Thema "Kommentare auf einer ZUGFeRD-Rechnung rechtlich/technisch möglich?" in Freie Themen

Kommentare auf einer ZUGFeRD-Rechnung rechtlich/technisch möglich?

Alexander_Herrmann — Wed, 31 Jul 2024 11:22:26 GMT

Hallo zusammen,

wir stellen uns gerade die Frage, ob auf einer E-Rechnung im ZUGFeRD 2.0 Format vom Empfänger Anmerkungen im PDF-Programm (als Kommentare) erstellt werden können/dürfen, ohne dass die Rechnung "im Original" verändert wird.

Viele unsere Mandanten machen im Rahmen ihrer Rechnungseingangs-Kontrolle unternehmensinterne Vermerke auf den Rechnungen. Bei digitalen Rechnungen geschieht dies über Stempel im PDF-Programm.

Ich habe meine Zweifel daran, ob dies bei einer ZUGFeRD-Rechnung (in deren Sicht-Komponente, versteht sich) noch möglich ist, oder ob damit ein GOBD-schädliches verändern der Original-Rechnung verbunden ist.

Hat jemand dazu verlässliche Informationen?

Kommentare auf einer ZUGFeRD-Rechnung rechtlich/technisch möglich?

guenther — Wed, 31 Jul 2024 11:33:33 GMT

Da es dazu noch kein endgültiges BMF-Schreiben gibt, würde ich persönlich das nicht dem Mandanten raten. Im Entwurf steht dazu m.E. nichts drin.

Auch wenn man der Meinung wäre, das geht und ein Prüfer dies dann bemängelt, stellt sich die Frage wer Schuld ist.

Der Mandant soll bei Nutzung von DUO, Lexoffice o.ä. dort im Notizfeld Anmerkungen machen oder sich eine Kopie erstellen und diese dann bearbeiten (Gebot des sichersten Weges 🙂 ).

Kommentare auf einer ZUGFeRD-Rechnung rechtlich/technisch möglich?

chrisocki — Wed, 31 Jul 2024 12:00:14 GMT

Meines Erachtens ergibt es sich aus der technischen Gegebenheit.

ZUGFeRD 1.x/2.x bedient sich hier des PDF/A-Standards. Und dieser ist technisch dahingehend gestaltet, dass er schreibgeschützt ist. Da gibt es auch kein Kennwort o.ä. um den Schreibschutz aufzuheben.

D.h. wenn Anmerkungen gemacht werden sollen, kann dies nur auf einer Kopie erfolgen. Gem. GoBD (RZ müsste ich nachsehen) müsste dieses Duplikat aber auch zu den Buchungen und Originalbeleg archiviert werden.

DATEV (DUO) behilft sich hier mit einem Eintrag in der DUO-Datenbank, welches einen Beleg als "gebucht" markiert. Tatsächlich wird der Beleg hierbei aber nicht geändert.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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tu_heggi — Wed, 31 Jul 2024 12:15:55 GMT

Hatte hierzu mal mit einem USt-Dozenzen von Steuerseminare Graf Kontakt in 05/2024

Sehr geehrter Herr XXXXX,

zu Ihrer Frage darf ich wie folgt Stellung nehmen:

Wie verhält es sich bei PDF Dateien, egal ob Scan oder originäre PDF, die mit einem x-beliebigen PDF Programm Notizen oder Anmerkungen auf einer PDF anbringen. Dies dürfte doch nicht erlaubt sein, da die Änderungen nicht (revisionssicher) gespeichert werden, richtig? Belegfreigabe-Tools lösen dies ja mit einem Extra Notizfeld.

Das ist richtig. Bearbeitungshinweise, Freigaben und Buchungen müssen revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass erkennbar sein muss, wer und wann diese "Hinweise" vermerkt hat bzw. wurden, auch mögliches Löschen ist erlaubt, sofern die Änderungshistorie und die Versionierung das "Leben" des Dokuments erkennen lassen.

Wie könnte man rechtssicher PDF Rechnungen abbilden die per Portal oder E-Mail reinkommen und nicht über ein Plug-In oder Schnittstelle direkt z.B. nach Datev Unternehmen Online weitergeleitet werden. Ein Zwischenspeichern im Explorer und manuelles hochladen könnte ja schon dazu führen das vermeintliche Änderungen nicht mehr protokolliert werden, da dann nur die zuletzt vorgenommenen Änderungen gespeichert werden. Nur Über Belegabrufportale z.B. getmyinvoices oder invoicefetcher?

Auch hier treffen Sie genau das Problem. Eine mögliche Bearbeitungs- und Änderungshistorie ist nur mit der Unterstützung entsprechender Programme gewährleistet.

Über allem schwebt der Gedanke des sog. Radierverbots der §§ 239 HGB und 146 AO.

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wwinkelhausen — Wed, 31 Jul 2024 13:38:59 GMT

Bei E-Rechnungen ist doch der XML-Teil die eigentliche Rechnung. M.E. ist der Sichtbeleg und dessen Verunstaltung nicht relevant.

