Thema "Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT" in Office Management

PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

m_katzenberger — Tue, 13 Nov 2018 14:12:28 GMT

Hallo,

ich würde gerne PDF-Dokumente (und/oder Word/Excel), welche per Mail verschickt werden, aus Datenschutzgründen verschlüsseln.

Wir arbeiten mit Datev Smart-IT.

Gibt es hier von Datev ein bestimmtes Programm welches die Dokumente mit einem Passwort beim Verschicken sichert?

Falls ja, welches?

Vielen Dank vorab!!

Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

metalposaunist — Tue, 13 Nov 2018 14:17:11 GMT

Spontan und weil SmartIT fällt mir hier nur die DATEV E-Mail Verschlüsselung ein. Dazu braucht aber jeder, der Daten / E-Mails verschlüsseln will, eine DATEV SmartCard.

Der Empfänger benötigt dann aber auch zumindest ein eigenes Zertifikat oder eine SmartCard der DATEV und am besten Microsoft Outlook.

Was möglich wäre (in SmartIT fraglich): 7zip nutzen. Die Dokumente zippen und mit einem Passwort versehen. Dann ist aber nur der Anhang der E-Mail gesichert; nicht die E-Mail an sich und ggf. lassen schon einige Mandanten keine E-Mails mit einem ZIP Anhang durch, da hierüber auch gerne Viren verbreitet werden.

Oder: mal bei der DATEV nachfragen, ob Adobe Reader Standard installiert werden kann. Das wird aber nicht billig. Damit müssten sich PDFs mit einem Kennwort versehen lassen.

Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

olafbietz — Tue, 13 Nov 2018 14:44:37 GMT

Ein Programm, das Ihre Anforderungen exakt erfüllen sollte, ist der DATEV-Ausgabekorb. Einfach mal Ausgabekorb in die Programmsuche eintragen, dann finden Sie es.

Dort können Sie ein Profil hinterlegen, dass bspw. alle Dokumente, die sie hier reinlegen als verschlüsseltes PDF an eine E-Mail angehängt werden.

Der Ausgabekorb ist als Druckertreiber ansprechbar. Es lassen sich aber auch Dateien aus dem Dateisystem oder der Windows-Umgebung einfügen.

Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

metalposaunist — Tue, 13 Nov 2018 14:46:58 GMT

Kann man damit schnell und zügig arbeiten oder ist auch eher ein Umweg? Nutzen Sie den Ausgabekorb intensiv?

Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

olafbietz — Tue, 13 Nov 2018 14:48:01 GMT

Ich meine aber, dass dan alle Dateien zu PDF gemacht werden. Wenn Sie MS-Office-Dukumente verschlüsselt schicken wollen, müssen Sie diese wohl einzeln verschlüsseln (Datei | Dokument schützen | mit kennwort verschlüsseln).

Sehr viel bequemer als Kanzlei, aber umbequem beim Mandant: DATEV E-Mail-Verschlüsselung.

Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

olafbietz — Tue, 13 Nov 2018 14:50:59 GMT

Ein kleiner Umweg. Ich bin schließlich auf die DATEV-E-Mail-Verschlüsselung umgestiegen. Ich teste und beobachte aber immer wieder auch andere Lösungen, da das Mandantenfeedback durchwachsen ist.

Re: PDF Verschlüsselung Datev Smart IT

Uwe_Lutz — Tue, 13 Nov 2018 14:57:43 GMT

Hallo Herr Bohle,

ich halte den Ausgabekorb in den Fällen für sinnvoll, wenn der Mandant ohnehin die Auswertungen alle als PDF-Dateien bekommt. Dann lässt sich die Verschlüsselung so ziemlich einfach durchführen.

Funktioniert aber -wie Herr Bietz schon schrieb- nur, wenn keine anderen Datei-Formen versandt werden sollen. Dann ist dies aber m.E. ein schönes Instrument, da der Ausgabekorb als Druckertreiber angelegt ist. Vorteil -finde ich zumindest- ist, dass ich die Dateien nicht erst irgendwo "zwischenspeichern" muss, sondern die Auswertungen direkt in den Ausgabekorb drucke.

Für die Mandanten führt dies aber halt dazu, dass die PDF-Datei immer nur mit dem Passwort geöffnet werden kann. Und da gibt es dann den einen oder anderen, dem das nicht gefällt.

Wir nutzen den Ausgabekorb im Regelfall nur dann, wenn eine Verschlüsselung über die E-Mail-Verschlüsselung -aus welchen Gründen auch immer- nicht umsetzbar ist.

Viele Grüße

Uwe Lutz