Thema "Rechnung X-format" in Office Management

Rechnung X-format

SabBa — Mon, 21 Sep 2020 05:41:51 GMT

Liebes Forum,

ab dem 27.11.2020 werden von unserem Auftraggeber (Deutsche Bahn) nur noch Rechnungen anerkannt, die im X-Format erstellt sind.

Ist dieses Format bis November in der Auftragswesen Software verfügbar, damit wir unsere Rechnungen versenden können?

Vielen Dank für Eure Antworten.

Sabba

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Gelöschter Nutzer — Mon, 21 Sep 2020 05:46:05 GMT

Wenn das Update 14.0 aufgespielt wird / wurde ja

https://www.datev.de/web/de/o-n/lp/datev-e-rechnung/?stat_Mparam=int_url_datev_erechnung

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Tanja-SYNK — Wed, 11 Nov 2020 11:12:28 GMT

Hallo tu-heggi,

ich habe auch noch eine Frage zu genau dem Thema. Ich stelle grade auf Auftragswesen (DATEV Arbeitsplatz V11.12 mit neuestem Update Auftragswesen V9.12) um. Auslöser war vor allem die X-Rechnung an die Deutsche Bahn.

Allerdings habe ich jetzt erfahren, daß genau die DB die X-Rechnung aus DATEV nicht direkt akzeptiert und wir zusätzlich das Smart Transfer installieren müssen.

Du schreibst jetzt "ab V14 möglich" .. ich vermute hier geht es nicht um das Auftragswesen, sondern ein anderes Tool der DATEV, weil von V14 bin ich ja noch weit entfernt. Habe ich etwas überlesen? Entschuldige, so ganz steige ich noch nicht durch, ist alles noch Neuland für mich.

Wenn das Smart Transfer notwendig ist, dann ist das so .. aber irgendwie widersprechen sich einige Aussagen. Die Bahn sagt "Standard X-Rechnung funktioniert", aber warum soll dann die X-Rechnung aus DATEV nicht funktionieren? Kannst Du mich aufklären. Ich dreh mich im Kreis...

Lieben Dank, Tanja

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Gelöschter Nutzer — Wed, 11 Nov 2020 12:16:21 GMT

Wird Auftragswesen Online eingesetzt ist dies tatsächlich nur in Verbindung mit SmartTransfer möglich. Info kam gestern von Datev rein.

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/gesetzesaenderungen/e-rechnung/e-rechnung-mit-auftragswesen-online/

Beim "normalen" Auftragswesen Programm ist die Funktion ab 14.0 drin

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/gesetzesaenderungen/e-rechnung/

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Tanja-SYNK — Wed, 11 Nov 2020 11:59:33 GMT

Erstmal vielen Dank für die schnelle Antwort .. irgendwo mache ich einen Denkfehler.

Auftragswesen online ist doch das Auftragswesen, welches über den Browser im DATEV Unternehmen online mit aufgeschaltet wird. Das haben wir ja nicht.

Ich habe die Einzelplatzlösung, die über das RZ mit dem UO verbunden wird. Aber eben erst V11.12 bzw. Auftragswesen 9.12. .. (https://www.datev.de/web/de/datev-shop/komplettloesungen/datev-mittelstand-faktura-pro/), also das Mittelstand Faktura compact OHNE Rechnungswesen.

Aber da sind wir lt. DATEV auf dem neuesten Stand (gestern grad Update gemacht) .. eine V14 gibt es da nicht. Und wen ich die DATEV-Mitarbeiterin am Telefon gestern richtig verstanden habe, ist auch die DB das "Problem". Die akzeptieren wohl das X-Rechnungsformat der DATEV nicht. Ich kapiere nur nicht warum... und jetzt hatte ich ein wenig die Hoffnung hier "Gleichgesinnte" zu finden, die dasselbe Problem haben.

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aschreiber — Wed, 11 Nov 2020 12:06:18 GMT

Gemeint ist die Programm-DVD 14.0

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Tanja-SYNK — Wed, 11 Nov 2020 12:12:10 GMT

Ach so 🙈 .. ich konnte das nicht über die DVD installieren. Ich habe das über den ISO-Link bekommen (da mein Surface kein Laufwerk hat). Gibt es da Unterschiede in den Versionen?

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SabBa — Wed, 11 Nov 2020 12:15:02 GMT

Hallo Tanja,

ich habe einen RW Einzelplatz und das Auftragswesen V.9.1.

Ich schreibe auch Rechnungen an die DB.

Die erstelle ich im Auftragswesen und schicke Sie dann als pdf-Anhang an die Rechnungs-Email-Adresse der Bahn in Berlin. Bis Stand heute werden meine Rechnungen akzeptiert.

Es hat geheißen, dass das neue Format bei dem letzten Update installiert worden ist.

Ich bin dann mal gespannt, ob meine Rechnungen dann ab dem 27.11. weiterhin von der Bahn akzeptiert werden.

