Idee "Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS" in Ideen zu DATEV DMS

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

stbpauly — Fri, 13 Mar 2020 12:27:18 GMT

Es gibt zu den meisten Mandaten bestimmte Dokumente, die immer wieder benötigt werden (z.B. Arbeitsanweisungen, Organigramme, Mandatshinweise etc.).

Gerade bei intensiver/langjähriger Nutzung des DMS gehen solche Dokumente in der Masse der Dokumente unter und müssen immer wieder neu gesucht werden.

Es wäre hilfreich, wenn man solche regelmäßig benötigten Dokumente "anpinnen" könnte, so dass diese stets als oberste Dokumente angezeigt werden. Eine solche Funktion kennen die meisten Internetforen und sie wäre auch für das DMS sinnvoll.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

blum — Fri, 13 Mar 2020 14:37:59 GMT

Hallo stbpauly,

ich hatte zu einem ähnlichen Thema schon mal etwas geschrieben: Leseliste in der DMS mit einer Vorgangsmappe. Evtl. hilft Ihnen das bereits heute.

Auch hatte ich hierzu eine Idee hier erfasst: DMS neu: Leseliste

Wenn das auch Ihrer Idee entspricht, kann die DATEV evtl. beide Ideen "zusammenführen".

Gruß

Ralf Blum

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

stbpauly — Fri, 13 Mar 2020 14:48:40 GMT

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für den Hinweis. Allerdings scheint mir das im Endeffekt ein relativ aufwändiger "Workaround" für das zu sein, was man eigentlich mit einem Klick erreichen können sollte...

Ich hoffe daher, dass das DATEV-Entwicklerteam meine Idee aufgreift und umsetzt.

Freundliche Grüße,

M.Pauly

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

freiburgersteuermann — Sun, 15 Mar 2020 12:15:30 GMT

Hallo Herr @stbpauly ,

wenn Sie ein den Eigenschaften unter Stichworte #Dauerdokument erfassen, bekommen Sie diese über die Schnellsuche gefiltert.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Gelöschter Nutzer — Mon, 16 Mar 2020 06:51:40 GMT

Hallo Hr. @freiburgersteuermann,

das ist alles Murks und fehleranfällig.

Ich erwarte, dass ich zu jedem Zweig mir Dauerunterlagen anpinnen kann. Wenn ich das schon vor 15 Jahren mit meinem DokMa unter VB6 hinbekommen habe, dann sollte es DATEV wohl schon längst hinbekommen. In meinem Programm konnte ich

- Notizen zu Dokumenten, also extern hinzufügen (Prüfer bekam diese nicht zu Gesicht)

- in PDF-Dateien Notizen dauerhaft on-Fly hinzufügen, da immer eine Sofortansicht erfolgte

- Notizen zu Zweigen (ESt, JA etc.) hinzufügen, die sofort sichtbar und editierbar waren.

- ToDo-Listen zu jedem Zweig mit echter Dokumentenverknüpfung. Sogar Screenshots waren als Gedächtnisstütze möglich.

- Dokumentenketten konnten definiert werden (z. B. Einspruch). So konnte man schnell zusammengehörige Dokumente aus unterschiedlichen Zweigen zu einem Themengebiet zusammenfassen und sich per Mausklick sofort anzeigen lassen. Ein Dokument in bis zu 10 verschiedenen Ketten eingegliedert werden.

Alle zusätzlichen Metadaten sind zeitfresser und fehleranfällig. Alleine ein Schreibfehler würde schon völlig unsinnige Ergebnisse liefern. Außerdem schränkt es die Organisation ein.

Vielleicht möchte ich zur ESt., JA und [...] entsprechende Dauerunterlagen anpinnen. Soll ich mit jetzt {n}-Suchbegriffe ausdenken?

Man kann vieles machen, man muss es nur wollen.

Das es geht, wird in zig Softwareprodukten täglich vorgelebt. Aber wie ich schon an anderer Stelle gesagt habe, es wurd nur das gemacht, wofür man vom Kunden/Genossen abkassieren kann. Umsatz ist das einzige Mantra, woran die DATEV glaubt. Nicht zufriedene Kunden sind gewünscht, sondern ...

Gruß Achilleus

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

freiburgersteuermann — Mon, 16 Mar 2020 09:06:35 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

darüber, dass vieles bei DATEV Murks ist, sind wir uns hier in der Community wohl einig.

Eigenschaften Stichworte #Dauerdokument ist auch nur als eine ganz kleine sofort greifende Hilfe für @stbpauly gemeint.

Ansonsten stimme ich voll mit Herrn @blum überein, was er bei DMS neu: Leseliste ergänzt hat.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: In Prüfung

Helmut_Lerm — Tue, 14 Apr 2020 06:25:02 GMT

Hallo zusammen,

vielen Dank für diese Idea.

Aktuell wird die Umsetzung einer Kennzeichnung von Dokumenten geprüft, nach der man über eine Spalte sortieren kann. So können Dokumente mit diesem Kennzeichen "nach oben sortiert" werden. Die Umsetzung ist für dieses Jahr geplant.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

sauset — Wed, 27 May 2020 13:30:25 GMT

Auf der Suche nach einer "Favoritenfunktion für DMS Dokumente" über diese Idee gestolpert.

Wie das Ganze gelöst werden kann weiß ich nicht. Aber wenn ich sehe wie die Liste "Zur Kenntnis" mit Kanzlei-Checklisten oder Arbeitsanleitungen die oft benötigt werden bei uns überläuft, dann erscheint es mir sehr dringlich etwas zu unternehmen. Eine Kennzeichnung und mögliche Sortierfunktion wäre ein erster Schritt (hoffentlich auch filterbar, so dass man sich eine "eigene Liste kreieren kann") Es gibt aber sicher noch bessere Lösungen.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

freiburgersteuermann — Sat, 30 May 2020 08:58:09 GMT

Um die Fälligkeiten und Prioritäten im Blick zu behalten, nutzen wir jetzt wieder die Aufgaben, die wir schon mit der Dokumentenablage genutzt haben. Über die Einstellungen im DATEV Arbeitsplatz lassen sich die Aufgaben auch mit anderen teilen, so dass diese kanzleiweit überwacht werden können. Wenn allerdings die Aufgabe erledigt wird, muss zusätzlich noch das Dokument auf erledigt gesetzt werden.

Leider wird DMS in der derzeitigen Ausbaustufe mehr und mehr überflüssig.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: Umgesetzt

Helmut_Lerm — Mon, 31 Aug 2020 06:37:06 GMT

Hallo zusammen,

mit den DATEV-Programmen 14.0 wurde ein "Eilig-Kennzeichen" aufgenommen, um wichtige Dokumente zu markieren. Durch die Sortierung nach dieser Eigenschaft/Spalte können wichtige Dokumente am Anfang der Dokumentlisten platziert werden.

Auch wenn diese Idea nicht zu 100% durch das neue Feld erfüllt, habe ich den Status (zunächst) auf "Umgesetzt" geändert. Kommentare und Votes sind weiterhin möglich.

Uns interessiert an dieser Stelle in wie weit Ihnen das Feld in dieser Form ausreicht bzw. was Ihnen an dieser Stelle noch fehlt.

Vielen Dank und einen guten Start in die Woche!

Viele Grüße,

Helmut Lerm

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Gelöschter Nutzer — Mon, 31 Aug 2020 07:05:32 GMT

Hallo @Helmut_Lerm,

eine Darstellung die über eine Sortierung erfolgt ist gegorener Unsinn und keine Lösung.

Es muss einen Bereich geben, wo in den Ordner/Registern Dauerdokumente immer an erster Stelle angezeigt werden und zwar unabhängig der Sortierungen.

Was ist denn, wenn Person A die Sortierung "Eilig" eingeschaltet hat, eine andere Person B aber nicht?

Dieser ganze Murks wird somit nur auf eine andere Ebene verschoben und keine Lösung des Problems. Im Gegenteil, wird das Problem nur verschlimmert.

Es ist einfach zum Eine typische DATEV-(Schein)Lösung.

Gruß Achilleus

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Gelöschter Nutzer — Mon, 31 Aug 2020 07:21:29 GMT

Hallo Herr Lerm,

Achilleus kann ich nur zustimmen. Das ist nur als workaround zu bezeichnen. Wir müssen das in der Dokumentenablage auch schon so machen, weil es dort auch keine Möglichkeit gibt, unabhängig von der Sortierung Dokumente immer ganz oben zu haben. Dafür nutzen wir ein Feld, was wir sonst nicht benötigen. Sobald man aber mal nach etwas anders sortieren will, ist die ursprüngliche Sortierung weg und muss mühsam wieder eingerichtet werden (es gibt keine Button Sortierung...).

