Thema "Dokumentenablage Annotation" in Office Management

Dokumentenablage Annotation

tschweier — Thu, 10 Dec 2020 15:19:43 GMT

Hallo! Weiß jemand ob und wie es ggfs. möglich ist, im Rahmen der Dokumentenablage (nicht DMS) an PDFs Annotationen anzubringen? (z. B. bei Steuerbescheiden Eingangsstempel oder Geprüft)

Dokumentenablage Annotation

Nina_Schlee — Fri, 11 Dec 2020 07:11:42 GMT

Guten Morgen @tschweier

In der Dokumentenablage ist es nicht möglich, Stempel oder Annotationen auf Dokumente zu setzen.

Die wesentlichen Unterschiede zwischen DMS und Dokumentenablage können Sie diesem Infodokument entnehmen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Dokumentenablage Annotation

tschweier — Fri, 11 Dec 2020 07:18:00 GMT

Vielen Dank für das schnelle Feedback

Dokumentenablage Annotation

stefanbrust — Tue, 05 Jan 2021 15:39:11 GMT

Bei mir funktioniert es seit Jahren problemlos.

Ich habe in der Dokumentenablage unter "Extras | Einstellungen", dort "Kanzleieinstellungen | Bearbeitung von PDF-Dokumenten" den Haken bei "Verhalten bei Doppelklick" auf "Zur Bearbeitung öffnen" gesetzt. Dadurch werden die Dokumente nicht schreibgeschützt ausgeliefert.

Mit einem alternativen PDF-Viewer (Ich verwenden "PDF-XChange-Editor" ) können beliebige Annotationen, Hervorhebungen und Stempel angebracht werden, mit Acrobat müsste das auch gehen, den verwende ich aber schon ewig nicht mehr, daher weiß ich es nicht.

Wichtig ist, dass die Dokumente wieder eingecheckt werden, dass macht das Programm aber spätestens beim Beenden. Dazu gibt es noch Haken unter "Verhalten beim Schließen des Dokumentes", damit habe ich aber keine Erfahrungen.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Tue, 05 Jan 2021 16:59:35 GMT

Hallo @tschweier,

einfach die PDF-Datei per rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen und dort den Befehl "Zur Bearbeitung öffnen" auswählen. Nach dem Schließen der PDF-Datei, wieder das Kontextmenü "Einchecken" auswählen.

Ist wie so oft bei DATEV, nervig und umständlich, aber so funktioniert es wenigstens.

Workflow kennt keiner bei DATEV oder die DATEV will den Anwender zum teureren Produkt DMS zwingen.

Dokumentenablage Annotation

deusex — Tue, 05 Jan 2021 17:45:33 GMT

Beides gutes Tipps, vielen Dank.

Die Variante mit den Einstellungen und dem Doppelklick finde ich noch einen Tick charmanter. ~~Gleich mal einstellen.~~ (geht nicht).

Habe Adobe auch abgewählt und PDF Annotator im Einsatz. Einziger Schwachpunkt hier ist die seitenweise Bearbeitungssystematik, auch bei mehrseitigen Dateien, die natürlich bei der Bearbeitung jede Menge Bearbeitungsfreiheiten gibt, aber eine Markierung von Text über mehrere Seiten damit nicht möglich macht (Antwort von Grahl auf Anfrage). Kann ich aber mit leben. Dies nur kurz am Rande.

Mir reicht die Dokumentenverwaltung auch vollkommen, aber handisch checke ich die Dokumente nie ein. Weshalb?

Hmm, ich finde zwar jetzt eine Einstellung zum automatischen check-in, aber die besagte Einstellung für pdf-Formate...???

Könnte wohl sein, dass ich in "classic" und nicht in "comfort" bin. Dann die Rechts-klick-Variante. Danke nochmals.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Tue, 05 Jan 2021 17:46:51 GMT

Hallo @deusex,

wenn die PDF-Dateien nicht eingecheckt werden, wird immer nur auf die verlinkte, lokal gespeicherte Datei verwiesen (tmp-Verzeichnis) und nicht auf die in der Datenbank gespeicherte (auch nach einem erneuten öffnen der PDF-Datei aus der Datenbank). Deshalb muss immer nach der Bearbeitung das Einchecken ausgeführt werden, damit die temporär gespeicherte Datei in die Datenbank zurückgeschrieben wird.

Es ist mir einfach unverständlich, warum das nicht in der Dokumentenablage automatisch geschieht und ist für mich ein veritabler Fehler.

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

deusex — Tue, 05 Jan 2021 17:53:39 GMT

Die Einstellung zum automatischen check-in habe ich zuvor gepostet. Also das ist schon möglich. Ich habe das auch gerade getestet, da bei Beenden des Arbeitsplatzes sonst immer die Frage kam.

Das dürfte also gehen. Check mal kurz das pic aus meinen vorigen Beitrag.

Danke für die Aufklärung. War mir so nicht bewusst. Ohne check-in womöglich keine Bereitstellung zur online-Sicherung, wie es ausschaut.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Tue, 05 Jan 2021 17:54:18 GMT

... angeblich soll das auch bei der Dokumentenablage automatisch funktionieren Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit externem Bearbeitungsprogramm konfigurieren

Dokumentenablage Annotation

bodensee — Tue, 05 Jan 2021 17:58:44 GMT

Auch an Ihrer Antwort Frau Schlee sieht man , selbst die Datev kennt sich in ihren Programmen nicht mehr aus.

Siehe die nachfolgenden Posts. Daher hat die Datev doch explizit mit der rechten Maustaste pdf bearbeiten programmiert und zudem wenn Sie das auf Revisionssicher umstellen muss es möglich sein das ganze zu bearbeiten.

Hierfür brauchts nun tatsächlich kein DMS.

Was mir bislang noch nicht klar was das ich die Doppelklick Mausfunktion nur für Datev Dok.ablage so umstellen kann dass ich mich Doppelklick ( wie eigentlich in jedem gängigen Programm üblich) bearbeitet und gespeichert werden kann.

Daher Problemlos möglich, wann muß wie immer nur wissen wie.

Dokumentenablage Annotation

deusex — Tue, 05 Jan 2021 18:02:18 GMT

Jetzt habe ich es gefunden. Starte eben immer aus der Schnellinfo. Danke. Sieht gut aus mit Doppelklick und Auto-Check-in.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Tue, 05 Jan 2021 18:07:53 GMT

den Doppelclick und das automatische Einchecken habe ich der Dokumentenablage lieber nicht eingestellt, da von mir aus PDFs in der Dokumentenablage eigentlich nicht geändert werden sollen. Das liegt auch an der Datev, die z.B. das Protokoll der Steuererklärungen nur als PDF ablegt, was die Dokumentation erschwert, wenn auch noch Änderungen erfolgen.

Dokumentenablage Annotation

bodensee — Tue, 05 Jan 2021 18:20:46 GMT

Nun ja das pdf's nachträglich geändert werden können ist ja nun nichts Neues.

Mit geht es einfach um den workflow . Immer wenn ich Bescheidprüfungen mache muss ich dran denken nicht wie üblich doppelklick auf Est Bescheid 2019 sondern rechte Maustaste , dann prüfen dann stempeln und änderung speichern. Das finde ich vom workflow wesentlich eleganter.

Zu Pdf ist nun schon einige Jahre her, hatte ich eine Prüferin vom FA überrascht, weil ich in ihre Frageliste pdf die Antworten verfasst habe. Sie war deswegen überrascht weil Sie davon ausging dass pdf nicht veränderbar wäre und wolllte wissen wie ich das gemacht habe. Ich nutze seit etlichen Jahren Nitro Pdf und so wie mit anderen Programmen auch ist das natürlich problemlos möglich.

Andernseits wurde mir eine Rechnung in der Ust Prüfung nicht anerkannt, weil anhand der Dateieintragungen des pdf's klar war (Erstellungsdatum) dass dies nicht die Originaldatei sein konnte.

Daher werde ich das morgen mal testen.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Tue, 05 Jan 2021 18:27:27 GMT

Danke für den Tipps.

Das werde ich morgen gleich einmal ausprobieren.

Wenn das tatsächlich klappt, dann nehme sämtliche Kritiken ggü. der DATEV zurück und bedanke mich ausdrücklich.

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 06 Jan 2021 06:56:25 GMT

Hallo Leute,

hier meine Test's.

1. Weder aus der Schnellinfo, noch aus dem "Alle Dokumente" kann ich per Doppelklick eine PDF-Datei zur Bearbeitung öffnen.

2. Aus der Schnellinfo kann nur per Kontextmenü zur Bearbeitung geöffnet werden. Aus Dokumente kann man sowohl rechts, als auch über Kontextmenü zur Bearbeitung geöffnet werden.

3. In meiner aktuellen Version Dokumentenablage V. 11.22 gibt es zwar einen Befehl "automatisch Einchecken". Dieser greift aber nicht bei PDF-Dateien.

4. Einen Befehl für Doppelklick für PDF-Dateien habe ich nicht gefunden.

Wo soll dieser denn sein?

5. Das Einchecken muss immer manuell vorgenommen werden. Das kann jeder ganz leicht prüfen, indem er nach dem zur Bearbeitung geöffnete PDF-Datei, den tmp-Pfad öffnet. Hier nach einer Änderung einfach die PDF-Datei noch einmal öffnen, dann kann man sehen, dass die Änderung im tmp-Pfad gespeichert wurde, aber eben nicht in der Datenbank. Nach der Prüfung einfach die PDF wieder schließen und manuell aus dem tmp-Pfad löschen. Anschließend einfach aus der DokAblage die PDF wieder erneut öffnen. Hier müsste ja die geänderte vorhanden sein; ist aber bei mir nicht der Fall. Ergo, immer extra den Befehl Einchecken wählen.

Hier einmal den tmp-Pfad, wie er nach dem öffnen der PDF aussieht (Beispiel). Es ist jedes mal ein anderer Pfad, da für jeden Aufruf immer eine neue "Globally Unique Identifier" verwendet wird.

Eventuell liegt es bei mir an einer alten Version, oder ich bin zu doof für DATEV. Manchmal habe ich den Eindruck. 😁

Vielleicht kann mir ja jemand einen Tipp geben, denn immer das Kontextmenü ist einfach unpraktisch.

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

deusex — Wed, 06 Jan 2021 09:25:24 GMT

Hallo Achilleus,

ich habe gleich am 31.12. installiert und auch die DokAbl 11.22 .

Es ist tatsächlich so, dass nach abarbeiten des workflows unter dem Link von Herrn Schmidt Auto-Einchecken etc. das automatische einchecken nun sehr gut funktioniert.

Dies lässt sich anschließend einfach testen:

Pdf mit Doppelklick öffnen, eine Änderung vornehmen und schließen. Die Frage nach dem Speichern bestätigen und die Speicherung ist erfolgt.

