Thema "DMS Umstellung" in Office Management

DMS Umstellung

Marlin — Thu, 22 Apr 2021 14:58:37 GMT

Hallo zusammen,

wir werden bald auf das DMS umgestellt. Nun komme ich leider mit der Beschreibung nicht weiter. Wie kann ich die roten Punkte weiter bearbeiten.

Ferner müsste ich noch die inaktiven Mandanten im DMS löschen. Teilweise sind hier aber noch Dokumente hinterlegt. Kann mir hier jemand helfen, wie ich diese inaktiven Mandanten mit den Dokumenten ebenfalls löschen kann?

Viele Grüße vom Bodensee und vielen Dank.

Liebe Grüße

DMS Umstellung

metalposaunist — Thu, 22 Apr 2021 15:22:36 GMT

Im DMS classic Client die Komfortfunktionen nutzen: Daten in Masse ändern. Dort einmal alle Schaltflächen durchklicken: Erlediger, Mandantenname, ... Damit erschlägt man einen Großteil der Dokumente.

Achtung, heute ging eine E-Mail der DATEV rum: DATEV DMS classic: Fehler bei Indexänderungen an geschützten Dokumenten nach Bearbeitung der Zugriffsliste

Bis zum 12. Mai soll man folgendes vermeiden:

keine neuen Benutzer/Gruppen der Zugriffsliste hinzuzufügen und
keine bestehenden Benutzer/Gruppen aus der Zugriffsliste zu entfernen
Wenn Sie einen neuen Benutzer einer Zugriffsliste hinzufügen müssen, nehmen Sie ihn in eine Gruppe auf, die bereits in der Zugriffsliste enthalten ist.

Sind via Daten in Masse ändern viele Dokumente erledigt, würde ich eine Stammdatenübernahme (DATEV Programmsuche) durchführen und alle Schalter auf alle stellen. Das dauert ein wenig. Und ja, auch wenn dazu am Server eine Aufgabe nachts läuft: bitte trotzdem manuell nochmal die Stammdaten übernehmen. Sonst meckert das Tool DMS Datenqualität.

Ist auch das durch, das Tool DMS Datenqualität (DATEV Programmsuche) aufrufen und eventuelle Fehler bereinigen (doppelte Mandanten in DMS, möglich, weil DMS nur an DATEV angedockt aber nicht vollintegriert ist). Die Info-DBs dazu sind sehr, sehr gut beschrieben. Und im Anschluss die noch verbleibenden vom Tool anmeckernden Dokumente leider von Hand bereinigen. Muss man 1x sich durchackern und dann 1x wöchentlich nochmal alles von vorne machen.

DATEV DMS classic Datenqualität kann nicht ausgeführt werden. Es wurden Einträge ohne eindeutige Mandantennummern gefunden. als Beispiel

Grund: Im VM möchte DATEV DMS unbedingt eine bestimmte Bezeichnung. DMS classic prüft die Eingaben der User hier aber nicht, sodass statt 08 im Index =( steht (oder auch mal 08/2021) oder statt des VJ 2021 steht im Index "="! oder nur 21. Das möchte DATEV DMS nicht aber da muss man 1x durch, bis DATEV DMS live geht. Ich hab's auch für > 3000 Dokumente machen müssen und ja, das ist Arbeit für ... aber ist nicht zu ändern.

DMS Umstellung

Magdalena_Schröder — Fri, 23 Apr 2021 13:38:34 GMT

Hallo @Marlin,

kleine Ergänzung: eine Anleitung inkl. Servicevideo zum Thema Daten in Masse ändern finden Sie in unserem Umstellungsfahrplan 2. Phase – Vorbereitung, unter dem Punkt Korrektur Dokumenteigenschaften.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS Umstellung

metalposaunist — Thu, 10 Jun 2021 08:23:52 GMT

Ich klinke mich mal ein: Werden bei der Migration auch DMS Vorgangsmappen übernommen?

Danke!

DMS Umstellung

aschreiber — Thu, 10 Jun 2021 11:18:02 GMT