Also bitte noch einrichten (in der Community gibt es die Möglichkeit - aber nur für Datev Mitarbeiter - schließlich auch. Anscheinend wird die Community mit mehr Herzblut behandelt als die produktiven Programme 😞

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

lohnhilfe — Mon, 31 Aug 2020 08:47:07 GMT

Hallo,

Ich stimme Achilleus ebenfalls zu. Die Dokumente müssen grundsätzlich für mich nach meinen Wünschen sortiert sein - aber wichtige Dokumente müssen, von jeglicher Sortierung ausgenommen (oder mit eigener Sortierlogik versehen), immer oben drüber zu sehen sein.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: In Prüfung

Helmut_Lerm — Tue, 01 Sep 2020 10:11:49 GMT

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Das "Eilig-Kennzeichen" erfüllt den Zweck "Dokumente zur Bearbeitung" als besonders zu kennzeichnen, aber nicht Dauerdokumente als "Merker" unabhängig von der Sortierung anzupinnen.

Die Idea habe ich damit wieder auf "In Prüfung" gestellt und informiere wieder an dieser Stelle, wenn sich hier etwas tut.

Viele Grüße

Helmut Lerm

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Helmut_Lerm — Wed, 10 Feb 2021 13:43:50 GMT

Hallo DATEV Ideas,

an dieser Stelle hätten wir noch ein paar weitere Fragen zu einer möglichen Ausgestaltung:

Besteht der Bedarf für mandantenspezifische Dokumente (=Schnellinfo) oder für übergreifende Dokumente?

Geht es Ihnen tatsächlich um Dokumente oder um Notizen (z.B. zum Mandanten)? Würde eine Schnellinfo Notiz (wie bei Aufträgen in EO comfort aktuell) die Anforderung erfüllen?

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Viele Grüße

Helmut Lerm

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Gelöschter Nutzer — Wed, 10 Feb 2021 14:32:11 GMT

Hallo @Helmut_Lerm,

ich verstehe zwar die Frage nicht so ganz, weil die Aufgabenstellung ist doch klar, aber dennoch mein Versuch Licht in das Dunkel zu geben.

1. Dokumente (Arbeitspapiere)

In den einzelnen Zweigen/Register gibt es immer wieder Arbeitspapiere, Memos und Aktenvermerke, die man gerne an oberster Stelle sehen möchte, damit diese immer an prominenter Stelle auftauchen.

+--- Abschluss

+-----------Abschlussunterlagen

Kontenaufstellung (Arbeitspapiere)

[...]

-----------------------------------------

Dokumentationspapiere, Kontenausdrucke etc.

Die Arbeitspapiere bleiben immer an oberster Stelle sichtbar, und zwar unabhängig von der Sortierung.

2. Notizen

Telefonnotizen können jeweils zu beiden Gruppen gehören. Das hängt vom Einzelfall ab. Daher müssen auch diese über einen Marker entsprechend behandelt werden.

3. Dokumentennotizen

Notizen zu einzelnen Dokumenten sollten wie eine Quickinfo nur bei Auswahl (Selektion) oder bei Mouseover angezeigt werden.

4. Generelles Programmverhalten

Generell gilt, dass die Anzeige der Dauerdokumte bei JEGLICHER Gruppierung immer als erstes, abgegrenzt vom Rest, sichtbar sein müssen.

wie oben:

+--- Abschluss

+-----------Abschlussunterlagen

+----- 2020

Kontenaufstellung (Arbeitspapiere)

[...]

-----------------------------------------

Dokumentationspapiere, Kontenausdrucke etc.

+----- 2019

Kontenaufstellung (Arbeitspapiere)

[...]

-----------------------------------------

Dokumentationspapiere, Kontenausdrucke etc.

Hier sind die Arbeitspapiere mehrfach, für jedes Jahr ein eigenes, als erstes sichtbar.

So würde ich mir das vorstellen.

Gruß Achilleus

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Taxfreak — Thu, 14 Oct 2021 09:59:04 GMT

Halo Herr Lern,

auch ich werde die Favoriten vermissen. Manchmal ist es schwer zu verstehen, warum bewährte Funktionen nicht 1:1 umgesetzt werden, obwohl man bereits im Vorfeld der Entwicklung diese Wünsche geäußert hat. Dies betrifft z. B. auch die Wiedervorlage-Funktion. Die Lösung über eine Aufgabe ist aus meiner Sicht viel zu aufwändig.

Gruß

Ulrich Butzen

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: Umsetzung geplant

Franziska_Hackner — Mon, 28 Feb 2022 15:36:17 GMT

Hallo zusammen,

gern möchte ich ein Update zur Idea geben.

Die Umsetzung Dokumente anzupinnen sowie das Erstellen einer Leseliste ist aktuell für eine kommende Version in diesem Jahr geplant.

Viele Grüße

Franziska Hackner

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

AnjaEHornig — Fri, 22 Apr 2022 06:30:28 GMT

Liebe Datev,

das Thema bitte auch in der "normalen" Dokumentenablage aufnehmen und nicht nur in DMS. Sie werden allen Nutzern einen sehr großen Gefallen damit tun, vor allem weil es bereits ein alltägliches Hilfsmittel ist (auch schon bei den Messenger Diensten).

Mit Gruß

A.Hornig

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: Umsetzung geplant

Franziska_Hackner — Fri, 21 Oct 2022 13:59:17 GMT

Hallo zusammen,

in Anbetracht auf unserer kommendes Service Release im November muss ich Ihnen hier leider eine Aktualisierung des Auslieferungszeitpunktes mitteilen.

Die Idee des Anpinnens von Dokumenten wird nicht mehr in diesem Jahr realisiert. Die Umsetzung gestaltet sich komplex. Jedoch möchten wir diese Idee nicht verwerfen - im Gegenteil: als eine der höchst gevoteten Ideen arbeiten wir weiter für eine Umsetzung 2023.

Viele Grüße

Franziska Hackner

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Taxfreak — Fri, 21 Oct 2022 15:38:15 GMT

Schade, dass das so eine langwierige Geschichte ist, obwohl dies ja im alten DMS prima gelöst war. Für alle die nicht warten wollen kann ich eine Zwischenlösung empfehlen:

Für Dokumente, die ich regelmäßig verwende habe ich eine Vorgangsmappe erstellt, in der ich diese Dokumente verknüpfe und in diversen Themenordnern ablege. Im DMS habe ich dann einen Filter "Meine Favoriten" erstellt, der nur diese Datei enthält. Dieser Filter wird automatisch mit dem Öffnen des Arbeitsplatzes angezeigt. Das sieht so aus:

Vorgangsmappe, Ansicht im Arbeitsplatz, Filter

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Franziska_Hackner — Wed, 08 Feb 2023 13:26:50 GMT

Hallo Community,

hier tut sich etwas: wir haben Lösungsansätze für den Wunsch zum Anpinnen von Dauerdokumenten gefunden und haben gute Chancen für eine kommende Auslieferung.

Einige Punkte sind noch offen und hier möchte ich Sie gern als Community mit einbeziehen.

Aktuell stehen vor allem die zwei folgenden Fragen zur Diskussion:

1. Soll DATEV eine Begrenzung der Anzahl an Dauerdokumenten vorgeben, z.B. fünf Dokumente im mandantenbezogenen Kontext? Oder wie viele Dokumente wären für Sie sinnvoll?

Hintergrund: Eine zu große Anzahl an angepinnten Dokumenten führt wiederum zur Unübersichtlichkeit.

2. Wie sollen Dauerdokumente auf Suchanfragen reagieren, bzw. sollen Dauerdokumente überhaupt auf Suchanfragen reagieren? Ist eine reine Favouritensuche vielleicht sinnvoller?

Ich würde mich freuen, wenn Sie Ihre Gedanken mit uns teilen und wir der Umsetzung so einen Schritt näher kommen.

Vielen Dank und beste Grüße

Franziska Hackner

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Steffi-BBP — Wed, 08 Feb 2023 13:37:09 GMT

Hallo,

ich persönlich bräuchte keine Begrenzung. Ich kann den Gedanken bezüglich der Unübersichtlichkeit verstehen. Aber ich glaube am Ende muss das jeder für sich entscheiden.

Ich glaube man ist z.B. ganz schnell bei 5 Dokumenten. Die unterschiedlichen Bereiche hätten vielleicht ja jeder gerne Dokumente angepinnt z.B. Fibu-Bereich, Lohn-Bereich, JA-Bereich, Beratung, ein Mandantenstammblatt vielleicht noch und schon bin ich bei 5 Dokumenten.

Viele Grüße

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Taxfreak — Thu, 09 Feb 2023 07:47:35 GMT

Hallo zusammen,

ich schließe mich der Meinung von Steffi-BBP an. Die meisten Dokumente, die ich als Favorit gesammelt habe, sind organisatorischer Natur und somit unter unserer eigenen Mandantennummer gespeichert. Eine Mandantenbezogene Begrenzung auf 5 Dokumente wäre absolut kontraproduktiv.

Wenn ich mir zu einem Mandanten die Dauerdokumente anzeigen will, kann ich das doch bereits in den Ordnern über das Register "Dauerakte" tun, wenn das bei der Belegablage gut gepflegt wurde:

Viele Grüße

Echtdaten im Screen durch @Dirk_Jendritzki geschwärzt.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

metalposaunist — Wed, 08 Feb 2023 17:45:12 GMT

@Franziska_Hackner schrieb:
Soll DATEV eine Begrenzung der Anzahl an Dauerdokumenten vorgeben, z.B. fünf Dokumente im mandantenbezogenen Kontext?

Steuerberatung der Zukunft 🚀: #THINKBIG und denkt skalierbar. DATEV: besser klein, kein. Nachher stürzt DMS noch ab 😶.

@Franziska_Hackner schrieb:
Hintergrund: Eine zu große Anzahl an angepinnten Dokumenten führt wiederum zur Unübersichtlichkeit.

Kann doch jeder selbst entscheiden? Manch andere haben den Überblick im "Chaos" - andere sind mit 10 überfordert. Hört auf uns zu bevormunden!

Nur mal so, wie andere denken: Grenzwerte und Spezifikationen für Microsoft Teams 25.000 User in einem Team finde ich auch unübersichtlich. Beschränkt Microsoft hier künstlich auf 100? Nö.

@Franziska_Hackner schrieb:
Oder wie viele Dokumente wären für Sie sinnvoll?

Was soll da für eine Zahl bei rauskommen, wenn die Genossen dermaßen inhomogen sind? Dann wird das wieder so eine 80% Lösung. Die anderen 20% schauen dann in die Röhre, weil die in "Massendaten" denken?! Die DMS Datenbank ist sicher bei einigen fernab von 1TB groß aber man soll sich mit 5 zufrieden geben? Wie Großkanzleien mit DATEV arbeiten ist mir bis heute ein Rätsel.

@Franziska_Hackner schrieb:
Ist eine reine Favouritensuche vielleicht sinnvoller?

Dann würde DATEV dem Microsoft Edge auch folgen 💪. Yeah! Im Edge gibt's auch keine Begrenzung auf 5 Favoriten. Wäre auch mit den ganzen DATEV online Anwendungen kontraproduktiv 😂.

Also: auf, auf! Vielleicht kann man ja sogar noch STRG+F als Shortcut dazu nutzen, weil man ja eh beim Suchen den Suchbegriff mit der Tastatur eingibt und nicht per Bildschirmtastatur mit der Maus: STRG+F > Suchbegriff > done.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

flange — Wed, 08 Feb 2023 18:18:23 GMT

Hallo @Franziska_Hackner,

Das ist eine sehr gute Nachricht.

Bitte keine Begrenzung! Wenn’s zu unübersichtlich wird, muss man eben Dokumente entpinnen.

Und bitte in die Suche mit einbeziehen. Es sind ja schließlich auch nur normale Dokumente - eben nur mit einer exponierten Position.

mfG, F.Lange

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

marcohüwe — Thu, 09 Feb 2023 12:11:58 GMT

Hallo @Franziska_Hackner

1. Soll DATEV eine Begrenzung der Anzahl an Dauerdokumenten vorgeben, z.B. fünf Dokumente im mandantenbezogenen Kontext? Oder wie viele Dokumente wären für Sie sinnvoll?

Nein, bitte keine Begrenzung. Das regelt besser jeder Kanzlei für sich. Hintergrund: eine für den Benutzer im Vorfeld nicht erkennbare Begrenzung (die es anderen Stellen auch gar nicht gibt) führt zu Rückfragen, Unzufriedenheit und unnötigen Servicekontakten.

2. Wie sollen Dauerdokumente auf Suchanfragen reagieren, bzw. sollen Dauerdokumente überhaupt auf Suchanfragen reagieren? Ist eine reine Favouritensuche vielleicht sinnvoller?

Die sollen ganz normal wie jedes andere Dokument, Vorgangsmappen etc. auf die Suche reagieren. Zusätzlich würde ich es befürworten, wenn aber auch gezielt NUR nach Dauerdokumenten (kanzleiweit / mandantenbezogen) gesucht werden kann. So wie heute z.B. eine Suche nach allen Dokumenten mit dem Status "Eilig" oder "Handakte".

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Franziska_Hackner — Wed, 15 Feb 2023 12:12:54 GMT

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für Ihre Beteiligung!

Kurz zusammengefasst ist wird sehr deutlich, dass eine Begrenzung der Dokumente nicht gewollt ist.

Anders bei der Suche: hier unterscheiden sich aktuell die Stimmen zwischen der Einbindung der Dauerdokumente in das bekannte Suchverhalten und die Möglichkeit einer (zusätzlichen) Favouritensuche.

Teilen Sie gern weiter Ihre Meinungen solange wir vor der Umsetzung stehen. Diese wird zeitnah starten.

Viele Grüße

Franziska Hackner

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

JannesLucht3141 — Thu, 13 Apr 2023 09:53:06 GMT

Hallo Frau Hackner,

wie bereits mehrfach geäußert, halte auch ich eine Begrenzung der Dokumente nicht für sinnvoll. Eine mögliche Unübersichtlichkeit sollte kanzleiintern geregelt werden.

Zudem sollten diese Dokumente auch in die normalen Suchen einbezogen werden. Eine zusätzliche Favoritensuche kann nicht schaden, hätte für mich aber keine Priorität.

Im Grunde stimme ich @flange voll zu.

Mit freundlichen Grüßen

Jannes Lucht

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

deusex — Thu, 13 Apr 2023 10:04:37 GMT

Mir persönlich wäre hier ein Bereich mit "Favoriten" viel lieber, dann wären alle wichtigen, regelmäßig genutzten Dokumente in einer Ablage sofort aufrufbar. So könnte man im Kontextmenü bspw. "als Favoriten markieren" aufnehmen und die Dokumente schnell als solche zu markieren oder wieder aufzuheben.

Die Funktion vermisse ich in der Tat auch. Eine Begrenzung sollte dem Anwender überlassen werden, aber fünf ist absolut praxisfremd; bei 2.000 Dokumenten in einem Mandant, sind bereits 30 Favoriten schon sparsam.

Diese Favoriten könnte man bspw. unter "Alle Bereiche" platzieren.

Ich würde die ganzen Suchfunktionen so einfach als möglich halten und eine Option anbieten, "nur innerhalb der Favoriten suchen".

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

flange — Thu, 13 Apr 2023 12:59:47 GMT

Hallo @deusex ,

das können Sie aber bereits jetzt mit einen individuellen Attribut und einem entsprechenden Filter bewerkstelligen.

MfG, F.Lange

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

deusex — Thu, 13 Apr 2023 16:02:18 GMT

Hallo @flange ,

damit wären die Favoriten aber nur in den Favoriten und nicht auch in der üblichen Ablage, wo sie originär hingehören. Würde ich also einen Favoriten entfernen, weil ich diesen ggf. nicht mehr benötige, verschwände er auch aus der Ablage.

Wie bei Favoriten üblich, sollten diese in Ihrer "natürlichen Umgebung" belassen werden und nur gesondert in den Favoriten nochmals aufgeführt sein; quasi lediglich eine Verlinkung zum Dokument. Ähnlich einer Desktopverknüpfung . . .und wenn das so ginge, wäre das für mich perfekt. Lässt sich das so einrichten und ist mir da was entgangen? Würde zumindest das angesprochene Problem bereits lösen.

edit: Ich denke über "Dokumentenverknüpfung" in ein neues Register "Favoriten" ist das Problem ohne Weiteres praktisch lösbar und die Lösung effizient nutzbar, auf was es letztlich ankommt. Danke für den "Schubser".

edit2: Schaut jetzt so aus

Insofern einfach gewünschte Datei rechtsklicken, Verknüpfung in Ordner "Favoriten "kopieren" (den man zuvor natürlich angelegt hat).

und alles was man öfters braucht sammelt sich dort und kann wieder bequem entfernt werden, wenn nicht mehr benötigt - ohne die Originaldatei auch zu löschen. Sehr gut. Empfinde diese Lösung sogar als übersichtlicher, als oben eine Menge Dokumente angepinnt zu haben.

Danke nochmals @flange und an den Rest: Dankt mir später 😉

edit3: Habe nun erst den Beitrag noch ein wenig "rückgelesen" und gesehen, dass dies so ähnlich auch bereits thematisiert war und dennoch erscheint es mir als einfache, praktikable und vor allem effiziente Lösung.
Möglicherweise ist auch hier "weniger, mehr".

Wer pinnt wann, was an, wer entscheidet über einen Pinn und was ist es wert angepinnt zu werden . . . in einzelnen (Unter-) Ordnern ?!

Sorry, z.T. ist es m.E. schon etwas "seltsam" was hier vereinzelt gefordert wurde . . . 🙄 🤐

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: Umgesetzt

Franziska_Hackner — Wed, 31 May 2023 05:49:26 GMT

Hallo DATEV Ideas,

das Anpinnen von Dokumenten kommt! Sie können die Funktion ab den DATEV Programmen im Sommer (Bereitstellung 10.08.23) nutzen.

Für die Umsetzung haben wir Ihre Beiträge verfolgt: Vor allem war eine Begrenzung der Anzahl der anzupinnenden Dokumente strittig. Diese gibt es nicht und Sie haben freie Hand über die anzupinnenden Dokumente.

Zum Ende, vielen Dank für Ihre Beteiligung bei unseren Nachfragen. Geben Sie gern Rückmeldungen, sobald Sie die Funktion im Sommer testen konnten.

Viele Grüße

Franziska Hackner

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

poellath — Tue, 19 Sep 2023 13:29:53 GMT

Hallo DATEV Ideas,

es ist toll, dass das Anpinnen jetzt umgesetzt wurde.

Einige Mitarbeiter/innen nutzen diese Funktion auch schon.

Es wäre toll, wenn man das Anpinnen nicht systemweit, sondern pro Nutzer nutzen könnte - oder wenn man auswählen könnte. Wenn z. B. eine Mitarbeiterin eine Vorgangsmappe für Lohn anpinnt, wird dies auch im Sekretariat oder beim Ersteller von Steuererklärungen ganz oben angezeigt. Wenn mehrere Mitarbeiter - was bei uns durchaus normal ist - an einem Mandanten arbeiten, wird das schnell unübersichtlich, jeder sich Dokumente anpinnt.

Leider funktioniert das Anpinnen auch nur, wenn keine Gruppierung eingeschaltet ist. Es wäre toll, wenn auch bei aktiver Gruppierung die angepinnten Dokumente ganz oben angezeigt würden.

Viele Grüße

Susanne Pöllath

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Uwe_Lutz — Tue, 19 Sep 2023 14:16:54 GMT

Auch etwas unsinnig ist, dass angepinnte Dokumente auch im Belege buchen angepinnt sind, wenn man in Kanzlei-Rechnungswesen Belege aus dem DMS buchen will.

Eine getrennte Auswertung von angepinnten Dokumenten und Belegen würde hier schon helfen.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Taxfreak — Tue, 19 Sep 2023 15:54:45 GMT

Dem kann ich nur zustimmen.

Und wenn man sich einen Filter "Meine Angepinnten Dokumente" basteln will, wäre es sinnvoll, als zusätzliches Kriterium den "anpinnenden Bearbeiter" auswählen zu können. Ansonsten erhält man eine komplette Liste von allen angepinnten Dokumenten kanzleiweit.

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Nicola_Teich — Thu, 21 Sep 2023 13:28:04 GMT

Hallo @poellath, @Taxfreak,

Ihren Wunsch nach einem nutzerspezifischen Anpinnen können wir verstehen. Es wäre aber mal wieder die maximal aufwändige Umsetzung. Mit der aktuellen Funktion können kanzleiweit relevante Dokumente angepinnt werden, um Informationen zum Mandant innerhalb der Kanzlei einfacher zu transportieren.

Wir werden beobachten, wie sich die Nennungen zu diesem Wunsch weiter entwickeln.

Hallo @poellath,

Anpinnen und Gruppieren vertragen sich leider nicht. Es geht entweder das eine oder das andere. Das lässt sich technisch auch nicht ändern.

Hallo Herr @Uwe_Lutz,

Der Filter "zu buchende Belege" funktioniert wie jeder andere auch. Man kann die angepinnten Dokumente dort ausblenden, indem man den Suchbereich öffnet (Klick auf "Suchen") und am Feld "Schnellsuche" die Option "angepinnte Dokumente anzeigen" deaktiviert. Anschließend kann man den Suchbereich auch wieder schließen.

Beste Grüße - Nicola Teich

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Uwe_Lutz — Thu, 21 Sep 2023 15:03:36 GMT

Hallo Frau Teich,

das werde ich bei Gelegenheit mal ausprobieren.

Danke für den Hinweis.

