Thema "OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?" in IT-Club

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Heike_Schueller — Mon, 23 Mar 2020 15:38:46 GMT

Hallo Community,

Unter www.datev.de/corona finden Sie in Kürze unter anderem einen Beitrag mit einigen Hinweisen und Tipps zur Nutzung von OneNote. Als Fortführung zu diesem Beitrag möchten wir Sie gerne hier in den Austausch bringen.

Bitte stellen Sie Ihre offenen Fragen ein, wir kümmern uns auch in enger Zusammenarbeit mit unseren Systempartnern und internen Fachabteilungen um die Beantwortung.

Setzen Sie OneNote bereits ein?
Was muss bei der Nutzung beachtet werden?

Welche Funktionen sind ihre Favoriten?

Wir sind gespannt auf Ihre Fragen und Erfahrungsberichte.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

oschmitt — Wed, 25 Mar 2020 09:18:25 GMT

Sehr geehrte @Heike_Schueller ,

den Austausch nehme ich gerne an.

OneNote halte ich für ein sehr mächtige Tool! Die einzige Sache die ich noch nicht 100%ig eruieren konnte, war, wie findet die Speicherung sinnvollerweise statt.

Die neuere OneNote App setzt auf die Speicherung in OneDrive, was in der normalen Version irgendwo auf der Welt gespeichert wird. Hier habe ich Bauchschmerzen wegen der DSGVO. Ist OneDrive Business eine geeignete Plattform um zwischen verschiedenen Geräten die Daten DSGVO-konform auszutauschen?

Wohingegen OneNote (aus dem Office Paket, nicht Office 365) ein Austausch über die Datei-Ebene zulässt, hier kann man die Notizdateien im FileSystem ablegen und keine Inhalten gelangen nach draussen. Da nix nach draussen gelangt, ist der Einsatz ausserhalb der Kanzlei-Umgebung problematisch.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

d_wielsch — Wed, 25 Mar 2020 09:38:16 GMT

Hallo @Heike_Schueller ,

ich teste seit einem halben Jahr jetzt den Umgang mit OneNote. Und muss sagen, dass ich begeistert bin. Ich entdecke immer mehr Möglichkeiten wie der Umgang bei der täglichen Arbeit hilft.

Im Sommer dieses Jahres möchte ich den Umgang mit dem Programm der Chefabteilung vorzeigen, damit die Nutzung auf die Kanzlei ausgeweitet wird, um von noch mehr Vorteilen zu profitieren.

Derzeit bin ich noch beim Abgrenzen und Einrichten. Zum einen bin ich noch am Rausfinden einer optimalen Struktur. (Weil nur wenn die Basics stimmen, das Ganze auch hilft und nicht für durcheinander sorgt.) Und zum anderen ist die Abgrenzung wichtig. Welche Bereiche werden mit OneNote verarbeitet und welche mit der Dokumentenablage. Und wann sollte etwas aus OneNote in die Dokumentenablage. Hier muss man sich den Sinn (als digitaler Notizblock) von dem Programm immer wieder in den Vordergrund bringen. Es ist wichtig, dass es kein DMS-Ersatz sein soll. Lediglich eine Unterstützung eines guten DMS.

Ich denke, hier sind einheitliche Regelungen ganz wichtig. Gerade wenn man in der Kanzlei damit arbeitet.

Also ich beobachte dieses Thema mit großem Interesse und bin offen für neue Ideen und Vorschläge von allen Seiten.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Heike_Schueller — Wed, 25 Mar 2020 10:02:31 GMT

Hallo @d_wielsch, hallo @oschmitt

es freut mich, dass der Beitrag hier den Austausch zu OneNote fördert. Meine Frage wäre, sehen Sie gerade in diesen Zeiten, in denen Mitarbeiter häufig außerhalb der Kanzleien tätig sind, verstärkt Einsatzmöglichkeiten für diese Lösung?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Nörgler — Wed, 25 Mar 2020 10:34:58 GMT

OneNote ist ein mächtiges Tool.

Um mobil (überall) damit zu arbeiten müssten die Daten in der sicheren DATEV-Cloud liegen, damit Änderungen sofort und unverzüglich synchronisiert würden und allen in der Kanzlei (freigegebenes Notizbuch) zugreifen könnten. Hierfür gibt es aber leider bei der DATEV (Rechenzentrumsleistungen sollten Kernkompetenz sein) keine Lösung.

Siehe auch: Corona - Datenaustauschplattform mit Mandanten.

Wir brauchen einen sicheren Cloud-Speicher im DATEV Rechenzentrum, den wir in unseren lokalen Datei-Explorer einbinden können um gemeinsam mit dem Mandanten und unseren Mitarbeitern sicher und einfach Dokumente zu speichern, zu öffnen, zu ändern und herunterzuladen können.

Anspruch der DATEV: Cloud first

Wirklichkeit bei der DATEV: Nichts / Leere

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

andreashofmeister — Wed, 25 Mar 2020 10:58:22 GMT

Hallo @Nörgler

suchen Sie sich in der derzeitigen angespannten Phase alles "Negativ-Lösungen" aus und publizieren die dann?

Warum machen Sie das nicht in einem Beitrag sondern stattdessen in den derzeitigen Diskussionen?

Lustig ist ihr Statement

"Anspruch der DATEV: Cloud first

Wirklichkeit bei der DATEV: Nichts / Leere"

ja schon. Aber auch nur einmal.

Haben Sie seit dem 24.3.2020 Langeweile?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

kgaspers — Wed, 25 Mar 2020 11:28:20 GMT

Super, sehr interessantes Thema, freue mich das das hier aufgegriffen wird. Wir haben hier und da schon im Forum darüber diskutiert.

Im Moment setzen wir es noch nicht kanzleiweit ein, ich probiere es im Moment alleine, das macht einige Dinge einfacher. Ich kann aber schon sagen das ich begeistert bin wie es mir im Alltag die Arbeit erleichtert.

Die Umsetzung kanzleiweit wird schon erheblich schwieriger wegen der Organisation des ganzen. Alleine die Recherche und Prüfung und Umsetzung für mich alleine hat sehr viel Zeit gekostet.

Ich denke aber das Tool ist die Investition wert. Es gibt hier übrigens Kollegen im Forum die es schon intensiv und erfolgreich nutzen, deren Meinung wäre einmal sehr interessant.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Wed, 25 Mar 2020 12:22:15 GMT

Ich nutze OneNote bereits seit mehreren Jahren um in Gerichtsverhandlungen und bei Mandantenbesprechungen Mitschriften zu fertigen. Um die Daten zu schützen sind die entsprechenden Bereiche des Notebooks passwortgeschützt.

Schön wäre, wenn sich die DATEV dazu durchringen könnte, Office 365 auf einem Server im RZ zu hosten und ein, der Deutschland-Cloud vergleichbares Angebot zu unterbreiten (Telekom, 1&1 und einige andere Anbieter können es doch auch). Bei entsprechend attraktiven Konditionen sehe ich auf allen Seiten nur Vorteile.

Die Mitglieder könnten leichter DSGVO-konform arbeiten, die Programm-Entwicklung und der Support könnten sich auf eine Officeversion beschränken. Dadurch würden Kapazitäten frei, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

feldhaus — Wed, 25 Mar 2020 12:23:56 GMT

Im Prozess der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen ist OneNote unverzichtbar. Es dient mir zur Sammlung meiner Fragen die sich im Prozess ergeben und nimmt gleichzeitig die Antworten dazu auf. Alles kann problemlos zu OneNote übergeben werden. Nach Fertigstellung des Prozesses wird ein PDF erzeugt und in die Datev-Dokumentenablage abgelegt. Alle Daten (auch OneNote) bleiben dabei komplett in der Kanzlei. OneNote = TOP

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

t_immenroth — Wed, 25 Mar 2020 12:42:00 GMT

Absoluter Neuling:

Wie muss ich mir das arbeiten mit OneNote vorstellen? Brauch ich de facto ein Tablet, reicht ein PC. Mit welchem Stift schreibt man seine Notizen und wie?

Mich würden mal die Basics interessieren und die Abläufe mit einfachen Beispielen

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

d_wielsch — Wed, 25 Mar 2020 13:03:24 GMT

Hi @t_immenroth ,

ein Tablet brauchst du nicht zwingend. Zum Einstieg kannst du ruhig am Computer damit arbeiten. Sieh es als Notizbuch, welches du nun über deinen Rechner nutzt. So sind alle Notizen automatisch digital verfügbar.

