Thema "Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?" in Freie Themen

GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Wed, 31 Oct 2018 08:29:21 GMT

Hallo Community,

die GoBD-konforme E-Mail-Langzeit-Archivierung ist aus meiner Sicht immer noch ein 'heißes Eisen'.

Vor allem suche ich nach einer technisch möglichst einfachen und für jeden sofort verständlichen Methode, die natürlich die Vorgaben der GoBD erfüllen muss und von der Finanzverwaltung akzeptiert wird.

Da diese E-Mail-Langzeit-Archivierung vor allem der Dokumentation des Empfangs und des Versands von steuerlich relevanten E-Mails dienen soll, könnte evtl. die zusätzliche Speicherung bzw. Weiterleitung in ein Mailsystem ausreichen, das nur das Hinzufügen, nicht aber das Bearbeiten und das Löschen der Elemente zulässt.

Technisch könnte ich mir diese Archivierug etwa wie die Funktion "Archivierung" in Outlook vorstellen.

E-Mails werden in eine separate Outlook-Postfach-Datei (*.pst) kopiert und bleiben bezüglich des Erstellungsdatums, des Formats und des Inhalts unverändert. E-Mail-Anlagen bleiben ebenfalls unverändert innerhalb der E-Mail gespeichert.

Die E-Mail-Archive könnten z.B. in einem sicheren Rechenzentrum ('in der Cloud') gespeichert werden.

Wie denken Andere darüber und wie könnte die Finanzverwaltung darüber denken ?

Bin gespannt auf Ihre Meinungen

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Wed, 31 Oct 2018 12:01:22 GMT

Nachtrag:

Die Entscheidung, ob eine E-Mail steuerlich relevant ist oder nicht relevant ist, kann uns auch keine Software abnehmen.

Außerdem sollte man selbst auswählen können, ob man die entsprechenden E-Mails mit 'Bordmitteln' archiviert (z.B. durch Hochladen in die Cloud) oder ob man dafür ein Tool oder ein anderes Softwarepaket verwendet.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Wed, 31 Oct 2018 14:19:38 GMT

Nachtrag 2:

Eine proprietäre Archivierungs-Software hätte den hässlichen Nachteil, dass man sich schlecht aus dieser 'Zwangsehe' befreien kann.

Man sollte sich bei solchen übergreifenden Anforderungen nicht an einen speziellen Anbieter binden. Die Archiv-Daten müssen in einem 'Standard-Format' (z.B. Outlook-PST-Format) vorgehalten werden.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

Gelöschter Nutzer — Thu, 01 Nov 2018 10:55:58 GMT

Wir stehen vor dem selben Problem. Unser Systempartner (neuer Server steht an) will uns mit dem neuen Server unbedingt Mailstore andrehen. Ich sehe es aber (zum derzeitigen Zeitpunkt jedenfalls) aber nicht ein, da wir praktisch keine steuerrelevanten Inhalte per Mail mit unseren Mandanten austauschen.

Ich habe mich zu diesem Thema hier in der Community umgesehen und habe gesehen, dass sich das auch (über Umwege) über das DMS lösen läßt. Ist es korrekt und GoBD-konform?

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Thu, 01 Nov 2018 20:34:39 GMT

Danke Herr Kohls für das Feedback,

'Mailstore' wirkt tatsächlich interessant.

Wenn die Software so leistungsfähig, flexibel und vor allem GoBD-konform ist wie es der Hersteller verspricht, dann wäre mir eine solche weitgehend systemunabhängige Software lieber als eine datev-eigene Lösung (z.B. integriert in Datev-DMS).