Rechts-Klickt man nun auf die Datei, ist die Funktion "einchecken" ausgegraut.

Ergo:

Sie kann nicht mehr manuell eingecheckt werden, weil sie es bereits ist. So mein Verständnis.

Man vernimmt unter diesen Einstellungen nach Änderungen einer pdf nun auch eine leichte Verzögerung des "Speicherns", was ich auf den Vorgang des Eincheckens zurückführe: Also raus aus temp, rein in die Datenbank.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 06 Jan 2021 09:28:47 GMT

Hallo @deusex,

freut mich das es bei Ihnen funktioniert.

Aber ich finde ja noch nicht einmal die folgende Einstellung:

Könnten Sie mir ein Screenshot zusenden, wo man genau diese Einstellung findet?

Vielleicht korreliert das ja mit dem automatischen Einchecken?

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

deusex — Wed, 06 Jan 2021 09:32:08 GMT

Das hatte ich zunächst auch nicht gefunden, da dies nicht in den Einstellungen des Arbeitsplatzes, sondern in den Einstellungen unter Extras im Programm Dokumentenablage erfolgt.

Genau da hakte es bei mir auch:

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 06 Jan 2021 10:16:24 GMT

Hallo @deusex,

danke für die Information. Jetzt habe ich das auch gefunden.

Nach einem Neustart funktioniert es sogar aus der Schnellansicht. Somit verhalten sich die PDF-Dateien wie jedes andere Dokument auch. 😎

Danke DATEV, dass ihr das hinbekommen habt. 👏

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

stefanbrust — Wed, 06 Jan 2021 12:08:10 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:

Danke DATEV, dass ihr das hinbekommen habt. 👏

Das ist aber nichts neues, das funktioniert auf meinem System seit 4 Jahren so. Irgendwann nach einem Update wurden die Dokumente nur noch schreibgeschützt ausgeliefert, das konnte man dann aber beheben.

Will sagen: Das Lob haben die alten Programmierer verdient.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 06 Jan 2021 12:31:20 GMT

Danke für die Information. Und ich quäle mich hier jahrelang ab. 😢

Die Dokumentation/Hilfe sollte auch endlich einmal ein paar Screenshots bekommen, damit sich besser orientieren kann.

Bei diesen 1000 Kleinstmodulen verläuft man sich nämlich ganz schnell.

Es ist mir auch unverständlich, warum es z. B. aus dem Arbeitsplatz (Extra->Einstellungen) kein Direktlink in die Einstellungen der Dokumentenablage gibt. Letztendlich sind die Einstellungen ja übergreifend. Zumindest hätte man ein Link auf das Programm Dokumentenablage einbauen müssen, mit Hinweis auf weitere Einstellungen.

Aber wie so oft bei DATEV: Immer knapp vorbei. 😣

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

bodensee — Wed, 06 Jan 2021 13:34:50 GMT

Vielen Dank !

Da reicht ein Kudo nicht 👍👌

Ich weiss nicht wie oft mich das schon geärgert hat, mal wieder vergessen über Berabeiten eine Datei aus der Schnellinfo zu öffnen.

Jetzt probiert, auch danke des Hinweises von @deusex sonst hätte ich mir im DAP auch den Wolf gesucht.

Eine Frage muss erlaubt sein, warum bekomme ich sowas nur per Zufall hier über die Community mit.

Das ist eine definitive Workflowverbesserung und keiner merkt's ?

Dokumentenablage Annotation

stefanbrust — Wed, 06 Jan 2021 13:44:11 GMT

Weil Sie nach Auffassung vom DATEV-Vorstand nicht die Dokumentenablage verwenden sollen, sondern das DMS. Das wird mit Macht in den Markt gepresst, und wer sich nicht auskennt, weil er es nicht aus der Bearbeitung kennt, kauft es irgendwann.

Ich kenne beide Systeme aus der eigenen Anwendung und bleibe selbst ganz bewusst bei der Dokumentenablage.

Und wie gesagt, die "Verbesserung" ist alt, vielleicht gibt es sie schon seit der ersten Version der Dokumentenablage. Als ich mein System aufgesetzt habe, gab es dazu einige interessante Info-DB-Dokumente, die heute leider nicht mehr vorhanden sind, mit weiteren Zusatzfunktionen.

Ein Schelm wer böses dabei denkt...

Dokumentenablage Annotation

bodensee — Wed, 06 Jan 2021 13:44:37 GMT

Ganz zu Beginn gab es Sie definitiv nicht.

Weil selbst die Alternative mit der rechten Maustaste und über bearbeiten kam erst im Laufe der Jahre dazu. Vielleicht war es in dem update schön versteckt dabei und keiner hat's gemerkt.

Kein Thema DMS ist der Datev Liebling. Es wäre vermutlich keine schwierige Aufgabe auch die Dokablage mit OCR scannen und Verschlagwortung auszurüsten aber wer braucht dann noch DMS ?

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 06 Jan 2021 14:44:58 GMT

Im aktuellen Dokument Aktuelle Version von Dokumentenablage kann man sehen, dass die Änderung still und leise vor einem guten Jahr erfolgt ist. Warum man uns (den Kunden der Datev) nicht deutliche mitteilt, ist mir rätselhaft.