Ein Tablet wird dann interessant, wenn man sagt, man will die Besprechungsnotizen direkt und komfortabler erfassen. One Note ist dazu in der Lage die Handschrift zu lesen und konvertieren. Erst bei der Nutzung eines Tablet's (oder auch Convertibles) ist ein Stift hilfreich. Davon gibt es einige gute. Ich hatte bereits den Surface Pen und den HP Pen und habe mit beiden nur positive Erfahrungen gemacht. Ist aber auch eine Preisfrage.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Heike_Schueller — Wed, 25 Mar 2020 13:07:27 GMT

Hallo @t_immenroth,

Sie können prinzipiell mit nahezu allen Devices arbeiten. Viele Tablets bieten die Möglichkeit die Software auch per interaktiven Touchscreen z.B. per Stifteingabe zu bedienen. Dazu benötigen Sie einen entsprechenden Eingabestift (Stylus-Pen).

Die volle Kraft entfaltet OneNote, wenn das Notizbuch zentral abgespeichert ist. Momentan möglich z.B. in der Microsoft Cloud. Der datenschutzkonforme Einsatz muss sicherlich geprüft werden. Für Office 365 Kunden bietet Microsoft seit diesem Jahr auch eine Cloud in Deutschland. Sofern das Notizbuch in der Microsoft-Cloud gespeichert wird, können Sie geräteunabhängig auf das Notizbuch zugreifen.

Ein Hosting von Office 365 über DATEV wird derzeit nicht angeboten.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Wed, 25 Mar 2020 13:33:00 GMT

Sie können - und das ist die Idee hinter OneNote - das Programm wie ein Notizbuch verwenden.

OneNote nimmt Daten aus allen (un-)möglichen Quellen, wie Notizen, Links, Dokumente, Tabellen, Bilder, Webseiten, Soundfiles, Filme, auf. OneNote können Sie sich auch als riesen Staubsauger vorstellen. In OneNote können Sie sämtliche Informationen, Daten und Ideen sammeln, die ihnen während der Arbeit relevant erscheinen oder erscheinen können. Später können Sie diese dann strukturieren und ggf. weiterverarbeiten (oder auch einfach entsorgen). Für mich gilt zwischenzeitlich bei der Verwendung von OneNote: the sky might be the limit.

Ich selbst nutze ein Surface pro mit Stifteingabe (Surface Pen). Da es OneNote für (fast) jede Plattform gibt, können Sie es auch mit dem Ipad (als eingefleischter Apfelverächter glaube ich nicht dass ich das schreibe) oder einem Android Gerät nutzen.

Der Charm und die Stärke von OneNote macht m.E. gerade aus, dass ich nicht an die Eingabegeräte eines PC gebunden sind. Diese sind m.E. sogar für einen produktiven Einsatz eher hinderlich.

In der Praxis sieht das ganze bei mir so aus, dass ich zwischenzeitlich häufig zwei Geräte zu Gericht mitnehme. Auf dem einen Gerät, meinem Surface ist die Akte für das Verfahren und auf dem zweiten Gerät (einem Surface Go) läuft OneNote. Dort schreibe ich die wesentlichen Punkte der Verhandlung mit. In der Kanzlei werden die Notizen aus OneNote exportiert (pdf. oder OneNote-Format) und zur Akte gespeichert. Die Aufteilung hat den Vorteil, dass ich nicht immer zwischen der Akte und meinen Notizen wechseln muss.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

kgaspers — Wed, 25 Mar 2020 13:50:06 GMT

@agmü : Das ist eine schöne Zusammenfassung und Beschreibung und trifft es ganz gut. Ich habe anfangs auf dem iPad pro gearbeitet, da war die Nutzung mit dem Apple Pencil (Schreiben) um einiges besser (und ich bin ursprünglich auch kein Apple Fan :-)) mittlerweile bin ich aber auf Surface gewechselt.

Das Schreiben mit dem Stift fühlt sich zwar ein wenig schlechter an, aber die Bedienung und Möglichkeiten bei OneNote sind einfach viel besser (Ist ja auch beides Microsoft 🙂 )Wobei natürlich das Schreibgefühl und die Bedienung natürlich auch subjektiv sind. Ich habe immer das Surface und das iPad dabei, je nachdem ob ich mehr schreibe oder mehr andere Funktionen nutze.

Letztendlich bin ich noch in der Erkungsphase, bin aber auch bei Ihnen the sky ist the Limit.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

t_immenroth — Thu, 26 Mar 2020 07:23:03 GMT

Also den Ansatz habe ich verstanden. Soweit so gut. Jetzt mal der für mich praktische Fall:

1. Mitarbeiter erstellt den JA, druckt ihn über OneNote, ich bekomm den irgendwie auf mein iPad/Surface o.ä., kann dann Handschriftliche Kommentare zu gewissen Positionen erfassen, dies dann speichern und dem Mitarbeiter zur Nachbearbeitung zukommen lassen.

2. Mitarbeiter hat Fibu fertig, BWA per OneNote zu mit zw. Kontrolle, ich zeichne ab und gebe die Auswertung frei. Zu 90% muss ich da wirklich nichts kontrollieren.

Danke schon mal für die Infos

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

kgaspers — Thu, 26 Mar 2020 10:18:56 GMT

Das hängt ein wenig davon ab wie Sie arbeiten. Ich benutze es zu zum den JA abzustimmen und das zu dokumentieren.

Bsp : Abstimmung USt-VZ mit Steuerkonto Online. Da wird ein Screenshot gemacht und mit dem Bf-Konto abgeglichen, dann wenn mit Stift gearbeitet wird, mit der Hand einen Haken dran usw. Kann man nachher super nachvollziehen.

So kann man alle wichtige Positionen dokumentieren und es auf einen Blick nachvollziehen kontrollieren.

Andres Beispiel : Handschriftliche Notizen während der Besprechung machen und dann an den zuständigen MA weiterleiten. Es gibt noch mehr Beispiele..

Allgemein kann man dort alle möglichen Daten Screenshots, pdf, usw. ablegen. Ich denke man kann sich OneNote ein wenig wie einen Aktenschrank. Ordner vorstellen. Und das war ja immer schon ein Hauptanwendungsfall für uns :-).

Außerdem kann man auch gut im jeweiligen Ordner nach Stichwörtern suchen...

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

vogtsburger — Thu, 26 Mar 2020 10:27:18 GMT

Hallo @agmü ,

... klingt spannend, Ihr Einsatz-Szenario für OneNote.

Übrigens, ... wenn Sie 'Apfelverächter' sind, könnten Sie ja auf A(d)vocado ausweichen ...

Mich würde stark interessieren, ob OneNote auch gut mit Spracherkennungs-Software 'kollaborieren' könnte oder kann, z.B. mit "Dragon Naturally Speaking".

Ich bin kein großer Tipper vor dem Herrn, schon gar nicht blind am Laptop oder auf dem iPad. Daher würde ich gerne Sprachnotizen mit einer Software in verständlichen Text umwandeln lassen. Dass dann Einiges etwas verquer herauskommt, ist klar, aber das kennt man ja von vielen ki-übersetzten Texten.

Haben Sie in diese Richtung schon experimentiert ?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

kgaspers — Thu, 26 Mar 2020 10:35:13 GMT

Ich mag "Äpfel" eigentlich sehr gerne, sind gesund und schmecken gut 😉

Zum Thema Spracherkennung, nutze ich gar nicht, alles handschriftlich oder schnell getippt. Bei meiner Nutzung arbeite ich ja viel mit Screenshots, und meist handschriftlichen Notizen, ab und zu mal kurz was getippt, für mich wäre das eher eine Verzögerung. Aber vielleicht hat noch jemand anders Erfahrung damit ?

Noch eine nützliche Funktion, das Programm rechnet auch selbst wenn man es entsprechend nützt.

Nutze ich auch häufig zB Summen addieren man tippt das Summenzeichen und dann Leerzeichen und er rechnet selbst, spart den Griff zum Taschenrechner oder App. Funktioniert aber nicht auf allen Oberflächen...

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

oschmitt — Thu, 26 Mar 2020 10:50:11 GMT

WIe haben Sie das Speicherproblem gelöst? Gerade OneNote für iOS oder iPadOS synct nur über SharePoint Server (Kosten im mittleren 4-stelligen Bereich ohne Implementierung) oder über OneDrive. Erfüllt OneDrive Business die DSGVO-Anforderungen bzw. wurde mit MS ein Vertrag der § 203 StGB einschließt?

