Thema "Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten" in Office Management

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

thomasjeising — Wed, 16 Jun 2021 10:26:18 GMT

Hallo zusammen,

wie handhabt Ihr das Abarbeiten von Dokumenten, die auf Kanzleileitungs-Ebene "zur Kenntnis" gesetzt werden? Auf Ebene der Berufsträger kommt bei uns in der Kanzlei doch einiges an täglichem Volumen zusammen.

Es ist relativ nervig, dass man die Dokumente zur Kenntnis nicht über eine Vorschau/Schnellansicht "in einem Rutsch" durchscrollen kann, sondern jedes Dokument einzeln geöffnet werden muss inkl. Notizen.

Dies bremst die zügige Bearbeitung der Kenntnisnahmen ziemlich aus.

Wie sind Eure Erfahrungen hierzu und wie handhabt Ihr das kanzleiintern?

Viele Grüße

Thomas

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

Magdalena_Schröder — Wed, 16 Jun 2021 11:51:31 GMT

Hallo @thomasjeising,

die Funktion der Dokumentvorschau mit Einblenden der Notizen, könnte für diesen Anwendungsfall hilfreich sein.
Diese gibt es sowohl im DATEV Arbeitsplatz, wie auch im DATEV DMS client.

Ein Dokument markieren und in der Symbolleiste aktivieren.
Es öffnet sich die Dokumentvorschau.
Klickt man ein weiteres Dokument an, wird die Dokumentvorschau aktualisiert. Ebenso beim Betätigen der Pfeiltasten(oben und unten).

Das Notizfeld kann über die Extras in der Dokumentvorschau aktiviert werden.

Die Funktionen der Dokumentvorschau sind u.a. im Dokument Funktionen in der Dokumentvorschau beschrieben.

Viele Grüße aus Nürnberg 🌞

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

thomasjeising — Wed, 16 Jun 2021 13:42:54 GMT

@Magdalena_Schröder Top! Danke für die rasche und kompetente Antwort. Ich habe tatsächlich bisher ausschließlich kontextsensitiv über die rechte Maustaste gesucht und das Vorschau-Icon in der Kopfleiste gar nicht wahrgenommen.

Ist evtl. geplant, dass die Dokumentvorschau auch über die rechte Maustaste erreichbar ist?

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

aschreiber — Wed, 16 Jun 2021 14:39:44 GMT

Hallo,

bei uns (DMS) geht das auch über das Kontextmenü

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

thomasjeising — Wed, 16 Jun 2021 17:04:11 GMT

@aschreiber Moment, das sind doch zwei verschiedene Funktionen, oder?

In der Kopfleiste wird mir per mouseover "Dokumentvorschau" angezeigt.

Im Kontextmenu wird mir "Anzeigen" angezeigt.

Bei mir im DATEV DMS ist die Handhabung der beiden Funktionen unterschiedlich. "Dokumentvorschau" führt dazu, dass ich sauber durch sämtliche Dokumente switchen kann. "Anzeigen" führt dazu, dass ich jedes Dokument einzeln öffnen muss und grade nicht sauber durchswitchen kann.

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

aschreiber — Thu, 17 Jun 2021 05:48:19 GMT

Stimmt, da haben Sie Recht. Ich hatte es gar nicht ausprobiert, sondern hab nur das selbe Symbol gesehen.

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

Magdalena_Schröder — Thu, 17 Jun 2021 09:40:19 GMT

Gerne!

Nach Rücksprache kann ich Ihnen mitteilen dass die Dokumentvorschau im Kontextmenü bisher nicht geplant ist.

Das Kontextmenü bezieht sich grundsätzlich auf das markierte Dokument und führt nur an diesem eine Aktion aus.
Der Viewer hingegen bleibt offen, und man kann sich durch weitere Dokumente durchklicken.

Für neue Ideen können Sie jedoch gerne einen Beitrag in DATEV Ideas posten.
Kennen Sie schon DATEV Ideas 💡? Hier haben Sie die Möglichkeit eigene Ideen zu DATEV DMS einzugeben sowie bestehende Ideen zu bewerten und zu diskutieren. Die Idee wird somit an einer weiteren Stelle platziert und der Bedarf kann ganz einfach ermittelt werden.
http://www.datev-community.de/community/ideas

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Dokumente zur Kenntnis effektiv auf Masse abarbeiten

agmü — Thu, 17 Jun 2021 11:27:31 GMT

Nur kurz zum Verständnis:

Hinter beiden Icon liegen unterschiedliche Funktionen.

Das Icon mit dem weisen Blatt im Hintergrund öffnet "nur" den Dokumenten-Viewer der DMS/DokAblage, der Menüeintrag "Anzeigen" mit dem Auge öffnet hingegen für die Vorschau das entsprechende Programm (Word, Excel, Adobe), allerdings ohne die Möglichkeit das angezeigte Dokument zu bearbeiten.

Warum zwei Arten der "Anzeige" konnte man mir seit deren Einführung nicht nachvollziehbar beantworten.