Thema "Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?" in Office Management

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 07:41:18 GMT

Hallo Community,

ich wollte einmal eine Frage an die Community stellen, wie ihr sicherstellt, dass alle digitalisierten Unterlagen auch immer auffindbar bleiben.

Hintergrund ist der, dass wir den Digitalisierungsgrad erhöhen wollen und Dokumente "nur" noch digital vorhalten wollen, um die Aktenberge zu reduzieren.

Aber wie stellt man sicher, dass ein Dokument auch immer auffindbar bleibt?

Zuerst hatte ich gedacht, dass man auf dem Original die DokID handschriftlich aufnimmt, nachdem diese archiviert wurde und das Original zur Bearbeitung an den Sachbearbeiter weitergibt.

Problem: DATEV vergibt die DokID erst, nachdem gespeichert wurde. Da kann es aber schon zu spät sein, wenn das Dokument unter einer falschen MdNr. gespeichert wurde. Gerade bei gleich klingenden Namen oder mehreren Grundstücksgem. kommt das Sekretariat schnell durcheinander. Da wäre eine Schnellsuche nach der DokID hilfreich.

Daher meine Frage an die Runde:

Wie macht ihr das?

Für Tipps bin ich immer dankbar.

Gruß Achilleus

P.S. In meinem alten DokMa-Programm hatten wir das Problem nicht, da wir das System mit assoziierten Mandantennummern hatten. Also einem Hauptmandanten und {n}-Unter-Mandanten. Da war Digitalisierung einfach. 😁

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

martin65 — Fri, 19 Mar 2021 08:01:33 GMT

Habe ich die Frage richtig verstanden?

Sie wollen anhand des Originaldokumentes das digitale Dokument auffinden?

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Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 08:05:24 GMT

Ja, da folgendes Problem auftauchen kann.

GuE-Bescheid für Grdstcks. GbR A+B wird in Grdstcks. GbR A+B+C versehentlich abgelegt oder es wird bei der Archivierung einfach die MdNr. vertauscht (12031 <> 12013).

Dieses Dokument ist dann nie wieder auffindbar.

Wenn der Sachbearbeiter das aber bearbeitet, dann kann er unter dem Mandanten das Dokument nicht finden, was "kein" Problem ist, da er ja nach der DokID suchen kann und den Fehler schnell beheben. Ohne die DokID ist das Dokument für immer verloren/verwaist.

Gruß Achilleus

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

martin65 — Fri, 19 Mar 2021 08:07:59 GMT

Paginierstempel und die Paginiernummer wird in der Dokumentenbeschreibung erfasst.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 08:10:41 GMT

Auf die Idee bin ich gar nicht gekommen.
Gruß Achilleus

Top Idee, obwohl es ja im Grunde schon eine Paginiernummer von DATEV gibt, aber egal. 👍

Ich werde das einmal so weitergeben.

Wie machen es denn die anderen?

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

martin65 — Fri, 19 Mar 2021 08:30:00 GMT

Dumme Frage, da wir kein DMS (neu) oder alt nutzen:

Gibt es keine OCR-Erkennung, die die Daten automatisch in die Dokumentenbeschreibung überträgt?

Die Sache mit dem Paginierstempel habe ich bereits vor 15 Jahren bei einem Kollegen gesehen, der die Belege dann in Reihenfolge der Paginiernummer abgelegt hat. Also in keinen Ordner der/des Mandanten. Die Belege wurden fortlaufend in Kisten sortiert. Allerdings möchte ich nicht wissen wieviel tausend Kisten inzwischen bei ihm aufgelaufen sind. 🙄

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 08:38:26 GMT

Bei der Vielzahl der DATEV-Programmvarianten komme ich hier immer durcheinander. Wir nutzen DMS-Classic, wenn ich richtig informiert bin, also nicht die neue Variante mit der Revision.

Wie gesagt es geht um die Endkontrolle. Was danach passiert liegt in Gottes Hand und da ist man einfach machtlos.

In unserem alten Dokumentarchiv war das alles kein Problem, weil der Dokumentname nur eine unwesentliche Rolle spielte, da sämtliche Dokumente in Echtzeit in einer Vorschau sichtbar war. Ferner war das Ablagesystem erheblich flexibler und intuitiver als der DATEV-Ablagehaufen. Hier ist alles sinnentleert in einer Datenbank gespeichert und es herrscht einfach keine Ordnung. Zumal ja auch die Sortierungen/Gruppierungen keiner Ordnung folgen, sondern jeder macht was er will. Kann von Vorteil sein, ist aber aus meiner Sicht eher nachteilig und kontraproduktiv. Aber das ist alles ein ganz anderes Thema.

