Idee "Hilfe-Dokument als PDF-Datei speichern / aber Dok.-Nr. und Titel gleich im Dateinamen" in Ideen zum Hilfe-Center

Hilfe-Dokument als PDF-Datei speichern / aber Dok.-Nr. und Titel gleich im Dateinamen

vogtsburger — Thu, 08 Apr 2021 19:54:44 GMT

Liebe Datev-Entwickler,

liebe Community,

als regelmäßiger Nutzer der Info-Datenbank und des Hilfe-Centers möchte ich gern das eine oder andere wichtige Hilfe-Dokument nicht nur am Monitor lesen, sondern auch als PDF-Datei speichern und bei Bedarf sogar drucken, um damit 'arbeiten' zu können (Notizen, Markierungen, Skizzen, Anmerkungen usw.)

In diesem Zusammenhang stört mich schon lange, dass beim Speichern eines Hilfe-Dokuments die PDF-Datei den Dateinamen "Dokument_xxxxxxxxxx.pdf" und den Titel "xxxxxxxxxx" erhält.

Ich kann mir leider nicht zig Dokumenten-Nummern inkl. Inhalt merken und muss dann immer umspeichern und der jeweiligen Datei einen 'sprechenden Namen' geben.

Beispiel:

Wäre es nicht viel schöner und nützlicher, wenn im Dateinamen und auch im "Titel" (in den Eigenschaften) der PDF-Datei gleich die Überschrift des betreffenden Dokuments stehen würde ?

Beispiel für die umgesetzte IDEA ('sprechender' Dateinamen/Titel) :

# 105160 # DATEV-Verzeichnis (LDAP) in Outlook einbinden.pdf

Im Voraus vielen Dank für eine wohlwollende Prüfung dieser IDEA

Michael Vogtsburger

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vogtsburger — Fri, 09 Apr 2021 10:28:19 GMT

Kurzer Hinweis:

Meine ursprüngliche IDEA wurde abgelehnt, weil die Datev keine URL in den E-Mail-Betreff setzen will.

... ok, akzeptiert !

Also habe ich aus 1 IDEA 2 IDEAS gemacht, damit die beiden anderen Wünsche wieder eine (bessere) Chance auf Umsetzung erhalten 😊

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vogtsburger — Sat, 10 Apr 2021 09:56:34 GMT

... ein kleines, aber lösbares Problem(chen) wäre noch die Entfernung von Zeichen, die für Dateinamen nicht zugelassen sind (z.B. "/" , ":", "|" oder weitere)

Solche Zeichen könnten aber z.B. mit geeigneten anderen Zeichen ersetzt werden, wie z.B. "~" oder "%" oder "$" oder "^" oder Ähnliches

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vogtsburger — Sat, 12 Jun 2021 07:18:14 GMT

... aus meiner "Wiedervorlage" 😄 :

... nur zur Erinnerung' ...

... der/die/das Nutzer/Nutzerin/Nutzende möchte das eine oder andere Hilfe-Dokument vielleicht doch ausnahmsweise mal drucken, um mit Hilfe eines Textmarkers oder mit Randnotizen und handschriftlichen Textergänzungen darin zu arbeiten.

Leider erhält z.B. das informative Hilfedokument Nr. 1019177 dann den wenig informativen Dateinamen Dokument_1019177.pdf.

Wenn sich noch weitere zig PDF-Dateien mit solchen nichtssagenden Dateinamen im Download-Verzeichnis befinden, beginnt die Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

... daher hier nochmal meine 'IDEA', solche wertvollen Hilfe-Dokumente doch bitte mit 'sprechenden' Dateinamen zu speichern.

Der 'Wiedererkennungswert' einer solchen Datei würde enorm steigen und man hätte gute Gründe, das Datev-Hilfe-Center und die Datev-Info-Datenbank in den höchsten Tönen zu loben 😄

Beispiel:

........................

Dateiname der gespeicherten PDF-Datei: Dokument_1019177.pdf.

........................

