Thema "Outlook/E-Mail Archivierung" in Office Management

Outlook/E-Mail Archivierung

bernhardwill — Wed, 29 Sep 2021 07:41:30 GMT

Hallo zusammen,

wir sind gerade an einem Punkt an dem wir langsam aber sicher Probleme mit unserer E-Mail Ablage bekommen.

Historisch haben wir begonnen über Outlook und dem verbundenen Exchange Server eine Ordnerstruktur anzulegen in der erhaltene und gesendete E-Mails mandantenbezogen abgelegt werden.

Nun, nach über 15 Jahren Kanzleibetrieb und Wachstum ist diese Struktur jedoch überholt und verlangsamt unser System enorm. (trotz ASP Betrieb)

Wie wird denn diese Thematik bei euch anderen Kanzleien gehandhabt?

Eine (voll-)automatisierte Archivierung in DMS ist vorrangig nicht gewünscht.

Die punktuelle Archivierung von E-Mails in DMS erfolgt derzeit über die manuellen Integrationsschnittstellen.

Gibt es hierzu Alternativen wie die E-Mail Archivierung gehandhabt werden kann und die Suchfunktion etc. trotzdem beibehalten wird?

Vielen Dank für Euren Input

Bernhard

Outlook/E-Mail Archivierung

agmü — Wed, 29 Sep 2021 08:41:36 GMT

Bei uns in der Kanzlei werden die E-Mails automatisch in die Dokumentenablage geschoben.

Da dies wohl nicht gewünscht ist, kann ich das von mir selbst für meine privaten E-Mails genutzte MailStore empfehlen. Auf dem DATEV-Marktplatz finden Sie den Anbieter

Die Software archiviert die E-Mails sehr platzsparend. Die Suchfunktion ist für meine Bedürfnisse brauchbar und schnell.

Zur Anbindung an die DATEV-Software selbst kann ich nichts sagen.

Outlook/E-Mail Archivierung

chrisocki — Wed, 29 Sep 2021 09:14:53 GMT

Hi,

@bernhardwill schrieb: Gibt es hierzu Alternativen wie die E-Mail Archivierung gehandhabt werden kann und die Suchfunktion etc. trotzdem beibehalten wird?

Ganz klar: "Mailstore"

Der Mailstore indiziert nicht nur die Mail, sondern auch die Anhänge (Word, Excel, durchsuchbares PDF).

Zudem kann er bei der Archivierung die Postfächer auf dem Exchange bereinigen (Löschen älter als xxx Tage, Monate, etc.).

Bei der Archivierung werden zudem die Ordnerstrukturen in den Postfächern mitgezogen. D.h. Benutzer die lieber in den Ordnern suchen, werden sich hier wiederfinden.

Mailstore bietet einen eigenen Client an, es gibt aber auch ein Outlook-AddIn. Beides funktioniert problemlos.

Innerhalb der Mailstore-Archive versucht der MailStore-Server auch zu deduplizieren (Mail an mehrere Empfänger). Spart also nochmal was an Platz.

@bernhardwill schrieb: (trotz ASP Betrieb)

DATEVasp? --> ggf. Zusatzkosten für Server mit Fremdsoftware

Vom Mailstore gibt es keine direkte Anbindung an DATEV. Wenn also eine Mail nachträglich in DMS überführt werden soll:

- Suche in Mailstore

- gewünschte Mail öffnen (wird mit Outlook geöffnet)

- mit DMS-AddIn in DMS ablegen

Zudem können MailStore-Benutzer auch auf andere MailStore-Archive/Postfächer zugreifen, sofern gewünscht.

Da der MailStore über die Journalfunktion des Exchange arbeitet/archiviert, wird jede Mail direkt archiviert, auch wenn im Outlook "sofort" gelöscht wird. --> ggf. Mitarbeiter unterrichten, Datenschutz!!!

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Outlook/E-Mail Archivierung

zippo — Wed, 29 Sep 2021 09:31:37 GMT

Moin,

wir verwenden auch Mailstore, daher noch ein Nachtrag zu der Empfehlung: Die Deduplizierung spart eine Menge Platz. Ein 6 TB Archiv braucht hier tatsächlich nur 1,2 TB Plattenplatz.

Neben Client und Addin kann man auch über einen Browser oder IMAP zugreifen. Das klappt auch auf Smartphones mit openVPN, wenn der Mailstore-Server nicht von außen erreichbar sein soll.

Gruß aus Hamburg