Idee "Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern" in Ideen zum Hilfe-Center

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

steuerkanzleischuster — Wed, 21 Apr 2021 15:35:56 GMT

Ich wünsche mir für die Digitalisierung, dass Dokumente, die man aus Lexinform als Pdf teilt, nicht Dateigrößen im MB-Bereich mehr haben, sondern dass hier die Dateigröße reduziert wird. Selbst Dokumente ohne Printscreens aus DATEV-Programmen und mit reinem Text mit 4 Seiten haben oft schon 4 MB Dateigröße.
Bei bestimmten Positionen bietet es sich ja an, diese mit dem zB für eine Steuererklärung relevanten Sachverhalt im DMS als Datei abzuspeichern, um den gültigen Stand zu sichern und hier ist es sehr mühsam, das Dokument als pdf zu exportieren, mit einem pdf-Bearbeitungsprogramm zu verkleinern und dieses danach ins DMS hochzuladen.

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

metalposaunist — Wed, 21 Apr 2021 17:43:28 GMT

Das hat DATEV hier schon einmal erklärt. Ich gehe mal auf die Suche, ob ich's finde.

Frei aus der Erinnerung her: DATEV nutzt dafür eine nicht freie Schriftart. Damit die aber im PDF angezeigt wird, muss die Schriftart quasi mit exportiert werden, damit der PDF Reader auch was anzeigen kann und nicht sagt: Schriftart unbekannt.

EDITH: Here we go: PDF-Export aus LEXinform erzeugt Dateigrößen im MB-Bereich

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

steuerkanzleischuster — Wed, 21 Apr 2021 18:14:04 GMT

@metalposaunist danke für den Link, das hatte ich bei meiner Suche vorhin nicht gefunden. Hm, ok, damit gibt es quasi keine Lösung von DATEV und ich lasse meine Idee mal hier stehen.

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

ch_h_ — Thu, 22 Apr 2021 07:27:27 GMT

Der von DATEV genannte Grund, dass eine individuelle Schriftart mit in das PDF eingebettet wird, erklärt die aufgeblasenen PDFs nicht vollumfänglich.

Eine vernünftige Schriftart hat eine Größe von 50 bis 150 KB. Schriftarten, die deutlich größer sind, haben außerhalb von Plakaten oder Speisekarten oder was auch immer nichts zu suchen. Zumindest nicht in Wissensdatenbanken.

Selbst wenn man eine Schriftart in ein PDF mit einbettet, muss eine Seite nicht mehr als 1 MB groß sein. Ohne Grafik sind mehr als 100 KB ein Indiz dafür, dass etwas falsch läuft. Mit Grafik sind vernünftige PDFs (ich rede hier nicht von Druckvorstufen) je Seite auch deutlich unter 1 MB machbar.

Ich schlage vor:

Verzicht auf individuelle Schriftarten bei Lexinform, Info-DB und dem neuen "Help Center" - zumindest beim PDF-Export. Unsere Systeme haben genug ansehnliche Standardschriftarten, die optisch ansprechend sind. Hier geht es nicht um grafische Broschüren oder Flyer zur Gewinnung von DATEV-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern, hier geht es darum, Menschen Informationen an die Hand zu geben, die teilweise dauerhaft in Datenbanken abgelegt werden oder verschickt werden.
Die PDF-Generierung grundsätzlich zu optimieren - das liegt nicht nur an den Schriften. Egal, mit welchem Tool man PDFs erzeugt: es gibt immer bessere und effizientere Ergebnisse, wenn man von DATEV-Cloudlösungen generierte PDFs mit anderen Tools vergleicht. Siehe auch die Vollmachtsdatenbank, auch da gab es mal Monster-PDFs. Hat man sie dann via Adobe Acrobat erträglich optimiert, waren die PDFs deutlich schlanker - bei gleicher Qualität (habe ich fast immer gemacht- mir war es peinlich, diese Monster-PDFs zu verschicken). Seit einiger Zeit sind die dortigen PDFs erträglich groß (200 bis 300 KB für drei Seiten, immer noch eine Hausnummer für schnöden Text ohne Grafik, aber immerhin).

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

Joshua_Erich — Fri, 23 Apr 2021 08:52:07 GMT

Hallo @steuerkanzleischuster,

vielen Dank für Ihren Verbesserungsvorschlag.

Wie im parallelen Thread erläutert konnten wir die *.pdf Exporte unserer Dokumente durch eine Änderung am Export Modul wie gewünscht verkleinern.
Aufgrund eines gemeinsam genutzten Export Moduls profitieren davon die Anwendungen LEXinform (installierte und Online-Version) sowie das DATEV Hilfe-Center.

Ich melde mich nochmals, sobald die Änderung ausgerollt wurde und Ihnen zur Nutzung zur Verfügung steht.

Vielen Dank natürlich auch an @metalposaunist und @ch_h_ .
Ihnen und der gesamten Community wünsche ich ein angenehmes Wochenende

Joshua Erich

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern - Status geändert in: Umsetzung geplant

Erich_Zollner — Fri, 23 Apr 2021 08:55:38 GMT

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

Joshua_Erich — Thu, 29 Apr 2021 16:21:18 GMT

Hallo,

heute wurde die Änderung am Export Modul ausgerollt und steht produktiv in LEXinform sowie im DATEV Hilfe-Center zur Verfügung.

Die als *.pdf exportierten Dokumente weisen nun wesentlich geringe Dateigrößen auf.

Über Feedback freuen wir uns jederzeit.

Viele Grüße,

Joshua Erich

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

steuerkanzleischuster — Thu, 29 Apr 2021 19:40:52 GMT

Wunderbar, das war nun eine superschnelle Umsetzung. Habe es eben mit einem Dokument getestet. Unter 200 KB, das sind wirklich Welten zu vorher.

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern - Status geändert in: Umgesetzt

Erich_Zollner — Fri, 30 Apr 2021 04:17:29 GMT

Dateigröße der Lexinform-Dokumente verringern

ch_h_ — Fri, 28 May 2021 07:12:53 GMT

Meckern kann man immer (und ich gebe zu, bei mir war auch bei diesem Thema nicht wenig Frust im Spiel).

Ich denke, hier ist loben mehr als angebracht: An alle Beteiligten bei der DATEV in Sachen PDF-Erstellung - herzlichen Dank für die Optimierung. So ist es wirklich brauchbar!