Thema "4-Augen-Prinzip E-Mail-Versand aus DocOrg" in Office Management

4-Augen-Prinzip E-Mail-Versand aus DocOrg

soro — Fri, 26 Feb 2021 11:44:00 GMT

Gibt es eine Möglichkeit von Mitarbeitern vorbereitete E-Mail durch den Berufsträger, vor dem Versand per Outlook, freigeben zu lassen?

4-Augen-Prinzip E-Mail-Versand aus DocOrg

agmü — Fri, 26 Feb 2021 14:18:09 GMT

Ich würde sagen: NEIN.

Es wäre mir nicht bekannt, dass in der DokAblage eine solche Funktion verbaut ist.

Ob das DMS diese Funktion bietet, kann ich nicht sagen, da ich dieses nicht nutze. Ich vermutet jedoch, dass es auch dort nicht funktioniert, da Sie sich in Outlook und damit außerhalb der DATEV-Software befinden.

4-Augen-Prinzip E-Mail-Versand aus DocOrg

Gelöschter Nutzer — Fri, 26 Feb 2021 14:51:42 GMT

Als Entwurf (unter Outlook) speichern, prüfen lassen, senden!
Machen wir so, klappt so!

4-Augen-Prinzip E-Mail-Versand aus DocOrg

vogtsburger — Fri, 26 Feb 2021 15:12:52 GMT

@Gelöschter Nutzer ,

.... das ist aber nur eine Notlösung und ziemlich fehleranfällig.

.... die betreffende EMail ist auch schnell mal versehentlich versandt ('entwischt') anstatt als Entwurf gespeichert ...

... oder die E-Mail-Signatur stimmt nicht

... oder andere Nickligkeiten ...

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Gelöschter Nutzer — Mon, 01 Mar 2021 07:30:41 GMT

Bei uns hat das so immer geklappt und klappt seit 30 Jahren! Alles nur eine Frage der Organisation!

Wer versehentlich eine Mail vor Prüfung absendet, tut dies ggf. auch in anderen Systemen.

In kniffligen, umfangreichen oder prekären Fällen wird per sé nicht einfach ein Text in die Mail geschrieben (oder ganz auf Mail verzichtet). Hier hat es sich bewährt zunächst einen normalen Brief zu schreiben, der dann nach Kontrolle der Mail angehängt wird.

Sollte es dennoch bei der Mail bleiben, kann der Inhalt auch zunächst in ein Word-Dok eingetippt werden, dass dann zur Kontrolle weitergegeben wird, nach Abzeichnung, Copy und Paste, fertig ist die Mail.

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vogtsburger — Mon, 01 Mar 2021 07:54:14 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
... Alles nur eine Frage der Organisation! ...

... stimmt, aber dann ist es eben eine vorwiegend organisatorische Lösung und keine edv-technische Lösung

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Gelöschter Nutzer — Mon, 01 Mar 2021 08:42:05 GMT

Es ist schon eine EDV-technische Lösung (Outlook, Word etc.), aber eben keine von DATEV vorgegebene via Dokumentenverwaltung / Aufgaben / Freizeichnung o.ä.. In der Fragestellung wird nicht explizit nach einer automatisierten bzw. softwaregestützten Möglichkeit / Lösung gefragt.