Thema "DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten" in Office Management

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

RKlebb — Fri, 09 Oct 2020 13:20:16 GMT

Liebes Datev-Team,

gibt es schon die Funktion, ein Dokument bei mehreren Mandanten zu speichern? Das kommt bei uns doch häufig vor, da wir diverse Mandantengruppen haben.

Die Funktion wird z.B. gebraucht, wenn wir einen Vertrag etc. speichern, der zwei unserer Mandate betrifft.

Vielleicht gibt es schon eine Lösung und wir haben diese noch nicht gefunden.

Vielen Dank im Voraus und schönes Wochenende.

Regina Klebb

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

anikastrauß — Fri, 09 Oct 2020 20:19:28 GMT

Es gibt die Möglichkeit, Verknüpfungen zu erstellen. Das Dokument wird nur einmal gescannt und bei einem Mandanten originär abgelegt, dann rechte Maustaste/Verknüpfung erstellen und in der Schnellinfo Dokumente unter dem gewünschten Mandanten rechte Maustaste/einfügen. Dann geht zwar auch die Erfassungsmaske auf aber man sieht an einem Linksymbol, dass das Dokument bereits woanders existiert. Bei DMS classic war es zumindest so. Wir haben grad erst das neue DMS eingeführt, da hab ich s noch nicht probiert, ich hoffe, da funktioniert es auch so.

Beste Grüße!

Anika Strauß

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

Nina_Schlee — Tue, 13 Oct 2020 08:24:36 GMT

Guten Tag Frau Klebb,

Aktuell gibt es keine Möglichkeit, ein Dokument unter mehreren Mandanten abzulegen.

Wir nehmen Ihre Anfrage als Produktverbesserung auf und leiten es an die Produktentwicklung weiter. Über die Möglichkeit der Umsetzung oder den Zeitpunkt können wir aktuell keine Aussage treffen.

Im Moment gibt es die Möglichkeit, das Dokument zu kopieren, den Mandanten zu wechseln und das Dokument dann einzufügen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

RKlebb — Mon, 19 Oct 2020 07:55:31 GMT

Liebe Frau Schlee,

vielen Dank für Ihre Antwort und die Weitergabe an die Entwicklung. Da es, für uns, eine umständliche Lösung ist, hoffen wir als bald auf eine nicht so zeitaufwendige Lösung. Das Gleiche gilt für die Verlinkung.

Wir haben doch mehrfach Dokument die gerne einmal fünf oder auch mehr Mandanten betreffen kann. Diese dann alle aufrufen zu müssen, das Dokument ein zufügen und die Eigenschaften zu bestätigen, ist doch schon ein Zeitaufwand, der im Zeitalter der Digitalisierung bestimmt nicht notwendig ist.

Vielen Dank und einen guten Start in die neue Woche.

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

Ira — Wed, 21 Apr 2021 15:21:20 GMT

Hallo Frau Schlee,

ich wollte mal nachfragen, ob es schon eine Lösung seitens Ihrer Entwicklung für das Thema gibt, da es für uns auch von großem Interesse ist.

Ira

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

Nina_Schlee — Fri, 23 Apr 2021 12:57:43 GMT

Hallo Community,

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass diese Anforderung nicht in einer der nächsten Programmversionen berücksichtigt werden kann. Wir beobachten die Nennungen weiterhin.

Kennen Sie schon DATEV Ideas ‌‌💡 ? Hier haben Sie die Möglichkeit eigene Ideen zu DATEV DMS einzugeben sowie bestehende Ideen zu bewerten und zu diskutieren.
http://www.datev-community.de/community/ideas

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

StBAB1 — Fri, 22 Apr 2022 08:02:35 GMT

Sehr geehrte Frau Schlee,

wie ist denn der Stand der Dinge in dieser Angelegenheit?

Mfg.

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

Nina_Schlee — Mon, 25 Apr 2022 07:52:09 GMT

Guten Morgen @StBAB1

die Anforderung wurde nach erneuter Prüfung zurückgestellt. Das heißt, an dieser Stelle ist im Moment keine Umsetzung geplant.

Grund dafür ist der Folgende:

Wenn man ein Dokument tatsächlich mit einer Mehrfachauswahl auf mehrere Mandanten ablegen könnte, würde die Löschung an einer Stelle dazu führen, dass das Dokument dann bei allen Mandanten weg ist.

Das ist aktuell zu riskant.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

cwes — Mon, 25 Apr 2022 08:29:22 GMT

Grund dafür ist der Folgende:

Wenn man ein Dokument tatsächlich mit einer Mehrfachauswahl auf mehrere Mandanten ablegen könnte, würde die Löschung an einer Stelle dazu führen, dass das Dokument dann bei allen Mandanten weg ist.
Das ist aktuell zu riskant.