18 Dokumentenablage 10.21 (Service-Release, 29.11.2019)

18.1 Neue / geänderte Funktionen

Neue Standardfilter
Zur Unterscheidung zwischen Dokumenten, Belegen und Telefonnotizen gibt es zwei weitere Filter. Unter den Standardübersichten den Filter „Alle Dokumente (ohne Belege)“ und unter den Bereichen den Filter „Alle Dokumente“, der alle Dateitypen aller Bereiche anzeigt.
Benutzerspezifische Filter übertragen
In der Benutzerkonfiguration von Dokumentenablage (unter Organisation - Administration) können unter dem Punkt „Einstellungen übertragen“ nun auch benutzerspezifische Filter übertragen werden oder die Einstellungen auf Standard zurückgesetzt werden, indem die Einstellungen des Standard-Users übertragen werden.
Menü Extras - Einstellungen
Unter dem Menü Extras – Einstellungen finden alle Programmeinstellungen statt, die einmalig vom „Administrator“ durchgeführt werden.
Neue zusätzliche Funktionen:
- Post- und Fristerfassung (wurde von Organisation – Administration hierher umgezogen)
- Dateiimport (Dokumentenkorb) - (Konfiguration eines systemweiten Importverzeichnis
- Bearbeitung von PDF-Dokumenten
- Post- und Fristerfassung
  Die Konfigurationsmöglichkeiten der Post- und Fristerfassung wurden von Organisation – Administration hierher umgezogen
- Dateiimport (Dokumentenkorb) Konfiguration eines systemweiten Importverzeichnis
  Unter Dateiimport kann ein systemweites Importverzeichnis / Scan-Verzeichnis hinterlegt werden, so wie die Option, dass Dateien aus dem Importverzeichnis nach dem Importieren gelöscht werden und ob die Einstellungen für alle Benutzer gültig sind.
- Bearbeitung von PDF-Dokumenten
  Hier wird festgelegt, ob bei einem Doppelklick auf eine PDF-Datei diese zur Ansicht oder zur Bearbeitung geöffnet wird und ob beim Schließen der PDF-Datei, diese automatisch wieder eingecheckt wird.

Hinweis: Diese Einstellung muss neu hinterlegt werden, auch wenn sie bereits in der Datei Datev.Dms.FileExtensionsIndividual.config erfolgte!

Dokumentenablage Annotation

stefanbrust — Wed, 06 Jan 2021 15:03:21 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Hinweis: Diese Einstellung muss neu hinterlegt werden, auch wenn sie bereits in der Datei Datev.Dms.FileExtensionsIndividual.config erfolgte!

Genau, nach diesem Update habe ich hier in die Tischkante gebissen 😉, weil die PDF-Dateien auf einmal nicht mehr bearbeitbar waren (hatte also scheinbar die Funktion vorher in der .config geändert), konnte es dann aber in den Einstellungen wieder ändern.

Dokumentenablage Annotation

Nina_Schlee — Thu, 07 Jan 2021 07:34:18 GMT

Guten Morgen @bodensee ,

ich bin hier tatsächlich davon ausgegangen, dass die Stempel mit dem DATEV-Viewer gesetzt werden sollen und nicht in einer externen Anwendung.

Wie die PDF Dokumente in einer externen Anwendung geöffnet werden können, wurde hier ja schon super beschrieben, dem habe ich nichts mehr hinzuzufügen. 👍 😊

Viele Grüße aus Nürnberg und einen guten Start in 2021

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Dokumentenablage Annotation

deusex — Thu, 07 Jan 2021 09:04:14 GMT

Hallo Frau Schlee,

an der Stelle wäre es vielleicht erwähnenswert, dass DATEV ein tool zur Bearbeitung von pdf-Dateien bereitstellen oder in "PDF-Verwaltung" implementieren sollte, nein muss, denn mit Verlaub, die jetzige Variante ist doch ein Scherz.

Ich nutze derzeit die online-Anwendung I love Pdf .

Hier kann ich volumen-opulente Dateien von Mandanten schnell und einfach komprimieren, überlassene jpg in pdf konvertieren oder mehrere Dateien zu einer zusammenführen und und und . . .

Bauchschmerzen macht mir hier ein wenig die Übermittlung der Daten auf einen externen Server bezüglich des Datenschutzes.

Den PDF-Annotator nutze ich um die Dateien selbst zu bearbeiten, Vermerke anzubringen, Seiten aus Dokumenten extrahieren usw. usf.

Im Zeichen der Digitalisierung wünsche ich mir von der DATEV ein Multitool um o.g. Funktionen zu erhalten, denn was PDF-Verwaltung kann, ist Dateien zusammenführen und dann ... ?

Die Bearbeitung von PDF-Dateien ist m.E. eine zentrale, täglich erscheinende Anforderung im Tagesgeschäft.

Warum hier von DATEV noch keine leistungsfähige Lösung vorliegt, befremdet mich ein wenig oder wurde dies einfach bisher noch nicht angebracht? Danke.

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Thu, 07 Jan 2021 09:08:53 GMT

@deusex schrieb:
Warum hier von DATEV noch keine leistungsfähige Lösung vorliegt, befremdet mich ein wenig oder wurde dies einfach bisher noch nicht angebracht?

Angebracht wurde das schon oft .. und selbst so eine rudimentäre Funktion der Bearbeitung wie eine falsche Seitenreihenfolge zu ändern, ist nur steinzeitlich zu korrigieren. Monate/Jahre? nach der ersten Anforderung wurde dazu im Dokumentenkorb die Möglichkeit geschaffen, ein mehrseitiges PDF in einzelne Dokumente zu "entheften" und diese dann wieder neu zusammenzuführen. Eine Vorschau wie in Adobe gibt es dazu nicht.