Es ist ja nicht nur OneDrive, auch alle die Office 365 nutzen, müssten ja einen VErtrag abgeschlossen haben der § 203 StGB mit einschließt.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Thu, 26 Mar 2020 12:12:02 GMT

@vogtsburger schrieb:

Mich würde stark interessieren, ob OneNote auch gut mit Spracherkennungs-Software 'kollaborieren' könnte oder kann, z.B. mit "Dragon Naturally Speaking".

Ich bin kein großer Tipper vor dem Herrn, schon gar nicht blind am Laptop oder auf dem iPad. Daher würde ich gerne Sprachnotizen mit einer Software in verständlichen Text umwandeln lassen. Dass dann Einiges etwas verquer herauskommt, ist klar, aber das kennt man ja von vielen ki-übersetzten Texten.

Haben Sie in diese Richtung schon experimentiert ?

Kurz und knapp:

keine Ahnung wie gut OneNote mit Spracherkennungssoftware kollaboriert. Habe ich bisher nicht mehr ausgetestet (mein letzer Einsatzversuch einer Spracherkennung stammt aus dem Jahr 2005)

Wenn ich mir allerdings mein Menüband ansehe, gibt es unter Einfügen einen Eintrag "Audio aufzeichnen" und einen Eintrag "Video aufzeichnen". In der Arbeit verwende ich allerdings auch noch OneNote2016

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Thu, 26 Mar 2020 12:31:51 GMT

@oschmitt schrieb:
WIe haben Sie das Speicherproblem gelöst? Gerade OneNote für iOS oder iPadOS synct nur über SharePoint Server (Kosten im mittleren 4-stelligen Bereich ohne Implementierung) oder über OneDrive. Erfüllt OneDrive Business die DSGVO-Anforderungen bzw. wurde mit MS ein Vertrag der § 203 StGB einschließt?

Es ist ja nicht nur OneDrive, auch alle die Office 365 nutzen, müssten ja einen VErtrag abgeschlossen haben der § 203 StGB mit einschließt.

Da sprechen Sie einen etwas heiklen Punkt und letztlich eine Grauzone an.

Zum einen sind gerichtliche Verhandlungen öffentlich. Daher können mir während einer Gerichtsverhandlung keine Informationen anvertraut werden, die ich verraten könnte. Ich mache mir nur Notizen zum Verhandlungsverlauf. Soweit der Mandant mir Informationen während der Verhandlung gibt, die nicht in diese einfließen, werden diese zunächst nicht notiert. Diese Informationen frage ich später beim Mandanten nochmals gesondert ab. oder sie landen in einer gesonderten Datei auf dem Gerät.

Da beide Rechner während der Verhandlung und auch ansonsten bei Terminen außer Haus im Flugmodus sind und bleiben, und in den Einstellungen eine automatische Synchronisation mit eventuell vorhandenen Cloudversionen deaktiviert ist, meine ich, ist das Risiko kalkulierbar. Den "Preis" den ich dafür zahle ist, dass die Daten in der Kanzlei frühestens nach meiner Rückkehr ins Büro aktualisiert werden.

Ob OneDrive Business DSGVO-konfrom ist, kann ich Ihnen nicht sagen. Auf OneDrive werden bei uns keine geschäftlichen Daten gespeichert. Diese sind und bleiben in der Kanzlei. Da werde ich auch keine Diskussion mit der DATEV oder anderen Dienstleistern beginnen.

Aus Office 365 nutzen wir auch nur die lokal installierbaren Programme. Deswegen läuft bei mir auch "nur" OneNote 2016, welches gesondert heruntergeladen und installiert werden muss. Was dann noch an Informationen über Office365 an MS abfließt, versuche ich soweit als möglich durch Deaktivierung der entsprechenden Übertragungs- und Zugriffsrechte zu beschränken.

Letztlich ist dieser Punkt aber bei der Entscheidung über den Einsatz jeder Software die eine "Cloud"-anbindung bietet, auf Grundlage der Mandantenstruktur und den Vorlieben der Anwender einer jeder Kanzlei individuell zu entscheiden.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Heike_Schueller — Thu, 26 Mar 2020 13:37:59 GMT

Danke @kgaspers, @agmü für die praktischen Tipps.

Für alle zur Info, steht seit eben der oben erwähnte Bericht auf der DATEV-Corona Seite unter https://www.datev.de/web/de/aktuelles/informationsseite-zum-coronavirus/tipps-und-hinweise-im-umgang-mit-den-folgen-des-coronavirus/teamarbeit-ermoeglichen-mit-onenote/

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Thu, 26 Mar 2020 15:25:56 GMT

Auch auf die Gefahr als Buhmann dazustehen:

das im Link geschilderte Einsatzszenario ist wunderbar - ABER: sicherlich weder DSGVO- noch Mitbestimmungskonform; wie überhaupt 95% der derzeitigen Maßnahmen in der einen oder anderen Form gegen bestehendes Recht verstoßen dürften.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Tobi_Ex — Thu, 26 Mar 2020 21:31:49 GMT

Hallo @Heike_Schueller , Hallo liebe Heike

cooles und spannendes Thema.

Passend dazu erscheint in der April Ausgabe des DATEV Magazins ein zweiseitiger Erfahrungsbericht unserer Kanzlei genau zum Thema "iPad & OneNote".

Nachfolgend möchte ich gerne Deine Fragen beantworten:

1. Setzen Sie OneNote bereits ein?

Ja, wir nur nutzen iPad, OneNote und Office365 bereits seit knapp 2,5 Jahren sehr intensiv und haben es(iPad & OneNote) vor 2 Jahren im gesamten Team (20 Beschäftigte) flächendeckend im Einsatz.

Das Resümeè: Es hat sich mehr als nur rentiert und das nicht nur wegen der aktuell starken HomeOffice-Phase.

Der Einsatz von iPad & OneNote im Team hat sich als unglaublicher Effektivitätsbooster entpuppt.

Die Zusammenarbeit kann im Team viel effektiver gestaltet und Prozesse effizienter abgebildet werden.

2. Was muss beachtet werden?

2.1 Datenschutz & DSGVO

Der Datenschutz ist/war für uns auch ein sehr wichtiges Thema, wenn es um Office365 geht. Da die DSGVO eine EU-Richtlinie ist haben wir uns für die EU-Variante von Office365 entschieden (Office365 Business Premium). Hier haben wir uns auch rechtlich beraten lassen. Wie bereits im Chat schon angesprochen wurde bietet Microsoft auch (wieder) die Speicherung auf deutschen Servern an. (DE-Variante)

2.2. SharePoint anstatt OneDrive benutzen

Wichtig ist es meiner Meinung nach, dass wenn OneNote im Team eingesetzt werden soll, man über den Microsoft SharePoint gehen sollte. Microsoft SharePoint bildet die einzelnen (digitalen) Archivräume ab, welche man mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen versehen kann. OneDrive hingegen stellt "nur" das persönliche Schließfach eines Office365-Benutzers dar. Im SharePoint kann man Zugriffsberechtigungen einmal für die einzelnen Archivräume festlegen, in OneDrive muss man einzelne Dokument separat freigeben/teilen.

Beispiel:

Wir haben für jeden Mandanten ein eigenes Notizbuch angelegt. Diese Notizbücher werden in dem Archivraum(=SharePoint-Website) "Kanzlei" abgelegt , wo alle Teammitglieder darauf Zugriff haben.

Andererseits gibt es das Notizbuch "Kanzleileitung", bei dem der Zugriff nur den Kanzleiinhabern und berechtigten Personen vorbehalten ist. Dieses Notizbuch wird auf der SharePoint-Seite "Kanzleileitung" abgespeichert.

2.3 Analoge Ordner-Struktur beibehalten

Aus der eigenen Erfahrung heraus ist bei der Integration von OneNote zu empfehlen, die Ordnerstruktur der einzelnen Mandanten-Notizbücher 1:1 von der analogen Welt(Mandantenakt) in die digitale Welt (OneNote-Notizbuch) zu übertragen. Das erleichterte uns erstens die Übertragung/die Erstellung der Notizbücher und führte auch im Team zu weniger Verwirrung und schnelleren Verständnis.

2.4 Apple iPad vs. Microsoft Surface -> Unterschiede in den OneNote-Funktionen

Wir haben uns in der Kanzlei für das Apple iPad Pro 12,9" entschieden. Darüber hinaus habe ich zu Testzwecken auch ein Microsoft Surface Pro 6 im Einsatz. Wie es bereits im Chat schon angesprochen wurde, finde ich persönlich das Schreibgefühl mit dem Apple Pencil auf dem iPad auch "natürlicher". Deshalb ist das iPad für mich mein reiner Blockersatz, auf dem ich Telefonmitschriften, Besprechungsnotizen oder Notizen auf Seminaren sehr gerne verfasse. Hier nehme ich die aktuell noch vorhandenen Funktionseinschränkungen der iOS-App gerne in Kauf, da ich hierfür nicht den vollen Funktionsumfang benötige.

