Thema "Unterlagen" in Office Management

Unterlagen

d_brünjes — Wed, 06 Oct 2021 07:38:03 GMT

Wir nutzen bei uns in der Kanzlei OneNote und DMS. Momentan wissen wir nicht genau wo wir Literatur / Seminarunterlagen ablegen sollen. Macht es mehr Sinn diese in OneNote oder in DMS zu archivieren? Gibt es Erfahrungen?

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agmü — Wed, 06 Oct 2021 08:14:22 GMT

Hallo d_Brünjes

Ob es "Sinn" macht, Seminarunterlagen / Literatur in DMS zu archivieren lässt sich zunächst nur beantworten mit: es kommt darauf an.

Ich würde die Entscheidung für eine Ablage im DMS von folgender -abstrakten - Überlegung abhängig machen:

Wird die sich aus der Literatur/Seminar ergebende Information generell in der Kanzlei benötigt oder nur für einen konkreten Anlass (Bearbeitung eines Vorganges).

Sind die Informationen (Literatur/Seminarunterlagen) nur für einen Vorgang relevant gehören sie zu diesem Vorgang abgelegt; allein um diese selbst für die Bearbeitung oder später für Rückfragen parat zu halten.

Sind die Informationen (Literatur/Seminarunterlagen) für keinen konkreten Vorgang relevant ist es bei uns so, dass jede(-r) Berufsträger(-in) /Sachbearbeiter(-in) diese selbst "verwaltet. Da wir alle "spezialisiert" Arbeiten ist die Literatur/ sind die Seminarunterlagen i.d.R. für den Rest der Kanzlei von nur eingeschränktem Interesse, daher werden diese auch nicht allgemein zugänglich gemacht.

Sofern die Literatur/Seminarunterlagen auch für andere interessant/relevant sind, würde ich diese im DMS ablegen - hierfür aber einen eigenen Bereich schaffen.

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vogtsburger — Wed, 06 Oct 2021 09:16:51 GMT

Hallo @d_brünjes ,

... noch hätten Sie die Möglichkeit, dem Thread einen aussagefähigen Titel zu geben.

Der Begriff "Unterlagen" ist doch etwas sehr 'allgemein gehalten' 😁

Vorschlag:

"Fachliteratur, Schulungs-, Seminar-Unterlagen etc. archivieren, aber wie und wo ?" 😉

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Gelöschter Nutzer — Tue, 12 Oct 2021 14:04:25 GMT

Wir haben im DMS eine Mandantennummer vergeben mit der Bezeichnung Seminare.