Ich werde das mit dem Paginierstempel einmal weitergeben. Letztendlich ist es egal, ob ein Schriftstück in einem Ordner je Mandant oder in einem Sammelordner nach Eingang abgelegt wird.

Gruß Achilleus

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

jjunker — Fri, 19 Mar 2021 09:44:00 GMT

@Gelöschter Nutzer : Eine saubere Verschlagwortung ist mehr als die halbe Miete.

Wo ich immer das 🤢 kriege wen Mails "WG:AW:WG:AW:AW:WG;AW: Immobilienkauf Musterstraße" im DMS landen und der Inhalt der Mail dreht sich um die Renovierung der Mietwohnung in der Sonnenstraße. --> Sowas ist tötlich.

Gleiches gilt für Dokumente: Einheitliche Verschlagwortung,

"Einspruch Fristverlängerung ESt-2019 wg Arbeitszimmer"

Den Brief findet man auch noch 2025 wenn es mal Rückfragen zu dem Sachverhalt geben sollte wieder.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 09:54:35 GMT

Hallo Hr. @jjunker,

da bin ich ganz bei Ihnen und wird auch schon versucht (ich zumindest) darauf zu achten. Aber ein Tippfehler reicht ja schon aus, dass ein Dokument schwer zu finden ist.

Dennoch ist es hinderlich, dass hier strikte Ablage-Hierarchien von DATEV vorgegeben werden. Das macht es nämlich extrem unübersichtlich, da viele Metainformationen in der Bezeichnung landen, die besser in einem Reiter aufgehoben wären.

Aber egal. Wir müssen ja damit zurechtkommen und nicht die DATEV.

Gruß Achilleus

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siro — Fri, 19 Mar 2021 09:54:13 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Wir nutzen DMS-Classic, wenn ich richtig informiert bin, also nicht die neue Variante mit der Revision.

DMS-classic ist natürlich MIT Revisionssicherheit, gemeint ist wahrscheinlich OCR.

OCR ist hier aber gesondert zu erwerben.

Beim NEUEN DMS (ohne classic) ist OCR immer dabei!

Und MIT OCR hat man bei falsch abgelegt Belegen deutlich weniger Stress.

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andreashofmeister — Fri, 19 Mar 2021 09:56:34 GMT

@Gelöschter Nutzer Sie nutzen noch die DMS-Classic?

Falls ja: dann freue ich mich auf Ihre Beiträge nach dem Wechsel auf das/die neue DATEV DMS...

Falls nein..., nun ja....

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einmalnoch — Fri, 19 Mar 2021 10:02:39 GMT

@andreashofmeister schrieb:
@Gelöschter Nutzer Sie nutzen noch die DMS-Classic?

Falls ja: dann freue ich mich auf Ihre Beiträge nach dem Wechsel auf das/die neue DATEV DMS...

Falls nein..., nun ja....

Also bitte nicht so optimistisch 😉

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Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 10:31:39 GMT

Das neue DMS werden wir definitiv nicht nutzen. Ich kann auch den Sinn der Revisionssicherheit für Arbeitsunterlagen nicht erkennen. Und dann muss es auch noch abartig teuer sein.

Wir bleiben bei dem alten System und leben mit den Unzulänglichkeiten.

Gruß Achilleus

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andreashofmeister — Fri, 19 Mar 2021 10:34:04 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:

Wir bleiben bei dem alten System und leben mit den Unzulänglichkeiten.

Ok, aber es wird der Tag kommen, an dem das nicht mehr funktioniert.

Wenn auch der Umstellungskorridor immer wieder verschoben wird....

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Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 10:42:55 GMT

Spätestens dann gehe ich in Rente. 😀

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martin65 — Fri, 19 Mar 2021 10:52:22 GMT

Die Zeiten der Datev werden in der neuen Einheit BER gemessen; alternativ in der Minutenanzeige der Kölner Verkehrsbetriebe (die Anzeige "kommt in einer Minute" kann da schon mal eine fünfache Zeitausdehnung bedeuten).

Schönes Wochenende.