Das Surface hingegen ist für mich ein klassischer Laptop mit Touchscreen. Die Vorteile vom Microsoft Surface sind meiner Meinung nach der volle Funktionsumfang der Office-Anwendungen und die Möglichkeit der Nutzung einer Maus. Das Surface stellt auch gleichzeitig mein HomeOffice-Arbeitsplatz dar. Unsere Entscheidung fiel für das iPad aus dem einfachen Grund, dass wir nicht (noch) einen "PC" benötigten sondern eine (digitale) Möglichkeit, um handschriftliche Notizen zu verfassen. (Digitaler Block)

3. Welche Funktionen sind meine Favoriten?

3.1 Funktionen von OneNote

Was mich an OneNote und Office365 begeistert ist die Unabhängigkeit und Flexibilität die mir dieses System schenkt. Egal ob ich in der Kanzlei am PC arbeite , etwas am iPad mit dem Apple Pencil notiere oder am iPhone schnell eine Sprachnachricht in OneNote abspeichere. Ich habe alles zu jeder Zeit überall dabei und das geräte- und betriebssystemunabhängig.

Mein Favorit ist vor allem die präzise und schnelle Suchfunktion in OneNote, die tatsächlich alles durchsucht. Sei es Bildschirmausschnitte, Fotos, Texte oder Handschrift.

3.2 Office365 in vollem Umfang nutzen

Wir nutzen neben OneNote noch zahlreiche weitere Tools aus der Office365-Familie, unter anderem Microsoft Teams, dass uns ein eigenes internes "Kanzlei-WhatsApp" abbildet. Da die Chat-Nachrichen ebenfalls im SharePoint abgespeichert werden, laufen die Daten ebenfalls über die gleichen europäischen Server, wie OneNote.

Darüber hinaus haben wir uns mit Microsoft Stream ein eigenes kleines "Kanzlei-YouTube" aufgebaut, in dem wir selbsterstellte Videoanleitungen für einzelne Programme dem Team zur Verfügung stellen. Zusätzlich werden die wöchentlichen Videokonferenzen, die wir in Microsoft Teams abhalten aufgezeichnet und anschließend in Microsoft Stream abgespeichert. Danach stehen sie als eine Art "Video-Protokoll", vor allem für Team-Mitglieder die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten, zur Verfügung.

Das war jetzt recht viel, aber ich bin von Microsoft Office365 und insbesondere von Microsoft OneNote sehr begeistert.

PS: Wir bieten den DATEV Magazin Lesern in unserem Artikel ein kostenfreies E-Book an. Wer daran Interesse hat, kann sich gerne per Mail bei mir melden: texner@meisterkanzlei.de

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Fri, 27 Mar 2020 07:15:16 GMT

@Tobi_Ex schrieb:

... Das Surface hingegen ist für mich ein klassischer Laptop mit Touchscreen. Die Vorteile vom Microsoft Surface sind meiner Meinung nach der volle Funktionsumfang der Office-Anwendungen und die Möglichkeit der Nutzung einer Maus. Das Surface stellt auch gleichzeitig mein HomeOffice-Arbeitsplatz dar. Unsere Entscheidung fiel für das iPad aus dem einfachen Grund, dass wir nicht (noch) einen "PC" benötigten sondern eine (digitale) Möglichkeit, um handschriftliche Notizen zu verfassen. (Digitaler Block)

Noch als kleine Ergänzung: Die DATEV-Programme laufen nativ auf jedem Surface, ein nicht zu unterschätzender Vorteil gegenüber jedem Tablet.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

oschmitt — Fri, 27 Mar 2020 08:45:02 GMT

@Tobi_Ex schrieb:

2. Was muss beachtet werden?
2.1 Datenschutz & DSGVO
Der Datenschutz ist/war für uns auch ein sehr wichtiges Thema, wenn es um Office365 geht. Da die DSGVO eine EU-Richtlinie ist haben wir uns für die EU-Variante von Office365 entschieden (Office365 Business Premium). Hier haben wir uns auch rechtlich beraten lassen. Wie bereits im Chat schon angesprochen wurde bietet Microsoft auch (wieder) die Speicherung auf deutschen Servern an. (DE-Variante)

Das ist zumindestens schon mal ein Ruhekissen. Aber Sie beziehen sich nur auf Office 365. Nicht jeder Berater möchte nun das komplette Office 365 bestellen, wenn er erst vor 2 Jahren Office 2016 im OpenLicense Modell gekauft hat. MS bietet ja auch One Drive Business in zwei "Plänen" an.

Weiterhin:

@Tobi_Ex schrieb:

2.2. SharePoint anstatt OneDrive benutzen
Wichtig ist es meiner Meinung nach, dass wenn OneNote im Team eingesetzt werden soll, man über den Microsoft SharePoint gehen sollte. Microsoft SharePoint bildet die einzelnen (digitalen) Archivräume ab, welche man mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen versehen kann. OneDrive hingegen stellt "nur" das persönliche Schließfach eines Office365-Benutzers dar. Im SharePoint kann man Zugriffsberechtigungen einmal für die einzelnen Archivräume festlegen, in OneDrive muss man einzelne Dokument separat freigeben/teilen.
Beispiel:
Wir haben für jeden Mandanten ein eigenes Notizbuch angelegt. Diese Notizbücher werden in dem Archivraum(=SharePoint-Website) "Kanzlei" abgelegt , wo alle Teammitglieder darauf Zugriff haben.
Andererseits gibt es das Notizbuch "Kanzleileitung", bei dem der Zugriff nur den Kanzleiinhabern und berechtigten Personen vorbehalten ist. Dieses Notizbuch wird auf der SharePoint-Seite "Kanzleileitung" abgespeichert.

Sie setzen also SharePoint Server ein? Lokal oder lassen Sie diesen hosten durch MS oder jemand Dritten? Ein eigener SharePoint Server in der Kanzlei wäre natürlich das feinste, auch aus Datenschutzgründen, allerdings sind mir die Kosten für eine Kanzlei in der Größenordnung bis 10 Mitarbeiter "way to much".

Nichts desto trotz, vielen Dank für Ihren Einblick.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

t_immenroth — Fri, 27 Mar 2020 09:12:07 GMT

Da es hier ja auch kritische Stimmen gibt, was wären denn sinnvolle Alternativen?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Fri, 27 Mar 2020 09:30:31 GMT

Definieren Sie bitte "sinnvoll".

Ehrlicherweise ist die Sinnhaftigkeit einer eingesetzten Software von einer Vielzahl von Faktoren abhängig, die sich in jeder Konstellation anders darstellen.

Für welchen Zweck wird eine Software gesucht; wer soll die Software einsetzen; wie ist die technische Ausstattung und die technische Kenntnis der Anwender; wie ist die technische Ausstattung und die Kenntnis in der jeweiligen Organisation (Kanzlei, Niederlassung, etc.); wie hoch ist die Bereitschaft bestehende Arbeitsweisen und -prozesse ggf. einer neuen Software anzupassen?

Für die eine Organistationseinheit kann der Einsatz von OneNote höchst sinnvoll und effizient sein, für andere Konstellationen kann der Einsatz zum Supergau führen. Betreuen Sie z.B. Unternehmen die sich in Übernahmeverhandlungen befinden, die bei vorzeitigem Bekanntwerden erhebliche Folgen haben könnten, würde ich generell die Daten so speichern, dass ein Zugriff von außen ausgeschlossen ist, auch nicht über ein Kanzleinetzwerk. Gleiches gilt wenn etwa Mandanten betreut werden, die ernsthaft über eine strafbefreiende Selbstanzeige beraten werden. Ich würde beispielsweise niemals elektronisch mit Mandanten korrespondieren, die an einem (strafrechtlichen) Ermittlungsverfahren beteiligt sind. Daher verbietet es sich auch in solchen Fällen digitale Notizen zu erfassen, die (un-)mittelbar in die Cloud gelangen können.

Werden in der Software nur Daten gespeichert und Informationen getauscht, die - theoretisch - jeder mithören kann, mag OneNote in Kombination mit OneDrive oder MS Teams ausreichend sein.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

vogtsburger — Fri, 27 Mar 2020 10:09:49 GMT

Hallo Herr Müller,

wie würden Sie aus Ihrer Sicht als Rechtsanwalt die Datensicherheit und den Datenschutz bei "Ende-zu-Ende-Verschlüsselung" bei 'Daten-Sammlern' wie z.B. WhatsApp (Facebook) beurteilen ?

Und falls Sie z.B. bei WhatsApp massive Datensicherheitsmängel sehen, welcher Technik würden Sie vertrauen ?

edit:

Ich selbst fühle mich am 'wohlsten', wenn ich Daten s/mime-verschlüsselt übermittle.

Solche (aus meiner Sicht) sicheren Techniken könnte man ja evtl. auch auf Datei-Austausch-Plattformen verwenden, nach dem Prinzip:

Jeder authentifizierte User der Plattform kann hochladen und herunterladen, aber nur an seinem lokalen Gerät entschlüsseln und öffnen.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Tobi_Ex — Fri, 27 Mar 2020 09:55:06 GMT

Guten Tag Herr @agmü,

sinnvoll ist es, meiner persönlichen Meinung nach, wenn ein Mehrwert für das Team, die Mandanten, die Kanzleileitung bzw. das gesamte Geschäftsbeziehungsverhältnis existiert.

Der Beitrag spiegelt lediglich ein Erfahrungsbericht aus unserer Kanzlei wieder. Er hat kein Anspruch auf Vollständigkeit und stellt auch keine pauschale Aussage für den Einsatz von Microsoft OneNote dar. In unserem Fall hat sich OneNote iVm. dem Apple iPad bewährt. Das wollte ich mit meinem Beitrag kundtun.

Ich stimme Ihnen zu, dass die Sinnhaftigkeit des Einsatzes einer Software individuell und situationsabhängig geprüft werden muss.

Auch wir in der Kanzlei haben zu Beginn mit verschiedenen Software und unterschiedlichen Apps (bspw.: GoodNots, Evernote, Notability...) herumprobiert.

Bei der Entscheidung für Microsoft OneNote bzw. gegen andere Software/Apps haben bei uns auch zahlreiche Faktoren eine gewichtige Rolle gespielt (Datenschutz, Kollaborationen im Team, Geräteunterstützung, Bedienungsfreundlichkeit, Integration in Server-Umgebung...)

Gruß

Tobias Exner

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

t_immenroth — Fri, 27 Mar 2020 10:05:14 GMT

@agmü

Was wir damit anstreben, habe ich oben schon beschrieben. Auf Grund der Tatsache, dass viele Mitarbeiter/Kollegen im HomeOffice arbeiten, sind viele Abläufe neu zu überdenken und zu modernisieren.

Ich zum Beispiel, schreibe während eine Telefonates viel mit, Rückfragen, Zahlen, wer könnte spezielle Dinge wissen usw. Im Regelfall tippe ich dies dann als Telefonnotiz am PC ab und sichere es in der DMS.

Oder Mitarbeiter lässt mir eine Lohnabrechnung zukommen (meist in Papierform), ich notiere auf diese Infos, Zahlen oder Änderungen. Der Kollege bekommt dies dann entweder in Papierform zurück oder wg Home Office scanne ich das ein und sende es ihm per Mail oder lege es in die DMS und weise ihn darauf hin.

usw usw

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Fri, 27 Mar 2020 13:02:49 GMT

@vogtsburger schrieb:

Hallo Herr Müller,

wie würden Sie aus Ihrer Sicht als Rechtsanwalt die Datensicherheit und den Datenschutz bei "Ende-zu-Ende-Verschlüsselung" bei 'Daten-Sammlern' wie z.B. WhatsApp (Facebook) beurteilen ?

Da Sie nicht im Alleinbesitz des Schlüssel für die End-to-end Verschlüsselung sind ist für mich die Datensicherheit zumindest nicht garantiert.

Facebook und WhatsApp für die Kommunikation mit Mandanten geht aus Datenschutz- und beruflicher Verschwiegenheitspflicht eigentlich überhaupt nicht. Das Problem ist aber der Mandant, der dies solange nicht versteht, bis er tatsächlich selbst oder ein naher Angehöriger/Freund(-in), aufgrund eines Datenlecks betroffen ist.

Ich selbst behelfe mir damit, dass meine Mandanten die Mobiltelefonnummer nicht kennen und daher mich auf WhatsApp nicht finden (hoffentlich) und wenn doch einmal ein Kontakt über diese Kanäle unvermeidbar ist (weil es sich um ein Familienmitglied oder einen Freund handelt) werden meinerseits keine mandatsbezogenen Daten übermittelt.

@vogtsburger schrieb:
Und falls Sie z.B. bei WhatsApp massive Datensicherheitsmängel sehen, welcher Technik würden Sie vertrauen ?

Ehrliche Antwort: Keiner. Ich kenne keine Technik die die Bezeichnung "sicher" berechtigt trägt. Es gibt allenfalls eine gesellschaftlich akzeptierte Unsicherheit bzw. eine gefühlte Sicherheit, die darauf beruht, dass nach heutigem Stand der Technik die Verschlüsselungsmethode als mit vertretbarem Aufwand nicht zu brechen gilt. Bereits die Einschränkung "vertretbarer Aufwand" zeigt, wie relativ diese Sicherheit ist.

Der im Februar 2020 aufgedeckte "Skandal" um die Beteiligung von BND und CIA an einer Schweizer Firma Crypto AG die weltweit Regierungen mit sicheren Kommunikationseinrichtungen versorgt hat, zeigt, dass ich nicht an Verfolgungswahn leide.

Aktuell ist die Diskussion um die Beteiligung chinesischer Unternehmen am Ausbau der 5G Technologie vor genau diesem Hintergrund zu sehen. Die westlichen Staaten haben Angst, dass Hintertüren eingebaut werden, auf die sie keinen Zugriff haben. Dass ein Herr Trump diese Debatte angestoßen hat, ist vielleicht ein Unfall der Geschichte, nimmt der Debatte aber ihre Brisanz in keiner Weise.

Leider finde ich den Artikel nicht mehr. In einem Beitrag aus Mitte der 1990er Jahre, in dem ein Mitarbeiter des Pentagon zur Sicherheit von Netzwerken und Verschlüsselungstechnologien Stellung genommen hat, hat dieser die m. E. nach wie vor einzig gültige These vertreten, dass digital gespeicherte Daten nur dann und solange "sicher" gespeichert sind, wie ein Zugriff von außen auf die Daten nicht möglich ist.

Ich verschließe mich dem technologischen Fortschritt nicht; versuche bei aller Euphorie aber die Schattenseiten nicht ganz auszublenden. Beruflich bedingt unterscheide ich aber sehr genau zwischen den "nur" mich betreffenden Daten und den Daten die mir aus beruflichen Gründen anvertraut werden. Für meine eigenen Daten nutze ich sehr gerne Cloud-Angebote, weil es praktisch ist, von überall auf diese Daten zuzugreifen. Bei den beruflichen Daten habe ich für mich und unsere Kanzlei die Entscheidung getroffen, dass diese auf einem Kanzleiserver, der von außen normalerweise nicht erreichbar ist und der jeden Abend heruntergefahren wird, noch am sichersten liegen.

Das alles bedeutet nicht, dass ich mit Mandanten nicht auch per E-Mail kommuniziere. Allerdings nur nach einer entsprechenden Aufklärung und nur solche Daten, die "unkritisch" sind. Bei kritischen Daten/Informationen freut sich die analoge Post.

Jetzt bin ich aber sehr weit Off-Topic.

Die komplexen Fragen, die sich aus der Digitalisierung ergeben lohnen einer vertiefenden Auseinandersetzung, die wir gerne in einem gesonderten Beitrag oder an anderer Stelle erörtern können.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

agmü — Fri, 27 Mar 2020 13:14:52 GMT

Sofern Sie HomeOffice nur als der derzeitigen Situation geschuldet einsetzen, würde ich von der (dauerhaften) Einführung etwaiger weiterer Software sowieso absehen.

Ich spekuliere, aber: Sehen die Arbeitsverträge Ihrer Kollegen/Mitarbeiter überhaupt die Möglichkeit des HomeOffice vor? Welche Hardware wird genutzt, wie gewährleisten Sie, dass im HomeOffice nur Befugte auf die Mandantendaten zugreifen? Wer kommt für die Kosten des Netzzugangs/der Telefonate auf? Welche steuerlichen Konsequenzen hat das HomeOffice für die Kanzlei und den Mitarbeiter?