Dokumentenablage Annotation

deusex — Thu, 07 Jan 2021 09:16:48 GMT

Das Trennen und Zusammenführen in einer Umgebung wie dem Korb oder die Pdf-Verwaltung (welche unsinnige Bezeichnung) ist gelinde gesagt, ein benutzerfreundliches Waterloo mit Null Zusatzfunktionen.

Wenn das dann tatsächlich bereits an die DATEV öfters herangetragen wurden, keine Realisierung erfolgt und ein kostenloses online-Portal diese und mannigfaltig weitere Möglichkeiten bietet oder bspw. ein Annotator für einmalig 50 € ist das für die DATEV ein Armutszeugnis.

Auf Grund des Digitalisierungsgrades und damit auch der digitalen Ablage arbeite ich (und sicher sehr viele Andere) jeden Tag regelmäßig und mehrfach mit den aufgezählten Funktionen, womit sich hier eine "interne" Lösung der DATEV förmlich aufdrängt.

Dies müsste auf die Agenda ganz oben angesetzt werden; eine online-Variante wäre doch was, würde sich wunderbar in die aktuelle Entwicklung einfügen und dürfte doch ein Leichtes zur Programmierung sein...

Dokumentenablage Annotation

stefanbrust — Thu, 07 Jan 2021 09:18:49 GMT

Wir sollten uns alle nicht beschweren, wenn wir DMS hätten, müssten wir mit dem DATEV-Viewer (oder wie immer das Ding heißt) .pdf-Dateien betrachten (andere Funktionen sind außer Stempeln fast nicht vorhanden), und der kann erst seit der letzten Version nur einzelne Seiten drucken, vorher ging nur das Gesamtdokument.

Funktionsumfang ansonsten Acrobat Reader Version 1.0.

Externer Viewer geht, aber dann gehen andere Funktionalitäten verloren.

Da haben wir es echt gut mit der Dokumentenablage, die beliebige externe Viewer zulässt.

Nur als Tipp: Wenn jemand auf DMS umsteigen möchte, bitte unbedingt die Pdf-Funktionalitäten bis ins letzte Detail demonstrieren lassen. Man ist sonst nachher "überrascht".

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Thu, 07 Jan 2021 09:39:01 GMT

@deusex schrieb:

Wenn das dann tatsächlich bereits an die DATEV öfters herangetragen wurden, keine Realisierung erfolgt und ein kostenloses online-Portal diese und mannigfaltig weitere Möglichkeiten bietet oder bspw. ein Annotator für einmalig 50 € ist das für die DATEV ein Armutszeugnis.

Auf Grund des Digitalisierungsgrades und damit auch der digitalen Ablage arbeite ich (und sicher sehr viele Andere) jeden Tag regelmäßig und mehrfach mit den aufgezählten Funktionen, womit sich hier eine "interne" Lösung der DATEV förmlich aufdrängt.

Dies müsste auf die Agenda ganz oben angesetzt werden; eine online-Variante wäre doch was, würde sich wunderbar in die aktuelle Entwicklung einfügen und dürfte doch ein Leichtes zur Programmierung sein...

Im Archiv wurde schon 2003 diskutiert: "wir haben das Dokumentenmanagementsystem (DocsOpen) von DATEV und wollen möglichst viel mit PDF arbeiten." PDF Erstellung, DATEV und WTS

Dokumentenablage Annotation

deusex — Thu, 07 Jan 2021 09:46:58 GMT

Bei der DATEV bemerkt man wohl, dass DMS nicht so angenommen wird und ggf. über das Ziel hinausgeschossen ist, will es aber nicht wahrhaben.

Die Dokumentenablage in der jetzigen Form ist für 90% der Anwender und 100% für meine Belange vollkommen ausreichend.

Ich hatte mich mit dem Wasserkopf "DMS" vor zwei Jahren auseinandergesetzt und hätte fast "upgedatet", aber nochmals kurz die Kurve gekriegt.

Mir konnte bis heute von der DATEV keiner überzeugende Gründe nennen, von der DokAbl auf die DMS zu wechseln.

Diese "Revisionssicherheit", die hier immer vor sich hergetragen wird, erachte ich persönlich nicht als DAS tragende Argument.

Aber egal, ob mit oder ohne DMS. Wir benötigen einfach ein anständiges Bearbeitungs-Tool für Dokumenten-Dateien .PUNKT

Dokumentenablage Annotation

deusex — Thu, 07 Jan 2021 09:48:53 GMT

Herrjeh, hunderte Alternativen bereits 2003 und DATEV bringt hier bis heute NICHTS.

Ich bin sprachlos...

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bodensee — Mon, 11 Jan 2021 17:56:05 GMT

Tja da haben wir uns wohl fast zeitgleich mit dem Thema DMS befasst.

Ich selbst bin auch durch die Community davon abgegangen. Revisionssicher können Sie die Dok.ablage auch machen. Das einzige was ich in der Dok.ablage vermisse ist die Volltextsuche bzw. das eben jedes Dokument via OCR gescannt wird und dann die Dokumente alle in der Volltextsuche angegeben werden wenn als Suchwort xyz eingegeben wird.

Technisch ginge das wohl , zumal alles eingescannte sowieso schon via ocr gescannt wurde. Aber aufgrund Datev Liebling DMS wird die Funktion wohl nicht freigeschalten oder freigegeben oder es gibt andere Hinderungsgründe. - Leider.