Gruß SabBa

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SabBa — Wed, 11 Nov 2020 12:20:10 GMT

Hallo Tanja,

lass dich nicht verwirren mit den Programmangaben. Ich habe die DVD 14.0 eingespielt und bei meinem Datev Programm steht 11.1.

Da habe ich extra nachgefragt, dass ist so in Ordnung.

Gruß SabBa

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aschreiber — Wed, 11 Nov 2020 12:25:54 GMT

Nein, da gibt es keine Unterschiede.

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Tanja-SYNK — Wed, 11 Nov 2020 12:31:51 GMT

Hallo SabBa .. ein Gleichgesinnter 🙏

Bis zum 27.11. ist das pdf auch kein Problem, das machen wir auch seit Jahren so. Bisher aus einem CRM-Programm heraus. Aber die Ansage, daß es ab 27.11. eben nicht mehr als PDF/A akzeptiert wird, sondern eben nur noch als X-Rechnung. es wird eine Übergangszeit geben, aber irgendwann ist Schluß.

Das war der Auslöser, daß ich auf DATEV AW umgestellt habe. Das AW Einzelplatz erstellt auch die X-Rechnung, die dann über das RZ der DATEV zur Verfügung gestellt wird, aber O-Ton einer DATEV-Mitarbeiterin gestern "... diese elektronischen Rechnungen werden üblicherweise auch von allen akzeptiert, aus diversen Kundengesprächen der letzten Monate, mussten wir aber feststellen, daß grade die Deutsche Bahn diese nicht akzeptiert. Aus diesem Grunde wurde Smart Transfer erfunden".

Also habe ich das akzeptiert und Smart Transfer in Auftrag gegeben und zeitgleich die Ansprechpartnerin bei der Bahn, die das X-RE-Projekt betreut, darüber informiert, weil ich mir vorstellen kann, daß wir nicht die einzigen mit diesem Problem sind und die hat mir dann folgendes geantwortet:

Das Thema X-Rechnung ist sehr vielschichtig und komplex und die Struktur der XML-Datei einer XRechnung muss programmiert werden. Wenn DATEV bereits die ZUGFeRD-Version 2.0 erzeugen kann, wundert es mich, dass sie hier nicht das XML, welches in dem PDF eingebettet ist prorammtechnisch extrahieren können und separat zur Verfügung stellen können. Aktuell entspricht das XML, welches in der ZUGFeRD-Version 2.0 eingebettet ist der Struktur eine XRechnung.

Problem ist, ich arbeite noch nicht mit AW (bin noch mitten in der Installation) und weiß deshalb nicht, wie das Ergebnis der X-Rechnung aussieht, welches rauskommt. Vielleicht kannst Du mir das ja beantworten? Gibt es ein extrahiertes XML wie die DB es braucht oder nur ein pdf mit eingebetteter XML? ... vielleicht haben wir dann schon die Antwort auf das Problem.

LG Tanja

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Tanja-SYNK — Wed, 11 Nov 2020 12:33:51 GMT

Ok, also DVD V14 = Arbeitsplatz V11 .. dann bin ich da schon mal auf dem Laufenden.

Aber dann verstehe ich die unterschiedlichen Aussagen erst recht nicht.

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Gelöschter Nutzer — Wed, 11 Nov 2020 13:41:37 GMT

Gucken Sie mal was Sie davon betrifft:

https://www.deutschebahn.com/de/geschaefte/lieferantenportal/informationsservice/rechnung-1192410

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Tanja-SYNK — Wed, 11 Nov 2020 14:27:52 GMT

Hallo tu_heggi,

vielen Dank, den Link kenne ich. Daraus ergeben sich ja meine Fragen.

Irgendwo zwischen "DB -> das brauchen wir als elektronische Rechnung" und "DATEV - das liefern wir als elektronische Rechnung" .. liegt der Hund begraben.

Zumindest ist die Aussage von DATEV, dass das was aus dem Auftragswesen kommt und im Rechenzentrum landet, kann von der DB nicht abgeholt oder gelesen werden. Erst das Smart Transfer macht es möglich, die Rechnungen an die DB zu übermitteln.

Meine Vermutung ist die Dar- und Bereitstellung der XML aus dem Auftragswesen, aber genau darauf suche ich die Antwort 🤷‍, weil bei Aussagen wie CEN-Standard oder Prüftool der KOSIT hört mein technisches Verständnis leider auf.

Ich hoffe jetzt noch auf @SabBa und die Möglichkeit herauszufinden, ob eine E-Rechnung (also nicht wie bisher das pdf) von der DB akzeptiert wird. Ich sage derzeit "Nein, nicht ohne Smart Transfer". Aber sicher beantworten kann es eben niemand. Sinnigerweise werden solche Änderungen auch kurz vorm Fast Close der Firmen gemacht, das erhöht den Druck nur minimal 🙄

Aber danke erstmal für Eure Hilfe ... ich hatte gehofft hier die Lösung zu finden.