Liebe Datev-Entwickler,

das geht doch bestimmt auch anwenderfreundlicher

Mit dem "Teilen" der Hilfe-Dokumente per E-Mail funktioniert die Umsetzung der IDEA doch auch sehr gut (... im Hilfe-Center ist sie bereits umgesetzt ... 👍)

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vogtsburger — Sat, 19 Jun 2021 10:27:26 GMT

... nur zur 'Erinnerung' ...

... wer geht schon gerne auf einen Friedhof ?

... mein 'Datev-Hilfe-Dokumenten-Friedhof' sieht im Moment ziemlich trostlos aus (kleiner Auszug im folgenden Screenshot)

... wie man sieht:

viele 'anonyme Gräber' à la "Dokument_1234567890.pdf", durchnummeriert und ohne aussagefähige 'Grab-Inschriften'.

Soll der Datev-Anwender in jedes einzelne Dokument schauen, um den irgendwann mal für wichtig erachteten Inhalt wiederzufinden ? 🤔🙄

Das ist etwa so, als müsste man in der Stadtbibliothek jedes einzelne Buch in die Hand nehmen, um ein Buch zu einem bestimmten Thema zu finden.

... analog zu dem "Teilen" von Leseempfehlungen per E-Mail wäre es auch hier wichtig, die Dokumentennummer im Dateinamen zu belassen.

Die einzige Hürde ist aus meiner Sicht, überlange Titel, die man als Dateinamen verwenden will, sinnvoll zu kürzen und von ungültigen Sonderzeichen zu befreien.

edit:

Zeit ist Geld, und alles was Geld kostet, ist von Haus aus unbeliebt.

Daher ein spontaner Gedanke, der technisch funktionieren müsste, recht schnell umsetzbar sein sollte und somit wenig pekuniäre Schmerzen verursacht 😉

... könnte man nicht zusätzlich zu jeder Datei à la "Dokument_1234567890.pdf" eine zweite Datei "Dokument_1234567890.csv" speichern, in der dann ein csv-Datensatz mit allen interessanten Informationen steht, möglichst auch inkl. des Dokumenten-Links zur jeweils aktuellen Version im "Datev-Hilfe-Center" ?

... diese csv-Datensätze könnte man dann in eine schöne und klickbare Excel-Tabelle importieren und sich so ein hübsches Inhaltsverzeichnis seiner lokal gespeicherten Datev-Hilfe-Dokumente basteln.

Man hätte dann die Qual der Wahl, das betreffende Hilfe-Dokument entweder auf Papier zu bearbeiten oder sich per Dokumentenlink den Inhalt am Monitor 'reinzuziehen'.

... ok, ich weiß, es ist ein "Würgaround", aber besser den Spatz in der Hand als die Taube auf dem Dach 😉

Beispiel:

Zusätzlich zur Pdf-Datei "Dokument_1002651.pdf" wird noch die Datei "Dokument_1002651.csv" gespeichert ... mit dem folgenden Inhalt:

"DATEV Hilfe-Center";"1002651";"Automatischer Ausgleich von offenen Posten bei PayPal-Zahlungen";"www.datev.de/hilfe/1002651"

... so hätte man keine Mehrarbeit mit der Generierung neuer Dateinamen.

Sämtliche Informationen liegen bereits vor und können ähnlich wie beim "Teilen" der Hilfedokumente zur Generierung der zusätzlichen csv-Dateien verwendet werden.

... und man würde somit auch die Totenruhe auf dem 'Dokumenten-Friedhof' nicht stören 😄

(Herr @Joshua_Erich und Herr @erich_zollner haben bei meiner 'Schwester-IDEA' im Hilfe-Center vor kurzem schon sehr gute Arbeit geliefert)

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vogtsburger — Fri, 25 Jun 2021 10:30:18 GMT

(Wiedervorlage)

... diese IDEA droht wieder in 'das Schwarze Loch des Vergessens' zu fallen,

daher nochmal ein Beispiel:

... aus meiner Sicht hätte es das folgende Dokument verdient, gedruckt zu werden, da ich mir nicht vorstellen kann, dass das Herumirren auf dem Monitor oder auf dem Display eines Smartphones befriedigend sein kann.

