Thema "Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt" in Freie Themen

DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Thu, 17 May 2018 08:45:53 GMT

Hallo, ich möchte hier kurz über ein gestriges Gespräch mit dem Finanzamt berichten, was wieder mehr Fragen als Lösungsansätze aufgeworfen hat:

Zwischenzeitlich korrespondieren wir nahezu ausschließlich via E-Mail mit dem Finanzamt. Nun dürfen E-Mails mit bestimmten Informationen nicht mehr unverschlüsselt übermittelt werden, da ansonsten der DSGVO widerlaufen wird.

Nun wären wohl die ein oder anderen Kollegen bereits übergegangen, E-Mails mit kurzer Anrede und "siehe Anlagen" zu versenden; mit dem Hinweis, das Verschlüsselungs-Passwort in der Kanzlei abzufragen.

Die Ofd Stuttgart hat hier, lt. Aussage meines Gesprächspartners, eine klare Handlungsanweisung gegeben, die besagt, dass das Finanzamt keine Passwörter abfragen wird, was aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich sei (wobei ich hier eher den Verwaltungsaufwand im Vordergrund sehe.)

Nun stellt sich die Frage, wie werden die Korrespondenzen nach dem 25.05. aussehen. Wird wieder das verstaubte Fax aus dem Keller geholt oder Briefe geschrieben? Dies kann im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung wahrlich nicht die Lösung sein.

Wir hatten bereits vor rund zwei Jahren einen "Feldversuch" gestartet, "sensiblere" Firmendaten in verschlüsselte pdf-Anhänge zu packen und die Mandanten wählten ein Passwort, welches wir zur Korrespondenz verwenden wollten/sollten. Bereits nach wenigen Wochen erhielten wir entsprechende Feedbacks, man solle doch dies mit der Verschlüsselung wieder lassen, da es den Mandanten zu aufwändig erschien; war für mich zwar nicht nachvollziehbar, aber wir hatten in der Tat Situationen, dass Mandanten ihr eigens gewähltes Passwort bei uns telefonisch anfragten und nicht nur einmal. Letztlich konnte als Tenor zusammengefasst werden: So wichtig sind wir und diese Daten auch nicht...

Ein Gedanke war bezüglich des o.g. Desinteresses, ob der Mandant uns schriftlich von der Verschlüsselungspflicht befreien kann und ferner, ob dies überhaupt abdingbar ist; ich meine nämlich "Nein". Selbst bei schriftlicher Zustimmung würden wir gegen Art.32 verstoßen, da dieser m.E. keinen Raum für dieses Vorgehen lässt. Mir schwant hier weniger die Gefahr seitens des Mandanten, sondern Abmahnadvokaten und -vereine, die hier ja fette Fleischtröge vorgesetzt bekommen.

Speziell würde mich interessieren, wie die Kollegen künftig mit der E-Mail-Korrespondenz mit dem Finanzamt, unter o.g. Aspekten, verfährt. Müssen wir tatsächlich zurück in die kommunikative Steinzeit? Das kann es ja nun wirklich nicht sein.

Gruß R.Maier

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mosachse — Thu, 17 May 2018 08:54:37 GMT

Wir faxen an das Finanzamt.

Zunächst werden die Dokumente als 1 PDF zusammengefügt, dann vom Bildschirm aus ohne Ausdrucken weggefaxt und dann ins DMS archiviert. Das ist natürlich viel komplizierter als eine Mail aber wir wissen momentan auch nicht so recht weiter.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Thu, 17 May 2018 10:28:48 GMT

Einsprüche und Anträge auf Anpassung von Vorauszahlungen erledigen wir elektronisch mittels Datev. Die Ablage erfolgt ausschließlich digital.

Schriftverkehr mit dem Finanzamt per Email, ist bei uns tabu.

Im Regelfall faxen wir, scannen Fax und Faxprotokoll ein und schicken das Papierfax samt Protokoll dem Mandanten.

Wir sind das Papier los, Mandant hat den Nachweis, dass wir tätig geworden sind. Weniger Stress bei der Abrechnung.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Thu, 17 May 2018 10:51:22 GMT

Herr Probst, die elektronischen Wege nutzen wir auch bereits seit Bestehen. Es geht mir im Wesentlichen aus der Überlassung von weiterführenden Tabellen oder Erläuterungen zum Steuerfall; Belege sind seit "Belegvorhaltung" ja uninteressant geworden.

Wenn ich das nun richtig verstanden haben, erstellen Sie ein Fax (bspw. in Word), drucken dies aus, faxen es an das Finanzamt und faxen es dann nochmal mit Protokoll an den Mandanten bzw. Sie schicken das FAX nebst Protokoll per Post an den Mandanten, unter dem "positiven" Aspekt, das "das Papier loszuhaben" ?!

Fühlt sich ungefähr grade so an, als ob ich das Müllproblem löse, indem ich meine Müllsäcke beim Nachbarn in die Tonne presse.