VG Tanja

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SabBa — Thu, 12 Nov 2020 06:38:51 GMT

Guten Morgen Tanja,

wenn ich meine nächste Rechnung an die DB schreibe, dann schicke ich diese mal nicht als pdf, sondern direkt aus dem Auftragswesen. Ich halte dich auf den laufenden, ob es klappt.

Gruß SabBa

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Tanja-SYNK — Thu, 12 Nov 2020 08:51:38 GMT

@SabBa ... vielen Dank! Das wäre klasse, denn dann wüssten wir ganz genau, wie eine e-Rechnung überhaupt ausschaut, denn mein Steuerberater hat mir gestern einen Hinweis gegeben, weshalb es wohl NICHT funktionieren wird.

Sowohl in dem Link den tu-heggi gepostet hat, als auch in der Mail, die ich von der DB bekommen habe, steht " .. nur die xml-Datei ist an die DB zu senden" und DATEV scheint bei der E-Rechnung aber ein pdf mit eingebetteter xml zu generieren und Auftragswesen kann diese nicht extrahieren .. deshalb braucht man das Smart Transfer.

Ich hoffe, daß ich zu Anfang Dezember spätestens soweit auf DATEV umzuswitchen, wobei ich noch keinen Termin für die Smart Transfer-Installation habe... verständlich, weil dieses Problem mit der extrahierten xml nicht nur die Rechnungssender eiskalt getroffen hat, sondern auch DATEV selbst (so die Aussage von DATEV) und die grade mit den Terminen nicht hinterherkommen.

Let´s stay in contact...

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SabBa — Thu, 12 Nov 2020 11:25:48 GMT

Hallo Tanja,

leider habe ich jetzt keine Rechnung an die Bahn zu schreiben.

Aber ich habe mich jetzt ein bißchen schlau gemacht. Schau dir mal das Dokument 9274939 an.

Dort wird Schritt für Schritt erläutert, wie man bei Auftragswesen eine E-Rechnungserstellung einrichtet.

Ich werde das bei meiner nächsten Rechnung so machen und dann informiere ich dich wieder....

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Tanja-SYNK — Thu, 12 Nov 2020 11:58:48 GMT

Hallo @SabBa .. die Einrichtung ist nicht das Problem. Das ist alles eingerichtet, ich kann e-Rechnungen erstellen ...aber das Ergebnis aus Auftragswesen ist leider nicht DB-konform!

Ich bin inzwischen auch noch etwas schlauer als heute früh, habe bei unserem Steuerberater jemanden ans Telefon bekommen, der DATEV-Fachmann ist und der hat mir jetzt bestätigt, daß DATEV Auftragswesen ein XML-Dokument mit eingebetteter pdf (als andersrum, als ich heute früh geschrieben habe) erzeugt und genau dieses eingebettete pdf. ist das Problem. Die Bahn akzeptiert ab dem 27.11.2020 keine pdf. mehr. Es wird bestimmt eine Übergangszeit geben, aber auch die wird irgendwann enden.

Also wirst auch Du über kurz oder lang das zusätzliche Smart-Transfer benötigen (zumindest wenn Du nicht unter den Bereich "Baurechnungen" fällst oder nur Rechnungen bis 1.000,- € netto schreibst .. in den Bereichen gibt es wohl Ausnahmen.)

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SabBa — Thu, 12 Nov 2020 12:12:41 GMT

Hallo Tanja,

danke für die Info. Ich habe bei meinem Steuerberater nachgefragt, der macht sich jetzt auch schlau.

Ich werde wieder berichten.

Gruß SabBa

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olafbietz — Thu, 12 Nov 2020 12:13:17 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Wird Auftragswesen Online eingesetzt ist dies tatsächlich nur in Verbindung mit SmartTransfer möglich.

Auftragswesen Online ist vom Funktionsumfang für eher kleinere Mandate gedacht. Smart-Transfer ist preisbedingt eher für größere Unternehmen gedacht. Die Kombi ist also weder eine Lösung für kleine, noch für größere Mandate geeignet. Kleineren Unternehmen bleibt nur die Teilnahme an der Pilotphase des neuen Auftragswesen online. 😒

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vogtsburger — Thu, 12 Nov 2020 12:18:31 GMT

bei Software ist es immer besser, wenn der Anwender nur einen Teil der Software-Funktionen benötigt als wenn die Software nur einen Teil der Anforderungen abdeckt.

Bei "Auftragswesen" kommt sehr wahrscheinlich (fast) jedes Unternehmen sehr schnell an die Grenzen der Möglichkeiten (der Software) 😁

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Tanja-SYNK — Thu, 12 Nov 2020 13:07:17 GMT

Hallo Olafbietz, für uns stellt sich die Frage mit dem Smart Transfer und ob eine Kombi Sinn macht gar nicht .. wir sind drauf angewiesen, da wir ansonsten den Kunden DB verlieren oder umsonst arbeiten, weil wir keine Rechnungen mehr stellen können. 🤷‍♂️

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vogtsburger — Thu, 12 Nov 2020 13:57:49 GMT

@Tanja-SYNK ,

.... es sei denn, der Rechnungsbetrag liegt unter 1.000 Euro 😁

... aber wer schreibt schon soooo kleine Rechnungen ?