Nicht umsonst ist die Einführung von HomeOffice-Arbeitsplätzen schon in normalen Zeiten keine triviale Angelegenheit. Im derzeitigen "Ausnahmezustand" würde ich mir zu den - vermeintlich - unvermeidbaren Risiken nicht auch noch Risiken ins Büro holen. Bis zum Ende des Ausnahmezustandes würde ich schlicht improvisieren.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

w_paul — Sat, 28 Mar 2020 08:40:33 GMT

Wenn es um Erfahrungen mit OneNote in der Steuerkanzlei geht, ist wohl der Steuerberater Lang erwähnenswert. Er führt ein YouTube Kanal Meisterkanzlei und hat Seminare für DATEV gehalten (Barcamp etc.). Auf seiner Webseite Meisterkanzlei.de bietet er auch Seminare zum Umgang von iPad, Pencil und OneNote an.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

vogtsburger — Sat, 28 Mar 2020 09:08:07 GMT

... hier im Thread steht ja auch ein Beitrag (Nr. 24) eines Community-Mitglieds ( @Tobi_Ex ), der offenbar auch mit der genannten 'meisterkanzlei' zu tun hat

... mich würde mal interessieren, ob sich auch schon die Hackerszene oder Datensicherheitsprofis oder z.B. die Freaks vom CCC um das Thema "OnNote" 'gekümmert' haben.

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Gelöschter Nutzer — Sat, 28 Mar 2020 09:40:49 GMT

Im DATEV Magazin Ausgabe 04/2020 ist auch ein interessanter Artikel von Herrn Lang über OneNote.

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reihofer_markus — Sat, 28 Mar 2020 17:24:13 GMT

Hallo zusammen,

allen die sich für den Einsatz von OneNote in Verbindung mit dem Apple iPad in der Steuerberatung interessieren, kann ich die Meisterkanzlei www.meisterkanzlei.de wärmstens empfehlen!

Tom Lang bietet als Coach für Steuerberater Videokurse, Workshops etc. genau zu diesen Themen an. Er ist selbst Steuerberater und weiß genau wie eine Steuerkanzlei funktioniert und wie die Prozesse digital abgebildet werden können.

Wir haben zusammen mit der Meisterkanzlei gerade noch rechtzeitig vor der Corona-Krise in unserer Kanzlei OneNote und Apple iPad eingeführt und können jetzt von den Vorteilen profitieren. Wir sind wirklich begeistert!

Viele Grüße

Markus Reihofer

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

reihofer_markus — Sat, 28 Mar 2020 17:37:40 GMT

Hallo oschmitt,

die Microsoft Office 365 Produkte liegen auf Servern innerhalb der EU und sind damit DSGVO konform. Wir nutzen Sharepoint, da wir damit ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen können - ein großer Vorteil im Vergleich zum lokalen Filesystem.

Viele Grüße

Markus Reihofer

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Heike_Schueller — Mon, 30 Mar 2020 08:36:19 GMT

Nur zur Vervollständigung im Thread https://www.datev-community.de/t5/Technisches-zu-Software/SmartIT-und-OneNote/m-p/137838/highlight/true#M11138 gibt es auch noch interessante Hinweise zu OneNote mit SmartIT insbesondere die Kommentare der Kollegin @Denise_Zessinger

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

freiburgersteuermann — Mon, 30 Mar 2020 15:42:59 GMT

Hallo Frau @Heike_Schueller ,

von den Vorteilen von OneNote konnten Sie mich schon 2011 beim IT-Club in Freiburg nicht überzeugen und auch heute weiß ich noch nicht so recht, was ich damit anfangen soll.

In dem erwähnten Artikel https://www.datev.de/web/de/aktuelles/informationsseite-zum-coronavirus/tipps-und-hinweise-im-umgang-mit-den-folgen-des-coronavirus/teamarbeit-ermoeglichen-mit-onenote/ steht:

Zeitgleicher Austausch von Informationen

Die Mitarbeiter sitzen im Home Office? Für Besprechungen nutzen Sie schon Videokonferenz und Telefon? Wenn Mitarbeiter nicht im Büro anwesend sind und sich daher nicht direkt absprechen können, ist die Zusammenarbeit über OneNote hilfreich. Der zentrale Vorteil liegt in der Transparenz und dem zeitgleichen Austausch von Informationen. Stellen Sie sich vor, Sie können Besprechungsnotizen aus einem Telefonat mit einem Mandanten festhalten und alle Berechtigten erhalten zeitgleich Zugriff auf die Information. Dabei profitieren Sie von einer flexiblen Struktur, die sich einfach an die Kanzleiorganisation anpassen lässt. Das haben wir im unten angefügten Beispiel zur Corona-Soforthilfe verdeutlicht. Hier jetzt ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter den Zugriff auf den aktuellen Informationsstand erhalten.

Der Grund für den ersten Heimarbeitsplatz unserer Kanzlei ist mittlerweile volljährig.

Um Besprechnungsnotizen aus einem Telefonat festzuhalten, nutzen wir die DATEV-Telefonie in Kombination mit DMS.

In den Stammdaten sind die Zuständigkeiten der Mitarbeiter für die Fachgebiete bei unseren Mandanten hinterlegt. Hier wünschte ich mir, ich könnte die Kenntnisnehmer einfacher zuordnen und bekäme bei deren Auswahl gleich die richtigen Gruppen vorgeschlagen.

Das "unten angefügte Beispiel zur Corona Soforthilfe" finde ich nicht. Ich kann mir aber auch nicht vorstellen, warum es nur mit Corona wichtig sein soll, dass "alle Mitarbeiter den Zugriff auf den aktuellen Informationsstand erhalten". Genau das wünschen wir uns doch schon seit Jahren! Herr @blum hat die Anforderungen in vielen Artikeln zu DMS zusammengefasst.

Wenn mir hier Kollegen Beispielen nennen können, wie die Gruppen von OneNote sich automatisch anpassen, wenn die Zuständigkeit der Mitarbeiter in den Stammdaten geändert wird - oder anders herum, schaue ich mir das Produkt gerne noch mal an. Ich fürchte aber, dass ich mit OneNote nur noch einen weiteren Platz hätte, an dem auch noch Informationen stehen, bis jemand sie im DMS ablegt.

Vor ein paar Tagen bekam ich die Einladung zu aktuellen Online-Angeboten der DATEV:

Jahresabschlüsse prozessorientiert dokumentieren

Unterstützung bei der Dokumentation von Jahresabschlussarbeiten mit dem neuen Zusatzmodul "Dokumentation Abschlusserstellung" ab Bilanzbericht comfort.

Auch wenn für viele hier, wie beispielsweise @dombrowski in https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Workflow-Tool-mit-DATEV-Schnittstelle/m-p/111486, ein prozessorientiertes Denken der DATEV fremd ist, kann ich mir darunter schon eher was vorstellen als von ein paar PDF, auf die jemand mit einem Stift ein paar Haken und Anmerkungen gemacht hat.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

hass — Fri, 03 Apr 2020 09:54:39 GMT

Hallo,

ich setze OneNote schon seit Jahren ein. Ich bin begeistert.

Nun haben wir es auch in der Kanzlei eingeführt (Office 365 Business Essentials). Die Software hatten wir bereits im normalen Office Paket. Wir nutzen Office 365 nur für den Austausch der Daten über Sharepoint und wollen auch Teams nutzen. Die Mitarbeiter sehen den Nutzen noch nicht, aber das wird sich sicher geben.

Mich würde folgendes interessieren:

Wenn ich einen Ausdruck (z.B. BWA) in OneNote bearbeitet hat, wie bekomme ich diesen dann in das DMS? Klar , ich kann das die Seite in das DMS drucken. So mache ich es i.d.R. auch. Ich möchte aber nur die BWA im DMS ablegen nun nicht den Seitennamen und das Erstellungsdatum.

Ich könnte mir das auch gut zum Unterschreiben von Dokumenten vorstellen. Aber mich stört dann der Seitenname etc.

Hat jemand dafür eine Lösung?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

d_wielsch — Fri, 03 Apr 2020 10:14:24 GMT

Hallo hass,

die Fußzeile kannst du über die Seitenansicht rausnehmen. Die Überschrift, kannst du zwar rauslöschen, den Platzhalter lässt OneNote aber stehen.

Das klingt für mich nach einer Situation, welche Grundsätzlich mit Adobe Acrobat DC, besser zu lösen wäre.

Aber vielleicht fehlt jemanden noch eine bessere Lösung mit OneNote ein,

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

0815 — Fri, 03 Apr 2020 12:20:13 GMT

Hallo Frau @Heike_Schueller ,

da DATEV OneNote empfiehlt, sind auch dafür Add-Ins fürs In DMS speichern wie für Word etc. geplant? Oder gibt es sie bereits, und ich übersehe sie nur?