Unter den Aspekten "Digitale Ablage, digitale Kanzlei, papierloses Büro, Energiebilanz etc"., ist dieser Weg für mich absolut nicht vereinbar; mit Verlaub. Bitte nicht böse sein, aber dieser workflow ist "Analog 0.0" und eine Zeitreise ins mediale Mittelalter.

Ich gestehe aber durchaus ein, dass wir hier die Quadratur des Kreises lösen wollen.

Abschließend frage ich mich, warum E-Mails mit dem Finanzamt "tabu" sind.

Da scheint mir "mosachse´s" Lösung schon sympathischer, aber wir haben in der Tat zwischenzeitlich die Situation, dass wir ca. 10 Faxe/Jahr erhalten und immer weniger Mandanten sich ein Fax überhaupt anschaffen. Insofern müsste man dies als Kommunikationsweg mit dem Fiskus oder ähnlichen Institutionen tatsächlich ernsthaft überlegen.

Im Übrigen ist das Finanzamt ebenso "absolutely not amused" über die Situation.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mapex — Thu, 17 May 2018 10:59:11 GMT

wenn sie übrigens vom Bildschirm aus faxen, dann doch idR über einen VoIP-Anschluss, was nichts anderes bedeutet, als dass auch diese Daten ähnlich wie eine ungesicherte Mail durch den Äther gesendet werden.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Thu, 17 May 2018 11:04:09 GMT

Hallo Herr Ammon, genau dies hatte ich mit einem "Versierten" letztens besprochen, der mir genau dies auch mitteilte. Faxe sind ebenso sicher wie unverschlüsselte E-Mails; diese werden aber (scheinbar) von Art. 32 nicht erfasst.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mosachse — Thu, 17 May 2018 11:12:32 GMT

Nein, das funktioniert nicht über VoIP bei bei uns, sondern ganz altertümlich.

Wir haben dafür extra eine ziemlich alte Großmaschine von Toshiba mit Faxmodul und den entsprechenden (Drucker)Treiber zum Senden des Faxes auf dem Server installiert.

Mir ist klar, dass das auch keine optimale Lösung ist. Besonders auch das Erzeugen des Gesamt-PDFs aus vielen Einzel-Dateien ist aufwendig, da die Software PDF Verwaltung von DATEV auch alles andere als gut ist. Hier mussten wir auch auf einen Fremdanbieter zurückgreifen.

Aber was ist die bessere Lösung? Zu kritisieren gibt es immer was...

PS.: Die neuen DATEV-Funktionen wie elektronischer Einspruch oder Anträge auf Anpassung aus dem DATEV Arbeitsplatz nutzen wir auch... So richtig optimal war auch das nicht

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mkolberg — Thu, 17 May 2018 11:24:29 GMT

Risiken des Telefaxverkehrs

Die Informationen werden grundsätzlich "offen" (unverschlüsselt) übertragen. Eine Telefaxübersendung kann deshalb mit dem Versand einer offenen Postkarte verglichen werden.
Der Telefaxverkehr ist wie ein Telefongespräch abhörbar.
Die Adressierung erfolgt im allgemeinen durch eine Zahlenfolge (Telefaxnummer) und nicht durch eine mehrgliedrige Anschrift. Hierdurch sind Adressierungsfehler und in der Folge Fehlleitungen leicht möglich.
Telefaxgeräte neueren Typs können Fernwartungsfunktionen beinhalten, die unter bestimmten Umständen, ohne daß die Besitzerinnen und Besitzer es wahrnehmen, einen Zugriff auf die im Telefaxgerät gespeicherten Daten ermöglichen.
Durch Rufumleitung können Telefaxgeräte zeitweise auf andere Anschlüsse geschaltet sein.

Zitiert aus: https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datenschutz/submenu_Technik/Inhalt/Kommunikation/Inhalt/070402_Datensicherheit_beim_Tele…

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

willimüller — Thu, 17 May 2018 11:37:14 GMT

99,99% der Einsprüche und Klagen werden bei uns mit DatevFax übermittelt und in der DokOrg archiviert. Der Faxempfang erfolgt auch über DatevFax (mit einem Umweg über ein altes Fax, das die Faxe zusätzlich ausdruckt / kann die Datevfaxlösung nicht automatisch).