(... ups, wurde weiter oben schon erwähnt ... sorry)

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Tanja-SYNK — Thu, 12 Nov 2020 14:29:06 GMT

..genau, oder eben "Baurechnungen". Aber bei uns trifft halt beides nicht zu 🤷‍♂️

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vogtsburger — Thu, 12 Nov 2020 19:39:27 GMT

... es soll auch Online-Dienste geben, die normale Rechnungen in XRechnungen konvertieren und an die entsprechenden Empfänger zustellen können.

... Genaueres weiß ich nicht, da ich noch keinen Bedarf dafür hatte ...

Nachtrag:

... es soll auch preiswerte andere Software geben, die mit XRechnungen umgehen kann.

Nur wegen ein paar XRechnungen an die Deutsche Bahn würde ich mir "Auftragswesen" nicht 'antun'.

... aber hier hat jeder andere Erfordernisse und Ansprüche an eine Software

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SabBa — Fri, 13 Nov 2020 06:45:05 GMT

Guten Morgen,

anbei eine Information vom Bauindustrieverband bezüglich der X-Rechnungen an die DB:

1. Fristablauf zur Einreichung anderer Rechnungsformate; FAQ-Liste

Wir möchten nochmals ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Frist zur ausschließlichen Einreichung von Rechnungen im Format „XRechnung“ mit dem 27.11.2020 lt. Verordnung (ERechV) beginnt. Wie wir Ihnen bereits in früheren Rundschreiben mitgeteilt haben, können andere Rechnungsformate ab diesem Datum nicht mehr akzeptiert werden und Sie erhalten dann keine Liquidität mehr. Die Bahn hat zwar für die Prüfung im Einzelfall Lösungshilfen zugesagt, bisher ist aber unklar, ob - und wenn ja - wie diese realisiert werden.

Die Bahn wird für den Umgang mit der X-Rechnung und etwaigen Anforder- ungen eine eigene FAQ-Liste bereitstellen. Wir bitten Sie, diese stets zu berücksichtigen, damit keine Fehler bei der Erstellung der X-Rechnung auftreten, die eine Ablehnung zur Folge haben können. Die DB hat außerdem zugesagt, in einem gewissen Rahmen eine genauere Begründung für die Ablehnung einer Rechnung zu geben, sofern diese unvollständig sein sollte. Bitte verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, dass dies in Ihrem Fall auch zutrifft.

Bitte beachten Sie: Können Sie X-Rechnungen bereits sicher erstellen?
Dann können Sie diese bereits auch vor dem 27.11.2020 an die Bahn über
e-invoicing@deutschebahn.com senden.

Da müssen wir uns bald was einfallen lassen...

Vielen Dank für den Hinweis, dass es andere Software gibt, die Rechnungen in X-Format umwandeln könnten.

Das ist schon mal gut zu wissen.

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vogtsburger — Fri, 13 Nov 2020 08:49:58 GMT

@Tanja-SYNK , @SabBa

... wenn Sie mal eine konkrete eigene XRechnung generieren oder eine fertige Beispiel-XRechnung sehen wollen, könnten Sie das auf der folgenden Internet-Adresse tun oder sich evtl. bei diesem Anbieter unverbindlich registrieren.

https://xrechnungsgenerator.nortal.com/

(.. hatte bisher keinen eigenen Bedarf dafür, daher alles ohne Gewehr und ohne Gewähr 😁)

Das Thema ist aber auch für andere Zwecke interessant

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SabBa — Fri, 13 Nov 2020 09:13:08 GMT

Hallo,

ich habe eine erfreuliche Nachricht.

Soeben habe ich mit der Bahn / Kreditorenbuchhaltung-Rechnungsstelle telefoniert.

Der Herr meinte, dass Rechnungen, die als XMl-Dokument mit eingebetteter PDF erstellt sind,

von der Bahn akzeptiert werden.👍

Zulässige Dateiformate in X-Rechnungen an die Bahn sind: PDF, CSV, PNG, JPEG, Open Text (z.B. TXT)

Also, dann hoffen wir mal, dass ab 27.11. alles akzeptiert wird.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 13 Nov 2020 09:38:18 GMT

Der Herr meinte, dass Rechnungen, die als XMl-Dokument mit eingebetteter PDF erstellt sind,
von der Bahn akzeptiert werden.👍

Das spricht für ZUGFeRD - abwarten wird interessant

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SabBa — Fri, 13 Nov 2020 11:01:34 GMT

Update:

Mein Steuerberater meinte auch, dass das von Datev Auftragswesen erzeugte Format (XML mit eingebetter PDF-Datei) von der Bahn lesbar sein muss.

