Thema "Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht" in Office Management

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Sat, 11 Apr 2020 06:38:06 GMT

Hallo DMS Umsteller,

nach dem wir in der Zeit vom 28.03.2020 - 09.04.2020 900.000 Dokumente von der DMS alt in die DMS neu übernommen haben, möchte ich hier kurz über unsere erste Erfahrungen berichten.

Erste Ernüchterung: OCR Texterkennung siehe Ideas: DMS neu OCR als Dienst.

Im Rahmen von Corona haben wir MS Teams installiert und einen "Kanal" "DMS Umstellung" eingerichtet.

Hierüber habe ich die Mitarbeiter über folgendes informiert (wir arbeiten mit EO comfort und ordnen alle Dokumente soweit möglich dem Auftrag zu des weiteren nutzen wir den mini work flow mit Erlediger, weiterleiten und Kenntnisnehmer):

Wesentliche Änderung gegenüber der DMS classic:

Dokumente zum Mandant / Dokumente zum Auftrag ist jetzt ein Feld in der "Schnellsuche" und leider nicht mehr erkennbar, wie es eingestellt ist.
Es gibt keine Schnellinfo Belge mehr
Die Dokumentennummer ändert sich. Die alte aus DMS classic kann man sich aber in den Listen noch einblenden lassen (siehe Info-Dokument Dokumentnummer aus DATEV DMS classic anzeigen. Das Feld heißt nun "Externe Dokumentenummer". Empfehlung: Beide Nummern in der Übergangszeit anzeigen lassen.
Für die StB: Es gibt nicht mehr das Feld "Fristdatum" in den Dokumenten zur Erledigung un zur Kenntnis. Zur Fristprüfung muss daher die Schnellinfo "Fristen / Bescheide" geöffnet werden und dort gibt es das Feld "Fristende".

Wesentliche fehlende Funktionen:

In den Dokumentenlisten und den Auftragssichten kann man nicht mehr den Namen des Auftrages erkennen
Es kann nicht mehr in den Listen die Person erkannt werden, die ein Dokument noch nicht zur Kenntnis genommen hat. Hierzu muss mann in die Eigenschaften und dort auf Kenntnisnehmer
In Struktur einfügen geht nur noch über die Dokumentenstruktur nicht mehr über den kontextbezogenen Link
Vorgangsmappen haben noch weniger comfort als vorher (soll aber in der nächsten Version besser werden)

Wesentliche Verbesserungen:

Drag and drop zu einer Prüfungsfeststellung in Abschlussprüfung
Drag and drop einer E-Mail in die Schnellinfo einer Auftragssicht belegt Auftrag etc. vor
Mehr Informationen in den Eigenschaften "Kenntnisnehmer"
Es muss keine Übernahme der Aufträge bei einer Neuanlage eines Auftrages mehr durchgeführt werden.
PDF-Dateien werden automatisch eingecheckt
Die Ablagestruktur d. h. die Ordner und Fächer sind wieder da (wie bei der guten alten DokOrg)
Aufgaben können bei der Speicherung eines Dokumentes sofort mit angelegt werden
Einfache Massenindexierung in dem mehrere Dokumente markiert werden (bisher muss das immer der Admin machen)

Weiteres Problem: Bei uns werden in Office leider neben den neuen auch noch die Buttons von DMS-classic angezeigt. Das Add-Inn einzeln je Nutzer herauszunehmen ist zu umständlich: Servicekontakt erfasst.

Die ersten Versuche konnten bei uns erst am Donnerstag um 15 Uhr gestartet werden (Aktivierung DMS neu). Eine der ersten Fragen der Mitarbeiter war zum fehlenden Button "E-Mail beim versenden speichern". Hier die von mir gestartet Umfrage und das Ergebnis:

Weiter Anmerkung: Die Mitarbeiter kommen bisher erfreulich gut mit der Umstellung zurecht. Es gibt bisher kaum Beschwerden. Alle freuen sich darüber das drag and drop wieder funktioniert (wie bei der guten alten DokOrg - back too the roots - mir graut es schon von DMS Online - wird es hier auch wieder 7 Jahre dauern bis der Funktionsumfang so ist wie in der guten alten DokOrg?).

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Sat, 11 Apr 2020 07:44:53 GMT

Hallo DMS Umsteller,

anscheinend kann man sich in der Anwendung DMS eine Filter bauen um zu erkennen, wie viele und welche Dokumente an einem Tag durch die Volltextanalyse durchgelaufen sind:

Ich habe die OCR an unseren 4 Terminalserver und auch Kommserver heute gestartet. Es wurden in der letzten Stunden rd. 4000 Dokumente analysiert. Bei unseren 900.000 alten Dokumenten aus der Übernahme wird es somit einige Wochen dauern, bis die alle durch sind. Mir bleibt somit nichts anderes übrig, als jeden Morgen so früh wie möglich (auch an Sonn- und Feiertagen), das Programm DMS an allen 4 TS und am Kommersver zu starten um die Volltextanalyse so schnell wie möglich abschließen zu können.

Frust: EDV zu Fuß

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Sat, 11 Apr 2020 08:24:15 GMT

Volltext erneut erfassen? Klingt irgenwie sinnlos.

Da die OCR Daten des DMS classic in der SQL Datenbank gespeichert werden müssen werden die Entwickler diese Daten zum Dokument migriert haben. Bevor ich Lauf anwerfe würde ein Statement der Betreuung von DATEV abwarten. Oder evtl. einmal die Volltextsuche testen und die Ergebnisse ansehen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Sat, 11 Apr 2020 08:29:38 GMT

Hallo @einmalnoch,

Statement habe ich kurz vor der Aktivierung der DMS erhalten (habe mich über die Auslastung der Server gewundert und die Dateinamen, die diese Auslastung erzeugt haben):

OCR muss neu gemacht werden
ist kein Dienst
DMS muss gestartete sein damit die OCR-Analyse erfolgt
läuft nicht auf dem Fileserver, sondern immer auf dem PC/TS auf dem die DMS gestartet wurde

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Sat, 11 Apr 2020 08:32:39 GMT

Einige Anmerkungen habe ich .

Das es keine Schnellinfo Belege mehr gibt ist logisch da es in DMS neu keine Extraablage für Belege mehr gibt. In DMS classic gab es zwei Bereiche mit getrennten Speicherorten, die Speicherorte haben unterschiedliche Datenbanktabellen was dann auch zu unterschiedlichen Abfragen (im RichClient) oder Filtern (im Arbeitsplatz) führt. Also neue Filter bauen und statt Schnellansicht mühsames Filtern.

Die Sache mit den fehlenden Fristfeldern klingt nicht gut.

Auf Ihren Beitrag in Ideas einzugehen: Lässt sich der Start von DMS neu nicht per Script zeitgesteuert ausführen?

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Sat, 11 Apr 2020 08:37:05 GMT

Da kann ich nur sagen, dass DATEV da mal wieder die Meisterschaft in versemmelten Workflows gewonnen hat. Vermutlich müssen die Erkennungsläufe auch noch manuell im AP angestoßen werden.

Es graut mir vor der Umstellung.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Sat, 11 Apr 2020 08:50:19 GMT

Hallo @einmalnoch,

ich denke, man kann die DMS bestimmt per Skript starten. Aber ich bin Steuerberater und erwarte eigentlich eine solche Lösung von DATEV und möchte mich mit so einem umständlichen Weg eigentlich nicht beschäftigen.

Aber wahrscheinlich muss ich mich hier mit meinem Systempartner zusammensetzen und das "fummeln". Wertvolle Zeit und und Geld leider unnötig verschwendet.

Für uns ist die Umstellung auf DMS neu trotzdem sinnvoll, da wir:

schon immer nur im Arbeitsplatz gearbeitet haben
die Verwaltung des gesonderten DMS Servers wegfällt (Zeitersparnis bei mir)
Die Zeit für Massenindexierung und Stammdatenabgleich bei mir persönlich wegfällt
Wir drag and drop wieder haben. Hierzu muss ich noch erläutern. Wir sind zur Zeit dabei ähnlich wie bei meine Steuern das Scannen vom Ende des Prozesses zum Anfang des Prozesses zu stellen. D. h. wir bekommen jetzt wegen Corona vermehrt die JA-Unterlagen (wir haben viele selbst buchende Mandanten und einen großen WP-Bereich = Haupttätigkeit unserer Gesellschaft) als Dateien. Diese speichern wir in der DMS und verknüpfen diese dann in Abschlussprüfung (benutzen wir auch für Erstellungsfälle). Die Kontrolle durch den TL erfolgt dann auch ohne Papier nur über die verknüpften Belege oder über die dem Auftrag zugeordneteten Dokumente (es gibt ja jetzt wieder die Ordner und Register). Erste Versuche sind hier eigentlich ganz gut. Wir haben noch etwas arbeit mit der Anpassung des Knigge (Vereinheitlichung zwischen WP-Bereich und JA-Erstellung). Danach wären wir dann in allen unseren Prozessen digital unterwegs (DMS am Anfang des Prozesses). Da wir Corona-Beding auch viele Heimarbeitsplätze haben macht das auch jetzt noch mehr sinn.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Michael-Renz — Sun, 12 Apr 2020 14:02:33 GMT

Hallo Herr Blum,

wie schon so oft festgestellt - viel Luft nach oben - in diesem Fall allerdings beim Produktpreis absolut nicht mehr. Meine Hoffnung, dass das Produkt mit seiner Leistung in die bereits erreichte Preisregion „hineinwächst“ ist jetzt genau seit 2 Jahren „am Leben“ ohne, dass sich relevantes geändert hätte.

Bisher habe ich mich damit getröstet, dass alle Entwicklerkapazität in der „alt - neu“ Umstellung geht - das Argument ist ja nun offensichtlich „aufgebraucht“.

Man darf gespannt sein. DMS wirkt sich jedenfalls positiv auf die Preisgestaltung der Onlinespeicher aus - auch wenn absolut kein innerer Zusammenhang besteht. Verstehe wer will!

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

dombrowski — Tue, 14 Apr 2020 05:53:33 GMT

Ich habe die OCR an unseren 4 Terminalserver und auch Kommserver heute gestartet. Es wurden in der letzten Stunden rd. 4000 Dokumente analysiert. Bei unseren 900.000 alten Dokumenten aus der Übernahme wird es somit einige Wochen dauern, bis die alle durch sind. Mir bleibt somit nichts anderes übrig, als jeden Morgen so früh wie möglich (auch an Sonn- und Feiertagen), das Programm DMS an allen 4 TS und am Kommersver zu starten um die Volltextanalyse so schnell wie möglich abschließen zu können.

Das kann doch wohl nicht deren Ernst sein. Das kann man nicht anwerfen, bevor man final den Knopf für DMS neu drückt? Allein das händische Aufrufen jeden Tag, damit die OCR DB erstellt wird... in Ihrem Fall würde ich mir schon fast überlegen, ob ich nicht wieder wie vor 10-15 Jahren einen Einzelarbeitsplatz mit DMS installiere, damit dort DMS 24/7 offen ist, um das OCR zu machen. Wenn das Prozedere dann nach einigen Wochen durch ist, alles wieder deinstallieren.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Tue, 14 Apr 2020 09:35:43 GMT

Hallo Community,

bei einem der Hauptargumente von uns für die Umstellung (drag and drop bei Abschlussprüfung) haben wir leider ins ... gegriffen. Ich hatte das zwar getestet, aber immer nur mit einer Verknüpfung von mir und bei mir wieder geöffnet.

Fehler / Mangel: Problem ist hier beschrieben (5. Eintrag): Fehler bei drag and drop zu Abschlussprüfung

Frust

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Tue, 14 Apr 2020 09:43:33 GMT

Noch einen Hinweis zum Arbeitsplatz und Geschwindigkeit, wie schnell sich die Dokumentenübersichten aufbauen. Mit entscheidend ist welche Felder in den "erweiterten Listeneinstellungen" eingestellt sind. Je weniger hier eingestellt sind, desto schneller bauen sich die Dokumente auf. Also wenn möglich, bitte hier nur die Felder in die "ausgewählten Spalten" aufnehmen, die man wirklich benötigt und auch angezeigt werden sollen. Bei mir sieht das wie folgt aus:

Bitte also hier in die ausgewählten Spalten niemals den Button >> drücken. Danach ist der Arbeitsplatz eine "lahme Ente".

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

vogtsburger — Tue, 14 Apr 2020 10:37:47 GMT

Hallo Herr Blum ( @blum ),

gut, dass Sie die interessierenden Punkte nicht 'blumig' umschreiben, sondern so, dass es keine Interpretationsspielräume gibt ...

... bei dieser 'Gewinn- und Verlust-Rechnung' (Frust-Gewinn und Lust-Verlust) 😁

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Tue, 14 Apr 2020 11:33:14 GMT

Na ja, der Arbeitsplatz war noch nie für hohe Geschwindigkeit bekannt.

Irgendwie werde ich das Gefühl nicht los, dass es sich hier um eine Lösung handelt, die so aussieht, als wäre sie ein DMS. Das natürlich nur um Zeit zu gewinnen und das Gesicht nicht zu verlieren.

Mal sehen, wie lange ich den Umstieg hinauszögern kann.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

siwin002 — Tue, 14 Apr 2020 18:52:51 GMT

Kann mir jemand bei zwei Fragen bezüglich des neuen DMS weiterhelfen?

1. Die "Zur Erledigung"-Liste enthält auch alle Dokumente mit "löschen" Status. Ist das so gewollt? Kann man die aus der Liste entfernen? Oder bleibt nur, einen eigenen Filter anzuwenden?

2. Das Zeichen in Outlook, das anzeigt, dass eine E-Mail abgespeichert wurde muss neu eingerichtet werden. Dazu soll "DvBsoFva.DMS" als Spalte eingerichtet werden (mit der Formatierung "Typ ja/nein" und "Format Symbol"). Klappt nicht. Gibt es noch was zu beachten?

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Tue, 14 Apr 2020 20:23:21 GMT

Hallo @siwin002,

ja in der DMS classic war es früher gar nicht möglich endgültig zu löschen. Daher hatten wir einen "Löschmandanten" auf den wir die Dokumente verschoben haben und den Status auf "löschen" gesetzt hatten.

Seit der DSGVO kann man aber in der DMS classic und neu endgültig löschen. Die Prozessreihenfolge wäre:

Sachbearbeiter setzt Dokument auf erledigt
Sachbearbeiter "löscht" das Dokument (wird in den Papierkorb verschoben)
Administrator löscht dann endgültig oder stellt ggf. auch gelöschte Dokumente wieder her.

So dass der Status "löschen" eigentlich nicht mehr benötigt wird. Wir haben den Status "löschen" aus der DMS neu entfernt (Hautpanwendung / Organisation / Stauts).

Das Feld "DVBSOFVA.DMS" wird nur sichtbar, wenn man zuerst mal ein Dokument über die Buttons speichert. Danach sollte das Feld auswählbar sein (Ansichteinstellung / Spalten / Benutzer-Posteingangsfelder).

Leider funktioniert das aber nicht, wenn man die E-Mail per drag and drop abspeichert. Da wir uns dafür entschieden haben, die E-Mails per drag and drop zu speichern (bei EO comfort wird in der Auftragssicht auch der Auftrag vorbelegt) macht für uns dieses Feld keinen sinn. Hier sollte die DATEV noch nachbessern. Habe das aber nicht als Verbesserungsvorschlag in Ideas erfasst, da noch viele andere Fehler und DATEV Unmöglichkeiten in der neuen DMS zu beseitigen sind.

Ich hoffe ich konnte Ihnen helfen.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

siwin002 — Wed, 15 Apr 2020 06:41:42 GMT

Vielen Dank! Das hilft sehr!

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Wed, 15 Apr 2020 10:30:54 GMT

Zwischenbericht:

Wir arbeiten nun fast zwei Tage mit der neuen DMS. Grundfunktionen sind OK (die Hauptanwendung nervt; automatisches Einchecken geänderter PDF-Dateien funktioniert). Laufzeitverhalten ist trotz laufender Hintergrund-OCR-Erkennung der alten Dokumente zur Zeit OK.

Leider sind die meisten Probleme und Fehler (wurden schon mal in einem mehrseitigem Aktenvermerk am 15.10.2019 im Rahmen unserer Testinstallation gemeldet) überwiegend nicht behoben.

Einige wenige davon hatte ich bereits bei Ideas erfasst bzw. nun ergänzt bzw. nacherfasst.

Seit Gestern haben wir rund 10 Serviceanfragen am laufen und in der Zwischenzeit wurden davon lt. Servicekontakt 2 bearbeitet und mit jeweils 9 EUR berechnet. Tatsächlich sind beide noch offen und aus unserer Sicht Fehler der DATEV. Schreibe jetzt wieder eine "Rückfrage" zu diesen beiden Punkten.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Johannes_Kretschmer — Thu, 16 Apr 2020 15:05:16 GMT

Hallo Herr Blum,

hallo Community,

vielen Dank, dass Sie uns an Ihren ersten Erkenntnissen nach der Aktivierung teilhaben lassen.

Es freut uns, dass Sie nach der Umstellung einige wesentliche Verbesserungen festgestellt haben.

Ich hoffe, dass Sie in den nächsten Wochen noch einige weitere Vorteile erkennen werden, wie z. B. die erweiterten Konfigurationsmöglichkeiten im Ablage-Knigge (Alle Neuerungen der letzten Versionen siehe hier ) oder auch die einfachere Administration.

Natürlich ist uns aber auch bewusst, dass die Entwicklung von DATEV DMS noch nicht abgeschlossen ist und fortgeführt werden muss. Daher arbeiten wir kontinuierlich an der funktionalen Weiterentwicklung und auch am Eliminieren „kleinerer Baustellen“, die den Arbeitsablauf behindern.

Um einen Ausblick zu geben, werden wir im Laufe der nächsten Woche ein Info DB Dokument mit den geplanten Inhalten der nächsten Versionen veröffentlichen. Sobald das Dokument abrufbar ist, werden wir auch in diesem Thread darüber informieren.

Ergänzend noch einige weitere Infos zu den hier bisher diskutierten Themen:

In den Dokumentenlisten und den Auftragssichten kann man nicht mehr den Namen des Auftrages erkennen

Das Thema ist uns bekannt und wird umgesetzt. Die aktuelle Planung sieht vor, die Anzeige noch in 2020 wieder zu ermöglichen.

Es kann nicht mehr in den Listen die Person erkannt werden, die ein Dokument noch nicht zur Kenntnis genommen hat. Hierzu muss mann in die Eigenschaften und dort auf Kenntnisnehmer

Gleicher Stand, wie beim vorherigen Punkt: Lösung für 2020 geplant.

In Struktur einfügen geht nur noch über die Dokumentenstruktur nicht mehr über den kontextbezogenen Link

Hier ist für die Versionen in 2020 keine Erweiterung geplant.

Drag and Drop in die Abschlussprüfung

Die Korrektur ist derzeit in Arbeit. Es muss sowohl eine Änderung in DMS als auch in Abschlussprüfung erfolgen. Daher ist die Lösung erst zu den Programmen 14.0 (September) möglich.

Vorgangsmappen haben noch weniger comfort als vorher (soll aber in der nächsten Version besser werden)

Korrekt, daran arbeiten wir gerade. Erweiterungen werden mit den DATEV Programmen 14.0 zur Verfügung stehen.

Volltexterkennung für übernommene Dokumente muss erneut erfolgen

Es ist korrekt, dass die OCR/Volltexterkennung für übernommene Dokumente neu erfolgen muss. Wir haben im Vorfeld analysiert, ob es möglich ist, die Volltextinformationen aus DMS classic zu übernehmen: Da sich die technische Datenhaltung für die Volltextinformationen und für die Positionsdaten der einzelnen Worte in DMS classic und DATEV DMS (neu) deutlich unterscheiden, wäre eine komplexe und ebenso zeitintensive Datenanpassung notwendig gewesen. Daher haben wir uns für die nochmalige Erkennung entschieden.

OCR Erkennung als Dienst

Kleinere Bestände (wenige hunderttausende Dokumente) können mit der OCR Erkennung gut verarbeitet werden.

Für die OCR Erkennung großer DMS classic Bestände ist die Erkennung am WTS noch nicht die optimale Lösung ist.

Verbesserungen sind in Arbeit und stehen voraussichtlich im Herbst dieses Jahrs zur Verfügung.

Geschwindigkeit, wie schnell sich die Dokumentenübersichten aufbauen

Vollkommen richtig: Die Anzahl der eingeblendeten Spalten hat direkten Einfluss darauf, wie schnell die Suchergebnisse angezeigt werden.

Es macht also definitiv Sinn, Spalten die nicht benötigt werden auszublenden.
Weitere Infos, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um die Performance von DATEV DMS zu steigern sind hier zusammengefasst.
Da uns bewusst ist, dass es in einem DMS sehr wichtig ist, schnell die gewünschten Dokumente im Zugriff zu haben, haben wir für die DATEV Programme 14.0 bereits technische Veränderungen umgesetzt, um die Zeitdauer bis zur Anzeige der Suchergebnisse zu reduzieren. Die eingeblendeten Spalten haben dann zwar immer noch Einfluss auf die Dauer bis zur Anzeige, aber nicht mehr in dem Maße, wie in der aktuellen Version.

Die "Zur Erledigung"-Liste enthält auch alle Dokumente mit "löschen" Status

Aktuell werden im Standardfilter „zur Erledigung“ alle Dokumente angezeigt, die NICHT den Status „erledigt“ haben. Grundsätzlich haben wir hier eine Konfigurationsmöglichkeit geplant. Allerdings können wir dazu noch keinen Realisierungszeitpunkt nennen. Besteht aktuell der Bedarf die berücksichtigten Dokumentstatus anzupassen, kann ein individueller Filter genutzt werden.

Das Zeichen in Outlook, das anzeigt, dass eine E-Mail abgespeichert wurde muss neu eingerichtet werden

Korrekt, um die Spalte einblenden zu können, ist es notwendig einmalig eine E-Mail in DMS gespeichert zu haben. Anschließend ist das Feld „DVBSOFVA.DMS“ über „rechte Maustaste | Feldauswahl | Benutzer-Posteingangsfelder“ einblendbar.

Sowohl eine Anpassung der Bezeichnung der Spalte, als auch die Funktionsfähigkeit bei Verwendung von Drag&Drop ist für die Versionen in 2020 geplant.

Viele Grüße

Johannes Kretschmer

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Thu, 16 Apr 2020 15:23:13 GMT

Heute hatten wir eine Fernbetreuung von rd. 3h und viele Probleme konnten behoben werden. Einige müssen noch analysiert werden (Wesentlicher Punkt: OCR lastet Server aus; automatisches Starten OCR; Überblick OCR).

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Fri, 17 Apr 2020 06:53:03 GMT

Hallo Herr Kretschmer,

Sie schreiben:

Drag and Drop in die Abschlussprüfung
Die Korrektur ist derzeit in Arbeit. Es muss sowohl eine Änderung in DMS als auch in Abschlussprüfung erfolgen. Daher ist die Lösung erst zu den Programmen 14.0 (September) möglich.

Der Fehler ist Ihnen persönlich seit Oktober 2019 (Mehrseitiger Aktenvermerk über Erfahrungen unseres Testsystems mit der DMS neu) bekannt. Auch gibt es in Ideas einen Verbesserungsvorschlag vom 31.01.2020 von mir dazu (DMS neu drag and drop 2: Verknüpfungen zu Abschlussprüfung).

Bisher habe ich die Erkenntnis Ihrer Kollegen von Abschlussprüfung, dass diese den Fehler gerne zeitnah beseitigt hätten (gerne kann ich den Kontakt herstellen), aber auf die Hilfe Ihrer Abteilung angewiesen sind. Aus persönlicher jahrelanger Erfahrung zu Abschlussprüfung kann ich auch nur bestätigen, wenn Abschlussprüfung einen Fehler hat, hatte ich in den letzten Jahren in der Regel innerhalb von 24 h eine korrigierte Version (früher eine neue DLL per "Modem"). In den letzten Jahren dauert es auch mal etwas länger, dann aber hatte ich eine korrigierte "install.exe". Ich würde mich freuen, wenn dieses Vorgehen auch bei der DMS neu (Fehler haben eine hohe Priorität; mir persönlich ist jeder Fehler bei einem unserer Mandanten immer sehr unangenehm) zu finden wäre. In obiger Ideas Idee habe ich auch meinen "Unmut" über die Dauer der Fehlerbeseitigung bei DMS beschrieben. "Vogel Strauß" finde ich bei FEHLER nicht gut.

Es scheint bei der DATEV schwer zu sein, die indische DATEV Katen (Silos) zu überwinden (hier DMS - Abschlussprüfung). Verstehe ich nicht. Hier fehlt der rote Faden bzw. die verbindende Elemente. Dass ist aber aus meiner persönlichen Sicht ein Führungsproblem und muss von den DATEV Oberen geklärt werden.

Ich zitiere auch gerne Johann Wolfgang Göthe:

"Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: klare Ziele und den brennenden Wusch, sie zu erreichen".

Und bei meinem ganz persönlichem Ziel im beruflichen Bereich der letzten Jahre mit der DATEV:

zeitnah mehr digitale medienbruchfreie programmübergreifende Prozesse in der EO

geht langsam das "Feuer" aus, wenn für die Beseitigung eines Fehlers (im BGB nennt man das Mangel) fast ein Jahr benötigt wird.

Anderes Thema:

Wie Sie wissen haben wir viel Zeit und Herzblut in Kundeneinbezugsmaßnahmen der DMS neu investiert, viele Aktenvermerke (die Sie wahrscheinlich nerven) über Verbesserungsvorschläge zur DMS neu, Personal zum Testen von DMS neu (inkl. Besuch vor Ort in Nürnberg mit Mitarbeitern von uns), Vorhaltung von Hardware usw.. Leider werden wir immer wieder enttäuscht. Es hat drei Tage gedauert, bis sich jemand um unsere Umstellungsprobleme gekümmert hat. Mehrere Mails auch an Sie persönlich blieben ohne spürbare Reaktion! Gestern wurde uns nun geholfen.

Wesentliche Themenbereiche:

Auslastung unserer Terminal-Server wegen der OCR Erkennung (kostet mich persönlich täglich viel wertvolle Zeit; mehrmals im Taskmanager die Datei manuell beenden, die dann bei jeder Neuanmeldung wieder gestartet wird)
Fehlende Ordner und Register in den alten Dokumenten
und viele Kleinigkeiten

sind noch unbearbeitet und beschäftigen uns.

Schade.

So das habe ich jetzt nach dieser ersten Woche mal gebraucht (Überdruck ablassen).

Ich würde mir wünschen, dass der kleine "Funke" der bei DMS neu noch glüht (bei EO ist er schon länger aus) wieder richtig brennt. Wo bleibt die Austauschplattform für Dokumente mit dem Mandanten in der Cloud? Warum wurschtelt da jede Abteilung der DATEV dort alleine vor sich hin (Klartax, Meine Steuern, Datev Cloud-Box, DMS Online, Abschlussprüfung Kollaboration)?

Aber ich möchte nicht nur negatives schreiben. DMS läuft im Kern stabil und wir haben gestern unseren virtuellen "alten" DMS classic Server ausgeschaltet (nach Datensicherung etc.).

Jetzt sind wir dran unsere Prozesse:

Datensicherung
Bescheidprüfung (es geht wieder drag and drop in PFB)
Postausgang (drag and drop von E-Mails)
Erstellung von Jahresabschlüssen / WP-Bereich (mehr digitale Dokumente)

in den nächsten Tagen und Wochen an die neue DMS anzupassen.

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

freiburgersteuermann — Fri, 17 Apr 2020 09:52:50 GMT

Hallo Herr @blum ,

vor drei Tagen habe ich wegen https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/145437/highlight/true#M9994 einen Servicekontakt gestartet.

So, wie es die Liste in ProCheck beschreibt:

3. E-Mail-Ausgang organisieren [all]
Detailinformation: Für E-Mails gilt dieselbe Unterschriftsregelung wie für die Briefpost. E-Mails, die vom Kanzleiinhaber
unterschrieben werden müssten, sind diesem vorab zur Freigabe zuzusenden und erst anschließend an den
Empfänger.
Auf die Verschlüsselung und die mit dem Mandanten diesbezüglich getroffenen Vereinbarungen ist zu achten.
Insbesondere sind keine Mandantenunterlagen unverschlüsselt zu versenden.
E-Mails sind in der elektronischen Mandantenakte abzulegen.
Ziel/Nutzen: Die Organisation des E-Mail-Ausgangs dient der Vermeidung von Risiken, die durch eine elektronische Kommunikation
entstehen können.
Der Einsatz moderner Kommunikationstechniken dient insbesondere der Optimierung der Auftragsabwicklung. Mit
deren Nutzung sind jedoch spezifische Risikomerkmale verbunden, die es zu beachten gilt.
Es müssen deshalb Organisationsanweisungen getroffen werden, wie mit ausgehenden E-Mails umzugehen ist.

möchte ich es mit DMS organisieren, finde aber keine passende Anleitung. Können Sie mir dazu etwas zukommen lassen oder den Kontakt zum Consulting herstellen? In Zeiten der sozialen Isolation sollte es doch auch eine schrittweise Anleitung geben.

Gestern hatte ich dazu eine 40-minütige Fernbetreuung mit dem Ergebnis, dass die Anfrage von DMS zu Post, Fristen und Bescheide weitergeleitet wird, da Postausgang eine Fristsache sei.

Ich bin schon gespannt, wie es weitergeht.

Mein Wunsch vor zehn Jahren an DATEV war schon, dass bei einem per ELSTER rückübermittelten Bescheid automatisch eine E-Mail zum Versand an den Mandanten in meinem Postausgang liegt...

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Sat, 18 Apr 2020 07:55:37 GMT

Gestern haben wir unseren alten virtuellen DMS classic Server ausgeschaltet.

Erstes Problem danach: der Dokumentenkorb / Posteingangsassistent startete nicht mehr.

Diesmal schnelle Hilfe der DATEV: Da wir einen DMS Testserver hatten, hatten wir damals auf Anraten der DATEV auf unserem Fileserver nicht den "DATEV DMS Server" installiert. Nachinstallation und der Dokumentenkorb und der Posteingangsassistent geht wieder. Gut und schnell geholfen.

Was leider immer noch nicht für uns angemessen funktioniert ist OCR der Altdokumente:

Keine Überblick, welche Dokumente schon analysiert sind
Keine Überblick, welche Dokumente noch fehlen
Im täglichen Betrieb immer wieder an unseren 4 Terminalserver die Datei "OcrProcess.exe" im Task-Manager beenden; leider startet diese sich immer wieder von alleine, wenn sich ein weiterer Mitarbeiter anmeldet und den DATEV Arbeitsplatz startet. In Abhängigkeit der Last, bremst diese Anwendung (Last in der Spitze nur durch diese Anwendung: 35% Auslastung) die Nutzer sehr aus.
Heute: morgens ganz früh (6:00) an allen 4 Terminalservern und am Komm-Server zumindest die Anwendung DMS starten (dann startet sich auch die Datei "OcrProcess.exe") um die OCR-Texterkennung über das Wochenende möglichst viele Dokumente zu erkennen.

Leider keine Hilfe eines DATEV Mitarbeiters in Aussicht. Auskunft: wir arbeiten daran, es wir sich noch jemand melden.

Und so verbringe ich dann meine Zeit unter der Woche im Tastmanager unserer 4 Terminalserver und am Wochenende ist die DMS auch meine erste Beschäftigung.

Weiteres neues Problem: Wir arbeiten mit vielen Vorgangsmappen. Bei jeder Öffnung öffnet sich ein Arbeitsblatt im Arbeitsplatz und bei Öffnung über eine Verknüpfung öffnet sich auch die Hauptanwendung. Wenn man dann die Hauptanwendung ablegt, legt sich auch das Fenster der Vorgangsmappe (ohne Sinn und Verstand) ab. Ich kenne ein solches Verhalten nur aus der Anfangszeit von Windows 3.1 Anfang der 90er. Wer programmiert so etwas und warum wird das nicht ausgebaut, obwohl es hierzu Meldungen und Ideen gibt?

Siehe:

09.09.2019: Vorgangsmappe Arbeitsplatz Lösung versprochen bis Ende 2019 (passiert: nichts)
25.01.2020: DMS neu Vorgangsmappe 1 - 5: Bindung an Arbeitsplatz, Blockierung + weitere Fehlerbehebungen Reaktion der DATEV: 0,00

Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Für mich persönlich ist das noch mehr als Fehler in diesem Sinne. Aus meiner Sicht ist das ein Mangel nach BGB!

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

freiburgersteuermann — Sat, 18 Apr 2020 08:32:09 GMT

Hallo Herr Blum,

ja, DMS ist an vielen Stellen wirklich mangelhaft.

Der Ablagedialog sollte ein eigenes Fenster bekommen und Outlook nicht sperren

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/187

bringt ähnliche Probleme wie das im Vordergrund liegende Fenster der Vorgangsmappe.

Auch fehlt uns eine schrittweise Anleitung, wie man sinnvoll mit dem Programm arbeiten kann. Das lief ja immer über tagelanges Consulting, was es aber wegen Corona derzeit nicht geben kann.

Aber was sollen wir machen? Der DATEV die Einzugsermächtigung kündigen und nur einen reduzierten Betrag überweisen, bis die Mängel behoben sind?

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

vogtsburger — Sat, 18 Apr 2020 10:11:02 GMT

@freiburgersteuermann schrieb:
...
Auch fehlt uns eine schrittweise Anleitung, wie man sinnvoll mit dem Programm arbeiten kann.
...

... ich finde, dass die kurzen Datev-YouTube-Service-Videos zu diesem Zweck recht gut geeignet sind/wären.

edit: Beispiel: https://www.youtube.com/watch?v=ouRJ9kyNXTQ

Anstatt auf die eigenen Intuitionen zu vertrauen, kann man sich die Vorgehensweise anschauen, die sich die Software-Entwickler vorgestellt haben.

Diese Service-Videos gehen (anders als CORONA) leider nicht viral

(das liegt vielleicht daran, dass keine Schmink-Tipps oder Katzenbilder präsentiert werden. Aber der Informationsgehalt pro Minute ist doch recht hoch und wegen der Kürze der Videos bleibt keine Zeit für ein Powernapping)

Bitte mehr davon und (falls möglich) ein wenig eloquenter vorgetragen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

freiburgersteuermann — Sat, 18 Apr 2020 13:02:59 GMT

Aber lieber Herr @vogtsburger ,

um einen Filter anzulegen brauchen wir doch wirklich kein Video von über drei Minuten länge. Für einen kompletten Prozess habe ich eben mal eine Idee erfasst:

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/306#M306

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

vogtsburger — Sat, 18 Apr 2020 13:58:23 GMT

Hallo @freiburgersteuermann ,

wenn ich viele kurze Videos zur Auswahl habe, suche ich mir natürlich diejenigen heraus, mit denen ich noch etwas Neues erlernen kann.

Einen Einsteiger kann man schon mit den Grundlagen glücklich machen. Einen Fortgeschrittenen würde man damit bloß langweilen.

Wenn die Datev-Fachabteilungen richtig fit sind/wären, müsste man eigentlich im Rahmen von Servicekontakten und Fernbetreuungssitzungen die von Ihnen erwähnten Prozesse 'durchspielen' können. Bei Bedarf kann man, glaube ich, die aufgezeichneten Fernbetreuungs-Sitzungen nochmal 'abspielen'.

