Thema "PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich" in Office Management

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

d_kuehn — Mon, 15 Mar 2021 15:48:25 GMT

Mir ist schon länger aufgefallen, dass der PDF-Export von Dokumenten aus LEXinform relativ groß ist.

Selbst einseitige PDF-Dateien sind > 1MB. Ist das nur bei uns so oder eine übliche Dateigröße bei PDF-Exporten aus LEXinform?

VG DK

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

einmalnoch — Mon, 15 Mar 2021 16:29:36 GMT

Das habe ich auch einmal überprüft, 6 Seiten Export = 1,8 MB. Druck mit SkyPDF = 95 Kb, Druck mit anderem PDF Drucker = 29 Kb. Letztere ohne Qualitätseinbußen.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

martinkramer — Mon, 15 Mar 2021 16:44:14 GMT

Die Dateigröße ist definitiv nicht notwendig. Wir erzählen den Mandanten in Schulungen, wie man die Dateigröße für DUO reduziert, und wenn wir Literatur aus LEXinform zusenden, sind diese im MB-Bereich. Das ist nicht professionell, daher reduziere ich die Dateigröße, bevor ich die Datei zusende. Könnte man aber auch eleganter lösen, liebe DATEV 😉.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

metalposaunist — Mon, 15 Mar 2021 19:58:17 GMT

Aber den Link, ganz ohne PDF Export oder ähnliches, weil LEXinform wie die Info-DB doch eine Browseranwendung ist, kann man nicht weiterleiten, weil man für die Nutzung einen Vertrag braucht?

Letztens hat eine Kollegin auch eine PDF Datei via E-Mail an 145 Kollegen geschickt, obwohl www.datev.de/info-db/ ausgereicht hätte ... Das geht in diesem Fall aber nicht, richtig?

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

martinkramer — Tue, 16 Mar 2021 07:34:57 GMT

@metalposaunist Gute Frage, ich denke, das klappt eher nicht. Ich sende die Dateien in der Regel aber auch nicht per E-Mail, sondern lege sie in unsere Mandantencloud ab, insbesondere Mandantenbroschüren zu aktuellen Themen.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

Andreas_Bischof — Mon, 22 Mar 2021 14:11:54 GMT

Sehr geehrter Anwender,

für die Anzeige von Dokumenten wird die DATEV-Hausschrift "Compatil DATEV" verwendet. Aus lizenz-technischen Gründen darf diese Schriftart auf Kundensystemen nicht installiert werden. Daher wird die Schriftart "Compatil DATEV" beim PDF-Export in die Datei eingebettet und führt so zu einer erhöhten Dateigröße.

mit freundlichem Gruß,

Andreas Bischof

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martinkramer — Mon, 22 Mar 2021 14:32:59 GMT

Technisch habe ich es verstanden. Aber kundenfreundlich finde ich es nicht.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Mar 2021 14:41:59 GMT

Hallo Herr Bischof,

machen das Ihre Mitbewerber, die Datenbanken anbieten, auch so? Ich finde es schon immer merkwürdig, wenn ein angezeigtes Online Lexinformdokument als PDF in der Schriftart umgesetzt wird. Bisher dachte ich, dass damit dann eine Standardschrift ins Spiel kommt... nee, aber Datev macht das lieber hübscher und bettet in ein PDF eine zweite nicht lizenzfreie Schrift ein, die das PDF aufbläht .. eigentlich gibt es doch genug Standardschriften, es muss ja nicht Courier sein.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

metalposaunist — Mon, 22 Mar 2021 17:01:14 GMT

@Andreas_Bischof: Das heißt, DATEV wird alles so belassen, wie es ist und überlegt technisch auch nicht es anders umzusetzen? Im DUO Bereich gilt nach wie vor "wie bekommen wir Scans so klein wie möglich aber bestmöglich lesbar" und hier "verschwendet" DATEV dann um das 19-fache Speichervolumen? Hm. Inkonsequent.

Zumal ich das auch als "validen Weg" bezeichnen würde. Drucken ist 🤢 aber ein PDF draus machen ist ja nun nicht unüblich. Zumal LexInform nicht wie die Info-DB öffentlich ist, oder? Sodass man statt einer PDF einen Link verschicken könnte (siehe Post #4).