Ich kann mit diesem System gut leben. Die 0,01% sind Probeeinsprüche über "elektronische Einsprüche" / ist sehr rudimentär. Ich ärgere mich über die sinnfreie Betreffzeile oder die nicht vorhandene Möglichkeit zwei Veranlagungsjahre (oder die VZ) in einen Einspruch zu packen oder die fehlenden Textbausteine oder Möglichkeit Anlagen zu versenden. Also nur geeignet, um fristwahrende Einsprüche "rauszuhauen" (soll ja manchmal vorkommen 🙂

Schöne Grüße

Willi Müller

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mapex — Thu, 17 May 2018 11:43:10 GMT

wir sind hier nicht ganz so weit von einem Finanzamt weg. ich hab schon überlegt, eine schnur mit zwei büchsen zu spannen um wenigstens mit diesem problemlos kommunizieren zu können. aber wahrscheinlich hören dann die vögel mit, die sich auf der schnur niederlassen

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

Thu, 17 May 2018 11:56:32 GMT

Bei der "Gesamtdiskussion" zur Mail und Datenschutz wäre die beste Lösung: "Abschaffen" und back zur Steinzeit. Hätte da noch ein Telex und einen Telegraphen im Keller, alternativ ein schönes Rauchfeuer oder Buschfunk. Enigma? ach ne geht nicht, können ja auch alle abgehört werden, Mist.

Warum Fax (auch das sind nur Daten), Telefon (kann auch abgehört werden) und Brief (den kann auch eine Amöbe abfangen und öffnen) hier sooo viel sicherer sind, verstehe ich nicht.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Thu, 17 May 2018 12:09:07 GMT

Aber was ist die bessere Lösung? Zu kritisieren gibt es immer was...

Nicht falsch verstehen, ich kritisiere nicht Sie. Sie suchen auch nur nach einer möglichst gangbaren Lösung. Meine Kritik betrifft möglicherweise unverhältnismäßige oder sinnlose Lösungen, aber im Wesentlichen trifft meine Kritik den Status Quo selbst.

Gerade auf das Finanzamt zurückzukommen. Der Zustand ist ja bereits seit Jahren bekannt und der Vollzugstermin ebenfalls. Nun macht sich die Finanzverwaltung auf der einen Seite einen schmalen Schuh, mit Ersatz der Belegvorlage- zur Belegvorhaltepflicht ist hier zumindest keine Korrespondenz mehr nötig. Vielmehr wurde ich im gestrigen Gespräch geradezu "aufgefordert" keine Belege mehr einzureichen ! Die Kapazitäten zur Speicherung sind längst erschöpft und ein digitales Ablagesystem existiert nicht !

Im Übrigen hatte eine Studie/Statistik/Planrechnung ergeben, dass es per Saldo günstiger ist, auf die ein oder andere Steuereinnahme, aus falschen Steuererklärungen, zu verzichten, an statt für weitgehende Individualveranlagungen, zusätzliches Personal einzustellen...Man geht prinzipiell davon aus, dass die Erklärungen korrekt erstellt sind; vor allem dann, wenn diese unter Beachtung der Sorgfaltspflicht durch den Steuerberater erstellt wurde. Interessant, nicht wahr?

Ist zwar eine andere Geschichte, zeigt aber letztlich auch, dass es sich die Verwaltung bei derartigen Problemen einfach macht und der Ball wieder bei uns Beratern im Feld liegt.

Werde mal andenken, ob es für das Finanzamt in Ordnung ist, wenn ich die Wochenpost auf eine CD speichere und an der Info-Thek einwerfe... Digitalisierung 4.0 !

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Thu, 17 May 2018 12:34:32 GMT

Hallo Herr Dostal,

zum Verständnis kann ich wohl beitragen:

Der bereits erwähnte Artikel 32 DSGVO bezieht eben Brieftauben, Rohrpost, Brief, Analog-Fax, Buschtrommeln. Rauchzeichen, Silbo Gomero, Gesichtsmalereien, Ausdrucks- und Namenstänze oder andere Kommunikationsmitteln, nicht mit ein.

p.s.: M.E. fällt ein elektronisches, softwaregestütztes Faxen sehr wohl unter den Sicherheitsaspekt und kann nicht ohne Weiteres genutzt werden; entspräche, auch auf Herrn Kolberg Ausführungen zurückzukommen, dem E-Mail-Verkehr.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Thu, 17 May 2018 13:14:09 GMT

Zum Verständnis:

Wir haben mit Emails an das Finanzamt bereits öfters die Erfahrung gemacht, dass wir keine Antwort erhalten haben oder per Mail gegeben Erläuterungen wiederholt angemahnt wurden. Antwort der Sachbearbeiter: von der Mail wisse er nichts. Vor diesem Hintergrund sogar das Risiko eingehen, einen Einspruch per Mail zu schicken und hinterher Wiedereinsetzung beantragen zu müssen, ist für mich nicht akzeptabel.

Mit dem guten alten Fax habe ich jedenfalls einen anerkannten Beweis, dass der Schriftsatz zugegangen ist.

Anders als in Ihrer Kanzlei erhalten wir auch noch öfters Faxe von Mandanten.

Deshalb ist das Fax (noch) nicht ausgesondert.

Belege schicken wir nur auf Anforderung und dann mit der guten alten Post.

Das ist ja das Dilemma, dass alle fordern wir sollten digitalisieren, unsere Bundeskanzlerin Deutschland zu einem "Digitalstaat" machen will, aber leider, sieht die Realität insbesondere in der Kommunikation mit den Behörden noch ganz anders aus.

Ich erinnere nur mal an das Vorgehen der Finanzämter mit den elektronisch übermittelten Jahressteuererklärungen. Da fallen einem doch die Haare aus !!!

Und die Sicherheit eines Telefaxes hängt im Wesentlichen davon ab, ob sie über eine herkömmliche Telefonleitung oder einen VoIP-Anschluss faxen. Noch ist unser Telefonanschluss nicht digitalisiert.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Thu, 17 May 2018 13:33:11 GMT

Hallo Herr Probst, ja das hört sich durchaus plausibel an, ist aber natürlich eine recht unsägliche Lösung.

Mit E-Mail haben wir bei meinen beiden "Stamm-Finanzämtern" an sich durchweg gute Erfahrungen gemacht; auch mit Einspruch via E-Mail, welchen wir jetzt elektronisch abwickeln. Gut, es mag anderswo wiederum anders gehandhabt werden und man muss sich leider den Gegebenheiten stellen; insofern plausibilisieren sich Ihre Ausführungen.

Da wir letztes Jahre auf Digitaltelefonie und damit VoIP umgestellt haben, fällt in meinem Fall auch das Fax als Kommunikationsmedium flach. Nun, da bleibt natürlich nicht mehr viel und für die in meinem vorigen Post genannten Alternativen fehlen mir schlichtweg die Fähigkeiten bzw. Voraussetzungen.

Ich werde wohl nun prüfen, inwiefern ein unverschlüsselter E-Mail-Verkehr durch schriftliche Einwilligung des Mandanten abdingbar ist. Ich werde sicherlich nicht Eines tun: Zurück in die mediale Steinzeit.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

steuerbär — Thu, 17 May 2018 14:21:40 GMT

Verehrte Kollegen,

ich weiß ja nicht, wie der E-Mail-Verkehr bei anderen Finanzämtern läuft, aber nachdem es bei unserem Finanzamt nur die Poststelle@..., aber keine E-Mail-Adresse für die zuständigen Bearbeiter gibt, war dieser Weg nicht praktikabel. Vielleicht ist das bei anderen Finanzämtern anders...

Faxen per IP ist nach Diskussion mit mehrere Fachleuten wohl auch unsicher.

Wir werden - widerwillig - wieder alles per Post ans Finanzamt verschicken.

Aber das Thema E-Mail-Verschlüsselung hängt doch m.E. auch nur indirekt mit der DSGVO zusammen. Ich möchte hier keine rechtliche Wertung abgeben. Nach meiner persönlichen Ansicht es doch Ausfluss aus der steuerlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Abs. 1 StBerG und somit nicht wirklich neu. Wenn ich mit meinem Mandanten die Problematik unverschlüsselter E-Mails bespreche und er mich diesbezüglich schriftlich von meiner Verschwiegenheitspflicht befreit, muss das doch möglich sein. § 9 Abs. 3 Alt. 2
BOStB sieht dies ausdrücklich vor!

Natürlich müssen wir dem Mandanten grundsätzlich zuvor eine E-Mail-Verschlüsselung anbieten, da wir sonst ein berufsrechtliches Problem haben.

Bei dieser strengen Sicht der DSGVO dürfte es ansonsten gar keine E-Mails mehr geben, da alleine schon die E-Mail-Adresse itself ein persönliches Datum ist.

Ich habe mir Digitalisierung anders vorgestellt ...

Viele Grüße

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Thu, 17 May 2018 14:33:29 GMT

"...alleine schon die E-Mail-Adresse itself ein persönliches Datum ist."

Dann dürfen Sie aber auch mit herkömmlicher Post keine Briefe verschicken, weil die Postadresse auch eine personenbezogene Angabe ist.

Vielleicht könnten wir ja die Postboten eine Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB unterschreiben lassen? - ok war nicht ernst gemeint.

Aber ich komme einfach mit diesem Spagat nicht klar, dass wir digital arbeiten sollen, aber analog kommunizieren müssen.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

Thu, 17 May 2018 21:08:14 GMT

Mit verschlüsseltem E-Mail Verkehr meint die DSGVO Datei-Verschlüsselung oder eine Transportverschlüsselung (SSL/TLS)? Berufsrecht ist da ja sicher nochmal eine andere Sache, oder?

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Fri, 18 May 2018 06:22:33 GMT

SSL/TLS wird ja bereits standardmäßig via Outlook / Telekom verwendet. Hier werden jedoch Anhänge oder die Info der E-Mail nicht per Passwort verschlüsselt, sondern nur durch eine Sender/Empfänger-Verschlüsselung. Es stellt sich die berechtigte Frage, Herr Böhnke, ob mit SSL/TLS die Sache erledigt ist, viel Rauch um Nichts entstanden ist und wir alle bequem verfahren können, wie bisher.