... und wenn die Fachabteilungen sowas auch nicht schaffen, muss man sich diese Prozesse eben irgendwie selbst erarbeiten.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

freiburgersteuermann — Sat, 18 Apr 2020 14:02:28 GMT

"irgendwie selbst erarbeiten" ist nicht meine Auffassung einer Genossenschaft

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

dombrowski — Mon, 20 Apr 2020 06:35:19 GMT

Wenn ich das so lese, dann macht mir unser geplanter Umstellungstermin Q1/2021 extrem Sorgen. Ich lese immer nur was nicht geht, woran gearbeitet wird, was es demnächst geben könnte, stets immer ohne genaue Termine zu nennen. Das erinnert doch alles sehr an die Umstellung des Auswertungssystems. Bis zuletzt gewartet, Zwangsumstellung, unglaublich viele Fehler und selbst ein Jahr später ist die Performance noch immer "unter aller Sau".

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

blum — Mon, 20 Apr 2020 06:48:55 GMT

Hallo Herr Dombrowski,

so "schlimm" ist es nicht. Es gibt wirklich Vorteile der neuen DMS:

endlich kein gesonderter DMS Server mehr
drag and drop (leider nicht wie in Abschlussprüfung)
Automatischen Einchecken von geänderten PDF-Dateien (für uns ein riesen Schritt, da wir mit der Acrobat Vollversion arbeiten).
Ordner und Fächer
keine Stammdatenprobleme mehr
usw.

Ich möchte nicht mehr zurück.

Was mich aber ärgert, sind die vielen kleinen Fehler / Unmöglichkeiten von denen ich auch schon viele im Oktober 2019 schriftlich gemeldet habe, ich aber das Gefühl habe, das hat man nicht mit der notwendigen Intensität gelesen und nachgestellt.

Ich denke, dass sind übliche Probleme, wenn man eine EDV Umstellung vornimmt.

Seit Donnerstag haben wir eine versierte Ansprechpartnerin, die sich um unsere kleinen Probleme gut und auch zeitnah kümmert. Danke

Und was ich gar nicht verstehen kann, ist dass man mich bezüglich dem OCR Problem und den fehlenden Ordner und Registern jetzt über eine Woche "alleine" lässt. Hier muss die Entwicklung ran. Und die melden sich leider nicht. Datev like: Vogel Strauß!

Gruß

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

dombrowski — Mon, 20 Apr 2020 07:08:17 GMT

Also wenn nach der Umstellung erst einmal 4 Wochen OCR läuft und die Mitarbeiter nicht ordentlich suchen können oder man kaum mit Vorgangsmappen ordentlich arbeiten kann, dann sind das bei mir keine kleinen Fehler. Wie soll man denn die Mitarbeiter von einem tollen neuen DMS überzeugen, wenn sich ihre Arbeitsweise teilweise verschlechtert. Da hilft auch nicht zu sagen "da arbeitet die DATEV dran, es könnte eventuell noch 2020 eine Lösung dafür geben".

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blum — Mon, 20 Apr 2020 10:36:11 GMT

Eben wurde unser OCR Problem "provisorisch" gelöst.

Die Datei C:\Program Files (x86)\DATEV\PROGRAMM\K0000209\ocrProcess.exe (hat die Last hervorgerufen) wurde an allen TS und am Komm-Server umbenannt in ocrProcess_alt.exe

Über den Taskmanager wurde danach noch die ocrProcess.exe beendet.

Welches Programm beim starten des Arbeitsplatzes diese Datei aufgerufen hat, muss noch geklärt werden.

Die "richtig" OCR Texterkennung der DMS neu verursacht so gut wie keine Last.

So nun können wir wieder vernünftig arbeiten.

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blum — Mon, 20 Apr 2020 11:31:08 GMT

Selbst gebastelter Filter für die Überprüfung der Anzahl der OCR Dokumente heute:

Ergebnis:

Mit Hilfe der DATEV erstellter Filter für die Summe der erkannten OCR-Dokumente:

Ergebnis:

D. h. nach 1,5 Wochen sind rd. 1/4 der Dokumente durch.

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dombrowski — Mon, 20 Apr 2020 12:51:39 GMT

Läuft das DATEV DMS bei Ihnen schon unter der teureren Benutzerlizenz oder noch das alte Lizenzmodell von DMS Classic?

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chrisocki — Mon, 20 Apr 2020 13:00:06 GMT

@dombrowski schrieb:
Läuft das DATEV DMS bei Ihnen schon unter der teureren Benutzerlizenz oder noch das alte Lizenzmodell von DMS Classic?

Gab es da überhaupt eine Wahl? In der Checkliste für uns heißt es klar: "Bestätigen Sie die neue Lizenzierung VOR dem Umstellungstermin".

Grüße

Chr.Ockenfels

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andreashofmeister — Mon, 20 Apr 2020 13:23:15 GMT

@dombrowski schrieb:
Läuft das DATEV DMS bei Ihnen schon unter der teureren Benutzerlizenz oder noch das alte Lizenzmodell von DMS Classic?

Dass muss man vorher festlegen.

Und hinterher macht sich dass dann bemerkbar...andere Preise...

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blum — Mon, 20 Apr 2020 13:26:48 GMT

Nur neues Modell. Furchtbar, da ich jeden einzelnen Nutzer zuordnen muss. Mir geht es hier gar nicht so um den Preis, sondern dass ich wieder an einer völlige anderen Stelle die Lizenzen zuordnen muss!

Warum man eine DMS Umstellung noch dazu mit dem neuen Lizenzmodell belastet ist mir völlig unverständlich.

Noch unverständlicher ist es für mich, das es bei der DMS noch nichts "online" gibt. Wenn es bereits eine einfache und gute Dokumentenaustauschplattform gäbe, wäre das aus meiner Sicht auch OK.

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andreashofmeister — Mon, 20 Apr 2020 13:32:21 GMT

@blum schrieb:
Nur neues Modell. Furchtbar, da ich jeden einzelnen Nutzer zuordnen muss. Mir geht es hier gar nicht so um den Preis, sondern dass ich wieder an einer völlige anderen Stelle die Lizenzen zuordnen muss!

Warum man eine DMS Umstellung noch dazu mit dem neuen Lizenzmodell belastet ist mir völlig unverständlich.

Noch unverständlicher ist es für mich, das es bei der DMS noch nichts "online" gibt. Wenn es bereits eine einfache und gute Dokumentenaustauschplattform gäbe, wäre das aus meiner Sicht auch OK.

Volle Zustimmung.

Allein auch die Möglichkeit, mit Mandanten, die ebenfalls ein DATEV-DMS im Einsatz haben, via dieser Plattform Dokumente zu integrieren (abgesehen davon bekommen diese Mandanten dann ja zukünftige die ELO-DMS..)

Vermissen Sie nicht die OCR-Funktion, um (so wie bisher auch) anstatt DUO dann die eigene OCR zu nutzen? Denn das funktionierte ja in der alten DMS-Classic ja noch....

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blum — Tue, 21 Apr 2020 11:27:02 GMT

Deutlich einfacher für mich ist nun, dass ich "Massenindexierungen" delegieren kann.😀

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Helmut_Lerm — Thu, 23 Apr 2020 04:35:17 GMT

Guten Morgen Community,

wie von Johannes Kretschmer angekündigt, steht ab sofort das InfoDB-Dokument DATEV DMS: Ausblick auf geplante Neuerungen (1005198) bereit.

Neben einem Überblick zu den geplanten Weiterentwicklungen in DATEV DMS in 2020/2021, beinhaltet es auch einen Ausblick zu allen bisherigen Zusatzkomponenten von DMS classic. Diese Übersicht wird regelmäßig mit dem aktuellen Planungsstand abgeglichen und angepasst. Für die Umstellung von DATEV DMS classic relevante Inhalte sind im InfoDB-Dokument mit (Umstellung) gekennzeichnet. Insbesondere die Inhalte für das Jahr 2021 sind zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vollständig und werden im zweiten Halbjahr noch konkretisiert. Bringen Sie sich und Ihre Ideen gerne (weiterhin) bei DATEV Ideas ein.

Viele Grüße

Helmut Lerm

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blum — Sat, 25 Apr 2020 07:25:10 GMT

Hallo DMS-Umsteller,

kurzer Abschlussbericht:

vom 28.03.2020 - 09.04.2020 haben wir rd. 900.000 Dokumente von der DMS alt in die DMS neu übernommen
seit dem 09.04.2020 sind wir in der DMS neu angekommen
leider hat man uns in den ersten Tagen nach der Umstellung ignoriert (Servicekontakt, mehrere persönliche Mails) und uns mit unseren Problemen alleine gelassen
Problem 1: Die OCR aller 900.000 Dokumente muss neu erstellt werden. Über die Probleme mit dem OCR Programm habe ich oben schon einiges geschrieben. Seit gestern haben wir nun die Situation das unserer 4 Terminalserver 24h OCR Texterkennung machen (Probleme teilweise hausgemacht, da bei uns über eine Gruppenrichtlinie die WTS Sitzung in der Vergangenheit nach 4h getrennt wurde; andererseits gibt es kein Info-Dokument hierzu - eigentlich gar keine Information - ; nicht schön programmiert, da zuerst ein falsches Programm viel gerechnet und Last verursachte hat, aber in Wirklichkeit nichts passierte; nun läuft das richtig Programm und Gestern haben wir 15.000 Dokumente an einem Tag mit OCR "bearbeitet". Nach 14 Tagen haben wir nun in der Summe 312.662 Dokumente analysiert; viele Stunden Fernbetreuung, viel wertvolle und kostbare Zeit verloren, bis heute keine Entschuldigung, kein entgegenkommen einfach nichts). Ideas Idee hierzu: DMS neu OCR als Dienst.
Problem 2: Fehlende Ordner und Fächer im Rahmen der Datenübernahme. Problem auch durch viele Stunden Fernbetreuungen behoben.
Problem 3: EO comfort Funktion Profilverwaltung: Bis heute keine Lösung; man wird zwischen den indischen DATEV Kasten (Silos) hin und hergeschoben. Ideas Idee hierzu: DMS Neu EO comfort 5: Profilverwaltung sollte auch mit der DMS neu funktionieren
Viele viele kleine Fehler und DATEV Unmöglichkeiten siehe Ideas:
Einige immer noch laufende Servicekontakte

Sehr geehrter Herr @Johannes_Kretschmer wenn ich mich nicht verzählt habe, wurden von mir und meinen Mitarbeitern in Ideas rd. 55 Ideen eingebracht (neben den vielen schriftlichen in Form von Aktenvermerken). Keine dieser Ideen aus Ideas ist umgesetzt (muss auch nicht; sind nur die Ideen eines Genossen der versucht das Programm intensiv zu nutzen und es von der DokOrg über DMS zum einem IMS weiterentwickelt haben möchte). Herr @Helmut_Lerm hat am Donnerstag weiter oben (Herr Lerm: Ausblick Neuerungen ) dann einen Ausblick von Ihnen auf geplante Neuerungen veröffentlicht, die die Probleme im Rahmen der Umstellung und auch mit den laufenden Problemen der DMS Umsteller sowie mit den obigen in Ideas aufgezeigten Problemen nichts wesentlich ändern werden.

Ich hatte hier Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung schon mal subjetive Lösungsansätze für den Bereich der EO dargestellt der auch für die DokOrg (so nennen Sie auch noch Ihre Exe) Weiterentwicklung passt:

DATEV Prozessmanager ausbilden (ich kenne niemanden bei der DATEV, der einen praxisbezogenen Überblick über die wesentlichen DATEV Programme hat)
DATEV Prozessmanager und Produktmanager müssen in die Prozesskanzleien (ich habe es noch nie erlebt, dass sich jemand aus dem Bereich DMS wirklich für Kanzleiprozesse interessiert hat)
DATEV Prozessmanager und Produktmanager müssen in ihrer täglichen Arbeit mit dem DATEV Programmen arbeiten (so lange Sie persönlich und Ihre Mitarbeiter nicht die DMS selbst nutzen, wird das nichts)
Sie müssen best practice für Massenprozesse erarbeiten (z. B. Bescheidprüfung; da gab es schon mal eine Sitzung mit EO, PFB und DMS zusammen)
Sie müssen DATEV Fehler und Unmöglichkeiten im nächsten SR ausmerzen

Sie wissen wir (unsere Mitarbeiter und ich) haben uns mit viel Zeit (auch vor Ort in Nürnberg) und Herzblut in das Umstellungsprojekt eingebracht. Ähnlich wie z. B. vor etwa zwei Jahren (damals stand die Priorität noch auf zuerst die Umsteller; wir hatten Hardware vorgehalten); dann beim Buchungsassistent (keine Reaktion auf E-Mails), dann das vergessen der EO Comfortkunden (siehe letzter Aktenvermerk bezüglich unseres Testservers) und nun im Rahmen der Betreuung nach der Umstellung, wurden wir immer wieder enttäuscht und ignoriert.

Wie schon an anderer Stelle geschrieben zitiere auch gerne Johann Wolfgang Göthe:

"Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: klare Ziele und den brennenden Wusch, sie zu erreichen".

Mein "Feuer" ist aus.

Tschüss

Ralf Blum

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Sat, 25 Apr 2020 09:09:19 GMT

@blum schrieb:

Wie schon an anderer Stelle geschrieben zitiere auch gerne Johann Wolfgang Göthe:
"Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: klare Ziele und den brennenden Wusch, sie zu erreichen".

Mein "Feuer" ist aus.

Tschüss

Ralf Blum

Sehr geehrter Herr Blum,

mit diesen Worten reihen Sie sich in Reihe vieler ein, die genervt und frustriert von unserer Genossenschaft sind. Seit nunmehr Jahrzehnten hat nur kurzfristig etwas für die Genossen verbessert, DMS neu zeigt eine Tendenz zur Verschlimmbesserung in bester Tradition.

Ich wünsche Ihnen bei der weiteren Arbeit mit der DokAblage Prix de luxe eine Effizienzsteigerung, die den Preis gerechtfertigt.

Gutes Gelingen und alles Gute

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

andreashofmeister — Sat, 25 Apr 2020 09:33:30 GMT

Guten Morgen Herr @blum

wie immer seit Ihren ersten Beiträgen zum Thema DMS haben Sie strukturiert und sachlich Anforderungen und Verbesserungen, die mittlerweile ja IDEAs genannt werden (sollen), vorgetragen.

Die Anwender hier und auch "da draußen" können und müssen Ihnen ja nur dankbar sein!

Bleiben Sie bitte weiter so beharrlich und "bloggen" Ihre Erfahrungen. Mehr kann man gar nicht hoffen.

Ihr neuester Beitrag ist ein (leider) erschreckendes Beispiel dafür, wie letztendlich mit "IDEA" umgegangen wird.

Aber diese Beobachtung ist ja auch nichts neues.

Danke für Ihre unermüdliche fachliche Kritik!

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

freiburgersteuermann — Sat, 25 Apr 2020 11:11:38 GMT

Sehr geehrter Herr @blum ,

dem Dank von @andreashofmeister schließe ich mich an und stimme Ihnen vollumfänglich zu.

Zu der Anmerkung von @einmalnoch : Jahrelang haben wir gut mit der Dokumentenablage und verknüpften Aufgaben gearbeitet. Alles wurde in den Erinnerungen mit Fälligkeit angezeigt und termingerecht erledigt. Bei DMS geht alles in der Liste der Erledigung unter, da dort keine Fälligkeit angezeigt werden kann. Die Aufgaben müssen zusätzlich angelegt werden. Der einzige Vorteil von DMS ist Kenntnisnahme und Texterkennung im Posteingangskorb, mehr konnte ich noch nicht entdecken - und dafür sind unsere Kosten bei DATEV um 20% gestiegen.

Untenstehend ergänze noch meinen gestern an unseren Netzwerkbetreuer, meine Mitarbeiter und meinen Kundenverantwortlichen bei DATEV gerichteten Brief, auf den ein Anruf aus dem DATEV-Consulting folgte, bei dem mir klar zu verstehen gegeben wurde, dass die Consultants anwendungsübergreifende Prozesse kennen, diese aber niemals in der Community kostenlos veröffentlichen würden.

Funktioniert so eine Genossenschaft?

Von: Boris Lemler
Gesendet: Freitag, 24. April 2020 10:01
An: IT-Systeme; xxx@datev.de' ; Mitarbeiter
Betreff: Mangel bei DMS, insbesondere gesendete Nachricht ablegen

Hallo Falko,

sehr geehrter Herr XXX,

liebe Mitarbeiter,

das Ganze läuft noch sehr unbefriedigend. Da weder DATEV selbst, noch die Community eine gescheite Lösung haben, sollten wir wohl vorübergehend zu der altbewährten Lösung zurückkehren. Lasst uns das heute mal abwägen.

https://apps.datev.de/servicekontakt-online/contacts/xxx

Hier warte ich seit Tagen auf eine Anleitung, wie der E-Mail-Ausgang gemäß der von DATEV und der Bundessteuerberaterkammer herausgegebenen ProCheck Liste mit den Programmen der DATEV zu realisieren ist.

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840

Aktuell bekommen wir eine Anfrage zur Genehmigung, diese öffnet dann ein Ablagefenster, sofern das Add-In „Hook ComAddin“ aktiviert ist und nicht wieder vom DATEV-eigenen Virenscanner abgeschossen wurde. Kurz darauf erscheint die gleiche Anfrage zur Genehmigung noch mal. Das ist doch kein zufriedenstellendes Arbeiten und keiner weiß, ob seine Nachrichten tatsächlich versendet wurden.

DATEV bitte ich um Ermäßigung der monatlichen Programmnutzungsgebühren, bis dass das DMS mangelfrei arbeitet. https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Umstieg-DMS-ALT-auf-DMS-NEU-Erster-Erfahrungsbericht/m-p/147287/highlight/true#M10053

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Sat, 25 Apr 2020 12:06:36 GMT

@freiburgersteuermann

Sie haben mit DMS classic erst vor wenigen Jahren begonnen, vermutlich schon zu einem Zeitpunkt an dem DATEV intern bereits das Ende von DMS classic feststand. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits alle Arbeiten an der Fortentwicklung eingestellt. So wurde der Posteingangsassistent nach der berühmt berüchtigten DVD 7.0 gerade noch "zum Laufen" gebracht und versieht seit dieser Zeit seinen Dienst. Verbesserung, Ausbau oder Fortentwicklung? Fehlanzeige.

Gegen Einwurf großer Münzen gab es bei spezialisierten Unternehmen natürlich Makros zu erwerben um bestimmte Bedürfnisse zu befriedigen, nur für wenige Jahre lohnt es nicht. Schön war auch der Kommentar eines Kollegen auf XING zur Aussage am Cebit Messestand von Saperion zur DATEV Version "Es geht Vieles, nur DATEV will nicht".

Die letzten Jahre waren geprägt von einem Bestreben DMS classic auf die Funktionalität der Dokumentenablage herunterzubrechen damit die Integration in den Arbeitsplatz mit dem Programmcode der DokOrg zu bewerkstelligen ist. Funktionalität und Komfort bleiben da natürlich auf der Strecke.

Ich hatte das Pech einmal einer Präsentation eines echten DMS beizuwohnen, bei ungefähr 50 % der Fähigkeiten war der "Habenwollen" Faktor schon recht groß, danach habe ich nur noch große Augen gemacht. Da geht viel. Die Genossenschaft wäre gut beraten von Experimenten auf Feldern, die einfach nicht von DATEV zu beackern sind, die Finger zu lassen und die Genossen durch geschickte Zukäufe oder Vorzugsverträge und Schnittstellen in die Lage zu versetzen solche Programme anzuschaffen. Alle Anforderungen, die hier und in der alten Newsgroup aufgezählt sind, lassen sich mit modernen DMS Programmen bewerkstelligen. Schaue ich mir die Whitepapers von ELO an sehe ich , dass selbst die kleinste Version mehr kann als DMS classic (ohne eigene Makros). Wo ist die Schnittstelle? Die "große" Version lässt keine Wünsche mehr offen; doche einen gibt es noch, die Schnittstelle zu DATEV.

Ich finde es schön, dass Sie den Staffelstab von Herrn Blum übernehmen und versuchen die Programme für die Genossen etwas besser zu machen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

freiburgersteuermann — Sat, 25 Apr 2020 13:27:52 GMT

Hallo @einmalnoch ,

da hoffe ich doch aber, dass Herr @blum die Staffel noch ein paar Runden mitläuft.

Das alte DMS hatten wir nicht im Einsatz. Der Aufwand mit dem weiteren Server und den extra Aktualisierungen hat mich nie so recht überzeugen können. Leider wurde ich vor dem Umstieg von Dokumentenablage zu DMS neu

Installation DATEV DMS mit Eigenorganisation classic auf Fileserver und Terminalserver

nicht vor dem schlechten Preis-Leistungs-Verhältnis "gewarnt" und bin mehr oder weniger den Versprechungen des Marketings aufgesessen, obwohl ich gegen dieses immer wettere.

Nun ja, irgendwie muss es weitergehen, einen Weg zurück gibt es ja bekanntlich nicht. Zumindest dazu kommen genügend Hinweise während der Installation.

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vogtsburger — Sat, 25 Apr 2020 15:20:31 GMT

Hallo DMS-Fans und DMS-Enttäuschte,

ich verfolge jetzt diese alten DMS-Alt-Themen und neuen DMS-Neu-Themen schon eine ganze Weile und die Lust auf eine 'heiße Affäre' mit DMS geht mir mehr und mehr verloren, zumal es wohl keine 'offene Beziehung' wäre, sondern streng 'monogam' und auf Lebenszeit (der Datev-Mitgliedschaft) angelegt (ein One-Way-Ticket oder eine Sackgasse ?).

Wenn selbst die massiven Hilfestellungen, fachlichen Analysen, Fehlerhinweise und Ideen von extrem motivierten Anwendern (wie z.B. Herrn Blum) keine oder viel zu wenig Resonanz von Seiten der DMS-Zuständigen bei der Datev haben, dann fehlt mir absolut der Mut und die Risikobereitschaft, mich auf ein solches Abenteuer einzulassen.

... wie gesagt: alles aus der Sicht eines DokOrg-Anwenders.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

bodensee — Sat, 25 Apr 2020 15:12:29 GMT

Dem kann ich nur zustimmen.

Hatte mich mit 2 Alternativen beschäftigt umstieg auf DMS Neu ( datev) oder Alternativ Dok.Org revisionssicher.

Beides sind einbahnstraßen.

Gescannt wird in der Kanzlei inzwischen so gut wie alles ( ein paar wenige Ausnahmen ) gibt es noch wäre aber kein allzu großer Aufwand dass noch umzustellen.

Zwar schreiben quasi alle dass sie es nicht mehr missen möchten, aber gleichzeitig sind vom workflow soviele Mangos das mich das eher abschreckt.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Sat, 25 Apr 2020 16:00:29 GMT

Suchen Sie in dem Archiv der Newsgroup (die Suche hier ist eher Lotterie) nach DMS, Sie werden viele begeisterte Anwender finden die einen Unterschied zur DokOrg feststellten und Neuerungen anregten. Aber selbst einfache Dinge wie z. B. die Nutzung des Knigge zur Übergabe aus den Steuerprogrammen an das DMS dauerten in der Umsetzung ewig.

Mit Einführung der neuen Dokumentenablage änderte sich das Interesse von DATEV, DMS classic wurde immer mehr auf die Zusammenarbeit mit dem Arbeitsplatz getrimmt, auf der einen Seite ganz nett, auf der Anderen fehlten plötzlich genutzte Freiheiten. Da der RichClient auch nicht mehr so unterstützt wurde ließen sich viele einfache Anpassungen nicht mehr so gut nutzen.

Müsste ich heute entscheiden würde ich bei der Dokumentenablage bleiben, das, was ich von DMS neu gesehen habe ist nicht mehr als diese. ELO bietet im Vergleich dazu schon mehr, wurde aber durch DATEV geschickt aus dem Rennen genommen.

Was, außer Frust, bleibt dem DMS classic Anwender?

Die Berichte des Herrn Blum zur Umstellung deuten in diese Richtung, das macht wenig Hoffnung auf eine zügige Weiterentwicklung zu einem echten DMS. Die Überlegungen, DMS ins RZ zu bringen lassen die geringe Hoffnung auf Weiterentwicklung auch noch verglimmen, denn wo sollen die Kapazitäten herkommen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Sun, 26 Apr 2020 17:20:20 GMT

Sehr geehrter Herr Kollege Blum,

Ihre Resignation kann ich gut verstehen. Der Datev scheint nicht bewusst zu sein, wie sie mit den Anwender und den Eigentümern der Datev umgehen muss. Vielleicht erkennt Herr Dr. @Peter_Krug doch noch, dass es außer Corona noch andere Themen gibt, um die er sich als Entwicklungsvorstand kümmern muss (das müssen wir in den Kanzleien auch parallel erledigen) und greift zum Hörer, um sich bei Ihnen für die stockende Entwicklung zu entschuldigen und Ihnen feste Zusagen für die zukünftige Entwicklung zugeben.

Es wäre schade, wenn Sie hier nur noch als lesender Gast aktiv wären.

Herzliche Grüße

Jupp Schmitz

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

vogtsburger — Sun, 26 Apr 2020 18:44:53 GMT

in der Theorie erscheint ein DMS 'alternativlos'

und als Kanzlei, die nicht 'mit wehenden Fahnen' von der Dokumentenablage zu "Datev DMS" wechselt, wird man vermutlich von einigen 'volldigitalisierten' Kollegen belächelt (oder gar bemitleidet).

Aber für mich zählen nur harte Fakten aus der Praxis.

Funktioniert denn all das, was 'vollmundig' versprochen wird ?

Ablage-Knigge
Posteingangsassistenten
OCR-Erkennung
Dokumentenzuordnung
intelligente Volltextsuche
Vorgangsmappen
... und andere 'Goodies'

bisher habe ich nicht den Eindruck, dass Theorie und Praxis bei der Datev-DMS ein 'tête-à-tête' haben.

... und einen Spagat will ich mir zur Zeit nicht antun ...... ohne vorherige Dehnungsübungen 😁

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andreashofmeister — Sun, 26 Apr 2020 20:21:52 GMT

... und greift zum Hörer, um sich bei Ihnen für die stockende Entwicklung zu entschuldigen und Ihnen feste Zusagen für die zukünftige Entwicklung zugeben.

@Peter_Krug muss nicht zum Hörer greifen und sich entschuldigen.

@Peter_Krug sollte besser dafür sorgen, dass die (teils vollmundigen) Ankündigungen der DATEV-Consultants und auch der Fachabteilung einfach mal umgesetzt werden. Und zwar zeitnah.

Anrufe bringen nix, außer dass man hinterher sagen kann, dass @Peter_Krug angerufen hat...

Wie schon an anderer Stelle gesagt, wundert mich am meisten, dass die DATEV-DMS-Anwender (wir gehören zu "Umsteigern von der DOKAblage auf DATEV DMS-das klappte hervorragend...), die ganzen Kröten (freiwillig) schlucken, die Ihnen vorgesetzt werden....

Corona hat damit nix zu tun. Die Berater mit Ihren Mitarbeitern vor Ort müssen auch "Ihren Job" in dieser ungewöhnlichen Zeit erledigen. Sich auf Corona zu berufen, ist langsam "langweilig"...

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andreashofmeister — Sun, 26 Apr 2020 20:20:50 GMT

Funktioniert denn all das, was 'vollmundig' versprochen wird ?
Ablage-Knigge
Posteingangsassistenten
OCR-Erkennung
Dokumentenzuordnung
intelligente Volltextsuche
Vorgangsmappen
... und andere 'Goodies'

@vogtsburger

Sie nutzen DMS (Classic) ja nicht und werden es wahrscheinlich auch nie so genutzt haben , wie Herr @blum .

Viele Funktionen, die es nicht mehr im neuen "DATEV-DMS" geben wird, werden Sie also gar nicht vermissen können. Von daher müssten Sie natürlich lange warten, bis diese von Ihnen o.a. Funktionen dann mal umgesetzt werden.

Nichtsdestotrotz bleib Ihnen natürlich die gute alte DokAblage, mit der Sie zur Zeit wohl noch Vorlieb nehmen, noch einige Zeit erhalten.

Denn das wird sicherlich eine Konsequenz der zögerlichen Entwicklung sein: bis man irgendwann mal bei der Cloudbasierten DMS-Lösung ist, werden Jahre vergehen.

Aber: Microsoft stellt ja langfristig sein Office auf die 365er Ausgabe um (2025?). Also nur noch Cloud. DATEV beharrt auf einer installierten Office-Version. Das allein wird schon spannend.

Zu hören gibts von der DATEV dazu auch nichts.....

Aber vielleicht hat @Peter_Krug ja dazu auch noch Neuigkeiten. Zusammen mit einem kurzen "Ausblick" auf die weitere Entwicklung der EO-Programme.

Schließlich stehen ja die neuen PWS-Editionen für 2023 in den Startlöchern....

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

dombrowski — Mon, 27 Apr 2020 05:23:06 GMT

Wie schon an anderer Stelle geschrieben zitiere auch gerne Johann Wolfgang Göthe:
"Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: klare Ziele und den brennenden Wusch, sie zu erreichen".

Mein "Feuer" ist aus.

Hallo Herr Blum,

für Ihre sehr detaillierten Beiträge können wir uns nur alle bedanken. Nicht nur wir, die Kollegen und Administratoren, sondern vor allem die DATEV. Das eben von letzteren wenig kommt ist nichts neues. Auf Ihren Brandbrief hin wird nun mit Sicherheit eine Reaktion erfolgen. Man wird sich den Vorfall noch einmal ansehen, irgendwelche nichts aussagenden Worthülsen fallen lassen und mit etwas Glück gibt es sogar einen tollen neuen Marketingbegriff, um dies alles noch einmal aufzuarbeiten 😉

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Niklas_Tober — Mon, 27 Apr 2020 06:47:01 GMT

Hallo Herr Kretschmer,

wäre es nicht auch denkbar, dass man zur Performance-Steigerung die Archivfunktion nutzt?

Man könnte z.B. einen Filter erstellen, der alle Dokumente anzeigt, die die letzten 2 Jahre nicht geändert wurden (ungleich Dauerakte) und diese Dokumente in ein Archiv (=virtueller Aktenkeller) verschieben. So werden in der Schnellinfo erheblich weniger Dokumente geladen und die Suche optimiert, da die Trefferliste nicht durch unnötige Dokumente verwässert wird.

Herzliche Grüße

Niklas Tober

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einmalnoch — Mon, 27 Apr 2020 07:37:16 GMT

@Niklas_Tober schrieb:
Hallo Herr Kretschmer,

wäre es nicht auch denkbar, dass man zur Performance-Steigerung die Archivfunktion nutzt?

Man könnte z.B. einen Filter erstellen, der alle Dokumente anzeigt, die die letzten 2 Jahre nicht geändert wurden (ungleich Dauerakte) und diese Dokumente in ein Archiv (=virtueller Aktenkeller) verschieben. So werden in der Schnellinfo erheblich weniger Dokumente geladen und die Suche optimiert, da die Trefferliste nicht durch unnötige Dokumente verwässert wird.

Herzliche Grüße
Niklas Tober

Kann man nicht.

Ein Filter bedeutet zunächst eine Abfrage der Datenbank auf alle gespeicherten Sätze um diese dann "vor Ort" zu filtern. So arbeitet DATEV, bestes Beispiel ist der Arbeitsplatz.

Was Sie meinen sind Abfragen damit nur die gewünschten Datensätze angezeigt werden. Wer DMS classic nutzt kann sich den Effekt live ansehen. Der Arbeitsplatz filtert und ist schlicht grottenlahm, der RichClient sendet eine Abfrage und liefert die Ergebnisse in kürzester Zeit.

Der zweite Punkt ist neben der Ermittlung der Datensätze die Sicht auf diese, m. a. W. sortieren, gruppieren und andere unwesentliche Dinge, die auch zu erledigen sind und kosten Zeit. Beim filtern muss die Datenmenge in einer (jetzt variablen Tabelle) zwischengespeichert werden damit sie auch sinnvoll angezeigt wird (das ist in etwa das, was in Excel mit einer Pivot Tabelle gemacht wird).

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Gelöschter Nutzer — Mon, 27 Apr 2020 15:14:50 GMT

meinen Sie mit Worthülsen der Datev so etwas? 😉

Wenn der Vorstand der Datev sich wegen Corona nicht um seine eigentliche Arbeit kümmern kann und uns Berater mit unseren Anforderungen zum Tagesgeschäft im Regen stehen lässt, wundert man sich, dass an anderen Stellen in Nürnberg Zeit für solche blumige und inhaltslose Beiträge ist.

Wir Steuerberater sind aktuell sicherlich nicht die wichtigen Berater - solche Beiträge empfinde ich nur als peinlich.

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andreashofmeister — Mon, 27 Apr 2020 19:40:12 GMT

Die Editorials des DATEV-Newsletters haben doch immer dieses besondere Niveau.

Von daher nichts überraschendes, @Gelöschter Nutzer. Irgendwie muss ja ein Aufmacher "klingen"...

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Johannes_Kretschmer — Tue, 28 Apr 2020 08:02:49 GMT

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für Ihren Abschlussbericht zur Umstellung auf DATEV DMS.

In den ersten Tagen nach Ihrer Aktivierung haben wir uns tatsächlich zu lange Zeit gelassen, bevor wir Ihnen konsolidiert bei den entstandenen Problemen geholfen haben. In diesem Zuge möchte ich mich auch bei Ihnen für die Unterstützung bei der Analyse der Problemstellungen via Fernbetreuung bedanken - Wir werden uns diesbezüglich noch persönlich bei Ihnen melden.

Durch Ihre Mithilfe und die intensiven Analysen konnten wir z. B. ein Problem bei der OCR Erkennung nach der Umstellung („hohe Last durch falsches Programm“) erkennen. Wir werden diesen Fehler mit dem nächsten Patch Day am 15.05. korrigieren.

Auch wenn wir Ihre Verbesserungsvorschläge noch nicht (in dem Maße) umsetzen können, wie Sie und auch andere Community Teilnehmer sich das vorstellen, wollen wir nicht den Eindruck vermitteln, dass wir diese ignorieren.

Da für die Umstellung von DMS classic auf DATEV DMS nur ein begrenzter Zeitraum zur Verfügung steht, liegt unsere höchste Priorität aktuell auf zwei Themenstellungen:

Den Umstieg mittels geeigneter Umstellungswerkzeuge (Datenqualitätstool, Vorbereitungs- und Umstellungsassistent) möglichst komfortabel zu ermöglichen.
Die in DMS classic von einer Mehrzahl an Anwendern genutzten Funktionen in DATEV DMS zur Verfügung zu stellen, damit alle bisherigen DMS classic Anwender umsteigen können.
Um die Priorität festzulegen, nutzen wir sehr intensiv Programmstatistikinformationen aus den DMS classic Datenbeständen unserer Anwender.

Uns ist natürlich bewusst, dass auch über das Wiederherstellen von DMS classic Funktionen hinaus eine Weiterentwicklung von DATEV DMS erfolgen muss. Im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten setzen wir das schon um (z. B. automatisches Einchecken von PDFs, Status und Bearbeiter über Knigge vorbelegbar). Sicherlich ist hier noch „Luft nach oben“, in der wir dann auch Weiterentwicklungswünsche/DATEV Ideas mehr berücksichtigen können.

Viele Grüße

Johannes Kretschmer

Entwicklung Dokumentenmanagement

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Johannes_Kretschmer — Tue, 28 Apr 2020 08:06:40 GMT

Hallo Herr Tober,

vielen Dank für den Hinweis.

