Idee "DMS und Outlook - Email-Eingang" in Ideen zu DATEV DMS

DMS und Outlook - Email-Eingang

Christoph_Behn — Tue, 08 Sep 2020 17:17:49 GMT

Guten Tag,

es ist ja nunmehr möglich, bei DMS neu die Outlook Integration so einzustellen, dass ausgehende Emails automatisch zu einem Abfrage-Dialog führen, um die Email in DMS abzulegen.

Anregung 1:

Bitte entsprechendes auch für eingehende Emails ermöglichen, sodass diese (ggf. nach dem Lesen) ebenfalls -automatisch- zu einer solchen Abfrage führen.

Ich weiß, man kann auch "einfach" oben in der Leiste unter DMS auf ablegen klicken...aber ich würde hier ebenfalls eine automatisierte Dialog-Abfrage begrüßen.

Ich hoffe, andere teilen diese Einschätzung, danke!

DMS und Outlook - Email-Eingang

s_seibold — Wed, 09 Sep 2020 07:30:25 GMT

Weitere Ideas zur Einrichtung des automatischen Ablage-Dialogs bei eingehenden E-Mails:

1. Im Ablage-Dialog unter Mandant eine Filterauswahl einrichten, so dass nur die Mandantennummern vorgeschlagen werden, bei denen die E-Mail-Adresse in den Mandantenstammdaten hinterlegt ist.

2. In DATEV-DMS abgelegte E-Mails in Outlook in der Betreffzeile mit dem Zusatz [DMS] kennzeichnen (entsprechend [confidential]). So kann eine doppelte Ablage vermieden werden bzw. die Rückmeldung erscheinen, ob eine doppelte Ablage gewünscht ist.

3. Ähnlich ELOoffice könnte zudem eine Option eingerichtet werden, dass die mit [D] gekennzeichneten E-Mails automatisch in Outlook gelöscht werden, z. Bsp. nach 1 Tag, 1 Woche oder 1 Monat.

DMS und Outlook - Email-Eingang

Gelöschter Nutzer — Wed, 09 Sep 2020 07:35:03 GMT

Das Löschen von E-Mails mit Kennzeichen [D] kann man doch auch mit der Regelverwaltung von/in Outlook hinbekommen.

DMS und Outlook - Email-Eingang

s_seibold — Wed, 09 Sep 2020 08:03:55 GMT

@Gelöschter Nutzer

Die Einrichtung einer Outlook-Regelverwaltung könnte zu dem Problem führen, dass eine E-Mail mit [DMS] gelöscht wird, die noch nicht in DMS abgelegt ist. Das kann z. Bsp. auftreten, wenn auf/über eine E-Mail geantwortet/gesendet wird. - Da ELOoffice ein Ablage-System mit Outlook-Löschung ermöglicht, wird auch DATEV diese Möglichkeit schaffen können.

DMS und Outlook - Email-Eingang

Gelöschter Nutzer — Wed, 09 Sep 2020 08:59:45 GMT

Man könnte

a) eine VBA-Anweisung beim Programmstart ausführen, der alle EMails mit Prefix [DMS] nach X-Tagen löscht/verschiebt oder

b) man nutzt die Regelverwaltung für die Autoachrchivierung unter

Datei -> Option -> Erweitert -> Einstellung für AutoArchivierung

a) hat den Vorteil individuell zu agieren (Read/Unread, Prefix etc.)

b) man muss sich um nichts kümmern. Einstellungen für Ausschlüsse sind da leider nicht möglich.

Gruß Achilleus

DMS und Outlook - Email-Eingang

Gelöschter Nutzer — Thu, 10 Sep 2020 10:31:15 GMT

Hallo Leute,

ich bin gerade über folgenden Artikel gestolpert, wo beschrieben wird, wie man in Outlook per VBA ein Ablaufdatum zu einer Mail bzw. mehreren Mails hinterlegen kann, damit diese automatisch gelöscht werden können.

Ich möchte es euch nicht vorenthalten:

http://www.vboffice.net/de/developers/ablaufdatum-fuer-email-festlegen

Gruß Achilleus

DMS und Outlook - Email-Eingang - Status geändert in: Umgesetzt

Helmut_Lerm — Fri, 30 Oct 2020 06:59:09 GMT

Hallo zusammen,

wie von Frau Teich bereits angekündigt, gibt es ab dem Service-Release DATEV DMS 11.2 (geplant November) die Möglichkeit E-Mail-Adressen oder auch ganze Domains (z.B. @meine-Kanzlei.de) aus dem automatischen Ablagedialog auszuschließen.

Der Einstellungsdialog wird in DATEV DMS unter Extras | Einstellungen | Outlook Integration zu finden sein.

Viele Grüße
Helmut Lerm