Dies wäre zwar schön, aber ich denke das wird nicht ausreichend sein. Würde bspw. versehentlich ein fremder Adressat ausgewählt, könnte dieser die Inhalte/Daten der E-Mail vollständig auslesen. Wäre der Inhalt mit Passwort verschlüsselt, könnte nur der richtige Empfänger die Inhalte auslesen, der das Passwort auch besitzt.

So schön und so oft ich mit diesem Gedanken gespielt habe, glaube ich nicht, dass dies ausreichend ist. Die Sicherheit der Vertraulichkeit der Daten ist nicht gewährleistet, was m.E. weit über die Transportverschlüsselung hinausgeht.

Auch unabhängig vom 25.05., wie Herr Eisel bereits erwähnte, sind Steuerberatungsgesetz und Strafgesetzbuch auch bereits eindeutig; vor allem im Kontext mit der DSGVO.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mkolberg — Fri, 18 May 2018 07:24:12 GMT

Gerade bei Anlagen sollte jede Institution Wert darauf legen, daß diese vom Provider (Telekom, Datev, Postserver im Amt, usw) zuverlässig auf Schadcode überprüft werden kann und diese Prüfung nicht ausschließlich am Endgerät stattfindet..

Zum Handling ist es erforderlich, daß eine Email Amts- bzw. Kanzleiintern von verschiedenen Berechtigten geöffnet werden kann.

Damit ist eine End- to End- Verschlüsselung nicht praktikabel.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Fri, 25 May 2018 08:54:15 GMT

Ich fände eine End-to-End-Verschlüsselung mittels s/mime-Zertifikat schon die eleganteste Lösung. Leider ist sie aber m.A. nach aus folgenden Gründen nicht praktikabel:

1. Mitarbeiter führt verschlüsselten Emailverkehr mit Mandant und legt die Mail anschließend in der Dokumentenablage ab. Später will ich die Mail lesen, die wurde aber mit dem Zertifikat des Mitarbeiters verschlüsselt. Habe ich jetzt Zugriff auf die Mail oder muss ich erst meinen Mitarbeiter bitten, mir die Mail auszudrucken?

2. Nehmen wir mal an, der Mitarbeiter verlässt die Kanzlei (Rente, Kündigung). Selbstverständlich werden wir dann die Smartcard des Mitarbeiters stornieren. Damit wird auch sein Zertifikat ungültig. Kann man dann die Mail überhaupt noch öffnen oder muss ich den Mandanten bitten, den gesamten Mailverkehr der letzten Jahre nochmals zu schicken (verschlüsselt an meine Mailadresse?) Aber irgendwann scheide ja auch ich hoffentlich mal aus dem Arbeitsleben aus. Was passiert dann mit den Mails, die an mich geschickt worden sind, sofern sie noch nicht vom Löschkonzept der DSGVO erfasst wurden? Kann mein Nachfolger dann noch auf die Mails zugreifen?

Gibt es evtl. die Möglichkeit ein "Kanzleizertifikat" zu installieren, das vom einzelnen Mitarbeiter unabhängig ist und mit dem jeder Mitarbeiter seine ausgehenden Mails verschlüsseln kann? Auftragnehmer des Mandanten ist ohnehin nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern die Kanzlei.

Eine befreundete Anwaltskanzlei erzählt mir, dass die einzelnen Anwälte z. B. im Büro den eigenen mIdentity nicht mehr brauchen.

Auch unser ASP-Partner braucht für den Kommuniktionsserver keine Smartcard mehr, sondern hat ein Zertifikat installiert.

Da sollte es doch möglich sein, mit diesem Zertifikat alle ausgehenden Mails zu verschlüsseln. Jedenfalls dann, wenn d er Empfänger ebenfalls über ein Zertifikat verfügt.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dombrowski — Fri, 25 May 2018 11:26:30 GMT

Gibt es evtl. die Möglichkeit ein "Kanzleizertifikat" zu installieren, das vom einzelnen Mitarbeiter unabhängig ist und mit dem jeder Mitarbeiter seine ausgehenden Mails verschlüsseln kann?

Ja das geht, nennt sich Gateway Lösung. Dafür wird die Mail bereits beim Empfang zentral entschlüsselt und anschließend unverschlüsselt dem Exchange übergeben. Dadurch kann diese dann auch im DMS ohne Probleme abgelegt werden.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

Uwe_Lutz — Fri, 25 May 2018 11:30:36 GMT

Und bei der DATEV wird dies unter DATEV-E-Mail-Verschlüsselung angeboten (DATEVnet vorausgesetzt).

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Fri, 25 May 2018 12:40:10 GMT

Hallo Herr Lutz, das klingt zwar auf den ersten Blick gut, aber:

Wir haben 13 Mailadressen im Einsatz.

