Thema "Rundmails aus Outlook ablegen" in Office Management

Rundmails aus Outlook ablegen

Schmidt_Kathrin — Thu, 09 Sep 2021 09:49:07 GMT

Hallo zusammen,

wir verschicken öfter Infomails/Rundmails an Mandanten.

Gibt es eine Möglichkeit diese aus dem Outlook entweder in einem Abwasch bei allen betroffenen Mandanten abzulegen, oder in Marketing & Vertrieb oder co. es gesammelt abzulegen.

Damit kein Mandant hinterher sagen kann: Hab ich nicht bekommen..

Habe bisher keine Möglichkeit gefunden..

Vielen Dank und liebe Grüße

K. Schmidt

Rundmails aus Outlook ablegen

Nina_Schlee — Fri, 10 Sep 2021 08:08:38 GMT

Guten Tag @Schmidt_Kathrin

in diesem Hilfe-Dokument ist unter Punkt 3.2.2 beschrieben, wie Sie eine Serien-E-Mail über die Schriftguterstellung erstellen und versenden.

Unter Punkt 3.3 wird die automatische Ablage erläutert.

Hilft Ihnen das Dokument weiter?

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Rundmails aus Outlook ablegen

Schmidt_Kathrin — Fri, 10 Sep 2021 08:21:00 GMT

Hallo Frau Schlee,

nein leider nicht, mir geht es darum wenn ich die Mails direkt aus Outlook verschickt habe. Wir haben dort verschiedene Verteiler angelegt. z.B. Lohn-Mandanten.
Jetzt habe ich eine Rundmail an alle geschickt und möchte es nachträglich irgendwie in der DMS ablegen, entweder gesammelt in einer Übersicht oder bei jedem Mdt. einzeln.

Rundmails aus Outlook ablegen

Nina_Schlee — Fri, 10 Sep 2021 12:02:58 GMT

Hallo Frau Schmidt,

verstehe ich richtig, dass dann eine einzelne E-Mail an einen Verteiler mit mehreren Empfängern geschickt wird?

Oder geht die selbe E-Mail an mehrere Empfänger raus?

Welche Dokumentenmanagement Lösung setzen Sie ein? DATEV DMS classic / DATEV Dokumentenablage oder DATEV DMS.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Rundmails aus Outlook ablegen

Schmidt_Kathrin — Mon, 13 Sep 2021 05:16:29 GMT

Hallo Frau Schlee,

wir haben in Outlook unter "Kontakte" Gruppen angelegt, z.B. "Lohnmandanten". An diese Gruppe geht dann eine Email raus, mit allen Adressaten im BCC.

Wir nutzen die neue DMS von Datev.

Viele Grüße

Rundmails aus Outlook ablegen

Magdalena_Schröder — Tue, 21 Sep 2021 13:51:10 GMT

Hallo Frau Schmidt,

da es sich in diesem Fall um eine Einzel E-Mail handelt, ist eine gleichzeitige Ablage zu mehreren Mandanten nicht möglich.

Beim Versand als Serien E-Mail, über die Schriftguterstellung, lassen sich die versendeten E-Mails zu allen betroffenen Mandanten ablegen. Wie im oben genannten Hilfe-Dokument beschrieben.

Ein Wunsch zur Ablage einzelner Dokumente/E-Mails zu mehreren Mandanten liegt uns vor. Ich erfasse diesen Thread als weitere Nennung.

Ggf. kommt die Möglichkeit in Frage, die E-Mail zu einem Mandanten abzulegen, zu kopieren, den Mandanten zu wechseln und das Dokument dann einzufügen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement