Idee "PDF als neue Revision im DMS" in Ideen zu DATEV DMS

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Fri, 13 Jan 2023 10:13:10 GMT

Als Steuerberater möchte ich aus deinem DOC Dokument im DMS ein PDF/A Dokument als neue Revision für dieses Dokument erzeugen, um dann dieses PDF-Dokument versenden zu können.

Auch wenn die Idee schon mal von @Franziska_Hackner unter https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/PDF-Datei-aus-Dokument-generieren-und-als-neue-Revision-ablegen/idi-p/309179 abgelehnt wurde erfasse ich diese Idee noch mal neu, da es jetzt m.E. neue Erkenntnisse gibt.

Im Zusammenhang mit dem beSt (besonderes elektronische Steuerberaterpostfach) bin ich verpflichtet PDF - Dokumenten (bzw. konkret PDF/A oder PDF 2.0) an das FG zu senden. Auch bei andere Empfänger im beSt macht es Sinn, dass die Dokumente als PDF versendet werden.

Der Mitarbeiter in der Kanzlei soll die Schreiben / Dokumente vorbereiten (in der Regel Word) und vor dem Versand soll dieses Dokument dann als PDF umgewandelt und dann versandt werden. Dass muss m.E. in einem Dokument passieren - und zwar dann als Revision!

(Die heutige Lösung mit Export aus dem DMS als PDF ins Dateisystem und dann das Dokument wieder (als neues Dokument) zu importieren ist absolut untauglich)

PDF als neue Revision im DMS

oschmitt — Fri, 13 Jan 2023 10:16:53 GMT

Meine Stimme haben Sie, obgleich ich noch immer nicht verstehe warum die DATEV für solch eine Idee die Vorteile sehen muss. Sind die Ideen nicht dafür geschaffen worden um den Genossenschaftsmitgliedern die Entscheidung über "sinnvoll" oder nicht "sinnvoll" zu überlassen.

Aber lassen wir das, dass will keiner bei der DATEV hören.

PDF als neue Revision im DMS

dirk2018 — Mon, 16 Jan 2023 10:07:14 GMT

Dieser Gedanke kam mir auch sofort, nach dem ersten Test des beSt. Wenn man nicht aufpasst, versendet man eine docx-Datei über das beSt. Das kann beim besten Willen niemand wollen, dass Word-Dateien versendet werden. Beim E-Mail-Versand aus DMS heraus kann man ja automatisch eine pdf-Datei erzeugen. Dieser Schritt fehlt beim Senden via beSt aktuell. Ihr Vorschlag geht noch weiter und wäre wünschenswert. Als (schnellere?) Lösung würde mir das Dialog-Fenster wie beim E-Mail-Versand genügen.

PDF als neue Revision im DMS

oschmitt — Mon, 16 Jan 2023 10:15:28 GMT

@dirk2018 Aber leider erfolgt der PDF-Dateiversand nur beim Versenden ausgehend von DMS, möchte ich in Outlook eine Word Datei anhängen geht es nicht diese vorher als PDF-Datei umzuwandeln.

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Tue, 17 Jan 2023 07:36:29 GMT

@oschmitt wobei das ja jetzt kein DATEV-Thema ist.

Aus dem DMS heraus kann ich ja DOC - Dokumente heute schon gut als PDF per Mail versenden. Dann wir das DOC durch DATEV in PDF konvertiert.

Und direkt aus Word heraus gehts ja auch ganz ohne DATEV:

PDF als neue Revision im DMS

steuerbär — Tue, 17 Jan 2023 08:22:15 GMT

Die Umwandlung in PDF als Revision halte ich auch für einen unentbehrlichen Schritte. Das muss auch die DATEV einsehen, wenn sie ein bisschen was für die "effizienten Prozesse in den Kanzleien" machen möchte, so wie sie es gerne in ihren Marketing-Sprech-Aufsätzen verkauft.

Wichtig ist nicht nur die Umwandlung in PDF, sondern auch die Hinterlegung eines entsprechenden Profils, um z.B. in einem einzigen Schritt das Briefpapier "reinblitzen" zu können (Wasserzeichen, ...).

Es muss eine Datei rauskommen, mit der wir in DATEV, Kollaborationsplattformen, beSt usw. ohne viel Rumgeklicke weiterarbeiten können.

Die Zeiten sind m.E. vorbei, in denen der Versand per E-Mail en vogue war. Das ist eher ein sterbender Schwan. Wer "Zukunft - gemeinsam" machen möchte, sollte die Weichen jetzt stellen.

PDF als neue Revision im DMS - Status geändert in: Umsetzung geplant

Franziska_Hackner — Wed, 18 Jan 2023 06:39:20 GMT

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für das Einbringen und Voten dieser Idee.

Wir haben den Wunsch und die Notwendigkeit dieser Ergänzung wahrgenommen.

Wir arbeiten daran, eine Möglichkeit zur Konvertierung von Dokumenten für die beSt-Nachricht anzubieten. Voraussichtlich können wir die Funktion dann über das Service Release im April ausliefern.

@oschmitt Nehmen Sie Ihren Wunsch gern in eine eigene Idee auf, bzw. verlinken die Idee in Ihrem Kommentar. So kann dieser direkt gevotet werden.

@steuerbär Das hinterlegen von Profilen, bzw. die Möglichkeit von Wasserzeichen ist nicht angedacht. Aktuell sehen wir hier keinen Bedarf. Wie ist Ihr Szenario?

Viele Grüße

Franziska Hackner

PDF als neue Revision im DMS

steuerbär — Wed, 18 Jan 2023 07:32:21 GMT

Hallo Frau Hackner,

vielen Dank, dass die Umsetzung nun doch geplant ist.

Wir arbeiten auf WTS mit Word-Vorlagen aus der Dokumentenverwaltung und DMS. In den Vorlagen ist bisher kein Briefpapier hinterlegt, da die Briefe teilweise auf unserem Drucker mit vorbedruckten Briefpapier gedruckt und teilweise als PDF mit Briefpapier ausgeben werden. Ist das Word-Dokument im DMS fertig, verwenden wir PDF-XChange; es ist wunderbar in Word integriert und hier lassen sich auch entsprechende Profile mit Briefpapier im Hintergrund (Wasserzeichen) anlegen. Das geht mit ein oder zwei Mausklicks und wir haben gleich einen sauberen PDF-Brief.

Einziges Manko: ich muss die PDF-Datei erst zwischenspeichern und kann sie dann erst in die Dokumentenstruktur ziehen. Hier wäre es eine echte Erleichterung, wenn das PDF einfach als zusätzliche Revision in DMS erscheint, wir uns den Zwischenschritt sparen und das PDF-Dokument sofort weiter verwenden bzw. versenden könnten.

Wenn Sie hier Verbesserungsvorschläge sehen, bin ich für alles offen.

PDF als neue Revision im DMS

Nicola_Teich — Wed, 18 Jan 2023 08:27:28 GMT

Guten Tag @steuerbär,

herzlichen Dank für die Erläuterung Ihres Prozesses.

Diese Konstellation gibt es natürlich in einigen Kanzleien:

Papierkorrespondenz wird noch auf Briefpapier ausgedruckt
Für E-Mails braucht man den Briefkopf/-fuß direkt im Dokument

Tatsächlich haben Sie die Lösung schon mit erwähnt: Sie bräuchten entsprechende Vorlagen MIT Briefkopf in der Vorlagenverwaltung. Dies kann man recht elegant mit entsprechenden Bausteinen lösen. Dann könnte man bei der Erstellung des Dokumentes entscheiden, ob man den Briefkopf mit anziehen möchte oder eben nicht.

Ihr aktueller Weg über PDF-XChange bietet zwar schöne Möglichkeiten aber die weitere Verarbeitung des Dokumentes erscheint doch sehr aufwändig.

Bevor man in Zukunft in eine Nachbestellung von Briefpapier investiert, könnte man prüfen, ob man den Briefkopf nicht einfacher per Farblaser andrucken kann. Dann entfällt die Unterscheidung von oben und man ist auch bzgl. Gestaltung des Briefpapiers flexibler.

Unsere geplante Erweiterung wird in jedem Fall nur das vorhandene Dokument nach PDF wandeln. Eine weitere "Anreicherung" ist nicht vorgesehen.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Wed, 01 Feb 2023 07:11:25 GMT

@Franziska_Hackner @Nicola_Teich noch eine Anregung zur Umsetzung da das Thema ja übergreifend zu sehen ist:

Wenn ich bspw. ein Schreiben an das Finanzamt per ELSTER (sonstige Nachricht) senden möchte benötige ich ja auch zwingend ein PDF (auch ein Grund für diese super Idee 😉

Allerdings sind dann die ELSTER Vorgaben für Dateiname (Länge) ein Problem. Wäre natürlich super, wenn sich das auch gleich lösen lassen würde.

Oder man macht auch ein "Senden" und dann senden an Finanzamt (ELSTER) mit der Konvertierung...

Bin gerne für einen Austausch bereit 😉

PDF als neue Revision im DMS

oschmitt — Fri, 03 Feb 2023 14:52:10 GMT

Vielleicht auch in diesem Zusammenhang die Möglichkeit in Vorgangsmappen gespeicherte Dateien von *.* nach *.pdf umzuwandeln.

Gerade heute wieder Belege aus einer VGM per ELSTER an das FInanzamt senden wollen, musste ich diese vorher erst über den DMS-Drucker wieder in die VGM anhängen um sie senden zu können.

PDF als neue Revision im DMS

RAHagena — Sat, 04 Feb 2023 12:23:45 GMT

Finde ich auch gut, es gibt aber schon einen relativ einfachen und sehr unbekannten Weg:

Drucken ins DMS!

Als Druckertreiber kann das DATEV DMS ausgewählt werden, Wehrmutstropfen ist, dass im DMS Dialog dann nichts vorbelegt ist. Dafür entfällt der Zwischenschritt im Filesystem.

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Mon, 24 Apr 2023 07:31:03 GMT

So, das ist ja seit letzter Woche umgesetzt. Nur die Umsetzung entspricht in keiner Weise meinem Vorschlag.

Mein Vorschlag war:

Ich erzeuge erst im DMS ein Dokument als Word, dann Konvertierung als PDF (neue Revision), dann (bei Bedarf) eine qualifizierte elektronische Signatur QES mit FP Sign (neue Revision) und dann Versand dieser Revision bspw. mit dem beSt oder per E-Mail oder Upload zu meine Steuern oder ....

Die Konvertierung erst beim Aufnehmen mit dem beSt ist daher an dieser Stelle nur für die (wenigen) FG Verfahren anwendbar. Ein Versand einer QES -signierten PDF-Datei (bspw. für Einsprüche, Widersprüche o.ä.) ist damit (weiterhin) nicht möglich!

Schade, dass diese Idee so komisch umgesetzt wurde.

PDF als neue Revision im DMS

steuerbär — Mon, 24 Apr 2023 07:55:35 GMT

Hallo Herr @bernhard_holleitner ,

ich verstehe Ihr Problem nicht ganz. Wenn FP-Sign eingesetzt wird und richtig konfiguriert ist, kann genau Ihr Szenario umgesetzt werden.

Meine MitarbeiterInnen schreiben das Dokument in Word, ich lese es durch, sende es an FP Sign zur Signatur und dann wird das Word-Dokument automstisch als Revision durch das signierte PDF-Dokument ersetzt.

Anschließend kann ich das PDF für alles erdenkliche weiter nutzen.

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Mon, 24 Apr 2023 10:11:33 GMT

@steuerbär ja; grundsätzlich geht das schon wenn ich über die DMS-Schnittstelle an FP Sign gebe.

ABER: Zunächst mal wäre festzuhalten, dass eine PDF-Konvertierung im DMS unabhängig von der Signatur mit FP - Sign gehen sollte. Nicht jedes Dokument was dann als PDF versandt wird soll auch signiert werden. Bspw. möchte ich ein Word-Dokument als PDF dann im DMS haben und ggf. über andere Schnittstellen (ohne Signatur) weitergeben können.

UND: Es ist unklar, welches PDF - Format FP-Sign generiert. Im Hinblick auf die Vorgaben der ERVV ist das eher ungut, auch wenn diese grundsätzlich nur bei der Gerichtskommunikation anzuwenden ist.

UND: Darüber hinaus ist die PDF-Konvertierung bei FP-Sign teilweise nicht sauber. So kommt der Konverter mit Platzhaltern für Text / Auswahlfelder o.ä. nicht sauber zurecht. Das ist aber dann (lt. DATEV) ein Problem von FP-Sign.

PDF als neue Revision im DMS

benjamin_koebel — Wed, 20 Sep 2023 13:18:25 GMT

@bernhard_holleitner stimme ich zu.

Unabhängig vom Verwendungszweck sollte es über das Kontextmenü eines Dokuments möglich sein, dieses in eine pdf umzuwandeln (inkl. Revisionierung).

Technisch scheint das ja unproblematisch möglich zu sein (Umwandeln bei "Senden per E-Mail"; Senden über das Anwaltspostfach) - @Nicola_Teich @Franziska Hackner was sind die Gründe, warum man die Konvertierung nicht unabhängig von Ihren erdachten Anwendungsszenarien umgesetzt hat?

Beste Grüße

PDF als neue Revision im DMS - Status geändert in: Umsetzung geplant

Nicola_Teich — Thu, 21 Sep 2023 13:48:38 GMT

Hallo in die Runde,

alleine an dieser Diskussionsrunde merkt man schon, wie viele verschiedene Bedürfnisse dann plötzlich rund um die - vermeintlich - einfache Konvertierung nach PDF aufkommen.

Wir haben zum Thema PDF in letzter Zeit einiges gelöst

PDF-Konvertierung der Dokumente aus DATEV DMS beim Hinzufügen von Anhängen an eine E-Mail (Programme 17.0)
beSt: Manuelle Konvertierung der Anlagen einer beSt-Nachricht in PDF/A-Format (Programme 17.0)
beSt: Automatische Konvertierung der Anlagen in PDF/A beim Versand von beSt-Nachrichten (SR 07.09.2023; siehe hier )

Aus den zugehörigen Community-Beiträgen (dieser und Link) bleiben folgende Anforderungen übrig:

Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um sie per DigiKom zu versenden (Einspruch, Sonstige Nachricht etc.) -> Tendenz: ersetzen
Anpassung Dateiname ermöglichen -> bei ELSTER-Versand scheinbar begrenzte Länge
Dokumente nach PDF konvertieren, um sie mit einer Signaturlösung ungleich FP Sign zu signieren -> Tendenz: ersetzen
Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um Prüfungshandlungen zu dokumentieren (vor allem WP) -> Tendenz: zusätzlich ablegen (am Anfang/am Ende)

Wir erarbeiten aktuell einen Lösungs-Vorschlag, um die skizzierten Szenarien abzudecken.

Mit besten Grüßen - Nicola Teich

PDF als neue Revision im DMS

flange — Thu, 21 Sep 2023 20:52:56 GMT

@Nicola_Teich

Danke!

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Fri, 22 Sep 2023 04:37:06 GMT

@Nicola_Teich danke, es geht doch noch vorwärts.

Gerade gestern hatte ich wieder den Fall, dass ich einen Einspruch als Word im DMS hatte und diesen dann per ELSTER versenden wollte.

Im Moment muss ich ihn exportieren, umbenennen und dann manuell wieder hinzufügen.

Oder auch mal Belege usw.

Wollte schon eine neue Idee erfassen 😉

PDF als neue Revision im DMS

Dennis_Gebhard — Thu, 12 Oct 2023 08:14:05 GMT

Guten Tag @Nicola_Teich - können Sie schon abschätzen, wie lange diese neuen Umsetzungen brauchen? Wir stehen gerade vor einer Einführung eines Tools, bei dem diese Funktion äußerst relevant wäre.

Ich weiß, Sie können vermutlich nichts Konkretes sagen, aber eher kurzfristig (bis Ende Q1 2024), mittelfristig (im nächsten Jahr) oder langfristig?

Vielen Dank für eine Einschätzung.
Dennis Gebhard

PDF als neue Revision im DMS

Nicola_Teich — Thu, 12 Oct 2023 10:08:23 GMT

Hallo Herr @Dennis_Gebhard,

das Thema steht in der Planung zur 18.0 (also Sommer 2024). Es kann sein, dass es auch schon vorher per Service Release bereitgestellt wird. Aber das kann ich noch nicht versprechen.

Der Workaround mit den Bordmittel sieht aktuell wie folgt aus:

Dokument markieren
rechte Maustaste - Drucken (oder STRG + P)
Drucker "DATEV Dokumentenmanagement" wählen - OK
<etwas Geduld 😇>
in der Ablagemaske auf das Register "Anhängen" wechseln
per Doku-Nr. das Ausgangsdokument suchen und auswählen
unten die Option "Gesamte Struktur ersetzen" wählen

Beste Grüße - Nicola Teich

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Fri, 13 Oct 2023 06:20:54 GMT

@Nicola_Teich das ist tatsächlich eine interessante Funktion die ich direkt mal ausprobieren muss - löst zwar nicht diesen Problem aber möglicherweise andere 😉

PDF als neue Revision im DMS

Dennis_Gebhard — Fri, 13 Oct 2023 06:29:27 GMT

Hallo Frau Teich, vielen Dank für den Einblick. Der Workaround klingt erst einmal spannend. Schauen wir uns mal an. Danke!

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Thu, 04 Jan 2024 13:21:28 GMT

Ein Jahr ist der Thread nun alt. Und auch heute musste ich wieder folgendes über mich ergehen lassen:

(Kommunikation Finanzverwaltung, Belegnachreichung, Schreiben aus DMS hinzufügen):

Ich hoffe, dass hier

1) eine automatische Konvertierung des Word-Dokuments beim Upload in die Belegnachreichung erfolgt (oder alternativ zumindest vorher im DMS eine PDF-Revision erstellt werden kann - wäre zwar nicht so schön..)

2) auch die Zeichenlänge von max. 46 Zeichen gleich angepasst wird...

@Nicola_Teich wird das auch kommen?

PDF als neue Revision im DMS

metalposaunist — Thu, 04 Jan 2024 13:23:31 GMT

@bernhard_holleitner schrieb:
2) auch die Zeichenlänge von max. 46 Zeichen gleich angepasst wird...

Ist eine Vorgabe der Schnittstelle der FV / ELSTER. Da kann DATEV auch nur Bitte, Bitte 🙏 machen. Da musst Du mal mit der obersten Behörde der FV Kontakt aufnehmen.

PDF als neue Revision im DMS

theo — Thu, 04 Jan 2024 13:24:45 GMT

@metalposaunist Die Zeichen sollte jeder Programmierer zurecht schneiden können vor Versand.

PDF als neue Revision im DMS

bernhard_holleitner — Fri, 05 Jan 2024 09:46:52 GMT

@metalposaunist das ist klar, dass es von der ELSTER Schnittstelle kommt. Aber hier kann ja DATEV entsprechend optimieren vor der Übergabe.

PDF als neue Revision im DMS

metalposaunist — Fri, 05 Jan 2024 10:55:56 GMT

@bernhard_holleitner schrieb:
Aber hier kann ja DATEV entsprechend optimieren vor der Übergabe.

Oder ELSTER hält sich einfach an bestehende Windows Standards, die min. 260 Zeichen im gesamten Pfad erlauben. Windows 10: Pfadbeschränkung auf 260 Zeichen in Windows aufheben

46 Zeichen sind so Limits wie bei DATEV mit künstlicher Beschränkung auf 10 in meineSteuern 😅.

PDF als neue Revision im DMS

Nicola_Teich — Tue, 09 Jan 2024 14:26:29 GMT

Hallo @bernhard_holleitner,

bekanntermaßen mahlen die Mühlen bei DATEV nicht so schnell. Das Thema "in PDF konvertieren und in Struktur ersetzen" wurde genau angeschaut, es haben sich diverse Konstellationen ergeben, die beachtet werden müssen und das Thema ist nun zur 18.0 (Sommer 2024) in Arbeit.

Den Themenkomplex "Nicht-PDF-Dokumente an Nachrichten der Digitalen Kommunikation mit der Finanzverwaltung anhängen" habe ich auch nochmal an meinen Steuern-Kollegen weitergegeben, denn dort muss dafür (und für die Längenbegrenzung des Dateinamens) eine Lösung gefunden werden. Tatsächlich nähern wir uns aktuell dem Thema "RaBe" (= Referenzierung auf Belege) an. Dabei handelt es sich - sofern freigeschaltet - um den direkten Durchgriff der Finanzverwaltung auf verknüpfte Belege der Steuererklärung. Auch in diesem Kontext kann nur auf PDF-Dateien zugegriffen werden. D.h. hieraus ergibt sich ebenfalls die Herausforderung, Belege nach PDF zu konvertieren. Ich hoffe aus dieser Diskussion ergeben sich dann auch neue Angebote für das geschilderte Problem.

Beste Grüße - Nicola Teich

PDF als neue Revision im DMS

metalposaunist — Tue, 09 Jan 2024 14:34:30 GMT

@Nicola_Teich schrieb:
Auch in diesem Kontext kann nur auf PDF-Dateien zugegriffen werden. D.h. hieraus ergibt sich ebenfalls die Herausforderung, Belege nach PDF zu konvertieren.

Hm. Nö? Ich hätte da als DATEV vielleicht auch nur PDF in DUO und meineSteuern zugelassen.

DATEV so:

CSV, JPG, JPEG, PDF, PNG, TIF, TIFF, TXT, DOCX*, XLSX*

Zumal auch die Upload mobil App Bilder in 12M Vollfarbe zulässt 👎.

Hier hätte ich mir deutlich mehr Zug und Drang zu PDF gewünscht. Jetzt sucht DATEV eine Lösung für ein selbst gemachtes Problem. Wir reparieren also am Symptom rum statt an der Ursache.

Schön ist auch folgende App: Microsoft Lens: PDF Scanner

Irgendwie fühlt sich diese Digitalisierung falsch an 😅.

PDF als neue Revision im DMS

RAHagena — Tue, 09 Jan 2024 15:22:12 GMT

Ich hab da gelesen, dass dieses Thema zum Sommer endlich umgesetzt wird!

Da wir unsere Dokumente direkt aus dem DMS unseren Mandanten bereitstellen, fehlt uns eine unmittelbare PDF Konvertierung sehr!

DATEV-ESt hatte mit Elstern und Raben nichts zu tun, als dort individuelle Anlagen ermöglicht wurden. Die machen aber nur in Excel Sinn, deshalb ist es zwingend notwendig, solche Dateien mit Feldern verknüpfen zu können. Diese Anlagen sieht das FA bislang nur, wenn man die da hinschickt. Ein Zugriff vom FA auf die Excel stand da noch nie zur Diskussion. Das kommt erst jetzt neu durch Rabe und seine Möglichkeit, aus Push endlich Pull zu machen.

Ich freu mich sehr auf Rabe, dann gibts keine Nachfragen nach Belegen mehr!