Nach der Preisliste der Datev fallen damit zusätzliche 187,50 EUR pro Monat an Kosten an! (42,50 für die Verschlüsselung, 36,00 Grundgebühr Datevnet, 10,00 Miete für den Datev-Router, 99,00 EUR Volumengebühr für Datevnet)

Auch ohne diese Kosten holt sich die Datev aktuell jeden Monat rd. 3.700 EUR ab. zzgl. rd. 1.100 EUR für das Partner-ASP inkl. Betriebsstättenzertifikat, das bereits auf dem Kommunikationsserver installiert ist.

Wieso werde ich das Gefühl nicht los, an dieser Stelle die Funktion einer Milchkuh innezuhaben?

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Fri, 25 May 2018 13:16:03 GMT

Hallo Herr Probst, schön dass Sie diesen Punkt einmal wieder erwähnen.

Genau dies ist der Punkt, warum ich damals wieder alles auf Stopp gesetzt hatte, als mir der DATEV-Systempartner, den ich seit vielen Jahren kenne und schätze, die Gesamtkostensituation aufzeigte. DATEV-Net mit ASP, DATEV-mail und Verschlüsselung.

Abgesehen davon, dass jede Leistung einen Preis haben muss, erscheinen mir bestimmte Leistungen der DATEV einfach zu überteuert.

Ich fragte o.g. Systempartner, ob er unter Berücksichtigung der anfallenden Kosten, wirklich guten Gewissens, die angebotene Lösung empfehlen kann. Er antwortete letztlich mit einem lauten Schweigen.

Insofern sind DATEV-Mitglieder selbstverständlich "Cashcows", was ja kein größeres Geheimnis sein dürfte. Gerade deshalb haben m.E. Alternativlösungen hohe Konjunktur und der ein oder andere Kollege wird möglicherweise technisch eben nicht versiert sein, Alternativen zu implementieren und den einfacheren, aber teureren DATEV-Weg gehen. Ich gehöre eher zu den EDV-Interessierten und nutze Alternativen, soweit meine technischen Kenntnisse dies zulassen.

Wenn ich bspw. lediglich für eine E-Mail-Verschlüsselung (1 Glas Milch) eine ganze Kuh kaufen muss (DATEV-NET, DATEV-Mail, DATEV-Mail-Verschlüsselung und wasweissichnochalles), ist bei mir persönlich die Luft raus. Jetzt verschlüsseln wir zunächst mit IS-FOX bei der Mail-Kommunikation (danke für den Tipp an der Stelle) und schauen, wie es sich in der Praxis bewährt.

Mit dem Finanzamt müssen wir lt. Ofd, wenn per E-mail, unverschlüsselt korrespondieren. Die Korrespondenzen und Anlage enthalten damit keine persönliche Nennungen, sondern als Referenz ausschließlich die Steuernummer. Fertig !

Nicht falsch verstehen: Ich bin mit der DATEV und den genutzten Leistungen sehr zufrieden. Zu Bemängeln gibt es sicherlich immer etwas. Was aber die Preisgestaltung anbelangt, schießt die DATEV bei Zusatzangeboten, wie den Genannten, über das Ziel hinaus *imho*. Insofern hat das Mehrwertangebot in den letzten Jahren auch immer mehr an Bedeutung verloren.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Fri, 25 May 2018 14:50:31 GMT

Ich stimme Ihnen ja zu. Auch ich bin mit Datev zufrieden.

Auch bezüglich der Kostenstruktur bin ich bei Ihnen: Die Kosten für das Mehrwertpaket selbst sind jedenfalls deutlich weniger, als die Hälfte der gesamten Datevkosten.

IS-Fox habe ich mir angesehen, wir werden nächste Woche Kontakt mit unserem ASP-Partner aufnehmen und die 4-wöchige Testphase angehen. Es klingt wirklich sehr gut.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

martin65 — Sat, 26 May 2018 12:43:14 GMT

Wäre es nicht die einfachste Lösung die Möglichkeiten des elektronischen Einspruchs, die die DATEV anbietet, auf den "normalen" Schriftwechsel auszuweiten.

Natürlich müsste die Funktionalität der Lösung noch ausgebaut werden.

Augenscheinlich funktioniert bei den Einsprüchen die Kommunikation mit der Finanzbehörde. Warum soll dies nicht für die weitere Kommunikation funktionieren.

Somit hätten wir Steuerberater UND das Finanzamt eine einheitliche Plattform zur Kommunikation. Das muss ja schließlich auch keine Einbahnstraße sein. Die Kommunikation könnte dann auch vom Finanzamt an die Berater erfolgen.

Im Übrigen erachte ich die Kommunikation mit dem FA über unverschlüsselte E-Mail nicht als rechtssicher.