Korrekt, auch das Nutzen der Archivfunktion und damit das Reduzieren der Anzahl an Suchergebnissen führt dazu, dass die Ergebnisse schneller angezeigt werden.

Wir werden die Option zusätzlich in unser Info DB Dokument 1006729 aufnehmen.

Viele Grüße

Johannes Kretschmer

Entwicklung Dokumentenmanagement

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

mosachse — Tue, 28 Apr 2020 08:18:50 GMT

Hallo Herr Blum,

wie immer: recht vielen DANK für Ihr exzellentes Feedback.

Unser Umstellungstermin von DMS classic auf das neue DATEV ist grundsätzlich für Mai 2020 angesetzt.

Würden Sie aufgrund Ihrer Erfahrungen den Termin erstmal absagen?

Man kann wohl grundsätzlich auch erstmal beim alten System bleiben...

Danke sehr

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Tue, 28 Apr 2020 09:46:12 GMT

So wie ich das Dokument "Archivieren" verstanden habe, ist doch das Procedere so, dass ich jedes Dokument manuell auswählen und archivieren soll.

Wenn ich das so richtig verstanden habe, dann ist das doch ein Kopfschuß, weil die Bearbeitung ewig lange dauert.

In meinem alten Programm DokMa gab es Jahresregister. Bei einem Jahreswechsel wurde ein Archivierungslauf gestartet und alle Jahre, die älter als 3 Jahre waren, wurde das gesamte Jahresregister in ein Archiv verschoben. Sämtliche Verlinkungen wurde aktualisiert.

Beispiel: Jahr 2020 mandantenübergreifend eingerichtet!

12345 Mandant A

|--+ 01 ESt.

|-- 2020

|-- 2019

|-- 2018

|--+ Archiv

|-- 2017

|-- [n]

|--+ 02 GewSt.

|-- 2020

|-- 2019

|-- 2018

|--+ Archiv

|-- 2017

|-- [n]

Gibt es bei DATEV auch so ein Archivierungslauf?

Wie einfach ist es, auch in den Archivdateien zu suchen? Wird nur eine Checkbox ausgewählt oder muss man durch eine Klickorgie?

Gruß Achilleus

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Tue, 28 Apr 2020 10:16:54 GMT

Ein echtes DMS kennt im diesem Sinne kein Archiv und das ist auch die lineare "Ablagedenke". Ein DMS kennt für die Dokumente "Zustände" und die Besseren, also die, die wir uns als kleinere Kanzlei niemals leisten könnten, verschieben die Speicherorte der Dokumente immer weiter weg von schnellen Zugriff. Das Ganze ist dann auch noch in die Sicherungsprozesse eingebunden.

Der Zugriff über eine Abfrage ist auch nicht das Thema, das geht recht flott, die DATEV Spaßbremsen finden dort ja nicht statt. Eine Löschung zur Einhaltung der DSGVO ist natürlich auch integriert. Wen solche Dinge interessieren kann sich ja einmal die in vielen DMS integrierte Bewerberverwaltung ansehen, hier kommen eine Menge an Anforderungen zusammen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Niklas_Tober — Mon, 29 Jun 2020 14:29:01 GMT

Hallo zusammen,

wir haben nun auch umgestellt. Der ausführliche Bericht folgt noch. Ein Hinweis vorab:

Datenvolumen DMS classic: ca. 200 GB

Datenvolumen DMS neu: ca. 480 GB

Dass im DMS classic komprimiert gespeichert wird, ist mir klar, aber ein solcher Unterschied ist nicht hinnehmbar. Für ASP Kunden bedeutet das ungeachtet dem neuen Lizenzmodell erhebliche Mehrkosten.

Wenn ich von 70€ monatlich pro 100 GB-Paket ausgehe und einen Bedarf von zusätzlich 3 Paketen nach DMS Umstellung habe, reden wir hier im Jahr von über 2.500€.

Das wird leider nur die ASP-Anbieter erfreuen.

Ich hoffe, dass das ein Denkfehler ist und würde mich über eine Expertenmeinung freuen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Marco_Nürnberger — Tue, 30 Jun 2020 13:56:46 GMT

Hallo Herr Tober,

wie von Ihnen und auch hier beschrieben, wirkt sich das Thema Komprimierung auf den Speicherplatzbedarf des neuen DMS-Datenpfads aus. Der Zuwachs in Ihrem Fall erscheint uns im Vergleich zu unseren bisherigen Erfahrungen sehr hoch. Das würden wir uns gerne direkt auf Ihrem System anschauen. Sofern für Sie ok, melden wir uns kurzfristig bei Ihnen.

Viele Grüße,

Marco Nürnberger

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

stbcelle — Thu, 02 Jul 2020 12:08:55 GMT

Moin in die Runde,

ich will auch einen kurzen Erfahrungsbericht zu meiner Umstellung geben. Evtl. hilft der eine oder andere Hinweis.

Nachdem im Umstellungsassistenten alle Punkte abgearbeitet waren und die Umstellung der Dokumente recht problemlos erfolgt war, habe ich mir bewusst einen Samstag morgen ausgesucht, um genug Zeit für die Nacharbeiten und Tests zu haben. Ein fataler Fehler - Samstags gibt es keine Hotline...

Als ich im Assistenten die Aktivierung eingeleitet hatte, erhielt ich einen "unerwarteten Fehler", zu dem natürlich kein Hilfedokument verfügbar ist. Im Assistenten wurde mir der Terminalserver als aktiviert angezeigt, während die Aktivierung des Fileservers fehlgeschlagen war. Der Verweis auf die manuelle Ausführung einer Datei am betreffenden Server war nicht hilfreich, da die entsprechende Datei nicht am System vorhanden war. Keine Hotline, keine Infos im Lexinform, somit Servicekontakt schreiben und die Aktion beenden. Dann wohl keine Nacharbeiten am Wochenende...

Am Montagmorgen dann sehr schnelle Hilfe von der Hotline: "Bei Arbeitsplätzen auf denen keine DATEV DMS Arbeitsstation installiert ist, wie z.B. dem Fileserver, kann dieser Hinweis ignoriert werden." Ernsthaft? Der Assistent erkennt das nicht und gibt mir keinen entsprechenden Hinweis - unfassbar! Natürlich 25 € für den Eilservice...

Nach den dann folgenden, recht problemlosen Nacharbeiten dann der Test in den Terminalsitzungen der Mitarbeiter... Es ist ein "unerwarteten Fehler" aufgetreten, zu dem auch diesmal kein Hilfedokument verfügbar war. Nach 35 Minuten Warteschlange teilte mir der Herr bei der Datev, dass wohl die Datenpfade bei den Mitarbeitern nicht eingestellt sind. Warum das nicht automatisch erfolgt - keine Ahnung. Ich musste also bei jedem Mitarbeiter die Fehlermeldung zweimal aktiv wegdrücken (!), um den Datenpfad einstellen zu können!

Ganz ehrlich, das geht besser, viel besser! Mit entsprechenden Hinweise hätte ich das locker hinbekommen, zumal ich durchaus EDV-affin bin. Zum Glück nur 9 € für die Hilfe...

Nun läuft das System mit kleinen Ecken und Kanten - auf den ersten Blick gefällt mir das neue DMS gut. Zwei Probleme haben wir noch. Die OCR Texterkennung der Altdokumente beendet sich leider immer wieder, so dass ich diese erneut starten muss. Hierzu gibt es natürlich keine Meldung, nur im Task-Manager kann ich das feststellen. Das Laufzeitverhalten der Dokumentensuche im Arbeitsplatz ist auch ohne laufende Texterkennung im Hintergrund zum Teil unterirdisch. Ja, ich weiß, wenn ich Spalten ausblende, geht es wohl schneller. Manches möchte ich aber gerne auf einen Blick sehen.

Ich bin gespannt, was noch so auftritt und wünsche ein gutes Gelingen beim Umstieg.

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Niklas_Tober — Thu, 02 Jul 2020 12:19:19 GMT

Kleines Update:
Eine Vergrößerung der Datenbank um das 1,5 fache ist wohl "üblich". Unsere Vergrößerung ist also kein Standardfall und wird daher zeitnah untersucht.

Trotzdem:
Selbst bei dem 1,5 fachen, würden wir im Jahr konservativ gerechnet bei 100GB bzw. 840€ an Mehrkosten liegen. Ist nach wie vor schwer zu verdauen. Ohne zu wissen wie viele ASP Kunden sich unter den DMS Classic Bestandsanwendern befinden, dürfte dieser Umstand den variablen DATEV ASP-Umsatz merklich steigern.

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Marco_Nürnberger — Tue, 07 Jul 2020 15:06:48 GMT

Hallo Community,

vielen Dank an @Niklas_Tober, dass wir uns den Sachverhalt zeitnah und direkt im System ansehen konnten. Wir bitten um etwas Geduld für die Zeit, die unsere Analyse in Anspruch nimmt. Wir informieren an dieser Stelle über das Ergebnis.

Viele Grüße,

Marco Nürnberger

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annapetereit — Tue, 14 Jul 2020 08:33:07 GMT

Hallo Herr Blum,

was ist, wenn mal ausversehen einer ein Dokument löscht? Wir nutzen den Status löschen auch weiterhin und löschen dann erst das Dokument, so kann ich beim endgültigen leeren des Papierkorbs sicherstellen, dass die Mitarbeiter das nicht ausversehen in den Papierkorb verschoben haben - Netz und doppelter Boden 😛

BG Annika

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blum — Tue, 14 Jul 2020 12:55:44 GMT

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Tue, 14 Jul 2020 14:20:26 GMT

Schade, aber sehr verständlich. Vielleicht reagiert die Datev selbst mal!

Herzliche Grüße

Vielleicht lohnt es sich aber auch gar nicht, sich mit der Frage zu beschäftigen.

Gerade kam eine Umfrage zur neuen EO online ... scheint noch nicht so weit zu sein "könnte oder auch nicht" , bindet aber auch Ressourcen 😞

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vogtsburger — Tue, 14 Jul 2020 14:10:53 GMT

@blum ,

... also bei mir steht nur weiße Schrift auf weißem Hintergrund, oder sollte der Post leer bleiben, als Statement ? 🤔

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andreashofmeister — Tue, 14 Jul 2020 14:32:57 GMT

Ich sag's doch...Cloud...

KMnext....soso

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Christian_Seidel — Wed, 15 Jul 2020 06:45:06 GMT

Hallo Frau MarionBachem1,

bitte teilen Sie uns noch mit, auf was Sie eine Reaktion seitens DATEV benötigen.

@blum:

Ihr Post ist leer, könnten Sie bitte nochmal Ihren Post wiederholen oder sollte dieser leer bleiben?

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Gelöschter Nutzer — Wed, 15 Jul 2020 07:16:25 GMT

Hallo Herr Seidel,

es geht um die Frage, die Frau annapetereit an Herrn Blum gestellt hat, der sich aber leider aus nachvollziehbaren Gründen Mein "Feuer" ist aus. Tschüss vor drei Monaten aus der aktiven Community zurückgezogen hat. Insofern ist jetzt die Datev gefragt.

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annapetereit — Wed, 15 Jul 2020 07:58:06 GMT

@Gelöschter Nutzer ....versteh ich nicht? - was soll die Datev da machen?

Ich fand nur den workaround von @blum mutig, Dokumente mit Status "erledigt" zu löschen und hab unseren workaround mit Status "löschen" und dann löschen zum Besten gegeben... Anders als Herr Blum lösche ich die im Papierkorb aufgelaufenen Dokumente aber auch einmal monatlich und mir wäre das sonst zu unsicher. Ich will ja nichts löschen, was ein Mitarbeiter eventuell versehentlich in den Papierkorb verschoben hat. Mehr wollte ich nicht zum Ausdruck bringen.

Aus meiner Sicht muss die Datev da nichts machen. Die Löschfunktion musste ja gemäß DStVO durch die Datev ermöglicht werden und wie die Kanzleien damit intern umgehen, sollte der Kanzlei obliegen.

BG Annika

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andreashofmeister — Wed, 15 Jul 2020 08:07:24 GMT

Vielleicht hat Herr @blum ja nur einen leeren Beitrag gepostet, um eine Benachrichtigung zum Beitrag "

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsberi...

zu erhalten.

Ansonsten gibt es hier excellente Beiträge von Herrn @blum zu Benutzeranforderungen.

Der Beitrag von Frau @Gelöschter Nutzer ist aber nicht minder interessant. Endlich mal ein Lichtblick ab "EO-Horizont". Zumindest wissen wir nun, wo die Reise hingehen kann bzw. wird.

Wäre ja mal ganz hilfreich, wenn man die ganzen neuen Plattformen (Lohn-Online/KMnext) auch mal hier darstellen können, vielleicht mal in einer eigenen Rubrik?

Zur Lohn-Plattform gibt es ja auch eine Stellenanzeige der DATEV, die wiederum schöne Fragen aufwirft, wenn man sich das Anforderungsprofil der Stellenanzeige mal zu Gemüte führt.....

Leider nur in den sozialen Netzwerken zu finden.......

Spannend....

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Gelöschter Nutzer — Wed, 15 Jul 2020 08:27:16 GMT

Lieber Herr Hofmeister,

dann fragen Sie doch mal Ihren Datevansprechpartner, warum ich für so eine Umfrage ausgewählt werde, obwohl ich EO gar nicht nutze und warum nicht alle Datevnutzer sich daran beteiligen können? Das Vorgehen der Datev beim Erstellen eines "Pflichtenheftes" scheint nicht professioneller als die Geschwindigkeit und Flexibilität bei der Programmierung zu sein.

Die Einbindung von SmartExperts ist sehr "bemüht". Zum Beispiel: "Übernehmen Sie Interessentendaten aus SmartExperts in Ihre Kalkulation".

Oder was könnte mit "Leistung abrechnen/profitieren Sie von der automatischen Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben" gemeint sein?"

Dagegen sind die seitenweisen Praktikervorschläge von Herrn Blum mal wieder nicht berücksichtigt worden.

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annapetereit — Wed, 15 Jul 2020 08:42:19 GMT

@Gelöschter Nutzer Ich wüßte auch nicht, dass wir als EO Nutzer eine @ der DATEV erhalten haben, um an dieser Umfrage teilzunehmen

... @andreashofmeister find es auch interessant, aber im Moment noch zu Abstrakt - wie genau soll das Aussehen "KMnext"? Soll das der Versuch sein smartexperts zu pushen? Wir bekommen wirklich viele Interessentenanfragen, aber bisher war da keine über smartexperts dabei. Aber vielleicht geht´s anderen Kanzleien ja anders?!

LG Annika

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Thorsten_Schürer — Wed, 15 Jul 2020 13:41:38 GMT

Hallo Hr. Tober,

hallo Community,

vielen Dank noch einmal, dass wir uns das Thema auf Ihrem System ansehen konnten.

Unsere Analysen sind noch nicht final abgeschlossen, trotzdem möchten wir Ihnen einen Zwischenstand geben.

Es zeichnet sich ab, dass wir durch weitere Optimierungen der Datenbank-Struktur den belegten Festplattenplatz voraussichtlich reduzieren können.

Für eine mögliche flächendeckende Verfügbarkeit werden weitere Tests durchgeführt, unter anderem um negative Seiteneffekte auszuschließen. Sofern diese positiv verlaufen, wird die Optimierung mit einem der nächsten Patch-Days (siehe Info-DB 1003483) zur Verfügung gestellt.

Grüße aus Nürnberg und bleiben Sie gesund!

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freiburgersteuermann — Thu, 16 Jul 2020 08:29:00 GMT

Herrn Blum kann ich gut verstehen. Ich warte auch seit vier Monaten auf eine Lösung, wie ich den Verlautbarungen der Bundessteuerberaterkammer konform E-Mails versenden kann.

Mit DMS geht es definitiv nicht ohne viele fehleranfällige Umwege!

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840

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Gelöschter Nutzer — Thu, 16 Jul 2020 09:55:33 GMT

Liebe Kollegen,

inzwischen vermute ich, dass der Sinn dieser Umfrage gar nicht echtes Interesse an einer Programmfortentwicklung ist, sondern dass das eine Marketingaktion für Smartexperts und zur Gewinnung neuer EO Nutzer ist. So blöd wird man bei der Datev ja nicht sein, dass man wahllos Datevanwender, die EO noch nicht einsetzen, wegen Wünschen zur EO anschreibt und auf der anderen Seite die Fleißarbeit von Herrn Blum, Herrn Lemler und anderen einfach ignoriert.

Liebe Grüße

Marion

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vogtsburger — Thu, 16 Jul 2020 09:59:38 GMT

... sehe ich ähnlich ...

... soll wohl suggerieren, dass man 'am Ball bleibt' ... , dem aber schon längst die Luft ausgegangen ist 😀

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bodensee — Thu, 16 Jul 2020 10:42:10 GMT

Ich befürchte so 'blöd' ist die Datev sehr wohl.

Wenn ein neues Projekt aufgesetzt wird, wird dies durchgezogen anstatt sich auf versierte Datev Anwender wie Herr Blum und andere zu verlassen.

Ich selbst wurde angerufen von Datev Mitarbeiter im Homeoffice. Die Datev möchte unterschiedliche Kanzleigrößen haben und dort wissen wie die einzelnen Abläufe sind.

Dies ist ja erstmal ein vernünftiger Ansatz und bemerkenswert es soll ein neue Plattform im EO Bereich geben die sich ausschließlich an digitalen Abläufen orientiert und es soll wohl bewußt in Kauf genommen werden dass hier ggf. alte Kollegen nicht mehr mitgehen können oder wollen.

Ich lasse mich überraschen.

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andreashofmeister — Thu, 16 Jul 2020 11:09:09 GMT

@bodensee

Na klar wissen wir ja um die Zeit zwischen "nettem" Telefonat und Realisierung.

Aber am Beispiel des neuen "Lohn-Online" als Nachfolger von LODAS im Jahre 2023 werden wir ja sehen, was alles realisiert werden wird als Ergebnis von zig Telefoninterviews...

Keine Ahnung, wer da alles befragt wurde und wieviel Tausend (?) Lohnabrechnungen man monatlich "bringen" muss um da mal einen Anruf zu bekommen.....

Die Stellenanzeige der DATEV (Werkstudent Lohn online) in den sozialen Netzwerken werfen tatsächlich ein paar Fragen auf.....

https://www.datev.de/web/de/karriere/alle-jobs/jobs-details/id03430.html

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hm — Fri, 04 Dec 2020 08:16:45 GMT

Hallo Herr @blum ,

danke für die Infos. Nach der Umstellung tauchen bei uns nun auch die ersten ähnlichen Fragen auf.

Haben Sie zwischenzeitlich schon eine Lösung zu dem Problem

...

Für die StB: Es gibt nicht mehr das Feld "Fristdatum" in den Dokumenten zur Erledigung un zur Kenntnis. Zur Fristprüfung muss daher die Schnellinfo "Fristen / Bescheide" geöffnet werden und dort gibt es das Feld "Fristende".

...

gefunden? Herr @Johannes_Kretschmer hatte dieses Thema leider noch nicht in seinem Beitrag vom 16.04.2020, 17:05 aufgenommen.

MfG H. Meyer

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Nina_Schlee — Tue, 08 Dec 2020 07:40:00 GMT

Guten Morgen @hm

Es handelt sich hierbei um ein Feld aus „Post, Fristen und Bescheide“. Daher ist dieses nicht mehr in der Schnellinfo „Dokumente“ verfügbar.
Die Fristen gehören zu „Post, Fristen und Bescheide“, daher werden die Daten auch nur dort gehalten.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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hm — Tue, 08 Dec 2020 08:47:22 GMT

Guten Morgen @Nina_Schlee ,

danke für die Info. Dann ist das in der neuen DMS halt so. Wie viele andere Dinge auch...

Viele Grüße

H. Meyer

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Gelöschter Nutzer — Wed, 02 Jun 2021 10:41:20 GMT

Hallo Andreas,

das ist doch der Trick. Man sagt, dass ein erlesener Kreis befragt wurde. Alle, die keinen Anruf erhalten haben glauben, dass sie diesem Kreis nicht angehören und fragen auch nicht weiter nach. In Wahrheit hat sich für den User niemand interessiert und macht das, was man eh machen wollte.

Für die ganze Aktion braucht man also genau einen Mitarbeitenden für ca. 10 Minuten. Der muss nur schreiben, dass man einen erlesenen Kreis gefragt hat usw. usw.

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metalposaunist — Wed, 02 Jun 2021 10:44:31 GMT

Danke @Gelöschter Nutzer für den Thread 👍. Der war mir gar nicht in Erinnerung.

Dann verknüpfe ich einmal meine Erfahrungen.

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metalposaunist — Mon, 14 Jun 2021 10:35:11 GMT

Ich hänge hier nochmal was dran, weil ich scheinbar zu doof bin oder mich nicht durch alle 5465465 Info-DBs geklickt habe 😫 - keine Ahnung. Meine Grundidee war: Die DATEV DMS Übernahme kann grundsätzlich während des laufenden Betriebes passieren; erst wenn man auf DATEV DMS aktivieren drückt, ist das alte DMS classic Geschichte und das neue aktiv.

Meine Planung war am FR Nachmittag zu starten, sodass am MO mit dem neuen DMS gearbeitet wird. Laut DATEV sollte das möglich sein aber Murphy, man weiß ja nie 😏, was kommt; also am letzten SA schon mal DATEV DMS Server & Arbeitsstation installiert; L:\ vergrößert und den Assistenten gestartet, alles soweit abgehakt; Termin zwecks Übernahme der ACL nach BRV steht auch; kurz in der Kanzlei angerufen, dass ich doch heute schon zur Sicherheit anfange und der Knigge daher mal 1 Woche bitte nicht mehr bearbeitet werden; alles schick.

Bis mich jemand anrief, dass alle Mitarbeiter im Bereich Absender weg sind, wenn man auf Basis einer Vorlage eine neues Dokument erstellen will😲. Okay? Uncool. Ziemlich uncool. Nach einem SK wurde mir geantwortet, dass stehe im Fahrplan unter Punkt 4: PCD-Platzhalter: Mitarbeiterdaten und Absenderinformationen hinterlegen.

Blöd nur, dass die Absender wohl nach der Installation von DATEV DMS schon weg sind und man sie auch nicht exportieren kann? Gut, bei 35 Personen noch einmalig OK - was mache ich mit 140 Usern? 😱 Alles von Hand, manuell? Im Ernst? Wieso steht das erst in Punkt 4 und nicht schon vorher, wenn man DATEV DMS installiert? Dann hätte ich mir am SA einen Screenshot gemacht und das nachgepflegt. #Service

Dazu kenne ich ja nun den Link zum Buchen eines DATEV Termins zwecks Übernahme der Rechte. Also gleich mal schon im Juni einen buchen für unsere Umstellung in Iserlohn im Juli und Terminland sagt ab 01.07: keine Termine zur Auswahl. Aha. Toll 👍! Also Knick ins Ohr machen, dass diese wohl nur im gleichen Monat vergeben. Schaue ich am 01.07 nochmal rein und hoffe, dass es dann noch einen gibt, vor unserer Umstellung Mitte Juli.

Sorry aber ich stolpere in diese Umstellung rein ...

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andreashofmeister — Mon, 14 Jun 2021 10:22:28 GMT

@metalposaunist schrieb:
Meine Grundidee war: Die DATEV DMS Übernahme kann grundsätzlich während des laufenden Betriebes passieren; erst wenn man auf DATEV DMS aktivieren drückt, ist das alte DMS classic Geschichte und das neue aktiv.

Dein Ernst, @metalposaunist? Zu dieser Konstellation oder auch "Idee" gibt es aber diverse Beiträge hier...

Im laufenden Betrieb? Mut zur Lücke....

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metalposaunist — Mon, 14 Jun 2021 10:25:06 GMT

@andreashofmeister schrieb:
Im laufenden Betrieb? Mut zur Lücke....

Wie soll es denn anders bei echten Großkanzleien gehen? 400.000 Dokumente sind nun nicht viel. Was ist, wenn SA und SO einfach die Zeit nicht ausreicht, um alle Daten von A nach B zu bekommen? 🤔 Oder wenn doch was passiert, was einfach mehr Zeit braucht?

Kann der Kanzlei als Dienstleister ja nicht sagen: Wann ist die Umstellung fertig? Morgen.

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Gelöschter Nutzer — Mon, 14 Jun 2021 10:40:59 GMT

@metalposaunist Nimm's leicht. Wir reden über Datev.

Bei uns war es so, dass alles, was es im Vorfeld an Tests und anderen Dingen zu tun gab, auf grün stand. Danach hat es nur rund zwei Wochen (und tägliches Aufschalten) gedauert, bis wirklich umgestellt war. In dieser Zeit waren viele Dokumente weder im alten noch im neuen DMS im Zugriff.

Bei der Migration ist der Datev aufgefallen, dass wir doch tatsächlich DMS EMA Kunde waren und jetzt dürft ihr alle mal raten, welche Dokumente Schwierigkeiten gemacht haben. Riiichtiiig!! Nicht eine einzige E-Mail, die über EMA einsortiert wurde, war im neuen DMS im Zugriff. Was für eine Überraschung und wir waren natürlich wieder die ersten und einzigen, bei denen das Problem auftrat, obwohl alle Tests durchgelaufen sind.

Aber, was soll es? Normalerweise hat man, wenn man Geld ausgibt, einen Nutzen oder wenigstens Spaß. Beides trifft in diesem Fall nicht zu. 😞

Die Community ist an dieser Stelle wirklich hilfreich. Man merkt einfach, dass man nicht alleine ist.

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siro — Mon, 14 Jun 2021 11:34:30 GMT

@metalposaunist schrieb:
Wie soll es denn anders bei echten Großkanzleien gehen? 400.000 Dokumente sind nun nicht viel. Was ist, wenn SA und SO einfach die Zeit nicht ausreicht, um alle Daten von A nach B zu bekommen? 🤔 Oder wenn doch was passiert, was einfach mehr Zeit braucht?

Die Datenübernahme darf ja ruhig längere Zeit dauern, man kann halt noch nicht scharfschalten. Also Fr-So Datenübernahme volle Lotte, no Viwas no Backup, no irgendwas.

Und wenn man in die Arbeitstage kommt, kann ja die Datenübernahme pausieren, damit in DMS Classic noch gearbeitet werden kann. Also Datenübernahme Abends/Nachts.

Was anschließend nochmal elend dauert ist die OCR.

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metalposaunist — Mon, 14 Jun 2021 11:47:07 GMT

@siro schrieb:
Die Datenübernahme darf ja ruhig längere Zeit dauern, man kann halt noch nicht scharfschalten. Also Fr-So Datenübernahme volle Lotte, no Viwas no Backup, no irgendwas.

Ja, so habe ich's jetzt auch gemacht 🤓. Nach 17 Uhr bis 22 Uhr darf die Übernahme passieren. Danach läuft die Datensicherung jeden Tag bis FR und SA und SO nochmal finalisieren bzw. kann ich dann SA/SO schon Punkt 4 Nacharbeiten noch erledigen, dass MO das neue DMS wirklich 🌶 ist.

Besser zu früh fertig als auf den letzten Drücker, wenn ich MO dann 160km zur Kanzlei fahren muss, um eventuelle Probleme lösen zu können. Und: 1 DATEV Installation habe ich noch außerhalb der WTS Umgebung. Die muss auch mit DATEV DMS versorgt werden.

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andreashofmeister — Mon, 14 Jun 2021 11:58:08 GMT

Ist ja grausam.

Da war die Übernahme aus der alten DOKablage ins neue DATEV-DMS ja eine Klackssache.

Erledigt in 2018.

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Gelöschter Nutzer — Mon, 14 Jun 2021 13:26:14 GMT

wir hatten damals 11-12.000 dokumente pro stunde (lt. log) mit einem „kleinen“ fileserver umgesetzt. dann konnte man, meine ich, etwa 10 (passive) Nutzer anmelden, die auch über nacht die ocr abgearbeitet haben.

mit vor- und nacharbeiten kann man das an einem we, je nach datenbestandsgrösse, durchziehen.

das geht eigentlich…

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metalposaunist — Mon, 14 Jun 2021 16:22:52 GMT

Nachtrag: 17 bis 22 Uhr geht nicht. DMS darf nirgendwo offen sein 😄. Also mal sehen, ob um 20 Uhr noch wer arbeitet ... eigentlich kann man das nur am Wochenende machen und im DATEVasp passiert das von 20 bis 6 Uhr morgens. Wie das gehen soll, wenn in einer größeren Kanzlei auch mal spät abends gearbeitet wird und der Assistent dann hängen bleibt und fragt: ja oder nein - keine Ahnung.

Auch das steht bestimmt irgendwo in den Info-DBs aber da bin ich wie @jjunker nun auch kein Freund von, wenn das alles immer so lang aus ausschweifend ist. Kurz und knackig alle Infos auf 1 Blick wäre cool. Naja, ich bleibe dran 😬.

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Gelöschter Nutzer — Mon, 14 Jun 2021 17:33:50 GMT

Kurz und knackig?

Knacken tut es ja nun an allen Ecken, aber kurz würde bedeuten, dass man ein komplett ausgetestetes Migrationstool ausliefern würde.

Was meinst du, warum die Beschreibung immer länger wird? Mit jedem Fehler, der gemeldet wird, wird der Anwender vertröstet und die Beschreibung ergänzt. Damit nicht auffällt, was schon alles aufgetaucht ist, macht man nach fünf Seiten eine neue Dokumentennummer, auf die man dann verweist usw. usw.

Ich will ja nicht, dass ein falscher Eindruck entsteht, aber ich liebe es.

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vogtsburger — Mon, 14 Jun 2021 17:39:41 GMT

... also ich hätte 'Manschetten', mich in ein solches Abenteuer zu stürzen.

... nicht auszudenken, wenn irgendwann bei x% die Migration gegen die Wand fährt.

... ist denn dann der Rückzug in den 'sicheren Hafen' (des alten DMS') noch möglich ?

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Gelöschter Nutzer — Mon, 14 Jun 2021 17:50:34 GMT

@vogtsburger

ja, klar, deswegen ist es eigentlich entspannt :-).

die nervigen nacharbeiten können dennoch hinterher hochkommen... aber idr nicht unbedingt wichtig...

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NadimBhatti — Tue, 15 Jun 2021 06:58:22 GMT

@metalposaunist wie viel Vorbereitungszeit war bei euch eingeplant?

Unsere Umstellung soll im Oktober über die Bühne gehen. Ich wollte mich "eigentlich" erst ab September intensiver damit befassen.

Sollte ich das aus deiner Erfahrung heraus lieber vorziehen? 🤔

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 07:04:14 GMT

Hallo,

die Frage ging zwar nicht an mich, aber ich würde das September 2022 schieben. Dann besteht die Chance, dass alle Macken raus sind.

Die Source Codes für Saperion hat die Datev noch bis Frühjahr 2023. Es gibt also keinen Grund zur Eile. Einziges Problem könnte werden, dass Fehler im alten DMS nicht mehr behoben werden, weil man sich verstärkt auf die Fehlersuche und eventuell auch -behebung im neuen DMS kümmern muss.

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NadimBhatti — Tue, 15 Jun 2021 07:13:19 GMT

@Gelöschter Nutzer

danke für den Tipp. Hatten wir tatsächlich drüber nachgedacht, soweit wie möglich nach hinten zu schieben. Dann kam das "aber".

Die DATEV stellt ja leider wenig technische Möglichkeiten für saubere Workflows zur Verfügung - also bastelt ja jede Kanzlei letztlich ihren eigenen Arbeitsablauf. Unsere eigenen Prozesse stehen gerade alle auf dem Prüfstand und sollen entsprechend hinterfragt und optimiert werden. Das macht aber gerade im Dokumentenmanagement keinen Sinn, wenn wir unsere Workflows und Abläufe auf "alte Technik" ausrichten. Daher der Wechsel noch in diesem Jahr. Dann wird man vielleicht den einen oder anderen Schmerz mehr erfahren, kann aber die interne Struktur gleich auf ein aktuelles Toolset aufzusetzen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 07:29:34 GMT

Ich habe noch einen kleinen Hinweis, wohin die digitale Reise der Datev gehen soll.

Die Frage, ob man nicht bei der Ablage von E-Mails einen Begriff aus dem Knigge vorbelegen könnte, wurde mir in diesem Thread DMS neu Ablage Knigge bei Mail - DATEV-Community - 222653

so beantwortet:

Hallo Herr Pfeiffer,

der Fokus bei DATEV DMS liegt auf einer manuellen, aber effektiven Ablage.

Wenn gewünscht können Sie das E-Mail-Datum als Dokumentdatum vorbelegen lassen.

Die Begriffe "manuell" und "effektiv" in einem Satz sind eine Ohrfeige für jeden, der in der Digitalisierung auch eine Chance zur Automatisierung sieht und nicht nur gescanntes Papier ablegen will. Die Entwicklung ist mehr als traurig und fraglich.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 07:22:41 GMT

@NadimBhatti Das ist ein Argument, aber vielleicht lassen sie sich dann doch einmal von der Datev zeigen, wie es dann wirklich läuft.

Momentan sind die Prospekte ziemlich weit von der Realität entfernt. Wie schon gesagt, Manuell und effektiv ist das Ziel der Datev. Da wird der Bürobote mit dem Rollwagen wieder attraktiv.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

NadimBhatti — Tue, 15 Jun 2021 07:29:18 GMT

Der Thread ist tatsächlich an mir vorbeigerauscht. Aber ich gebe Ihnen absolut Recht. Das ist an Traurigkeit kaum zu überbieten.

Allerdings stellt sich daran die berechtigte Frage: was ist die Alternative?

Bis 2023 bei DMSclassic bleiben - aber dann?

Allem Anschein nach ist ja auch das DATEV-eigene DMS ein Rohrkrepierer. Vor allem, weil bis 2029 alles in die Cloud soll. Müsste der Theorie nach dann ja auch das Dokumentenmanagement betreffen.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 07:46:41 GMT

Die Alternative?

Im Hinblick auf Integration in den Arbeitsplatz, Rechteverwaltung usw. gibt es die wohl eher nicht.

Alles in die Cloud?

Zur Zeit hat die Datev keine Cloud, soweit ich weiß. Bei ASP z.B. ist das heute Serverhousing. Jeder ASP Anwender hat seine eigene (virtuelle) Hardware. Das ist ziemlich weit weg von Cloud. Unternehmen online ist meines Wissens auch nichts anderes als das. Aber das könnte sich ja ändern.

Ich persönlich glaube nicht wirklich an die absolut zentrale Lösung. Ich bin seit 1980 in der IT und habe so ziemlich alle Entwicklungen mitgemacht. Vom Großrechner über Abteilungsrechner über Arbeitsplatzrechner zurück zum zentralen Datenpool bis hin zum zentralen Anwendungspool und dann den halben Weg wieder zurück.

Das ganze ist wie ein Vogelschwarm, der scheinbar unkontrolliert und ohne Absprache geschlossen die Richtung wechselt. Die Technik schreitet immer weiter voran und wer weiß, was 2029 aktuell ist.

Aber in einem gebe ich ihnen recht. Was immer der Stand der Technik sein wird, für die Datev wird es Zukunftsmusik sein.

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chrisocki — Tue, 15 Jun 2021 07:49:55 GMT

Hallo,

vollkommen am Thema vorbei: Aber was definiert denn überhaupt "Cloud".

@Gelöschter Nutzer : Ihr Post suggeriert, dass eine Cloud-Anwendung nur als "Webapplication" existiert? Das wäre aber grundlegend falsch!

DATEVasp oder eine in der Kanzlei genutzte Terminalserverlösung ist technisch gesehen auch schon eine Cloud-Anwendung. Private Cloud eben.