Falls sie zusätzlich bezahlbar ist bzw. ein gutes Preis-Leistungsverhältnis hat, spricht nichts gegen einen Test bzw. gegen den Einsatz.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

expertise-8 — Fri, 02 Nov 2018 10:12:17 GMT

Die Lösung über eine *pst - geführte Outlookvariante ist nicht aus meiner Sicht nicht sinnvoll, da die Mail im System ein *.eml bleibt. Dieses ist und bleibt veränderlich. Deshalb, so sehe ich das, nicht geeignet. Die Frage ist ja, ob man die Daten noch braucht, wirklich aktiv nutzt oder es nur um den Nachweis geht, dass man sie hat.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 02 Nov 2018 12:48:11 GMT

Hallo Herr Klose,

ich sprach davon, die gesendeten und empfangenen E-Mails laufend in eine separate PST-Datei zu kopieren (archivieren) und diese 'Archive' dann manipulationssicher in ein Archivsystem zu überführen, entweder lokal oder in der Cloud.

Bei Bedarf, z.B. bei einer Prüfung, müssten die Inhalte dieser Archive durchsuchbar und wiederherstellbar sein.

Dieses Archiv dient also nur zur Dokumentation und zur Protokollierung des Posteingangs und Postausgangs, nicht zur Weiterbearbeitung.

Ob man das mit Bordmitteln oder mit frei zugänglichen Tools erreichen kann, ist ungewiss und eher unwahrscheinlich.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

expertise-8 — Fri, 02 Nov 2018 14:02:39 GMT

Sehr geehrter Herr Vogtsburger,

das habe ich in der Tat gelesen. Aufgrund des Dateiformats und der Möglichkeiten die damit verbunden sind, würde das aber nur funktionieren, wenn Sie die Mails in ein Medium speichern, dass einmal beschrieben, keine Änderungen mehr zulässt. Eine E-Mail ist im EML-Format immer abänderbar. Die klassischen Outlook Funktionen gehen, wie Sie es beschrieben haben, in eine *pst Datenbank. Diese kann aber meines Wissens nicht auf einem "nur einmal beschreiben" System betrieben werden, da sie von der ständigen Erweiterung aktiv abhängig ist.

Beste Grüße

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

andreashofmeister — Fri, 02 Nov 2018 15:00:38 GMT

Hallo Herr Klose,
ich sprach davon, die gesendeten und empfangenen E-Mails laufend in eine separate PST-Datei zu kopieren (archivieren) und diese 'Archive' dann manipulationssicher in ein Archivsystem zu überführen, entweder lokal oder in der Cloud.

Nutzen Sie Exchange?

Dort lässt sich das so regeln, dass jede Email jeweils nochmals nochmals dupliziert in einem sog. Journalpostfach abgelegt wird. Automatisch nach der Einrichtung. Ihr PST-Kopieren ist ja ein unüberschaubarer Aufwand. Das endet im Chaos...

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 02 Nov 2018 17:01:22 GMT

Danke für das Feedback,

ja wir nutzen Exchange, aber nicht diese Journalfunktion.

Wenn das Journal-Postfach tatsächlich sämtliche E-Mails manipulationssicher und im Original-Format fortlaufend (inkl. der E-Mail-Anlagen) speichert, wäre diese Anforderung erfüllt.

Aber ist diese Lösung auch GoBD-konform ?

Außerdem hätte ich Bedenken, dass die Größe des Journalpostfachs ausufert.

Ich erinnere mich an schlechte Erfahrungen mit der Journalfunktion in MS-Office.

Und wenn die Exchange-Datenbank 'zickt', hat man ein Problem, an die Daten heranzukommen. Die Exchange Management Shell bietet zwar eine Menge Möglichkeiten (und jede Menge kryptische Befehle und Parameter), aber mir ist ein Zugriff mit einem weitverbreiteten Standardprogramm viel lieber.

Eine PST-Datei kann in jedem Outlook geöffnet werden.

Ich will natürlich auch nicht laufend Kopien der Outlook-Datendatei erstellen, sondern 'nur' die neu eingetroffenen oder neu gesendeten E-Mails laufend 'protokollieren' (in das Archiv aufnehmen)

Gut möglich, dass dafür eine zusätzlicheSoftware erforderlich ist

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 02 Nov 2018 17:10:37 GMT

Nachtrag:

Wenn das Exchange-Journalpostfach periodisch ausgelagert und dann revisionssicher irgendwo (z.B. online) gespeichert werden kann, wäre das nicht die schlechteste Lösung.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 02 Nov 2018 18:48:34 GMT

@Herr Kohls

Nachtrag:

.... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert.

Die Software ist schlank, schnell, flexibel und erledigt die Aufgabe der Archivierung und Wiederherstellung sehr gut.

Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar, auch für reine Anwender.

Ich werde noch die eine oder andere Alternative testen und dann eine geeignete Lösung auswählen.

Eine gute Archivierung ist auch gleichzeitig eine perfekte Datensicherung.

Exchange-Anwender wissen, wie kompliziert dort eine Datensicherung und Wiederherstellung ist.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

jan — Fri, 02 Nov 2018 18:49:10 GMT

Es sollte auch bedacht werden, dass es Mails gibt, die nicht (langzeit) archiviert werden dürfen bzw. nach einer gewissen Zeit gelöscht werden müssen.

Und: Archivierung und Datensicherung sind zwei ganz verschiedene paar Schuhe!

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

metalposaunist — Fri, 02 Nov 2018 19:28:18 GMT

Hallo Herr Vogtsburger,

ich finde Ihre Beiträge immer wieder bewundertswert. Sie machen sich zum Teil so viele Gedanken und ggf. dadurch auch mehr Arbeit als nötig.

Jeder Administrator ist froh, wenn eine zentrale E-Mail Lösung à la Exchange zum Einsatz kommt, damit er nicht an jedem PC herumhampeln und alles x-mal einstellen muss, da es ohne Outlook mit POP und IMAP keine zentrale Lösung gibt, der man nicht zentral von 1 Punkt aus alles steuern kann.

.... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert.

Darüber bin ich äußert froh und kann auch allen anderen nur dazu raten. Sicherlich bindet man sich damit an den Hersteller aber machen wir ja mit DATEV und Microsoft auch so. Oder wer wechselt "mal eben" von DATEV auf Addison und Co.?

Klar möchte man sich nicht abhängig machen aber auch hier sind Administratoren froh, wenn es in der Kanzlei einheitliche Hardware gibt, deren Probleme man kennt oder eben nicht, sodass man sich auch nur mit 1 Hersteller auseinander setzen muss. Wenn jeder unterschiedliche Hardware im Einsatz hat, endet das wie Herr andreashofmeister sagte, im Chaos.

Mailstore ist klasse und setzt sich super in die journaling Funktion vom Exchange und loggt GoBD konform alles mit aber verbraucht dabei weniger Speicherplatz als eine Exchange Datenbank. Zusätzlich lässt sie sich ins AD einbinden, sodass jeder Mitarbeiter mal eben eine gelöschte E-Mail wiederherstellen kann und erst gar nicht in Versuchung kommen kann, E-Mails nicht zu archivieren. Und sei es nicht aus Vorsatz sondern weil es im täglich "Stress" einfach nur vergessen wurde. Auch hier haben zentrale Lösungen Vorteile, insbesondere, wenn Mitarbeiter dafür nicht noch aktiv Zeit "verschwenden" müssen.

Zusätzlich kann in MailStore ja auch eine Zugriffssteuerung wie im AD erfolgen, sodass der Kanzleiinhaber z.B. auch in alle anderen Postfächer schauen kann.

Ob man eine E-Mail Archivierung rechtlich braucht, das kann ich nicht beurteilen. Dazu gibt es andere, die sich mit der Seite besser auskennen.

