Idee "DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg" in Ideen zu DATEV DMS

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

sabrinabernhardt — Sat, 25 Jan 2020 15:12:23 GMT

Als Steuerberaterin sehe ich die Vorgangsmappe als gutes Instrument, um registerkartenübergreifend alle Dokumente für einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung zu sammeln, sei es über Verknüpfungen oder mit Belegen direkt in der Vorgangsmappe.

Das Arbeiten mit diesem sehr guten Instrument ist in der Praxis aber leider sehr "unrund".

Ich möchte, dass Auswertungen direkt aus anderen Programmen heraus in der Vorgangsmappe abgespeichert werden können. Derzeit geht das nur über ein Zwischenspeichern.

Beispiel: In die Vorgangsmappe "Jahresabschluss 2018" soll die BWA per 12/19 eingefügt werden, um die Geschäftsentwicklung mit dem Mandant zu besprechen.

Aktuelle Lösungsmöglichkeiten:

Aus Rewe heraus die BWA ins DMS exportieren, anschließend Verlinkung dieses Dokuments in die Vorgangsmappe -> "vermüllt" die Dokumentenliste im DMS ohne Mehrwert
Zwischenspeichern lokal (z.B. Laufwerk C), Öffnen des Explorers, Verschieben/Kopieren der Datei direkt in die Vorgangsmappe

Ideal wäre die Möglichkeit, in allen Programmen das Ausgabeziel "Vorgangsmappe" hinzuzufügen.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Mon, 27 Jan 2020 11:04:53 GMT

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/75/jump-to/first-unread-message

Vielleicht können Sie meiner Idee etwas abgewinnen 😉

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

sabrinabernhardt — Mon, 27 Jan 2020 12:25:19 GMT

@oschmitt

Tatsächlich, Ihre gleichlautende Idee hatte ich übersehen 🙂 .

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Mon, 27 Jan 2020 13:37:51 GMT

@Nicole_Müller Können Sie die beiden Ideen und deren Stimmen vereinen? Die Ausführungen von Frau Bernhardt finde ich sogar schöner als meine.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Helmut_Lerm — Wed, 12 Feb 2020 09:51:17 GMT

@oschmittEine Zusammenführung von Ideen ist leider nicht möglich. Den Status der anderen Idee habe ich daher angepasst und hierher verlinkt.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg - Status geändert in: In Prüfung

Helmut_Lerm — Fri, 14 Feb 2020 09:10:01 GMT

Hallo zusammen,

vielen Dank für diese Idee.

Die Funktionalität der Vorgangsmappen und mögliche Erweiterungen/Optimierungen (damit auch diese Idee) werden aktuell geprüft.

Viele Grüße und schon mal ein schönes Wochenende,

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

LarsBartsch1 — Mon, 27 Apr 2020 17:21:22 GMT

Auch die Funktion, dass man bei der Ablage eines neuen Dokumentes, ein bereits bestehendes Dokument auswählen könnte, um das neue daran anzuhängen, fände ich wirklich sehr vorteilhaft.

_____________________________

Mit freundlichen Grüßen
Lars Bartsch

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Helmut_Lerm — Tue, 28 Apr 2020 04:10:49 GMT

Hallo Herr Bartsch,

vielen Dank für die Ergänzung.

Auch diese Idee steht auf unserer Liste zur Prüfung für die nächste Version.

Kurze Rückfrage dazu: Legen Sie diese Dokumente über den Dokumentenkorb ab oder über einen anderen Weg?

Viele Grüße

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Tue, 28 Apr 2020 06:50:27 GMT

Hallo Herr Lerm,

sowohl als auch, eine Ablage von Dokumenten aus dem Dokumentenkorb als auch aus der Erstellung heraus an bestehende Dokumente sind denkbar.