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

einmalnoch — Mon, 22 Mar 2021 17:34:22 GMT

@Andreas_Bischof schrieb:
Sehr geehrter Anwender,

für die Anzeige von Dokumenten wird die DATEV-Hausschrift "Compatil DATEV" verwendet. Aus lizenz-technischen Gründen darf diese Schriftart auf Kundensystemen nicht installiert werden. Daher wird die Schriftart "Compatil DATEV" beim PDF-Export in die Datei eingebettet und führt so zu einer erhöhten Dateigröße.

mit freundlichem Gruß,
Andreas Bischof

@Andreas_Bischof,

wenn dem denn so wäre. Die genannte Schrift wird nicht in den PDF-Export eingebunden. Bei einem Export in Word wird eine Bearbeitung blockiert, wird das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird die nicht lizenzierte Schriftart ersetzt. Die Word Datei hat eine Größe von rd. 4,8 MB. Wird das Dokument als PDF exportiert kommt eine Dateigröße vom 1,8 MB auf die Platte, eingebettete Schriftarten sind SegoeUI in 2 Schnitten, SymbolMT, TimesNewRomanPSMT und Verdana. Entferne ich alle eingebetteten Schriftarten aus dem Dokument erhalte ich eine Datei von 66 KB und das ohne Qualitätseinbußen.

Sollte jetzt die Option "Ablegen im Dokumentenmanagement" gewählt werden füllt sich der Bestand reichlich schnell.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

ManfredLener — Mon, 22 Mar 2021 17:37:07 GMT

@metalposaunist schrieb:
Aber den Link, ganz ohne PDF Export oder ähnliches, weil LEXinform wie die Info-DB doch eine Browseranwendung ist, kann man nicht weiterleiten, weil man für die Nutzung einen Vertrag braucht?

Ich denke, es ist nicht gewollt, dass die Inhalte verschickt werden. Berechtigte sollen sich legitimieren und dürfen dann lesen...

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

metalposaunist — Mon, 22 Mar 2021 18:00:40 GMT

@einmalnoch schrieb:
Sollte jetzt die Option "Ablegen im Dokumentenmanagement" gewählt werden füllt sich der Bestand reichlich schnell.

Naja, das würde ich wiederum nicht tun. Was online ist, kann da bitte auch bleiben. Ich muss nur dran kommen. Reicht schon, wenn "ein" Anbieter das Internet archiviert 😁: Internet Archive

@ManfredLener: Wobei wir wieder beim nächsten Thema wären: DATEV Tabellen und Informationen mobil 2020 Als Beispiel. Geht technisch in eine ähnliche Richtung.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

einmalnoch — Tue, 23 Mar 2021 07:19:53 GMT

@metalposaunist schrieb:
@einmalnoch schrieb:
Sollte jetzt die Option "Ablegen im Dokumentenmanagement" gewählt werden füllt sich der Bestand reichlich schnell.
Naja, das würde ich wiederum nicht tun. Was online ist, kann da bitte auch bleiben. Ich muss nur dran kommen. Reicht schon, wenn "ein" Anbieter das Internet archiviert 😁: Internet Archive

Fast richtig und nur gültig wenn das Dokument nur als Hinweis oder Nachschlagewerk benötigt wird. Es ist häufig notwendig sich Notizen, Markierungen o. a. am, im oder zum Dokument zu machen. Dafür wird das Dokument im DMS benötigt. Außerdem heißt es ja so schön "Do everything in one place" und nicht "Such, wo Du Deine Informationen versteckt haben könntest".

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

metalposaunist — Wed, 21 Apr 2021 18:22:36 GMT

Hallo an alle 👋, die sich hier beteiligt haben. @steuerkanzleischuster war so freundlich und hat eine DATEV Idea draus gemacht 😀: Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

Jetzt kann man auch offiziell dazu abstimmen und voten 😎.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

ch_h_ — Thu, 22 Apr 2021 07:33:49 GMT

Ich habe dort abgestimmt und auch weiter kommentiert.

Die Sache mit der individuellen Schriftart ist diskussionswürdig. Selbst bei Einbettung von individuellen Schriftarten lassen sich solch aufgeblasene Dateien nur eingeschränkt erklären. Und offen gesagt: effiziente Schriftarten haben andere Fußabdrücke. Mehr als 50 bis 150 KB für eine Schriftart deuten darauf hin, dass die Schriftart im Alltag ungeeignet ist. Grafische Broschüren, Flyer, die in den Druck gehen oder Speisekarten: von mir aus. Aber nicht in Wissensdatenbanken.