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vogtsburger — Fri, 19 Mar 2021 10:52:26 GMT

... mich stört am meisten, dass der Umstieg zu Datev-DMS quasi ein 'One-Way-Ticket' ist oder (für die Fans der deutschen Sprache) eine 'Einbahnstraße' oder eine 'Sackgasse ohne Wendemöglichkeit'.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 10:55:22 GMT

Also ohne DMS bzw. Verschlagwortung mit OCR kann man es eigentlich nicht vernünftig realisieren.

Es passieren halt Fehler.. und die OCR bzw. der Index ist letztlich das Netz.

Außer man hat (viele) Mandanten die noch gerne mit Hand und Stift Briefe schreiben.. da hilft auch keine OCR :-).

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

einmalnoch — Fri, 19 Mar 2021 10:58:16 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Spätestens dann gehe ich in Rente. 😀

Einer muss doch bleiben, der weiß wie es geht.😉

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jjunker — Fri, 19 Mar 2021 12:07:16 GMT

Wenn ich jetzt schreibe, dass wir die DocOrg nutzen und alle soweit diszipliniert haben um 99,xy % aller Dokumente an Hand der Verschlagwortung auffindbar sind werde ich dann gesteinigt?

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

andreashofmeister — Fri, 19 Mar 2021 12:09:15 GMT

@jjunker schrieb:
Wenn ich jetzt schreibe, dass wir die DocOrg nutzen und alle soweit diszipliniert haben um 99,xy % aller Dokumente an Hand der Verschlagwortung auffindbar sind werde ich dann gesteinigt?

Es kommt der Tag, da wird bestimmt auch die DokOrg abgekündigt. Man soll nie nie sagen...

Dokorg ist doch klasse. War bei uns der Schritt zum DMS. Perfekte Abfolge...

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

einmalnoch — Fri, 19 Mar 2021 12:29:37 GMT

@jjunker schrieb:
Wenn ich jetzt schreibe, dass wir die DocOrg nutzen und alle soweit diszipliniert haben um 99,xy % aller Dokumente an Hand der Verschlagwortung auffindbar sind werde ich dann gesteinigt?

Nein, nicht von den Nutzern, nur von DATEV Consulting da Sie das DMS nicht DATEV konform einsetzen. 😉

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Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 12:43:37 GMT

Vielleicht sind wir da etwas altertümlich, aber wir nutzen ganz einfach eine feste und "sprechende" Syntax, damit die Unterlagen zum Mandanten wiedergefunden werden können. Bei Bescheiden z.B.:

ESt B 2019 18.05.2020 - Mustermann, Max

Der (erste - nicht geänderte, durch die von uns erstellte ESt-E) Einkommensteuerbescheid für das Jahr 2019 vom 18.05.2020 von Max Mustermann.

Das ganze liegt dann im Ordner Einkommensteuer/Bescheide (ESt B JAHR DATUM - NAME)/

Der Zielordner gibt dann in seinem Namen gleich auch die Syntax der Dokumente vor.

Wenn der jetzt beim anderen Mandanten abgelegt wird, kein Problem. Andersrum (beim richtigen Mandanten mit falschem Text) geht das auch, weil man sich dann einfach das Dok öffnet.

Wenn das Dok gar nicht gefunden wird kann es mit der Syntax auch gesucht werden. Zumindest bislang haben wir alles nach diesem System wiedergefunden. Zu Not auch über weitere Merkmale im Text, der Datei oder des Datums der Ablage.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

einmalnoch — Fri, 19 Mar 2021 13:08:14 GMT

So ist es, aber leider kennt DMSclassic keine mandantenindividuellen Unterstrukturen. Das ist bei umfangreichen Grundbesitz schon störend weil ja die klaren Strukturen nicht anwendbar sind - oder es muss "gebastelt" werden, worin dann wieder die Gefahr der falschen Zuordnung liegt.

Dies aufzulösen ist mit DMSclassic Bordmitteln nicht einfach bis unmöglich.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

vogtsburger — Fri, 19 Mar 2021 13:39:44 GMT

... nur ein Gedanke:

... hätte man nicht auch schon mit der GUID jedes Dokuments einen Indexschlüssel und eine eindeutige Identifikations- und Such-Möglichkeit zur Verfügung ?

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

jjunker — Fri, 19 Mar 2021 13:47:23 GMT

GUID? @vogtsburger wie so manches Mal sprechen Sie zumindest für mich in Rätseln.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 13:49:58 GMT

Genau das meine ich.

Es gibt 5 Grundstücke:

Max-Meier-Allee

Alfred-Weber-Str.

[...]

Die Unterlagen müssen jetzt also alle wie folgt beginn:

Max-Meier-Str. - Verwalterabrg. 2019

Alfred-Web-Str. - Verwalterabrg. 2019

Besser wäre es, wenn es hierfür Ordner geben würde, was aber nicht möglich ist.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

bfit — Fri, 19 Mar 2021 13:52:26 GMT

Moin,

das wäre dann eventuell doch ein Grund auf das neue DMS zu wechseln. Soweit ich weiß, wird die Anlage von Unterstrukturen in DMS neu gerade pilotiert.

Viele Grüße,

bfit

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 13:54:12 GMT

Vielen Dank für die Info.

Wir haben uns ausdrücklich gg. das neu DBM von DATEV entschieden, da es wenig Mehrnutzen, aber viel mehr Kosten verursacht.

Gruß Achilleus

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

bfit — Fri, 19 Mar 2021 13:57:25 GMT

Vielleicht gucken Sie sich das ganze von Zeit zu Zeit noch einmal an. Die Kosten wurden gerade reduziert, der Nutzen steigt langsam, da dieses Programm tatsächlich noch weiterentwickelt wird.

Viele Grüße,

bfit

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Gelöschter Nutzer — Fri, 19 Mar 2021 14:01:14 GMT

Ich/wir bleiben am Ball.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

vogtsburger — Fri, 19 Mar 2021 14:41:38 GMT

@jjunker schrieb:
... wie so manches Mal sprechen Sie zumindest für mich in Rätseln ...

... ich bemühe mich, verständlich zu schreiben, aber es gelingt mir anscheinend nicht immer ...

... aber damit muss ich leben ... 😉

... vermeide ja auch schon eine Weile, Ihre Beiträge zu kommentieren ...

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

andreashofmeister — Fri, 19 Mar 2021 15:21:34 GMT

@vogtsburger schrieb:

@jjunker schrieb:
😉
... vermeide ja auch schon eine Weile, Ihre Beiträge zu kommentieren ...

Das ist ein sehr guter Entschluss! Klasse!

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

jjunker — Mon, 22 Mar 2021 12:33:41 GMT

die letzten Beiträge waren ja eher mehr als weniger off Topic. -->

Jemand neben sauberer Verschlagwortung noch andere Tipps?

Gibt es ggf. eine OCR Volltextsuche? 500 PDFs und ich gebe nur das Suchwort ein und bekomme alle Dokumente in denen das Suchwort angezeigt wird. 😎 Das wäre die Wunschvorstellung.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

einmalnoch — Mon, 22 Mar 2021 12:57:49 GMT

@jjunker schrieb:
die letzten Beiträge waren ja eher mehr als weniger off Topic. -->
Jemand neben sauberer Verschlagwortung noch andere Tipps?

Gibt es ggf. eine OCR Volltextsuche? 500 PDFs und ich gebe nur das Suchwort ein und bekomme alle Dokumente in denen das Suchwort angezeigt wird. 😎 Das wäre die Wunschvorstellung.

Ja, gibt es, bringt aber wenig.

Die OCR erkennt schon recht gut, es nützt aber ohne vernünftige Gruppierung und Sortierung wenig, außerdem müssen die falschen Treffer (hier in der Community auch gerne mit ***bleep*** gekennzeichnet) zusätzlich aussortiert werden. Nun kommt die Kür hinzu, es sollte dann im PDF Dokument die Fundstelle angezeigt werden. Dies führt zu eine DoppelOCR, einmal im Dokument beim Scannen und einmal in der DMS Datenbank zum schnellen Suchen.

Die Suche sollte dann auch noch alle bekannten Suchmasken wie *, ?, ö oder oe usw. beherrschen. Intelligente Ablagestruktur dürfte am Ende für die tägliche Arbeit effizienter sein. Oder mach die OCR keine Fehler?

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

thenmichael — Mon, 22 Mar 2021 14:18:39 GMT

Hallo,

die Volltexterkennung geht natürlich. Nützt aber nicht bei tif-Dateien.

Ich denke eine saubere Verschlagwortung mit fest definierten Kürzel und Jahrgang ist am besten.