Liebe Grüße

Uwe Lutz

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

chge71 — Sat, 23 Sep 2023 06:16:39 GMT

Hallo,

ich habe die Funktion Anpinnen sofort genutzt und kann auch, wie poellath nur mir wünschen, dass dues benutzerspezifisch umgesetzt wird. Meine Kolleginnen vom Lohn und JA waren über meine angepinntwn Dokumente nicht erfreut, da sie andere Prioritäten als in der Fibu haben.

Bei Belegen benötige ich das anpinnen nicht. Da kann man über den Status doch gut sortieren ...

Viele Grüße

Chris Gem

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

marcohüwe — Tue, 26 Sep 2023 11:51:34 GMT

Hallo @Nicola_Teich ,

könnten wir für diese praktische Funktion wohl noch eine Tastenkombination bekommen?

Dokument Anpinnen = STRG + ???

Dokument lösen = STRG + ???

Aber bitte nicht STRG+A dafür zweckentfremden 😉

Danke!

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Nicola_Teich — Wed, 27 Sep 2023 13:34:44 GMT

Hallo Herr @marcohüwe,

nachdem wir mit einer der letzten Tastenkombinationen unerwünschte Nebenwirkungen beim Belegbuchen erzeugt haben, war die Botschaft aus der Entwicklung "das Alphabet ist nun ausgeschöpft". 😁

Natürlich könnten wir jetzt noch mit ALT + Taste anfangen. Aber gerade das Anpinnen sollte insgesamt so selten passieren, dass man dafür den Weg über das Kontextmenü auf sich nehmen kann.

Beste Grüße - Nicola Teich

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

Konstantin_Menger — Mon, 09 Oct 2023 09:42:15 GMT

Hallo @Nicola_Teich ,

ich hätte eine Frage zu Ihrer Antwort auf @Uwe_Lutz. Wir haben die Möglichkeit mit der Option "Schnellsuche" ausprobiert und funktioniert auch. Allerdings müssen wir die Einstellungen pro Tag einmal ändern, dass es funktioniert. Kann man diese Einstellung auch dauerhaft einstellen, dass die angepinnten Dokumente im Filter "zu buchende Belege" nicht angezeigt werden.

Viele Grüße

Konstantin Menger

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS - Status geändert in: Umgesetzt

Nicola_Teich — Wed, 25 Oct 2023 09:34:34 GMT

Guten Tag Herr @Konstantin_Menger,

wir prüfen aktuell, das Anpinnen nur für die Dokumentklasse "Dokumente" auszuwerten. Dann sollte man beim "Belege buchen" in der Regel fein raus sein. Bzgl. Telefonnotizen sind wir noch im Gespräch.

Ich gebe nochmal Bescheid, wenn es einen Termin für die konkrete Umsetzung gibt.

Beste Grüße - Nicola Teich

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

SvenJanning — Thu, 26 Oct 2023 08:09:45 GMT

Ist das anpinnen von Dokumenten benutzerabhängig oder kanzleiweit?

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

marcohüwe — Thu, 26 Oct 2023 08:13:43 GMT

@SvenJanning das hängt am Mandanten, also kanzleiweit

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

_SST_ — Tue, 13 Feb 2024 14:49:35 GMT

Dass das Anpinnen nur systemweit möglich ist, kann ja nicht wirklich ernst gemeint sein.

In der Praxis hat man gerade bei größeren Mandaten mehrere Mitarbeiter / Teams, die diesen bearbeiten (z.B. Verwaltung, FiBu, JA, Lohn, Unternehmensberatung, usw.).

Wenn jeder seine für ihn wichtigen Dokumente anpinnt, dann führt das zu einer großen grünen und unübersichtlichen Übersicht, so dass es den Sinn des Anpinnens konterkariert und man es sich hätte auch sparen können. Außerdem wird dann das Suchen der weiteren Dokumente durch die angepinnten erheblich gestört.

Aus unserer Sicht ist eine nutzerindividuelle Berücksichtigung der angepinnten Dokumente unbedingt geboten! Wäre also schön, wenn diese Funktion kommen würde, damit das Feature Anpinnen in der Praxis auch sinnvoll genutzt werden kann.

Eine Lösung entscheiden zu können welche Dokumente systemweit oder individuell für den Nutzer angepinnt werden, wäre natürlich optimal (wie z.B. bei der Anlage von Auswertungspaketen).

Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

p_bohnes — Tue, 13 Feb 2024 15:08:37 GMT

Sie können gerne mein Ideas "Benutzerspezifisches Anpinnen von Dokumenten" vom 7.12.2023 Link unterstützen. Die gleichen Überlegungen hatte ich auch.