Idee "passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren" in Ideen zu DATEV DMS

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

freiburgersteuermann — Sat, 18 Apr 2020 23:55:57 GMT

Ich wünsche mir eine einfach zu lesende Hilfe. Das Hilfesystem Lexinform und Informationsdatenbank sollten ähnlich dem Kontenrahmen S/K/I aufgebaut werden.

Der Filter "Kanzlei" sollte nur die Hilfen anbieten, die mit den von der Kanzlei genutzten Programmen benötigt werden.

Zum einen programmbedingte Einschränkungen:

- wenn LODAS genutzt wird, dann kommen keine Hilfetexte zu Lohn und Gehalt.

Zum anderen praktische Aspekte, über die auch in der Community abgestimmt werden könnte:

- wenn wir meinen, Zahlungsverkehr sollte alle Bankumsätze abrufen, dann kommen keine Hilfetexte, wie man dies auch mit Rechnungswesen könnte

Ziel soll sein, dass nicht jeder Mitarbeiter sein eigenes Süppchen kocht, sondern dass auch bei Krankheitsvertretung gleich klar ist, wo was steht und wie was geht.

Der Filter "Mandant" sollte nur die Hilfen anbieten, die mit den Einstellungen des Mandanten in den Stammdaten benötigt werden - wenn Überschussrechner, dann kommen keine Hilfetexte zu Jahresabschluss.

Die Leselisten sollten über die Benutzerverwaltung gesteuert werden. Abschlussbearbeiter sollten andere Listen erhalten als Lohnsachbearbeiter, Auszubildende oder gar Mandanten.

Es sollte auch die Möglichkeit geben, ein Lesen zu erzwingen und den Wissenstand abzufragen. So wäre sichergestellt, dass nicht mit altem Wissen falsch weitergearbeitet wird.

Sinnvollerweise laufen die Hilfen ständig im ProCheck-Fenster mit und passen sich dem Benutzer und der aktuellen Tätigkeit an.

"Was ist neu in dieser Programmversion" und "Möchten Sie die Neuerungen beim nächsten Programstart erneut anzeigen" wären hinfällig.

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

bernd_wettstein — Mon, 20 Apr 2020 10:17:42 GMT

Übertragen aus dem Ursprungsthread hier in der DATEV Community: (https://t1p.de/3jxi ).

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Hallo zusammen,

ich hoffe sehr, dass die eigentliche Thematik - nämlich die veralteten Teilsysteme bei den Offlinehilfen, veränderte Auswirkung veralteter Info-Dokumente wenn man nur noch darauf setzt, uneinheitliche Strukturen zwischen den Info-Dokumenten, teils unbedienbar gewordene Kontexthilfen etc. im Vordergrund stehen.

Ob die eierlegende Wollmilchsau inkl. Kanzleiintranet dabei hilfreich ist, weiß ich dabei zugegeben nicht so recht.

Wir verwenden als kanzleiinternes Intranet Topdesk und können selbst geschrieben Infodokumente durchaus mit einem URL-Link auch mit ProCheck verknüpfen. Aber das hat natürlich nicht jeder, deshalb verstehe ich die Idee des S/K/I-Modells durchaus. M.E. bringt das nachhaltig aber nur etwas, wenn der Kontextzugriff gut funktioniert und dann auch eine semantische Begriffeerkennung (die im Gegensatz zu Infodok.Anzeige beim Servicekontakt dann hoffentlich funktioniert) mit internen und externen Begriffen arbeitet. Die klassische Semantische Suche hat übrigens weniger etwas mit "künstlicher Intelligenz" im Sinne von "neuronalem Netz" oder "Machine Learning" zu tun. Man kann soetwas aber einbauen, wenn der geneigte Nutzer die gefundenen Treffer anhand der Nützlichkeit und zutreffendem Kontext bewertet und die "Hilfemaschine" dann daraus lernt... 😉 TopDesk arbeitet bei uns bei Kanzlei-internen-Dokumenten übrigens genau so und das obwohl es selbst als Lösung weniger eine Wissensdatenbank als ursprünglich eher ein Ticketsystem ist. 😉

Die Haufe Suite hatte auch mal soetwas ähnliches vor, war sich dann aber (natürlich? scheinbar?) gegenseitig „spinnefeind“ was eine Kooperation mit DATEV Lexinform angeht.

von daher: wenn die Ideas an dem Wunsch der internen Informationen und der Verknüpfung scheitert, sollte sie die Konsistenzherstellung wenigstens innerhalb der Datev schaffen und im Zweifel wenigstens dass noch als Idea umsetzen.

Also kurzum:

Falls wir merken, dass Ideen wie Verschmelzen mit interner WissensDB, Topdesk, Sharepoint u.ä. die Vorschläge zum Hilfesystem innerhalb Datev eher behindert als voranbringt, sollten wir ggfs. überlegen, ob wir die Idea „aufteilen“.

Was meint das Publikum dazu?

In jedem Fall dürfte es im Übrigen nicht schaden, für diese Idea hier mit abzustimmen. 😉

Grüße, Bernd Wettstein.

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andreashofmeister — Mon, 20 Apr 2020 10:08:18 GMT

Bin gespannt, wie DATEV diese IDEA strategisch bewertet. Diese IDEA gibt es ja in diversen Ansätzen und Forderungen schon seit längeren in diversen Ausprägungen.

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

bernd_wettstein — Mon, 20 Apr 2020 10:12:24 GMT

@andreashofmeister so sieht es aus. Manchmal muss man sie nur mehrfach und jeweils anders formulieren, bis die Flaschenpost korrekt ankommt. 😉

Viele Grüße, Bernd Wettstein.

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

vogtsburger — Mon, 20 Apr 2020 10:50:35 GMT

Ich bin der Meinung, dass man nicht versuchen sollte, eine Struktur im Chaos der heterogenen Datev-Software zu finden, um dem Ganzen eine neue GUI oder ein universelles Hilfesystem überzustülpen.

Das wäre eine nie enden wollende Sisyphos-Arbeit.

Man sollte viel mehr in bessere und komplexere Suchalgorithmen investieren, in eine intelligente 'Datev-Suchmaschine' z.B. (wie von @bernd_wettstein erwähnt) in die semantische Suche, in umgangssprachliche Formulierungen der Suchanfragen, in unscharfe Suche (Fuzzy-Logic) usw.

Bei der jetzigen Suche liegt man sehr oft 'daneben', wenn man die Suchbegriffe nicht exakt so formuliert (und buchstabiert) wie sie im Hilfe-System erfasst sind.

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

einmalnoch — Mon, 20 Apr 2020 15:28:11 GMT

Das DMS zu einer "eierlegenden Wollmilchsau" zu machen wird nicht funktionieren, wohl aber die Integration von bestimmten Systemen mittels Schnittstellen. Wir kommen nicht umhin uns Gedanken über eine Struktur der Eigenorganisation zu machen in deren Zentrum die Mandantenstammdaten sind. Was ist notwendig und was nicht, die derzeitige Überfrachtung des Arbeitsplatzes ist eher nicht hilfreich, aber das ist Zukunftsmusik, muss aber mit bedacht werden.

Das DMS kann und muss ein wesentlicher Bestandteil der Eigenorganisation sein, hier laufen sämtliche Informationen zusammen vom Beleg bis zum Bescheid, Auf dem Weg liegen viele Informationsschnipsel die für einen Mandanten, eine Gruppe von Mandanten (persönlich, fachlich, sachlich), oder die Kanzlei Bedeutung haben. Der Informationsgehalt kann dauerhaft oder zeitlich begrenzt seit, mit der Information muss gearbeitet werden oder sie wird einfach nur aufbewahrt. Mit fallen noch viele weitere Eigenschaften ein, also bleibt an dieser Stelle ein etc.

Was m. E. nicht in das DMS gehört ist die DATEV Hilfe, das DMS wäre schon mit der Verlinkung überfordert. Dynamischer Bestandteil könnte durchaus eine Art von ProCheck sein in dem auch fachliche Hilfen verwaltet werden.

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

freiburgersteuermann — Thu, 23 Apr 2020 11:45:14 GMT

das Ping-Pong-Spiel in Nürnberg läuft... die Anfrage wurde zuerst von DMS zu PFB weitergegeben, da Postausgang eine Fristsache sei...

Es gibt eine Liste in ProCheck, die erläutert, wie ein Postausgang zu organisieren sei, auch für E-Mail. Ich möchte wissen, wie das mit DMS und Outlook funktioniert.

-----Ursprüngliche Nachricht-----
Von: DATEV Basis - DATEV eG <service@datev.de>
Gesendet: Dienstag, 21. April 2020 16:33
An: Boris Lemler <boris@lemler.net>
Betreff: DMS E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

DMS E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

Sehr geehrter Herr Lemler,

Ihre Anfrage in der Community, die Meldungen aus DMS und die Anfrage wegen Anleitungen werden Ihnen die Kollegen von DMS beantworten. Ich bin hier der falsche Ansprechpartner, sorry.

Zu Ihrer Frage der Bescheidprüfung folgendes:

1.Bescheid in Post, Fristen und Bescheide prüfen
2.Anschreiben an den Mandanten erstellen - über Dokument/E-Mail erstellen
3.Gegenstandswerte übergeben aus der Bescheidprüfung heraus
4.Anschreiben mit Papierbescheid an den Mandanten versenden
5.Postausgang erstellen und diesen festschreiben wenn Brief die Kanzlei verlässt
6.Frist erledigen
7.Rechnung schreiben
8.Punkt 2, 4 und 5 für Bank oder Krankenkasse wiederholen

Zu dem Punkt Überwachung Einsprüche:

Legen Sie sich am besten einen individuellen Filter an mit Kriterium Fristende z.B. letztes Quartal und Bearbeitungsstand gleich Einspruch, es werden alle Fristen die mit dem Bearbeitungsstand Einspruch eingetragen sind angezeigt

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren

Melanie_Koller — Thu, 03 Sep 2020 14:51:01 GMT

Hallo zusammen,

ab sofort steht ein neues Serviceangebot zur Verfügung: das DATEV Hilfe-Center.

Erste Kommunikationsmaßnahmen finden Sie hier: DATEV magazin

Wir werden das Portal weiter ausbauen und im September 2021 die Info-Datenbank ablösen. Zu diesem Zeitpunkt werden unsere Anwendungen so überarbeitet, dass sämtliche Hilfe-Aufrufe in das DATEV Hilfe-Center führen. Uns ist vollkommen klar, dass wir noch nachlegen müssen um Ihre Wünsche zu erfüllen. Einiges wird sich auch gar nicht umsetzen lassen, aber es steht vieles im Backlog und wir freuen uns auf einen regen Austausch.

Im DATEV Hilfe-Center finden Sie die Möglichkeit uns direkt Feedback zu geben. Wir sind schon ganz gespannt auf die Rückmeldungen.

viele grüße

Melanie Koller

passende Hilfen und Hinweise für alle Programme in DMS integrieren - Status geändert in: Abgelehnt

Franziska_Hackner — Wed, 03 Jan 2024 13:02:46 GMT

Hallo DATEV Ideas,

mit Verweis auf den letzten Beitrag zum DATEV Hilfe-Center wird die Idee an dieser Stelle den Status "Abgelehnt" erhalten. Spezifischere Planungen zum Wunsch sind aktuell nicht absehbar.

Viele Grüße

Franziska Hackner