Bei der Schnelligkeit hingegen haben wir die Erfahrung gemacht, dass sowohl die normale Schneckenpost, Telefax und E-Mail in der gleichen Zeit beim Sachbearbeiter ankommen, weil alles über die Poststelle und andere Schreibtische läuft.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

deusex — Sat, 02 Jun 2018 12:45:27 GMT

Im Übrigen erachte ich die Kommunikation mit dem FA über unverschlüsselte E-Mail nicht als rechtssicher.

Das könnte in der Theorie zutreffen. Die Praxis zeigte bei uns in den letzten 3-5 Jahren keine Negativauswirkungen (Konkludenz).

Das Thema Rechtssicherheit hat sich m.E. mit dem elektronischen Einspruch erledigt; andere Korrespondenzen die schädlich sein könnten, sehe ich im Moment nicht.
Im wesentlichen wurden ergänzende Informationen übermittelt, welche für sich selbst keine Rechtswirkung besitzen.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

liess — Wed, 06 Jun 2018 08:34:15 GMT

Die Erfahrung mit diversen bayrischen Finanzämtern zeigt: verschlüsselte Email-Anhänge mit Passwort sind schlicht und ergreifend finanzamtsseitig nicht möglich. Ich nutze derzeit (leider) auch Post und Fax - obwohl mir klar ist, dass auch der gute alte Brief bei entsprechend "krimineller" Energie geknackt werden könnte (und zwar so, dass man es nicht mal merken würde). Meine Meinung: Die DSGVO und der ganze Firlefanz regen ein "kriminelles Interesse" erst recht an...

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

Gerd_Görtz — Thu, 28 Jun 2018 19:43:10 GMT

Die Erfahrung mit diversen bayrischen Finanzämtern zeigt: verschlüsselte Email-Anhänge mit Passwort sind schlicht und ergreifend finanzamtsseitig nicht möglich. Ich nutze derzeit (leider) auch Post und Fax -

Ich habe eine Beleganforderung ohne persönliche Angaben mit einfacher E- Mail unverschlüsselt gesendet und folgenden Antworttext in der Eingangsbestätigung erhalten:

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,

hiermit bestätigen wir Ihnen den Eingang Ihrer E-Mail an das Finanzamt Frankfurt am Main I. Ihre Nachricht wird zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Soweit Ihre E-Mail individuelle steuerliche Angelegenheiten betrifft, wird eine Rückmeldung auf dem Postweg erfolgen. Eine Beantwortung Ihrer E-Mail auf elektronischem Weg ist in diesen Fällen aus Gründen des Datenschutzes und des Steuergeheimnisses nicht möglich.

Daneben möchten wir Sie auf die Möglichkeiten der Datenübermittlung über ELSTER – Ihr Online-Finanzamt(https://www.elster.de) hinweisen. Dieses ermöglicht eine sichere und kostenfreie Übersendung aller gängigen Steuererklärungen sowie von Einsprüchen und wird laufend erweitert. ELSTER – Ihr Online-Finanzamt dient hierbei auch der Verfahrensbeschleunigung und führt zudem durch formale Vorabprüfung zu weniger Rückfragen durch das Finanzamt.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

martin65 — Fri, 29 Jun 2018 05:24:46 GMT

Die Erfahrung mit diversen bayrischen Finanzämtern zeigt: verschlüsselte Email-Anhänge mit Passwort sind schlicht und ergreifend finanzamtsseitig nicht möglich. Ich nutze derzeit (leider) auch Post und Fax -
Ich habe eine Beleganforderung ohne persönliche Angaben mit einfacher E- Mail unverschlüsselt gesendet und folgenden Antworttext in der Eingangsbestätigung erhalten:
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
hiermit bestätigen wir Ihnen den Eingang Ihrer E-Mail an das Finanzamt Frankfurt am Main I. Ihre Nachricht wird zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.
Soweit Ihre E-Mail individuelle steuerliche Angelegenheiten betrifft, wird eine Rückmeldung auf dem Postweg erfolgen. Eine Beantwortung Ihrer E-Mail auf elektronischem Weg ist in diesen Fällen aus Gründen des Datenschutzes und des Steuergeheimnisses nicht möglich.
Daneben möchten wir Sie auf die Möglichkeiten der Datenübermittlung über ELSTER – Ihr Online-Finanzamt(https://www.elster.de) hinweisen. Dieses ermöglicht eine sichere und kostenfreie Übersendung aller gängigen Steuererklärungen sowie von Einsprüchen und wird laufend erweitert. ELSTER – Ihr Online-Finanzamt dient hierbei auch der Verfahrensbeschleunigung und führt zudem durch formale Vorabprüfung zu weniger Rückfragen durch das Finanzamt.

Ja, das Finanzamt hat auch mit der DSGVO und dem Steuergeheimnis zu kämpfen. Hierbei wird impliziert, dass Briefpost sicherer ist als E-Mail-Versand.