Und: nicht vergessen die MailStore "Datenbank" zu sichern. Könnte man ggf. auf ein NAS auslagern, dass neben RAID5/6/10 sich mit einem weiteren NAS synchronisiert. Am besten wäre hier eine Sicherung auf Band, da man dieses mit nach Hause nehmen kann oder man sucht sich eine DE Cloud, damit die Daten aus dem gleichen Raum raus sind, falls der Mal unter Wasser stehen sollte, es brennt oder durch Diebstahl die ganze Hardware entwendet wird.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 02 Nov 2018 23:16:13 GMT

Hallo Herr Bohle,

wenn man jeweils den perfekten Berater hätte, müsste man sich nicht so viel Gedanken und so viel überflüssige Arbeit machen.

Die perfekte Software und Hardware, den perfekten Handwerker, Banker, Ingenieur, Versicherungsmakler, Rechtsanwalt, Systempartner, Administrator usw., ein unerfüllbarer Traum ....

Es gibt sicher auch Riesen-Unterschiede bei den Steuerberatern. Der Kunde/Mandant hat kaum Vergleichsmöglichkeiten.

Hier: ein engagierter IT-Berater mit breitem Wissen ist selten und ist 'Gold wert'. Aber nicht jede Kanzlei liegt in der Region Iserlohn 😉

Zurück zum Thema:

Eine perfekt funktionierende Soft- und Hardware ist zwar das Ziel, reicht aber trotzdem in Zeiten von DSGVO und GoBD nicht aus.

- Eine Datensicherung ist dann gut, wenn die Wiederherstellung im Notfall funktioniert

- Eine Archivierung muss zwingend GoBD-konform sein

'Mailstore' hat mir tatsächlich Spaß gemacht. Ich konnte mal 'auf die Schnelle' direkt nach der Installation ein privates E-Mail-Konto mit über 700 E-Mails archivieren, das Archiv durchsuchen, alle E-Mails in eine PST-Datei exportieren, die PST-Datei in Outlook einbinden, auf beliebige E-Mails und Anlagen zugreifen etc.

Wenn bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung irgendwelche Nachweise fehlen, wird es immer kompliziert (und teuer). Also tut man gut daran, die erforderlichen Daten bereitzuhalten.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

metalposaunist — Sat, 03 Nov 2018 10:27:10 GMT

wenn man jeweils den perfekten Berater hätte, müsste man sich nicht so viel Gedanken und so viel überflüssige Arbeit machen.

Dann liegt hier doch der Hund begraben . Allein mit DATEV Wissen kommt man heutzutage nicht viel weiter. Auch Systempartner müssen rechts und link schauen, welchen Service man bieten kann und was neben DATEV noch wichtig in einer Kanzlei ist.

Die perfekte Software und Hardware, den perfekten Handwerker, Banker, Ingenieur,

Um das perfekte ging es mir nicht. Nur, wenn Sie schon sich um das kümmern müssen, was der Partner hätte tun sollen oder zumindest eine ausführliche Antwort mit Preisvorstellungen, dann denken Sie groß und sehen Systeme als Gesamtes statt klein klein, wo man viel öfter Hand anlegen oder gar manuell eingreifen muss. Immer auf der Suche nach zentralen Einstellungen und automatisierten Abläufen sein .

Für Einstellungen bzgl. Schriftgröße und Co. in Word, Excel, Powerpoint hinterlegte Vorlagen: GPOs nutzen. Für zentrale E-Mail Signaturen z.B. CI Out of Office nutzen. Dann braucht man hier auch nicht mehr manuell ändern, eingreifen, auf der Hut sein, dass alle die aktuelle umsetzen.

Aber nicht jede Kanzlei liegt in der Region Iserlohn 😉

Auch das ist ja heutzutage technisch nicht mehr das Problem. Klar ist der persönliche Kontakt wichtig aber für vieles dank TeamViewer und Co. gar nicht mehr nötig.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Sun, 04 Nov 2018 13:00:33 GMT

in einem Forum wie diesem ist es sehr hilfreich, über Stärken und Schwächen von Software und Hardware und über diverse Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu diskutieren.