Und Unternehmen online wäre von der Definition her auf jeden Fall eine Cloud-Anwendung.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 08:04:01 GMT

@chrisocki Ja, das Thema kann man lange diskutieren. Ich definiere das zumindest mal so, dass eine Cloudlösung problemlos erweiterbar ist. Egal, ob private oder public.

Das ist der Terminalserver z.B. nicht. Es gibt z.B. keinen TS-Master, der seine Installation auf TS-Slaves spiegelt. Man muss jeden einzelnen Server der Farm separat installieren. Von MS gibt es da nichts und, soweit ich weiß, auch nichts von Drittanbietern.

Bei OpenStack stecke ich eine Maschine dazu, melde sie an der Verwaltung an und gebe ihr eine Rolle. Das war es.

Unternehmen online hat keinen gescheiten Lastenausgleich und stirbt meistens am 10. eines Monats.

Ich gebe ihnen recht, dass die Oberfläche egal ist. Ob Web oder irgendein anderer Client, spielt keine Rolle, aber was dahinter passiert ist entscheidend. Lastverteilung, Ausfallsicherheit usw. gehört auch irgendwie dazu.

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andreashofmeister — Tue, 15 Jun 2021 08:08:01 GMT

@NadimBhatti schrieb:

Allem Anschein nach ist ja auch das DATEV-eigene DMS ein Rohrkrepierer. Vor allem, weil bis 2029 alles in die Cloud soll. Müsste der Theorie nach dann ja auch das Dokumentenmanagement betreffen.

Die große, große Frage.....

Danke für Ihr/Dein Statement, @NadimBhatti .

Leider gibt es dazu nix außer ner "Roadmap" oder wie immer man das nennen mag (habe den anderen Begriff schon wieder vergessen.....hieß es nicht sogar "Ausblick"...?)

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chrisocki — Tue, 15 Jun 2021 08:41:02 GMT

Hi,

@Gelöschter Nutzer schrieb: Das ist der Terminalserver z.B. nicht. Es gibt z.B. keinen TS-Master, der seine Installation auf TS-Slaves spiegelt. Man muss jeden einzelnen Server der Farm separat installieren. Von MS gibt es da nichts und, soweit ich weiß, auch nichts von Drittanbietern.

Gibt es und wurde vor Jahren als erfolgreiches Projekt von Herrn Görner auf dem Admin-Webshop vorgestellt. Da ging es um Terminalserver in einer Citrixfarm. Deutlich mehr als nur 2-Maschinen.

@Gelöschter Nutzer schrieb: Unternehmen online hat keinen gescheiten Lastenausgleich und stirbt meistens am 10. eines Monats.

Das mag gefühlt so sein, ist es aber nicht.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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vogtsburger — Tue, 15 Jun 2021 08:31:48 GMT

@Gelöschter Nutzer ,

... Sie sprechen aus, was ich schon lange gedacht und nicht zu fragen gewagt habe ... 😄

... was mich aber in diesem Zusammenhang interessieren würde :

... sehen Sie bei einem der anderen großen Player im Unternehmenssoftware-Bereich (z.B. bei SAP) eine 'astreine' Cloud ?

... ich gehe mal davon aus, dass die direkten Datev-Konkurrenten (AGENDA, ADDISON, LEXWARE, ...) auch nicht in der Cloud-Liga spielen, oder täusche ich mich ?

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 08:50:56 GMT

@vogtsburger Ja, bei SAP sehe ich das. Die haben vor einigen Jahren ziemliche Probleme mit ihrer Lösung gehabt und dann ein komplettes Redesign der Software gemacht. Das läuft heute ziemlich stabil.

Bei den anderen kann ich das nicht genau sagen und es wäre eher raten als wissen. LexOffice, Buchhaltungsbutler usw. sind ja schon bekannt, aber mehr auch nicht.

Für mich ist eines der Hauptmerkmale einer Cloud, dass sie immer gleich verfügbar ist. Das heißt, das im Störungsfall ein anderes RZ die Aufgaben übernimmt und der Anwender gar nicht merkt, dass es Probleme gibt.

Das ist bei DUO m.E. nicht der Fall. Mal schnell, mal langsam, mal ganz weg. Dann gibt es hektisches Treiben und irgendwann ist es wieder verfügbar. Ständige Downtime für Wartung usw. Das sind dann meistens die Zeiten, an denen der Mandant seine Belege erfassen will.

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andreashofmeister — Tue, 15 Jun 2021 09:08:56 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:

Das ist bei DUO m.E. nicht der Fall. Mal schnell, mal langsam, mal ganz weg. Dann gibt es hektisches Treiben und irgendwann ist es wieder verfügbar. Ständige Downtime für Wartung usw. Das sind dann meistens die Zeiten, an denen der Mandant seine Belege erfassen will.

Eben! Trotz App (heute morgen, 15.6.2021) erst wieder!

Auch wenn es lt. Herrn @Peter_Krug eben "schon mal vorkommen kann". Letztendlich sind wir in den Kanzleien die Ansprechpartner der Mandanten, wenn morgen um 6.05 Uhr (so wie eben heute) "mal wieder" der DUO-Zugang "schwächelt".

Dank flexibler Arbeitszeiten und sommerlicher Temperaturen arbeiten da auch schon Mandanten mit DUO. Und das hängt dann.

Und den Groll der Mandanten holen wir uns dann auch ab. "Kann ja mal passieren", sagt @Peter_Krug .

Mal ja. Aber nicht zigmal im Monat.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 09:17:57 GMT

Wenn ich das mal richtig verstanden habe, ähneln die Strukturen im DATEV RZ der Eigenorganisation.

Alte Strukturen und daraus resultierend schlecht skalierbar, - relativ - schlechte Ausfallsicherheit usw.

Mainframe hat mit "Cloud" wenig zu tun..

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metalposaunist — Tue, 15 Jun 2021 09:47:18 GMT

Ist man einmal nicht am Ball ⚽, muss man gleich ganze Romane 📚 nachlesen 😬. Aber eine schöne, sachliche und gute Diskussion!

@NadimBhatti schrieb:
@metalposaunist wie viel Vorbereitungszeit war bei euch eingeplant?

Das kommt ganz drauf an, wie viele Ihr seid und ob ggf. noch welche im Urlaub sind und ob alle Mitarbeiter mitspielen. Bei uns in Attendorn reicht aber auch 1 Monat nicht aus, weil Du selbst vieles koordinieren musst, zusammen mit DATEV, wenn Du nicht alles zu 100% selber machen kannst (ACL Rechteübernahme in die BRV zum Beispiel) und dann wird das ganze Projekt wirklich anstrengend, weil auch DATEV nur alle x Tage eine Mail schreibt, mit Update 1 von 4 bis Update 4 von 4 und der Assistent dazu in Schritt 4 schreibt, was ich in Schritt 1 als Vorabinfo schon deutlich wertvoll empfand.

Also mit mal eben ist das nicht erledigt. Das Tool DMS Datenqualität will gepflegt sein und > 60.000 Dokumente so zu ändern, dass auch DATEV DMS der Index VM, VJ, Bearbeiter, Ablagerahmenplan, ... passt - Arbeit für **bleep**en, weil auch alles manuell. Muss man sich 1 Tag dransetzen und das aufräumen und dann wöchentlich auf dem Schirm haben. Habt Ihr auch eine Rechtsabteilung? Unsere hat wohl nicht nach DATEV DMS gearbeitet. Via Massenindexierung konnten wir das lösen (> 6.000 Dokumente) aber nun tauchen diese Dokumente im Tool Datenqualität auf, weil der Ablagerahmenplan nicht mehr stimmt 😫.

Es ändert sich einiges: Dokumente im alten DMS Korb werden gelöscht; bei uns waren noch etliche drin. Ich aus der IT kann nicht beurteilen, ob man die noch braucht oder nicht. Ergo: Rundmail mit Bitte, Bitte 🙏 Mitarbeiter. Ggf. muss man das noch final prüfen, weil eben nicht alle Mitarbeiter Mails der EDV für besonders wichtig erachten und auch mal konsequent ignorieren.

Wiedervorlagen am Dokument werden zu Aufgaben. Das müssen Mitarbeiter auch alle wissen. Dokumente mit Fristen ohne PFB gab es bei uns auch. Kann ich aus der IT auch nicht beurteilen, ob man die noch braucht oder nicht. Also muss auch das Sekretariat ran.

Zum Preis: In Attendorn hat man zugestimmt. In Iserlohn wird das neue DATEV DMS teurer. Du kannst Dir vorstellen, was zwischen DATEV KV und Kanzleipartnern jetzt abgeht. Ohne Preiszustimmung kann DATEV DMS nicht genutzt werden. Wir stellen in 07/2021 um; die Zustimmung fehlt bis heute ...

Dazu die Terminvergabe mit DATEV, wenn man sie braucht: suboptimal. Ich plane alles schön, weil Du ja auch den 10. im Blick haben musst 😉 und eine Übernahme mindestens übers Wochenende empfohlen ist, wenn wenig los. DATEV DMS darf niemand bei der Übernahme geöffnet haben. Dann kommt DATEV und sagt: Termine für die Übernahme der Rechte kann ich aber erst dann und dann anbieten. Ohne die Rechte übernommen zu haben, kann man das neue DMS zwar aktivieren aber dann hat jeder auf alles Zugriff. Also musst Du deine eigene Planung ggf. wieder über den Haufen werden. Die Mitarbeiter alle informieren: nein, doch nicht - alles anders.

Und, und, und ... also - das kann man alles schöner machen, wenn Dich jemand von DATEV wirklich an die Hand nimmt oder Du eben 689687867 Info-DBs liest.

In Attendorn hätte ich am MO, 21. Juni einen Termin zwecks Nacharbeiten. Aber Nacharbeiten sind vor der Aktivierung des neuen DMS zu erledigen. Also macht das MO wenig Sinn, wenn ich am SO auf den Knopf drücken will. Jetzt bin ich beim Termin morgen MI, weil sonst nichts frei war. Muss ich mir eben gut merken, wenn ich alles bis SO fertig haben will.

Aktueller Status in Attendorn:

Dazu gestern und ich habe an Sie @Gelöschter Nutzer gedacht: Das Tool meckerte immer noch: DATEV DMS sei offen. Es waren alle User abgemeldet. Danach habe ich den KOMMSRV neu gestartet, mit welchem ich die Übernahme mache. Danach geht das Umzugstool nicht mehr auf 😫. Fehlermeldung 1: der DMS classic Core Server sei nicht gestartet. Aha? Bei uns läuft alles 24/7 durch. DAP geöffnet > alle Dokumente da. Okay? Nochmal probiert: neue Fehlermeldung: es sind angeblich nicht alle DMS User synchronisiert. Hä? 😵 Irgendwann dann startete das Tool dann doch und ich bin aktuell Stand siehe Screenshot.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 09:58:01 GMT

Ja, klar Mainframe hat mit Cloud gar nichts zu tun.

Ich wollte damit auch nur sagen, dass es die letzten 40 Jahre immer wieder Bewegungen zum Zentralisieren und Dezentralisieren gab.

Cloud ist dann das Synonym für zentralisieren

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 12:18:46 GMT

@metalposaunist

neustarten hilft fast immer 😁

Warum lassen SIe das Tool Nachts nicht laufen? Muss die Sicherung "Offline" erfolgen?

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metalposaunist — Tue, 15 Jun 2021 12:38:49 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Warum lassen SIe das Tool Nachts nicht laufen? Muss die Sicherung "Offline" erfolgen?

Muss nicht aber so wie ich die VMware Umgebung dort kenne und das RAID10 und RAID6 (alles nicht von mir), wird das wohl mit der Datenübernahme und gleichzeitigem Snapshot eher sehr lahm werden oder es treten noch mehr Fehler auf, dass noch mehr Dokumente nicht übernommen werden konnten.

DATEV empfiehlt zwar die Übernahme nicht während einer Datensicherung aber auch bei DATEV läuft die Datenübernahme nachts und im Info-DB stand, dass DATEV im DATEVasp die Übernahme von 20 bis 6 Uhr macht. Nicht veränderbar 😜.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 15 Jun 2021 13:00:45 GMT

@metalposaunist

Eigentlich sollte der "Shot" so gut sein, dass DATEV nichts davon mitbekommt.

Performance.. klar, geht etwas drauf. Raid6... mmhh, "super" für die Performance und beim Desasterfall.

Bei uns hat er auch nachts fleissig getransformert.. 🙂

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metalposaunist — Wed, 16 Jun 2021 07:33:48 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Eigentlich sollte der "Shot" so gut sein, dass DATEV nichts davon mitbekommt.

Ja, schon aber ich bin mir bei dem technischen Konstrukt nicht so sicher. VMware Sicherung während man einen Exchange auf CUxx aktualisiert: geht aber dauert ewig 😄 .

Habe Euch ja erzählt, dass ich den Termin Nacharbeiten im DMS von nächsten MO auf eigentlich grade jetzt verschoben habe. Ich klicke auf den BlueJeans Link in der E-Mail, die mir terminland geschickt hat:

Langsam zweifle ich echt an meinem IQ 😖. Bin ich wirklich so bescheuert? Was mache ich falsch? Oder hat terminland vergessen die BlueJeans ID von MO auf heute MI anzupassen? Erzählt da wirklich jeder jeden Tag das gleiche und geht auf Fragen ein? Wobei 60min für 15 Leute und Rückfragen schon knapp sind ...

Bis ich beim Meeting bin, ist das schon vorbei 😒.

Und: Bei Terminland steht: 90min dauert der Videokurs. Klicken Sie hier um den Termin in Outlook zu übernehmen: 60min - okay? Was denn nun? Himmel ...

EDITH: Die Rufnummer, die in der Umstellungs-PDF steht; super nette Dame aber sie muss es weiter geben ...

Erstmal 🤘 🎧🔊 https://open.spotify.com/track/5yG9liiUpGuuQbgbskiowy?si=ff502c961c8b4552

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Dieter_Fill — Wed, 16 Jun 2021 11:59:12 GMT

Hallo metalposaunist,

da ist irgendwas bei der Anmeldung schiefgegangen. Morgen um 13:00 findet die nächste Sprechstunde statt. Vielleicht passt der Termin für Sie. Ich schicke Ihnen dazu die Zugangsdaten per mail zu.

freundliche Grüße aus Nürnberg

Dieter Fill

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f_buehnemann — Wed, 16 Jun 2021 17:09:20 GMT

In meinen Unterlagen konnte ich leider kein Link finden. Wo kann man das Angebot für „Unterstützung bei Konfiguration und Nacharbeiten von DATEV DMS“ bestellen.

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Dieter_Fill — Thu, 17 Jun 2021 08:40:50 GMT

Hallo Herr Buehnemann,

den Link zur Buchung der Sprechstunde Nacharbeiten erhalten Sie zum Start ihres Umstellungsmonats per Mail. In der Sprechstunde werden die Schritte der Nacharbeiten DMS-Umstellung 4. Phase: Konfiguration und Nacharbeiten (datev.de) vorgestellt und Sie können Ihre Fragen dazu stellen.

viele Grüße aus Nürnberg

Dieter Fill

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metalposaunist — Sat, 19 Jun 2021 09:45:24 GMT

Moin, Moin!

Update: Gut, dass ich etwas früher aufgestanden bin ...

Und wo? 🤔 Wäre ganz interessant zu wissen. Ich weiß aktuell nicht wo DATEV DMS geöffnet sein soll. Die RDS Farm ist leer und weder am SQL noch am KOMSRV ist DATEV DMS offen. Versuche mein Glück ...

Prüft DATEV eigentlich selbst im Intervall, ob man wieder Daten übernehmen kann oder bleibt der Assistent einfach ewig offen und wartet?

EDITH: Geht das wieder los 🙄. Nur den KOMSRV neu gestartet, der die Übernahme macht:

EDITH2: DMS classic Server neu gestartet, KOMSRV neu gestartet - warum auch immer: läuft wieder. 🤞 Hoffe, dass meine Planung am MO passt ...

aiaiai ... 😧

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andreashofmeister — Sat, 19 Jun 2021 09:52:46 GMT

Den CoreServer gibts dann zukünftig ja nicht mehr.....

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Gelöschter Nutzer — Sat, 19 Jun 2021 11:41:20 GMT

Der Einsatz von Datev steht nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit Schlafentzug. Das fühlt sich nur so an.

Der frühe Vogel ...... war ein Ei.

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metalposaunist — Sun, 20 Jun 2021 08:28:44 GMT

Was mache ich, wenn die 2min schon 20min dauern und ich die Übernahme wohl nicht abbrechen kann, weil die 2min erst noch übernommen werden müssen? Wenn ich die Übernahme nicht anhalten kann, kann ich aber auch nicht nochmal neu auswählen, was mit den Dokumenten der 2min gemacht werden soll. Arghhh ... 😩

Und die angemeckerten Dokumente:

mit Schwärzungen gefunden; Option zur Übernahme: mit Schwärzung übernehmen > das muss ich dem Assistenten sagen 😲?
mit Zeitüberschreitung; Option zur Übernahme: nochmal versuchen

Schlaue Programme fühlen sich für mich anders ans. Zumal sogar der Installationsmanager Versuch 1 von 9 immer anzeigt ...

EDITH: Irgendwas tut er auch noch 😶:

Wenn ich jetzt die Kiste neu starte: ist dann alles kaputt? Mein vor Ort Termin am MO schwindet schon wieder ...

EDITH2: Nein, ein Neustart verkraftet das System 😥.

EDITH3: Der 2. Neustart ist durch. Jetzt fängt er an wie in Post #126. 👍 love it ...

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 08:52:35 GMT

Ich versuche es mal mit tröstenden Worten und bin mir sicher, es hilft.

Bei uns stand Donnerstagabend das Ganze auf 2.38 Std. Restzeit und, was soll ich sagen, da stand es am Montagmorgen auch noch.

Wir hatten, wie gesagt, dass DMS EMA Problem und die Datev Hotline hat sich dann einige Stunden damit befasst. Einziger Trost ist, dass nichts verloren geht, aber für eine Zeit auch nicht im Zugriff ist.

Bis alle wieder normal gelaufen ist, hat so gute zwei Wochen gedauert.

Wie gesagt, ich bin mir nicht sicher, ob das tröstet.

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metalposaunist — Sun, 20 Jun 2021 09:13:42 GMT

@Gelöschter Nutzer: Macht mich eigentlich nur noch trauriger 😢. Aber vielen Dank für deine aufmunternden Worte 😀👍! Schade, dass ich all die Infos nicht hatte. Sonst hätt ich mir gar keinen Plan gemacht. Niemand hat von solch Problemen berichtet und auch beim Phase 4 BlueJeans Termin wurde uns nur von Problemen berichtet, die man aber wenn dann alle schnell selber lösen kann.

Bin mittlerweile zum 1. RDS gewechselt. Der KOMSRV möchte keine DMS Migration Wizard mehr starten 😶. Wir sind bei Paket 1947 mittlerweile und jetzt frisst er sich auf 100% fest:

Apple Watch Timer steht auf 15 Minuten. 20 Dokumente sollten ja schnell übernommen sein. DMS classic Server auch schon neu gestartet. Oder muss ich alle angemeckerten Dokumente dann übernehmen? Hab' von den 5 Fehlermeldungen erstmal 3 bereinigt und wollte mich in einem 2. Durchgang mit den Dokumenten beschäftige, wo ich als Admin keine Rechte habe. Warum auch immer. Aber dann hätte der Assistent ja sagen müssen: Ich mache nur 1 neue Übernahme, bitte lege bei allen Problemen deinen Wunsch fest.

Wohl neuer Plan: Rundmail: Absage vor Ort Termin; MO DATEV anrufen; das alles lösen; MO Abend auf den Button drücken; DI hinfahren; anderen Termin vom DI verschieben. #läuft

Vielleicht hilft meine Dokumentation dem einen oder anderen. Geteiltes Leid ist halbes Leid.

EDITH: Achso, okay - ich dachte, das macht DATEV automatisch für mich.

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 09:14:35 GMT

Ich habe das alles nicht so an die große Glocke gehängt, weil sich in frühen Tagen niemand zu meinen Posts bzgl. DMS EMA geäußert hat. Ich habe auch zig-Mal versucht zu erklären, dass es dabei nicht um die Archivierung, sondern um die automatische Zuordnung der Mails ging, die anhand der Mandantennummer im Betreff direkt und ohne die manuelle Effizienz im DMS abgelegt wurden.

Da man mir dann bei auftretenden Problemen erzählt hat, dass das an den EMA Dokumenten liegt, habe ich das auch nicht weiter gepostet, weil ich den Eindruck hatte, dass wir die einzigen EMA Anwender waren. Bei allen anderen habe ich gehört und gelesen, dass die Installation und die Migration ohne Probleme geklappt hat und wenn ich ganz leise bin, höre ich noch die Lobeshymnen, wie gut das alles gemacht wurde. Wer auch immer die singt, der hat uns verar.....t.

Die Datev gibt einem bei Fehlern ja immer gerne den Exklusivstatus. So nach dem Motto. "Sie sind der Einzige, der das Problem hat." Das macht einen dann ja schon ein bisschen stolz, oder?

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vogtsburger — Sun, 20 Jun 2021 09:27:57 GMT

... ich vermute mal stark, dass die Datev solche hoheitlichen Aufgaben nur dem hauseigenen Consulting zutraut und keinesfalls den Anwendern und Kanzleiinhabern.

... und bei Problemen sind das dann gerne mal 'hausgemachte' selbstverschuldete Fehler oder 'Mistgriffe' der Anwender.

... Zweifel an der Unfehlbarkeit der Datev-Entwicklungen dürfen erst gar nicht aufkeimen ...

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 09:32:41 GMT

Das stimmt.

Ich bin eh in Misskredit geraten, weil ich DMS mit allen Extras selbst und ohne Consulting installiert habe. Um das mit Datev's Gnaden tun zu dürfen, mussten wir eine Tintenpatrone mit Unterschriften leerschreiben und dann auch gleich der dezente Hinweis, dass es keine Servicekontakte gibt, sondern nur nach angefangenen Viertelstunden.

Ich hatte Eindruck, sie waren brummig.

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metalposaunist — Sun, 20 Jun 2021 09:39:46 GMT

@Gelöschter Nutzer: Dafür gibt's ja jetzt kostenlosen Service im Monat der DATEV DMS Umstellung 😂🤐.

Ich warte jetzt noch 1h ab und gehe dann zu Plan B über. Hätte ich das vorher gewusst, wäre ich gestern auch zum Kollegen gefahren; hätte mich dort in den Pool gesetzt und die EM geschaut. Lecker Pizza 🍕 dabei. Hätte, Hätte, Fahrradkette. Aber nein, Herr Bohle muss sich ja SA und SO für die Umstellung freihalten. Bekloppter Typ 😂.

Ich fahre jetzt erstmal eine Runde LKW durch Europa. So!

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 09:53:23 GMT

Kostenlos? Ich habe schon gehört, dass der teilweise auch umsonst ist. 🙂

Das mit dem Pool klingt gut, aber Fußball muss wirklich nicht sein. Da hätte ich mich auch für DMS entschieden. Der Mensch braucht ja auch seine Herausforderungen.

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vogtsburger — Sun, 20 Jun 2021 12:51:04 GMT

... die diversen User-Experiences bei der DMS-Umstellung erinnern mich irgendwie an unsere Umstellung von "EO Classic" zu "EO Comfort" 😉

... die Umstellung verlief allerdings unter der Federführung des Datev-Consultings, auch nicht ganz ohne Haken und Ösen, aber mit dem Ehrgeiz, alle Migrationsschritte verstehen zu wollen 😊

... mit der "DMS NEU" hatten wir bisher keinerlei Probleme

(wir arbeiten noch mit der guten alten Dokumentenablage 😎)

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 13:02:22 GMT

@Gelöschter Nutzer

meinen Sie die bei Installation und die Ersteinrichtung von Dms Classic?

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einmalnoch — Sun, 20 Jun 2021 13:29:00 GMT

Ja, die meint er. Wer das erlebt hat kam aus dem Steunen nicht heraus. Meine erste Aktion war Löschen aller (wirklich aller) Vorgaben. Jetzt hätte ich nur die Hälfte der Probleme mit der Umstellung, allerdings fehlen noch 75% der benötigten Funktionen in DMS neu.

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 13:58:15 GMT

@einmalnoch

Was heißt löschen aller Vorgaben?

Wir haben die DMS-Umstellung auch selbst gemacht und vieles im "Standard" gelassen und alle nicht alle Funktionen genutzt. Insofern war die Umstellung auf DMS neu recht einfach. Die größte Problematik war eigentlich die Löschaktion nach DSGVO. Da gab es dann doppelte ID's, da diese ganze Synchronisation zwischen DMS classic und DATEV nicht sauber funktionier hat. Jetzt ist es wenigstens ein homogenes System und dieser altbackene Saperion-Client ist Geschichte... waren aber glaube nur drei Unterschriften und ja, hat DATEV auch nicht gefallen.

Dafür war die Installation damals eine recht kurze und knackige Aktion und ich konnte das "Zweit"-System auch administrieren... DMS classic war ja immer irgendwie ein Fremdkörper in der DATEV-Welt.

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 14:25:32 GMT

Ja, die meinte ich. Da waren ja damals 5 bis 6 Tage Consulting im Vorfeld und was sonst noch alles im Nachgang vorgesehen bzw. Pflicht war. Und ja, wir mussten für alles unterschreiben. DMS classic, DMS EMA, DMS Buchungsassistent, DMS Posteingangsassistent usw.. Für alles zwei Unterschriften und dann noch eine, dass wir unseren Schatten an den Teufel verkauft haben, weil wir das Ganze ohne Datev Hilfe gewagt haben. Dann fehlte, glaube ich, noch die Bestätigung, dass es zum DMS keine Servicekontakte gibt sondern nur harte Euros im Viertelstundentakt.

Datev war ja ziemlich sparsam mit der Doku und nach einigem Suchen bin ich über die Saperion Dokumentation gestolpert und konnte mit der dann sogar eine Übernahme der Dokumente aus der alten DokOrg realisieren. Die war bei Datev nur mit Consulting möglich.

Man kann meckern, wie man will. Der Client war nicht schön und wurde bei uns nur zur Administration genutzt. Die Anwender kamen in aller Regel mit der Integration aus. Ansonsten ist das bei uns runde fünf Jahre ohne Probleme gelaufen.

Das neue DMS bietet deutlich weniger, ist im Grunde nur eine revisionsichere Dokumentenablage und sieht auch exakt so aus. Der Buchungsassistent fällt weg und zwingt uns auf DUO zu gehen und ganz zu schweigen davon, dass man jetzt wieder jede Mail anfassen muss, um sie abzulegen. Das ist der größte Rückschritt in die Steinzeit.

Die angeblich verfügbare Schnittstelle (REST-API) erkennt die Mandanten nicht richtig und wann das mal funktioniert weiß man eben auch nicht so genau und hat aber weiser Voraussicht schon mal das Lizenzmodell geändert.

Man kann sich eigentlich nur über die moderne Zeit freuen, oder?

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einmalnoch — Sun, 20 Jun 2021 14:52:18 GMT

Der RichClient wurde von DATEV in den Jahren nach der DVD 7.0 systematisch "herabgewürdigt" zugunsten der zweifelhaften Integration in den Arbeitsplatz. Allein schon die Begrenzung auf eine bestimmte Anzahl von Dokumenten.

Die Ablage über den Dokumentenkorb des Arbeitsplatzes? Eine Fehlerquelle ohne Ende, der Posteingangsassistent inzwischen komplett erkennungsresistent und daher von mir abgekündigt. Der Buchungsassistent irrt auch nur noch verwahrlost und ungepflegt durch das System.

Na ja, im Rechenzentrum wird ja alles besser.

DATEV - die Datenmanufaktur.

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 15:06:54 GMT

Nein, das kann ich so nicht sagen. Schön war das nicht, aber funktioniert hat es weitgehend und das recht zuverlässig. Wir haben allerdings auch nicht alles nach der Reichsablageordnung von 1921 abgelegt. Wir haben die Volltexterkennung genutzt und von daher immer alles soweit eingrenzen können, dass wir nie über die Anzahl der Dokumente gestolpert sind.

Im RZ wird alles besser? Ist das Zweckoptimismus oder Verzweiflung? Um das jemals in Erfahrung zu bringen, müsste das RZ ja zuverlässig erreichbar sein und, wenn man es dann rein geschafft hat, auch noch so performant sein, dass die Anwendung keinen Timeout bekommt.

Ob das mit dem Buchungsassistenten dann besser wird, weiß ja auch noch niemand so richtig. Selbst, wenn es das supertolle Tool ist, was einen zum Staunen bringt, wird es einem spätestens bei der Rechnung die Augen richtig aufreißen, wenn nach der anzahl der Belege berechnet wird.

Die Daten-Manufaktur. Das passt zu der manuellen Effizienz, die die Datev anstrebt und favorisiert.

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 15:26:18 GMT

@Gelöschter Nutzer

ich glaube das war sarkasmus mit dem rz ;-).

die tage haben mich damals auch genervt.. 4 tage einrichtung zum stolzen preis?.. soviel zeit für sowas hab ich nicht…

wir haben allerdings auch nur pe und ocr gebucht und hatten keine übernahme aus der dokablage.

belege sind bei uns immer schon, überwiegend, in UO gelandet.

ja.. das rz. das wird noch was.. ich frag mich wie sie rewe, lohn, dms, stammdaten in das rz bringen wollen ohne die usability und die performance zu zerschiessen.

das wird vielleicht 2040-2050 was.. datev ist ja nunmal kein ms oder amazon.

lohn ist, melne ich, der erste feldversuch? wenn das schief geht (was vermutlich der fall sein wird)… dann fallen die anderen grossen projekte auch erstmal wieder um.. und zack: ist 2050 😉

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 15:36:51 GMT

Ich sehe da auch eher schwarz. Wenn bei der Datev nicht ein konsequentes Umdenken passiert, geht das irgendwann schief.

Wenn sie MS oder Amazon wären, hätten sie das Problem nicht. Die gleiche, ordentliche Cloudinstallation wäre das Optimum.

Die Datev versucht krampfhaft Client/Server Applikationen über das Internet verfügbar zu machen. Das ist keine Cloud, das ist Murks und ich fürchte, wenn jetzt alle Buchungsassistenten im DUO verschwinden und nur noch dort bearbeitet werden können, geht die Perfomance in den Keller.

Ich lasse mich überraschen (oder bestätigen).

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 15:40:56 GMT

@Gelöschter Nutzer

ich glaube der anteil der dms-nutzer ist überschaubar, derer die den assistent nutzen noch überschaubarer und ich kenne kollegen, die wegen dem hype um den automaten schon in das rz mit ihren belegen umgesattelt haben.

den rest sollten das rz auch noch hinbekommen.

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andreashofmeister — Sun, 20 Jun 2021 17:26:45 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
wenn jetzt alle Buchungsassistenten im DUO verschwinden und nur noch dort bearbeitet werden können, geht die Perfomance in den Keller.

Ich lasse mich überraschen (oder bestätigen).

Abwarten Frank..., abwarten.

Du siehst und weißt ja auch, wie viele Kanzleien noch nicht mal angefangen haben, digital zu arbeiten. Und das sind nicht gerade mal 10 %...sondern sondern schon ein wenig mehr...

Von daher: abwarten....auch der letzte will überzeugt sein. Solange nicht die erste "Cloudanwendung" definit produktiv nutzbar ist, besteht kein Anlass zur Sorge...

Das soll ja dann wohl "Lohn-Online "sein.... Wir werden sehen...

Bis die DMS in der Cloud ist, nun ja....

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Gelöschter Nutzer — Sun, 20 Jun 2021 19:09:01 GMT

Hallo Andreas,

mit dem Abwarten ist so eine Sache. Dein Argument kann man so oder so nehmen. Obwohl erst rund 10 Prozent der Kanzleien auf einem akzeptablen digitalen Niveau sind, klemmt es schon oft genug an manchen Enden und Tagen.

Dann kommt dazu, dass es offensichtlich Ansichtssache ist, wann etwas produktiv nutzbar ist. Siehe DMS Migration. Da ist die Datev sicher anderer Meinung als ein großer Teil derer, die gerade umstellen.

Die Kanzleien, die heute ihren Mandanten noch keine digitalen Möglichkeiten bieten, werden sich umstellen müssen. Der Druck wird da m.E. immer stärker und die Pendelordner weniger.

Wie gesagt, ich lasse mich auch gerne eines besseren belehren.

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vogtsburger — Sun, 20 Jun 2021 20:34:02 GMT

zum Thema "Digitalisierung":

... wenn Bruno Labbadia Kanzlei-Inhaber wäre, würde er vielleicht sagen

"... das wird alles von den Medien hochsterilisiert",

(vor allem von den Datev-Medien)

Ob die Gesamtbilanz der "Digitalisierung" tatsächlich positiv ist, entscheidet sich individuell in jeder Kanzlei und bei jedem einzelnen Mandat.

"Man kann die Hose auch mit der Beißzange anziehen !"

... will sagen, dass nicht jedes Mandat das große digitale Chirurgenbesteck braucht.

Andererseits gibt es auch Mandate, die ohne Digitalisierung, Zahlungdatenservice, Datenaustausch, automatisierte Prozesse etc. nicht mehr verwaltet werden können.

Aber der Versuch der Datev, einen digitalen Keil in die Genossenschaft zu treiben und alles herabzusetzen und abzuwerten, was nicht in Richtung Cloud-Anwendung, "RZ first", OCR, Rechnungsdatenservice etc. geht, kann schnell zum Bumerang werden.

Die Datev-Online-Anwendungen haben nämlich alle noch viel Luft nach oben, weit weg von Perfektion, und träumen noch von guten 'Aufwinden'

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metalposaunist — Sun, 20 Jun 2021 21:20:53 GMT

Um mal auf das eigentliche Thema zurückzukommen 😬 und ja, solche Ideen fallen mir meistens immer abends ein 😇: Mache ich doch für mein Problem gleich jetzt schon einen SK auf, weil auch eine manuelle E-Mail in einen SK mündet und die Dame von der Hotline auch nur einen SK draus macht und weiterleitet: www.datev.de/servicekontakt und @andreashofmeister dort gibt es sogar den Punkt: DMS-Umstellung 😉.

Damit ich mal mit gutem Beispiel eines von DATEV gedachten und gewünschten Workflows vorangehe, bevor ich x Minuten in der Hotline hänge und eine aktuelle Service TAN brauche 😉.

Hätte ich auch schon heute Mittag machen können. Naja - besser spät als nie 🤓.

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pascal_duennebacke — Mon, 21 Jun 2021 07:28:21 GMT

Unsere Umstellung im November verlief (fast) problemlos. Das Vorbereitungsgespräch war nach 5 Minuten erledigt, weil sich bei uns 2 ITler vorab intensiv durch die Checklisten gearbeitet hatten.

Allerdings hat bei uns auch der Wizard rumgezickt und wollte sich nicht mehr starten lassen. Nach einer kurzfristigen Fernwartung mit DATEV und dem Austausch einiger Installationsdateien lief er aber wieder. Lob an DATEV für die schnelle Hilfe!

Die Umstellung konnte sich das ganze Wochenende austoben und war Sonntag abends fertig.

Nacharbeiten waren minimal,... eine handvoll Dokumente konnten nicht übernommen werden, weshalb wir diese neu archiviert haben.

Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS, sodass wir dann endlich alle Daten in einer Datenbank/Programm haben 😍

Sollte mit dem Tool aber kein Problem sein, bedarf nur auch sorgfältiger Vorbereitung.