Die eingebettete PDF Datei bedeutet, dass man es als pdf lesen könnte, wenn man kein xml-Format lesen (öffnen) kann.

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vogtsburger — Sat, 14 Nov 2020 13:37:23 GMT

... es gibt doch sicher auch die Möglickeit, vorab eine Test-Rechnung an die Bahn zu übermitteln.

... im Banking-Bereich müsste ja theoretisch auch alles funktionieren und tut es nicht.

Unternehmen, die Leistungen für Öffentliche Auftraggeber (z.B. für die Deutsche Bahn) erbringen, gehören i.d.R. wohl nicht zu den Kleinunternehmen.

... und o.b. man hier mit einer 'Schmalspur-Software' wie dem Datev-Auftragswesen" auf diesem 'Gleis' fahren kann, halte ich für fraglich oder zumindest ungewiss.

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SabBa — Mon, 16 Nov 2020 07:55:45 GMT

Weiteres Update:

Ein Datev-Mitarbeiter hat mich gerade angerufen:

Die XML-Formate im Auftragswesen (ab DVD 14) werden von der Bahn akzeptiert.

Im Januar kommt die Version 14.1. . Erst bei dieser Version kann man dann Anlagen (eingebettet als PDF) zur XML-Rechnung dazufügen.

Die Smart-Transfer-Software wird nur bei Auftragswesen-Online benötigt.

Also haben wir jetzt alles geklärt und hoffen, dass auch alles so klappt😉

Vielen Dank nochmals für Eure Hilfe und Antworten.

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Buchhaltung_XRec — Thu, 19 Nov 2020 23:35:16 GMT

Hallo Zusammen, ich habe die Beiträge hier gelesen.

Die Deutsche Bahn kann XRechnungen (XML) gemäß der von der KOSIT vorgegeben Spezifikation (wie z.B. Bund und Länder auch) über den E-Mail Kanal empfangen und bearbeiten.

Gemäß der XRechnungsspezifikation können buchungsbegründende Unterlagen in die XML eingebetet werden.

Hier ist alles weiter beschrieben.

Die DB kann schon bereits XRechnungen empfangen

https://www.deutschebahn.com/de/geschaefte/lieferantenportal/informationsservice/rechnung-1192410

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Tanja-SYNK — Thu, 26 Nov 2020 20:03:30 GMT

So, ich habe mich ja lange nicht mehr gemeldet, wollte aber nicht weiter spekulieren, was angeblich gehen soll, sondern abwarten, was wirklich passiert ...

Und was soll ich sagen: Ich habe leider recht behalten, ein Satz mit X, das war wohl nix. Alle Aussagen wie "der sagt, das geht" oder "hier steht, das sollte funktionieren" ... könnt ihr getrost in die Tonne drücken. ES GEHT NICHT! Also die XRechnung schon, aber nicht an die Deutsche Bahn.

Ich habe am Montag eine Testrechnung verschickt, diese wurde bereitgestellt und vom Rechenzentrum abgeholt. Bis heute früh keine Eingangsbestätigung der Bahn. Um 11h bekomme ich folgende Mail aus dem Hause DATEV:

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider konnte folgende Rechnungsnummer: 2020-xxxx an die DB Netzte AG SSC Buchhaltung Deutschland, Elisabeth-Schwarzhaupt-Platz 1, 10115 Berlin, nicht zugestellt werden.

Bitte stellen sie die Rechnung an die Deutsche Bahn per Mail als PDF oder per Post bis zum 27.11.2020 zu.

Der Problem liegt auf Seiten der Bahn, bitte stellen Sie vorerst keine weiteren elektronischen Rechnungen an diesen Kunden. Über das weitere Vorgehen, werden wir sie gesondert informieren.

Ca. 2 Std. später einen sehr kompetenten Herrn aus dem Hause DATEV am Telefon, der wahrscheinlich nie wieder Bahn fährt, weil er grade 250 Kunden telefonisch erklären musste, daß die bereitgestellten X-Rechnungen nicht ausgeliefert werden konnten, da die DB sich hat einfallen lassen, auf "ihren" XRechnungen ein Feld mehr haben zu möchten, als von der gem. KOSIT vorgegebenen Standard-Spezifikation.

Leider hat sich die DB das so kurzfristig einfallen lassen, daß es noch ca. 6 Wochen dauert, bis das programmiert ist. Und solange können keine elektronischen Rechnungen aus dem Auftragswesen an die DB zugestellt werden.

Sollte hier also irgendjemand sein, der bereits eine X-Rechnung erfolgreich zugestellt hat (also nicht gelesen hat, daß es angeblich gehen soll) .. gerne melden.

Also bekommt die Bahn vorerst weiter pdf.´s ...

In diesem Sinne, allen einen schönen 1. Advent!

Tanja

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metalposaunist — Thu, 26 Nov 2020 20:20:01 GMT

@Tanja-SYNK schrieb:
Also die XRechnung schon, aber nicht an die Deutsche Bahn.

you made my day 😂 thank you! Ich fühle mit Ihnen.