Mit OCR Erkennung und mit der jetztigen Option freiwillig auf Revisionssicher zu gehen, dann wären auch meinen Belange zu 100% mit der Dok.ablage abgedeckt.

Die Diskussion erinnert mich stark an EO Classic oder Comfort. Hatte ich im letzten Jahr hier diskutiert und kam ebenfalls zu dem Ergebnis ich bleibe beim jetztigen System EO Classic mit Auftragsverwaltung und Procheck. Zumindest konnte ich ausser Softwareproblemen die ich mir einkaufe so gut wie keinen weiteren Nutzen entdecken oder mir von Kollegen hier aufzeigen lassen.

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Michael-Renz — Tue, 12 Jan 2021 06:03:37 GMT

Hallo Herr Eberhardt @bodensee ,

die von Ihnen geschilderte Entscheidung kann ich sehr gut nachvollziehen. Zu DMS ist zu sagen, dass es gerade jetzt in Homeoffice-Zeiten ein wenig zum digitalen Workflow beiträgt es gibt Diverse Möglichkeiten der Steuerung des Workflows.

Von echtem digitalen Workflow ist das alles aber immer noch meilenweit entfernt und obwohl jetzt die DMS-alt Ablösung weitgehend abgeschlossen sein sollte, tut sich (gefühlt) NULL in der Weiterentwicklung.

Das DMS ist (derzeit immer noch) eine extrem teuere Veranstaltung für ganz wenig Zusatznutzen - von Mangementsystem kann man noch lange nicht sprechen. Hoffen wir, dass die Ressourcen, die gerade für Jahreswechsel und Corona-Hilfen/ Sonderregelungen draufgehen bald mal wieder anders eingesetzt werden können und unser Kanzleisystem auf die Stufe echten Mangagementsystems hochheben helfen.

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kgaspers — Wed, 03 Feb 2021 08:32:36 GMT

@deusex :

Dazu nochmal eine Frage, wenn ich die Frage nach speichern vor dem schließen bejahe, kommt noch bei mir das Feld speichern unter : er speichtert das dann unter Roaming>DokOrg>CheckOut usw. , dann fragt er nochmal ob ich die Datei ersetzen will, wenn ich auch das bejahe dann funktioniert es richtig.

Ist das das richtige Vorgehen ?

Dokumentenablage Annotation

deusex — Wed, 03 Feb 2021 15:17:48 GMT

Hallo, bitte einfach meinen Beiträgen mit den screenshots folgen.

Öffne ich eine pdf aus der DokAblage, ändere und schließe sie, kommt lediglich

Der Rest erfolgt automatisiert ohne weitere Hinweise, Abfragen oder Bestätigungen.

Dokumentenablage Annotation

olafbietz — Wed, 03 Feb 2021 15:37:17 GMT

@deusex schrieb:
Das Trennen und Zusammenführen in einer Umgebung wie dem Korb oder die Pdf-Verwaltung (welche unsinnige Bezeichnung) ist gelinde gesagt, ein benutzerfreundliches Waterloo mit Null Zusatzfunktionen.

Wenn das dann tatsächlich bereits an die DATEV öfters herangetragen wurden, keine Realisierung erfolgt und ein kostenloses online-Portal diese und mannigfaltig weitere Möglichkeiten bietet oder bspw. ein Annotator für einmalig 50 € ist das für die DATEV ein Armutszeugnis.

Auf Grund des Digitalisierungsgrades und damit auch der digitalen Ablage arbeite ich (und sicher sehr viele Andere) jeden Tag regelmäßig und mehrfach mit den aufgezählten Funktionen, womit sich hier eine "interne" Lösung der DATEV förmlich aufdrängt.

Dies müsste auf die Agenda ganz oben angesetzt werden; eine online-Variante wäre doch was, würde sich wunderbar in die aktuelle Entwicklung einfügen und dürfte doch ein Leichtes zur Programmierung sein...

Ich hatte in den inzwischen geschlossenen DATEV-IDEAS für Software-Kooperationen den PDF-XChange-Editor von Tracker Software empfohlen. Der kann alle PDF-Anforderungen reibungslos bewältigen.

Kostet auf dem Markt etwa 40 Euro. Einmalig.

Vorschlag wurde von DATEV abgelehnt.

Edit: Zitat eingefügt

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 03 Feb 2021 16:08:08 GMT

Hallo @olafbietz,

die Integration müsste natürlich dann von DATEV in DATEV durchgeführt werden. Also quasi ein eigenes PDF-Tool auf Basis von PDF-XChangeviewer. Dafür gibt es auch eine Entwicklerlizenz die unbegrenzt gültig ist. Die kostet noch nicht einmal viel. IMO waren das ein paar Tausend Euro für eine weltweitgültige Lizenz. DATEV könnte dann von jeder Kanzlei einen Kostenanteil erheben und damit wäre dann alles finanziert.

Allerdings wäre ich echt skeptisch, ob DATEV das überhaupt hinbekäme. Da bin ich doch lieber bei dem Original von XChange aufgehoben. Das Tool wird ja auch ständig weiterentwickelt, im Gegensatz von DATEV. Irgendwann wäre das Tool wieder derart veraltet, da müsste man eh wieder auf das Original zurückwechseln. 😁

Es wäre wenigsten schön, wenn DATEV die Anzeige in einem Webbrowser-Wrapper vornehmen würde, so könnte man nämlich onfly die Bearbeitung vornehmen.