Jedoch hat sich die neue OCR-Erkennung aller Dokumente über die ganze folgende Woche gestreckt, da die Dienste immer mal wieder inaktiv wurden.

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andreashofmeister — Mon, 21 Jun 2021 07:39:57 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:

Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS, sodass wir dann endlich alle Daten in einer Datenbank/Programm haben 😍
Sollte mit dem Tool aber kein Problem sein, bedarf nur auch sorgfältiger Vorbereitung.

Haben Sie also "neu" angefangen oder hatten Sie neben der "alten Dokablage" auch noch die alte DMS im Einsatz?

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pascal_duennebacke — Mon, 21 Jun 2021 07:59:56 GMT

Wir hatten die alte Dokumentenablage im Einsatz. Dann wurde 2017 ein frisches DMS Classic aufgesetzt und im November 2020 erfolgte die Datenübernahme der DMS Classic Belege (ca. 140.000 Dokumente) in das neue DATEV DMS.

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andreashofmeister — Mon, 21 Jun 2021 08:46:49 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:
Wir hatten die alte Dokumentenablage im Einsatz. Dann wurde 2017 ein frisches DMS Classic aufgesetzt und im November 2020 erfolgte die Datenübernahme der DMS Classic Belege (ca. 140.000 Dokumente) in das neue DATEV DMS.

Ah, dann wurden die Daten also seinerzeit nicht in die DMS migriert? Ist nun auch irrelevant, wundert mich ein bisschen.

Hatte das einen triftigen Grund?

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pascal_duennebacke — Mon, 21 Jun 2021 08:58:26 GMT

Kann ich leider nicht genau sagen, da ich zu dem Zeitpunkt noch nicht in der Kanzlei tätig war.

Ich glaube, es wurde aus Vereinfachungsgründen gemacht, da ein neues blankes System ja meistens leichter einzurichten ist, als bestehende Daten zu übernehmen und man zu Beginn erst einmal ein sauberes System hat und keine Altlasten mitschleppt.

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andreashofmeister — Mon, 21 Jun 2021 08:59:20 GMT

Ok.

Danke.

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metalposaunist — Mon, 21 Jun 2021 09:06:23 GMT

@andreashofmeister: Hier ebenso. Man ist mit DMS classic neu gestartet und die 20GB Dokumente, die in der Dokumentenablage noch liegen, will man nun entsorgen, weil die im DATEVasp berechnet werden (allg. der Speicher) und man diese Dokumente alle noch auf Papier im Keller hatte.

Auch DATEV sagte: Ist nicht unüblich, dass man mit DMS classic bei 0 beginnt. Ich hätte es wohl auch nicht so gemacht. Eben wegen des "Durcheinanders" jetzt.

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andreashofmeister — Mon, 21 Jun 2021 09:12:55 GMT

@metalposaunist schrieb:
@andreashofmeister: Hier ebenso. Man ist mit DMS classic neu gestartet und die 20GB Dokumente, die in der Dokumentenablage noch liegen, will man nun entsorgen, weil die im DATEVasp berechnet werden (allg. der Speicher) und man diese Dokumente alle noch auf Papier im Keller hatte.

Auch DATEV sagte: Ist nicht unüblich, dass man mit DMS classic bei 0 beginnt. Ich hätte es wohl auch nicht so gemacht. Eben wegen des "Durcheinanders" jetzt.

Nun ja. Der eine so, der andere so...

Ich mag eben keine Medienbrüche....und hin und wieder sucht man tatsächlich mal nach einem Dokument aus dem Jahre 1995. Aber ok. Strategie eben, die die Kanzlei(leitung) schon mal vorgibt...

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metalposaunist — Mon, 21 Jun 2021 09:28:54 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:
Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS,

Werden die nicht durch den Assistenten übernommen? 😳 Was mache ich dann mit den > 3500 Belegen im DMS in Attendorn? Ich bekomme Angst, wenn ich auf den Button drücke und: Wo sind meine Belege?

Kann ich ja DATEV fragen, wenn DATEV hoffentlich heute noch anruft. Mittwoch kann ich absolut nicht, weil wir einen Praktikanten bekommen und so zieht sich die Übernahme immer weiter ...

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andreashofmeister — Mon, 21 Jun 2021 09:22:07 GMT

@metalposaunist schrieb:
@pascal_duennebacke schrieb:
Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS,

Kann ich ja DATEV fragen, wenn DATEV hoffentlich heute noch anruft. Morgen kann ich absolut nicht, weil wir einen Praktikanten bekommen und so zieht sich die Übernahme immer weiter ...

Ich wusste, warum ich Dokumtenablage mit 700.000 Dokumente nicht erst in das Auslaufmodell DMS classic integriert habe. Die Migration in DATEV-DMS waren ein paar Stunden.

Und das war es dann auch...

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metalposaunist — Mon, 21 Jun 2021 14:38:15 GMT

@metalposaunist schrieb:
Werden die nicht durch den Assistenten übernommen?

Das heißt, wenn ich DATEV DMS aktiviere muss ich noch Belege von DATEV DMS classic nach DATEV DMS / Dokumentenablage übergeben erledigen? 🤔 Mir fehlt komplett der rote Faden 😂.

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metalposaunist — Mon, 21 Jun 2021 18:07:43 GMT

Update zu meinem Fall vom SO & schon einmal vielen, vielen Dank 🙏 an DATEV, die sich Zeit genommen haben, bis weit über 9to5 hinaus 😀👍!

Leider wusste auch DATEV nicht weiter. Mein Fall liegt bei der Entwicklung. Stay Tuned!

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pascal_duennebacke — Tue, 22 Jun 2021 06:19:39 GMT

Das heißt, wenn ich DATEV DMS aktiviere muss ich noch Belege von DATEV DMS classic nach DATEV DMS / Dokumentenablage übergeben erledigen? Mir fehlt komplett der rote Faden .

Die Dokumente aus DMS Classic werden bei der Migration vollständig übernommen. Sollten sich jedoch noch Dokumente in der alten Dokumentenablage befinden (und diese wurde nicht vorher nach DMS classic migriert), dann müssen diese gesondert in das neue DMS übernommen werden. So ist zu mindestens mein Kenntnisstand.

ODER

die Dokumente verbleiben in der Dokumentenablage und im neuen DATEV DMS muss der Datenpfad immer gewechselt werden, sofern auf die Dokumente aus der Dokumentenablage zugegriffen werden soll.

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andreashofmeister — Tue, 22 Jun 2021 06:22:26 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:

die Dokumente verbleiben in der Dokumentenablage und im neuen DATEV DMS muss der Datenpfad immer gewechselt werden, sofern auf die Dokumente aus der Dokumentenablage zugegriffen werden soll.

Och neeeee, nee lass mal...@metalposaunist

Das endet doch in der Tablettensucht, oder?

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metalposaunist — Tue, 22 Jun 2021 06:24:50 GMT

@andreashofmeister schrieb:
Das endet doch in der Tablettensucht, oder?

Richtig. Sowas fangen wir erst gar nicht an. 1 zentrales System, Ende.

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.

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andreashofmeister — Tue, 22 Jun 2021 06:29:34 GMT

@metalposaunist schrieb:
@andreashofmeister schrieb:
Das endet doch in der Tablettensucht, oder?
Richtig. Sowas fangen wir erst gar nicht an. 1 zentrales System, Ende.

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.

Doch das geht. Also, das man Belege speichert. Machen wir, da ein Mandat selbst ein DMS hat. Und wir importieren die Belege als Belege. Da DUO≠DMS...

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pascal_duennebacke — Tue, 22 Jun 2021 06:31:16 GMT

@metalposaunist schrieb:

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.

Wir verwenden die Begriffe immer als Synonyme. Belege kommen bei uns als Ablage nicht vor, da Belege zum Buchen ausschließlich in Unternehmen online liegen, daher kann ich dazu leider nichts sagen - wie verwenden nur "Dokumente".

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andreashofmeister — Tue, 22 Jun 2021 06:36:23 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:
@metalposaunist schrieb:

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.

Wir verwenden die Begriffe immer als Synonyme. Belege kommen bei uns als Ablage nicht vor, da Belege zum Buchen ausschließlich in Unternehmen online liegen, daher kann ich dazu leider nichts sagen - wie verwenden nur "Dokumente".

Es gibt eben Konstellationen, da muss man die Belege in der DMS vorhalten. Spezialfall.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 22 Jun 2021 08:47:44 GMT

@andreashofmeister Lass das mit den Tabletten erst einmal.

Vielleicht kann uns ja ein Datev Mitleser die Frage beantworten, ob man, wenn man einmal den Datenpfad gewechselt hat, die alten Dokumente exportieren kann. Dann wieder den Datenpfad wechseln und die Dokumente importieren.

Jetzt kommt dann wieder das Keulen-Argument, dass das nicht geht, weil eins ist revisionssicher und das andere nicht und deswegen geht halt nur das Dateum, an dem der Kram importiert wurde usw. usw..

Die Frage ist also, geht es oder geht es nicht. Weil den Datenpfad wechseln möchte ich eigentlich niemandem zumuten, der nicht zumindest Grundkenntnisse von der IT hat.

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andreashofmeister — Tue, 22 Jun 2021 08:50:45 GMT

Kleiner Hinweis, @Gelöschter Nutzer

@Gelöschter Nutzer schrieb:

Jetzt kommt dann wieder das Keulen-Argument, dass das nicht geht, weil eins ist revisionssicher und das andere nicht und deswegen geht halt nur das Dateum, an dem der Kram importiert wurde usw. usw..

Die DokAblage konnte man auch "Revisionssicher" machen.....

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Gelöschter Nutzer — Tue, 22 Jun 2021 08:59:56 GMT

Das hat man mir anders erzählt, als ich die DokAblage ins DMS classic übernehmen wollte.

Man könne als Erstellungsdatum nur das nehmen, an dem das Dokument importiert wurde, weil .....

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metalposaunist — Tue, 22 Jun 2021 09:09:57 GMT

@andreashofmeister: Nicht nur konnte; kann man aktuell auch wieder.

Zurück zu meinem Problem, weil die Entwicklung angerufen hat und es vielleicht einigen anderen auch hilft. Vorab: Es lag final an 3 Dokumenten 😂.

Ursache: die waren zu groß, sodass der Assistent auf die Nase gefallen ist. Per TXT Blacklist UDID kann man dem Assistenten sagen, welche Dokumente er rauslassen soll, sodass der Assistent dann wie gewünscht weiter geht und ich kann nun endlich wohl hoffentlich DO runter fahren 🛣.

Technik Stand jetzt, falls es nicht in Info-DBs schon steht: DATEV hat ein Standard TimeOut von 5min. Und damit ist gemeint, wie lange der Assistent braucht, bis er Dokumente von DMS classic nach DATEV DMS schaufelt. Der Assistent versucht selbst am Ende, bevor man die Auswahl hat, was man mit welchen Dokumenten machen will, nochmal die TimeOut Dokumente zu übernehmen, mit einem TimeOut von bis zu 1h. Auch das hat in meinem Fall nicht gereicht.

Empfehlung von mir aktuell: Solche Dokumente, wenn es eine überschaubare Anzahl sind, prüfen und aktuell nicht nochmal versuchen zu übernehmen.

Technik Stand Zukunft: DATEV will nicht mehr automatisch das TimeOut hochsetzen und beim TimeOut hat das einfach seinen Grund. Man soll dann sagen können: nur aktuelle Revision übernehmen, was Abhilfe schaffen kann.

Ich hoffe, das hilft allen, die bald auf DMS umstellen, damit nicht ein SK als Eilservice und ggf. gar die Entwicklung drauf schauen muss. Daher: viel Erfolg! 💪

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metalposaunist — Wed, 23 Jun 2021 21:31:28 GMT

DATEV DMS treibt mich noch in den Wahnsinn 😵!

Schreibt DATEV locker flockig:

Individuelle, kanzleiweite Suchfilter werden angezeigt. Sie können in DATEV DMS neu angelegt werden.

Alright 💪! Ich habe mir sogar Screenshots vorher gemacht, damit ich das schnell nachbauen kann 🤓 und dann - WHAT 😵? Von 7 kanzleiweiten Filtern habe ich 4 nachbauen können. Die restlichen habe ich nicht geschafft, weil die Felder alle anders heißen. Erlediger = Bearbeiter jetzt?

DATEV schreibt dazu: DATEV DMS: Filter in DATEV Arbeitsplatz anwenden und neue Filter anlegen Leider fehlt da eine Übersetzungstabelle in meinen Augen 😖. Dokumentenstatus = Status jetzt? OK.

Ich hatte einen Filter mit Wert= ZVorlagenBenutzer. Was auch immer das im DATEV DMS nun ist.

Ich hatte einen Filter mit Feld = Betreff. Was auch immer das im DATEV DMS nun ist.

Ich hatte einen Filter mit Wert = zur Freigabe. Gibt es im DATEV DMS nicht mehr?! Habe ich jetzt neu angelegt.

Die Ansicht, welche kanzleiweiten Filter es alle gab kann man sich nur mit Rechtsklick Liste drucken speichern / übersichtlich darstellen lassen? 😦 Gut, dass man dann beim SkyPDF Treiber am besten gleich A3 auswählt, damit auch alle Informationen drauf passen und wenn man die Liste scrollen kann, muss man mehrere Screenshots machen, richtig? Was bitte ist das für eine Usability? Ein Krampf! Ja, braucht man ja nur für die Umstellung aber wer auch was anderes so programmiert? Himmel!

Der Assistent unter www.datev.de/dms-umstellung ist gut! 👍 Leider hat nicht jeder Punkt eine eigene URL, sodass man sich nicht den Link abspeichern kann, was man noch vor Ort zu tun bzw. was man mit wem testen will. Das ist blöd.

Wenn ich Filter anlegen will:

Im Bereich Feld kann ich nur den Anfangsbuchstaben eintippen. Tippe ich St für Status bringt er mich zur Auswahl beginnend mit T. Sehr Windows-konform 👍.
Warum sind im Bereich Status die Werte nicht alphabetisch sortiert? Man sucht sich einen Wolf. Eingabehilfe, sehr lustig DATEV.

Wieso kann ich individuelle Bereiche 3 bis 8 nicht ausblenden, wenn ich die gar nicht nutze? Wieso werden die überhaupt angezeigt, wenn die gar nicht genutzt werden und 0 Dokumente drin liegen?

Wer in aller Welt programmiert sowas, denkt sich sowas aus und warum fällt das niemanden beim Testen auf? 😳

Und wenn sich das Feeling bei der Nutzung von DATEV DMS weiter so durchzieht ... puh. Ich rufe morgen mal wieder an, damit ich alle Filter wieder 1:1 anlegen kann. Hoffentlich. Habe eher das Gefühl, dass DATEV sagt: nö, geht nicht mehr und das ganze Workflowfolgen in der Kanzlei hat ...

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aschreiber — Thu, 24 Jun 2021 06:21:46 GMT

Betreff ist jetzt Beschreibung

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Nina_Schlee — Thu, 24 Jun 2021 10:49:43 GMT

Hallo @metalposaunist

Eine Übersicht veränderter Indexwerte bzw. Eigenschaften von Dokumenten können Sie in diesem Hilfedokument (Punkt 3.1) finden.

Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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metalposaunist — Thu, 24 Jun 2021 20:39:26 GMT

Danke @Nina_Schlee 👍! Darf DATEV gerne im Assistenten an der richtigen Stelle mit aufnehmen, sodass solche Filter on the go wieder eingerichtet werden können - manuell, wenn DATEV das für einen nicht macht.

Logbucheintrag #3, Donnerstag, der 24.06.2021, 21:31 Uhr:

Attendorn: 08:07 Uhr: Erste Frage am Sekretariat: ist alles OK? Antwort: scheint soweit alles gut zu sein. Man macht sich auf zum Tagesplatz, richtet sich ein; während dessen kommen mehr und mehr Mitarbeiter auf einen zu: Ich sehe keine Dokumente mehr! Als Admin am Mittwoch habe ich alles stichprobenartige gesehen, geöffnet, passt. Also: die neuen DMS Rechte!

Ursache ausgemacht: Nicht alle Ordner waren grün = freigegeben. Okay, eben alle fehlenden Ordner freigegeben. Test: no way. 0 Dokumente. Alright. Next. Register sind im DATEV DMS = Sicherheitsbereiche. Check: STANDARD ist gesperrt. Okay, freigegeben. Check: 0 Dokumente. Ich habe mir einen Wolf gesucht, zusammen es mit 1 Mitarbeiter am Arbeitsplatz getestet: nichts half.

Ich habe entnervt aufgegeben. Niemand kam so wirklich an alle Dokumente. Nicht mal der Kanzleipartner, der überall grün hat. 1 Mandant: 0 Dokumente. Als admin: alles da. Okay, weil's wichtig war eben aus DMS kopiert und per Windows Explorer zur Verfügung gestellt. Thema erstmal erledigt.

Zwischenzeitlich: Anruf bei der Hotline 24help (oder wie die neu heißen). x Minuten gewartet, einen schlecht gelaunten, schlecht verständlichen und auch genervten Mitarbeiter dran gehabt. Dem alles erklärt. Er per Fernwartung drauf. Keine Abhilfe. Müsse er an DATEV weitergeben. Anruf DATEV nach x Stunden (als Eilservice): Mitarbeiter schaut sich das Problem zusammen mit mit 1h (!) per Fernwartung an. Gibt dem Testmitarbeiter alle Freigaben: 0 Dokumente. Ergo: DATEV DMS Gruppen spielen keine Rolle.

Zwischenzeitlich kommt 1 neue Mitarbeiterin rein: Sie kann nichts sehen aber Mitarbeiterin B schon. Rechte verglichen: 1:1 gleich. WHAT? Die hatte den Tag dann mehr zu tun, alle Dokumente irgendwie temporär zur Verfügung zu stellen. Noch eine Idee: der RDS ist es. Testmitarbeiter und Mitarbeiterin B beide auf TS05. DATEV kommt nicht weiter. Letzte Hoffnung: DMSSwitch.exe: ohne Erfolg. DATEV zog sich die Logdateien und gab mir mit: Reparatur der Dokumentenablage + Mitarbeiter vom Server ab- und anmelden.

Tada! Das war die Lösung 😲. Unglaublich. Rundmail an alle: ab- und anmelden behebt das Problem, nachdem ich an allen 5 RDS die Dokumentenablage repariert habe. Im Nachgang erzählte uns noch Mitarbeiter C, dass er bei jeder neuen Anmeldung an der Farm mehr und mehr Dokumente zu sehen bekam ...

Donnerstag, 17 Uhr: Fertig mit den Nerven 😖. 1h Heimfahrt. Mitarbeiter alle halbwegs glücklich; einiges ist neu; die Rundmail mit den Vorteilen von DATEV DMS haben nicht alle gelesen; ...

In meinen Augen eine absolute Katastrophenmigration, die uns allen (mich als Techniker und der Kanzlei dank der 2 Terminverschiebungen die Nerven geraubt hat). DATEV, das kannst Du besser! Da bin ich mir sehr sicher. Vielleicht in den KAM Kanzleien: Plant das zusammen mit dem KV, DATEVasp Ansprechpartnern und auch Experten für DATEV DMS durch, damit solche Fälle nicht auftreten oder schneller gelöst werden können. Richtet eine neue Hotline ein, wo Experten sitzen, die Erfahrungen haben, die Ideen und Kniffe kennen, die auch ohne SK / 24help erreichbar sind. Setzt das zusammen mit einem (1) Hauptverantwortlichen in der Kanzlei um, der das Projekt federführend umsetzt/leitet. Nehmt alle Kontaktdaten von der Person auf: E-Mail, Telefon, mobil - um die Person auf alle Fälle auf 1 Kanal schnell zu erreichen.

Ich habe bei unserem DATEVasp um einen Termin gebeten, damit wir mit 140 Mann / > 450.000 Dokumenten nicht in vollkommenen Chaos enden, weil sowohl wir als auch DATEV etwas koordiniert tun müssen. Der Mitarbeiter hat sich jemanden aus dem DMS Bereich dazu geholt; wir aus der Kanzlei auch zu zweit. Ich habe dem Herrn erzählt, was ich hiermit 35 Mitarbeitern für eine Odyssee erlebt habe und dass sich das auf keinen Fall mit 140 Mitarbeitern wiederholen darf. Im Nebensatz sagte er, dass man ab 01. Juli dann DATEV DMS installiere - wobei ich schon intervenieren musste, weil die PCD Platzhalter dann alle neu angelegt werden müssen, bevor uns die Leute in den Nacken springen, die Briefe schreiben und als Absender den Mitarbeiter reinsetzen. Das scheint kein Standard zu sein; bei uns ist es aber so. Für mich klang das Gespräch aber wieder: alles easy, läuft alles silent ab, niemand bekommt was mit, schaffen wir schon. Leider fehlte mir der rote Faden komplett, wer was wann machen muss, damit das sauber über die Bühne geht. Schade 😕.

DATEV 🙏: Ich will Euch nur helfen. Fasst es als konstruktive Kritik auf, um ggf. sinnvolle Änderungen für die nächsten DMS Migrationen umzusetzen und an alle, die eine DATEV DMS Migration vor sich haben und auf ähnliche Probleme stoßen: hier stehen ein paar Antworten drin, die ggf. Anrufe und Eilservices sparen könnten.

Zu den individuellen Bereichen: die muss ich wohl auch via BRV ausblenden lassen, damit der DATEV Arbeitsplatz etwas schlanker und übersichtlicher wird, wenn man Nichtgenutztes erst gar nicht sieht.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 05:48:38 GMT

Gestern vergessen; hat mich auch geärgert 😫: Wieso tauchen in der Detailsuche im DATEV DMS unter Mitarbeiter auch die deaktivierten Benutzer auf 🤔?

Deaktiviert heißt für mich: in keinen Systemen aktiv nutzbar. Wenn man ein AD-Objekt deaktiviert kann man es auch nicht nutzen. Jetzt muss ich hergehen und alle Benutzer löschen; dabei sagt er: wohin mit den Dokumenten, wenn da noch ein Benutzer hinter hängt und z.B. 3120 Dokumente: ich habe gestern ein paar Minuten gewartet und habe abgebrochen; dauerte mir schon zu lange.

Muss erst eine Übersetzungstabelle vom Sekretariat erstellen lassen, wohin welche Dokumente von welchen Mitarbeitern sollen und mich dann mal abends dran setzen, damit das scheinbar nicht so viel Power tagsüber zieht.

Der Fortschrittsbalken passt nicht zum Text darunter. Und von auf? Fehlt da nicht der alte Benutzer?

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aschreiber — Fri, 25 Jun 2021 05:48:32 GMT

Guten Morgen,

es werden aber auch immer Dokumente von Mitarbeitern, die nicht mehr das sind, im System sein. Wenn ich konkret nach so einem Dokument suchen will, brauch ich diese Mitarbeiter schon in der Suche.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 05:53:07 GMT

Und wie lang soll die Liste in 2050 sein 🤔? Mag sein, dass das heute noch geht und morgen auch aber man braucht doch auch da ein rotierendes System? Dokumente löscht man nach X Jahren doch auch raus?

Ich kann Deine Aussage nachvollziehen aber ob das wirklich bis in alle Zukunft gilt, hm. Bin mir da sehr unsicher.

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aschreiber — Fri, 25 Jun 2021 05:52:02 GMT

Da bin ich schon lang in Rente 😅

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Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Jun 2021 06:00:54 GMT

@metalposaunist

ich hab für solche fälle einen testuser mit „standardrechten“ drin, um das ergebnis aus usersicht zu überprüfen.

gibt schöneres als ein glühendes telefon…

aber sie haben es ja geschafft :-).

die dokumente mit deaktivierten usern hatte ich, glaube ich, massenhaft umgeändert und dann gelöscht. weiss ich aber auch nicht mehr genau.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 07:16:18 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
die dokumente mit deaktivierten usern hatte ich, glaube ich, massenhaft umgeändert und dann gelöscht.

Ja, das meinte ich mit "Übersetzungstabelle". Da ich in Attendorn "nur" Dienstleister bin, kenne ich weniger die Mitarbeiterstruktur. Schaffen wir aber wohl 💪; irgendwie trotzdem blöd.

Meine Ablagestruktur wird nicht mehr angezeigt. Damit auch keine Ergebnisse in den Filtern. Ich muss erst die Ablagestruktur X und neu einblenden lassen. Dann geht's. Dokumentenablage habe ich schon repariert 😄.

Soll heißen: Es sind mehr als > 20.000 Dokumente noch in der Warteschlange aber DATEV kann nur 20.000 Ergebnisse anzeigen? 😫

Alles gefühlt irgendwie sehr buggy 😒 und weit, weit weg von: it just works 🍏.

EDITH: Ich habe mir die User in der Benutzerkonfiguration gruppiert nach aktiv und inaktiv und wollte so anfangen mit dem Löschen. Plötzlich geht die Gruppierung aktiv auf 😲 und ich hätte beinah einen falschen User gelöscht 😫.

EDITH2: Gerade ruft mich die DATEV bzgl. des SK von gestern an: unter anonym. Bin nur durch Zufall dran gegangen. Anonym 🤔? Ich bitte Dich DATEV ... das machen Kleinunternehmen, die vom Smartphone aus telefonieren müssen aber nicht das größte Softwarehaus Europas! Wir haben > 12M Pandemie und noch immer müssen Eure Mitarbeiter mit unterdrückter Rufnummer mit Euren Genossen telefonieren? Lieferengpässe oder woran hakt's?

Zum Thema DMS Rechte: Im Hintergrund müssen Stammdatendienste laufen und wenn man neue Rechte in DMS vergibt, kann es schon mal vorkommen, dass es dauert, bis die übernommen werden. Auch ein obligatorisches Schließen des Arbeitsplatzes reicht dazu nicht immer aus. Und zack, sind wir wieder beim nächsten Leidthema: Stammdaten und die 2 Icons in der Taskleiste dazu.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Jun 2021 07:36:11 GMT

Hallo,

ich glaube, da ist ein Denkfehler drin. Im Normalfall geht es ja nach Mandanten und dann ist es egal, ob der Mitarbeiter noch da ist oder nicht. Wenn der Sachbearbeiter die heiligen Hallen verlässt, dann bekommt ein/e andere/r Sachbearbeiter/in den Mandanten bzw. das Fachgebiet zugeordnet.

Löschen muss man nach gesetzlichen Vorgaben die Daten des Mandanten, egal welche Mitarbeiter dem zugeordnet waren.

Löschen muss man nach gesetzlichen Vorgaben die Daten der Mitarbeitenden, egal welche Mandanten ihm/ihr zugeordnet waren.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 07:47:36 GMT

Jetzt ist DATEV und DATEV DMS mit der BRV ja verheiratet; an der BRV hängt aber auch der MS AD Benutzer, der im DATEVasp jeden Monat fleißig Geld kostet. Dann löscht man also den MS AD Benutzer; dann ist schon mal die BRV "kaputt" und zeigt den User mit einem ⚠️ an und die Liste soll auch länger und länger werden? Was ist denn wirklich in 2050? Wir können solche Aufgaben ja nicht immer an die nächste Admin-Generation übergeben, die das gleiche macht.

Und wird der DATEV Benutzer, wenn man ihn löscht auch mit gelöscht aus DMS? Fragt der Assistent dann gleich, wohin er Dokumente schieben soll? Oder muss man das auch wieder manuell von Hand machen? Oder schlimmer, sagt der Assistent: geht nicht, weil noch Dokumente am DATEV Benutzer hängen und man muss das erst manuell übertragen, damit man ihn löschen kann? 🤔

Eigentlich hätte DATEV DMS - so wie es jetzt ist - damals schon eingeführt werden müssen, damit man weniger Probleme hat, die Daten von A nach B zu bekommen und nur 1 System pflegen muss.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Jun 2021 09:10:54 GMT

Jetzt wird es schwierig.

Was immer du löscht oder irgendwem anderen den Mandanten zuordnest, kann man ja nicht einfach die Revisionssicherheit über Bord werfen.

Und wenn jemand vor 10 Jahren das Dokument abgelegt hat, dann ist das so. Dann darf sich daran aber auch nichts ändern, weil für die Nachwelt jedes Detail und jede Änderung dukumentiert werden muss, mit Datum, Uhrzeit, User und was genau am Dokument geändert wurde bzw. eine neue Version des Dokumentes ablegen, um die Änderungen nachverfolgen zu können.

Da kann man nicht einfach die User löschen. Zumindest nicht im DMS.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 09:16:38 GMT

Und wie lösen das andere DMS Hersteller? ELO zum Beispiel?

Ich hätte es so gelöst, dass zwar in den Indexwerten der Dokumente die ursprünglichen Mitarbeiter stehen aber eben ausgegraut, weil es die im System nicht mehr gibt. Aber so weiß man, wer es erstellt hat. Langt das nicht? Bin da kein Experte drin aber so wie es jetzt gelöst ist - oder ich habe das passende Info-DB noch nicht gefunden. Auch das ist möglich. Dann möge man es mir nennen aber so wie ich DATEV kenne und heute schon 😂 habe ... KLICK.

Dann müssten im DMS ja immer alle Mitarbeiter der Kanzlei der letzten 10 Jahre existieren? Vielleicht erreichen wir dann ein noch unbekanntes DATEV Limit 😇.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Jun 2021 09:30:17 GMT

Hallo,

ich habe gerade nochmal geschaut.

Also die ausgeschiedenen Mitarbeiter stehen bei den alten Dokumenten bei, sind aber im Dropdown nicht mehr auswählbar und entsprechend deaktiviert.

Wie? Grad keine Ahnung.. über ein Jahr hin und nicht mehr benutzt.

Irgendwas musste ich aber noch abänden über Massenindex.. weiss ich auch nicht mehr.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Jun 2021 09:28:05 GMT

Im alten DMS gab es doch alle Mitarbeiter bis zum Sankt Nimmerleinstag zurück. Die waren eben nicht mehr aktiv und tauchten bei Auswahlen, wie z.B. "Erlediger" oder "Bearbeiter" nicht mehr auf. Im AD oder sonst wo mussten sie auch nicht sein.

Das passiert aber im neuen DMS doch auch nicht, oder? Ich habe es mir noch nicht angesehen, könnte mir aber vorstellen, dass aus der Benutzerverwaltung auch nur aktive User angezeigt werden, wenn ich etwas deligieren will.

Andereseits ist das Datev-Style. Versuche mal aus der Mitarbeiterverwaltung einen Mitarbeiter zu löschen, der vor anno dazumal eine Rechnung geschrieben hat, weil man die MA Nummer vielleicht neu vergeben will.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 09:31:48 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Also die ausgeschiedenen Mitarbeiter stehen bei den alten Dokumenten bei, sind aber im Dropdown nicht mehr auswählbar und entsprechend deaktiviert.

In den Indexwerten? Das mag sein. Ich habe aber in der Detailsuche noch alle Mitarbeiter drin, egal ob aktiv oder inaktiv.

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Andereseits ist das Datev-Style. Versuche mal aus der Mitarbeiterverwaltung einen Mitarbeiter zu löschen, der vor anno dazumal eine Rechnung geschrieben hat, weil man die MA Nummer vielleicht neu vergeben will.

Dann haben wir ja in etwa das gleiche DATEV Feeling 😊 . Nur wird sich das nicht mehr ändern. KMnext wird das hoffentlich einmal final adressieren können. Wie so vieles andere.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 25 Jun 2021 09:35:40 GMT

achso.. Detailsuche, ja, da bei uns auch noch alle drin.

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metalposaunist — Fri, 25 Jun 2021 10:06:29 GMT

@metalposaunist schrieb:
Zu den individuellen Bereichen: die muss ich wohl auch via BRV ausblenden lassen, damit der DATEV Arbeitsplatz etwas schlanker und übersichtlicher wird, wenn man Nichtgenutztes erst gar nicht sieht.

Oh, das geht auch unter Extras > Einstellungen. Cool 😎!

Aber (mal wieder): Wenn ich via Doppelklick individueller Bereich x ausschließe, scrollt mir das Fenster nach ganz oben. Ich darf dann wieder nach unten scrollen 🙄.

Und gerade den Doppelklick habe ich jetzt neu gelernt, dass der gut geht und man nicht die Pfeile bemühen muss. Naja, hier dann wieder schon. Damit ist man dann effektiver. Warum die Liste der ausgewählten Bereiche immer nach oben springt - keine Ahnung. Habe ich so nicht erwartet. Usability: naja.

Die Bezeichnung der Dokumenstati kann ich nicht alphabetisch sortieren. War auch meine Erwartung. Arbeite ich vielleicht falsch mit DATEV? 😅

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metalposaunist — Mon, 28 Jun 2021 07:28:41 GMT

Seit Donnerstag ist DATEV DMS live; nun kommen die ersten Fragen und bevor ich einen SK bei DATEV aufmache, habt Ihr bestimmt schon Antworten für mich 😉:

Im Filter Dokumente zur Erledigung befinden sich auch Dokumente, die den Status gelöscht haben. Die kann man nicht anders filtern, als den DATEV Filter zu kopieren und den Status löschen auszuklammern, oder?

Eine Kollegin archivierte z.B. Steuerbescheide nach Steuernummer der Mandanten. Nach Steuernummer kann man nicht mehr suchen? Und: als Bearbeiter wird immer die eigentliche Person statt der Mandatsverantwortung eingetragen?

Öffnen mit DATEV PDF Viewer und externer Anwendung: kann man nur kanzleiweit statt benutzerbezogen einstellen, oder? Oder man gibt einen Kanzleistandard vor (DATEV Viewer), von dem aber einige User abweichen können.

Danke! 😀

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metalposaunist — Tue, 29 Jun 2021 09:43:09 GMT

Noch mehr Fragen & ich bin langsam verdammt sauer 😡:

Mindestens 2 Benutzer haben im Filter zur Erledigung keine Dokumente mehr! Laut DATEV Eilservice telefonisch: "Das kann schon mal bei einigen Benutzern passieren. Lösung haben wir aktuell keine." - Euer aller Ernst DATEV? 😵 Wie sollen denn volldigitalisierte Kanzleien arbeiten, wenn man denen die Arbeit unter den Füßen wegzieht?

EDITH: Und dann wird diese Info mit 25 EUR bepreist 😲? Mit keiner Lösung? DATEV, Ihr erlaubt Euch echt gerade Sachen ... starkes Stück. 👍 Toller bevorzugter Support im Umstellungsmonat.

Laut DATEV: manuelle Übernahme aus DMS classic. Dort kann ich aber nur zur Kenntnis filtern. Nicht nach zur Erledigung bzw. nur als admin mit dem Button. Muss ich dann mit Stellvertretern arbeiten?

DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent: Protokollierung und Dokumentation der Umstellung dort wird auch nichts mehr von zur Erledigung erwähnt.

Laut DATEV steht es in keinem Dokument und man hat uns nicht drauf hingewiesen, dass zur Kenntnis und zur Erledigung nach der Umstellung eventuell weg sind. Lösung von DATEV: abarbeiten oder manuell nachhalten.

Wie kann ich mir nun als admin in DMS classic die Dokumente zur Erledigung für Kanzleimitarbeiter anzeigen lassen?

In Iserlohn hat der erste User schon angerufen:

Entschuldigung DATEV aber das ist die größte organisatorische Katastrophe überhaupt!

Zur Kenntnis suche ich mir jetzt manuell alle Dokumentennummern raus. Mitarbeiter 1 hat schon 48 Dokumente. Und glaubt man, dass man die Nummer per copy+paste einfach in die DATEV DMS Schnellsuche eingeben kann? 😂 Geht per Teamviewer schon mal nicht. Darf ich alles zu Fuß tippen und dabei ggf. Fehler machen.