Außerdem, wie finde ich denn einen Bescheid in Papierform, wenn er im falschen Mandantenordner ( damit meine ich noch den alten Leitz-Ordner) abgelegt wurde. Ein gewisses Restrisiko gibt es immer.

Schönen Gruß

Michael Then

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Mar 2021 14:21:06 GMT

"Nützt aber nicht bei tif-Dateien."

Warum nicht? DMS (alt) hat die auch alle in den Index geschoben. (neu) nicht mehr?

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

thenmichael — Mon, 22 Mar 2021 14:36:07 GMT

Hallo,

bei mir werden mit der Volltextsuche nur Begriffe innerhalb der Dokumente erkannt die z.B. ein pdf-/ word- /etc-Dokument sind.

Dokumente in tif werden nicht erkannt. Hier wird nur der Beschreibungstext erkannt.

Habe die Dokumentenablage.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

siro — Mon, 22 Mar 2021 14:39:48 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Warum nicht? DMS (alt) hat die auch alle in den Index geschoben. (neu) nicht mehr?

Doch, klar geht das weiterhin:

Automatische Texterkennung mit DATEV DMS und der integrierten OCR-Volltexterkennung
DATEV DMS ermöglicht eine komfortable und schnelle Dokumentenrecherche über den gesamten DATEV DMS Dokumentenbestand mit der integrierten OCR-basierten Volltexterkennung.
Dabei erkennt DATEV DMS mit der OCR-Volltexterkennung automatisch die Inhalte von allen in DATEV DMS gespeicherten Dokumenten und ermöglicht somit eine Volltextsuche in allen Dokumenten. Dabei wird auch die Volltextsuche nach Inhalten in Bilddateien (JPEG, TIFF etc.), PDF-Dokumenten und Microsoft-Office-Dokumenten ermöglicht und vereinfacht – auch in gescannten Bilddateien.
Die eingegebenen Suchbegriffe markiert das Programm farbig. Die automatische Texterkennung funktioniert auch bei Dateien im PDF-Format – allerdings ist in ihnen, ebenso wie in Office-Dokumenten, keine Farbmarkierung möglich.
Die OCR-Volltexterkennung in DATEV DMS erkennt die Textbausteine in gescannten oder fotografierten Dateien zuverlässig, schlüsselt sie auf und legt sie anschließend in der Volltextdatenbank des Programms ab. Möchten Sie mehrere Dokumente in der Datenbank ablegen, reiht das Programm sie in eine Warteschlange ein und arbeitet sie seriell ab. Nutzer mit Administrator-Rechten können die Warteschlange einsehen und weitere Dokumente hinzufügen. Erst wenn ein Dokument in der Datenbank gespeichert ist, hat der Benutzer die Möglichkeit, es per OCR-Suche zu finden.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

einmalnoch — Mon, 22 Mar 2021 14:39:57 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
"Nützt aber nicht bei tif-Dateien."

Warum nicht? DMS (alt) hat die auch alle in den Index geschoben. (neu) nicht mehr?

DMSclassic nutzt bei tif Dateien in der OCR eine Positionsbeschreibung um dann in der Anzeige des RichClients (Doppelklick auf das Dokument) den Suchbegriff zu markieren. Die Anzeige des Arbeitsplatzes zeigt die Marlkierung nicht mehr an.

Außerdem klappt das natürlich nur bei zugebuchter OCR (in DMSclassic).

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Mar 2021 15:21:42 GMT

An die gesuchte Position kann man ins DMS neu aber immer noch springen.

Egal ob PDF oder TIF. Nur haben wir TIF selten genutzt und mittlerweile (fast) gar nicht mehr.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

thenmichael — Mon, 22 Mar 2021 15:20:52 GMT

Hallo,

ich denke das liegt daran, dass ich die digitale Dokumentenablage nutze und kein DMS.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

martinkramer — Mon, 22 Mar 2021 15:30:41 GMT

Das ist einer von vielen Gründe für die Entscheidung für DMS: OCR und Ablage-Knigge, damit die Dokumente auffindbar und die Ablage einheitlich sind. Die Originaldokumente werden nicht bei uns in der Kanzlei aufbewahrt (wir haben gar keine Ordner mehr...) und das funktioniert auch bereits mit der Dokumentenablage sehr gut, aber die Ablage mit der Dokumentenablage ist einfach ein Zeitfresser. Digitalisierte Ablage ohne OCR macht aber wenig Sinn.

