Thema "Vorgangsmappen" in Office Management

Vorgangsmappen

Amalia_Katsoura — Tue, 06 Apr 2021 14:37:20 GMT

Hallo zusammen,

ich erstelle gerade Vorgangsmappen. In den Vorgangsmapper "ziehe" ich die Dokumente die im DMS schon abgespeichert sind . Damit erstellt sich in der Vorgangsmappe eine Verknüpfung zum original Dokument.

Kann ich dann das original Dokument löschen?

Vorgangsmappen

aschreiber — Tue, 06 Apr 2021 14:38:33 GMT

Hallo,

wenn Sie das Original löschen, geht die Verknüpfung ins Leere.

Vorgangsmappen

agmü — Tue, 06 Apr 2021 14:43:24 GMT

Die Antwort lautet:  NEIN,
denn Sie erstellen in der Vorgangsmappe, wie Sie selbst schreiben "nur" eine Verknüpfung zum Originaldokument.
Sobald Sie das "Originaldokument" löschen weist die Verknüpfung ins Leere.

In der analogen Welt wäre die Verknüpfung vergleichbar einer Schnur die Sie zwischen dem Dokument im Aktenschrank (DMS) und Ihrem Schreibtisch (Vorgangsmappe) gespannt haben um bei der Bearbeitung das Dokument nicht holen zu müssen.

Meine Empfehlung an unsere Mitarbeiter ist: VERGESSEN Sie, dass das Programm die Möglichkeit ein Dokument zu löschen anbietet.

Vorgangsmappen

Amalia_Katsoura — Tue, 06 Apr 2021 14:43:37 GMT

So wie ich es gesehen habe, kann ich das Original löschen, und die Verknüpfung bleibt so wie sie ist. Ob dieser Vorgang richtig ist weiß ich leider nicht. Unser Ziel ist die ganzen abgespeicherten Dokumente in der DMS in Vorgangsmappen unterzubringen , haben Sie dafür vielleicht einen Tipp?

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theo — Tue, 06 Apr 2021 14:47:24 GMT

Ich kann bei DMS neu die verlinkten Dateien löschen, in der Vorgangsmappe bleiben sie trotzdem. Warum das so ist, weiss ich nicht. Evtl. weil sie unlöschbar im Papierkorb liegen?

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Amalia_Katsoura — Tue, 06 Apr 2021 14:49:51 GMT

Genau so geht es mir auch, Frage ist nur ob der Vorgang richtig ist

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Amalia_Katsoura — Tue, 06 Apr 2021 14:51:35 GMT

Könnten Sie mir vielleicht den richtigen Weg sagen ?

Ich habe sehr viele Dokument in der DMS abgespeichert und die will ich jetzt in Vorgangsmappen unterbringen damit es überschaubar ist ohne das die original Dokumnte weiterhin in der DMS vorhanden sind

Vorgangsmappen

einmalnoch — Tue, 06 Apr 2021 15:00:14 GMT

Üblicherweise wird ein Link in die Vorgangsmappe gezogen. Dieser Link bildet ein eigenständiges Objekt und bleibt natürlich von der Löschung des Ursprungsdokuments unbehelligt. Ein Link kann überall im DMS abgelegt werden, wenn also ein Dokument bei Manadant A abgelegt wurde, aber auch bei Mandant B, C usw. benötigt wird ist es nicht nötig das Dokument (Vertrag mit 10 MB z. B.) x mal abzulegen und damit ja auch unnötig Platz zu verschwenden.

Nun halt ich es persönlich für recht sorglos von DATEV ein Dokument auf welches ein Link gesetzt ist einfach löschen zu lassen. Es bliebe zu prüfen ob das Dokument tatsächlich gelöscht wurde oder nur mit dem Status "zu löschen" versehen wurde. Das ist nämlich noch etwas Anderes.

Den wichtigen Teil hat @agmü schon beschrieben.