Oh, vertippt. Eben blind STRG+A und neue Nummer eintippen: WHAT? 😲 Wieso kann man sich nicht an geltende Windows Kürzel halten? Wer programmiert sowas? Haben diejenigen keine Tastatur? ... sprachlos.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 29 Jun 2021 10:45:04 GMT

Ich glaube, dass diese Katastrophe viele durchlaufen, aber still gelitten haben.

Wenn man sich das aber anhört bzw. liest, bekommt man eine Idee, was Frau Magdalena Szczepańska von der Datev mit der manuellen Effizienz meinte.

Siehe hier: https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/DMS-neu-Ablage-Knigge-bei-Mail/m-p/222740/highlight/true#M14353

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bodensee — Tue, 29 Jun 2021 10:49:21 GMT

Tja Herr Bohle,

herzlich Willkommen in der Reality World of Datev.

Einer der Gründe warum ich nicht auf Datev DMS umsteige, weil ich viel zu viele "Leiden" sehe.

Dann gab es mal ein Post von einem Kollegen der die OCR Erkennung der Dokumente in der Dokablage mit Hilfe eines Lexinform Dokumentes hinbekommen hat. Das Dokument ist verschwunden und Datev implemtiert dies auch nicht weil Sie ja das viel teuere Datev DMS verkaufen will.

Für nicht behebbare Fehler Geld zu bezahlen, ist bei Datev - sorry Datev - leider nichts Neues.

Auch einer der Gründe warum Kollegen auf andere elektr. Ablagesystemes wie ELO und andere zurückgreifen, die für das gleiche Geld wesentlich mehr könnnen. Ich selbst finde zwar auch das alles aus einer Hand was aufeinander abgestimmt sind sinniger ist, aber bei dem was Ihnen gerade wiederfährt, da sie die Frage erlaubt:

Das ist Datev Digital in 2021 => ich würde Datev kein digitales Siegel geben.

So nun genug geschimpft.

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metalposaunist — Tue, 29 Jun 2021 11:10:25 GMT

@bodensee schrieb:
Einer der Gründe warum ich auf Datev DMS umsteige, weil ich viel zu viele "Leiden" sehe.

Tatsächlich wäre das auch meine Empfehlung aktuell: abwarten. Den Haufen Stress kann man sich sparen oder er wird in 2022 vielleicht kleiner.

@bodensee schrieb:
So nun genug geschimpft.

Hm, klingt wie schimpfen? Okay. Ich sehe es eher als Anreiz zur Verbesserung der "Prozesse", Organisation, Kundeneinbezug beim Umzug und Optimierung der Programme, wenn sie schon nicht das können, was in Windows Standard ist.

Warum ist das nicht alphabetisch sortiert? Wieso kann ich das nicht mit Rechtklick > sortieren einfach tun?

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einmalnoch — Tue, 29 Jun 2021 11:29:00 GMT

Warum ist das nicht alphabetisch sortiert? Wieso kann ich das nicht mit Rechtklick > sortieren einfach tun?

Weil es DATEV ist? Es wird nur gemacht was absolut notwendig ist damit die Marketingabteilung sagen kann man hätte so etwas. So wird in vielen Bereichen schon lange gearbeitet.

Aber mal so eine Frage: Warum braucht man bei DATEV noch ein DMS? Es gibt eine Ablage für Belege = UO, es gibt eine Ablage für Steuerbelege = Meine Steuern, es gibt eine Ablage für die Kommunikation mit der Finanzverwaltung, es gibt eine Ablage für die Umsatzsteuervoranmeldungen, es gibt eine Ablage für die Übermittlung von Bilanzdaten an die Finanzverwaltung etc.

Wozu also ein DMS wenn wesentliche Dokumente erst mit viel Arbeit manuell effektiv im DMS abgelegt werden müssen? Die DokAblage reicht doch. Ach ja, dahin gibt es ja keinen Migrationspfad.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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bodensee — Tue, 29 Jun 2021 13:53:24 GMT

@metalposaunist schrieb:

@bodensee schrieb:
So nun genug geschimpft.
Hm, klingt wie schimpfen? Okay. Ich sehe es eher als Anreiz zur Verbesserung der "Prozesse", Organisation, Kundeneinbezug beim Umzug und Optimierung der Programme, wenn sie schon nicht das können, was in Windows Standard ist.

Das Schimpfen bezog sich nicht auf ihren Beitrag sondern auf meinen.

Konstruktive Kritik ist immer ok. Nur ist die Datev häufig auf dieses Ohren taub oder nicht willens oder anderes ist wichtiger oder oder oder......

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metalposaunist — Thu, 01 Jul 2021 06:08:54 GMT

Liebe DATEV!

Langsam zweifle ich wirklich an meinem Verstand und IQ 😫. Ich habe keine Ahnung, wirklich 0 Ahnung, was ich falsch mache.

Unser Umstellungsmonat ist der 07/2021. Wir brauchen noch einen Termin zwecks Übernahme der DMS Rechte in die BRV. Bis zum 30.06. konnte ich via Terminland keine Termine im Juli buchen. Also, Knick ins Ohr und auf den 01.07 gewartet, weil man dann erst wohl via Terminland Termine im Juli buchen kann.

Heute trifft mich der Schlag 😱:

Und wenn wie beim letzten Mal das wieder nicht noch in den Monat Juli geschoben werden kann - gut, dass wir noch keine interne E-Mail an unsere 140 Mitarbeiter geschickt haben.

Wie man die DMS-Umstellung plant habe ich bis heute nicht verstanden.

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andreashofmeister — Thu, 01 Jul 2021 08:16:48 GMT

@metalposaunist schrieb:

Wie man die DMS-Umstellung plant habe ich bis heute nicht verstanden.

Kostet zwar mehr, ist aber nervenschonender: Termin (natürlich im Voraus) mit DATEV-Consulting machen. Und nicht über dieses "Booking-Portal".

Und dann mit DATEV in Zusammenarbeit. Wie gesagt, kann teurer werden.

Aber irgendwann wird alles nur noch so laufen wie jetzt bei diesem "Terminland"....

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Dieter_Fill — Thu, 01 Jul 2021 09:53:53 GMT

Hallo Metalposaunist

Jeder Kunde erhält einen Monat vor der geplanten Umstellung eine Mail mit link auf Terminland zur Buchung des Termins in seinem Umstellungsmonat. Zum Start des Umstellungsmonats (für Juli erfolgt Versand heute) erhalten Sie nochmals eine Mail mit der Möglichkeit den Termin im Umstellungsmonat zu buchen. Aktuell gibt es noch freie Slots im Juli.

Viele Grüße aus Nürnberg

Dieter Fill

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metalposaunist — Thu, 01 Jul 2021 10:17:47 GMT

@Dieter_Fill schrieb:
Jeder Kunde erhält einen Monat vor der geplanten Umstellung eine Mail mit link auf Terminland zur Buchung des Termins in seinem Umstellungsmonat.

Ist der personalisiert? Das ist doch immer der von www.terminland.de/[DATEV-Kürzel]. Keine Ahnung, ob der geheim ist. Falls nicht, kann man ihn ja öffentlich posten und allen gleich zur Planung mitteilen. E-Mails gehen schnell unter und im Umstellungsassistent steht er nicht drin, oder?

@Dieter_Fill schrieb:
Zum Start des Umstellungsmonats (für Juli erfolgt Versand heute) erhalten Sie nochmals eine Mail mit der Möglichkeit den Termin im Umstellungsmonat zu buchen. Aktuell gibt es noch freie Slots im Juli.

Da bin und bleibe ich gespannt 🤓. Feedback folgt.

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metalposaunist — Tue, 06 Jul 2021 06:02:05 GMT

Hallo @Dieter_Fill!

Mich hat zur DMS Umstellung keine weitere E-Mail erreicht 😶. Kann aber auch daran liegen, dass DATEV als Kontaktadresse die in den Stammdaten zur Beraternummer hinterlegten Adresse nutzt, welche wohl meist info@ oder kontakt@ oder anders lauten mag; bei uns im Sekretariat aufschlägt und ich mir eine Exchange Regel bauen müsste, die besagt: wenn Absender DATEV, dann CC davon bitte in den EDV Verteiler. Dem Sekretariat muss man dann beibringen: was von DATEV kommt, leitet uns bitte nicht weiter. Das geht automatisch.

Die Mail bzgl. DATEV Standort Dortmund hat eine neue Telefonnummer habe ich heute bekommen.

Warum DATEV das Projekt nicht als solches erkennt und einen festen Ansprechpartner aus der Kanzlei mit persönlichen Daten im System führt, weiß ich nicht. Zumal ja alle Ansprechpartner bei DATEV im System hinterlegt sein müssten, wenn man einen SK schreibt.

Wir sprechen gleich mit Rüdiger Schulz ✌️.

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metalposaunist — Mon, 26 Jul 2021 13:11:43 GMT

DOK20032 beim Drucken eines Dokuments in DATEV DMS / Dokumentenablage (Pilotierungsversion / Stabilisierungsversion)

Und es ist ein TIF Dokument, zu welchem DATEV wie lange geraten hat? Muss die ScanStation anrufen, dass die mir keine TIFs mehr scannen sondern nur PDFs. DATEV schafft es wohl nicht aus einem TIF eine PDF zu generieren oder direkt die TIF zu drucken?

Drucker hassen die Menschheit 😫.

Wird das mit DVD 15.0 im August behoben oder ist Drucken via Windows Fax- und Bildanzeige die Lösung auf Dauer?

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andreashofmeister — Mon, 26 Jul 2021 13:23:24 GMT

@metalposaunist schrieb:
DOK20032 beim Drucken eines Dokuments in DATEV DMS / Dokumentenablage (Pilotierungsversion / Stabilisierungsversion)

Und es ist ein TIF Dokument, zu welchem DATEV wie lange geraten hat? Muss die ScanStation anrufen, dass die mir keine TIFs mehr scannen sondern nur PDFs. DATEV schafft es wohl nicht aus einem TIF eine PDF zu generieren oder direkt die TIF zu drucken?

Drucker hassen die Menschheit 😫.

Wird das mit DVD 15.0 im August behoben oder ist Drucken via Windows Fax- und Bildanzeige die Lösung auf Dauer?

" Für bestimmte Dateitypen ist diese Aufbereitung nicht möglich. " also TIFF..?

Ich hatte für TIFF noch nie was über...

Habe vor kurzem dazu mal einen SK(!) gestellt. Die Antwort war (sinngemäß): das ist DATEV egal....

Aber: die Frage war auf DUO gemünzt.....

Doof nur, wenn man in der DMS TIFFs hat, oder @metalposaunist?

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metalposaunist — Mon, 26 Jul 2021 13:50:58 GMT

@andreashofmeister schrieb:
Doof nur, wenn man in der DMS TIFFs hat, oder @metalposaunist?

Jupp 👍. Habe der ScanFabrik schon Bescheid gegeben, die mir alle Exporte von TIF auf PDF umstellen sollen und die Kyocera / Develop MFPs kann man nicht mehr per Webinterface auf PDF stellen. Das geht nur lokal wirklich real vor Ort vorm Gerät. Gerade noch ein Gerät gefunden, dass standardmäßig TIFF gescannt hat.

Die anderen MFPs hatte ich schon mal auf compactPDF gestellt.

Hat DATEV ja nur Jahre lang gepredigt, wie toll TIFF gegenüber PDF ist und noch immer meinen Mandate, TIF ist besser als PDF ... Dass man aus DATEV DMS nun keine TIFFs drucken kann - Sachen gibt's 😲. Unabhängig davon digitale Kanzlei und so ... 😂.

EDITH: Leider klappt die Abhilfe bei uns auch nicht, weil die externe PDF Anwendung Nuance die TIFF Datei ohne Stempel druckt?! 😵

Und wir erhalten neben #DOK20032 auch noch #DOK93152, was nicht bei DATEV dokumentiert ist.

Die Ausgabe ist fehlgeschlagen. Das angegebene Verzeichnis konnte nicht gefunden werden.

Äh, ja okay. Wir haben jetzt einen Workaround mit Export auf Desktop oder so. Namen tanzen und so. Gleich Feierabend ...

Wenn sich was im Dokument ändert oder DATEV eine Abhilfe hat, würde ich gerne benachrichtigt werden. Achja. Geht ja auch nicht. Und dann hat's zu wenige Stimmen: Benachrichtigung beim Update der Dokumente

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andreashofmeister — Mon, 26 Jul 2021 14:37:19 GMT

@metalposaunist schrieb:

Wenn sich was im Dokument ändert oder DATEV eine Abhilfe hat, würde ich gerne benachrichtigt werden. Achja. Geht ja auch nicht. Und dann hat's zu wenige Stimmen: Benachrichtigung beim Update der Dokumente

Geht RSS nicht (auch) für Dokumente?

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metalposaunist — Mon, 26 Jul 2021 15:03:50 GMT

@andreashofmeister schrieb:
Geht RSS nicht (auch) für Dokumente?

Bestimmt. Kann das Hilfe Center aber auch nicht 😶. Zumindest finde ich nichts dazu und auch mein RSS Reader zeigt keine DATEV Hilfe als Abo an. Braucht man ja auch nicht, weil man zum Hilfe Center ja immer aus den DATEV Anwendungen kommt 😉.

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andreashofmeister — Tue, 27 Jul 2021 07:45:13 GMT

@metalposaunist schrieb:
Braucht man ja auch nicht, weil man zum Hilfe Center ja immer aus den DATEV Anwendungen kommt 😉.

Stimmt. Ansonsten braucht man das Hilfecenter ja auch nicht.

Dokumentnummern hat man doch in einer eigens zusammengestellten Datenbank....

Probleme treten ja immer nur in den Anwendungen auf....

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Gelöschter Nutzer — Tue, 27 Jul 2021 12:12:01 GMT

Hallo,

ich habe mal ein anderes Problem auf dem Schirm:

Wir haben in der alten Dokumentenablage Dokumnte, auf die wir zugreifen müssen. Mit dem DMS classic war das kein Problem, weil die DokOrg parallel lief.

Bei DMS neu ging das nicht mehr und ich frage mich, wie wir jetzt an die Dokumente kommen? Vorhanden sind noch.

Ich bin für Ideen dankbar.

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andreashofmeister — Tue, 27 Jul 2021 12:14:07 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Hallo,

ich habe mal ein anderes Problem auf dem Schirm:

Wir haben in der alten Dokumentenablage Dokumnte, auf die wir zugreifen müssen. Mit dem DMS classic war das kein Problem, weil die DokOrg parallel lief.

Doch das geht. Wir haben das hier am Start....Wurden alle aus der DokOrg in die DMS (neu) übernommen. Sollte also klappen. Ist aber auch schon wieder 3 Jahre her......

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metalposaunist — Tue, 27 Jul 2021 12:15:47 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Ich bin für Ideen dankbar.

Über die Auswahl des Datenpfades vielleicht. DATEV DMS > Extras > Datenpfade verwalten

Liegen die Dokumente in der SICHERUNGDOKAB?

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Gelöschter Nutzer — Tue, 27 Jul 2021 12:17:05 GMT

Danke, ich habe mich nicht getraut. Wenn ich das umtelle, gehen doch wahrscheinlich in der ganzen Kanzlei die Lichter aus oder betrifft das dann nur meinen User.

Ich habe auf die schnelle dazu nichts gefunden. Ich versuche es einfach mal.

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andreashofmeister — Tue, 27 Jul 2021 12:18:19 GMT

@Gelöschter Nutzer entweder hier springt demnächst einer helfend aus der Dickung oder aber mein Tipp: "SK"....

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metalposaunist — Tue, 27 Jul 2021 12:18:51 GMT

Nein, das sollte benutzerbezogen sein. Während unserer Migration habe ich auch einmal in die alte Datenbank gewechselt. Hat niemanden gestört und alle anderen konnten mit der DMS classic Datenbank weiter arbeiten.

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Ich versuche es einfach mal.

Versuch' macht klug 😉.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 27 Jul 2021 12:21:16 GMT

Das hat funktioniert. Zumindest hat noch niemand aus der Kanzlei angerufen.

Danke

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Nina_Schlee — Tue, 27 Jul 2021 14:07:27 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer

ganz richtig, die Dokumente aus der alten Dokumentenablage liegen im Datenpfad SICHERUNGDOKAB.

Das Wechseln des Datenpfades ist benutzerspezifisch und hat somit auf die anderen Arbeitsplätze keine Auswirkung.

Mehr zu diesem Thema finden Sie auch hier.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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metalposaunist — Tue, 27 Jul 2021 14:21:09 GMT

Passiert das auch, wenn die OCR dann zentral am SQL läuft 🤔? Hatte mich schon gewundert, warum auf 1 meiner 5 RDS die OCR läuft, die eigentlich am KOMM Server laufen sollte. Gut, wenn die abstürzt, übernimmt einer der TS.

Immer wieder eine Freude mit DATEV Software 😶.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 27 Jul 2021 14:31:01 GMT

Hallo Frau @Nina_Schlee ,

Danke. Das hat funktioniert.

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metalposaunist — Thu, 29 Jul 2021 09:25:10 GMT

@metalposaunist schrieb:
Immer wieder eine Freude mit DATEV Software 😶.

Also das passt optisch auch nicht zusammen:

Wieso steht bei von nichts drin? Ich weiß doch, welche DMS Benutzerkonfiguration ich löschen will. DATEV dann nicht mehr? Der Fortschrittsbalken passt nicht zum Text darunter.

Die Kleinigkeiten eben. Technisch funktioniert's aber. Immerhin.

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metalposaunist — Mon, 02 Aug 2021 08:09:49 GMT

Montagmorgen 😭 ich sehne mich nach meinem Apple TV 📺 ...

Dann lösche ich den Filter halt nicht und setze nur den Haken: nicht anzeigen. Mir auch egal.

Oh, geht auch nicht unfallfrei. Dann halt nicht. Nach mir die Sintflut. Dann müsste beim löschen DATEV schreiben: Kann ich aus den folgenden Gründen nicht löschen: ...

⚠️⛔🚫❌Produktfeeling auf höchstem Niveau 👍

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metalposaunist — Mon, 02 Aug 2021 14:16:32 GMT

Bekommt der Stempel eben doch keinen Namen. Auch OK. Mir egal. Ich muss damit nicht arbeiten. Alles, was ich bei DATEV anfasse, macht gefühlt nur Ärger. Doch mal über den Tierpfleger 🐧 nachdenken ...

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cwes — Mon, 02 Aug 2021 19:36:37 GMT

Pft, ich habe mir irgendwann in den letzten Monaten eine Vorstellung von Datev DMS angesehen (Verkaufsveranstaltung). Die waren am Ende ganz erstaunt, dass ich es im aktuellen Zustand nicht mit der Kneifzange anfassen wollte, wohingegen alle anderen Teilnehmer "hurra" geschrien haben. Was bin ich froh, dass ich mir geschworen habe, das erst einzuführen, wenn es auch echte DMS-Funktionalität bietet.

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Gelöschter Nutzer — Wed, 04 Aug 2021 08:07:42 GMT

Bei der Funktionalität, die das DMS classic hatte, konnte man auch "Hurra" schreien. Ordentlich eingerichtet, konnte man damit wirklich arbeiten.

Aber dann kam das "neue" DMS und der Rest steht hier im Forum.

Die Datev schaut sich ja vieles bei MS ab. Das Prinzip der Bananensoftware wurde in diesem Fall 1:1 übernommen.

Das reift beim Kunden.

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Niklas_Tober — Thu, 05 Aug 2021 06:07:52 GMT

Ich kann die kritischen Punkte zwar nachvollziehen, nicht aber die hier oftmals daraufhin getroffene Entscheidung das neue DMS nicht anzuwenden.

Ich war 4,5 Jahre DMS Berater bei der DATEV und habe beide Versionen im Rahmen von Einführungsprojekten oder Reviews beraten. In meiner heutigen Kanzlei- und Beratungstätigkeit spielt das neue DMS eine große Rolle.

Wer durchgängig digitale WorkFlows haben möchte, kommt an den Funktionalitäten "Bearbeiter | Status | Notiz" nicht vorbei. Bei uns scannt den Bescheid die Assistenz, prüft der Sachbearbeiter, leitet zur Korrespondenzerstellung wieder an die Assitenz, gibt der Partner frei und versendet die Assistenz. Wie soll das ohne DMS digital funktionieren? Im Stellvertretungsfall, filtert der Vertreter die ToDo Liste des Urlaubers und schon weiß er Bescheid bzw. kann übernehmen. Zudem ist die neue PDF Bearbeitung viel besser als beim Alten und die Flexibilität im Umgang mit der Vorgangsmappe stark erhöht (direkter Drag´n Drop plus integriertes Vorschaufenster).

Mir fehlt vor allem die Schnittstelle in die DATEV Cloudanwendungen und dass ein Partner auch mal ein Anschreiben über sein SmartPhone freigeben kann (mobile Device Fähigkeit). Trotzdem kann eine moderne Kanzlei mit mehr als fünf Mitarbeitern aus meiner Sicht ohne DATEV DMS in den StB-Standardworkflows nicht ordentlich digital arbeiten. Kein anderes DMS im Markt bietet zudem die vielen Schnittstellen wie etwa zur Vorlagenverwaltung, PFB oder den Steuerprogrammen. Für komplexe Beratungen kommt eher MS 365 in Betracht, weil hier der Grad der Kollaboration höher ist und Standard-Workflows sich kaum bestimmen lassen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

einmalnoch — Thu, 05 Aug 2021 06:29:03 GMT

@Niklas_Tober, ich möchte Ihnen ja nicht zu Nahe treten, aber DMS neu ist kein DMS, es ist und bleibt eine Dokumentenablage.

Sie sagen, Sie wären 4 1/2 Jahre DMS Berater bei 'DATEV gewesen, ich hoffe nicht, dass Sie den Kollegen @blum beraten haben, seine geschilderten Erfahrungen sind, auch bei der Umstellung, legendär.

Vermutlich haben Sie auch nie ein richtiges DMS in Verbindung mit DATEV im Vollbetrieb gesehen, da geht Vieles von dem der durchschnittliche DATEV Anwender nur träumt.

Bei einer Verkaufsveranstaltung zum neuen DMS war ich mit eine MA, hinterher sagte er mir "wenn Du das anschaffst bin ich weg...".

Ein Workflow mit Notizen und Status, das ist, von einem echten DMS aus betrachtet, ein Würgaround den DATEV ja so liebt. DMS neu ist und bleibt eine halbherzige Schnittstellenflickschusterei mit vielen Lücken. Mit anderen Worten eine Dokumentenablage.

Das sagt ein nutzer von DMS classic der das kompletete DMS selbst eingerichtet hat und dadurch einen hohen Nutzen hat den er nicht eintauschen möchte. Mehr geht immer, weniger und schlechter nicht.

Wenn Sie umständlich und damit teuer arbeiten wollen können Sie das herzlich gerne machen.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Thu, 05 Aug 2021 06:41:53 GMT

Das neue "DMS" ist nur eine revisionssichere Dokumentenablage und nicht mehr. Das "M" darin darf schon hinterfragt werden.

Digitalisierung heißt nicht, aus Papier PDFs zu machen, sondern auch vollautomatische Prozesse einzuführen. Der Wegfall der automatischen Mailzuordnung und des Buchungsassistenten beweisen zum einen nur, dass Datev die manuelle Effizienz bevorzugt (habe ich übrigens schriftlich von einer Datev Mitarbeitrin), was die E-Mail Zuordnung zu Mandanten betrifft und zum Anderen, dass nur auf das Ziel DUO hin gearbeitet wird. Stichwort Buchungsautomat.

Die versprochenen Schnittstellen sind auch noch nicht fertig, so dass wir bei der Mailverarbeitung wieder in der Steinzeit angekommen sind. Vielen Dank für nichts.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Niklas_Tober — Thu, 05 Aug 2021 06:53:46 GMT

Hallo Herr @einmalnoch , Sie treten mir nicht zu nahe. Schon gar nicht ohne Klarnamen. Alles gut.

Die DMS Umstellung von Alt auf Neu hat nichts mit der DMS Nutzung zu tun. Dabei hatte unsere Kanzlei auch Probleme. Danach habe ich noch weitere 10 Umstellungen begleitet, die jedoch unfallfrei waren.

Doch, ich habe schon andere DMS gesehen (z.B. bei Mandanten oder bei der Vorstudie einer Top 10 Kanzlei) und weiß, dass deren Funktionumfang wesentlich umfangreicher ist. Warum haben sich dann aber selbst die größten Player im Markt im Standard-StB Bereich meist doch für DATEV entschieden? Richtig, weil es sich gut in das DATEV Ökosystem einfügt.

Von den knapp 100 Kanzleien, die ich bisher beraten durfte, möchte es keiner mehr abschaffen (aktueller Kenntnisstand). Wichtigster Erfolgsfaktor bei der Einführung: Nicht mit 100% starten, sondern mit den unterstützenden Workflows (Posteingang, -ausgang, Korrespondenz, Freigabe) anfangen und es danach kontinuierlich in weiteren Leistungsbereichen aufbauen.

Trotz alledem ist es ja völlig normal, dass die Software nicht den Bedarf aller DATEV Mitglieder zu 100% deckt. Zum Glück kann man hier frei entscheiden 😉

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

NadimBhatti — Thu, 05 Aug 2021 07:26:35 GMT

@Niklas_Tober schrieb:
Warum haben sich dann aber selbst die größten Player im Markt im Standard-StB Bereich meist doch für DATEV entschieden? Richtig, weil es sich gut in das DATEV Ökosystem einfügt.

Von den knapp 100 Kanzleien, die ich bisher beraten durfte, möchte es keiner mehr abschaffen (aktueller Kenntnisstand). Wichtigster Erfolgsfaktor bei der Einführung: Nicht mit 100% starten, sondern mit den unterstützenden Workflows (Posteingang, -ausgang, Korrespondenz, Freigabe) anfangen und es danach kontinuierlich in weiteren Leistungsbereichen aufbauen.

Man könnte durchaus auf die Idee kommen, dass es damit zusammenhängt, dass die DATEV ihr "Ökosystem" (was für ein hässlicher Begriff im Rahmen von IT) bis vor einiger Zeit nicht weit genug geöffnet hat für die Anbindung von Fremdprodukten. In vielen Bereichen ist das auch heute noch so.

Und warum keiner wechselt? Weil jeder das Übergangschaos scheut - schließlich haben nahezu alle Kanzleien ähnliche "Probleme" (oder in Sales-Sprech: "Herausforderungen"): Mangel an qualifiziertem (Fach-)Personal, das gesammelte Corona-Chaos, Hürden der Bürokratie.... - wer wäre da bereit, freiwillig das nächste Feuer zu legen?

Ich hatte an anderer Stelle schon mal in anderem Zusammenhang erwähnt: bei DATEV gibt es keine Workflows. Bei DATEV gibt es nur Workarounds (auch gerne Würgarounds). Das ist was gänzlich Anderes.

Nach all den Berichten ist unsere Umstellung von DMS classic auf DMS neu jedenfalls bis auf Weiteres abgeblasen. Wie war das noch? "Never change a running system".

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

andreashofmeister — Thu, 05 Aug 2021 07:54:30 GMT

@NadimBhatti schrieb:
Man könnte durchaus auf die Idee kommen, dass es damit zusammenhängt, dass die DATEV ihr "Ökosystem" (was für ein hässlicher Begriff im Rahmen von IT) bis vor einiger Zeit nicht weit genug geöffnet hat für die Anbindung von Fremdprodukten. In vielen Bereichen ist das auch heute noch so.
...

Nach all den Berichten ist unsere Umstellung von DMS classic auf DMS neu jedenfalls bis auf Weiteres abgeblasen. Wie war das noch? "Never change a running system".

Den Begriff "Ökosystem" hat DATEV dann wohl von APPLE übernommen. Die haben das ja seinerzeit so propagiert...

Dazu gab es hier mal eine herrliche Unterhaltung....

Ok, abgeblasen. Wie lange kann sich denn weigern, die Umstellung vorzunehmen. Zumindest hat DATEV ja den Umstellungskorridor nach hinten verschoben. Bis wann muss man dann umgestellt haben?

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

NadimBhatti — Thu, 05 Aug 2021 08:02:51 GMT

@andreashofmeister schrieb:
Ok, abgeblasen. Wie lange kann sich denn weigern, die Umstellung vorzunehmen. Zumindest hat DATEV ja den Umstellungskorridor nach hinten verschoben. Bis wann muss man dann umgestellt haben?

Ende 2023. Bis dahin hat man dann auch Zeit, nach Alternativen zu schauen :-).

@einmalnoch hätte da tatsächlich sehr gute Ideen! - Das war vor kurzem ein äußerst erhellendes Telefonat zum Thema DMS.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Thu, 05 Aug 2021 08:04:48 GMT

Hätte man nicht nur den Begriff "Ökosystem" von Apple abgeschaut, sondern auch die Stabilität und Funktionalität, wäre dieses Forum so gut wie leer und wir würden über die Augenfreudnlichkeit der Farben diskutieren.

Selbst das RDP Programm von Microsoft selbst läuft auf meinem Mac stabiler als auf einem Windows 10 pro PC.

Alle Datev User sollten sich einmal im Jahr zur Motivation treffen und über glühende Kohlen laufen. Das soll helfen, habe ich gehört.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Niklas_Tober — Thu, 05 Aug 2021 09:23:43 GMT

Würgarounds...so entstehen also Buzzwords 😉

Bin mir nicht sicher, ob die Berichte zur Umstellung von Alt auf Neu hier repräsentativ sind oder vermehrt von Anwendern verfasst, die dabei auf Stolpersteine gestoßen sind. Deshalb dann auf der alten Software zu bleiben, die eine sehr veraltete Optik bietet, seit über fünf Jahren nur noch lauffähig gehalten wird, separate Stammdaten und Benutzeradministration benötigt, keine PDF Bearbeitung ermöglicht und weniger Flexibilität bei Dokumentensammlungen bietet, ist für mich schwer nachvollziehbar.

Die Community ist vielleicht aber auch nicht das geeignete Medium, um ein derartiges Thema adäquat zu bewerten, daher folgende spontane Idee:

Ich zeige euch unsere Kanzlei DMS Workflows gerne live in einer 30 minütigen Zoom Session (Demo + Austausch). Wer teilnehmen möchte hinterlässt einfach ein Kudo.

Terminabstimmung samt Einwahldaten folgt dann per Nachricht in der Community.

Gute Idee?

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Gelöschter Nutzer — Thu, 05 Aug 2021 10:16:16 GMT

Netter Vorschlag, aber keine soo gute Idee.

Wenn es die Datev geschafft hat, E-Mails anhand von eindeutigen Kennzeichen OHNE JEDEN MANUELLEN Eingriff in der Mandantenakte abzulegen, sind wir auf dem Stand, den das alte, häßlich aussehende DMS von Anfang an hatte.

Heute muss erst der MItarbeiter, der die Mail empfängt, das DIng aufmachen, lesen und entsprechend zuordnen. Der Mitarbeiter darf aber nicht unangemeldet krank werden oder ausfallen. Sonst bleibt die neue Mail ein gut gehütetes Geheimnis. Ich höre Stimmen, die jetzt sagen, dass es dafür auch Vertreteregeln gibt. Richtig, aber die wären dann auch überflüssig, wenn man die Funktionionalität des DMS classic wieder hätte. Oder wenigstens eine Schnittstelle, die IMAP Konten abfragen könnte, um sich die Mails zu holen.

Laut Datev wollten die User aber lieber den vollen Nutzen der 300 plus Einträge im Knigge, die die Reichsablageordnung von 1912 noch übertreffen. Da kann man wirklich nur noch heulen. Haben die noch nie etwas von OCR und Volltextsuche gehört? Muss man wirklich das komplette Ablagesystem eines Aktenordners übernehmen und das auch noch "Management System" nennen?

Danke für das Angebot, aber wir haben das neue D?S täglich vor den Augen, die sich im Laufe Tages mit Wasser füllen.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

metalposaunist — Thu, 05 Aug 2021 20:18:36 GMT

Eigentlich brauche ich nicht mehr antworten. Es klappt wohl auch gut ohne mich 😬 - bin mit sehr vielem d'accord 👌.

@Niklas_Tober schrieb:
Warum haben sich dann aber selbst die größten Player im Markt im Standard-StB Bereich meist doch für DATEV entschieden? Richtig, weil es sich gut in das DATEV Ökosystem einfügt.

Das mag stimmen. Aber wenn wir wieder unseren geliebten und gehassten 🍏 als Vergleich heranziehen, weil hier das Ökosystem das Zugpferd ist: Gibt es von Apple Produkte wie von DATEV? Ja, es ist alles nicht perfekt; auch hier gibt es User, die sich Dinge anders wünschen aber im Großen und Ganzen kaufen wir zum iPad auch das iPhone dazu, weil es perfekt zusammen harmoniert aber auch weil beide Geräteklassen an sich schon überzeugen.

DATEV DMS nutzen wir also nur, weil es andere Anbieter nicht so integriert wie DATEV schaffen. Das ist eher ein Kompromiss aber die gibt es bei Apple für mich in dem Maße nicht. Ich sage nicht, dass ich das iPhone des Ökosystems wegen kaufe aber die Kamera am iPhone ist ja gar nicht gut. Nein. Da liegt noch der Unterschied in meinen Augen.

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Hätte man nicht nur den Begriff "Ökosystem" von Apple abgeschaut, sondern auch die Stabilität und Funktionalität, wäre dieses Forum so gut wie leer und wir würden über die Augenfreudnlichkeit der Farben diskutieren.

Jap. Der Meinung bin ich auch.

@Niklas_Tober schrieb:
Bin mir nicht sicher, ob die Berichte zur Umstellung von Alt auf Neu hier repräsentativ sind oder vermehrt von Anwendern verfasst, die dabei auf Stolpersteine gestoßen sind.

Dann brauchen wir mehr User, die sagen und posten: Geil DATEV, Danke DATEV - mega geile Lösung! 😍 Aber leider ist vieles immer mit einem: Ja, aber ... versehen. Das ist schade.

@Niklas_Tober schrieb:
keine PDF Bearbeitung ermöglicht

Wenn die PDF Bearbeitung so gut wäre, wie Du sie uns empfiehlst (wie ich sie gerade wahr nehme): Warum ist DATEV nicht auf uns zukommen und hat gesagt: Ihr aktuelles Nuance / KOFAX PDF Programmen brauchen Sie nicht mehr. Das kann nun auch alles DATEV 🤓. Natürlich soll man auch sein eigenes PDF Programm weiter nutzen können - Stichwort: Flexibilität - aber dann schaut man in die DATEV Ideas und muss Dinge lesen, wo man sich nur an den Kopf fässt. Ja, nichts ist perfekt aber ich habe auch wenig das Gefühl, dass DATEV sagt: Stimmt, so haben wir das gar nicht betrachtet. Das ist ja wirklich Käse. Das ändern wir asap. Nein, man muss um alles immer kämpfen.

Es sind die 1000 Kleinigkeiten in Summe, die uns alle wahnsinnig machen.

@Niklas_Tober: Beim Termin bin ich natürlich gerne dabei 👍😀! Und wenn DATEV DMS so gut wäre, wie Du es aktuell siehst: Warum kommt dann bei mir Feedback der Mitarbeiter zurück: Vorher war das aber besser. Drag&Drop, das ist cool, aber das ist auch das einzige.