In NRW gibt es ein wenig genutztes sicheres E-Mail-Verfahren mit den Finanzämtern (FinMail). Es ist wie ein Einhorn - Man weiß, dass es das gibt aber keiner hat es gesehen. Das soll jetzt wohl eingestampft, statt ausgebaut/verbessert werden.

Schöne neue Welt.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

dprobst — Fri, 29 Jun 2018 07:15:49 GMT

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

auch meine Erfahrungen hier in Bayern mit der Digitalisierung sind mehr als frustrierend, wenn es um die Kommunikation mit der Verwaltung geht.

Das Kreisverwaltungsreferat München erklärt stolz, dass die Digitalisierung voranschreite, man könne jetzt auch Termine online vereinbaren – mit Ausnahme des Haupthauses. WAS FÜR EIN FORTSCHRITT.

Bei den Finanzämtern in Bayern ist die Sache mit der Digitalisierung noch schlimmer:

Es gibt tatsächlich pro Finanzamt eine offizielle E-Mail-Adresse: poststelle@.... Mails die dort ankommen, werden ausgedruckt und landen im normalen Postverteiler. Wenn Sie Glück haben, landet ihre ausgedruckte Mail im Postverteiler bevor der Beamte mit seinem Rundgang durch das Amt startet. Wenn nicht, erreicht die E-Mail den Sachbearbeiter halt erst einen Tag später.

Mich würde mal interessieren, was das Finanzamt mit den Original E-Mails macht?

Als Unternehmen sind unsere Mandanten und wir verpflichtet, die Eingangspost im Originalformat zu archivieren. E-Mail ausdrucken, lochen abheften und Original-Mail löschen wäre ein eklatanter Verstoß gegen die Aufbewahrungsvorschriften und damit gegen die GoBD, den das Finanzamt sicher als gefundenes Fressen als Begründung für eine Schätzung verwenden würde.

Mail-Anhänge werden von der Poststelle meistens prinzipiell ignoriert (Begründung: Virengefahr). Unverschlüsselte Anhänge teilen das Schicksal der Mail. Entweder bleiben sie unbeachtet oder werden ausgedruckt… Sollten Sie eine Mail mit einem passwortgeschützten Anhang schicken, erhalten Sie die Antwort, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht abgefragt werden. Also das ganze wieder rückwärts per Fax oder Post.

Vorhaltepflicht von Belegen ab ESt-VZ 2017. Telefonische Auskunft einer Sachbearbeiterin des Finanzamts Starnberg: „Das interessiert uns nicht, wir bearbeiten die Steuererklärung nur wenn alle Belege wie bisher vorliegen.“ Belegeinreichung per Mail ist aber praktisch unmöglich.

Ähnlich verhält es sich – jedenfalls in Bayern – mit den elektronisch übermittelten Steuererklärungen. Die werden in den jeweiligen Finanzämtern ausgedruckt, per DHL nach Wunsiedel verfrachtet, dort edv-mäßig wieder erfasst (wurde ursprünglich manuell eingetippt, mittlerweile sollen Scanner zum Einsatz kommen) und anschließend wieder per DHL in das Veranlagungsfinanzamt zurückgebracht. Was dann wohl mit den Papierausdrucken passiert???

Wahrscheinlich ist das auch der Grund dafür, dass wir in Einzelfällen bis heute per Post Anforderungen von Steuererklärungen erhalten, die bereits elektronisch übermittelt wurden. Selbst auf den Hinweis hin, dass ein Transferticket vorliege, erfolgt beim Gegenüber oft nur ein Achselzucken: Ob wir die Erklärung noch Mal übermitteln oder eine Kopie per Post schicken könnten?

Muss man das noch kommentieren?

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

martin65 — Fri, 29 Jun 2018 07:53:35 GMT

Vieles kann ich hieraus auch bestätigen.

Die elektronischen Steuererklärungen werden (wohl) nicht ausgedruckt. Aber elektronisch durchgeschleust werden Sie auch nicht (Aussage FA Köln-Ost: Nein elektronisch werden die Steuererklärung nicht automatisch bearbeitet. Wir schauen uns jeden Steuerfall an).

Die Mails werden tatsächlich ausgedruckt und wandern alle über den Schreibtisch des SGL zum Sachbearbeiter. Beim Fax ist es ähnlich. Also null Zeitersparnis und kein besserer Workflow. Wenn man gut mit einem Sachbearbeiter kann (insbesondere BP), dann darf man diesen schon einmal direkt anmailen. Das ist doch schon einmal etwas.

In Berlin gibt es bei den Finanzämtern neuerdings Back Offices (auch so auf englisch genannt). Mal schauen ob's hilft.

Frohes Schaffen aus dem Rheinland gewünscht.

Re: DSGVO: E-Mail Korrespondenzen Finanzamt

mapex — Fri, 29 Jun 2018 10:13:49 GMT

wie beliebte einst ein Praktikant bei uns immer zu sagen:

"That's the way it goes, Baby!"