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agmü — Thu, 08 Aug 2024 15:01:05 GMT

verlässliche Informationen habe ich keine; nur einige Überlegungen rund um den Gesetztestext:

Art. 23 des Wachstumschancengesetz lautet:

Das Umsatzsteuergesetz, das zuletzt durch Artikel 22 dieses Gesetzes geändert worden ist, wird wie folgt
geändert:
§ 14 wird wie folgt geändert:
a) Absatz 1 Satz 2 bis 8 wird durch die folgenden Sätze ersetzt:
„Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung oder vorbehaltlich des Absatzes 2 als sonstige Rechnung
übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten
elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung
ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder
auf Papier übermittelt wird. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung
in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach
Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht. Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung
1. muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden
Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April
2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1)
entsprechen oder
2. kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist,
dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen
Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1
entspricht oder mit dieser interoperabel ist.“
b) Die Absätze 2 und 3 werden wie folgt gefasst:
„(2) Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 aus,
ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung
innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4
Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist:
1. für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als
elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und
der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind;
2. für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist;
3. für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Absatz 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit
einem Grundstück an einen anderen als in den Nummern 1 oder 2 genannten Empfänger.
Ein im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein
Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an
dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt
hat. § 14a bleibt unberührt. Unbeschadet der Verpflichtungen nach Satz 2 kann eine Rechnung von einem in
Satz 2 Nummer 1 oder 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des
Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die
Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht.
Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in Satz 2 Nummer 1 oder 2
bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.
(3) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen
gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers.
Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert
wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des
Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche
Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung
schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder

2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom
19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom
28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren
vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.“
c) Dem Absatz 6 wird folgender Satz angefügt:
„Das Bundesministerium der Finanzen kann mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des
Besteuerungsverfahrens durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des
strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung erlassen

Nach der Gesetzesdefiniton ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz. Nicht mehr und nicht weniger.
Dieser muss unveränderbar sein.

Werden darüberhinaus weitere Informationen übermittelt scheint dies nach dem Gesetzestext unschädlich.. Solange der Stempel des Pdf-Programms den Datensatz unberührt lässt, sehe ich derzeit keine Gründe insoweit von der bisherigen Praxis abzuweichen. Möglichrweise wird die auf Grundlage des neuen Abs. 6 erlassene Verordnung hier Klarheit bringen.

Die Gretchenfrage wird jedoch sein, wie das Pdf-Programm den Stempeltext in seine Dateistruktur integriert.

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tu_heggi — Fri, 09 Aug 2024 05:05:34 GMT

Hoffentlich wird das mit dem (erwartetem) BMF Schreiben oder UStAE klargestellt.

Alle ordentlichen Programme "kleben" Stempel und Notizen AN das Dokument nicht INS Dokument selbst.

Kenne kein "GoBD-konformes" Programm wo dies IN oder AUF das Dokument verbracht wird und das wird seine Gründe haben. Sowohl das man nach Notizen suchen kann als auch (sicherlich) für die Anforderungen an § 146 Abs. 4 AO.

In Belege Online ist er auch nicht auf dem Dokument!

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agmü — Fri, 09 Aug 2024 11:06:09 GMT

@tu_heggi schrieb:
Hoffentlich wird das mit dem (erwartetem) BMF Schreiben oder UStAE klargestellt.

Alle ordentlichen Programme "kleben" Stempel und Notizen AN das Dokument nicht INS Dokument selbst.

Kenne kein "GoBD-konformes" Programm wo dies IN oder AUF das Dokument verbracht wird und das wird seine Gründe haben. Sowohl das man nach Notizen suchen kann als auch (sicherlich) für die Anforderungen an § 146 Abs. 4 AO.

In Belege Online ist er auch nicht auf dem Dokument!

Ich bin kein Techniker, daher kann ich die genauen technischen Vorgänge, die beim Aufbringen eines Stempeltextes geschehen nur bedingt nachvollziehen.

Meine Überlegung ist dabei nur: Die pdf-Datei erhält eine zusätzliche Information. Diese zusätzliche Information wird "irgendwo" gespeichert. Anders als bei einer qeS wird keine zusätzliche Datei generiert, ergo muss die Information in der pdf-Datei selbst gespeichert werden; wo und wie: keine Ahnung.

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sokru — Fri, 09 Aug 2024 11:21:07 GMT

Meines Wissens nach muss die Ablage der elektronischen Rechnungen doch revisionssicher erfolgen. Je nach dem wie das Ablageprogramm "arbeitet" müsste doch durch die Aufbringung eines internen Stempels eine neuen "Revision" der Datei erstellt werden. Demnach könnte man in der Revisionshistorie die Originaldatei ohne Veränderungen (Stempel) anzeigen lassen.

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wwinkelhausen — Fri, 09 Aug 2024 11:41:18 GMT

Eine Zugferd-Rechnung besteht aus einer PDF, an der ein maschinenlesbarer Datensatz (xml-Datei) angehängt wurde. Im Adobe-Reader kann man das schön sehen, dass es sich um einen Anhang handelt.