Interessant ist, das ich E-Mails ja schon an bestehende Dokumente hängen kann.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg - Status geändert in: In Prüfung

Helmut_Lerm — Mon, 31 Aug 2020 06:56:21 GMT

Hallo DATEV-Ideas,

wir sind der Umsetzung mit den DATEV-Programmen 14.0 einen Schritt näher gekommen:

Direkt bei der Ablage/Übergabe kann ein Dokument zusätzlich in eine Vorgangsmappe verlinkt werden. Sie finden die Option "zu Dokument" ganz unten im Ablagedialog/Dokumentenkorb.

Die direkte Ablage eines Dokuments nur in eine Vorgangsmappe (nicht als Verlinkung) steht aktuell weiterhin "zur Prüfung" für eine der kommenden Versionen.

Viele Grüße und einen guten Start in die Woche,

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Prisca — Fri, 16 Oct 2020 08:02:04 GMT

Guten Tag, wir haben nun das Update 14, aber wenn ich bei der Ablage auswähle "zu Dokument", dann zeigt er mir nur Dokumente und keine vorhandene Vorgangsmappe an. Was mache ich falsch? Lieben Dank und liebe Grüße

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Mon, 04 Jan 2021 12:54:40 GMT

Hallo Herr @Helmut_Lerm ,

gibt es hinsichtlich des Abspeicherns direkt in die Vorgangsmappe mittlerweile ein UpDate?

Danke.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Helmut_Lerm — Tue, 05 Jan 2021 09:50:43 GMT

Hallo Herr @oschmitt,

der Stand ist weiterhin aktuell.

Die Umsetzung ist eingeplant, sobald die entsprechende Veröffentlichungsversion feststeht, informiere ich wieder an dieser Stelle.

Viele Grüße

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg - Status geändert in: Umsetzung geplant

Helmut_Lerm — Mon, 15 Feb 2021 10:04:19 GMT

Hallo zusammen,

die Umsetzung einer "direkten Ablage ohne zusätzliche Ablage als Einzeldokument" ist für die DATEV-Programme 15.0 (Sommer 2021) eingeplant.

Viele Grüße

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

fhcgn — Thu, 25 Mar 2021 14:25:43 GMT

Guten Tag,

die geplanten Umsetzungen für Sommer 2021 klingen schonmal super.

Wir würden uns allerdings auch wünschen, ganze Vorgangsmappen den Mandanten zur Verfügung zu stellen - hier am liebsten mir der vorhandenen Ordnerstruktur innerhalb der VGM. Gibt es hierfür Ansätze?

Viele Grüße

Heike Leinberger

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Helmut_Lerm — Fri, 26 Mar 2021 06:55:02 GMT

Guten Morgen Frau Leinberger @fhcgn,

vielen Dank für das positive Feedback!

Aktuell und kurzfristig gibt es 2 Optionen:

In der aktuell freigegebenen Versionen können Sie die gesamte Vorgangsmappe auswählen und "Als E-Mail senden". Im Dialog haben Sie die Möglichkeit alle Dokumente zu einem PDF zusammenzufügen und über "Mit Lesezeichen" ein klickbares Inhaltsverzeichnis aufzunehmen.
Demnächst (geplant Service-Release April) wird auch der Export einer Vorgangsmappe inklusive Ordnerstruktur möglich sein.

Eine direkte Möglichkeit der Bereitstellung an den Mandanten steht auf der (mittelfristigen) ToDo-Liste.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße,

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Mon, 02 Aug 2021 12:47:55 GMT

@Helmut_Lerm

Habe mir eben einmal kurz das Lernvideo zur DVD 15.0 angeschaut, die hier angesprochene Funktion wird aber nicht angesprochen.

Nicht im Lernvideo enthalten oder gab es Probleme bei der Umsetzung?

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Thu, 12 Aug 2021 11:50:14 GMT

@Helmut_Lerm Ich hab jetzt die 15.0 installiert und finde die Umsetzung dieser DATEV Idea nicht!