Alle hier im Forum haben ein sehr enges Verhältnis zur Datev-Welt, entweder als Anwender, Mitarbeiter, Kanzleiinhaber, Systempartner etc.

Vermutlich behauptet hier niemand, dass Datev in allen Bereichen das Optimum anbietet.

Und genau diese Verbesserungsmöglichkeiten gilt es herauszukitzeln.

Einige Community-Mitglieder erinnern sich bestimmt noch an Zeiten von KIS, MIS, IDVS, NOVELL, OS/2, MIDIAS ... und ... und ... und ...

Ob Frühgeburt oder Fehlgeburt, ob Selbstläufer oder Rohrkrepierer, wer weiß das schon, wenn ein neues Produkt angepriesen wird.

Man hat leider selbst schon mehrere Male auf das falsche Pferd gesetzt.

Mir tun immer die Pilotanwender und Betatester leid, die jede Menge Zeit in den Sand setzen (müssen), aber dafür den Eindruck vermittelt bekommen, technologisch führend zu sein.

Manche Datev-Anwender haben hier anscheinend mehr Datev-Knowhow als so mancher Datev-Systempartner oder Datev-Mitarbeiter.

Es gibt aber auch Techniker, die es den Anwendern und Kanzleiinhabern vermutlich schwer machen, selbst zu entscheiden, ob sie die Standard-/ Komfort-/ oder Luxusvariante der Hard-/ und Software einsetzen sollen.

Am Ende zählt das Ergebnis (und die Kosten)

Der Gedankenaustausch ist hier jedenfalls sehr, sehr hilfreich

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

nala — Sun, 04 Nov 2018 14:21:40 GMT

Eine sichere und kostengünstige Lösung ist der GFI Archiver.

Auch hier wird auf die Journaling Funktion von Exchange aufgesetzt.

Kostenlose Testversion ist verfügbar. Wir haben die besten Erfahrungen mit dieser Lösung

gefunden und seit Jahren im Einsatz.

Viele Grüße

A.Nala

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

expertise-8 — Mon, 05 Nov 2018 08:00:40 GMT

Hallo ja,

an welche E-Mails haben SIe gedacht, die nicht Langzeit-Archiviert werden dürfen?

Gruß

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

jan — Mon, 05 Nov 2018 08:04:00 GMT

Spontan z.B. Bewerbungen.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

Gelöschter Nutzer — Mon, 05 Nov 2018 09:34:33 GMT

Auch Systempartner müssen rechts und link schauen, welchen Service man bieten kann und was neben DATEV noch wichtig in einer Kanzlei ist.

Man muss aber auch sagen, dass die GoBD und die DSGVO perfekte Einnahmenbringer sind. Firmen, die mal wirklich bodenständige Angebote gebracht haben, sind voll auf dem Zug aufgesprungen. Beruflich darf ich ja nicht viel gegen die Verordnungen sagen, weil sie uns auch schützen sollen. Rein privat allerdings halte ich es für Fern jeglicher Praxis, um mal auf der diplomatischen Spur zu bleiben.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 09 Nov 2018 11:36:43 GMT

Hallo Herr Hofmeister,

Sie hatten das Exchange-Journalpostfach in's Spiel gebracht.

Allerdings werden die E-Mails bis zur Ablage im Journalpostfach mehrere Male 'angefasst' und müssen anschließend ja auch wieder verwaltet und gesichert werden.

Wäre es nicht viel einfacher und direkter, eintreffende E-Mail schon beim Provider mit Hilfe einer zusätzlichen 'Weiterleitung' als Kopie direkt an ein speziell für diesen Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto zu senden ?

Außerdem, manchmal werden in der Kanzlei E-Mails gesucht, die jemand entweder versehentlich gelöscht oder in irgendeinen Unter-Unter-Unter-Ordner verschoben hat. In diesem Fall könnte man im chronologischen Posteingang des Jounalpostfachs viel schneller zum Ziel kommen.

Es soll auch Kanzleien geben, die kein Exchange einsetzen. Hier wäre es ebenfalls möglich, alle auf den Mitarbeiter-E-Mail-Konten eingegangenen E-Mails zusätzlich als Kopie auf ein gemeinsames Journal-Konto weiterzuleiten.

Keine Ahnung, ob hier die DSGVO ein Hindernis ist.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

metalposaunist — Fri, 09 Nov 2018 11:49:22 GMT

Wäre es nicht viel einfacher und direkter, eintreffende E-Mail schon beim Provider mit Hilfe einer zusätzlichen 'Weiterleitung' als Kopie direkt an ein speziell für diesen Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto zu senden ?

Wenn man Exchange im Einsatz hat und es direkt richtig machen möchte, schlagen die E-Mails erst gar nicht beim Provider auf, sondern landen direkt im Exchange des Unternehmens / Kanzlei . Einen MX-Record zu setzen auf eine feste öffentliche IP kann ich aber nicht empfehlen. Da kommt sehr viel Spam an. Hier dann weiter beim Stichwort Greylisting machen.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

einmalnoch — Fri, 09 Nov 2018 13:12:10 GMT

Einen MX-Record zu setzen auf eine feste öffentliche IP kann ich aber nicht empfehlen. Da kommt sehr viel Spam an. Hier dann weiter beim Stichwort Greylisting machen.

Wohin denn sonst?

Und jetzt bitte kein Hosted Exchange.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

jan — Fri, 09 Nov 2018 13:23:35 GMT

Es geht vermutlich darum, dass der Exchange die Mails nicht direkt bekommt (also NAT tcp 25 auf Exchange). Sondern darum, dass eine entsprechende Anti Spam Appliance bzw. Firewall davor hängt und die Mails prüft bevor sie zum Exchange kommen.

Es reicht ja schon die Exchange Online Protection wenn man kein komplettes O365 will.

Ich würde aber auch behaupten, dass in vielen Fällen Mails besser bzw. sicherer im O365 aufgehoben sind wie auf einem In-House Exchange Server.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

einmalnoch — Fri, 09 Nov 2018 14:26:51 GMT

Es geht vermutlich darum, dass der Exchange die Mails nicht direkt bekommt (also NAT tcp 25 auf Exchange). Sondern darum, dass eine entsprechende Anti Spam Appliance bzw. Firewall davor hängt und die Mails prüft bevor sie zum Exchange kommen.

Eine Virenscanner/Spamfilter setze ich als gegeben voraus, der Exchange hängt dann aber immer noch an einer festen IP.

Ich würde aber auch behaupten, dass in vielen Fällen Mails besser bzw. sicherer im O365 aufgehoben sind wie auf einem In-House Exchange Server.

Auch hier stimme ich zu, aber dann hat man nicht mehr die Möglichkeiten der Mailverwaltung des Exchange (oder der Alternativen). Also bin ich dann zusätzlich wieder auf Produkte wie Mailstore für die langfristige Aufbewahrung der relevanten Mails angewiesen. Oder ich habe DMS als Abwurfplatz (in welcher Form auch immer).

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

jan — Fri, 09 Nov 2018 14:34:54 GMT

Eine Virenscanner/Spamfilter setze ich als gegeben voraus, der Exchange hängt dann aber immer noch an einer festen IP.

Wo soll der Exchange denn sonst dran hängen? Optimalerweise bekommt er die Mails von einer vorgelagerten SPAM Appliance / Firewall oder einem Edge-Transport mit entsprechenden Lösungen drauf. Der Clientzugriff von extern (Oulook Web App, Outlook Anywhere, ActiveSync) wird dann über einen Reverse Proxy gemacht (Microsoft WAP, Kemp (Free) Loadmaster, HA Proxy, Citrix ADC, nginx, appache, ...). Dann hat der Exchange im Zweifel gar keine direkte Verbindung ins Internet.