Deutschland. Digital. Kaputt. Da fällt einem echt nichts mehr ein. Und dann wundern sich alle, warum deutsche Klassenzimmer noch Stift und Papier haben. Das ist echt arm Deutschland. Kein Wunder, dass es "alles" so umständlich sein muss, wenn es keine gemeinsamen Schnittstellen gibt und wenn es doch Standards gibt, dann welche aus der Reihe tanzen müssen. Unglaublich. Sagt man nichts mehr zu 🤡.

Deutsche Bahn:

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Tanja-SYNK — Thu, 26 Nov 2020 21:46:44 GMT

Ich habe nach dem Telefonat mit DATEV eine freundliche Mail an den großen Verteiler mit allen Empfängern der Deutschen Bahn geschickt, die mir seit 6 Wochen versuchen klar machen, daß ich das Problem wäre und mich mit Standardfloskeln und Links abspeisen ... ich bin beim Absenden um die 10cm gewachsen 😎

Ne im ernst, den Worten der letzten beiden DATEV-Mitarbeiter nach, ko***en die inzwischen im Strahl, wenn sie nur DB hören, weil bei denen die Telefone nicht mehr still stehen und die DB so tut, als verstünde sie das Problem nicht. Aber wie war das noch, mit den Zitronenfaltern und Projektleitern...

Wie Du sagst, Standard macht nur Spaß, wenn nicht einer aus der Reihe tanzen muß!

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vogtsburger — Thu, 26 Nov 2020 22:03:42 GMT

... aber selbst wenn "Datev Auftragswesen" (demnächst) DB-kompatible XRechnungen erstellen kann, befürchte ich, dass "Datev Auftragswesen" für die Rechnungschreibung von 'normalen' Unternehmen nicht ausreichend ist.

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Tanja-SYNK — Thu, 26 Nov 2020 22:10:10 GMT

Verstehe ich nicht .. was spricht dagegen? Was sind denn "normale" Unternehmen?

Also bis vor kurzem habe ich aus einem CRM-Programm heraus HTML-basierte pdf erstellt und das hat ausgereicht. Jetzt kann ich für alle Unternehmen (außer der DB) ZUGFeRD 2.0 erstellen. Was sollte da nicht ausreichen?

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vogtsburger — Thu, 26 Nov 2020 22:52:45 GMT

... für mich ist "Datev Auftragswesen" eben eine abgespeckte Software, die allerdings nie 'Speck' hatte.

Das Attraktivste an dieser Software ist der Preis und die integrierte Schnittstelle zur Datev-Buchführung. Die Funktionen sind es jedenfalls nicht.

Aber wenn der Funktionsumfang im Einzelfall ausreicht .... umso besser.

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metalposaunist — Fri, 27 Nov 2020 00:41:51 GMT

DATEV Mittelstand Faktura ≠ DATEV Auftragswesen online

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Gelöschter Nutzer — Fri, 27 Nov 2020 16:18:14 GMT

Und schon erste Rechnungen übermittelt?😊

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Tanja-SYNK — Sun, 29 Nov 2020 22:13:35 GMT

@Gelöschter Nutzer .. nein, geht ja nicht (siehe meinen Post von Donnerstag).

Wie befürchtet, akzeptiert die DB keine Standard XRechnung, da sie ihr eigenes Süppchen kocht.

DATEV ist dran, aber das dauert noch ein paar Wochen.

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vogtsburger — Mon, 30 Nov 2020 10:47:27 GMT

Hallo @Tanja-SYNK ,

... und jetzt wollen Sie tatsächlich ein paar Wochen warten, bis Sie dann (vielleicht) eine DB-kompatible XRechnung zustellen können ? 🤔😯

Die Deutsche Bahn sollte doch am besten wissen, welche Software-Anbieter oder Tool-Hersteller 'normale' PDF-Rechnungen in DB-kompatible XRechnungen konvertieren und zustellen können.

https://www.deutschebahn.com/de/geschaefte/lieferantenportal/informationsservice/FAQs-rund-um-das-Thema-Rechnungsstellung-5570102

(Auszug aus den FAQ:)

Provider für XRE
Gibt es Provider, die für mich eine XRechnung erstellen können?
Diverse Firmen bieten den Service an, Ihre Rechnungen in eine XRechnung umzuwandeln. Die Entscheidung, welcher Provider für Sie passend ist, muss von Ihnen getroffen werden.

Außerdem gibt es auf der DB-Plattform doch sicher einen Möglichkeit, Musterrechnungen zu testen, oder ?

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Monika_Jehle — Thu, 03 Dec 2020 09:05:57 GMT

Hallo zusammen,

aktuell sind uns drei Anforderungen seitens der Deutschen Bahn bekannt, die Stand heute noch nicht mit Auftragswesen (DATEV Mittelstand) bzw. dem E-Rechnung Service abgedeckt werden können.

