Idee "automatisches Einchecken" in Ideen zu DATEV DMS

automatisches Einchecken

flange — Wed, 10 Nov 2021 18:00:49 GMT

Hier hab ich's bereits geschrieben: DATEV DMS - Ich möchte eine Eincheckhilfe verrecht... - DATEV-Community - 251701

Aber jetzt möchte ich es explizit noch mal als Idee einbringen:

Es gibt ja immer wieder mal Probleme mit ausgecheckten Dokumenten.

Im DATEV-Arbeitsplatz kann man aber konfigurieren, dass beim Beenden ausgecheckte Dokumente automatisch eingecheckt werden.

Eine total sinnvolle Option. Leider ist diese benutzerspezifisch und dummerweise nicht standardmäßig aktiv.

Es war übrigens in DMS classic sinnvoller vorbelegt.

Das sollte dringend Kanzleiweit konfigurierbar sein oder es sollte wenigsten das automatische Einchecken standardmäßig aktiv sein.

freundliche Grüße in die Runde,

F.Lange

automatisches Einchecken

metalposaunist — Wed, 10 Nov 2021 22:27:35 GMT

DAFÜR! 💪 Wenn man proaktiv Probleme verhindern kann, bevor man auf sie trifft oder sie eintreten, ist das immer eine gute Sache,!

automatisches Einchecken

bergerberthold — Wed, 08 Dec 2021 08:52:57 GMT

Hallo zusammen,

bin auch dafür das dies als Standard aktiv ist. Also "Dokumente beim beenden automatisch einchecken". Ebenso das man diese Einstellung "Kanzleiweit" mit einem Klick setzen kann.

Grüße

Berthold Berger

automatisches Einchecken

Doozer — Wed, 08 Dec 2021 13:34:34 GMT

Hallo,

aber wenn es sich um eine Blanko-Vorlage handelt, die eben nicht gespeichert werden soll, dann wird sie überschrieben. Wir haben einen Mandanten mit internen Vorlagen für z.B. Urlaubsanträge oder Überstundenlisten.

Freundliche Grüße

Andrea

automatisches Einchecken

bergerberthold — Wed, 08 Dec 2021 13:38:21 GMT

Hallo @Doozer ,

speichern und einchecken hat meiner Meinung nach nichts einander zu tun. Sobald ich das Dokument öffne wird es "ausgecheckt" und wenn ich es schließe wird es "eingecheckt" auch wenn ich nichts ändere.

Grüße

Berthold BErger

automatisches Einchecken

Doozer — Wed, 08 Dec 2021 13:44:13 GMT

Hallo @bergerberthold ,

hab es noch nicht ausprobiert, bei mir hab ich es so eingestellt, dass ich beim Schließen gefragt werde und dann entscheide.

Ich hätte nicht gedacht, dass es ein Unterschied gibt zwischen "speichern" und "Bearbeitung abschließen/einchecken".

Freundliche Grüße

Andrea

automatisches Einchecken

bergerberthold — Wed, 08 Dec 2021 13:46:39 GMT

Hallo @Doozer ,

das speichern Fenster bekomme ich trotz Einstellung "Automatisch beim Beenden einchecken" 😉

Grüße

Berthold Berger

automatisches Einchecken

mkinzler — Wed, 08 Dec 2021 14:15:57 GMT

@bergerberthold

Das Speichern hat ja nichts mit der Ablage ins DMS zu tun, sondern ist die Voraussetzung. Würde man dieÄnderungen nicht in die temporäre Datei schreiben könnten diese ja nicht zurück in die Datenbank geschrieben werden können.

automatisches Einchecken

Doozer — Wed, 08 Dec 2021 14:17:18 GMT

@bergerberthold

dann macht doch nur der mittlere Punkt Sinn und die anderen sind total überflüssig

automatisches Einchecken

bergerberthold — Wed, 08 Dec 2021 14:54:30 GMT

@Doozer

richtig nur der mittlere Punkt ist der richtige. Die anderen kann man vergessen und sind überflüssig und machen nur "Probleme"

automatisches Einchecken

Helmut_Lerm — Thu, 09 Dec 2021 06:14:55 GMT

Hallo DATEV-Ideas,

vielen Dank für den regen Austausch.

Hier ein paar gesammelte Infos rund um das Thema:

Aus- und Einchecken:
- Auschecken: Das Dokument wird aus der Datenbank geholt und die weitere Bearbeitung in DMS durch das Auschecken verhindert.
- Einchecken: Das Dokument wird wieder in die Datenbank gebracht und die Bearbeitung für den nächsten Benutzer ermöglicht. Bei vorhanden Änderungen wird eine neue Revision erzeugt.
Speichern in Office:
- Speichern über die Office-Diskette speichert nur auf dem Laufwerk.
- Speichern über die DMS-Schaltfläche speichert direkt in die DMS-Datenbank.
Warum die Option "kein automatisches einchecken" bzw. "manuelles einchecken"?
- Es gibt die Möglichkeit über das Kontextmenü (ohne Öffnen) manuell auszuchecken. Dadurch kann man die Bearbeitung durch andere Benutzer sperren und z.B. ein Dokument "mitnehmen". Dieses Dokument kann dann "offline" bzw. auf einem anderen Gerät bearbeitet werden und dann wieder "in DMS gebracht werden".
- Ein "automatisches Einchecken" würde hier dazu führen, dass das Dokument nicht mehr "gesperrt" ist.

Ich hoffe die Hintergründe helfen bei der Einordnung. Nichtsdestotrotz macht das automatische Einchecken in einem Großteil der Fälle Sinn.

Einen guten Start in den Tag und viele Grüße

Helmut Lerm

automatisches Einchecken

metalposaunist — Thu, 09 Dec 2021 07:10:01 GMT

@Helmut_Lerm schrieb:
Es gibt die Möglichkeit über das Kontextmenü (ohne Öffnen) manuell auszuchecken. Dadurch kann man die Bearbeitung durch andere Benutzer sperren und z.B. ein Dokument "mitnehmen". Dieses Dokument kann dann "offline" bzw. auf einem anderen Gerät bearbeitet werden und dann wieder "in DMS gebracht werden".

Ah, so eine Art Lizenzausleihassistent nur für Dokumente? Und ich habe den Lizenzausleihassistenten weder verstanden noch jemals in 7J DATEV aktiv auch nur einmal genutzt 😄.

Will das jemand? Wenn ja, wer? Die 20% digitalen Vorreiter oder die analogen Kanzleien?

Bei jedem neuen Mitarbeiter müssen wir diese Einstellung von Hand treffen, weil es auch keine kanzleiweite Vorgabe gibt, oder? Wieder 1 manueller ProCheck Punkt mehr, an den gedacht werden muss. Super toll!

automatisches Einchecken

Helmut_Lerm — Fri, 10 Dec 2021 05:37:58 GMT

Hallo @metalposaunist,

die Möglichkeit wird (inzwischen) selten genutzt, da bin ich ganz bei Ihnen.

Mir ging es hauptsächlich darum, die Hintergründe darstellen, warum es diese Optionen gibt. Natürlich ist hier der Default nicht in Stein gemeißelt bzw. die Möglichkeit eine kanzleiweite Konfiguration denkbar.

Einen schönen Freitag und vorab ein schönes Wochenende!

Viele Grüße

Helmut Lerm

automatisches Einchecken

marcohüwe — Fri, 10 Dec 2021 07:04:00 GMT

Für alle die sowas gerne mit wenigen Klicks als Standard für alle festlegen möchten ->

automatisches Einchecken

Markus_Schmid — Wed, 27 Apr 2022 12:15:41 GMT

Hallo Zusammen,

entschuldigt bitte, dass ich das Thema wieder aufgreife, allerdings in einem etwas anderen Kontext.

@Helmut_Lerm Sie haben ja das "manuelle auschecken" angesprochen...

Gibt es hierzu irgendwo die Möglichkeit, den Ort für die ausgecheckten Dokumente vorzugeben?

Ich habe bisher nichts gefunden.

@metalposaunist Ja, es klingt schon etwas altbacken wie der Lizenzausleihassistent, aber es kommt ja immer auf das Vorhaben an...

In meinem Fall sollen die Dokumente dann in einen Ordner ausgecheckt werden, der mit meinem iPad synchronisiert ist, ich dann über das iPad mit Stift z.B. Anmerkungen, Notizen machen kann und danach das Dokument wieder einchecken kann.

Viele Grüße

Markus Schmid

automatisches Einchecken

mkinzler — Wed, 27 Apr 2022 13:22:05 GMT

Die Dokumente werden nach

%AppData%\Roaming\DokOrg\CheckOut

ausgecheckt

automatisches Einchecken

Markus_Schmid — Wed, 27 Apr 2022 14:38:18 GMT

Hallo @mkinzler ,

ja, das weiß ich und ich habe mir schon Batch-Dateien erstellt, mit der ich die ausgecheckten Dokumente in das Synchronisationsverzeichnis und wieder zurück verschiebe.

Allerdings wäre ein Auschecken in ein selbst definierbares Verzeichnis schöner und sollte auch nicht so kompliziert sein. Hab auch schon in der Registry geschaut, aber da gibt es wohl auch nichts...

automatisches Einchecken

mkinzler — Wed, 27 Apr 2022 14:40:19 GMT

Möglicherweise über eine Ordnerumleitung oder Dateisystemvirtualisierung. Oder mit der mklink-Brechstange ...

automatisches Einchecken

Markus_Schmid — Wed, 27 Apr 2022 15:00:40 GMT

Hab schon einiges probiert und mich dann für die Batch-Variante entschieden...

Nur wäre mir eine richtige Lösung statt Bastler-Lösung lieber...

Gut, da kommt dann wieder der Marktplatz mit DATEVconnect ins Spiel, aber das ist wieder eine andere Sache...

Aber danke für die Tipps!!!