... aber welche Aussagekraft steckt in dem verwendeten Dateinamen "Dokument_1003221.pdf" ?

... wie in meinem vorherigen Beitrag vorgeschlagen, könnte man m.E. mit wenig Aufwand eine zweite Datei "Dokument_1003221.csv" generieren, die die gewünschten Informationen enthält

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vogtsburger — Thu, 08 Jul 2021 10:09:14 GMT

... noch ein Vorschlag aus der Praxis, um den Nutzen meiner IDEA zu verdeutlichen:

... da vermutlich die meisten von uns, auch die Datev-Entwickler, gerne mal spielen, schlage ich eine Art MEMORY-Spiel vor,

also mal 'zum Spaß' 7 x 7 = 49 beliebige Datev-Hilfe-Dokumente als PDFs mit den vorbelegten Dateinamen zu speichern.

... keine Angst, das geht recht schnell, pro PDF nur 2 oder 3 Klicks

Anschließend könnte man versuchen, den Inhalt bzw. den Dokumenttitel anhand der Dokumentennummern im Dateinamen der PDF zu erraten 😉

... früher hätte ich mir die schnelle Umsetzung meiner IDEA zwischen "Heute Journal" und "Tagesthemen" zugetraut. Die heutigen Entwicklungsumgebungen sind aber jetzt vermutlich zu mächtig, zu intelligent und zu objektorientiert für solche vermeintlichen Kleinigkeiten 😃

Hilfe-Dokument als PDF-Datei speichern / aber Dok.-Nr. und Titel gleich im Dateinamen - Status geändert in: Idee aufgenommen

Erich_Zollner — Fri, 09 Jul 2021 12:42:50 GMT

Hallo @vogtsburger ,

vielen Dank für diesen nachvollziehbaren Vorschlag. Wir haben ihn bereits einer ersten Prüfung unterzogen und nehmen die Idee gerne auf.

Der Service, welcher die pdf-Dokumente generiert, ist identisch für die Ausgabe von Fachinformationen und Hilfen. Eine Anpassung für alle Informationstypen wäre sinnvoll.

Daher muss noch weiter analysiert werden, ob es besondere Anforderungen bei den LEXinform-Informationen gibt.

Eine Herausforderungen haben wir bereits identifiziert: Sonderzeichen im Titel. Hier braucht es eine sinnvolle Lösung, um sie zu „glätten“, damit der Titel keine sonderbaren Zeichenkombinationen bekommt. Alleine deswegen wird es auch keine Umsetzung zwischen „Heute Journal“ und „Tagesthemen“ werden 😊.

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vogtsburger — Fri, 09 Jul 2021 13:02:40 GMT

wow, Herr @Erich_Zollner ,

Sie haben ja die IDEA-Warteschlange rechts auf dem Standstreifen überholt 😄

Top !

Aber ich sehe ein, dann an einigen IDEAS viel mehr Arbeit und Zeit hängt, als einem bewusst wird. Eine Kleinigkeit in einer vernetzten Software-Struktur zu ändern ist wie eine Einstellung im Steuergerät eines Autos zu ändern.

Also bei mir (und bei sicher einigen Anderen, die noch PDFs lesen können/wollen) haben Sie mit der Umsetzung dieser IDEA einen dicken 'Stein im Brett'

Danke !

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vogtsburger — Tue, 03 Aug 2021 13:04:28 GMT

Hallo Herr @Erich_Zollner und Datev-Entwickler-Kollegen,

... da die Dokument-Titel wg. evtl. vorhandener ungültiger Zeichen nicht immer direkt als Dateinamen verwendet werden können (z.B. wg. Doppelpunkt, Schrägstrich u.a.) könnte man doch solche Zeichen durch andere 'hübsche' Zeichen ersetzen ( z.B. # )