Viele Grüße & ein schönes Wochenende.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

reihofer_markus — Sun, 12 Apr 2020 20:13:54 GMT

Hallo Hass,

haben sie schon eine Antwort zu ihrer Frage gefunden? Ich möchte OneNote Seiten ohne Seitenname und ohne Erstellungsdatum in Originalgrösse als pdf ausgeben.

Viele Grüße

Markus Reihofer

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

TKastrup — Wed, 15 Apr 2020 06:24:35 GMT

Wir nutzen derzeit OneNote 2013 und speichern daher auf unserem Server.

Spricht etwas dagegen, die OneNote Dateien in der Datev Dokumentenablage abzuspeichern? So hätte jeder Zugriff auf das Notizbuch.

Oder wo speichern Sie die Notizbücher ab, wenn keine Cloud genutzt wird und jeder darauf Zugriff haben soll aus der Kanzlei?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

sunflower — Wed, 15 Apr 2020 11:35:04 GMT

Hallo Herr Exner,

mich wurde vor allem der Unterschied zwischen OneDrive & SharePoint interessieren.

Gibt es hierzu noch weitere Infos zum nachlesen?

Vor-/Nachteile?

Vielen Lieben Dank!

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Tobi_Ex — Wed, 15 Apr 2020 19:35:55 GMT

Guten Tag @sunflower ,

Die Gemeinsamkeit von OneDrive und SharePoint ist, dass es beides Cloud-Speicher sind.

1. Was ist Microsoft OneDrive? (= personenbezogen)

Microsoft OneDrive dient eher als privater Cloud-Speicher und Ablage von Dokumenten einer einzelnen Person. Jeder Office365-Benutzer hat seinen separaten OneDrive-Speicher.

Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente (bzw. auch ganze Ordner) können im Nachgang auch an weitere Personen freigegeben werden. Trotz der Freigabe liegen die Dokumente bei Ihnen im Cloud-Speicher und Sie bleiben der "Besitzer" der Dokumente.

Dass heißt, dass die Daten die ich in OneDrive hochlade erstmal privat sind und ich im Anschluss entscheiden kann, wer Zugriff auf diese Daten erhalten soll.

2. Was versteht man unter Microsoft SharePoint? (= gruppenbezogen)

Anders als bei OneDrive gibt es bei Microsoft SharePoint keine personenbezogenen Cloud-Speicher. Es dient vor allem als Sammelpunkt von Dokumenten für die Zusammenarbeit im Team.

Der SharePoint basiert auf einzelnen "Websiten", die erst noch angelegt werden müssen bevor Dokumente hochgeladen werden können. Eine Website sehe ich als eine Art "digitalen Archivraum" in dem die Dokumente abgelegt werden. Der Speicherort ist keine "Person" sondern, die Website des SharePoints auf die eine gewisse Gruppe von Personen Zugriff hat.

Diese Zugriffsrechte lege ich bereits bei Eröffnung der Website fest. Somit erkennt man hier schon den Unterschied zu OneDrive, wo ich erst nach der Abspeicherung der Dokumente in der Cloud, die Dateien freigeben kann.

Der Vorteil an der Speicherung in Microsoft SharePoint, ist dass die Dokumente nicht bei einer Person liegen sondern personenunabhängig in der Website abgelegt sind. Darüber hinaus ist eine einfachere Rechteverwaltung möglich.

Meine persönliche Empfehlung ist, wenn man im Team digital zusammenarbeiten möchte und Microsoft Office365 nutzt, sollte man den Microsoft SharePoint bevorzugen.

Ich hoffe ich konnte Ihnen den Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint etwas näher bringen.

Alles Gute und bleiben Sie gesund.

Mit freundlichen Grüßen

Tobias Exner

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

chrisocki — Thu, 16 Apr 2020 05:52:38 GMT

@t_immenroth schrieb:
Da es hier ja auch kritische Stimmen gibt, was wären denn sinnvolle Alternativen?

Hi,

ob es sinnvoll ist, müssen andere bewerten. Aber wir sind ASP-Anwender und haben somit keine direkte Möglichkeit Office 365 ink. OneNote einzusetzen. DATEV ist hier wohl in Verhandlungen mit MS. Nun ja... who is datev?

Wir haben dennoch zwei iPad's beschafft, um eine Machbarkeit zu testen. Knackpunkt ist die Austauschbarkeit mit DATEV-DMS. Und das am besten in beide Richtungen. Einen direkten Client gibt es nicht, wird es auch nicht geben.

DATEVasp bietet aber einen FTP-Server pro Benutzer an, welcher einen Speicherpfad auf W:\DMSImport ermöglicht. Und dies schreibend/lesend. Diese Möglichkeit haben wir zur Anbindung genutzt. Die iPads sind in dem Kanzleinetzwerk eingebunden und können auf den FTP-Bereich zugreifen.

Somit können wir einen Export aus DMS durchführen und die Dokumente auf das iPad bringen. Auf dem iPad können die Dokumente bearbeitet werden. Der Rückweg funktioniert analog.

Alles allerdings in weiten Teilen manuell, was das Austauschen mit dem iPad anbelangt.

Leider können auch nicht alle Apps mit FTP umgehen. Und wenn, dann ist die Bearbeitung mit Stift nicht unbedingt der Bringer...

GoodReader: Kann mit FTP umgehen --> Austausch der Dokumente

GoodNotes: Gute Stiftunterstützung (iPad und iPad pro).

Die Dokumente müssen also dann noch zwischen den Apps ausgetauscht werden.

Wie gesagt: "Sinnvoll"? Umständlich, aber wir sind im "goldenen Käfig der DATEVasp". Und dann geht nicht allzuviel.

Grüße

Chr.Ockenfels

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Tobi_Ex — Mon, 27 Apr 2020 13:35:27 GMT

Hi @reihofer_markus

in der Desktop-App (Windows) von OneNote gibt es unter dem Abschnitt: "Ansicht" den Button: "Seitentitel entfernen". Dort hast Du die Möglichkeit die Überschrift inkl. Datum und Uhrzeit zu entfernen.

Wenn Du dann das Papierformat auf A4 änderst kannst Du Deine Inhalte dem A4-Format noch anpassen. (Tipp: Wenn Du Elemente mit der Maus verschiebst, halte die ALT-Taste gedrückt, dann kannst Du die Elemente "feiner" verschieben.)

Zusätzlich kannst Du beim Ausdrucken über die Seitenansicht (in OneNote: Datei->Drucken-Seitenansicht) die Fußzeile ausblenden lassen.

Schau mal, ob Dir diese Einstellung-Möglichkeiten Dir weiterhelfen.

Gruß Tobi

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

ChristianBoeke — Wed, 06 May 2020 15:57:54 GMT

Ich habe OneNote auch getestet und finde es sehr praktisch. Seit März haben wir in der Kanzlei Teams - aktuell in der kostenfreien Version.

In diese Plattform ist alles eingebettet was zu Office gehört, als Microsoft 365 und natürlich OneNote.

Da wir die Lizenzen natürlich schon "on-premises" gekauft haben, zucken wir noch. Mittelfristig werden wir aber wohl auf Teams und 365 umsteigen.

Dann ergibt die ganze Funktionalität von OneNote extrem Sinn, weil die ganze Kanzlei Dokumente teilen kann.

Frau @Heike_Schueller : ist denn eine DMS Integration in Microsoft 365 möglich?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

hass — Wed, 06 May 2020 16:23:58 GMT

Leider nein.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Gelöschter Nutzer — Wed, 06 May 2020 16:54:59 GMT

@Tobi_Ex hat es im Beitrag 49 erklärt, wie man eine PDF ohne die Überschrift und ohne die Fußzeile exportieren kann.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 04:38:01 GMT

Guten Morgen zusammen.

Mit großem Interesse verfolge ich die Diskussion hier, habe vor kurzem selbst ganz kurz mal in Notes reingeschaut.

Mir erschließt sich der Nutzen noch nicht so ganz konkret, vielleicht übersehe ich etwas.

Wir nutzen bei uns das neue DMS. Sämtliche Eingangspost liegt digital vor. Wo noch kein DUO genutzt wird, werden Belege für den JA/die StE digitalisiert und in DMS abgelegt, versehen mit individuellen Status-Eigenschaften. Auch monatliche BWAn werden hier abgelegt und können über einen Status von den Partnern kontrolliert, kommentiert, markiert werden.

Daneben arbeiten wir mit den Aufgaben aus dem Arbeitsplatz.

Vorteil aus meiner Sicht: alle Dokumente stehen in DMS jedem Mitarbeiter zur Verfügung, können bearbeitet, weitergeleitet etc. werden. Ich habe immer eine direkte Verknüpfung zum Mandanten.

Wenn ich an einem JA arbeite benötige ich sowieso die DATEV-Oberfläche, habe also immer alle Dokumente organisiert zur Hand. Das gilt in der Kanzlei ebenso wie im Homeoffice, Anbindung bei uns per VPN. Telefonate und Chats untereinander erledigen wir per ProCall.

Wie kann in einer solchen Umgebung Notes ein „effizientes und mächtiges Tool“ sein, das hier noch deutliche Vorteile bringt? Dort habe ich doch wieder eine doppelte Datenhaltungsstruktur. Habe ich auch gerade bei der Meisterkanzlei gesehen. Gearbeitet in Notes, irgendwo in der Cloud gespeichert, nach zwei Jahren irgendwann mal ins DMS verschoben. Warum? Es gibt doch in DMS die Dokumentenstruktur?!

Kann bitte noch einmal einer der User, die Notes intensiv nutzen für meine Konstellation dazu Stellung nehmen und aufzeigen, wie das hier von Nutzen sein kann? Was sehe ich nicht?

Vielen Dank im Voraus!

Grüße von der Küste

Hauke Hamann

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 04:44:07 GMT

Ach so: und Adobe Acrobat nutzen wir auch zur Bearbeitung von pdf-Dateien.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

tomrom_wildau — Thu, 07 May 2020 04:54:54 GMT

Guten Morgen, auf die Antwort zur Ihrer Frage bin ich auch gespannt denn unserer Kanzleiabläufe entsprechen den Ihrigen und ich kann den zusätzlichen Nutzen noch nicht erkennen.

Pro Call: haben Sie das im Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters eingebunden oder liegt das auf dem Server als Mehrplatzversion? Ist das ein zusätzliches Tool oder klickt man nur die angezeigte Telefonnummer in Outlook an? Starten der Anruf dann aus Outlook heraus? D.h. die Telefonnanlage ist auch ins Netzwerk eingebunden?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 05:04:14 GMT

Das ist eine Mehrplatzversion auf dem Terminalserver. Die Software greift auf die DATEV-Datenbank zu und die Kommunikationsdaten der Stammdaten sind dort somit immer aktuell. Umweg über Outlook unterstützt es auch, fand ich aber unsinnig, weil es so hervorragend läuft.
Es ist ein im Hintergrund laufendes zusätzliches Tool, die TK-Anlage mit IP-Telefonen sind im Netzwerk eingebunden.

Ruft jemand an, der als Adressat in DATEV angelegt ist, wird mir der Name am Bildschirm angezeigt. Es gibt eine Journalfunktion mit der Möglichkeit per Rechsklick einen Rückruf zu starten. Das Sekretariat kann damit Rückrufe planen und verteilen. Es gibt eine Chatfunktion unter den Mitarbeitern.

In der Homeoffice-Situation haben wir allerdings nur die einfache Rufweiterleitung realisiert. D.h. die vollumfängliche Telefoniefunktion steht dort momentan nicht zur Verfügung mangels entsprechender Endgeräte bei den Mitarbeitern.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

hass — Thu, 07 May 2020 06:53:01 GMT

Hallo Tobi_Ex,

ja, das hat funktioniert. Leider ist die gedruckte Variante trotzdem nicht so schön. Zum Beispiel wird die BWA (2. Seiten) wird 3 Seiten verteilt.

Wir haben das Unterschriften-Problem so gelöst, dass wir mit dem IPAD auf ein Verzeichnis zugreifen, in dem die zu unterschreibenden Dokumente liegen.

Diese werden mit PDF Expert geöffnet und vom Mdt. unterschrieben.

Viele Grüße aus Dortmund

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

hass — Thu, 07 May 2020 07:00:55 GMT

Halo Hauke_Hamann,

wir nutzen auch DATEV inkl. DMS (alte Version).

OneNote ist als Notizbuch unschlagbar. Wir nuten es z.B. als Kanzlei-Wiki. Für die tägliche Kontrolle der Arbeiten nutzen wir ebenfalls das Programm, da hier markiert, geschrieben und gemalt werden kann. Dieses ist im alten DMS so nicht möglich. Auch für Besprechungsnotizen ist es unschlagbar.

Anschließend werden die Notizen gelöscht oder im DMS archiviert. Wir nutzen dafür das Programm "DMS-Tools". Es wird praktisch in das DMS gedruckt.

Als Kanzlei-Wiki ist es ebenfalls unschlagbar, da die Suchfunktion auch in Bildern sucht.

Einfach mal testen.

Viele Grüße aus Dortmund

Torsten Hass

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

freiburgersteuermann — Thu, 07 May 2020 08:28:18 GMT

Da das DATEV DMS leider kein sinnvolles Zusammenarbeiten unterstützt, müssen die prozesserstellenden Schritte mit den Produkten von Microsoft erledigt werden. Im Anschluss kann man das Ergebnis in DMS ablegen. Welches DMS-Tools nutzen Sie? Ist das ein Teil des alten Saperion DMS was es jetzt beim neune DATEV DMS nicht mehr gibt?

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

hass — Thu, 07 May 2020 11:01:05 GMT

Hallo freiburgersteuermann,

das Tool heißt "DMS-Tools"-

https://www.dmstools.de/cms/software-mainmenu-71/75-produkte/2-dmstools-pdf-drucker.html

Es ist ein PDF-Drucker der auch Dokumente aus verschiedenen Anwendungen sammeln kann und dann die Dokumente im DMS ablegt. Das ist uns sehr wichtig. Früher gab des diese Funktion über den Ausgabekorb noch nicht, zumindest war uns das nicht bekannt. Wir nutzen es seit ungefähr 10 Jahren.

Viele Grüße

Torsten Hass

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

reihofer_markus — Mon, 11 May 2020 06:31:08 GMT

Hallo Tobi,

vielen Dank für den Tipp! 😉

Viele Grüße Markus

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

chrisocki — Mon, 11 May 2020 06:47:38 GMT

@hass schrieb:
...
das Tool heißt "DMS-Tools"-

https://www.dmstools.de/cms/software-mainmenu-71/75-produkte/2-dmstools-pdf-drucker.html

Es ist ein PDF-Drucker der auch Dokumente aus verschiedenen Anwendungen sammeln kann und dann die Dokumente im DMS ablegt. Das ist uns sehr wichtig. Früher gab des diese Funktion über den Ausgabekorb noch nicht, zumindest war uns das nicht bekannt. Wir nutzen es seit ungefähr 10 Jahren.

Hi,

zwei Fragen:

1. arbeitet das Tool auch mit dem neuen DATEV-DMS oder auch mit der DATEV-Dokumentenablage zusammen?

2. Ist das Tool bei Einsatz des Ausgabekorb ggf. obsolet (je nach Prozess in der Kanzlei)?

Grüße

Chr.Ockenfels

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

hass — Mon, 11 May 2020 07:46:19 GMT

Hallo chrisocki,

ob das Toll mit dem neuen DMS oder der Dokumentenablage funktioniert, kann ich leider nicht sagen. Ich würde mal bei DMS-Tools anfragen.

Ich denke schon, dass das Toll durch den Ausgabekorb obsolet ist. Ich hatte mich nur an dieses Tool gewöhnt und fand den Ausgabekorb eher unpraktisch. Evtl. müsste man den Ausgabekorb noch einmal testen.

Für uns ist es einfach praktisch. Wir können Ausdrucke aus verschiedenen Programmen (z.B. Word und Kanzlei-Rewe) sammeln. Dann können wir entscheiden was damit geschehen soll.

Ich nutze es z.B. auch oft, wenn ich Dokumente per Lan-Fax versenden möchte.

OneNote – wie kann ein digitales Notizbuch bei der Kanzleiorganisation unterstützen?

Jürgen_Schneider — Wed, 18 Nov 2020 15:29:02 GMT

OneNote funktioniert völlig Problemlos mit Dragon auch in der WTS (Partner ASP kann ich nicht sagen da wir es nicht einsetzen). Local wird die Dragon installiert und dann in die WTS durchgeschleift und kann dort überall genutzt werden. Nur die Lernfunktionen können natürlich nich genutzt werden, weil Dragon ja nicht auf Mails in Outlook zugreifen kann ;-(