Ergo: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, gar keine Frage. Vor allem Neuen scheut man sich; mich inbegriffen. Aber wenn man so eine Erfahrung schon macht: Warum ergreift DATEV diese Chance nicht und bietet Seminare an, die DATEV DMS im besten Licht darstellen? Wenn DATEV das schon tut: Warum habe ich während der Migration dazu keinen Link bekommen; hat es niemand erwähnt und auch ggf. empfohlen, alle Kanzleimitarbeiter zu schulen? Und: Kostet das Video wieder Geld? Wenn ja, warum? Wir zahlen doch an DATEV schon jemand Monat Geld.

Bei mir ist angekommen: Das können Sie alles selbst und es ändert sich nicht großartig viel. Wenn dem nicht so ist, stimmt was mit der Kommunikation nicht.

Wenn jemand von Android auf Apple wechselt, ist die erste Reaktion (vermutlich): Das ist alles 💩 und dafür habe ich so viel Geld bezahlt 😳? Also muss man hier Arbeit leisten; das Positive herausstellen; die Möglichkeiten; die Zukunft; den Sicherheitsaspekt, ...

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Niklas_Tober — Fri, 06 Aug 2021 08:06:51 GMT

Warum DMS sich häufig geringer Akzeptanz erfreut?

Hier muss ich ausholen (Achtung! Roman inkl. Metapher):
DMS ist der Teppich der Digitalisierung und alle anderen Digitools sind die Möbelstücke darauf. Jedes Posteingangs- und Ausgangsdokument und jedes Ergebnis einer Leistungserstellung muss früher oder später dort landen. Das Problem: Bei einer DMS Umstellung tauscht man den analogen gegen einen digitalen Teppich aus. Macht man es zu schnell, überfordert es die Mitarbeiter. Es geht ja auch stückweise. Häufig wird aber auch der alte Teppich beibehalten, anstelle ihn weg zuwerfen und die Mitarbeiter sehen in DMS einen Zusatzaufwand. Zudem werden die Möbelstücke ständig aktualisiert oder ergänzt, wodurch die Ausrichtung des Teppichs regelmäßig hinterfragt werden muss.

Konkrete Beispiele aus den Projekten:
Dass Posteingangsdokumente nach dem Scan nicht mehr herumgereicht, sondern nur noch über DMS bearbeitet werden, ist logisch, führt aber in vielen Kanzleien zur Unruhe, weil etwa in Mandatsgesprächen immer noch der Papierordner herangezogen wird und die Bescheide dort aber fehlen.

Für jeden Leistungsprozess sollte man einen DMS Workflow beschreiben und schulen (ProCheck oder Word). Das wird im Rahmen der DMS Einführung standardmäßig gemacht. Danach versteinern diese Prozesse jedoch häufig, obwohl sich ringsherum die Programme und Belegströme ständig weiterentwickeln. Ein jährlicher DMS Review ist unerlässlich.

Nach der Einführung neuer Prozesse, wird deren Einhaltung schlichtweg nicht kontrolliert. Ich habe Kanzleien erlebt, wo die gesuchten Dokumente trotz DMS Konzept sowohl in der Handakte, auf dem Windows Explorer oder im DMS seien konnten. Die Definition von Chaos.

Bzgl. der Umstellung von DMSalt auf DMSneu ist es daher neben der Schulung der neuen Funktionalitäten auch eine Chance die bisherigen Prozesse zu hinterfragen. Das ist nicht der Fokus der kostenlosen DATEV Beratung im Rahmen der Umstellung. Hier geht es eher um das technische Gelingen der Migration.

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cwes — Fri, 06 Aug 2021 08:12:11 GMT

@Niklas_Tober schrieb:
Warum DMS sich häufig geringer Akzeptanz erfreut?

Hier muss ich ausholen (Achtung! Roman inkl. Metapher):
DMS ist der Teppich der Digitalisierung und alle anderen Digitools sind die Möbelstücke darauf.

Nach der Einführung neuer Prozesse, wird deren Einhaltung schlichtweg nicht kontrolliert.

Genau, und wenn der Teppich schlecht gewebt ist, den Raum nicht richtig ausfüllt, schlecht gefärbt ist, etc. dann ist niemand gerne in dem Raum, wenn doch stolpert er (m/w/d) und die Möbelstücke stehen wackelig.

Insbesondere wird die Einhaltung der Prozesse nicht von Datev "DMS" kontrolliert, da diesem schlichtweg diese (m.E. für ein DMS notwendige) Funktionalität fehlt.

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andreashofmeister — Fri, 06 Aug 2021 08:16:24 GMT

@Niklas_Tober schrieb:

Bzgl. der Umstellung von DMSalt auf DMSneu ist es daher neben der Schulung der neuen Funktionalitäten auch eine Chance die bisherigen Prozesse zu hinterfragen. Das ist nicht der Fokus der kostenlosen DATEV Beratung im Rahmen der Umstellung. Hier geht es eher um das technische Gelingen der Migration.

Zumindest ist das ein "Schlüssel zum Erfolg der Umstellung/Einführung". Bzw. kann ein solche Schlüssel sein. Wenn man bisherige Prozesse kritisch hinterfragt.

Das hast Du ja seinerzeit mit tollem Engagement in unserer Kanzlei durchgeführt. Anders lässt sich so ein Projekt auch nicht bewerkstelligen...., @Niklas_Tober !

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metalposaunist — Fri, 06 Aug 2021 08:36:55 GMT

@Niklas_Tober schrieb:
Das ist nicht der Fokus der kostenlosen DATEV Beratung im Rahmen der Umstellung. Hier geht es eher um das technische Gelingen der Migration.

Mal verbildlicht: Wenn Dir dein Autohändler des Vertrauens den FIAT Diesel gegen den Porsche auswechselt, würde ich als Autohändler Dich darauf hinweisen: verbraucht mehr Sprit; fährt schneller > Autobahn AXX haben keine Geschwindigkeitsbegrenzung, da kannst Du die 750PS mal austesten; Du musst beim Anfahren Gas geben, sonst würgst Du die Karre ab, bitte sei vorsichtig mit dem Gaspedal, ... tbc.

DATEV tauscht das Auto aus und sagt: läuft doch. Du kommst von A nach B. Und dann fährst Du mit dem Porsche so, wie mit dem Diesel. Ob das gut geht?

Von mir aus kann das auch was kosten aber das wäre ja die Chance der DATEV gewesen, von mir aus auch nur bei den KAM Kanzleien oder die KVs kennen Ihre "Patienten" doch 😉 ... all diese Dinge zu hinterfragen und wenn die Kanzleileitung selbst schon nicht das macht, was Du beschreibst (und da bin ich ganz Deiner Meinung 👌😀), muss der Input ja woanders herkommen.

Service und Mitdenken muss auf Platz #1 wandern.

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wielgoß — Fri, 06 Aug 2021 11:28:55 GMT

Hallo Herr Tobler,

danke für Ihre Beiträge!

Wenn Sie mal die Zeit finden, könnten Sie aus Ihrer Erfahrung hier kurz die aus Ihrer Sicht gewichtigsten Funktionen skizzieren, die es in DATEV DMS im Vergleich zu DATEV DMS classic nicht mehr gibt? Irgendwie habe ich den Faden verloren.

Den Krücken-Client lassen wir mal außen vor 😃.

Die verteufelte fehlende Vollarchivierung von E-Mails ist, so wie ich es verstanden, habe ja kein Sache von DATEV DMS, sondern eine Sache der faktisch abgekündigten DATEV E-Mail-Archivierung?! Aber auch hier können Sie mich korrigieren 😉.

Danke im Voraus und beste Grüße

Christian Wielgoß

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blum — Fri, 06 Aug 2021 11:39:56 GMT

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/service/datev_dms_funktionsvergleich.pdf

https://apps.datev.de/help-center/documents/1005370

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wielgoß — Fri, 06 Aug 2021 11:44:38 GMT

Hallo Herr Blum,

besten Dank - die Liste ist mir bekannt.

Die Frage an @Niklas_Tober bezog sich auch eher auf die Frage, welche Funktionen aus seiner Sicht und Erfahrung praktisch fehlen 🤓.

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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Gelöschter Nutzer — Fri, 06 Aug 2021 11:55:52 GMT

Nur als Anmerkung. Es geht nicht um die blöde Archivierung DMS EMA. Es geht darum, dass man damit Mails automatisch einem Mandanten zuordnen konnte, wenn z.B. #MdtNr# im Betreff war. Nur hat die Funktion niemand auf dem Schirm, dieses Feature hat echte Zeit und Geld gespart. Endlich mal etwas, was niemand anfassen musste.

Es reiten alle auf der Archivierung rum. Da gab es schon immer bessere Lösungen als diese.

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Niklas_Tober — Fri, 06 Aug 2021 12:07:47 GMT

Hallo @wielgoß ,

es fehlt,

- dass der Revisionskommentar an den Annotationen nicht standardmäßig eingeblendet ist

- detaillierte Filterfunktionen (mehr Kriterien und Berechnungen wären schön)

- umfangreichere Detailsuche

- differenzierte Rechtevergabe an den Dokumenten (z.B. nur Lesen)

- die automatische Dokumentenzuordnung (Soll ja 2022 als Standard kommen!)

Ansonsten hat sich noch niemand beschwert im Nachgang zu Umstellungen.

Übrigens würde ich einen Vor- und Nachher-Vergleich beim Datenvolumen der Dokumentenbestände anstellen. Tendenziell speichert das neue DMS die Dokumente nicht so komprimiert wie das Alte ab. Bei uns waren es mal eben knapp 300GB mehr. Ihr kennt ja eure PartnerASP Speicherkosten. Deshalb haben wir das alte DMS auch nach einer Übergangszeit von drei Monaten gesichert und abgehängt.

Bei der E-Mail Archivierung tendiere ich zum Mailstore. Ich möchte nicht alles im DMS haben und die teilautomatische Variante der sog. EMA (Drag´n Drop auf einen Mandantenordner) ist strenggenommen nicht GoBD konform, weil ich die E-Mail auch vorher lokal speichern / ändern könnte und danach erst auf den Ordner ziehen. Was die Abgrenzung zwischen archivierungswürdig und nicht angeht, soll sich jeder die Frage stellen, ob ein Vertreter die Info morgen im DMS benötigt, um weiterzumachen. Für gesammelte Ping-Pong Sachverhalte (z.B. Rückfragen JA) empfiehlt sich ohne hin Drag´n Drop in die Dokumentenstruktur und Erstellung eines Sammeldokuments, damit die Ansicht nicht verwässert.

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Michael-Renz — Fri, 06 Aug 2021 12:40:14 GMT

Hallo @Niklas_Tober ,

sorry, wenn ich Ihnen widerspreche. Es fehlt DEUTLICH mehr, als von Ihnen angemerkt.

z.B. fehlt:

die komplette Einbindung einer elektronischen Signatur - obwohl DATEV die Technik hat;
es fehlt ein vernünftiges Postausgangssystem - obwohl DATEV mit dem DATEV Anwaltspostfach ein solches hat;
es fehlt eine übersichtliche Zuordnung zu Erlediger, Bearbeiter, Kenntnisnehmer, obwohl DATEV so etwas im DATEV Anwaltspostfach besser löst als in DMS;
es fehlt die rechtegebundene Ablage von unverschlüsselten Dokumenten - sowohl bei verschlüsseltem Empfang als auch bei verschlüsseltem Versand;
es gibt ein zusätzliches "Wiedervorlagesystem" obwohl es mit den Aufgaben und Terminen ein sehr übersichtliches und gut bedienbares System gibt.
..

und ich könnte hier - ggf. gemeinsam mit Herrn Blum und Herrn Augustinowski und Herrn Lander die Liste beliebig lange fortsetzen. Das System ist "nicht schlecht" aber eben alles andere als gut und medienbruchfrei. Für wirklich digital arbeitende Kanzleien ist es ein GANZ KLEINER Schritt in die richtige Richtung.

Und anstatt die DMS-Leistung zu erhöhen, hat DATEV dem Marktdruck nicht durch bessere Leistung sondern durch Preissenkung nachgegeben.

Ist das der richtige Weg - ich meine NEIN!

Wir sind seit der DMS-Pilotphase in 4/2018 dabei und haben unzählige Hinweise und Wünsche geäußert - nada!

Es freut mich, dass Sie den Kollegen helfen wollen, DMS sinnvoll einzusetzen, das machen wir im Rahmen der IDA eV auch - aber der "richtige Weg ist, ein intuitives und dem Workflow angepasstes Produkt zu liefern und nicht auf die "Kolleg:innen-Hilfe" zu vertrauen.

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Niklas_Tober — Fri, 06 Aug 2021 12:34:11 GMT

Hallo @Michael-Renz ,

Ihre Punkte unterschreibe ich alle! Ich hatte die vorherige Frage so verstanden, dass es um einen Vergleich zwischen dem alten und neuen DMS ging.

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wielgoß — Fri, 06 Aug 2021 12:44:58 GMT

Danke und Danke für Ihre prompten Antworten 👍

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Gelöschter Nutzer — Sat, 07 Aug 2021 09:43:54 GMT

Und anstatt die DMS-Leistung zu erhöhen, hat DATEV dem Marktdruck nicht durch bessere Leistung sondern durch Preissenkung nachgegeben.

Im Prinzip ist das richtig, aber für die erbrachte Leistung war der Preis exorbital und auf einem Niveau, auf dem reine DMS Hersteller erst nach vielen Jahren Entwicklungsarbeit sind. Die Datev hat nur die Dokumentenablage aufgebohrt.

Der 500er Fial hat auch einen anderen Preis, als der 500er Mercedes, obwohl beide gleich heißen.

Der Preis war nicht haltbar und nur mit dem bisschen Integration auch nicht zu argumentieren.

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vogtsburger — Sat, 07 Aug 2021 10:02:59 GMT

... also einen 500er Mercedes würde ich niemals/nicht als "CINQUECENTO" bezeichnen ,,,, geht gaaar nicht 😄

(... sorry für den Kalauer ...)

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Gelöschter Nutzer — Sat, 07 Aug 2021 10:13:09 GMT

... also einen 500er Mercedes würde ich niemals/nicht als "CINQUECENTO" bezeichnen ,,,, geht gaaar nicht 😄
(... sorry für den Kalauer ...)

.... und so geht es mir mit dem DMS neu von Datev. Das kann man auch nicht als Management System bezeichnen. 😁

(....sorry, leider kein Kalauer) 😭

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metalposaunist — Mon, 09 Aug 2021 11:46:55 GMT

Unabhängig der Diskussion mit Dir @Niklas_Tober, beobachte ich heute folgendes:

DATEV DMS Lizenzen sind laut Lizenzverwaltung online bei Kanzlei A und B C/C Zähler verfügbar; 0 sind zugewiesen; DMS geht trotzdem?
DMS Lizenzen waren alle vergeben; DATEV meldet das wieder mit dem ellenlangen Bericht und der Reiter Dokumente samt Schnellinfos Dokumente zeigen nichts an; ein F5 oder ähnlich hilft nicht; ich muss den DATEV Arbeitsplatz schließen & öffnen, damit sich DATEV eine neue DMS Lizenz zieht, richtig?

Gibt es einen speziellen Link zur Lizenzverwaltung online? Ich würde ja https://apps.datev.de/lvo-administration ❌ vorschlagen.

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taxit — Mon, 09 Aug 2021 12:07:02 GMT

Mein bookmark lautet: https://login.datev.de/licensemanagement 😂

Gruß Taxit

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Niklas_Tober — Fri, 13 Aug 2021 12:16:51 GMT

Liebe Community,

wir hatten heute Morgen von 8-9 Uhr einen super Austausch zu den Möglichkeiten und Grenzen des neuen DMS (12 Teilnehmer). Ich durfte unsere Kanzlei-Workflows im Schnelldurchlauf zeigen, die von euch teils ähnlich gelebt werden. Im Anschluss haben wir „Wünsch dir Was“ gespielt und konnten unsere Anregungen direkt an die beiden teilnehmenden DATEV Mitarbeiter äußern. Natürlich möchten wir euch diese nicht vorenthalten:

DMS als zentrales Informationsmanagementsystem (IMS)
Warum gibt es u.a. für Fristen, Dokumente, Aufgaben und FA-Korrespondenz separate Ansichten, Klicks und Fenster? Am besten wäre ein Fenster, wo alle für den User relevanten Informationen zentral auftauchen und bearbeitet werden können.
Handschriftliche Notizen ermöglichen und stärkere Einbindung von OneNote (z.B. Verlinkungen)
Weiterleitung inkl. Notizfenster
Workflow Designer für Standard Use Case
Beispiel: der Bescheid soll nach dem Scan direkt beim Sachbearbeiter abgelegt werden. So bald dieser seine Prüfung bestätigt, wandert das Dokument automatisch zur Kanzleileitung zur Freigabe und nach dessen Freigabe automatisch zum Sekretariat…es würden viele Klicks gespart und eine Abweichung vom Standard würde das Programm nicht erlauben.
Systemseitige Pushup Benachrichtigungen mit unterschiedlichen Eskalationsstufen:
Beispiel: Kanzlei legt fest, dass Posteingänge an Werktagen binnen 24h bearbeitet werden müssen. Nach 24h erhält der MA eine Erinnerung & nach 48h der Teamleiter usw.
Dokumentenfreigabe auf mobilen Endgeräten:
So kann der Chef auch im Seminar ein Anschreiben oder eine vorbereitete Rechnung auf dem Handy lesen und direkt freigeben.
Anbindung an die DATEV Clouds, so dass etwa ein Bescheid per Klick im Meine Steuern Bestand des Mandanten landet und dieser direkt per E-Mail benachrichtigt wird.
Integrierter digitale Unterschriften Workflow (ist ja mit FP-Sign in der Umsetzung)

Vielen Dank an alle Teilnehmer für den konstruktiven Austausch. Das könnten wir bei entsprechendem Anlass gerne wiederholen.

Kleiner Wehrmutstropfen: Von den großen Kritikern hat keiner teilgenommen.

Schöne Grüße

Niklas

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wielgoß — Fri, 13 Aug 2021 12:46:39 GMT

Kleiner Wehrmutstropfen: Von den großen Kritikern hat keiner teilgenommen.

Hallo Niklas,

Herr Blum war doch dabei 🙂.

@blum - das ist freundlich und positiv gemeint 😉!

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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RA-Bankel — Fri, 13 Aug 2021 12:55:26 GMT

Hallo,

war der Termin vorher bekannt? Ging leider komplett an mir vorbei. Hätte ich gerne mitverfolgt.

Beste Grüße

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wielgoß — Fri, 13 Aug 2021 13:02:07 GMT

➡️ Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsberi... – Seite 8 - DATEV-Community - 146211

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aschreiber — Fri, 13 Aug 2021 14:02:52 GMT

Hallo,

wollte in der RV eine Gruppe einrichten, um in DMS dann gleich alle zur Kenntnis eintragen zu können. Ich bin Hauptadministrator. Mich selbst kann ich nicht zur Gruppe hinzufügen (bin nicht in der Auswahl vorhanden). Da bringt mir die Gruppe dann nicht so viel.

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blum — Fri, 13 Aug 2021 14:11:57 GMT

Hallo Herr Schreiber,

Problem wurde von uns der DATEV von der ersten Minute als Pilot gemeldet. Ist kein Problem der DMS, sondern eines der Rechteverwaltung (Indische DATEV Kasten oder DATEV Silos).

Eine oder zwei Personen händisch hinzuzufügen ist aber immer noch einfacher als viele Personen einzeln auszwählen

Eine der Verteilergruppen bei uns heißt daher:

Nicht schön; aber ein Anfang.

Wir haben rd. 20 Verteilergruppen und ich bin bei den wenigsten dabei!

Gruß

Ralf Blum

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Nicola_Teich — Fri, 13 Aug 2021 15:09:44 GMT

Herzlichen Dank an Hr. Tober, dass er sich die Zeit genommen und diese Plattform angeboten hat!

Die Liste von oben hatten wir auch direkt im Termin wie folgt kommentiert:

DMS als zentrales Informationsmanagementsystem (IMS)
Warum gibt es u.a. für Fristen, Dokumente, Aufgaben und FA-Korrespondenz separate Ansichten, Klicks und Fenster? Am besten wäre ein Fenster, wo alle für den User relevanten Informationen zentral auftauchen und bearbeitet werden können.
=> Das wird sich das in der OnPremises-Welt wohl nicht mehr ändern aber es gibt heute schon intensive Überlegung zu einer übergreifenden Suche im neuen Online-Portfolio, die dann möglichst alle "Objekte" (= Dokumente, Belege, ggf. Aufgaben, Nachrichten etc.) umfassen soll.
Handschriftliche Notizen ermöglichen und stärkere Einbindung von OneNote (z.B. Verlinkungen)
=> wir prüfen, ob hinsichtlich handschriftlicher Notizen noch was im DATEV-Viewer möglich ist. Einbindung iPad erscheint unwahrscheinlich, so lange die Dokumente nicht online liegen.
Zur Verbindung mit OneNote => siehe Hilfe-Dokument Microsoft OneNote Dokumente und DATEV DMS oder Dokumentenablage - DATEV Hilfe-Center
Weiterleitung inkl. Notizfenster
=> ist Bestandteil der DATEV-Programme 15.0
Workflow Designer für Standard Use Case
Beispiel: der Bescheid soll nach dem Scan direkt beim Sachbearbeiter abgelegt werden. So bald dieser seine Prüfung bestätigt, wandert das Dokument automatisch zur Kanzleileitung zur Freigabe und nach dessen Freigabe automatisch zum Sekretariat...es würden viele Klicks gespart und eine Abweichung vom Standard würde das Programm nicht erlauben.
=> Eher keine Lösung mehr in der OnPremises-Welt => Prozesse sind allerdings bereits zentrales Element des zukünftigen Online-Portfolios
Systemseitige Pushup Benachrichtigungen mit unterschiedlichen Eskalationsstufen:
Beispiel: Kanzlei legt fest, dass Posteingänge an Werktagen binnen 24h bearbeitet werden müssen. Nach 24h erhält der MA eine Erinnerung & nach 48h der Teamleiter usw.
=> mit dem aktuellen Stand nur rudimentär nachzubilden => allerdings diverse gute Controlling-Möglichkeiten in DMS -> diese ganz enge Überwachung wollen nur wenige Kanzleien
Dokumentenfreigabe auf mobilen Endgeräten
So kann der Chef auch im Seminar ein Anschreiben oder eine vorbereitete Rechnung auf dem Handy lesen und direkt freigeben.
=> Lt. DATEV keine Umsetzung mehr OnPremises => Freigabe geht natürlich per WTS-Einwahl in die Kanzlei aber nicht auf dem Handy
Evtl. in nächster Zeit Lösung über DATEVconnect, z.B. mit DRACOON denkbar.
Anbindung an die DATEV Clouds, so dass etwa ein Bescheid per Klick im Meine Steuern Bestand des Mandanten landet und dieser direkt per E-Mail benachrichtigt wird.
=> Tatsächlich gerade in Arbeit. Aufgrund von Kapazitätsengpässen voraussichtlich erst ab 2022 verfügbar.
Integrierter digitale Unterschriften Workflow (ist ja mit FP-Sign in der Umsetzung)
=> Ab Service Release Nov. soll eine erste Version der direkten Übergabe an und automatischen Rückgabe von FP Sign verfügbar sein.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

NadimBhatti — Fri, 13 Aug 2021 21:17:32 GMT

@Niklas_Tober schrieb:

Kleiner Wehrmutstropfen: Von den großen Kritikern hat keiner teilgenommen.

Asche über mein Haupt. Ich habe die Nachricht bewusst "ungelesen" gelassen und wollte mich inhaltlich Montag damit auseinandersetzen, weil ich mich hinsichtlich des Termins ganz blöd vertan habe.

Das muss ich mir leider ankreiden.

Schön, dass viele Dinge identifiziert werden konnten. Allerdings wird mir auch übel, wenn ich dann lese, dass viele Dinge "in der On-Premise Welt" nicht mehr umgesetzt werden (können/wollen). Ich rechne nämlich nicht ernsthaft vor 2025 mit einer "Wolke"-Version.

Und mit den Unzulänglichkeiten mindestens weitere 4 Jahre leben? Fällt mir schwer. Im neuen DMS sehe ich daher weiterhin keinerlei Vorteile im Vergleich zu DMS classic.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

Nicola_Teich — Fri, 13 Aug 2021 21:30:47 GMT

Guten Abend @NadimBhatti,

das finde ich tatsächlich sehr schade, schließlich haben wir heute in der Runde einige Mehrwerte ggü. DMS classic gehört und auch seit längerem in diesem Hilfe-Dokument zusammengetragen: 1005370

Und alle zukünftigen Erweiterungen finden eben auch nur noch im neuen DMS statt: 1005198.

Vielleicht ergibt sich ja nochmal eine Austauschrunde oder Sie erschließen sich Optimierungen durch eine Beratung bei uns (DATEV DMS - Review und Optimierung ) oder auch direkt bei Hr. Tober (www.kannzlei.de)

Mit den besten Wünschen - Nicola Teich

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

metalposaunist — Fri, 13 Aug 2021 22:30:06 GMT

Vielen Dank @Nicola_Teich für die ehrlichen, offenen Worte 👍 so in etwa hatte ich mir das (leider) schon vorgestellt 😔.

@NadimBhatti schrieb:
Und mit den Unzulänglichkeiten mindestens weitere 4 Jahre leben? Fällt mir schwer.

Daran hatte ich auch gedacht 😶. DATEV hinkt in vielen Teilen jetzt schon den Anforderungen hinterher und mit der Situation müssen wir aber wohl min. 4 Jahre noch leben müssen. Wie die Welt in 4 Jahren aussieht, weiß wohl niemand aber rückwärts geht ja eher nicht mehr. Es wird technisch eher immer verrückter 🤓.

Und wenn man das einmal von DMS überträgt: Noch 4 Jahre kein PayPal im DUO, keine Kreditkarten, keine Daueraufträge, keine flexible und vernünftige Nutzung auf mobilen Geräten und Betriebssystemen - hm. Das fällt einem wirklich schwer und auf der anderen Seite, wenn man die erste Gehversuche von Lohn online und KM next sich anschaut bzw. wie der Tenor hier in der Community ist - da kann ich @NadimBhatti zustimmen, dass man sich ein wenig Sorgen macht 😐.

Im Der Bauplan für die neue DATEV-Cloud-Welt erwähnt DATEV selbst den Marathon 👟. Das können wir alle zumindest nachvollziehen aber gefühlt wird das eher eine Durststrecke, die man bis 2026 noch zu gehen hat.

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cwes — Sat, 14 Aug 2021 08:56:41 GMT

@Nicola_Teich schrieb:
Guten Abend @NadimBhatti,

das finde ich tatsächlich sehr schade, schließlich haben wir heute in der Runde einige Mehrwerte ggü. DMS classic gehört und auch seit längerem in diesem Hilfe-Dokument zusammengetragen: 1005370

Und alle zukünftigen Erweiterungen finden eben auch nur noch im neuen DMS statt: 1005198.

"Einige Mehrwerte" (gegenüber DMS classic / Dokumentenablage) sind zwar da, aber der große Wurf ist es nicht und die (Opportunitäts)kosten um auf Datev DMS umzusteigen (noch tieferer Vendor-Lock-In, Verzicht auf echtes DMS, Lizenzen) sind erheblich für ein "Naja-geht-so-gerade-Produkt".

Bei den wesentlichen Punkten ist ja nun klar, dass die nicht als Erweiterung in Datev-DMS kommen werden, daher: warum soll ich das überhaupt anfassen (mal abgesehen vom Trick "Kündigen wir halt die Dokumentenablage ab, dann werden die schon DMS kaufen").

Da kann ich mir auch gleich die Mühe machen, das DMS (mit echten DMS-Funktionalitäten) eines anderen Anbieters in meiner Praxis einzusetzen - was natürlich in irrer Aufwand ist, aber meiner Einschätzung nach selbst in meiner winzigen Praxis besser ist, als auf ein totes Pferd wie Datev DMS aufzusteigen (in Großpraxen dürfte sich das noch tausendmal mehr lohnen).

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metalposaunist — Wed, 18 Aug 2021 10:28:48 GMT

Heute ging es bei uns nochmal um Rechte und ich finde die Darstellung extrem irreführend 😳:

Ein grüner Haken ✔️ aber es ist nicht alles freigegeben? Komische Vererbungsregeln. Wenn man also den Baum nicht manuell aufklappt (automatisch macht DATEV das natürlich nicht auch wenn es eindeutig ist und nur 1 Abzweig gibt 🙄) und nur sieht: Kanzlei - grüner Haken ✔️ und der Mitarbeiter sagt: geht trotzdem nicht!

Ich hätte da ja eher das blaue Trapez erwartet ...

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Gelöschter Nutzer — Wed, 18 Aug 2021 10:49:20 GMT

Ist das bei euch nicht so? Wenn etwas für die ganze Kanzlei freigegeben ist, geht es die Kanzleileitung noch lange nichts an.

Wie bei der Datev. Da weiß der Kopf auch nicht, was der ..... na, du weißt schon wer, macht.

Passt, ist transparent und durchaus schlüssig.

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theo — Thu, 19 Aug 2021 08:16:59 GMT

Wie kann man in DMS neu nach einer Dokumentnummer suchen? Mir gelingt es weder über die Schnellsuche noch über Volltext.

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metalposaunist — Thu, 19 Aug 2021 08:18:28 GMT

Das hatte auch eine Kollegin von mir gefragt. Das musst Du einmal einstellen:

Warum man das überhaupt einschränken kann - keine Ahnung. Vielleicht weil man damit an der Performance etwas drehen kann?!

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theo — Thu, 19 Aug 2021 08:26:29 GMT

Hammer. Die Einstellung bleibt sogar nach Öffnen/Schließen von DMS/Arbeitsplatz erhalten. Musste sie jetzt allerdings zweimal vornehmen (DMS/Schnellinfo).

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metalposaunist — Thu, 19 Aug 2021 08:31:43 GMT

@theo schrieb:
Musste sie jetzt allerdings zweimal vornehmen (DMS/Schnellinfo).

Jap 👍, DATEV - die Datenmanufaktur würde @einmalnoch jetzt sagen, oder nicht? Warum man diese Einstellungen nicht am Benutzer festmacht und an allen Masken / Stellen "synchronisiert" - keine Ahnung. Stell Dir vor, das ist wirklich unterschiedlich und dann kommen die nächsten Fragen, warum man es in den Schnellinfos findet; im DMS aber nicht 😫.

Gleich alle Möglichkeiten und Stolpersteine so gut wie möglich verhindern, damit solche Dinge erst gar nicht auftreten können und Ruhe im Karton ist.

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metalposaunist — Tue, 24 Aug 2021 12:33:19 GMT

Was kann ich tun 🤔? Die ca. 4200 Dokumente werden nicht weniger; woran stört sich die OCR?

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pascal_duennebacke — Wed, 25 Aug 2021 07:15:27 GMT

So ein paar resistente Dokumente hängen bei uns auch immer in der Warteschlange aber bei weitem nicht so viele 😄

Tritt das Problem seit der 15.0 auf?

Eventuell hängt es mit der Verlagerung des OCR-Dienstes auf den Fileserver zusammen?
https://apps.datev.de/help-center/documents/1020626

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metalposaunist — Wed, 25 Aug 2021 08:09:45 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:
Tritt das Problem seit der 15.0 auf?

Vorher lief die OCR leider ja nie zu 100% zuverlässig; auch wenn ich's zentral am KOMMSRV angeschoben habe. Dann ist mir die OCR einfach abgestürzt. Also die OCR war seit der Umstellung nie fertig.

@pascal_duennebacke schrieb:
Eventuell hängt es mit der Verlagerung des OCR-Dienstes auf den Fileserver zusammen?

Dort läuft die ja endlich als Dienst zuverlässig und hat mir überhaupt erst wieder den OCR Index erstellt. Nun hängt die OCR am SQL an besagter Stelle.

Was sagt denn Euer Filter zu fehlerhaft und teils fehlerhaft? 🤔 Um das in einen Kontext zu setzen: Gesamtanzahl Dokumente: ca. 400k

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pascal_duennebacke — Wed, 25 Aug 2021 08:43:11 GMT

Vorher lief die OCR ja auf jedem Terminalserver. Das funktionierte bei uns auch problemlos, außer, dass die CPU ab und zu etwas zu stark ausgelastet wurde.

fehlerhaft haben wir aktuell 1 Dokument

teilweise fehlerhaft sind 26.000 Dokumente, der Großteil sind aber Dokumentenstrukturen mit vielen verschiedenen Dateitypen bzw. E-Mails

Bislang haben wir die hohe Zahl ignoriert, weil sich niemand über fehlende OCR-Unterstützung beschwert hat. Leider wird der Status auch nirgendwo näher erläutert.

Gesamtzahl der Dokumente in der aktuellen Datenbank: 200k

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metalposaunist — Wed, 25 Aug 2021 08:46:56 GMT

@pascal_duennebacke schrieb:
teilweise fehlerhaft sind 26.000 Dokumente, der Großteil sind aber Dokumentenstrukturen mit vielen verschiedenen Dateitypen bzw. E-Mails

Okay, da sind wir dann kongruent 👍. So ist das bei uns auch. Ob das richtig so ist, weiß ich allerdings auch nicht 😬.

@pascal_duennebacke schrieb:
Leider wird der Status auch nirgendwo näher erläutert.

Bis auf Deinen Link habe ich auch nichts in der Info-DB dazu gefunden. Deshalb hatte ich hier um Hilfe geschrien.

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metalposaunist — Thu, 26 Aug 2021 06:54:19 GMT

Guten Morgen zusammen,

kurioser Fehler 😲: Mitarbeiter ist im DATEV Arbeitsplatz > Filter: Dokumente zur Erledigung > Rechtsklick auf ein Dokument > Eigenschaften (STRG+E), um den Status zu aktualisieren > im Ablagedialogfenster steht plötzlich eine ganz andere Dokumentennummer samt anderer Mandantennummer.

Nochmal das Ganze: plötzlich steht alles korrekt drin. Nochmal das Ganze: Wieder alles falsch.

Es steht immer der gleiche falsche Mandant im Ablagedialog. Es betrifft nur 1 Mitarbeiterin aktuell. In DATEV DMS > Stammdaten und Auftragsdaten aktualisieren hilft nicht. Es betrifft aber mehrere Dokumente, die man per STRG+E bearbeiten will.

Abhilfe: DATEV Arbeitsplatz schließen und wieder öffnen. Dann passt STRG+E zum Dokument.

Was in aller Welt ist das? 😱 Muss man aufpassen wie ein Luchs 🦊. Cache, Cookies, Stammdaten?! 😫

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Kristina_Nering — Thu, 26 Aug 2021 08:05:46 GMT

Hallo metalposaunist,

ich würde Sie gerne bitten, sich mit einem Servicekontakt mit Verweis auf diesen Community-Beitrag bei uns zu melden, wir würden uns das sehr gerne mal genauer ansehen.

Lieben Dank vorab und viele Grüße aus Nürnberg,

Kristina Fink

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metalposaunist — Thu, 26 Aug 2021 12:30:30 GMT

Hallo @Kristina_Nering,

SK schicke ich morgen rein. Da es als Administrator nicht auftritt und aktuell nur bei 1 Benutzer, müssen wir den zwecks Fernwartung einmal stören.

Nächstes Problem: Wieso kann ich die DATEV eigenen Filtern zumindest nicht so einsehen, dass ich mir die Kriterien abschreiben und ggf. in einem eigenen Filter erweitern kann?

Warum? Kollegin möchte einen Filter Posteingänge der letzten x Tage. Ich hätte jetzt den DATEV Filter Posteingänge letzte 7 Tage kopiert und einmal angepasst. Geht nicht 👎.

