Thema "DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr" in Office Management

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

JP-Ze — Wed, 27 Jan 2021 07:47:08 GMT

Guten Tag,

wenn wir bei der Ablage eines Dokumentes das Veranlagungsjahr erfassen (=Pflichtfeld), dann erscheint das Veranlagungsjahr automatisch auch in der Beschreibung und ist somit immer doppelt:

Beispiel: Arbeitspapiere 2019 2019

Kann man das an ändern?

Vielen Dank
JP-Ze

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

einmalnoch — Wed, 27 Jan 2021 07:56:21 GMT

DMSclassic oder DMS neu?

Knigge im Einsatz?

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

JP-Ze — Wed, 27 Jan 2021 08:48:27 GMT

Wir haben DMS neu und der Knigge ist im Einsatz ...

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

einmalnoch — Wed, 27 Jan 2021 09:09:15 GMT

Dann mal Spekulationsmodus (in der Hoffnung, dass der Knigge in Neu ebenso wie in classic arbeitet).

Es ist möglich im Kniggeeintrag das Jahr mit zu übernehmen, wird also im Feld Betreff_Ergänzung das Jahr ergänzt wird durch die Kniggevorschrift dann der "Betrefftext" aus der Kniggeautomatik um das Feld "Betreffergänzung" und "Jahr" erweitert. Wird jetzt in "Betreffergänzung" das Jahr eingegeben ist es doppelt drin. Oder es liegt schlicht ein Fehler in der Definition des Kniggeeintrags vor.

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

JP-Ze — Wed, 27 Jan 2021 12:03:26 GMT

Super, vielen Dank … den Eintrag im Knigge konnte ich korrigieren.

Bei Neuanlage eines Dokumentes ist jetzt nur 1x das Jahr zu sehen.

Gibt es evtl. auch eine Möglichkeit, alle Dokumente, die das doppelte Jahr haben, auf einen Schlag zu ändern?

Über "Massenindexierung" kann ich auf das Feld "Ablage-Knigge" nicht zugreifen.

Viele Grüße

JP-Ze

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

einmalnoch — Wed, 27 Jan 2021 12:21:13 GMT

Spontan wüsste ich da keine Lösung und testen kann bei classic klappen, bei Neu dann nicht unbedingt.

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

ilicht — Thu, 11 Feb 2021 08:58:05 GMT

Guten Tag,

kann man das Dokumentdatum nicht im Ablage-Knigge vorbelegen lassen, z.B. auf das heutige Datum?
Ich hätte gerne immer das Tagesdatum im Datumfeld.

Das Veranlagungsjahr könnte man auch vorbelegen, wobei ich mir auch nicht ganz sicher bin, ob ich heute lieber 2019, 2020 oder 2021 vorbelegt haben möchte 😉

Viele Grüße!

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

Nina_Schlee — Mon, 15 Feb 2021 10:42:31 GMT

Hallo @ilicht

bisher ist es nur möglich, das Datum bei einem über die Schriftguterstellung erstelltes Dokument und beim Ablegen einer E-Mail vorzubelegen.

Letzteres kann in DMS eingestellt werden. Mehr dazu in diesem Infodokument .

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

ilicht — Mon, 15 Feb 2021 10:53:49 GMT

Herzlichen Dank,

das ist ja einfach, dann werde ich mich mal um die Zugriffsrechte für die DMS-Version 11.3 und die Installation kümmern...

Viele Grüße!

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

bfit — Mon, 15 Feb 2021 11:19:10 GMT

Moin Frau Schlee,

da bei mir seit Neuestem das Datum bei der Ablage einer Mail nicht mehr vorbelegt wird, habe ich jetzt versucht der Anleitung im von Ihnen verlinkten Infodokument zu folgen. Ich scheitere aber an zwei Punkten:

1. Mein Fenster unter DATEV DMS / Extras / Einstellung sieht wie folgt aus:

Das Kontrollkästchen "E-Mail-Datum als Dokumentdatum vorbelegen" finde ich dort nicht.

2. Da als Voraussetzung in dem Dokument steht, dass man in der DATEV Rechteverwaltung das Recht DATEV / DMS / Einstellungen haben muss, habe ich versucht dies in der DATEV Rechteverwaltung zu kontrollieren. Dort finde ich aber noch nicht einmal das Programm Datev DMS.

Können Sie mir weiterhelfen?

Vielen Dank.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

aschreiber — Mon, 15 Feb 2021 12:36:25 GMT

Hallo,

DMS finden Sie in der Rechteverwaltung unter Eigenorganisation:

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

Nina_Schlee — Mon, 15 Feb 2021 12:37:52 GMT

Moin @bfit

Haben Sie in der Rechteverwaltung schon einmal versucht, über die Suchleiste "DMS" einzugeben? Kommen Sie da zu einem Ergebnis?

Welche Version haben Sie denn installiert?

Nachschauen können Sie das im DATEV Arbeitsplatz unter Hilfe > Info... und unter Komponente DMS eingeben.

Denn die Möglichkeit, das E-Mail Datum vorzubelegen gibt es erst seit DMS 11.3

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

ilicht — Mon, 15 Feb 2021 13:08:42 GMT

Hallo,

mir scheint, die DATEV DMS Version 11.3 wird noch nicht überall ausgerollt.
Wir haben noch kein Zugriffsrecht erhalten.

Mein DATEV-Partner kümmert sich aber bereits darum.

Viele Grüße!

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

Nina_Schlee — Mon, 15 Feb 2021 13:33:20 GMT

Hallo @ilicht

die DMS Version 11.3 befindet sich aktuell noch in der Pilotierung. Die Freigabe erfolgt im April.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

bfit — Mon, 15 Feb 2021 13:37:15 GMT

Hallo Herr Schreiber,

vielen Dank für den Hinweis! Auf EO wäre ich im Zusammenhang mit DMS nie gekommen, was wohl daran liegt, dass ich von DMS classic komme und das Programm DMS immer noch als eigenständig ansehe.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

DMS - Verschlagwortung - Veranlagungsjahr

bfit — Mon, 15 Feb 2021 13:38:46 GMT

Hallo Frau Schlee,

laut Rechteverwaltung habe ich hier die Version 11.23 auf dem Server. Wenn die 11.3 ja auch erst in der Pilotierung ist, ist das ja dann normal.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit