Idee "4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS" in Ideen zu DATEV DMS

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

freiburgersteuermann — Sat, 21 Mar 2020 08:42:37 GMT

Nicht nur auf dem Papier, sondern auch bei elektronischen Nachrichten sollte ein 4-Augen-Prinzip beim Versenden gewährleistet sein.

Derzeit haben wir einen kanzleiweit öffentlichen Ordner "Postausgang Kanzlei Entwürfe", aus dem nur Berufsträger versenden können. Die Mitarbeiter erstellen die Entwürfe und verschieben diese in den Postausgang. Nach dem Absenden geht automatisch der Ablagedialog von DMS auf. Das Ablegen ist dann allerdings recht zeitaufwändig. Die Mitarbeiter selbst können keine Nachrichten nach außen versenden.

Mittlerweile gibt es vom Exchange Server ein Genehmigungsverfahren: Es können die Mails so behandelt werden, dass ein Berufsträger in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommt, über welche dieser den Versand genehmigen oder ablehnen kann.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-app...

Da dies nicht mit einem öffentlichen Ordner funktioniert, muss ein vollständiges Exchange Postfach dafür eingerichtet werden. Dies kommt aber unserem Wunsch nach, dass generell die Absenderadresse von der Kanzlei und nicht eines einzelnen Mitarbeiters erscheint.

Das 4-Augen-Prinzip sollte ins DMS integriert werden:

Nachrichten mit haftungsrechtlich relevantem Inhalt dürfen nur von einem Berufsträger versendet werden, der den Inhalt nicht selbst erstellt oder zur Kontrolle einem anderen Berufsträger oder Mitarbeiter gegeben hat.

Nachrichten, in denen lediglich Belege angefordert oder Auswertungen versendet werden, dürfen nur von einem anderen Mitarbeiter versendet werden, der den Inhalt nicht selbst erstellt oder zur Kontrolle einem anderen Mitarbeiter gegeben hat.

Die Antwort sollte dann automatisch in DMS übernommen und dem zuständigen Sachbearbeiter zur Erledigung zugewiesen werden. Selbstverständlich mit Urlaubs- und Krankheitsvertretung.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

flange — Mon, 30 Mar 2020 21:23:52 GMT

Guten Abend,

ich würde mir ja wünschen, dass es überhaupt möglich wäre einen Mail-Workflow per DMS zu realisieren.

z.B. Folgendermaßen:

1. Mitarbeiter erstellt eine Mail und speichert diesen Entwurf mit Status z.B. „zur Freigabe“ im DMS

2. Chef prüft die Mail bzw. ergänzt und ändert vielleicht den Status oder leitet im DMS weiter.

3. Sekretariat bzw. Mitarbeiter oder der Chef selbst (je nach Kanzlei-Workflow) versendet die Mail.

Wichtig ist natürlich, dass bei jedem Schritt eine Revision der Mail im DMS gespeichert wird - der Entstehungsprozess und der Versandzeitpunkt sollen ja dokumentiert sein. Am Ende muss die fertige versendete Mail gespeichert sein.

Das Problem: die Office-Schnittstelle kann keine Revision einer Mail speichern (auch die frisch programmierte des neuen DMS nicht)

Das müsste DATEV bitte erst mal realisieren! Dann kann man sich bei Bedarf auch einen 4-Augen Prozess überlegen.

mfG, F.Lange

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

agmü — Tue, 31 Mar 2020 06:48:08 GMT

Ich gebe zu bedenken, dass Sie gewährleisten müssen, die Nachricht ggf. in 10 Jahren wieder so darstellen zu können, wie sie heute versendet wurde. Die hier in der Community wiederholt geführte Diskussion um die "Winmail.dat" sehe ich als nur einen der "Fallstricke". Die Wahrscheinlichkeit das Microsoft das E-Mail- Format ändert mag gering sein, sie liegt aber nicht bei null.

Die derzeitige Ablagemöglichkeit mag diesen Umstand übergehen. Wie lange bleibt abzuwarten. Sinnvoller wäre m.E. eine automatische Konvertierung der E-Mail in das pdf-Format. Damit wäre die Reproduzierbarkeit qua Definition gesichert.

Ob vor diesem Hintergrund die Verwendung der E-Mail zur tatsächlichen Übermittlung von inhaltlichen Nachrichten das "richtige" Mittel ist, und diese, jedenfalls im geschäftlichen Bereich nicht besser wie ein "Briefumschlag" nur zum Versand der als pdf-Datei beigefügten Nachricht verwendet wird, sollte vor der Überlegung ob Programmierstunden in eine 4-Augen-Workflow investiert wird, gestellt werden.

Nur meine persönliche, nicht maßgebliche Meinung und Anregung zu Ihrem Wunsch.

mfg

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

flange — Wed, 01 Apr 2020 09:45:18 GMT

Guten Tag,

Eine Ablage der Mail als PDF ist sicher für die spätere Nachvollziehbarkeit des Vorgangs sinnvoll.

Aber nur die Mail im Outlook-Format ist das Original der E-Mail. Die GoDB (Ich weiß, da geht's hier nicht drum.) schließt so ein Umwandeln der Mails im Prinzip sogar aus, wenn die Mail selbst die Nachricht darstellt.

Wenn man natürlich konsequent nur Schreiben im PDF-Format und Anlagen per Mail versendet und keine weiteren Informationen im Mailbody transportiert, kann man die Mail quasi als Briefumschlag betrachten und muss sie nicht speichern. Das scheitert im Kanzleialltag aber vermutlich an der Disziplin aller Beteiligten.

Da bleibt dann nur die Frage der korrekten Dokumentation von Versandzeitpunkt, Absender und Empfänger. Das dokumentiert sich bei der kompletten Mail selbst.

Ich bin mir auch ziemlich sicher, dass man gespeicherte Outlook-Mails im MSG-Format auch in 30 Jahren noch irgendwie öffnen kann. Größere Sorgen sollte man sich da um digitale Signaturen bzw. S/MIME-Verschlüsselte Mails machen.

mfG, F.Lange

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

freiburgersteuermann — Tue, 07 Apr 2020 16:21:43 GMT

Hallo @flange ,

da wir noch ganz neue Anwender von DMS sind, war mir zunächst gar nicht bewusst, dass im DMS eine E-Mail überhaupt nicht von mehreren Mitarbeitern nachvollziehbar erstellt werden kann und dass es dazu noch gar keine sinnvollen Arbeitsabläufe gibt. Das hatte ich mir von DMS erhofft und bin nun wieder mal von DATEV enttäuscht und ratlos.

Seit über zehn Jahren hatten wir eine ganz einfache Handhabung: Nachrichten mit haftungsrechtlichem Inhalt werden in den kanzleiweit öffentlichen Ordner „Postausgang Kanzlei Entwürfe“ gestellt. Die Adresse des Empfängers steht im Feld „An“ und diejenige des verfassenden Mitarbeiters im „Cc“. Sobald ein Berufsträger die Nachricht versendet, legt der Mitarbeiter die Kopie in der Dokumentenablage ab. Falls noch etwas am Text zu ändern war, ging dies problemlos, bevor auf „Senden“ gedrückt wurde.

Nun wollten wir einen Schritt weitergehen und auch den Mitarbeitern gegenseitig ermöglichen, Nachrichten mit weniger haftungsrelevantem Inhalt im vier-Augen-Prinzip zu versenden. Dazu haben wir das Genehmigungsverfahren vom Exchange Server eingerichtet: Es werden die Mails so behandelt, dass alle Berufsträger und qualifizierte Mitarbeiter in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommen, über welche sie den Versand genehmigen oder ablehnen können.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-app...

Es soll damit ein beschleunigter Postausgang erreicht werden, da mehrere Mitarbeiter auf „Genehmigen“ drücken können.

Heute kam es zu folgendem Dialog mit unserem Netzwerkbetreuer:

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Hallo Falko,

immer, wenn ich etwas genehmige, was über die einheitliche Kanzleiadresse rausgeschickt werden soll, kommt sofort nochmal eine Anfrage derselben Angelegenheit zur Genehmigung. Bitte überprüfe das!

Danke, Grüße

Jenny

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Hallo Jenny,

das liegt an der 2-stufigen Genehmigung.

Leider kann das System durch eine einfache Regel nicht unterscheiden wer schon genehmigt hat, und schickt die Nachricht dann in der zweiten Stufe nochmal zu Dir. Dadurch wäre es grundsätzlich leider auch möglich, dass nur eine Person durch zweifache Genehmigung die Mail freigibt.

Exchange sieht zwar grundsätzlich ein zweistufiges Verfahren vor, dabei ist jedoch eine Stufe eine Gruppe von Leuten und die zweite Stufe immer eine vorher definierte Person (z. B. Abteilungsleiter).

Boris fragte auch schon, wie das größere Unternehmen machen. Dort werden Vorgänge aber normalerweise schon vorher durch Workflows und Prozesse in die richtige Richtung gelenkt und freigegeben. Der Bedarf eines noch ausgefeilteren Genehmigungsverfahrens auf der Ebene von E-Mail Kommunikation ist also tatsächlich eher begrenzt.

Einzige Idee um das zu verbessern wäre: solch ein Workflow System zwischen Euren Mail-Server und den Provider zu hängen, damit ausgehende Mails dort durch ein Genehmigungsverfahren und anschließend erst zum Provider weitergeleitet werden.

Gruß, Falko

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Hallo Falko,

deshalb hatte ich Dich gebeten, die Einrichtung des 4-Augen-Prinzips etwas technischer zu beschreiben, damit ich es hier mal weiter diskutieren kann.

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/232#M232

Vielleicht bekommen wir von DATEV oder den Kollegen einen Hinweis, wie es noch besser gelöst werden kann.

So wie es jetzt läuft ist es zu verwirrend und füllt auch ständig die Posteingänge aller Genehmiger. Die Gefahr, dass jemand selbst seine Nachrichten genehmigt, stufe ich als gering ein.

Gruß, Boris

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Hallo Boris,

na ja, technisch ist das ja relativ einfach:

- E-Mail kommt beim Server an (POP3/SMTP/IMAP) und wird in einer Warteschlange geparkt
- wird an eine Gruppe von zur Genehmigung berechtigten Benutzern weitergeleitet
- anschließend durch einen beliebigen dieser Benutzer genehmigt (z. B. durch Antwort auf die Mail mit einem bestimmten Keyword) oder wie bei Exchange durch Anklicken des "Genehmigen" Buttons
- bei nicht erteilter Genehmigung mit Hinweis zurück an den ursprünglichen Absender geschickt und Workflow beendet
- ein weiteres Mal der oben genannten Gruppe von Benutzern vorgelegt, mit Ausnahme des Benutzers, welcher schon in der ersten Stufe genehmigt hat
- anschließend durch einen beliebigen dieser Benutzer genehmigt (z. B. durch Antwort auf die Mail mit einem bestimmten Keyword) oder wie bei Exchange durch Anklicken des "Genehmigen" Buttons
- bei nicht erteilter Genehmigung mit Hinweis zurück an den ursprünglichen Absender geschickt und Workflow beendet
- bei erfolgreicher Genehmigung aus der Warteschlange per SMTP an den nächsten Relay-Server gesendet.

Ich könnte auch Bilder malen, aber hoffentlich ist es auch so verständlich.

Das was Du suchst wirst Du so nicht Out-of-the-Box bekommen. Es gibt verschiedene Software mit welcher sich derartige Workflows umsetzen lassen, und welche sich auch unterschiedlich in das System integriert. Eine naheliegende Möglichkeit in der Microsoft Umgebung wäre z. B. der Sharepoint Server. Den kann man mit Plugins in Outlook integrieren. Es gibt aber auch Produkte anderer Hersteller, welche solche Genehmigungsverfahren umsetzen können. Da stellt sich also eher die Frage welchen Aufwand wir zeitlich und auch finanziell betreiben wollen. Alle flexibel programmierbaren Workflow-Systeme die ich kenne, SharePoint eingeschlossen, kosten eine Menge Geld im Verhältnis zu dem ganz kleinen Funktionsbaustein, welchen Du hier nutzen willst. Das macht in anderen Unternehmen Sinn, in welchen das Produkt dann auch noch für andere Zwecke eingesetzt wird, z. B. für Dokumentenablage, Archivierung oder zur Abwicklung anderer Unternehmensprozesse.

Der Gegenspieler hierzu bei den Steuerberatern ist da aber leider die DATEV mit Ihrer nicht sehr flexiblen und offenen Lösung. Du kennst das ja aus der Vergangenheit: die Integration in die DATEV Umgebung funktioniert meistens nur mit DATEV oder zertifizierten Partner-Produkten.

Fazit: wenn wir das Thema in einer DATEV Umgebung realisieren wollen, dann müsste entweder DATEV einen vernünftigen E-Mail Client inkl. Workflow-Management anstelle des Exchange-Servers anbieten (halte ich für äusserst unrealistisch), oder wir setzen an einer technischen Schnittstelle wie z. B. dem SMTP Protokoll beim Versand ausgehender Nachrichten an und programmieren dort mit Hilfe irgendeiner bezahlbaren Plattform eine individuelle Lösung.

Und nur um die Individualität Deiner Anfrage etwas zu verdeutlichen (nicht falsch verstehen: ich verstehe den Sinn dieser Genehmigungen und würde sie selbst an Deiner Stelle auch einsetzen wollen) stelle ich die Frage mal aus Sicht eines größeren Unternehmens in einer zugegeben ketzerischer Form: warum beschäftigst Du Mitarbeiter, welche die Berechtigung, aber nicht die Qualifikation haben, Nachrichten mit rechtlich relevanten Inhalten zu versenden? Du kannst hier ja sowieso nur einen Kommunikationskanal überwachen, nämlich die E-Mails Nachrichten. Oder wie willst Du verhindern, dass ein Mitarbeiter Auskünfte per Telefon oder mit anderen Medien erteilt?

Aus der Erfahrung heraus wäre es für mich eigentlich sinnvoller den Prozess so umzubauen, dass die Prüfung der zu übermittelnden Informationen, schon weit vorher und an einer anderen Stelle erfolgen. Ich könnte mir das z. B. so wie bei einigen Banken oder Versicherungen vorstellen, wo solche Dokumente auch heute noch in Form eines Anschreibens per PDF vorher durch einen Workflow gelaufen sind, und erst wenn dort alles geprüft und genehmigt wurde, im letzten Schritt mit einer mehr oder weniger standardisierten E-Mail (= Umschlag) im Anhang versendet werden. Das wäre aus Sicht von DATEV sicher auch eine viel schlüssigere Lösung.

Gruß, Falko

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Meine Fragen gebe ich jetzt mal wieder an die Community weiter:

Wie ist eine elektronische Kommunikation sinnvoll zu lösen?

Wie kann ein Buchhaltungs- oder Lohnsachbearbeiter schnell mal ein paar fehlende Belege anfordern und gleichzeitig verhindert werden, dass haftungsrechtlich relevante Informationen ungeprüft die Kanzlei auf deren Absenderadresse verlassen?

Die Fragestellung habe ich von den Ideen zurück zu der Diskussion gegeben:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/145437/highlight/true#M9994

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

blum — Thu, 09 Apr 2020 16:59:05 GMT

Hallo @freiburgersteuermann,

unserer Work-flow: SB erstellt E-Mail und speichert diese in der DMS ab. Der geprüfte Bescheid und die Entwurfs-E-Mail wird über "Weiterleiten" an den StB weitergeleitet.

StB nimmt ab und leitet beides wieder an den SB zurück.

Unser Datev Umweg/Hozweg/Sackgasse aus ProCheck (Auszug aus Prozess Bescheidprüfung):

Mail:
Die Mail wird aus der DMS geöffnet und dann auf senden gedrückt. Danach wir die Dokumentenstruktur der Mail in der DMS geöffnet und von Outlook die gesendete E-Mail in die Struktur per drag and drop eingefügt und den Entwurf der E-Mail in der Struktur gelöscht. Die Mail wird nicht nach PFB weitergegebn, sondern in der DMS auf "erledigt" gesetzt.

Da von den Verantwortlichen bei DATEV noch nie einer den Prozess Bescheidprüfung inkl. Rechnungsschreibung mit den eigenen Programmen gemacht hat, ist das einfach nur furchtbar! Für diesen Massenprozess gibt es so viel zu tun und die Datev Verantwortlichen schauen seit Jahren weg und träumen lieber von einem Quantensprung (KM Next).

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß

Ralf Blum

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

flange — Thu, 09 Apr 2020 21:20:13 GMT

Hallo @freiburgersteuermann,

> Meine Fragen gebe ich jetzt mal wieder an die Community weiter:

> Wie ist eine elektronische Kommunikation sinnvoll zu lösen?

> Wie kann ein Buchhaltungs- oder Lohnsachbearbeiter schnell mal ein paar fehlende Belege anfordern

> und gleichzeitig verhindert werden, dass haftungsrechtlich relevante Informationen ungeprüft die
> Kanzlei auf deren Absenderadresse verlassen?

Ich sehe es ähnlich wie Ihr Systembetreuer. Das können Sie nicht. Ihre Mitarbeiter sollten ihre Grenzen kennen.

Dabei wäre ein DMS-Basierter Workflow beim Mailversand hilfreich. Dann wäre es nämlich durch die Revisionen dokumentiert ob und von wem eine Mail frei gegeben wurde.

Also liebe DATEV: legt Euch mal in Zeug!

Frohe Ostern!

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

freiburgersteuermann — Fri, 17 Apr 2020 09:56:01 GMT

Vor drei Tagen habe ich deswegen einen Servicekontakt gestartet.

So, wie es die Liste in ProCheck beschreibt:

3. E-Mail-Ausgang organisieren [all]
Detailinformation: Für E-Mails gilt dieselbe Unterschriftsregelung wie für die Briefpost. E-Mails, die vom Kanzleiinhaber
unterschrieben werden müssten, sind diesem vorab zur Freigabe zuzusenden und erst anschließend an den
Empfänger.
Auf die Verschlüsselung und die mit dem Mandanten diesbezüglich getroffenen Vereinbarungen ist zu achten.
Insbesondere sind keine Mandantenunterlagen unverschlüsselt zu versenden.
E-Mails sind in der elektronischen Mandantenakte abzulegen.
Ziel/Nutzen: Die Organisation des E-Mail-Ausgangs dient der Vermeidung von Risiken, die durch eine elektronische Kommunikation
entstehen können.
Der Einsatz moderner Kommunikationstechniken dient insbesondere der Optimierung der Auftragsabwicklung. Mit
deren Nutzung sind jedoch spezifische Risikomerkmale verbunden, die es zu beachten gilt.
Es müssen deshalb Organisationsanweisungen getroffen werden, wie mit ausgehenden E-Mails umzugehen ist.

möchte ich es mit DMS organisieren, finde aber keine passende Anleitung. Können Sie mir dazu etwas zukommen lassen oder den Kontakt zum Consulting herstellen? In Zeiten der sozialen Isolation sollte es doch auch eine schrittweise Anleitung geben.

Gestern hatte ich dazu eine 40-minütige Fernbetreuung mit dem Ergebnis, dass die Anfrage von DMS zu Post, Fristen und Bescheide weitergeleitet wird, da Postausgang eine Fristsache sei.

Ich bin schon gespannt, wie es weitergeht.

Mein Wunsch vor zehn Jahren an DATEV war schon, dass bei einem per ELSTER rückübermittelten Bescheid automatisch eine E-Mail zum Versand an den Mandanten in meinem Postausgang liegt...

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

freiburgersteuermann — Thu, 23 Apr 2020 11:46:37 GMT

das Ping-Pong-Spiel in Nürnberg läuft... die Anfrage wurde zuerst von DMS zu PFB weitergegeben, da Postausgang eine Fristsache sei...

Es gibt eine Liste in ProCheck, die erläutert, wie ein Postausgang zu organisieren sei, auch für E-Mail. Ich möchte wissen, wie das mit DMS und Outlook funktioniert.

-----Ursprüngliche Nachricht-----
Von: DATEV Basis - DATEV eG <service@datev.de>
Gesendet: Dienstag, 21. April 2020 16:33
An: Boris Lemler <boris@lemler.net>
Betreff: DMS E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

DMS E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

Sehr geehrter Herr Lemler,

Ihre Anfrage in der Community, die Meldungen aus DMS und die Anfrage wegen Anleitungen werden Ihnen die Kollegen von DMS beantworten. Ich bin hier der falsche Ansprechpartner, sorry.

Zu Ihrer Frage der Bescheidprüfung folgendes:

1.Bescheid in Post, Fristen und Bescheide prüfen
2.Anschreiben an den Mandanten erstellen - über Dokument/E-Mail erstellen
3.Gegenstandswerte übergeben aus der Bescheidprüfung heraus
4.Anschreiben mit Papierbescheid an den Mandanten versenden
5.Postausgang erstellen und diesen festschreiben wenn Brief die Kanzlei verlässt
6.Frist erledigen
7.Rechnung schreiben
8.Punkt 2, 4 und 5 für Bank oder Krankenkasse wiederholen

Zu dem Punkt Überwachung Einsprüche:

Legen Sie sich am besten einen individuellen Filter an mit Kriterium Fristende z.B. letztes Quartal und Bearbeitungsstand gleich Einspruch, es werden alle Fristen die mit dem Bearbeitungsstand Einspruch eingetragen sind angezeigt

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS - Status geändert in: In Prüfung

Helmut_Lerm — Tue, 26 May 2020 06:45:52 GMT

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für die Idee und die nachfolgende rege Diskussion rund um das Thema E-Mail-Workflow.

Eine Steuerung/Freigabe im Prozessschritt "E-Mail versenden" ist nicht geplant, dafür müsste (wie weiter oben schon geschrieben) eine eigene E-Mail-Applikation von DATEV entstehen. Hier bleibt es beim Standard Microsoft Outlook.

Wie von Herrn Lange geschrieben, wäre hier der Ansatz den Workflow (wie bei anderen Office-Dokumenten auch) ins DMS selber zu verlagern. Wir haben das Thema zur Prüfung aufgenommen, leider kann ich hier keinen Zeithorizont nennen.

Outlook ist im Gegensatz zu Word/Excel weniger darauf ausgelegt Dokumente aus externen Quellen (Explorer/DMS/usw.) zur Bearbeitung zu öffnen, sondern verwaltet die Dokumente (Mails) selber.

Viele Grüße
Helmut Lerm

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

s_oehmann — Fri, 29 May 2020 15:54:29 GMT

Lieber Herr Lerm,

wir haben jetzt seit dem 17. April 20 die neue DMS am "Holpern und Stottern" und wenn es so weiter geht, bald wieder DMS Classic.

Es ist ein Armutszeugnis, dass wir in der heutigen Zeit keine eMails damit im Kanzleiprozess bearbeiten können.

Die Idee wäre, dass Sie sich die in Kanzleien notwendigen Prozessschritte ansehen, und dann ein Produkt bauen, dass Praxisgerecht ist.

Das überhaupt sowas als Idee eingebracht werden muss, spricht für sich. Ihre Antwort ebenfalls.

Ich darf den Call zum Servicekontakt zitieren: die DMS ist eher für die Ablage von Schriftverkehr gedacht, Workflows oder eMails sind dort eigentlich nicht vorgesehen.

Beste Grüße

Stefan Oehmann

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS - Status geändert in: Umsetzung geplant

Helmut_Lerm — Mon, 15 Feb 2021 10:16:21 GMT

Hallo DATEV-community,

für die DATEV-Programme 15.0 (Sommer 2021) oder ein ergänzendes Service-Release (Herbst 2021) ist geplant, dass E-Mails automatisch zur Bearbeitung geöffnet (ausgecheckt) und geschlossen (eingecheckt) werden können. Damit ist dann ein Workflow, wie bei den anderen Office-Anwendungen, über mehrere Bearbeiter möglich.

Viele Grüße

Helmut Lerm

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Wed, 28 Apr 2021 14:41:11 GMT

@Helmut_Lerm Lässt sich schon erkennen, ob die Umsetzung dieser Funktion in Richtung Update "Sommer 2021" oder eher in Richtung "Herbst 2021" stattfinden wird?

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Helmut_Lerm — Thu, 29 Apr 2021 05:10:34 GMT

Guten Morgen @thomasjeising,

lt. aktuellem Planungsstand wird es das Service-Release im Herbst werden.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Thu, 30 Sep 2021 07:35:54 GMT

@Helmut_Lerm Wie ist der aktuelle Stand hierzu? Das entsprechende Info-Dokument scheint in diesem Punkt überarbeitet worden zu sein.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS - Status geändert in: Umsetzung geplant

Helmut_Lerm — Thu, 30 Sep 2021 14:13:02 GMT

Hallo DATEV-Ideas,

in den letzten Wochen wurde alles versucht, um die Bearbeitung von E-Mails aus DATEV DMS in Outlook zu ermöglichen.

Leider ist uns ein Fehler in MS Outlook in die Quere gekommen, der dazu führt, dass wir Dokumente nach der Bearbeitung in Outlook nicht wieder im DATEV DMS einchecken können. Wir sind in Klärung mit Microsoft wann dieser behoben werden soll bzw. wie man diesen umgehen kann.

Das führt leider dazu, dass die Funktion nicht mit unserem Service-Release im November zur Verfügung stehen wird.

Ich informiere wieder, sobald hier eine Lösung absehbar ist.

Viele Grüße

Helmut Lerm

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

flange — Fri, 25 Feb 2022 00:49:49 GMT

Hallo @Helmut_Lerm ,

inzwischen ist ja einige Zeit ins Land gegangen.

Wie sieht's denn hiermit aus? Ist denn bald mit der heiß ersehnten E-Mail-Workflow Unterstützung durch DMS zu rechnen?

Immerhin klang es ja so als wäre es schon fast fertig gewesen und es ist nur eine Kleinigkeit dazwischen gekommen.

Vielleicht können Sie ja auch was zu dem Problem erzählen.

MfG, F.Lange

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Franziska_Hackner — Mon, 28 Feb 2022 16:53:33 GMT

Hallo @flange, hallo zusammen,

leider stehen wir nach wie vor in der Abhängigkeit zum Fehler in MS Outlook.

Hierzu der Hintergrund: Beim Speichern von MSG Dateien auf dem Dateisystem (was eine Voraussetzung ist, um Dateien bearbeiten zu können), gibt es verschiedene Szenarien, bei welchen Textänderungen oder Änderungen an Anhängen nicht gespeichert werden. MS Outlook ist nicht darauf ausgerichtet, E-Mails außerhalb des Outlook-Postfachs zu bearbeiten, was zur Fehlerthematik führt. Bei der Bearbeitung von E-Mails auf dem Dateisystem kommt es somit zu ungewolltem Verhalten, z.B.:

Die angehängten Dateien kommen nicht wieder in der MSG-Datei an
Die Änderungen tauchen in einer neuen Mail im Posteingang auf

Sobald die Umsetzung absehbar ist, informiere ich wieder an dieser Stelle.

Viele Grüße

Franziska Hackner

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Wed, 11 May 2022 15:10:05 GMT

@Franziska_Hackner gibt es schon Neuigkeiten zum Thema?

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Franziska_Hackner — Wed, 25 May 2022 13:56:09 GMT

Hallo @thomasjeising,

die Problematik ist nach wie vor aktuell.

Wir haben dennoch die Hoffnung, Ihnen die Funktion im Laufe des Jahres zur Verfügung stellen zu können. Bei Neuigkeiten informiere ich an dieser Stelle.

Viele Grüße

Franziska Hackner

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Sun, 08 Jan 2023 17:47:51 GMT

@Franziska_Hackner: mal ein kleiner reminder. Wie ist denn die aktuelle Planung zu diesem Punkt? Das entsprechende DMS-Dokument spricht nach wie vor von Verbesserungen des E-Mail-Workflows, lässt aber nicht erkennen, für welches Update dies eingeplant ist.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

StBAB1 — Tue, 07 Feb 2023 09:57:36 GMT

Auch von meiner Seite: Das Thema ist überaus aktuell und ein tatsächliches Problem, das zu lösen ist.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Droll-Ostkamp — Tue, 07 Feb 2023 13:35:11 GMT

@Franziska_Hackner - auch bei uns ist das Thema brandaktuell. Gibt es hierzu schon etwas Neues?