Können Sie bitte hierzu einmal Stellung nehmen? Wieso man nach 1 1/2 Jahren an der Umsetzung scheitert und dies dann, nachdem man eine Umsetzung angekündigt hat, den Genossen das nicht mitteilt.

Ich vermute Herr Lerm ist im Urlaub, daher verlinke ích noch einmal @Nicole_Müller

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Nicola_Teich — Thu, 12 Aug 2021 14:32:38 GMT

Guten Tag @oschmitt,

tatsächlich ist es leider nicht gelungen, das Feature rechtzeitig zur 15.0 fertigzustellen und auch noch ausgiebig zu testen. Es ist nun allerdings in der Fertigstellung und wird mit dem Service Release Nov. ausgeliefert werden.

Wir agieren in einer sog. agilen Entwicklung, d.h. natürlich planen wir Features zu einem Termin ein aber durch äußere Umständen, wie z.B. Serviceunterstützung im Rahmen von DMS-Umstellungen, können sie sich dann auch verschieben. Das macht uns auch nicht glücklich aber so ist das Leben.

Wir informieren über Neuerungen vor allem im Hilfe-Dokument 1003483. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht alle Stellen im Blick haben, an denen wir möglicherweise eine Aussage zu Terminen gemacht haben.

Bis November bleibt die bekannte Möglichkeit, Dokumente z.B. aus einer E-Mail oder vom Windows Explorer per Drag & Drop in eine Vorgangsmappe zu ziehen.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

oschmitt — Thu, 12 Aug 2021 15:31:53 GMT

@Nicola_Teich Erstmal vielen Dank für Ihre Stellungnahme.

Man könnte jetzt wieder schreiben, dass Sie zum Glück nicht erwähnt haben welches Jahr das Service-Release für November geplant ist 😕

Ich warte nun 3 Monate.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Nicola_Teich — Thu, 12 Aug 2021 15:58:40 GMT

@oschmitt : Ja, Sie haben recht. Es tut mir leid. Das war nachlässig. Es ist aber tatsächlich dieser November 2021 gemeint.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg - Status geändert in: Umsetzung geplant

Helmut_Lerm — Fri, 17 Sep 2021 11:33:47 GMT

Hallo DATEV-Ideas,

wie unten bereits geschrieben (@Nicola_Teich: Danke für Übernehmen), ist es zu den DATEV-Programmen 15.0 leider zu knapp geworden. Für das Service-Release im November 2021 schaut es bisher gut aus.

Beste Grüße

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

marcow — Fri, 26 Nov 2021 15:11:07 GMT

Das Service-Release ist installiert, aber diese angekündigte Möglichkeit habe ich nicht gefunden!

Es bedeutet nicht dass es sie nicht gibt, vielleicht bin ich nur zu blöd ....?

Konnte das schon jemand testen?

Oder hat sich DATEV im Jahr verschrieben? 🙄

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

aschreiber — Mon, 29 Nov 2021 11:04:02 GMT

Also ich kann über das Menü/Struktur eine Datei aus dem Datei-System hinzufügen oder auch eine Datei per Drag and Drop einfügen.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

blum — Mon, 29 Nov 2021 11:58:50 GMT

Hallo @marcow:

bitte schauen Sie mal hier, ob es das ist, was Sie suchen:

Gruß

Ralf Blum

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

marcow — Mon, 29 Nov 2021 12:06:19 GMT

Nein das ist leider nicht die Funktion die ich (und auch die Themenerstellerin) suchen.

Wenn ich ein Kontenblatt exportiere bzw. an DMS übergeben will, erscheint die Registerkarte "Anhängen" nicht.

Ich müsste zunächst das Dokument verschlagworten (oder auch nicht) und kann es dann mit dem Haken "Zu Dokument" an eine VGM anhängen. Aber dennoch habe ich dann das Dokument zusätzlich im DMS.

Außerdem ist mir aufgefallen, dass ein Dokument was ich auf diesem Weg ins DMS schicke, als RTF exportiert wird ....?