1.) Zustellung der XRechnung per E-Mail
Der E-Rechnung Service wurde konzipiert, XRechnungen über Rechnungsportale zuzustellen. Die DB AG hat sich nicht an ein Rechnungsportal angeschlossen, sondern verlangt die Zustellung per E-Mail.

2.) Individuelles Pflichtfeld BT-13 (Bestellnummer)
Nur die gemäß EN16931 erforderlichen Pflichtfelder werden aktuell aus Auftragswesen für die Erstellung des Formats XRechnung übermittelt. Die Deutsche Bahn verlangt zusätzlich die Übermittlung des Feldes BT-13 (Bestellnummer).

3.) Rechnungsbegründende Unterlagen
Die Europäische Norm 16931 sieht optional die Möglichkeit vor, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in eine elektronische Rechnung einzubetten.

Zu 1.) und 2.): Die Umsetzung ist bis Mitte Dezember geplant. Bitte informieren Sie sich zum genauen Zeitpunkt und zur Vorgehensweise im Dokument 1008456 E-Rechnungen gemäß EN 16931 in Auftragswesen erstellen und übermitteln (www.datev.de/info-db/1008456)

Zu 3.): Die Übermittlung einer rechnungsbegründenden Anlage (eine Datei, Format PDF) in einer XRechnung ist mit Auftragswesen Version 9.2 geplant. Die Version 9.2 ist nach aktuellem Stand ab 30. Dezember elektronisch verfügbar.

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Tanja-SYNK — Thu, 03 Dec 2020 09:37:10 GMT

Vielen vielen Dank für diese kompetente Antwort! Das fasst endlich mal zusammen, was mir stückchenweise von diversen Seiten zugetragen wurde.

Ich weiß von meinem Kontakt zur Buchhaltung der DB, daß während des Jahresabschlusses weiterhin pdf. per Mail anerkannt werden, insofern sehe ich dieser Verzögerung inzwischen entspannter entgegen. Allerdings bin ich froh, daß das Problem tatsächlich auf Seiten der Bahn liegt, auch wenn die mir grad versuchen etwas anderes einzureden.

Insofern nochmal vielen Dank für die Information!!

Tanja

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SabBa — Fri, 11 Dec 2020 10:34:08 GMT

Hallo,

ein Update von mir: Meine erstellten E-Rechnungen an die DB kann ich versenden. Leider kommen die aktuell nicht an. Wo die rumschweben, weiß ich nicht. Im Datev-Auftragswesen gelten die Rechnungen als versendet und archiviert.

Bei der Bahn ist kein Eingang, da ich auch keine Bestätigungs-Email erhalte.

Heute habe ich mit einem Herrn von der DB telefoniert, der Ansprechpartner für technische Fragen zu X-Rechnungen für Südbayern ist.

In dem Portal (ZRE vom Bund) wurde die DB nicht aufgenommen, da sie zu groß ist. Deshalb wird ein extra Portal entwickelt. Das dauert aber noch.

Deshalb passt auch die Leitweg-Nr. und das Portal nicht zusammen.

Die Rechnungen per E-Mail und pdf werden deshalb weiterhin noch akzeptiert.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 11 Dec 2020 10:45:09 GMT

In dem Portal (ZRE vom Bund) wurde die DB nicht aufgenommen, da sie zu groß ist. Deshalb wird ein extra Portal entwickelt. Das dauert aber noch.

der Zug hat wohl Verspätung😅

ist ja nicht so das die Einführung zum 27.11.2020 plötzlich kam

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Tanja-SYNK — Fri, 11 Dec 2020 11:44:53 GMT

Hallo SabBa ... genau deshalb musste der Mitarbeiter von DATEV ja mich und die anderen 250 Kunden anrufen, weil sie zwar im Rechenzentrum ankommen, aber von dort nicht an die DB weitergegeben werden können. Was mich halt so fuchsig gemacht hat war die Tatsache, daß sich die DB hingestellt hat, um mit dem Finger auf andere zu zeigen und zu sagen "Du bist schuld". Ich bin in der letzten Mail der DB-IT dann etwas "deutlicher" geworden, wer eigentlich grad das Problem in dem Spiel ist, komischerweise ist seitdem Ruhe 😂

Und ja, die pdf werden weiterhin akzeptiert, mind. solange der Jahresabschluß nicht durch ist.

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Tanja-SYNK — Fri, 11 Dec 2020 11:48:10 GMT

😂😂 ... schön ist, daß sie die DB mir genau das "vorgeworfen" hat. Ich hätte mich ja rechtzeitig informieren und kümmern können. Meine Antwort war nur: Ich war zum 26.11. bereit, sie weichen von der Norm (XRechnung per Mail, zusätzliches Feld) ab, nicht ich... wie gesagt, seitdem ist Ruhe im Karton.