Eigentlich ein Jammer, dass hierfür auf absehbare Zeit keine (funktionierende) KI zum Einsatz kommt, weil man bei der Ablage enorm viel Zeit sparen könnte.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

s_seibold — Wed, 24 Mar 2021 11:40:33 GMT

@Gelöschter Nutzer

Ich arbeite mit EO comfort. Nach Ablage des Dokuments notiere ich die DMS-DokID auf dem Print-Original.

@ DATEV: IDEAS

Wie aufgeführt notiere ich die DMS-DokID auf dem Print-Original. Hierzu filtere ich in der DMS nach "heute abgelegt". Das finde ich sehr umständlich. Einfacher wäre es,

1. Alt.: mit der Ablage die DMS-DokID in den vorläufigen Posteingang mit einzustellen. So könnte ich mit der Festschreibung des Posteingangs gleichzeitig die DokID notieren.

2. Alt.: Im Dokumentenkorb eine Struktur einrichten, in der die abgelegten Dokumente incl. der DMS-Daten, insbes. der DokID, zur Ansicht bereit stehen.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

Nina_Schlee — Fri, 26 Mar 2021 06:53:39 GMT

Guten Morgen @s_seibold

Ihre Idee können Sie direkt in DATEV Ideas 💡 posten.

Dort haben Sie die Möglichkeit, eigene Ideen einzugeben sowie bestehende Ideen zu bewerten und zu diskutieren.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

s_seibold — Fri, 26 Mar 2021 08:43:38 GMT

@Gelöschter Nutzer

Auch ich nutze den Ablage Knigge professionell. Dennoch notiere ich mir die DokID. Die DokID ist mir u. a. beim Postausgang der Printunterlage hilfreich um schnell die Verknüpfung zum DMS-Dokument herzustellen.

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

chrisocki — Fri, 26 Mar 2021 10:12:18 GMT

Hi,

ich hab den Thread erst jetzt gelesen, ggf. interessiert die Antwort dennoch...

@Gelöschter Nutzer schrieb: ich wollte einmal eine Frage an die Community stellen, wie ihr sicherstellt, dass alle digitalisierten Unterlagen auch immer auffindbar bleiben.

Schwierig. Da kommt es immer auf das Gesamtkonzept an. Bei meinem vorherigen AG (Kanzlei) haben wir uns letztendlich bewusst gegen DATEV DMS classic (war damals der aktuelle Stand) entschieden. Der Drittanbieter konnte hier flexibler auf unsere Anforderungen eingehen.

Anforderungen waren z.B. eine durchgängige Nutzung von QR-/Barcodes für Schriftguterstellung als auch eingehenden Schriftverkehr. Da hat seinerzeit DATEV direkt "einen Haken" dran gehabt. Geht nicht. Geht auch heute nicht.

Schriftguterstellung:

Wir haben vor Einführung des DMS eine Eigenentwicklung für die Schriftguterstellung gehabt. Diese wurde erweitert, sodass ein Zugriff auf die DATEV-Stammdaten möglich war, eine fortlaufende Dokumentennummer vergeben (diese wurde als Text und als QR-Code in dem neuen Dokument eingebettet) und alle Informationen mit einer XML-Datei und Office-Datei an das DMS übergeben wurde.

Das galt auch für Formulare wie VDB-Vollmacht. Wenn der unterschriebene Rückläufer im Posteingang gescannt wurde, wurde vom DMS anhand des QR-Codes eine direkte Zuordnung und Versionierung durchgeführt.

Bei dem Postausgang sah der Prozess vor, dass der komplette Schriftsatz inkl. Anlagen final gescannt wurde, mit dem QR-Code lag dieser dann als eigene Version direkt an dem Dokument. Somit war auch sichergestellt, dass der Schriftsatz im System war, der das Haus verlassen hatte.

Eingehende Dokumente:

Jedes Dokument wurde mit einem Barcodeaufkleber ausgestattet und direkt gescannt. Über den Barcode war dann auch eine durchgehende Versionierung von Folgescans innerhalb des DMS möglich. Wenn also auf dem Schriftstück eine handschriftliche Ergänzung erfolgte, konnte mit einem Scan diese auch dem Ursprungsdokument direkt zugeordnet werden (automatisch von dem System).

Vom System erkannte QR-/Barcode haben zudem als Dokumententrenner fungiert. Erste Seite mit QR-Code, auf den folgenden 5-Seiten kein QR-/Barcode = 6-Seiten Dokument. Seite 7 mit einem Barcode = neues Dokument.