Kein PDF-Fan würde der Datev diesen 'Frevel' übel nehmen, wenn er durch einen 'sprechenden' Dateinamen einen schönen Mehrwert erhält. Mit Verlaub: ein Dateiname nach dem Muster Dokument_1234567.pdf sieht für mich 'hässlicher' aus als jeder andere 'sprechende' Dateiname

Beispiel:

Original-Titel:

DATEV E-Mail-Verschlüsselung: Ohne Microsoft Outlook nutzen/verschlüsselt aus DATEV-Programmen senden

bisheriger PDF-Dateiname : ('stumm')

Dokument_1001067.pdf

Wunsch-PDF-Dateiname: ('sprechend')

#1001067 - DATEV E-Mail-Verschlüsselung # Ohne Microsoft Outlook nutzen # verschlüsselt aus DATEV-Programmen senden.pdf

... und da eine solche "Suchen/Ersetzen-Funktion" automatisierbar ist und keine wertvolle Entwickler-Arbeits- und Lebenszeit frisst, sollte diese 'Lösung' des Problems doch von Haus aus sympathisch sein, oder ?

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vogtsburger — Wed, 11 Aug 2021 09:54:14 GMT

Vorschlag:

... wenn in den Titeln von Hilfe-Dokumenten von vornherein keine 'verbotenen' Zeichen benutzt würden, könnten Sie sich das Ersetzen dieser Zeichen sparen und den Dokument-Titel direkt als Dateinamen verwenden.

Beispiel eines aktuellen Dokuments (#1020263) aus dem Hilfe-Center :

OSS: Neue Regelungen für sonstige Leistungen, Fernverkäufe und Lieferungen über elektronische Schnittstellen / One-Stop-Shop-Verfahren

... für den Doppelpunkt und für den Slash könnte man doch sicher andere schöne Ersatz-Zeichen finden und sämtliche 100.000 Dokumente aus dem Hilfe-Center in einem Suchen-Ersetzen-Lauf anpassen, oder sehe ich die Tragweite des Problems nicht ?

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vogtsburger — Thu, 19 Aug 2021 10:08:29 GMT

... die Sonderzeichen bzw. die 'ungültigen' Zeichen zur Verwendung in Dateinamen erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit im Datev-Hilfe-Center.

Aber nicht alle Sonderzeichen sind 'ungültig' für Dateinamen.

Beispiel:

Das "Registered"-Symbol funktioniert auch in Dateinamen

"Einsatz von DATEV-Software auf Apple-Rechner (Mac®): Erfahrungen aus der Praxis" (https://apps.datev.de/help-center/documents/1080147)

... dieses "Registered"-Symbol ® ist also zum Glück kein Hinderungsgrund bei der Umsetzung dieser IDEA 😉

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vogtsburger — Thu, 19 Aug 2021 13:26:26 GMT

Nachtrag:

... der 'Fairness' halber möchte ich noch erwähnen, dass 'natürlich' auch ein paar weitere Sonderzeichen im Dokumententitel bzw. im gewünschten Dateinamen möglich wären, obwohl ich sie eigentlich ziemlich 'unmöglich' finde

z.B. wäre der Dateiname

zwar möglich, aber ziemlich nichtssagend

😄

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vogtsburger — Fri, 10 Sep 2021 10:50:23 GMT

(aus der Wiedervorlage):

... noch ein Beispiel:

Das schöne Hilfe-Center-Dokument Nummer 1018579 ...

... wird beim Speichen als PDF-Datei mit "Dokument_1018579.pdf" benannt 🙄

... und erhält in den "Dokumenteigenschaften" der PDF-Datei den schönen Titel 1018579 🙄

... ooops, habe ganz vergessen zu schreiben, worum es in dem Dokument eigentlich geht 😉

... es geht um "Informationen zum Datenservice Rechnungsdatenservice 2.0 und OPOS-Ausgleich"

... warum also nicht die PDF-Datei auch so benennen ?

... also "Informationen zum Datenservice Rechnungsdatenservice 2.0 und OPOS-Ausgleich.PDF"

... was spricht dagegen, Herr @Erich_Zollner ?

... beim "Teilen" des Hilfe-Center-Dokuments per E-Mail geht es doch auch, warum also nicht beim Speichern als PDF ?

Nachtrag:

... soweit ich informiert bin, ist die PDF-Erstellung von der Datev noch nicht abgekündigt worden 😉

Hilfe-Dokument als PDF-Datei speichern / aber Dok.-Nr. und Titel gleich im Dateinamen - Status geändert in: Idee aufgenommen

Doris_Edinger — Wed, 06 Oct 2021 07:16:39 GMT

Hallo @vogtsburger,

Danke für die weiteren Hinweise. Wir haben diese Aspekte in unserem Backlog aufgenommen und werden die Ideen nach Stimmenanzahl, Umfang und weiteren Abhängigkeiten prüfen und ggf. umsetzen.

Freundliche Grüße

Doris Edinger

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grandfunck — Wed, 06 Oct 2021 08:16:41 GMT

Moin,

es ist ja schön, dass DATEV "so schnell" antwortet. Lieber wäre es - auch uns hier - wenn die Dokumente gleich einen ordentlichen Titel hätten, so dass man gleich den Inhalt nachvollziehen kann. Leider denke auch ich nicht immer daran, gleich beim Herunterladen den Titel zu ergänzen. Aber wir haben ja ohnehin viel Zeit und warum sollte DATEV es den Genossen einfacher machen? Schade eigentlich, es wäre genossenschaftlich sinnvoll, an einer Stelle vernünftig vorzubereiten, so dass nicht jeder Nutzer selbst ergänzen muss.

Also auch meine Forderung an die DATEV: Macht es für die Genossen und Eigentümer! Ob "nur Kunden" auf Dauer bei DATEV bleiben würden?

Man soll die Hoffnung ja nie aufgeben.

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vogtsburger — Thu, 24 Mar 2022 08:27:41 GMT

@Doris_Edinger schrieb:
[...]
Status geändert in: Idee aufgenommen
Hallo @vogtsburger,
Danke für die weiteren Hinweise. Wir haben diese Aspekte in unserem Backlog aufgenommen und werden die Ideen nach Stimmenanzahl, Umfang und weiteren Abhängigkeiten prüfen und ggf. umsetzen.
Freundliche Grüße
Doris Edinger
[...]

sorry, dass ich diesen uralten Thread 'aufwärme' (immerhin aus dem letzten Jahrtau... ähm ... aus dem letzten Jahr)

Beim schnellen Überfliegen ist mir nochmal vor Augen geführt worden, dass ich zwar viel geschrieben, aber wenig erreicht habe 🙄

... vielleicht sollte ich hier eine vielstimmige Audionachricht einfügen oder den Umfang (meines Bauchs) durchgeben

... alles kein Problem, man muss eben nur wissen, was zur Umsetzung der IDEA noch fehlt 😉

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Erich_Zollner — Thu, 07 Jul 2022 14:43:46 GMT

Hallo Community,

seit Anfang dieser Woche wird beim "Speichern unter" aus der PDF einer Hilfe heraus neben der Dokumentnummer auch der Dokumenttitel mitgegeben.

Viele Grüße,

Melanie Koller und Erich Zollner

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wielgoß — Thu, 07 Jul 2022 15:51:21 GMT

👍

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vogtsburger — Thu, 07 Jul 2022 15:52:55 GMT

wow, danke Herr @Erich_Zollner,

da haben Sie mich jetzt aber kalt erwischt (will sagen: die IDEA war in meinem Kopf schon ein "cold case")

In unserer Branche hätte man die IDEA auch schon "als uneinbringliche Forderung abschreiben" können.

... aber nein, kaum rechnet man mit nichts mehr, kommt doch ganz unverhofft etwas dahergeflogen.

Es ist für diejenigen, die noch nicht komplett 'papierlos' sind, eine schöne Erleichterung, den Dokumenttitel im Dateinamen erkennen zu können.

So kann man sein Gedächtnis für die vielen anderen gedanklichen 'Stolpersteine' schonen, die es in der Datev-Welt noch aus dem Weg zu räumen gibt 😉