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Helmut_Lerm — Fri, 03 Dec 2021 07:32:08 GMT

Hallo DATEV-Ideas,

vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Die gute Nachricht: Sie haben alle recht.

Die schlechte: Die Anhängen-Lasche steht im Moment nicht bei allen Ablagen/Übergaben zur Verfügung.

Hintergrund: Ein Teil der DATEV-Anwendungen übergibt Dokumente an DATEV DMS/Dokumentenablage mit einer eigenen eindeutigen Nummer. Der Grund dafür ist, dass in der übergebenden Anwendung so direkt ein Link auf das übergebene Dokument angelegt werden kann. Beim Anhängen in ein bestehendes Dokument hat dieses bereits eine eindeutige Nummer, daher kann hier keine Nummer übergeben werden und die Tabe wird nicht angezeigt.

Ausblick: In einer der kommende Version wollen wir die Anhängen-Tabe auch hier anbieten. Eine mögliche Verlinkung funktioniert dann weiterhin, solange die Ablage als eigenständiges Dokument erfolgt. Beim Anhängen wird keine Verlinkung erzeugt.

Ich hoffe ich konnte etwas Licht ins Dunkel bringen.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße

Helmut Lerm

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg - Status geändert in: Umgesetzt

Franziska_Hackner — Tue, 15 Feb 2022 14:11:45 GMT

Hallo zusammen,

seit dem Service-Release im November 2021 können Dokumente direkt in eine bestehende Vorgangsmappe/Struktur über die Funktion "Anhängen" hinzugefügt werden.

Viele Grüße

Franziska Hackner

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

marcohüwe — Wed, 23 Feb 2022 07:20:18 GMT

Zur Erinnerung und für alle denen das trotz der neuen Funktion noch nicht ausreicht ->

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

marcohüwe — Wed, 18 May 2022 07:14:25 GMT

Guten Morgen @Helmut_Lerm & @Nicola_Teich ,

ich versuche grade ein Anlagevermögen aus Kanzlei-Rewe (V 10.39) per Export (blauer Pfeil nach oben) direkt an eine VGM anzuhängen:

Ist das richtig, dass es die Funktion dort (noch) nicht gibt?

Wenn ich richtig liege -> wann wird das denn in allen Anwendungen vereinheitlicht/umgesetzt?

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

DBrunner — Wed, 18 May 2022 09:50:28 GMT

Sie liegen richtig, die Funktion ist dort nicht zu finden. Und bei Ablage an Dokumentenmanagement erscheint mir auch nicht der Reiter zum "anhängen".

Wenn ich es richtig mitbekommen habe, betrifft dies vor allem Auswertungen aus Rewe. Das heißt hier muss ich einen Umweg gehen um mein Dokument an eine Vorgangsmappe anzuhängen.

Es wäre toll, wenn man hier in der IT eine Lösung findet. Weil es meines Erachtens Ziel sein sollte Dokumente immer separat abzulegen oder an eine Vorgangsmappe anzuhängen. Dies würde die Vorgangsmappe entsprechend aufwerten.

DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

Nicola_Teich — Mon, 23 May 2022 14:42:54 GMT

Hallo!

Tatsächlich gibt es die gewünschte Funktion z.B. bereits in den Steuerprogrammen. Über die Funktion "Ablegen im Dokumentenmanagement" kann man dann entscheiden, ob man das Dokument neu anlegen oder über das Register "Anhängen" an ein vorhandenes Dokument anhängen möchte.

Eine Nachfrage bei den Kollegen hat ergeben, dass die abgebenden Anwendungen beim Aufruf der Schnittstelle etwas anders vorgehen. Deshalb ist in einem Fall das Anhängen möglich und im anderen nicht. Das Thema ist allerdings in Arbeit.

Die Funktion "Export" ist generell für die Ausgabe im Windows Explorer gedacht und wird daher nie in Richtung Dokumentenmanagement führen (oder nur für den geschilderten Workaround).

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich