Idee "DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe" in Ideen zu DATEV DMS

Vorgangsmappe Vorlage

Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 04:54:26 GMT

Als Steuerberater wünsche ich mir die Möglichkeit bei Anlage einer Vorgangsmappe im Arbeitsplatz beim Mandanten direkt eine Vorlage auswählen zu können.

Bislang muss man immer eine Vorlage von z.B. einem Kanzleimandanten kopieren. Dies würde das Arbeiten mit der Vorgangsmappe deutlich vereinfachen.

Grüße von der Küste

Hauke Hamann

Vorgangsmappe Vorlage

annapetereit — Wed, 15 Jul 2020 08:06:55 GMT

Hallo,

was spricht dagegen sich eigene Vorlagen für verschiedene Vorgangsmappen abzuspeichern und diese dann bei Bedarf "neu" im DMS bei dem entsprechenden Mandat abzuspeichern. So machen wir das auch, die heißen das z.B. Vorlage Personalakte.

Was sollte die DATEV da für Vorlagen bauen - das ist doch je Kanzlei höchst individuell. Oder verstehe ich Ihre Anfrage falsch?

BG Annika

Vorgangsmappe Vorlage

Hauke_Hamann — Wed, 15 Jul 2020 10:47:50 GMT

Hallo Annika,

das mit dem Kopieren aus einem Kanzleimandanten machen wir auch.

DATEV soll auch keine Vorlagen bauen, das muss schon jeder selbst machen.

Nein, ich hatte mir gewünscht, die VGM über die Vorlagenverwaltung anlegen und verwalten zu können. Analog zum Vorgehen, wenn Sie z.B. einen Brief mit "Erstellen" anlegen. Dort öffnet sich dann die Vorlagenauswahl und Sie können die passende Briefvorlage wählen. Genau so stelle ich es mir für die VGM vor.

Vorteile (m.E.): Sie wechseln nicht erst in den Kanzleimandanten zum Kopieren und vermeiden auch ggf. unbeabsichtigtes Überschreiben und Löschen an der Vorlage.

Vorgangsmappe Vorlage

annapetereit — Wed, 15 Jul 2020 12:07:45 GMT

@Hauke_Hamann Ahhh verstehe, das kam aus dem Eingangstext jetzt nicht so raus, dass es als Vorlage in die Vorlagenverwaltung integriert sein sollte. Hab ich so bisher noch gar nicht drüber nachgedacht, ist aber tatsächlich ne gute Idee, nicht nur, weil man versehentliches Überspeichern der Vorlage im DMS vermeidet, sondern auch, weil man ja vielleicht nicht immer alle BND-Vorlagen kennt und in der Vorlagenverwaltung im Überblick hätte.

Einziges Manko aus meiner Sicht wäre, dass man noch keine bereits gespeicherten DMS-Dokumente in der Vorlage hinterlegen könnte - zumindest denke ich, dass das technisch nicht realisierbar ist. Ich habe zum Beispiel eine Vorlage für neue Mitarbeiter, in der schon Dokumente zum Arbeitsschutz, Bedienungsanleitungen etc. integriert sind...

Ansonsten find ich die Idee gut, dafür gibt´s n Daumen 🙂

Grüße Annika

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

DavidThelen — Fri, 25 Sep 2020 08:54:15 GMT

Guten Morgen,

wir haben von DATEV DMS classic auf DATEV DMS umgestellt.

In Procheck sind diverse Muster Vorgangsmappen verknüpft. Die User sollen die Mustervorgangsmappen öffnen, bestücken und dann über die Funktion "speichern unter" in dem betreffenden Mandanten speichern. Dies ist jetzt leider nicht mehr möglich.

Von daher die Bitte ein "speichern unter" in der VGM wieder zu ermöglichen.

Danke und Gruß

David Thelen

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

axa_ — Wed, 30 Sep 2020 13:17:30 GMT

Die Muster VGM liegt doch unter einem Mustermandanten "leer" im DMS und ein Muster sollte doch leer bleiben.
Bevor man das MUSTER mit Inhalten bestückt und dann (woanders) abspeichert, was in der Tat, wie ich meine nachvollziehbarer Weise nicht geht, kopiert man doch einfach die Muster - VGM in den betreffenden Mandanten und bestück diese dann mit Inhalt.

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

aschreiber — Wed, 30 Sep 2020 13:25:47 GMT

Das Muster bleibt ja auch leer, wenn die Funktion Speichern unter, wie in DMS classic vorhanden wäre. Das Problem beim Kopieren und Einfügen, so wie man es jetzt machen muss, ist, dass man die Verknüpfung aus ProCheck heraus nicht mehr nutzen kann.

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

DavidThelen — Thu, 01 Oct 2020 06:13:52 GMT

Wir haben verschiedene Muster VGM (Steuererklärung, JA, etc.) mit Ordnern bestückt und dann in Procheck verknüpft. Daher besteht der Wunsch der "Speichern unter" Funktion

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

flange — Sun, 04 Oct 2020 20:39:25 GMT

Vorgangsmappen in der Vorlagenverwaltung wäre doch auch mal was...

MfG, F.Lange

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

mapex — Mon, 05 Oct 2020 06:34:10 GMT

mich hat auch gestört, dass man die VGM nicht mehr speichern kann/muss. irgendwie weiß man nicht genau, hat er es jetzt oder nicht gespeichert usw.. der workflow in dieser sache müsste wirklich noch erweitert werden. fand ich am anfang auch seltsam und wir haben keine vorlagen zu VGMs aber ich wollte schon mal welche machen. wenn eine verknüpfung mit Procheck nicht geht, dann muss man wieder umwege bauen. eine implementierung von speichern unter mit oder optionalem aufruf des dialogs wäre hier wirklich sinnvoll

Vorgangsmappe Vorlage - Status geändert in: Idee aufgenommen

Franziska_Hackner — Mon, 28 Feb 2022 16:13:29 GMT

Hallo zusammen,

für eine kommende DATEV DMS Version in diesem Jahr ist es geplant, mit der Funktion "Speichern unter" bestehende Vorgangsmappen direkt auswählen und unter einem neuen Mandaten speichern zu können. Dies wird auch per Shortcut möglich sein.

Hilft Ihnen diese Funktion bei der schnelleren Anlage von Vorgangsmappen?

Die Aufnahme einer Vorlage für Vorgangsmappen in der Schriftguterstellung ist nicht möglich.

Viele Grüße

Franziska Hackner

Vorgangsmappe Vorlage

Hauke_Hamann — Tue, 01 Mar 2022 09:15:20 GMT

Moin!

@Franziska_Hackner schrieb: Hallo zusammen,

für eine kommende DATEV DMS Version in diesem Jahr ist es geplant, mit der Funktion "Speichern unter" bestehende Vorgangsmappen direkt auswählen und unter einem neuen Mandaten speichern zu können. Dies wird auch per Shortcut möglich sein.

Hilft Ihnen diese Funktion bei der schnelleren Anlage von Vorgangsmappen?

Das kann ich mir grundsätzlich vorstellen, kommt aber drauf an, wo Ihr die Funktion "versteckt".

Soll das dann im Kontextmenü drin sein?

Und wird dann bitte der Bearbeiter automatisch neu zugeordnet?

Vorgangsmappe Vorlage

Nicola_Teich — Tue, 01 Mar 2022 09:51:06 GMT

Hallo @Hauke_Hamann

Es soll möglich sein, in einer geöffneten Vorgangsmappe (aus dem Vorjahr, einer Mustermappe o.ä.) die neue Funktion "Speichern unter..." zu nutzen. Es öffnet sich eine Ablagemaske, in der man natürlich auch einen (anderen) Bearbeiter zuordnen kann. Es entsteht eine neue Vorgangsmappe mit den identischen Inhalten der Ausgangsmappe.

Mit den besten Grüßen

Nicola Teich

Vorgangsmappe Vorlage

marcohüwe — Tue, 01 Mar 2022 09:54:38 GMT

Hallo @Franziska_Hackner ,

können Sie das noch konkretisieren?

Das würde mir dann ja nur folgenden Schritt (ab Auswahl der Vorlage sparen):

Zielmandant wählen
STRG-V
Ablagemaske ausfüllen/anpassen

Ansonsten siehe mein Kommentar hier: -> Die Vorlagen brauche ich idR nur 1x pro Mandant, die Jahresübernahme jedes Jahr bei jedem Mandanten. Da sehe ich auch viel Potential.

Vorgangsmappe Vorlage

Paschu93 — Tue, 01 Mar 2022 13:46:53 GMT

@Nicola_Teich

Das kommt doch dem Kopieren und Einfügen von einer bestehenden VGM gleich? Das bringt mE keinen Mehrwert.

Ob ich jetzt Kopieren und Einfügen klicke oder Speichern unter bei einer bestehenden VGM kommt für mich auf das selbe hinaus. Beides Male müssen die vorhandenen Dokumente in der neuen VGM gelöscht werden...

Vorgangsmappe Vorlage

Hauke_Hamann — Tue, 01 Mar 2022 15:17:01 GMT

@Nicola_Teich schrieb: Es soll möglich sein, in einer geöffneten Vorgangsmappe (aus dem Vorjahr, einer Mustermappe o.ä.) die neue Funktion "Speichern unter..." zu nutzen. Es öffnet sich eine Ablagemaske, in der man natürlich auch einen (anderen) Bearbeiter zuordnen kann. Es entsteht eine neue Vorgangsmappe mit den identischen Inhalten der Ausgangsmappe.

Je länger ich drüber nachdenke, desto weniger kann ich es mir sinnvoll vorstellen.

Die Funktion "Speichern unter" wird DATEV-seitig doch i.d.R. genutzt zum UMSPEICHERN von Datensätzen.

Ich will doch nicht umspeichern, sondern eine Kopie anlegen.

In unserem Fall eben eine Kopie eines Musters.

Kopiere ich eine Mandanten-VGM, habe ich ggf. eben alle enthaltenen Dokumente zunächst zu löschen.

Kopiere ich ein Muster, habe ich die VGM im "Rohzustand".

Der Wunsch war, diesen Schritt kurz zu halten, durch Klick in der Schnellinfo Dokumente auf "Neu", von mir aus noch auf "Vorgangsmappe" und dann eine Kanzleivorlage/Mandantenvorlage (LEER!) auszuwählen.

Vorbelegt sind dann gleich Mandant, Sachbearbeiter etc. im Verschlagwortungsdialog.

"Speichern unter" meint doch was völlig anderes. Darunter verstehe ich, dass ich die bestehende VGM unter einem anderen Ordnungsbegriff ablege. Klingt eher verwirrend als hilfreich.

Von daher:

bitte so lassen und die dadurch jetzt frei gewordenen Ressourcen sinnvoll einsetzen.

Arbeiten wir doch mit dem umständlichen Weg, bevor jetzt Zeit verschwendet wird für eine weitere völlig inhomogene Bastellösung.

Vorgangsmappe Vorlage

marcohüwe — Wed, 02 Mar 2022 07:21:37 GMT

@Nicola_Teich Ich sehe das wie @Hauke_Hamann -> Für Ihren Lösungsansatz haben wir hier noch gar nicht das passende Problem/Idee.

Dann bitte lieber die Energie in den Wunsch von Herrn Blum investieren (Jahresübernahme Dokumente/Vorgangsmappe). Dann hätten wir da schon mal eine Entlastung.

Ansonsten gehören Vorgangsmappen(-Vorlagen) für mich rein von der Logik her einfach in die Vorlagenverwaltung.

Vorgangsmappe Vorlage

Nicola_Teich — Wed, 02 Mar 2022 22:19:58 GMT

Hallo @Paschu93

Tatsächlich kommt dieser Wunsch von ProCheck-Anwendern, die in ihren ProCheck-Prozessen Muster-Vorgangsmappen verknüpft haben und dann per Klick in der entsprechenden Vorgangsmappe landen. Dann hilft ein "Speichern unter..." gut weiter.

Hallo @Hauke_Hamann

Mit "Speichern unter..." erzeugt man jeweils eine Kopie des geöffneten Dokumentes (auch in Word, Excel etc.). Bei ProCheck-Anwendern ist es - wie oben gesagt - genau die gewünschte Funktion.

Hallo @marcohüwe

Eine Aufnahme von Vorgangsmappen in die Vorlagenverwaltung ist nicht möglich, da es sich letztendlich um ein DMS-spezifisches Container-Format handelt und die Vorlagenverwaltung ausschließlich Office-Formate verwaltet.

Das Thema Jahresübernahme schauen wir uns an.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

Vorgangsmappe Vorlage

flange — Thu, 03 Mar 2022 22:37:33 GMT

Hallo in die Runde,

ich glaube @Franziska_Hackner @und @Nicola_Teich meinen folgendes Szenario:

Man hat eine Vorgangsmappe für z.B. den JA.

Dort stecken diverse Dauerdokumente drin (Kaufverträge, Gesellschaftsverträge, was auch immer) aber auch Arbeitspapiere, Belege, Kontenblätter, Korrespondenz u.s.w.

Wenn man diese Vorgangsmappe für das Folgejahr weiter benutzen möchte, muss man sie momentan kopieren und in der Kopie erstmal diese ganzen Belege, Arbeitspapiere, Korrespondenz u.s.w. rauslöschen.

Umständlich und Platzverschwendend durch die Revisionierung.

Mit der angedachten Änderung würde man es dann so machen:

Man öffnet die Vorgangsmappe des Vorjahres, löscht diese ganzen Belege, Arbeitspapiere, Korrespondenz u.s.w. und benutzt dann die Funktion ‚speichern unter‘ um das dann als Vorgangsmappe fürs Folgejahr zu speichern.

Die Funktion befindet sich dann nicht im Kontextmenü sondern in der Vorgangsmappe.

Wenns so gedacht ist, finde ich es total Sinnvoll.

MfG, F.Lange

Vorgangsmappe Vorlage

dprobst — Sat, 05 Mar 2022 19:09:56 GMT

Ich kann mich dem Wunsch nur anschließen:

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe - Status geändert in: Umgesetzt

Franziska_Hackner — Tue, 03 Jan 2023 13:25:15 GMT

Hallo DATEV Ideas,

ich kann verkünden, dass zu den DATEV Programmen 16.0 die gewünschte Funktion umgesetzt wurde.

Aufgrund der Rückmeldungen haben wir die Umsetzung zum November SR 16.0 nochmals optimiert.

Mit Struktur I Speichern unter oder dem entsprechenden Icon in der Menüleiste und den Ergänzungen im darauffolgenden bekannten Ablagedialog wird die Vorgangsmappe entsprechend gespeichert.

Konnten Sie die Neuerung testen? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen und Rückmeldungen.

Viele Grüße

Franziska Hackner

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

aschreiber — Tue, 16 Aug 2022 15:45:21 GMT

Hallo,

hab das heute mal ausprobiert. Ich kann die Vorgangsmappe zwar unter einem Mandanten speichern. Allerdings kommt der Eigenschaften-Dialog nicht. Ich muss den dann explizit nochmal aufrufen. Dann kann ich gleich Kopieren & Einfügen nutzen. Wo soll da jetzt der Vorteil sein?

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

flange — Tue, 16 Aug 2022 20:34:46 GMT

Genau das wollte ich auch schreiben.

Beim „speichern unter“ sollte der übliche Ablage-Dialog erscheinen - schon aus Gründen der konsistenten Programmnutzung..

Insbesondere das VJ möchte man doch oft gleich mit ändern (Stichwort Jahresübernahme).

Und dann habe ich da noch eine Frage:

Warum kann man Strukturierte Dokumente nicht ganz genauso per „speichern unter“ woanders speichern???

Das ist unlogisch. Strukturierte Dokumente und Vorgangsmappen sind technisch ja so ziemlich das Selbe.

mfG, F.Lange

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

Franziska_Hackner — Tue, 03 Jan 2023 13:21:48 GMT

Hallo DATEV-Community,

vielen Dank für die Rückmeldungen zur Umsetzung des Wunsches "Speichern unter". Anhand Ihrer Rückmeldungen haben wir die aktuelle Funktion nochmals geprüft.

Ich möchte detaillierter auf die Punkte eingehen:

Vollständige Ablagemaske bei "Speichern unter..."

Die Umsetzung haben wir aufgrund Ihrer Rückmeldung optimiert und seit der Version 13.2 steht Ihnen beim "Speichern unter..." von Vorgangsmappen der bekannte Ablagedialog zur Verfügung.

Das "Speichern unter..." in der Dokumenstruktur

Bewusst wurde sich nur für das "Speichern unter" in der Vorgangsmappe entschieden. Anders als bei der Dokumentstruktur können dort Vorlagen verwendet werden. Unserer Ansicht nach entstehen Dokumentstrukturen, wenn spezifische Dokumente einem Mandanten zugeschrieben werden, welche nicht für andere Mandanten relevant sind. Denken Sie bei Dokumentstrukturen an spezifische Szenarios nehme ich das gern zur weiteren Prüfung auf.

Viele Grüße

Franziska Hackner

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

marcohüwe — Mon, 30 Jan 2023 07:46:30 GMT

Guten Morgen @Franziska_Hackner,

ist das jetzt wirklich so gewollt, dass ich in der Vorgangsmappe nach dem Klick auf "Speichern unter" weiterhin in der Ursprungsdatei unterwegs bin?

Wir haben in ProCheck auf Vorlagen für Vorgangsmappen verlinkt.

Jetzt passiert es ständig, dass Mitarbeiter versehentlich die Vorlage überschreiben. Weil an dieser einen Stelle das DMS von allen bisher bekannten Abläufen abweicht (innerhalb des DATEV DMS, oder bekannt aus der Office-Welt usw.).

Ist das evtl. eine Einstellungssache?

Unser bisheriger Lösungsansatz sieht jetzt so aus:

Schreibschutz auf die Vorlage im DMS
Notiz in der Vorlage mit Beschreibung der o.g. Funktion und dem Hinweis, die Vorlage dann bitte zu schließen und beim geöffneten Mandanten die Vorgangsmappe nochmal zu öffnen

DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

Nicola_Teich — Mon, 30 Jan 2023 15:35:30 GMT

Hallo @marcohüwe,

ich habe das Thema gerade auf einem Testsystem nachvollzogen und kann Ihre Erfahrung nicht bestätigen. Nach dem "Speichern unter..." stehe ich in der neu gespeicherten Vorgangsmappe und nicht mehr im Muster...

Ich habe es in allen möglichen Konstellationen probiert:

aus einer Dokumentliste
aus dem Prozess
aus der Checkliste

Wenn das Verhalten bei Ihnen reproduzierbar ist, dann wenden Sie sich bitte an den Service.

Beste Grüße - Nicola Teich

PS: der Schreibschutz auf die "Vorlagen" ist auch dann eine gute Idee, wenn die Funktion tut, was sie soll. Sonst könnte per Klick auf den Speichern-Button jederzeit eine versehentliche Änderung passieren.