So hatte ich es seinerzeit schon vor 15 Jahren gemacht und auch heute noch, verwende ich die Technik. Das klappt einwandfrei und die PDF-Anzeige verhält sich so, als würde man im eigenen Programm arbeiten, dabei ist es nur ein Webbrowser mit PDF-Anzeige von XChange.

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

kgaspers — Wed, 03 Feb 2021 22:29:02 GMT

Vielen Dank, das hatte ich auch gemacht, hatte mich auch gewundert. Deshalb ja meine Frage - habe mal einen Servicekontakt aufgemacht. Wir arbeiten ja auch mit Smart-IT, denke das spielt hier keine Rolle, außer das ich mir das pdf Programm nicht aussuchen kann.

EDIT : habe im Forum noch eine Lösung gefunden: Adobe Reader starten-bearbeiten-Einstellungen-Sicherheit erweitert-Haken ´Geschützten Modus beim Starten aktiviereń entfernen -Neustart Reader

Jetzt scheint es zu klappen auch mit dem Doppelklick, und auch mit nur einem speichern bestätigen und auch das auschecken:-)

Dokumentenablage Annotation

flange — Sat, 06 Feb 2021 16:27:06 GMT

Das stimmt so nicht ganz. Auch bei DMS können Sie ihr Lieblings-PDF-Tool weiter verwenden (ist eine Konfigurationsoptionen). Aber das anbringen der Annotationen im DATEV-Viewer hat einen gewaltigen Vorteil: dort wird quasi nur ein Layer über das PDF gelegt und die PDF-Datei bleibt unverändert. Stichwort GOBD!

Übrigens kann man jederzeit auch aus dem DATEV-Viewer das PDF mit der eigenen externen PDF-Anwendung öffnen.

Auf jeden Fall kann das Verhalten der Dokumentenablage (wenn man möchte) komplett weiter beibehalten werden.

MfG, F.Lange

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Sat, 06 Feb 2021 16:57:54 GMT

Hallo @flange ,

da unterliegen Sie aber wieder einem Irrtum.

In der PDF-Datei werden Annotationen immer als Layer (auf dem PDF-Dokument) aufgebracht. So können Sie nach dem Speichern die Stempel, Notizen usw. immer noch frei verschieben. Das ist gar nichts besonderes.

Wenn Sie Annotationen aber nachträglich nicht mehr bearbeiten möchten, dann kann man diese auch fest in das PDF-Dokument einbetten und sind somit Teil des Dokuments.

Das hat gar nichts mit dem DATEV-Viewer zu tun und ist schon mal gar nicht ein Alleinstellungsmerkmal.

Über die Funktionslosigkeit des Viewers will ich mich hier gar nicht äußern. Er tut seinen Job; mehr nicht.
Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

flange — Tue, 09 Feb 2021 22:05:06 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer,

trotzdem werden die PDFs durch die Annotationen insgesamt verändert. Der DATEV-Viewer tut dies nicht. Und spätestens beim einbetten (flatten) ist es nicht mehr so leicht nachvollziehbar, wie das Original-PDF aussah. Möchten Sie mit dem Betriebsprüfer wirklich ausdiskutieren ob die bearbeitete PDF noch echt im Sinne der GOB ist?

MfG, F.Lange

Dokumentenablage Annotation

Gelöschter Nutzer — Wed, 10 Feb 2021 07:44:07 GMT

Hallo Hr. @flange,

das liegt aber nicht am DATEV-Viewer, sondern daran, dass das Attribut "Gebucht" zu der Datei gespeichert wird. In der PDF-Datei wird von DATEV der Gebucht-Stempel nur als Info angezeigt. Das ist aber auch der einzige Grund.

Insofern ist das ein unfairer Vergleich von Ihnen, da nur eine visuelle Anzeige erfolgt, die durch die Datenhaltung erreicht wird.

Gruß Achilleus

Dokumentenablage Annotation

flange — Wed, 10 Feb 2021 20:17:17 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer,

genau darauf wollte ich hinaus.

Es kann ein Vorteil sein, die PDF-Datei nicht direkt zu bearbeiten.

Am Ende zählt doch das Ergebnis: auf dem Dokument sieht man einen Stempel oder eine Notiz. Ob als separater Layer oder im PDF eingebettet ist den meisten Anwendern dabei egal.

Das machen übrigens andere DMS-Systeme ganz genau so. Aus dem selben Gründen. Eine PDF-Datei könnte ja signiert sein - dann möchte man nicht an der Datei selbst rumfummeln.

mfG, F.Lange

Dokumentenablage Annotation

stefanbrust — Mon, 04 Oct 2021 13:39:25 GMT

@bodensee schrieb:

Mit OCR Erkennung und mit der jetztigen Option freiwillig auf Revisionssicher zu gehen, dann wären auch meinen Belange zu 100% mit der Dok.ablage abgedeckt.

Hallo Herr Kollege,

in der Hoffnung dass Sie es noch lesen: mir ist gerade zufällig dieses Dokument vor die Flinte gelaufen, dabei musste ich an diesen Beitragsbaum denken.

Demnach "geht" OCR nun scheinbar auch offiziell in der Dokumentenablage. Ging bei mir schon immer, aber das Dokument ist neu...

https://apps.datev.de/help-center/documents/9217553

Stefan Brust

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JulianK — Wed, 03 Nov 2021 22:10:27 GMT

Sicher auch für andere Kollegen interessant - wie mich 😉 Danke für den Tipp!

Wenn die kostenlose Dokumentenablage OCR Erkennung und auch optional aktivierbare Revisionssicherheit hat - wo ist da noch der tatsächliche Mehrwert der kostspieligen, benutzerbasierten DMS Lizenz? Diese zusätzlichen Kosten haben wir als kleine Kanzlei bisher gescheut.

Habe das ganze gerade mit der Dokumentenablage ausprobiert. Habe überall grüne Haken beim Attribut Volltextermittlung und die Volltextsuche scheint auch zu funktionieren.

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stefanbrust — Thu, 04 Nov 2021 08:54:44 GMT

Unter uns: Es gibt keinen Mehrwert für kleine Kanzleien. Sie können auch im DMS keinen sinnvollen Workflow abbilden, das Programm hat funktionale Schwächen* und der pdf-Viewer ist unterirdisch (wobei das eine Beleidigung für alle unterirdischen pdf-Viewer ist). Dokumentenablage ist flexibler und wirkt viel moderner.

Aber ich habe natürlich den Marketing-Buzzword-Katalog für DMS gerade nicht vor Augen, da ist für kleine Kanzleien sicherlich etwas dabei.

* Beispiel: wenn man ein Dokument öffnet, drängt sich automatisch der Arbeitsplatz mit nach vorne (zwei von drei Bildschirmen verbraucht - das will man irgendwann mal ändern, ist aber nicht so wichtig, müssen die Leute ja nur jeden Tag mit arbeiten.

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Nina_Schlee — Thu, 04 Nov 2021 10:23:27 GMT

Guten Tag @JulianK

eine Übersicht mit den Mehrwerten des DATEV DMS haben wir hier zusammengefasst .

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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JulianK — Thu, 04 Nov 2021 10:39:08 GMT

Hallo Frau Schlee,

vielen Dank aber aus der vorhergehenden Diskussion ergibt sich doch aber ein anderes Bild, betreffend der Unterschiede Dokumentenablage / DMS:

Es müsste doch vielmehr aktuell so aussehen:

Und damit würde ich @stefanbrust zustimmen, es gibt keine relevanten Unterschiede mehr zwischen Dokumentenablage und der kostenpflichtigen DMS Lizenz (durch Revisionierung, OCR Erkennung und Stempel via externem PDF Programm z.B. Foxit Reader).

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deusex — Thu, 04 Nov 2021 11:06:11 GMT

DMS ist ein überflüssiger Wasserkopf !

Heute mehr denn je !

Ich warte schon täglich auf die "Zwangsumsiedlung" von Dokumentenverwaltung in DMS 😞

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cwes — Thu, 04 Nov 2021 11:11:16 GMT

@deusex schrieb:

Ich warte schon täglich auf die "Zwangsumsiedlung" von Dokumentenverwaltung in DMS 😞

Ich plane ohnehin den Einsatz eines echten DMS, habe aber noch keine Wahl getroffen. Falls die Dokumentenablage zugunsten des Datev-"DMS" abgekündigt würde, würde ich einfach irgendwas anderes kaufen, ohne langen Auswahlprozess...

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ChrisW — Thu, 04 Nov 2021 11:48:25 GMT

Hallo zusammen,

in der Dokumentenablage funktioniert die OCR Texterkennung aber nur bei Office-Dokumenten und bei reinen PDFs. Das heißt, keine gescannten und als PDF abgelegte Dateien. Und das ist ja meistens der Fall. Mann will ja die unterschriebenen Dokumente ablegen. Also Scan als PDF, Ablage in Dok.ablage und hier steigt dann die OCR aus.

Diese OCR Erkennung geht dann nur mit dem DMS.

DATEV will diese Funktion wohl nicht in der Dok.ablage haben. Denn technisch gehts ja, siehe DMS.

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cwes — Thu, 04 Nov 2021 12:00:20 GMT

@ChrisW schrieb:
Hallo zusammen,

in der Dokumentenablage funktioniert die OCR Texterkennung aber nur bei Office-Dokumenten und bei reinen PDFs. Das heißt, keine gescannten und als PDF abgelegte Dateien.

OCR durch die Scansoftware beim Abspeichern als PDF erledigen lassen. Hat den Vorteil, dass das Ergebnis direkt in der PDF enthalten ist, und nicht nur in der DB des "DMS". Dann findet auch die Dok.Ablage die enthaltenen Begriffe (zumindest ganze Wörter).

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stefanbrust — Thu, 04 Nov 2021 12:02:30 GMT

Hallo zusammen,

in der Dokumentenablage funktioniert die OCR Texterkennung aber nur bei Office-Dokumenten und bei reinen PDFs. Das heißt, keine gescannten und als PDF abgelegte Dateien. Und das ist ja meistens der Fall. Mann will ja die unterschriebenen Dokumente ablegen. Also Scan als PDF, Ablage in Dok.ablage und hier steigt dann die OCR aus.

Diese OCR Erkennung geht dann nur mit dem DMS.
DATEV will diese Funktion wohl nicht in der Dok.ablage haben. Denn technisch gehts ja, siehe DMS.

Stimmt, aber wenn die OCR bereits durch den Scanner oder ein externes Programm durchgeführt wurde, werden auch gescannte pdfs durchsucht.

edit: da war jemand anderes schneller 😉

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JulianK — Thu, 04 Nov 2021 12:28:40 GMT

Das war das fehlende Puzzleteil. Bei uns machen die Canon MF Geräte die OCR Erkennung automatisch beim Scan (ohne zusätzliche Software am PC). Daher funktioniert hier wohl bei allen Dokumenten die Volltextsuche in der Dokumentenablage.