Somit konnten auch 40 Seiten als Stapel auf den Scanner durchgezogen werden. Die Trennung übernahm das System automatisch anhand der QR-/Barcodes.

Zwischen Dokumenten konnten zudem logische Verknüpfungen auch über Mandanten hinweg gesetzt werden. So waren Vorgänge in Mandantengruppen darstell- und auffindbar.

Mit "Fummelei" waren auch in Excel Verknüpfungen zu anderen Excel-Dateien (innerhalb von Formeln) möglich. Soweit ich es in Erinnerung hatte, wurde das aber tatsächlich nur selten und nur von Powerusern genutzt.

Sonstige Dokumente:

Wenn Dokumente per Drag&Drop abgelegt wurden, haben diese eine eigene DokNummer bekommen. Leider waren bei diesen nicht die QR-Codes nachträglich einbettbar. Irgendwas ist ja immer...

Klar war, dass es bei der Ablage dann auch auf den einzelnen Mitarbeiter ankam. Aber wenn ein Papier mit einem QR-/Barcode auf dem Schreibtisch lag, konnte mit dem Klartext auch das Dokument im System gefunden werden (auf dem Barcode-Aufkleber war noch zusätzlich im Klartext die Dokumentennummer).

Die Dokumentennummern hatten einen Präfix. Somit war anhand der Dokumentennummer schon erkennbar, ob Posteingang, Schriftguterstellung oder sonstiges Dokument (Ablage von E-Mail o.ä.).

Das Alles wie gesagt, nicht mit DATEV...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Edith: DATEV hat anscheinend diese Funktion auf dem Plan... DATEV-Ideas QR-Code

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

SonjaDa — Fri, 26 Mar 2021 11:10:26 GMT

Hallo zusammen,

ich antworte mal zum Thema, aus Sicht des Sekretariats:

Es ist leider so dass ab und an zu falschen Bearbeitern abgelegt wird.

Was unbedingt stimmen muss ist die Stammdatenpflege. Also achten Sie darauf das zu den Mandanten die Zuständigkeiten auf dem aktuellen Stand sind.
Außerdem sollten alle Mitarbeiter in der Lage sein eine kurze Mitteilung an das Sekretariat zu schicken, wenn in den Dokumenten zur Erledigung falsche Dokumente landen. Die gehen ja nicht verloren.

"Liebe Sekretärin, Du hast mir Dok..Nr.: 123456 zugeordnet. Dies ist nicht richtig. Bitte ordne es Mitarbeiter XY zu/ Bitte überprüfe wer zuständig ist."

Zur Not kann man auch immer noch nach dem Dokumentendatum oder dem Posteingangsdatum suchen sollte mal was ganz "weg" sein. (Weg ist es ja nie!)

Und immer bedenken: im Sekretariat sitzen keine Steuerfachleute. Ein eindeutiger Knigge sollte also eingerichtet und erklärt worden sein.

Auf die Barcodefunktion würde ich mich allerdings freuen.

Viele Grüße

Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

NadimBhatti — Fri, 26 Mar 2021 11:44:51 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:

GuE-Bescheid für Grdstcks. GbR A+B wird in Grdstcks. GbR A+B+C versehentlich abgelegt oder es wird bei der Archivierung einfach die MdNr. vertauscht (12031 <> 12013).

Dieses Dokument ist dann nie wieder auffindbar.

Mal "doof" eingeworfen: im Regelfall kommt so ein Dokument doch als "offen" oder "zu erledigen" in DMS an. Irgendwer hat demnach ein aktives ToDo und muss das Dokument sichten. Spätestens hier sollte doch auffallen, dass die Mandantennummer o.ä. nicht korrekt ist/sind.

Wir haben das (leider) jahrelang praktiziert, dass wir total stumpf die DMS-Dok-Nr. auf dem Original notiert haben. Ich bin froh, dass ich alle von der Schwachsinnigkeit dieses Prozesses überzeugen konnte. Ich halte das für eine reine ABM.

Lieber nochmal alle Mitarbeiter für die Dokumentenfilter sensibilisieren.

P.S.: wir haben auch DMS classic im Einsatz - wegen diverser Unzulänglichkeiten sehe ich den Umstieg das DMS neu ab nicht zwingend als Nachteil an.