Entscheidend bei einer E-Rechnung ist jeweils der maschinenlesbare Teil. Entweder gibt es nur diesen (X-Rechnung) oder er ist quasi in einem Briefumschlag (PDF). Diese Kombilösung ist eine Zugferd-Rechnung. Die rechtlich entscheidende Komponente ist jeweils der xml-Teil. Man bekommt es hin, dass xml-Datei und PDF unterschiedliche Inhalte haben. Im kleinen bei der Bezeichnung der Einheiten, da Zugferd nur bestimmte kennt, aber man im PDF z.B. Personen stehen hat, während der Erzeugung der xml-Datei die Einheit Stück verwendet wird. Hier wird es bestimmt IT-Freaks geben, die auch entscheidendere Abweichungen hinbekommen. Wenn man jetzt mit Stempeln und Post-its den Umschlag verunstaltet, egal ob es nur drübergelegt oder in die PDF eingearbeitet wird, verändert man doch nicht den rechtlich entscheidenden Teil, die xml-Datei. Wenn das dann keine E-Rechnung mehr sein soll, ist die Definition der E-Rechnung im Gesetz m.E. falsch.

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Werdenn1 — Fri, 01 Aug 2025 12:12:48 GMT

Okay, aber

In der Norm ist extra das Feld BT-22 Bemerkung vorgesehen

Dies ist unstrukturiert und soll beinhalten: "rechnungserklärende Bemerkungen"

Dieses Feld ist dann auch in der Datenvisualisierung der xml enthalten und sichtbar zB bei der DATEV

Das sollte doch das Problem lösen, oder?

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Neu_hier — Fri, 01 Aug 2025 13:22:29 GMT

Nur die strukturierten Daten ist die Rechnung i.S. des UStG.

Allerdings können Abweichungen im Sichtbereich (pdf) - sofern ust-rechtlich relevant - durchaus zu einem Fall des 14C UStG werden (Der Sichtbereich wird als "weitere" (fake) Rechnung "sonstige Rechnung" klassifiziert). Weiter unten wurde Art. 23 des Wachstumschancengesetz zitiert, welcher - soweit ich schnell gelesen habe - den Sichtbereich und dessen Gestaltung inhaltlich nicht aufgreift.

Das (zusätzliche Rechnung) würde ich auch auf die GobD übertragen, selbst wenn das "Original", der XML-Datensatz damit nicht verändert wird, denn für "Buchführung" gibt es keinerlei Anforderungen an den Rechnungsinhalt (Rechnung ist NUR im USt legaldefiniert).

Somit können Zusatzinformationen oder veränderte Informationen im Sichtbereich m.E. eine direkte Auswirkung auf die "Buchführung" haben, was dann wieder zu den GobD führt. Unabhängig von den Wechselwirkungen GobD und Umsatzsteuergesetz, die zudem zu beachten sind.

Der Stempel auf Papierrechnungen hat zwar auch die Daten der Rechnung / des Belegs verändert/ergänzt, hier war aber doch meist nachzuvollziehen, wie und warum und von wem das geschehen ist. Zudem gab es das Original meist noch an anderer Stelle - beim Aussteller z.B. oder in Zweitschrift - in Zweifelsfällen. Das Thema ist hier aber ingesamt auch noch nicht wirklich relevant gewesen und mittlerweile eher anachronistisch.

Das (UStG) würde ich nun auch auf den Sichtbereich für Fragen der GobD übertragen. Werden Buchungsinformationen derart in einem pdf-Datensatz angebracht, dass deren Entstehung historisch und technisch nachvollziehbar sind (ggf. über ein Historisierung bis zum Ursprungszustand) wird das zu akzeptieren sein.

Kann das "Original" - hier der Sichtbereich nicht identifiziert werden liegt eine Manipulation ggf. relevanter Angaben für die Buchführung vor und der Sichtbereich erwächst ggf. zu einem selbstständigen Dokument mit Auswirkungen auf die GoBD.

Ich würde das Original (nebst original Sichtbereich) nicht verändern, zumal durch die Weiterverarbeitung (z.B. Belege online oder ein Dokumentenmanagementsystem) ein Anbringen von Informationen im Sichtbereich nicht notwendig ist und dadurch ggf. auch ein zusätzlicher Aufwand entsteht.

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Neu_hier — Fri, 01 Aug 2025 13:08:51 GMT

Aber das Feld wird doch nur vom Rechnungsersteller gefüllt? Hier geht es aber um den Rechnungseingang und Manipulationen des Sichtbereichs durch diesen.

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Werdenn1 — Sat, 02 Aug 2025 13:08:21 GMT

Mea culpa, ja übersehen, beim Empfänger natürlich nicht korrekt.

Sehe aber Stempel etc. als unkritisch, da das Original ja eh gespeichert werden (und bleiben) muss.

Die Kontrolle des FAs wird eh immer über Kontrolle des Originals (also die Originalmail) erfolgen, da eine PDF/A und xml ja immer ohne Probleme verändert werden kann.