Idee "DMS neu: Leseliste" in Ideen zu DATEV DMS

DMS neu: Leseliste

blum — Sat, 08 Feb 2020 07:40:24 GMT

Als Steuerberater hätte ich gerne neben den Auswahlfeldern Erlediger und Kenntnisnehmer in der Ablagemaske/Eigenschaften die dann zu einem Arbeitsblatt im Arbeitsplatz führen (Filter), die Möglichkeit an einem Dokument (Information) in der Ablagemaste/Eigenschaften einen Button "In meine Leseliste aufnehmen", ähnlich wie bei den Browsern.

Hier kann man sich dann Dokumente (Informationen) "abspeichern" (verknüpfen), die von der Definition schon erledigt sind und die ich auch schon zur Kenntnis genommen habe ich aber immer wieder benötige und fast täglich in der DMS suche wie z. B. Link (Verknüpfung):

zum Kontenrahmen
kanzleiweite Aktenvermerke
Permanent zu ergänzende Excel-Tabelle zur Kanzleisteuerung
Mandanten-Gruppen übergreifende Aktenvermerke
Wichtige in der DMS gespeicherte Literaturhinweise
usw.

Für diese Leseliste müsste es ein zusätzliches Arbeitsblatt (Filter) geben.

Siehe auch: Leseliste in der DMS mit einer Vorgangsmappe

DATEV Ideas Verbesserungsvorschlag - ist eine kleine Weiterentwicklung und Funktionserweiterung - Entwicklungshorizont: ein Quartal - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Gruß

Ralf Blum

DMS neu: Leseliste

freiburgersteuermann — Sun, 15 Mar 2020 12:49:22 GMT

Hallo Herr @blum ,

derzeit ist das neue DATEV DMS meines Erachtens nicht der richtige Ort , um gemeinsam genutzte Dokumente ohne Mandantenbezug sinnvoll abzulegen. Dazu müssen die Programme DMS, Auftragsverwaltung, ProCheck, Lexinform und Informationsdatenbank erst zusammenfinden.

Wir spielen mit dem Gedanken, eine Kanzlei-Wiki über Wordpress im Intranet aufzubauen, die gegebenenfalls auch für Mandanten zugänglich werden soll. Dort sollen Anleitungen zu allem möglichen abgelegt und schnell gefunden werden. Auch sollen die Anwender die Möglichkeit bekommen, Änderungen an den Texten vorzunehmen, die dann nach Genehmigung veröffentlicht und allen betroffenen Anwendern mitgeteilt werden.

All dies tun wir nur aus der Not heraus, weil DATEV keine einfach zu lesende Hilfe bietet. Mein Vorschlag, das Hilfesystem Lexinform und Informationsdatenbank ähnlich dem Kontenrahmen S/K/I aufzubauen, ist zwar aufgegriffen, aber "ein Termin für die Umsetzung...".

Der Filter "Kanzlei" sollte nur die Hilfen anbieten, die mit den von der Kanzlei genutzten Programmen benötigt werden.

Zum einen programmbedingte Einschränkungen:

- wenn LODAS genutzt wird, dann kommen keine Hilfetexte zu Lohn und Gehalt.

Zum anderen praktische Aspekte, über die auch in der Community abgestimmt werden könnte:

- wenn wir meinen, Zahlungsverkehr sollte alle Bankumsätze abrufen, dann kommen keine Hilfetexte, wie man dies auch mit Rechnungswesen könnte

Ziel soll sein, dass nicht jeder Mitarbeiter sein eigenes Süppchen kocht, sonder dass auch bei Krankheitsvertretung gleich klar ist, wo was steht und wie was geht.

Der Filter "Mandant" sollte nur die Hilfen anbieten, die mit den Einstellungen des Mandanten in den Stammdaten benötigt werden - wenn Überschussrechner, dann kommen keine Hilfetexte zu Jahresabschluss.

Die Leselisten sollten über die Benutzerverwaltung gesteuert werden. Abschlussbearbeiter sollten andere Listen erhalten als Lohnsachbearbeiter, Auszubildende oder gar Mandanten.

Es sollte auch die Möglichkeit geben, ein Lesen zu erzwingen und den Wissenstand abzufragen. So wäre sichergestellt, dass nicht mit altem Wissen falsch weitergearbeitet wird.

DMS neu: Leseliste

blum — Sun, 15 Mar 2020 18:15:11 GMT

Hallo @freiburgersteuermann ,

Sie schreiben:

"derzeit ist das neue DATEV DMS meines Erachtens nicht der richtige Ort , um gemeinsam genutzte Dokumente ohne Mandantenbezug sinnvoll abzulegen. Dazu müssen die Programme DMS, Auftragsverwaltung, ProCheck, Lexinform und Informationsdatenbank erst zusammenfinden."

Ja das mit dem "zusammenfinden" fällt der DATEV sehr schwer. Die meisten Mitarbeiter der DATEV kennen nur einen kleinen Ausschnitt aller DATEV Programme und haben selbst in der Regel noch nie mit den DATEV Programmen gearbeitet und haben auch keine Vorstellung wie eine Kanzlei organisiert ist. Daher schreibe ich bei solchen Themen immer wieder:

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Aber leider nimmt das bei der DATEV niemand ernst. Andererseits gibt es nach meiner persönlichen Meinung gute Ansätze wie z. B. Ideas. Aber Ideas hat bisher weder bei der DATEV noch bei uns Anwendern den richtigen Stellenwert. Wir (leider die wenigen die sich dort einbringen) wurden auch von anderen Kollegen schon als "Nasen" bezeichnet (Ideas Kollegen = Nasen). Auch die mir vorliegenden Äußerungen der DATEV zu Ideas machen mich leider eher traurig (politisch nichtssagende viele Worte). Auch kann ich dort nur wenige VR-Mitglieder erkennen.

Auch kann ich die Bemühungen der DATEV einen "Quantensprung" (sofort alles in die Cloud und das auch noch mit KI) zu programmieren nicht verstehen. Dabei ist mir das Ziel verständlich, Ich würde lieber in vielen kleinen Schritten versuchen die vorhandenen Programme an den Stellen zu verbessern die bei uns Anwendern durch unnötige Klicks bzw. mangelnde Zusammenarbeit der DATEV Programme jeden Tag nerven und zur Weißglut bringen. Wie bekannt nenne ich das immer:

Ein DATEV Ideas Unmöglichkeit - ist weniger als ein Fehler; nervt aber ungemein; bisheriges "Brachland" bzw. gefühlte völlige Untätigkeit bei der DATEV - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Der Quantensprung wird wegen obigen fehlenden Prozess- und übergreifenden Programmkenntnissen sowie Kanzleikenntnissen (Skalierbarkeit) wahrscheinlich noch öfters scheitern wie z. B. hier: FB: Weg zur Fibu Automation gescheitert. Dabei gibt es bei U-Online viele viele Ideen in Ideas die nicht umgesetzt werden. Hier könnte durch eine Evolution anstatt eines Quantensprunges viel für uns und unsere Mandanten getan werden.

Aber wie wir alle wissen, möchte die DATEV lieber die Quantensprünge wie im Bereich EO (zukünftig Kanzleimanagement - KM genannt). Und auch hier ist "Management" vom Begriff wieder deutlich mehr als "Organisation" (bisher Eigenorganisation). Und uns etwas größere Kanzleien lässt man hier lieber die nächsten Jahrzehnte alleine und verschwendet viel Zeit in einen Quantensprung und neue Begrifflichkeiten, die am Kernproblem wahrscheinlich leider nichts ändern werden und noch lange auf sich warten lassen.

Bitte nicht falsch verstehen, ich würde mir auch wünschen, dass ich in unserer Kanzlei mich nicht mehr um die EDV kümmern müsste, alles ist in der Cloud (keine Hardware mehr im Büro; arbeiten von Überall) und alles läuft vollautomatisch und die Rechnungen werden von alleine von der KI erstellt und beim Mandanten automatisch eingebucht und bezahlt. So dass ich mich nur noch um meine Kernkompetenz kümmern könnte (Steuerberatung / Wirtschaftsprüfung).

Aber die vielen kleinen (notwendigen) Schritte um z. B. die beiden DATEV Programme DMS classic und DMS neu zusammenzuführen haben schon rd. 5 - 6 Jahre gedauert. Wie lange hat der jetzige Stammdatenabgleich der DATEV Anwendungen gebraucht? Auch bei meine Steuern sieht man, dass eine übergreifende Entwicklung mit Schnittstellen zu mehreren DATEV Programmen schwierig und zeitaufwendig ist und viele kleine Schritte bedarf. Auch arbeitet man hier leider nicht mehr agil Ideas ab, sondern prüft hier zukünftig nur noch alle 1/4-jährig, wie und wann was umgesetzt wird (auch Programmfehler werden ignoriert und kleine Weiterentwicklungen dauern leider viel zu lange).

Nun wieder zur Ausgangsfrage:

In meiner ganz persönlichen Vision der EO (KM wäre übertrieben): Eine DATEV Ideas Vision - ist ein Vorschlag für DATEV 2025 (wohl eher 2030) - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg). Sieht das wie folgt aus:

Und dort ist das IMS (Weiterentwicklung [Evolution kein Quantensprung] der jetzigen DAS = Dokumentenablagesystem welches sich schon DMS = Dokumentenmanagementsystem nennt hin zum IMS = Informationsmanagementsystem) das zentrale Element/Programm (lässt sich natürlich leicht alles so "malen" - ich muss es ja nicht umsetzen). Eine Verschmelzung der DMS, Dokumentenkorb, Vorlagenverwaltung und PFB.

Warum bin ich nun der Meinung, dass ALLES in das IMS sollte?

Das Atomisieren der Ablageorte von Informationen an verschiedenen Stellen wie z. B.:

DMS
U-Online
Meine Steuern
Servicekontakt
Akten in Abschlussprüfung
etc.

ist aus meiner Sicht ein DATEV Holzweg/Sackgasse/Irrweg (der Ablage Ort - onpremise oder cloud oder wo auch immer - ist mir egal). ICH würde gerne alle Informationen an einer zentralen Stelle SEHEN und auch durchsuchbar machen (oben im linken Bereich genannt "Wissensmanagement alles durchsuchbar). Und mit durchsuchbar in obigen Bild meine ich nicht nur das IMS, sondern alle Informationen in aller DATEV Programmen wie z. B. das Textfeld in Rewe bis zur Lohnart in LuG bzw. Textpassagen im Bilanzbericht. Dafür müssten die Programme in Zukunft aber sinnvoll zusammenarbeiten.

Vorteile des DMS bzw. (Dokumente/Informationen an einer zentralen Stelle) sind die Kernfunktionen der DMS, die natürlich noch ausgebaut werden müssen:

Revisionssicherheit
Öffnen zum Bearbeiten
OCR Texterkennung
mini-work-flow (Erlediger / Kenntnisnehmer)
Verschlagwortung (Knigge)
1:1 Verbindung zu einem Auftrag (1:n-Verbindung wäre wünschenswert)
Dokumente an einem Platz im Arbeitsplatz
Schnellinfos
Schnittstelle zu PFB
Schnittstelle zur Vorlagenverwaltung
Schnittstelle zur Outlook
Posteingangsassistent
1:n Verknüpfungen zu anderen Aufträgen
1:n Verknüpfungen in Vorgangsmappen
etc.

Wir haben zur Zeit (noch DMS classic) einen zentralen Mandanten bei uns (14415 = MSP Intern) in dem wir alle möglichen allgemeine Informationen (z. B. Urteile, Seminare, Broschüren, Info-Dokumente, Aktenvermerke) speichern, die wir dann mit den Kernfunktionen der DMS einerseits durchsuchen aber auch z. B. zu ProCheck oder auch zu einer Mandantennummer verknüpfen oder mit den Arbeitspapieren verknüpfen kann.

Aber bei der DATEV interessiert das leider nur wenige Menschen. So arbeiten leider die DATEV indische Kasten (Silos) jeweils alleine weiter vor sich hin und erstellen tolle Inselprogramme (warum sind die Dokumente von Meine Steuern nicht auch in der lokalen DMS zu sehen?). Es fehlt der rote Faden bzw. die verbindenden Elemente. Der Stellenwert der DMS innerhalb der DATEV ist gefühlt leider gering und ich kenne niemand bei der DATEV die sich für diese verbindenden Elemente richtig einsetzt.

Liebe DATEV Mitarbeiter: Bitte nicht falsch verstehen. Auch hier wiederhole ich mich. Die einzelnen DATEV Programme sind gut arbeiten aber leider nicht gut zusammen. Auch die DATEV Mitarbeiter die ich in den letzten Jahren bei vielen Kundeneinbezugsmaßnahmen kennen gelernt habe sind motiviert und machen einen guten Job. Aber leider konnte ich bei deren Vorgesetzten zusammenführende Elemente oder einen roten Faden nicht erkennen (Herr Blum, da sind Sie der einzige der so etwas wünscht: Verbesserung PDF Integration in allen DATEV-Programmen?)

@freiburgersteuermann: Leider müssen wir hier auf deutliche Funktionserweiterungen der DMS neu noch warten. Die DMS Umstellung hat noch Priorität. Aber danach will ja die DATEV mit DMS Online den Quantensprung bis 2025 vollziehen. Mir fehlt aber der Glaube, dass DATEV Quantensprünge kann und das auch noch bis 2025. Mir persönlich wären viele kleine zeitnahe Schritte (Evolution) lieber (das Ziel ist das gleiche; nur der Weg ist anders).

Gruß Ralf Blum (Der Nörgler bzw. ein gefrusteter DATEV Genosse mit einem Spleen zur EO - wird leider nicht mehr weiterentwickelt - bzw. zur DMS der sich bald in den "Untergrund" zurückzieht)

DMS neu: Leseliste - Status geändert in: Idee aufgenommen

Helmut_Lerm — Fri, 17 Apr 2020 06:16:50 GMT

Hallo Community,

vielen Dank für diese Idee.

Für die nächste Version steht erstmal die Kennzeichnung und anschließende Sortierung nach "wichtigen/eiligen" Dokumenten im Fokus: https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/216.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße

Helmut Lerm

DMS neu: Leseliste

sauset — Wed, 27 May 2020 13:29:54 GMT

Auf der Suche nach einer "Favoritenfunktion für DMS Dokumente" über diese Idee gestolpert.

Wie das Ganze gelöst werden kann weiß ich nicht. Aber wenn ich sehe wie die Liste "Zur Kenntnis" mit Kanzlei-Checklisten oder Arbeitsanleitungen die oft benötigt werden bei uns überläuft, dann erscheint es mir sehr dringlich etwas zu unternehmen.

DMS neu: Leseliste

freiburgersteuermann — Sat, 30 May 2020 08:31:30 GMT

Um die Fälligkeiten und Prioritäten im Blick zu behalten, nutzen wir jetzt wieder die Aufgaben, die wir schon mit der Dokumentenablage genutzt haben. Über die Einstellungen im DATEV Arbeitsplatz lassen sich die Aufgaben auch mit anderen teilen, so dass diese kanzleiweit überwacht werden können. Wenn allerdings die Aufgabe erledigt wird, muss zusätzlich noch das Dokument auf erledigt gesetzt werden.

Leider wird DMS mehr und mehr überflüssig.

DMS neu: Leseliste

blum — Mon, 29 Nov 2021 11:18:57 GMT

Hallo Herr Lerm,

Sie können den Status ändern auf umgesetzt. Mit dem SR 12.2 vom Freitag wurde die Möglichkeit geschaffen individuelle Felder zu erstellen.

Wir haben unsere Leseliste in der Pilotphase damit erstellt und getestet und für gut befunden. Hier für die Kollegen die Anleitung aus unserem Teams-Kanal:

[04.11 20:43] Blum Ralf:

Leseliste in der DMS / Neue Funktion individuelle Felder

Bisher hatten wir (einige von Euch) die Leseliste für z. B.:

zum Kontenrahmen
kanzleiweite Aktenvermerke
Permanent zu ergänzende Excel-Tabelle zur Kanzleisteuerung
Mandanten-Gruppen übergreifende Aktenvermerke
Wichtige in der DMS gespeicherte Literaturhinweise
usw.

über eine Vorgangsmappe erstellt und diese im Arbeitsplatz unter "Programm öffnen" verknüpft.

Nun haben wir eine neue Möglichkeit, die Leseliste als Filter für Dokumente der DMS als neues Arbeitsplatz im Arbeitsplatz zu erstellen. Bei mir sieht dass dann wie folgt aus:

Vorteil:

Leseliste kann einfach erstellt werden
Leseliste ist immer offen und zeigt immer alle Dokumente Eurer Leseliste

Nachteil:

In einer Vorgangsmappe kann man über neue "Ordner" eine gewisse Struktur einarbeiten. Dies geht mit dieser Leseliste nicht

Vorarbeiten für den Admin:

DMS Hauptanwendung öffnen
Extras / Einstellungen / Kanzleieinstellungen eines der Textfelder in "Leseliste" umbenennen und den Haken "Sichtbar" setzen:

Vorgehen der Mitarbeiter:

Arbeitsplatz über "Übersicht" bitte Dokumente (unten) anklicken
oben dann irgend einen Filter anklicken (einmal)
dann rechte Maustaste und auf "Neuen Filter anlegen klicken":
Dort dann folgendes eintragen (rote Felder bitte Eure Personalnummer)
Danach müsste in den Filtern bei den Dokumenten Eure Leseliste zu erkennen sein
bitte darauf mit einem Doppelklick klicken
Das neue Arbeitsblatt an Eure gewünschte Stelle verschieben (bei mir nach den Dokumenten zur Kenntnis)
Dann dort mit der rechten Maustaste klicken und "Dieses Arbeitsblatt bei Start öffnen"
Bitte dann den Arbeitsplatz schließen und neu starten
Es kann sein, dass Ihr den Haken "Dieses Arbeitsblatt bei Start öffnen" öfters setzen müsst, bis der Arbeitsplatz sich das merkt (DMS und Arbeitsplatz arbeiten nicht so gut zusammen)
Wie kommen nun die Dokumente in Eure Leseliste? Bitte auf dem gewünschten Dokument die Eigenschaften (Ablagemaske) aufrufen und dort im Bereich "Individuelle Felder" in das Feld "Leseliste" Eure Personalnummer eintragen (bitte keine andere löschen oder überschreiben; weiter bitte durch ";" ohne Leerzeichen trennen.

DMS neu: Leseliste

marcohüwe — Mon, 29 Nov 2021 11:31:45 GMT

@blum : Danke für die Erläuterungen inkl. Hinweis. 👍

DMS neu: Leseliste

Helmut_Lerm — Wed, 01 Dec 2021 13:05:23 GMT

Hallo DATEV Ideas,

hallo @blum,

vielen Dank für diese Umsetzungsmöglichkeit für die Leseliste.

Bevor ich die Idee auf "Umgesetzt" stelle, die Frage in die Runde, ob alle "Voter" mit diesem Weg leben können?

Sollte ich bis zum 10.12. nichts Gegenteiliges hören, passe ich den Status entsprechend an.

Vielen Dank für Ihr Feedback.

Viele Grüße

Helmut Lerm

DMS neu: Leseliste

metalposaunist — Wed, 01 Dec 2021 23:45:07 GMT

Da ich jetzt auch intensiver mit DMS arbeite, habe ich intuitiv nach einer Möglichkeit gesucht, mir bestimmte Dokumente als Favorit zu markieren, damit ich diese wieder finde und nicht erst immer mühselig suchen muss. Einfach eine Favoritenverwaltung wie aus den Browsern bekannt. Dann liege ich ja richtig, dass es das nicht gibt und es nicht einfach einen Button oder Rechtsklick gibt, wo ich dem Dokument einen ⭐ verpassen kann, und ich am Ende eine ⭐ Liste hätte?

Vielleicht brauche ich weniger Funktion als @blum aber wenn ich mir das erst alles durchlesen muss, wo ich mir einen einfachen ⭐ gewünscht hätte, hm.

DMS neu: Leseliste

blum — Thu, 02 Dec 2021 07:23:30 GMT

Hallo @metalposaunist ,

Hallo Herr @Helmut_Lerm ,

Asche über mein Haupt.

Ich hatte mich wie "Bolle" gefreut:

Ausgangssituation: DATEV Leseliste Sackgasse (geht nicht = 0% = Nichts) über
DATEV Leseliste über unseren Holzweg über die: Leseliste in der DMS mit einer Vorgangsmappe (20 % Erfüllungsgrad)
nun die DATEV Leseliste über einen "kleinen" Umweg: Leseliste mit individuellen Felder (80 % Erfüllungsrad)

gefunden hatte, der auch funktioniert und nur eine kleine Anleitung an unsere Mitarbeiter bedarf, das ich den einfachen einzig wahren direkten Weg (intuitiv verständlich) so wie er von @metalposaunist geschildet wird, aus dem Auge verloren hatte.

Danke: @metalposaunist

@Helmut_Lerm : Bitte mein "Geschwätz":

Sie können den Status ändern auf umgesetzt. Mit dem SR 12.2 vom Freitag wurde die Möglichkeit geschaffen individuelle Felder zu erstellen.

ignorieren. Danke für die "augenöffnende" Nachfrage.

Gruß

Ralf Blum

DMS neu: Leseliste - Status geändert in: Umsetzung geplant

Franziska_Hackner — Thu, 11 Aug 2022 14:00:35 GMT

Hallo DATEV Community,

eine Leseliste ist für eine der kommenden Versionen geplant, daher möchte ich den Status ändern. Sobald weitere Details zur Umsetzung feststehen, teile ich diese gern und freue mich über Rückmeldungen.

Viele Grüße

Franziska Hackner

DMS neu: Leseliste

blum — Thu, 11 Aug 2022 14:52:32 GMT

.... ein weiterer Traum geht in Erfüllung ...

Danke.

DMS neu: Leseliste

annapetereit — Tue, 07 Mar 2023 13:49:53 GMT

Hallo an Alle,

ich hab nicht alle Beiträge gelesen, also falls der Vorschlag schon kam, ignorieren Sie es...

Bei uns hat jeder Mitarbeiter eine eigene Vorgangsmappe die seinen Namen trägt und unter unserer eigenen Mandantennummer gespeichert ist. Dort sammelt jeder Mitarbeiter genau die Dinge, die für ihn wichtig sind und auf die er permanent Zugriff haben will. So kann sich das jeder so strukturieren und füllen, wie es für ihn passt. Für neue Mitarbeiter haben wir das als Teil des Onboarding-Prozesses implementiert und dort sind bereits ein paar Dokumente verlinkt, die wir für wichtig Erachten drin. Das funktioniert für alle super.

Beste Grüße

Annika Petereit

DMS neu: Leseliste - Status geändert in: Umgesetzt

Franziska_Hackner — Mon, 14 Aug 2023 15:02:13 GMT

Hallo DATEV Ideas,

mit der Programm Version 17.0 (ausgeliefert am 10.08.) konnten wir die Funktion der Leseliste freigeben.

Nach der hier gemachten Umfrage gibt es keine Beschränkungen in der Anzahl der pinnbaren Dokumente. So können kanzleiweit Dokumente angepinnt werden. Pro Ordnungsbegriff werden die angepinnten Dokumente unabhängig von Sucheinschränkungen in der Dokumentenliste, z. B. der Schnellinfo Dokumente, angezeigt.

Und wie es geht, haben wir hier festgehalten: DATEV DMS: Dokumente anpinnen - DATEV Hilfe-Center

Viele Grüße

Franziska Hackner