Thema "DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung" in Office Management

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

dominikmayer — Sat, 06 Jun 2020 12:29:29 GMT

Hallo liebe Community,

ich habe folgendes Problem:

Wenn wir einen Brief in Word schreiben (eigentlich so wie immer) haben wir ein schönes Layout der Briefe. In der Dokumentenstruktur/Dokumentenvorschau verschiebt sich allerdings der komplette Text ca. 5 cm nach oben.

Das Problem an der Sache ist, dass wenn man dieses Dokument dann als PDF versenden möchte, dass es genau so schlimm verzerrt rausginge. Hat jemand eine Idee woran das liegen könnte? Der Briefkopf mit Adresse bleibt alles wunderbar...

Nur ab dem Datum / Betreffzeile wird alles nach oben verschoben....

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

einmalnoch — Sat, 06 Jun 2020 12:59:51 GMT

Idden gibt es genug, es fehlen aber noch einige Informationen, die Beschreibung ist etwa "dünn".

Spontan wäre die erste Idee der Briefkopf. Wenn dieser als Baustein in die Vorlage eingeblendet wird könnte es sein, dass die Abstände da nicht passen.

Wurden die Vorlagen kürzlich auf das "neue" docx Format konvertiert? Bei der Konvertierung durch Word verändern sich gerne die Layouts.

Versehentlich das Seitenlayout der Vorlage verändert? Letter statt A4 sorgt für lustige Effekte. Abstände Kopf- / Fußzeile können auch zu ähnlichen Abstandsänderungen führen.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

dominikmayer — Sat, 06 Jun 2020 13:32:15 GMT

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

dominikmayer — Sat, 06 Jun 2020 13:33:09 GMT

Ich habe mal ein Muster hochgeladen (anonymisiert). Das Layout ist A4 eine Konvertierung hat nicht stattgefunden.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

einmalnoch — Sat, 06 Jun 2020 15:42:39 GMT

Die Vorlage sieht eigentlich gut aus, ich nehme einmal an, dass Sie mit der DokAblage arbeiten. Hier in der Community wurde einmal die frühe oder späte Archivierung thematisiert. Ich würde 2 Ursachen in Verdacht haben. Also ran ans Testen.

Die DokOrg auf späte Archivierung umstellen, einen Brief erstellen und Ablegen. Ist das Ergebnis so, wie Sie es sehen wollen ist die Ursache gefunden.
Klappt das nicht, dann könnte die Ursache ich der Vorlageneinstellung "Leere Tabellenzeilen / Absätze" liegen. Diese einmal auf "Belassen" stellen und testen.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

dominikmayer — Sat, 06 Jun 2020 16:23:54 GMT

Vielen Dank,

also ich habe ein bisschen herumprobiert. Ich merke keinen Unterschied... Der Punkt ist ja folgender:

Wenn ich den Brief schreibe sieht er wunderbar aus,... nur wenn ich ihn dann aus dem DMS als PDF verschicken möchte ist er dann total verzerrt. Dann ist mir aufgefallen, dass in der Vorschau das Dokument wie oben dargestellt aussieht. Öffne ich das Dokument in Word ist alles wie es sein soll...

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

einmalnoch — Sat, 06 Jun 2020 16:56:27 GMT

Dann stellt sich die Frage nach dem DMS, ich befürchte das es das Neue ist, hier bin ich nicht fit.

Sie schreiben, das Dokument liegt im DMS als Word und als PDF. Wie erzeugen Sie das PDF und wie legen Sie es ab?

Versuchen Sie einmal das PDF als Export aus Word zu erstellen, als weitere Variante als Druck mit SkyPDF (Einstellungen ansehen ob Ungewohntes darin steckt) und jeweils im Dateisystem ablegen. Die erzeugten PDF sollten dem Word Dokument entsprechen (öffnen aus dem Dateisystem). Stimmen die Dokumente überein können diese in eine Struktur des DMS gezogen werden. Der Viewer sollte jetzt alle Dokumente der Struktur anzeigen, gibt es Abweichungen macht der Viewer "zicken". Zum Schluss noch den Versuch, die PDF aus der geöffneten Struktur mit Doppelklick öffnen, das PDF sollte jetzt mit dem Reader von Windows angezeigt werden. Stimmt das Layout könnte es am Viewer vom DMS liegen.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

Gelöschter Nutzer — Sat, 06 Jun 2020 17:33:38 GMT

Passiert das auch, wenn Sie das Word-Dokument als PDF speichern/drucken?

Also nicht über die DMS-Software gehen.

Gruß Achilleus

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

dominikmayer — Sat, 06 Jun 2020 17:36:48 GMT

Ich nutze das DATEV DMS neu genau.

Wenn ich aus dem Word heraus eine PDF erstelle ist alles so wie es sein soll, nur ist mir das ehrlich gesagt etwas zu umständlich. Ich möchte rechte MT auf das Dokument von dort direkt per E-Mail mit E-Mail-Vorlagen versenden.

Im DMS liegt quasi das Word Dokument und das wird über die E-Mail Funktion als PDF versendet verzerrt, so wie oben dargestellt. Ich vermute, dass das Problem irgendwo im DMS Programm liegt

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

einmalnoch — Sun, 07 Jun 2020 08:25:03 GMT

Wie sieht den das Word Dokument aus wenn Sie es mit dem Viewer (Dokument markieren und mit dem "Augensymbol") öffnen? Ist es in Ordnung? Falls ja, dann im Viewer mit dem "@" Button eine E-Mail auslösen. Falls nein mögen sich Viewer und Word Datei nicht. Die Ursachen können dann sehr individuell sein. Versteckte Texte, Texte in der Schriftfarbe "weiß" etc., Texte in Schriftarten, die für Steuerbefehle genutzt werden.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

dominikmayer — Sun, 07 Jun 2020 08:29:09 GMT

Das sieht leider so aus wie oben dargestellt. Ich habe das Problem mit sehr vielen Vorlagen, aber nicht mit allen...

Paradox ist aber, dass der Ursprung der Vorlagen aus dem ein und demselben Dokument ist. Dieses wurde immer via c&p verwendet und den Inhalt angepasst. Ein Unterschied ist für mich nicht feststellbar.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

einmalnoch — Sun, 07 Jun 2020 08:55:52 GMT

Dann hilft nur noch eins. Entweder das Word Dokument vollständig analysieren ob da irgendwelche unsichtbaren Formatierungen enthalten sind oder einmal eine saubere Vorlage (ohne cut & paste) in der Vorlagenverwaltung erstellen. Diese saubere Vorlage dient dann als Grundgerüst für alle weiteren Vorlagen in der Vorlagenverwaltung. So ist Kanzleiweit sichergestellt, dass immer mit den aktuellen Vorlagen einheitlich gearbeitet wird.

DMS Problem Dokumente - Layoutverschiebung

vogtsburger — Sun, 07 Jun 2020 16:03:18 GMT

... ja, guter Tipp. In Word-Dokumenten 'geistern' gern irgendwelche unsichtbare (nicht druckbare) Zeichen herum, z.B. Tabulatoren, geschützte Leerzeichen, Steuerzeichen usw.

Man sieht einem druckfertigen Dokument nicht an, mit welchen 'Klimmzügen' es erstellt wurde

... die Anzeige aller Zeichen per Symbol

fördert evtl. einige 'Kandidaten' zutage