@Nina_Schlee was soll man dazu sagen. Das bekommt jedes halbwegs ernstzunehmende DB-basierte Open Source Projekt hin. Ist jetzt auch nicht so der große Design-Trick: BLOBs kommen in Relation A, die Verweise auf die BLOBs in Relation B, und beim Löschen eines BLOBs aus A wird geprüft ob es noch Verweise in B gibt. Dürfte so ungefähr das Niveau von "Relationale Datenbanken 1 (4 Semesterwochenstunden)" sein. Datev kann das nicht?

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

jjunker — Mon, 25 Apr 2022 13:08:06 GMT

Dürfte so ungefähr das Niveau von "Relationale Datenbanken 1 (4 Semesterwochenstunden)" sein. Datev kann das nicht?

Warum stellst du solche Fragen? --> Sie @Nina_Schlee : "Nein".

Ansonsten made my day.🤣

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

metalposaunist — Mon, 25 Apr 2022 18:14:35 GMT

Technisch ist immer alles möglich 🤓. Aber vielleicht ist das drumherum einfach zu alt? Der Arbeitsplatz und Co. kommt ja nicht aus 2022. Das ist alles Technik von vor Jahren. Vielleicht gab es da noch keine BLOBs?

Du kannst Dein Wissen der DATEV ja zu bekannten Beratertagkosten anbieten 😎. Dann gibt es Berater beraten DATEV 😇.

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

cwes — Mon, 25 Apr 2022 18:20:29 GMT

@metalposaunist schrieb:
Technisch ist immer alles möglich 🤓. Aber vielleicht ist das drumherum einfach zu alt? Der Arbeitsplatz und Co. kommt ja nicht aus 2022. Das ist alles Technik von vor Jahren. Vielleicht gab es da noch keine BLOBs?

Jetzt werden die Dateien ja auch irgendwie gespeichert, und ich schätze mal als BLOBs in der DB. Zu der Beratung... nunja, bei den meisten Designfehlern ist das ist Basiswissen in dem Bereich. Wenn das nicht umgesetzt wird, dann wegen 'executive decisions' oder Fehlbesetzungen in entsprechenden Positionen oder beidem. Da hilft dann auch Beratung nichts.

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

metalposaunist — Mon, 25 Apr 2022 18:39:35 GMT

@Nina_Schlee schrieb:
Im Moment gibt es die Möglichkeit, das Dokument zu kopieren, den Mandanten zu wechseln und das Dokument dann einzufügen.

Hm, @Stefan_Reitzammer: RPA in einem ganz, ganz kleinen Kreise 🤔? Und da sind sicher Tätigkeiten als Beispiel, die einfach nur Zeit und Geld kosten aber 10x effizienter umgesetzt werden könnten. Da kann man eine Aushilfe günstiger dran setzen, damit sich Mitarbeiter um die echten Probleme kümmern können anstatt langweilige Arbeit zu machen.

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

friederikeschneider — Thu, 20 Apr 2023 09:29:46 GMT

Und immer noch nichts neues?
Es ist wirklich längst überfällig und absolut notwendig.

DMS - Speichern eines Dokuments bei mehreren Mandanten

StBAB1 — Thu, 20 Apr 2023 11:34:43 GMT

Guten Tag Frau Schlee,

zu:

Wenn man ein Dokument tatsächlich mit einer Mehrfachauswahl auf mehrere Mandanten ablegen könnte, würde die Löschung an einer Stelle dazu führen, dass das Dokument dann bei allen Mandanten weg ist.
Das ist aktuell zu riskant.

Mit Verlaub, ich bezweifele dies.

Das (leider ansonsten maximal veraltete) Produkt Marketing und Vertrieb ist doch in der Lage, massenhaft Dokumente (Mandanten-Infos) bei verschiedenen Mandanten abzulegen.

Die Technik existiert also. Man muss es nur wollen.

Nichts für ungut, Ihr Job, uns das an der Front zu verkaufen, was intern vorgegeben ist, ist bestimmt nicht leicht, dies ändert aber nichts daran, dass der Entwicklungsstillstand beim arbeitstäglichen Handwerkszeug der Kanzleiverwaltung an Arbeitsverweigerung grenzt, während dessen alle möglichen und unmöglichen Dinge mit viel Aufwand entwickelt werden, die allenfalls nett, aber nicht lebenswichtig sind (z.B. die Interessentenverwaltung).

Mfg.