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aschreiber — Tue, 06 Apr 2021 15:00:33 GMT

Sie können das Dokument kopieren und in die Vorgangsmappe einfügen (über das Kontextmenü). Dann können Sie es ohne Probleme löschen.

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aschreiber — Tue, 06 Apr 2021 15:06:18 GMT

Wenn das Dokument endgültig gelöscht wurde (aus dem Papierkorb) ist es auch nicht mehr über die Vorgangsmappe aufrufbar:

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einmalnoch — Tue, 06 Apr 2021 15:09:27 GMT

Hat sich im DMS neu etwas in der technischen Sicht geändert? In DMS classic war die Vorgangsmappe eine Sammlung von verlinkten Dokumenten mit dem Zweck eine zusätzliche Ordnung für besondere Vorgänge einzurichten.

Das die regelmässige zusätzliche Arbeit nicht vereinfacht wurde war wohl ein Grund für die seltene Nutzung in DMS classic.

Es würde mich jetzt wundern wenn DATEV in DMS neu von diesem Konzept abweichen würde, das ursprüngliche Dokument wäre ja dann nicht mehr im "normalen" Kontext zu finden.

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aschreiber — Tue, 06 Apr 2021 15:10:29 GMT

Ich hab es gerade ausprobiert. Der Screenshot war das Ergebnis.

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einmalnoch — Tue, 06 Apr 2021 15:11:09 GMT

Da war ich schon am Schreiben. 😀

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agmü — Tue, 06 Apr 2021 15:12:36 GMT

Sorry, aber dafür muss ich weder etwas ausprobieren noch vertiefte Kenntnisse der DMS besitzen. Der Begriff "Verknüpfung" als Gegenpart zur "Kopie" besagt eigentlich alles.

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agmü — Tue, 06 Apr 2021 15:13:48 GMT

@Amalia_Katsoura schrieb:
... Ich habe sehr viele Dokument in der DMS abgespeichert und die will ich jetzt in Vorgangsmappen unterbringen damit es überschaubar ist ohne das die original Dokumnte weiterhin in der DMS vorhanden sind

Hallo Frau Katsoura,

Die fehlende Übersichtlichkeit im DMS klingt mir - ohne die Details zu kennen - eher nach einem Problem der fehlenden Systematik innerhalb abgelegten Dokumente.

Die Vorgangsmappe soll lediglich, jedenfalls wenn ich die Hintergrundinformationen aus diesem Dokument zu Grunde lege, die für ein Projekt/ Vorgang relevanten Informationen und Daten übersichtlich zu sammeln und zu strukturieren.

Also etwa: Für den Abschluss 2020 relevante Belege aus der Buchhaltung, der allgemeinen Korrespondenz zu diesem Thema, relevante BMF-Schreiben oder Urteile an einem Ort gesammelt zur Verfügung stellen ohne dass jedesmal in die Buchhaltung, Korrespondenz mit dem Mandanten etc. gewechselt werden muss. Wenn natürlich Schreiben an Mandanten, deren Antworten, Rechnungen, Verträge vollkommen wild und ohne System in der DMS abgelegt wurden, wird es für die Erstellung einer Vorgangsmappe auch nicht einfacher.

Vermutlich muss daher bei der Ablage in die DMS angesetzt werden. Mit den Vorgangsmappen werden Sie das Problem nur unzulänglich handhabbar machen - fürchte ich.

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aschreiber — Tue, 06 Apr 2021 15:14:00 GMT

Sie müssen gar nichts tun.

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Chris607 — Tue, 06 Apr 2021 16:35:19 GMT

Zum Ursprungsproblem:

Nach der Verlinkung in der Vorgangsmappe können die Dokumente archiviert werden, hierzu einfach ein Archiv für diese Dokumente anlegen. So sind die Dokumente strukturiert in der Vorgangsmappe, aber nicht mehr in der "wilden" Schnellübersicht, dennoch aber nicht im Papierkorb.

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Amalia_Katsoura — Wed, 07 Apr 2021 06:17:39 GMT

Vielen Dank für die Hilfe !!!!!!!