnig.

Der "Workaround", sich einen eigenen Filter zu bauen, ist eher ein WürgAround, da die Anzahl der Filter ohnehin schon eher unübersichtlich ist (und nach Relevanz sortieren kann man auch nicht).

MfG

Fritsche