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Franziska_Hackner — Wed, 08 Feb 2023 13:07:07 GMT

Hallo Community,

nach wie vor ist das Thema weit oben auf unserer Agenda und wird aktuell bearbeitet. Es sieht sehr gut aus, dass die Problematik (zumindest teilweise) gelöst ist und Sie eine entsprechende Funktion mit der Auslieferung der DATEV Programme der DVD 17.0 erhalten.

Beim E-Mail Erstellungsprozess für DATEV DMS werden mehrere Mitarbeiter an einem Entwurf arbeiten können, bzw. ist eine Teilung zwischen dem Entwurf, der Bearbeitung und dem Versand möglich.

Es soll möglich sein, E-Mail Entwürfe in DATEV DMS zu speichern und die entstandenen Entwürfe aus DATEV DMS zu bearbeiten. Diese Entwürfe aus der Fachsoftware können per Doppelklick zur weiteren Bearbeitung geöffnet und nach entsprechender Bearbeitung wieder (mit Anlage einer neuen Revision) eingecheckt werden.

Einen Wermutstropfen gibt es leider noch immer: aktuell gibt es einen Fehler in Outlook, wenn Anhänge zu einem E-Mail Entwurf hinzugefügt werden. Dabei gehen nach dem Speichern die Änderungen verloren. Microsoft hat diesen Fehler nur für Office 2021 behoben. Werden frühere Versionen eingesetzt, so tritt der Fehler weiterhin auf. Ob nun die Behebung auch für andere Office Versionen erfolgt ist aktuell noch nicht bekannt.

Gerne möchten wir die Erstellungsfunktion unabhängig von dem Fehler mit der DVD 17.0 anbieten. Wie mit dem angesprochenen Fehler umzugehen ist, bzw. ob eine nachträgliche Bereinigung für vorherige Office Versionen von Microsoft erfolgen wird, ist aktuell noch offen. Sollten hier weitere Informationen bekannt werden, teile ich diese auf diesem Weg mit Ihnen.

Viele Grüße

Franziska Hackner

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

StBAB1 — Wed, 08 Feb 2023 13:38:25 GMT

Hallo Frau Hackner,

gut, dass ich etwas tut.

Dass wir uns in den Fängen von Microsoft befinden, ist weniger gut.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

ABSSteuern — Tue, 28 Mar 2023 17:37:20 GMT

klasse, freut uns, dass es weitergeht!

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS - Status geändert in: Umgesetzt

Franziska_Hackner — Mon, 14 Aug 2023 14:58:01 GMT

Hallo DATEV Ideas,

wir konnten mit der aktuellen Auslieferung der 17.0 die Funktion des E-Mail Erstellungsprozess an alle Anwender ausrollen.

Hierzu gibt es in dem folgenden Hilfe Dokument eine Anleitung zur Ablage und Weiterverarbeitung der Mails: DATEV DMS: E-Mail-Entwürfe ablegen und weiterbearbeiten - DATEV Hilfe-Center

Viele Grüße

Franziska Hackner

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

freiburgersteuermann — Tue, 19 Sep 2023 15:42:08 GMT

Aber wo ist das 4-Augen-Prinzip? Hier kann doch jeder Mitarbeiter senden und dann geht die E-Mail raus, ohne dass ein Berufsträger unterzeichnet.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Wed, 20 Sep 2023 10:28:21 GMT

Dann muss erst ein Bewusstsein auf der MA-Ebene geschaffen werden, dass E-Mails nicht "einfach so" versendet werden dürfen, sondern zwingend vorher vom Berufsträger freigegeben werden müssen. Z.B. über den DMS-Statusdurchlauf der zu versendenden E-Mail.

Hierzu bedarf es klarer innerbetrieblicher Regelungen.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

rschoepe — Thu, 21 Sep 2023 06:26:01 GMT

Grundsätzlich natürlich richtig, aber (um @metalposaunist zu paraphrasieren) wenn sich etwas technisch umsetzen lässt, sollte es auch technisch gelöst werden. Wenn die Software sicherstellt, dass ein Dokument nicht ohne Kontrolle versendet werden kann, ist der Faktor Mensch (schlechter Tag, Missverständnis, …) mindestens mal abgeschwächt.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Nicola_Teich — Thu, 21 Sep 2023 13:37:58 GMT

Guten Tag @freiburgersteuermann,

Sie haben recht. Ihr Wunsch nach einem Vier-Augen-Prinzip wurde nur als Möglichkeit implementiert aber nicht als Zwang.

Durch den neuen E-Mail-Erstellungsprozess gibt es überhaupt erst die Möglichkeit, eine E-Mail durch den Sachbearbeiter erstellen zu lassen, die er dann per Status an den Berufsträger weiterleitet. Dieser entscheidet dann über Änderungen und/oder Versand.

Wie @thomasjeising richtig schreibt, erleben wir in den meisten Kanzleien, dass diese Vorgehensweise insb. für wichtige ("haftungsrelevante") E-Mails entsprechend kommuniziert ist und gelebt wird. Eine regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter z.B. in Teambesprechungen ist dafür erforderlich.

Falls Sie hier einen Zwang etablieren wollen, kann Ihr EDV-Partner Sie sicherlich zu den Möglichkeiten entsprechender Regelungen direkt im Exchange-Server beraten.

Wir planen keinen Ausbau in der von Ihnen geforderten Komplexität.

Beste Grüße - Nicola Teich

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Thu, 21 Sep 2023 16:30:35 GMT

@rschoepe Falls ein Zwang gewünscht wird, muss die Lösung auf Ebene des Exchange verortet sein. Hier gibt es ja definitiv Lösungsvorschläge von Microsoft:

https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/common-message-approval-scenarios?WT.mc_id=email

Das Konzept "Zwang" lässt sich meiner Meinung nach nicht in einem DMS umsetzen, solange der eigentliche Versand softwaretechnisch über eine gesonderte Lösung stattfindet.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

janm — Thu, 21 Sep 2023 18:38:41 GMT

Für mich ist das eher ein Fall, dass bestimmte organisatorische Dinge einfach nicht (sinnvoll) technisch gelöst werden können.

Beim Zwang müsste ja jede einzelne E-Mail die rausgeht an einen Berufsträger gehen und dort genehmigt werden. Ich könnte mir vorstellen, dass der ein und andere Berufsträger genügend andere Dinge "auf dem Tisch" hat anstatt jede Mail zu lesen und zu genehmigen / abzulehnen. Beim Filter auf Betreff reicht ja bspw. schon ein Tippfehler um die Regel zu umgehen.

Selbst bei einem anderen technischen Ansatz der Übermittlung müsste ja organisatorisch verboten werden, entsprechende E-Mails zu senden bzw. alternative Wege am Berufsträger vorbei zu nutzen.

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Mon, 13 Nov 2023 09:59:48 GMT

Wir haben heute einen, sagen wir mal "ungewöhnlichen" Fehler iZm. der DMS-Revisionierung von E-Mails festgestellt. Dieser äußert sich wie folgt, z.B. anhand der nachfolgend geschilderten Test-E-Mail:

1. Ich bereite eine E-Mail vor und lege diese im DMS ab (Revision 1)

2. Ich ergänze diese E-Mail und speichere die gänderte E-Mail im DMS ab (Revision 2)

3. Ich ergänze diese E-Mail und speichere die gänderte E-Mail im DMS ab (Revision 3)

4. Ich leite diese E-Mail intern im DMS an einen Kollegen zur Unterschrift weiter (Revision 4)

5. Mein Kollege unterzeichnet diese E-Mail und klickt auf "Senden", ohne die E-Mail vorher zu speichern.

"Erfolg" dieser Aktion ist der, dass nachfolgend die "gesendete" E-Mail in der Revisions-Historie die Revision 5 erhält, tatsächlich aber die 3.(!) Revision versendet wird. Die 4. Revision wird komplett vom System ignoriert.

Über den fehlenden Speicher-Dialog, der ja auch im Dokument Nr. 1018640 unter Punkt 5.2 genannt wird, brauchen wir nicht diskutieren. Dieser Fehler ist mir klar.

Was imho aber niemals passieren darf, ist der Switch auf eine Vor-Vor-Revision. Wie kommt das zu Stande? @Nicola_Teich

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

Nicola_Teich — Mon, 13 Nov 2023 17:45:38 GMT

Guten Tag Herr @thomasjeising,

ich gestehe, dass mir die Revision 4 halbwegs egal wäre, denn das ist ja nur die DMS-Weiterleitung - keine Änderung an der E-Mail selber. Aber die Unterschrift in der Mail in Revision 5 soll doch zum Empfänger, oder?

Wir haben intern schon versucht das irgendwie zu reproduzieren aber kommen nicht zum geschilderten Ergebnis.

Würden Sie zu dem Thema bitte einen Servicekontakt einstellen mit dem Hinweis dass die Entwicklung schon Bescheid weiß und dass es sich jemand mal live zeigen lassen soll?

Beste Grüße - Nicola Teich

4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

thomasjeising — Mon, 13 Nov 2023 18:05:16 GMT

@Nicola_Teich Genau, die Unterschrift in Revision 5 soll zum Empfänger. Dorthin gelangt Sie aber nicht, weil das System beim Senden auf eine viel ältere Revision zurückswitcht und dabei bereits revisionierte Änderungen ignoriert. Ich kann den Sachverhalt jederzeit hier im System nachvollziehen und auch gerne live demonstrieren.

Einen Service-Kontakt habe ich bereits erstellt mit der Bitte um persönliche Kontaktaufnahme. Ich bin gespannt, wie dieses Programmverhalten zu Stande kommt.