Für mich ist das hier ein weiteres Beispiel dafür, wo die Prioritäten bei der DATEV liegen. Man ist völlig vom Weg abgekommen.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

ch_h_ — Thu, 22 Apr 2021 07:58:28 GMT

@metalposaunist schrieb:
@einmalnoch schrieb:
Sollte jetzt die Option "Ablegen im Dokumentenmanagement" gewählt werden füllt sich der Bestand reichlich schnell.
Naja, das würde ich wiederum nicht tun. Was online ist, kann da bitte auch bleiben. Ich muss nur dran kommen. Reicht schon, wenn "ein" Anbieter das Internet archiviert 😁: Internet Archive

Zu der obigen Aussage möchte ich noch etwas ergänzen. Aus Administratorsicht für bspw. die Info-DB mit den dortigen technischen Inhalten stimme ich zu.

Aus Steuerberatersicht und wenn es um LEXinform geht, stimme ich überhaupt nicht zu. Wenn ich auf Basis von am Tag X geltenden Rechts einen Sachverhalt beurteile, dann möchte ich die Basis für mein Urteil unveränderlich ablegen. Recht ändert sich. Und wenn man sich nur aktuell i.S. Corona-Hilfen in den diversen Ausprägungen anschaut, wie absurd schnell und teils "heimlich" sich Recht ändert (was ja heutzutage zum Teil nur noch in "FAQs" statt auf seriösen Wegen mit dokumentierten Änderungen veröffentlicht wird), weiß man es zu schätzen, wenn man sich später darauf berufen kann, dass zum Zeitpunkt einer Beratung die Rechtslage sehr wohl so war, wie man sie damals vorgefunden hat. Da ist ein revisionssicher aufbewahrter Nachweis ein Segen. Jede(r), der in den letzten 12 Monaten vor den geschilderten Hintergründen den erhobenen Zeigefinger mit dem Hinweis "das steht da so aber nicht" von allwissenden Beamten/Beamtinnen zu hören bekommen hat, weiß ein Lied davon zu singen.

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

Joshua_Erich — Fri, 23 Apr 2021 08:48:01 GMT

Hallo @d_kuehn und an alle Beteiligten des Threads,

vielen Dank für Ihren Verbesserungsvorschlag. Sie haben absolut Recht. Die Dateigröße der *.pdf Exporte von Dokumenten ist nicht angemessen.

Wir haben die generierten Dateien analysiert. Dabei haben wir festgestellt, dass auch ungenutzte Glyphen bzw. Zeichen der Schriftarten eingebettet wurden. Das Export-Modul wurde angepasst. Die Änderung am Export-Modul ist bereits an die Qualitätssicherung übergeben worden.

Beispiel am Dokument 0908003 (23 Seiten).

Vor der Änderung ergab sich eine Dateigröße von ca. 1,8 MB.
Nach der Änderung ergibt sich eine Dateigröße von 144KB.

Die Änderung wirkt sich auf die Export Funktionalität in LEXinform (installierte und Online-Version) sowie im DATEV Hilfe-Center aus.

Daher können wir mit dieser Änderung die DATEV Idea von @steuerkanzleischuster ebenso direkt verwirklichen.

Ich melde mich nochmals, sobald die Änderung ausgerollt wurde und Ihnen zur Nutzung zur Verfügung steht.

Vielen Dank an alle hier im Thread Beteiligten.
Ihnen und der gesamten Community wünsche ich ein angenehmes Wochenende

Joshua Erich

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

Joshua_Erich — Thu, 29 Apr 2021 16:18:56 GMT

Hallo,

heute wurde die Änderung am Export Modul ausgerollt und steht produktiv in LEXinform sowie im DATEV Hilfe-Center zur Verfügung.

Die als *.pdf exportierten Dokumente weisen nun wesentlich geringe Dateigrößen auf.

Über Feedback freuen wir uns jederzeit.

Viele Grüße,

Joshua Erich

PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

einmalnoch — Thu, 29 Apr 2021 16:28:21 GMT

@Joshua_ErichTop, vielen Dank👍

Aber warum denkt in der Entwicklung keiner vorher über solche Auswirkungen nach?