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metalposaunist — Thu, 26 Aug 2021 13:29:41 GMT

Noch etwas: Kanzleipartner möchte 1 Dokument ins Sekretariat abgeben; wer der dort 5 Angestellten es erledigt, ist ihm egal. Also bin ich auf Benutzergruppen nach DATEV DMS übernehmen gestoßen, die das Problem lösen sollten (hoffentlich).

Leider wird die Gruppe in der Benutzerkonfiguration aber nicht verknüpft, sondern einmalig "hart" importiert? Denn: Ändere ich den Namen der DATEV Gruppe, bleibt in der Benutzerkonfiguration trotzdem der ursprüngliche Name drin. Auch wenn ich DATEV DMS schließe und öffne und F5 drücke. Also Gruppe löschen und nochmal importieren.

Unflexibel 👎.

@metalposaunist schrieb:
(hoffentlich)

Das beschreibt es gut. Klappt bei uns: nicht 👎. Wenn ich einem Dokument den Erlediger der Gruppe zuweise, taucht das Dokument nicht im Reiter "zur Erledigung" bei der Person auf, die Teil der Gruppe ist.

Verstehe ich den Satz falsch?

Alle Benutzer der entsprechenden Gruppe erhalten die entsprechenden Dokumente.

Noch einen Filter bauen, wo als Erlediger die Gruppe als Kriterium drin ist - das kann's ja nicht sein?!

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Nina_Schlee — Thu, 09 Sep 2021 12:58:08 GMT

Hallo @metalposaunist

Der Filter "Posteingänge der letzten 7 Tage" lässt sich nicht kopieren, da das Kriterium "Zeitraum" bei einer Neuanlage eines Filters aktuell nicht zur Auswahl steht. Andere DATEV-Filter (z.B. Mandanten) lassen sich kopieren.

Bzgl. der Verfügbarkeit der Zeiträume gibt es bereits einen Wunsch, leider kann ich noch keine Aussage zur Umsetzung machen.

Zum zweiten Thema:

Ich habe das Ganze mal intern durchgespielt:

1. Benutzergruppe im DAP angelegt

2. in DMS hinzugefügt

3. Benutzergruppe im DAP umbenannt

Nach einer Stammdatenaktualisierung in DMS wurde der geänderte Name übernommen.

Hilft das vielleicht weiter? 🤔

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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metalposaunist — Thu, 09 Sep 2021 13:57:39 GMT

@Nina_Schlee schrieb:
Nach einer Stammdatenaktualisierung in DMS wurde der geänderte Name übernommen.

Achso, ja. Natürlich. Sorry. Ich bin nur von F5 ausgegangen. Das hilft bekanntlich bei DATEV nicht immer und überall. Ich vergaß 😶.

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stephanh — Tue, 14 Sep 2021 07:35:13 GMT

Der Filter "Posteingänge der letzten 7 Tage" lässt sich nicht kopieren, da das Kriterium "Zeitraum" bei einer Neuanlage eines Filters aktuell nicht zur Auswahl steht. Andere DATEV-Filter (z.B. Mandanten) lassen sich kopieren.

Bzgl. der Verfügbarkeit der Zeiträume gibt es bereits einen Wunsch, leider kann ich noch keine Aussage zur Umsetzung machen.

Wird es denn zukünftig auch möglich sein eine sinnvolle Sortierung nach Monaten vorzunehmen? Wenn ich z.b. alle Dokumente von 2021 anzeige und nach Monaten sortiere dann sortiert er Alphabetisch... 🙄

Grüße aus Dresden.

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Nicola_Teich — Tue, 14 Sep 2021 14:20:55 GMT

Es ist erforderlich, dass ein entsprechender Filter für den Pool, z.B. Sekr. angelegt wird.

Da das Feld "Bearbeiter" ein eindeutiges Feld ist, ist es nicht möglich, die Gruppe in die Einzelbenutzer zu zerlegen. (Das passiert nur, wenn man die Gruppe im Feld "Kenntnisnehmer" verwendet.)

Das Verfahren wurde genau so in DMS classic praktiziert und wird in DMS (neu) noch weiter vereinfacht, da keine Beschränkung mehr besteht, dass nur der Erlediger (= Bearbeiter) kontextbezogene Links ausführen darf. D.h. man kann Dokumente direkt aus dem Pool-Filter weiter bearbeiten. Manche bevorzugen aber auch die Arbeitsweise, dass eine Sekretärin sich dann per Weiterleiten das Dokument aus dem Pool-Postfach in die persönliche Erledigungsliste verschiebt.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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Nicola_Teich — Tue, 14 Sep 2021 14:26:11 GMT

Hallo @stephanh!

Soll eine Dokumentliste nach dem Monat sortiert werden, kann über die Erweiterten Listeneinstellungen die Spalte Monatsnummer in die Dokumentliste mit aufgenommen und danach sortiert werden.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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stephanh — Wed, 15 Sep 2021 09:36:50 GMT

Alles klar, vielen Dank! Ein weitere Frage: Ist geplant den Dokumentenkorb zukünftig um die Funktion Belegeupload zu UO zu erweitern?

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Nicola_Teich — Wed, 15 Sep 2021 12:54:20 GMT

Hallo @stephanh,

die Zielanwendung des Dokumentenkorbs ist die Dokumentenablage oder DATEV DMS (classic oder neu). Die Ziele spielen sich daher auch komplett in der lokalen Welt ab. Es ist nicht geplant, mit dem Dokumentenkorb in die Online-Welt abzulegen.

Es gibt genug einfache Wege für den Upload nach DUO. Der Umweg über den lokalen Dokumentenkorb ist aus meiner Sicht nicht zielführend.

Mit besten Grüßen - Nicola Teich

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pascal_duennebacke — Wed, 27 Oct 2021 11:43:59 GMT

@metalposaunist

Nach einigen Telefonaten/Aufschaltungen habe ich weitere Infos bezüglich der OCR-Warteschlange erhalten (dabei einmal Danke an die DATEV für den Einsatz und die Geduld mit meinen vielen Nachfragen 😄 )

OCR-Erkennung kann auf dem SQL abbrechen, wenn eine Datei via OCR erkannt werden sollte, welche auf Fehler gelaufen ist = (Server/Dienst neu starten) (ist aber durch das letzte Release bei uns schon merkbar besser geworden)
Dokumente mit Status "fehlerhaft" konnten nicht gelesen werden z.B. Passwortgeschützte Dateien oder Dateien die keinen Text beinhalten (Word-Datei, wo nur Bilder eingefügt wurden),....
Dokumente mit Status "teilweise fehlerhaft" sind oftmals Dokumentenstrukturen, wo eine Datei nicht richtig erkannt werden konnte, der Rest aber schon - hier kommt es aber teilweise zu Fehlern bei MSG-Dateien, obwohl alles korrekt erkannt wurde, laufen diese auf Fehler = soll bald durch ein neues Release behoben werden = toDo für uns: alle teilweise fehlerhaften Dokumente noch einmal in die Warteschlange schieben

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Droß99 — Tue, 02 Nov 2021 12:06:28 GMT

Hallo Herr Tober,

sehr interessante Wünsche sind das, aber zum Teil ja schon - ggf. etwas anders als gewünscht - realisiert oder in der Planung.

Mit MS 365 i. V. m. dracoon for DATEV läßt sich da einiges realisieren.

Herzliche Grüße

Stefan Droß

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metalposaunist — Tue, 02 Nov 2021 12:24:23 GMT

@Droß99 schrieb:
Mit MS 365 i. V. m. dracoon for DATEV läßt sich da einiges realisieren.

Aber aus Mandantensicht kann es auch nicht sein, dass man am Ende 5 Portale nutzen muss: DRACOON zum Austausch von Daten, kanzlei.land zur Kommunikation / Aufgabenstellung als Alternative zur E-Mail, FP Sign zum Signieren von Dokumenten, DUO um REWE und Personalauswertungen einsehen zu können, sevDesk als ERP/CRM System, ...

Irgendwann ist auch mal gut: Session 1 Schaffen wir es eine einheitliche Kommunikationsplattform zu etablieren

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metalposaunist — Thu, 23 Jun 2022 19:33:11 GMT

Ich klemme mich für 1 kurze Frage mal hier dran:

Ziel 🏁: ausgeschiedene DATEV Benutzer im Dokumentenkorb in der Auswahl Erlediger aufräumen - sonst wird die Liste in 10J ja immer länger.

DATEV DMS > Benutzerkonfiguration > der Bereich aktiviert / deaktiviert scheint DATEV nicht zu interessieren? Hier sind alle Benutzer tacko aber auch deaktivierte tauchen im Dokumentenkorb auf 🤔.

Meine Lösung: ausgeschiedene Mitarbeiter löschen und alle damit verknüpften Dokumente auf neue Mitarbeiter schieben.

Ist das die einzige Lösung? Gibt es andere Ideen? Wie ist das von DATEV vorgesehen? Soll die Liste mit Auswahl der Benutzer bis 202X einfach unendlich lang werden?

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Gelöschter Nutzer — Fri, 24 Jun 2022 04:57:10 GMT

Guten Morgen,

der Wunsch ist verständlich, widerspricht aber m.E. dem Sinn des DMS und der Archivierung. Meine Meinung zur neuen Dokumentenablage (Datev nennt das DMS) kennt hier glaube ich jeder, aber in diesem Fall wäre es falsch.

Wenn Lieschen Müller zum Zeitpunkt X die Verantwortliche war, ist das ein Fakt, den man nach Ausscheiden aus der Kanzlei nicht einfach ändern sollte. Viel wichtiger ist es, dass der/die zuständige Mitarbeitende in den Stammdaten aktuell gehalten wird, damit von dort nicht "Kanzleileichen" herangezogen werden.

Eine Ausnahme gibt es m.E. bei Status "offen" sollte das ändernbar sein, um dem/der Neuen gleich die entsprechenden Dokumente zuzuordnen.

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metalposaunist — Fri, 24 Jun 2022 06:13:24 GMT

Da gebe ich Dir Recht 👍. Deshalb frage ich ja nach einer anderen Lösung 😉. Warum Lieschen Müller im Dokumentenkorb allerdings als Auswahl auftaucht, wenn diese in der BRV rot ist und auch im Reiter Mitarbeiter deaktiviert und auch im DMS als deaktiviert, erschließt sich mir leider überhaupt nicht.

Zumal das Löschen in der BRV auch nicht hilft und im DMS der Benutzer trotzdem drin stehen bleibt (afaik).

Es kann doch von DATEV nicht gedacht sein, dass diese Liste ewig lang wird? Ja, Knigge und man kann nach Mitarbeitern im Zweifel suchen aber wenn es 10 Mitarbeiter mit Bo im Namen gibt und 9 davon gibt es nicht mehr, werden mir 9 zu viel angezeigt und ich muss länger suchen als wenn Bo mir direkt die Lösung anzeigt.

Ich komme mir wieder irgendwie sehr doof vor 🙁. Oder ist das Design by DATEV?

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einmalnoch — Fri, 24 Jun 2022 06:55:40 GMT

@metalposaunist

Du lamentierst über olle Kamellen. Die Handhabung der User beruht auf dem Rechtekonzept von DMS classic welches bei DATEV nicht verstanden werden sollte weil es nicht zu dem eigenen verkorksten System passt. Hat man sich mit den in DMS classic (Versionen vor dem Rückbau zur Dokumentenablage) mit dem System der ACLs auseinandergesetzt vesteht man auch warum der User höchstens als inaktiv zu betrachten ist.

Da sind zum einen natürlich die Revisionsketten zu beachten, wird ein User gelöscht ist in der Revisionskette die jeweilige Änderung nicht mehr nachvollziehbar und ist damit als ungültig zu betrachten. Auf der anderen Seite besteht der Bruch der Ownership, hat also die zugeordnete ACL das Recht zur Rechteerweiterung nur einem User zugeteilt, wird es schwierig dem Dokument eine neue ACL zuzuordnen. Das Konzept bietet ACLs für Dokumente, User und Gruppen die sich erheblich voneinander unterscheiden.

DATEV hat nun in den Umbauarbeiten zur Dokumentenablage dieses ACL Konzept zurückgebaut, mit den Folgen haben Altanwender zu kämpfen. Die erweiterte Dokumentenablage wird vermutlich das alte Konzept halbwegs übernommen haben, die Löschung eines Users wird vermutlich auch hier die Revisionskette unterbrechen und evtl. weitere Einschränkungen auf die Arbeit mit dem Dokument mit sich bringen.

Insoweit ist zu prüfen, ob ein Inaktivsetzen des Users Linderung bei der Usersuche mit sich bringt.

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metalposaunist — Fri, 24 Jun 2022 07:08:17 GMT

@einmalnoch schrieb:
Insoweit ist zu prüfen, ob ein Inaktivsetzen des Users Linderung bei der Usersuche mit sich bringt.

Sagst Du mir wo 🤔? BRV: ist schon rot; Reiter Mitarbeiter: Austrittsdatum eingetragen; DMS Konfiguration: deaktiviert.

@einmalnoch: Ist das in anderen DMS auch so umständlich?

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einmalnoch — Fri, 24 Jun 2022 07:18:27 GMT

@metalposaunist schrieb:
@einmalnoch schrieb:
Insoweit ist zu prüfen, ob ein Inaktivsetzen des Users Linderung bei der Usersuche mit sich bringt.
Sagst Du mir wo 🤔? BRV: ist schon rot; Reiter Mitarbeiter: Austrittsdatum eingetragen; DMS Konfiguration: deaktiviert.

@einmalnoch: Ist das in anderen DMS auch so umständlich?

Im AP Mitarbeiterverwaltung findet sich neben dem Austrittsdatum der Status der auf "aktiv" und "inaktiv" gesetzt werden kann. Hier auf "inaktiv" und der ausgeschiedene MA wird in vielen Anwendungen nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Hat auch Auswirkungen auf EO wie Zeiterfassung etc.

In richtigen DMS können User nicht gelöscht werden, es sei denn sie haben keine Verbindungen zu Dokumenten. Also niemals einen Co Admin anlegen, der mit Dokumenten arbeiten muss. Umständlich ist das nicht wenn das Konzept verstanden wurde.

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metalposaunist — Fri, 24 Jun 2022 07:34:20 GMT

@einmalnoch schrieb:
Im AP Mitarbeiterverwaltung findet sich neben dem Austrittsdatum der Status der auf "aktiv" und "inaktiv" gesetzt werden kann. Hier auf "inaktiv" und der ausgeschiedene MA wird in vielen Anwendungen nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Hat auch Auswirkungen auf EO wie Zeiterfassung etc.

Ah, okay - cool 😎. Dann habe ich auch diese Logik verstanden. Hatte mich schon gewundert, warum der MA nicht automatisch auf inaktiv gesetzt wird, wenn es ein Austrittsdatum gibt. I'll try und ich berichte 🤓.

Vielen Dank @einmalnoch 👍! Das erspart einem ewige Sucherei in ellenlangen DHC Dokumenten. Oder wonach hätte ich wie suchen müssen @Melanie_Koller?

EDITH: Leider ist auch das nicht zu 100% die Lösung. In der Liste der Erlediger tauchen 2 Mitarbeiter auf, die im Reiter Mitarbeiter ein Austrittsdatum haben und zusätzlich auf inaktiv stehen 😕.

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Gelöschter Nutzer — Fri, 24 Jun 2022 07:45:36 GMT

Da kommt wieder die "Logik" der Datev durch. Wieso ist ein Mitarbeiter, der über das Austrittsdatum hinaus ist, nicht automatisch "inaktiv" und taucht in keiner Auswahl mehr auf.

Das könnte man noch weiterspinnen. SmartLogin, SmartCard werden dann auch inaktiv usw.

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einmalnoch — Fri, 24 Jun 2022 08:16:42 GMT

@metalposaunist

@metalposaunist schrieb:

EDITH: Leider ist auch das nicht zu 100% die Lösung. In der Liste der Erlediger tauchen 2 Mitarbeiter auf, die im Reiter Mitarbeiter ein Austrittsdatum haben und zusätzlich auf inaktiv stehen 😕.

Das muss auch so sein. DATEV missbraucht das Feld "Erlediger" als Alibifeld für einen Pseudoworkflow. Ein offenes Dokument mit einem ausgeschiedenen Erlediger wurde nicht bearbeitet, es ist ja noch offen. Es sollte dann zumindest die Stellvertretung ab Kenntnisnahme des Ausscheidens gesetzt werden (war in classic möglich) damit das Dokument fristgerecht bearbeitet wird. Ach nee, blöde Idee, Fristen heute in PFB im Sonderangebot.

Also per Massenindexierung den Erlediger der offenen Dokumente ändern. Ich höre schon den Schrei in der Knzlei "M A N U E L, M A N U E L A antreten, sofort!"

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metalposaunist — Fri, 24 Jun 2022 08:45:11 GMT

Alles klar 👍! Danke zum 2.!

Dann rufe ich eben manuell 👨 an ☎️: 0900 ... weil, ist ja ein Premiumdienstleistung 😅.

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Nicola_Teich — Fri, 24 Jun 2022 08:51:31 GMT

Vielen Dank für den Hinweis. Hier scheint in der aktuellen Version ein Fehler vorzuliegen. Ich gebe das intern weiter.

Die gewünschte und eigentlich auch umgesetzte Funktionalität ist im Hilfe-Dokument Benutzerkonfiguration löschen beschrieben:

Wenn ein Benutzer in DATEV Benutzerverwaltung deaktiviert wird, wird der Status der entsprechenden Benutzerkonfiguration in DATEV DMS / Dokumentenablage ebenfalls auf deaktiviert gesetzt. Entsprechend erscheint der Benutzer nicht mehr in Auswahllisten zu z. B. zur Kenntnis setzen oder Weiterleiten.

An der Nutzung des Feldes "Bearbeiter" für einen einfachen Workflow - der uns nun seit knapp 25 Jahren gute Dienste leistet - kann ich auch keinen Missbrauch erkennen... 😉

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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bodensee — Fri, 24 Jun 2022 09:08:07 GMT

Wäre schön wenn dann die Rechteverwaltung automatisch vorschlägt, kann der mitarbeiter gelöscht werden ?

Nachtrag: Dazu darf dann gerne noch aufploppen, soll ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellt werden ? (Personalmanagement).

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metalposaunist — Fri, 24 Jun 2022 09:11:15 GMT

@Nicola_Teich schrieb:
Hier scheint in der aktuellen Version ein Fehler vorzuliegen. Ich gebe das intern weiter.

Dann warte ich also ab?

@bodensee: Oh, habe ich Dich auch mit Automatismus und Co. infiziert? 💉 Cool 😎. Wird von DATEV aber nicht kommen, weil man ja eine Partnerschaft mit personio eingegangen ist. Die kennt kein EO und damit keine DATEV Benutzer. Aber danke für den Tipp 👍, wenn Kanzleien personio zu ihrem zentralen HR Tool machen.

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einmalnoch — Fri, 24 Jun 2022 09:15:32 GMT

@metalposaunist schrieb:
@Nicola_Teich schrieb:
Hier scheint in der aktuellen Version ein Fehler vorzuliegen. Ich gebe das intern weiter.
Dann warte ich also ab?

@bodensee: Oh, habe ich Dich auch mit Automatismus und Co. infiziert? 💉 Cool 😎. Wird von DATEV aber nicht kommen, weil man ja eine Partnerschaft mit personio eingegangen ist. Die kennt kein EO und damit keine DATEV Benutzer. Aber danke für den Tipp 👍, wenn Kanzleien personio zu ihrem zentralen HR Tool machen.

Wenn personio alle Daten hat kann dann auch noch schnell ein Abrechnungstool eingebaut werden. Dann ist LOHN Online obsolet.

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jjunker — Fri, 24 Jun 2022 09:20:33 GMT

So viele Drittanbieter und Partner die Daten in sauber strukturierter Form haben wird bald der grüne Würfel obsolet. 🙊 Die Geister die Sie riefen....

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bodensee — Fri, 24 Jun 2022 09:22:36 GMT

@bodensee: Oh, habe ich Dich auch mit Automatismus und Co. infiziert? 💉 Cool 😎. Wird von DATEV aber nicht kommen, weil man ja eine Partnerschaft mit personio eingegangen ist. Die kennt kein EO und damit keine DATEV Benutzer. Aber danke für den Tipp 👍, wenn Kanzleien personio zu ihrem zentralen HR Tool machen.

Infiziert teilweise, auf fastdocs bin ich durch dich gekommen. Durch Personalmangel versuche ich jetzt - und leider ist das dann immer ein Chef to Do- Rationalisierungseffekt bzw. workflows zu optimieren. Wenn ich mich dann eben ausführlich mit Teamdrive und anderen intarsys, fletcher, candis, getmyinvoice usw. beschäftige oder auch Kanzleiland, dann merke ich natürlich schon das über den Datevkanal soviel Informationen fließen das hier die IT gefragt ist aus diesen Informationen Tools zu bauen die uns hier vor Ort helfen effektiver zu werden.

Die Idee Arbeitszeugnis war gerade spontan geboren, weil ich gebe es zu ich da etwas träge bin, dann kann einem die IT ruhig den berühmten Tritt in den Hintern geben um die Trägheit zu lindern. Das gleiche was ich nicht gerne anfasse ist die Rechteverwaltung. Wenn man hier mal eine Zukunftswerkstatt veranstaltet wollte, gäbe es vermutlich massenhaft Ideen was man sinnvolles tun könnte.

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bodensee — Fri, 24 Jun 2022 09:32:21 GMT

Wenn die Drittanbieter groß genug werden ........

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jjunker — Fri, 24 Jun 2022 09:32:21 GMT

auf fastdocs bin ich durch dich gekommen

Aus Prinzip nicht.

Die Genossen werden durch die von Ihnen Beauftragten im Stich gelassen später dann auf Lohn Online verwiesen. Nun soll man für mehr Geld die Lösung einer verbandelten Firma kaufen weil Lohn online sich zum Rohrkrepierer entwickelt?

Bevor da ein 1 € reingesteckt wird nehme ich lieber eine Woche Urlaub weniger und erledige das manuell.

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bodensee — Fri, 24 Jun 2022 09:38:18 GMT

Das is da schöne in Deutschland und in einer weitestgehend freien Demokratie, das darf jeder machen wie er möchte.

Wenn du dich wohler fühlst dort kein Geld reinzustecken und den Kram lieber selbst manuell oder eigener Baukasten machst- kein Problem. Ich für mich habe entschieden Geld reinzustecken, das ganze mal 1 Jahr mit allen Mitarbeitern zu testen und dann schauen mir mal ob das Invest sinnvoll oder unsinnig war.

Sich auf Datev zu verlassen, ist vorbei- nicht schön , aber das ist nun eben so.

Also muss ich mir soviel Zusatzleistungen andernseits holen - siehe den Post von @deusex zur Lösung fetcher- wie ich es für meine Kanzlei erachte um die workflows möglichs elegant und effektiv hinzubekommen. Wichtig wird dabei immer nur sein, dass die unterschiedlichen Software's miteinander kommunzieren.

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deusex — Fri, 24 Jun 2022 12:12:35 GMT

Ich war gestern recht beeindruckt von Einrichtung und Aktivierung von invoicefetcher, hatte noch einen Rückruf auf eine Anfrage erhalten und erhielt noch einen äußerst kompetenten und freundlichen Crashkurs für das Programm.

Damit kann ich loslegen und der Rest ist selbsterklärend und wirklich schnell, direkt und funktional und besonders gefiel mir, dass mit Klicks offenbar extrem gegeizt wird.

Das sind Werkzeuge, die einem das Berufsleben wirklich erleichtern, ja regelrecht Spaß machen und keine Digitalisierung zum Selbstzweck darstellen.

Dem DMS-Monster konnte ich immer noch sehr gut ausweichen und werde da, wenn nicht dazu genötigt, auch weiterhin die Dokumentenverwaltung (aka DokOrg) nutzen; für kleine Kanzleien wie mich vollkommen ausreichend.

Nicht selten denke ich: Warum wieder von-hinten-durch-die-Brust-ins-Auge, wenn man wieder einen Workaround gestalten muss.

Jedenfalls werde ich künftig öfter prüfen, ob das Gras auf der anderen Seite grüner ist.

Wenn Grundsteuer und Corona-Endabrechnungen durch sind, werde ich mich tatsächlich mal ernsthaft mit @metalposaunist s milia.com und kanzlei.land befassen, denn grade im Verwaltungsumfeld sehe ich noch erhebliches Verbesserungspotential.

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

bodensee — Fri, 24 Jun 2022 15:33:45 GMT

Habe ich das auf die schnell bei invoicefetcher richtig gelesen, das das doing darin besteht die Rechnung aus div. Portalen - für Mandanten- automatisch zu holen und automatisiert in DUO hochzuladen.

Also ähnlich zu getmyinvoice und ich glaube auch candis ? Richtig verstanden oder gibt es noch das ein oder andere Highlight was nicht so ohne weiteres zu erkennen ist ?

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deusex — Mon, 27 Jun 2022 09:04:49 GMT

Ja, im Prinzip ist es eine Anwendung zum automatischen Abholen von Rechnungen aus Bereitstellungsportalen.

Dir mir freigeschaltete Beta-Version für Amazon geht einen anderen Weg, als über den Login via Zugangsdaten, sondern erfolgt via DATEV-Connect online (optional); dies sei wohl ein Alleinstellungsmerkmal für invoicefetcher gegenüber den Alternativen.

Ob dies dann auch tatsächlich höhere Relevanz besitzt, weiß ich nicht. Ist mir ja letztlich egal, wie die Rechnungen nach UO gelangen, so lange es möglichst automatisiert und zuverlässig ist.

Wie der Leistungsumfang der Alternative ausschaut, kann ich mangels näherer Kenntnis (noch) nicht sagen, denke aber auch diese mal anzuschauen und zu testen. Geht ja nicht nur um mich, sondern ggf. auch um Empfehlungen an meine Mandanten.

Integriert ist invoicefetcher.email, welche auch die Aufgabe von upload-mail übernimmt. Vorteil hier, dass auch HTML-Fließtext in PDF automatisch umgewandelt wird und an UO automatisch weitergeleitet wird. Diese Funktion besitzt upload-mail nicht. Ob dies ein Alleinstellungsmerkmal ist, kann ich ebenso wenig sagen.

Ursprünglich hatte ich ja vor, meinen Rechnungsstellern die xxx.upload.mail-Adresse für die Rechnungszusendung zu überlassen.

Hier stößt man jedoch relativ schnell an Barrieren. Bspw. sendet die Telekom eine Bestätigungs-Mail auf die angegebene Adresse, aber eine Bestätigung ist technisch nicht möglich und insbesondere empfand ich es auch ein wenig aufwändig oder "aufdringlich" den Rechnungssteller mit verschiedenen Mail-Adressen zu beschäftigen.

Das E-Mail-Weiterleitungsprinzip an UO bei invoicefetcher.email erfolgt über das Einrichten von Outlook-Regeln, was ich nunmehr auch als sinnvoller ansehe; auch für Upload-Mail.

Ob invoicefetcher besser ist als die Alternativen kann ich nicht beurteilen. Ich hatte mich eben zwischen getmyinvoices und invoicefetcher für Letzteren entschieden.

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andreashofmeister — Mon, 27 Jun 2022 08:46:26 GMT

@deusex schrieb:

Ob invoicefetcher besser ist als die Alternativen kann ich nicht beurteilen. Ich hatte mich eben zwischen getmyinvoices und invoicefetcher für Letzteren entschieden.

Klasse Vorstellung. "Doofe" Frage: was kann invoicefetcher besser als getmyinvoices...?

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deusex — Mon, 27 Jun 2022 09:06:57 GMT

@andreashofmeister schrieb:
@deusex schrieb:

Ob invoicefetcher besser ist als die Alternativen kann ich nicht beurteilen. Ich hatte mich eben zwischen getmyinvoices und invoicefetcher für Letzteren entschieden.

Klasse Vorstellung. "Doofe" Frage: was kann invoicefetcher besser als getmyinvoices...?

Ist die Frage rhetorisch oder erwarten Sie noch ein sachkompetente Antwort, wie "kein Plan" 😉 ?

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andreashofmeister — Mon, 27 Jun 2022 09:32:59 GMT

@deusex schrieb:
@Ist die Frage rhetorisch oder erwarten Sie noch ein sachkompetente Antwort, wie "kein Plan" 😉 ?

Die Frage ist ernst. Warum auch rhetorisch?

Sorry, ich dachte, es gäbe trifftige Gründe, die Sie dazu bewegten, Invoicefetcher den Vorzug zu geben....

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deusex — Mon, 27 Jun 2022 09:41:19 GMT

Ah ok.

Nein, es gab keine triftigen Gründe. War letztlich eine Bauchentscheidung zwischen den zwei Alternativen.

Ist jetzt auch der Testzeitraum und werde mal nach einem Monat getmyinvoices anschauen und dann entscheiden.

Letztlich sehe ich diese Anwendungen als weitgehend mit ähnlichem Leistungsumfang, sehe jedoch bei invoicefetcher Preisvorteile.

Getmyinvoices

invoicefetcher

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cwes — Mon, 27 Jun 2022 09:42:19 GMT

@andreashofmeister schrieb:

Sorry, ich dachte, es gäbe trifftige Gründe, die Sie dazu bewegten, Invoicefetcher den Vorzug zu geben....

Invoicefetcher verwendet für AMZN Business einen API-Zugang und nicht usr/pwd. Funktioniert leider noch nicht vollständig. Jede Lösung, bei der usr/pwd preisgegeben werden müssen, werde ich Mandanten nicht empfehlen.

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deusex — Mon, 27 Jun 2022 09:48:14 GMT

Diesen API-Zugang Beta für Amazon habe ich freigeschaltet und der funktioniert bereits. Dieser geht auch nur für Amazon-Business. Alle anderen Portale gehen hier auch nur über die usr/pw-Einrichtung. Wie soll es denn sonst gehen?

Bei allen anderen Anwendungen geht es m.W. ausschließlich über usr/pw - Der Mandant kann ja selbst entscheiden ob er diese Annehmlichkeit nutzen möchte oder nicht.

Insofern dürften Sie diesbezüglich nichts empfehlen, würde aber den Mandanten dennoch auf diese Möglichkeit der Arbeitserleichterung hinweisen. Man stelle sich vor, er erfährt es von Dritten . . .

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metalposaunist — Mon, 27 Jun 2022 09:51:14 GMT

@cwes schrieb:
Jede Lösung, bei der usr/pwd preisgegeben werden müssen, werde ich Mandanten nicht empfehlen.

Siehe auch: Software-Kooperationspartner

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andreashofmeister — Mon, 27 Jun 2022 09:53:55 GMT

@cwes schrieb:
Invoicefetcher verwendet für AMZN Business einen API-Zugang und nicht usr/pwd. Funktioniert leider noch nicht vollständig. Jede Lösung, bei der usr/pwd preisgegeben werden müssen, werde ich Mandanten nicht empfehlen.

Danke!

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andreashofmeister — Mon, 27 Jun 2022 09:55:17 GMT

@deusex schrieb:
Ah ok.
Nein, es gab keine triftigen Gründe. War letztlich eine Bauchentscheidung zwischen den zwei Alternativen.
Ist jetzt auch der Testzeitraum und werde mal nach einem Monat getmyinvoices anschauen und dann entscheiden.

Letztlich sehe ich diese Anwendungen als weitgehend mit ähnlichem Leistungsumfang, sehe jedoch bei invoicefetcher Preisvorteile.

Danke, @deusex

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cwes — Mon, 27 Jun 2022 12:22:59 GMT

@deusex schrieb:
Diesen API-Zugang Beta für Amazon habe ich freigeschaltet und der funktioniert bereits.

Nein, er funktioniert nicht. Er holt nur die Rechnungen von AMZN ab, nicht die von Marketplace-Anbietern bereitgestellten. Ist wohl in Arbeit, aber funktioniert m.W. bis heute nicht.

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deusex — Mon, 27 Jun 2022 12:36:25 GMT

@cwes schrieb:
@deusex schrieb:
Diesen API-Zugang Beta für Amazon habe ich freigeschaltet und der funktioniert bereits.
Nein, er funktioniert nicht. Er holt nur die Rechnungen von AMZN ab, nicht die von Marketplace-Anbietern bereitgestellten. Ist wohl in Arbeit, aber funktioniert m.W. bis heute nicht.

Nichts anderes wurde behauptet und das funktioniert.

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cwes — Mon, 27 Jun 2022 12:52:06 GMT

@deusex schrieb:
@cwes schrieb:
@deusex schrieb:
Diesen API-Zugang Beta für Amazon habe ich freigeschaltet und der funktioniert bereits.
Nein, er funktioniert nicht. Er holt nur die Rechnungen von AMZN ab, nicht die von Marketplace-Anbietern bereitgestellten. Ist wohl in Arbeit, aber funktioniert m.W. bis heute nicht.

Nichts anderes wurde behauptet und das funktioniert.

So sei es.

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deusex — Mon, 27 Jun 2022 13:19:03 GMT

@cwes schrieb:
@deusex schrieb:
@cwes schrieb:
@deusex schrieb:
Diesen API-Zugang Beta für Amazon habe ich freigeschaltet und der funktioniert bereits.
Nein, er funktioniert nicht. Er holt nur die Rechnungen von AMZN ab, nicht die von Marketplace-Anbietern bereitgestellten. Ist wohl in Arbeit, aber funktioniert m.W. bis heute nicht.

Nichts anderes wurde behauptet und das funktioniert.
So sei es.

Nichtsdestotrotz ist die Schnittstelle natürlich sinnlos, wenn Drittrechnungen nicht übermittelt werden, sondern nur Rechnungen von Amazon. Insofern haben Sie natürlich schon recht mit der Nützlichkeit der Schnittstelle.

Werde dies mal beobachten und rückmelden. Sollte sich dies bestätigen, ist die Schnittstelle natürlich raus, denn man will schließlich ALLES aus Amazon, nicht nur partiell Rechnungen.

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NadimBhatti — Tue, 29 Nov 2022 19:24:34 GMT

Herrlich dieser schöne, alte Thread. Ich hab sogar eigene Beiträge aus 06/2021 wiederentdeckt.

Hab damals ja darauf gehört, lieber soweit wie möglich nach hinten zu schieben. Ich will gar nicht wissen, was ich sonst möglicherweise für Chaos erlebt hätte. War so schon "interessant".

Mein Umstellungsfazit: bitte nie wieder!

Die Entscheidung für DMS neu wurde ja "damals" nicht von jetzt auf gleich getroffen. Man hätte im DATEV-Kosmos also massig viel Zeit gehabt, da ein gutes bis sehr gutes Produkt aus dem Boden zu stampfen.

Weder die Migration lief ohne Stolpersteine noch bin ich mit dem Funktionsumfang abschließend happy (vor allem fehlen mir 1, 2 Dinge, die vor der Umstellung noch möglich waren). Jetzt heißt es (mal wieder!): neue Würgarounds braucht das Land.

Ein Glück bin ich jetzt (nachdem ich in den letzten 14 Tagen 28 Jahre gealtert bin) hoffentlich durch. Und das Prinzip Hoffnung ist selten von Erfolg gekrönt.

EDIT1:

jedes Produkt, welches es erforderlich macht, dass der Hersteller eingreifen muss ist... verbesserungsfähig.

EDIT2:

bei aller Kritik muss ich nochmal @Nina_Schlee und den Kollegen Herrn H. als positive Beispiele hervorheben - gute "Feuerwehrleute"! Wäre halt aber schön, wenn es keiner Brandlöschung bedürfen würde.