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SabBa — Thu, 17 Jun 2021 06:39:18 GMT

Hallo Tanja-Synk,

funktioniert bei deinen E-Rechnungen an die Deutsche Bahn jetzt alles?

Meine E-Rechnungen werden immer abgelehnt mit der Begründung, dass der Nachweis nach §13b fehlt.

Er erscheint aber auf meinen Rechnungen und ist in den Stammdaten hinterlegt.

Danke für deine Antwort.

Rechnung X-format

Tanja-SYNK — Thu, 17 Jun 2021 07:33:44 GMT

Hallo SabBa .. ja, bei mir funktioniert es tatsächlich seit Anfang des Jahres. DATEV hat ja die Sonderlocken der Deutschen Bahn eingearbeitet, so daß man die Bestell- und Lieferantennummer mit # in dem Hinweisfeld hinterlegen kann.

§13b ist für uns nicht wirklich relevant (zumindest nicht bei der DB), deshalb nur eine Vermutung: Es steht auf Deinen Rechnungen drauf, aber das heißt ja nicht, daß das Feld auch in der XML erscheint. Hier wäre mein Tip im DATEV über die Support-Funktion ein Ticket zu eröffnen. Erfahrungsgemäß meldet sich da innerhalb weniger Tage jemand zurück und bisher konnte immer alles geklärt werden. Ich vermute auch hier muß ein #123 gesetzt werden. Aber das ist aufgrund der Erfahrng mir den E-Rechnungen wirklich nur eine Vermutung. Ich weiß nur, daß wir den Haken bei der Einrichtung des DATEV bei §13b nicht gesetzt haben.

Sorry, daß ich Dir nicht wirklich weiterhelfen kann, aber versuch es mal über den Support, die werden Dir ganz bestimmt helfen!

VG Tanja

PS: Gib mal ne Rückmeldung, ob das geklärt wurde!

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SabBa — Thu, 17 Jun 2021 07:47:07 GMT

Danke Tanja für deine Antwort.

Ich probier es mit dem Ticket und melde mich wieder.

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SabBa — Fri, 18 Jun 2021 08:11:25 GMT

Hallo Tanja,

"Datev hat den Sachverhalt geprüft:

DATEV hat die gesetzlichen Anforderungen gemäß der Norm EN 16931 für die XRechnung umgesetzt. Gemäß Geschäftsregel BR-AE-10 besteht ein Wahlrecht beim Ausweis von Reverse Charge-Rechnungen („VAT exemption reason code“ im Feld BT-121 oder „VAT exemption reason text“ im Feld BT-120).

DATEV hat sich in diesem Kontext für den „VAT exemption reason code“ im Feld BT-121 entschieden.

Die Deutsche Bahn gewährt ihren Lieferanten das Wahlrecht der Norm nicht, sondern schreibt den Ausweis im Feld BT-120 vor. Um dieser Forderung zu entsprechen, ist geplant, im Auftragswesen (Mittelstand) ab DVD 15.0 zusätzlich zum Feld BT-121 auch das Feld BT-120 zu übermitteln"

Dann muß ich bis dahin meine E-Rechnungen noch auf die alte Methode (als pdf-Anhang in einer E-Mail) verschicken, sonst werden die wieder alle abgelehnt.

Laut DB ist es noch bis auf weiteres möglich, diese alte Methode zu verwenden, da einige Kreditoren Schwierigkeiten haben bei der E-Rechnung-Erstellung.

Gruss SabBa

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metalposaunist — Fri, 18 Jun 2021 08:19:11 GMT

@SabBa: Willkommen in Deutschland! 🇩🇪 Man weiß echt nicht, ob man lachen 😂 oder weinen 😭 soll.

Noch Fragen, warum wir Deutschen das mit der Digitalisierung einfach nicht auf die Kette ⛓ bekommen? Das wird auch in 5 Jahren noch so eine Katastrophe in Schulen und Co. sein.

#Neuland - 16 Jahre CDU - Herzlichen Glückwunsch! 😠

@SabBa: Ich wünsche daher allen, die das Problem haben viel, viel ganz viel Kraft 🍀 und Geduld und kann nur hoffen, dass es so einen Fall nicht mehr in Zukunft gibt 🙏.

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Tanja-SYNK — Mon, 21 Jun 2021 09:40:59 GMT

Es ist wirklich nicht mehr in Worte zu fassen, was die Deutsche Bahn sich da erlaubt... aber sie sitzen am längeren Hebel und machen es einfach. Keine Ahnung was so schwierig ist, einen Standard einzuhalten.

Aber gut, daß Du jetzt weißt, woran es liegt und das DATEV wieder mal die Sonderlocken der DB ausbügelt.

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Peakcana — Tue, 17 Jan 2023 10:38:05 GMT

Ja echt unmöglich. Hab jetzt hier zum Glück gelesen, dass man die neueste Datev Version braucht... sonst hätt ich wahrscheinlich noch ewig gesucht wie ich ne Xrechnung für die Bahn erstellen kann. Danke!