Auch hier stimme ich zu, aber dann hat man nicht mehr die Möglichkeiten der Mailverwaltung des Exchange (oder der Alternativen). Also bin ich dann zusätzlich wieder auf Produkte wie Mailstore für die langfristige Aufbewahrung der relevanten Mails angewiesen. Oder ich habe DMS als Abwurfplatz (in welcher Form auch immer).

Das verstehe ich grade nicht ganz. Notfalls habe ich einen E-Plan mit Archiv und alles in der Cloud und ggfs. ein Backup per Veeam o.ä. lokal. Aber die Archivierung bleibt ja auch in House erstmal offen und würde Third-Party benötigen.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 09 Nov 2018 14:49:55 GMT

Sie haben geschrieben:

"Und jetzt bitte kein Hosted Exchange."

... hört sich an, als ob Hosted Exchange keine gute Lösung sei.

Uns wurde tatsächlich für den nächsten Serverwechsel "Hosted Exchange" als 'pflegeleichtes' Produkt empfohlen.

Zur Zeit haben wir noch 'Exchange 2010',

... davor war es 'Exchange Server 2003',

.........und davor 'Communigate Pro'

Bei jedem Serverwechsel ist es spannend, ob die Migration funktioniert oder nicht.

Gewöhnlich sind einige 'Klimmzüge' erforderlich und neue Anschaffungskosten fällig, von den 'Kollateral-Kosten' ganz zu schweigen.

Einige Techniker machen einen großen Bogen um Exchange.

Es wäre schon interessant zu wissen, ob "Hosted Exchange" für eine Steuerkanzlei mit ca 20 Mitarbeitern geeignet ist/wäre

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

jan — Fri, 09 Nov 2018 15:22:09 GMT

Bei jedem Serverwechsel ist es spannend, ob die Migration funktioniert oder nicht.

Da würde ich einfach einen Dienstleister nehmen, der sich mit Exchange auskennt. Wenn man sich an die "Spielregeln" hält, die man optimalerweise vorher gelesen hat, dann ist so eine Migration von Exchange 2003 -> 2007 / 2010 kein Hexenwerk gewesen und dann von 2007 / 2010 -> 2013 oder im Fall 2010 auf 2016 ebenfalls problemlos machbar. Da muss man nichtmal ein Wochenende für opfern oder das ganze außerhalb der Arbeitszeiten machen.

Es wäre schon interessant zu wissen, ob "Hosted Exchange" für eine Steuerkanzlei mit ca 20 Mitarbeitern geeignet ist/wäre

Pauschal halt schwierig zu beantworten. Aber eigentlich ja. Allerdings gibt es auch für Exchange Online "Spielregeln".

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Fri, 09 Nov 2018 18:14:46 GMT

Wenn ich die vorherigen Posts richtig 'lese', kann es evtl. Probleme geben, wenn man einen eigenen Mailserver und/oder Webserver mit fester ip-Adresse betreibt.

Wir haben eine feste ip-Adresse, betreiben aber weder einen eigenen Mailserver noch einen eigenen Webserver.

Ich sehe schon, der nächste Serverwechsel muss besser vorbereitet werden.

Vor allem muss der 'richtige' Techniker gefunden werden

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

andreashofmeister — Fri, 09 Nov 2018 18:43:22 GMT

Haben Sie keinen "Techniker" sondern machen das alles selbst?

Noch nie mit dem Gedanken gespielt, einen DATEV-Servicepartner ins Boot zu holen?

Bei der von Ihnen genannten Größe (Sie erwähnten 20 MA) ist das doch durchaus eine Überlegung wert, oder?

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Sat, 10 Nov 2018 00:05:25 GMT

wir hatten für ca 15 Jahre einen Datev-Systempartner mit 3 datev-zertifizierten Technikern 'im Boot', mit dem die Kooperation sehr gut funktionierte.

Alles was man nicht selbst erledigen konnte (Datev-Server einrichten, Kanzlei 'verkabeln', Hardware liefern und warten, Netzwerk erweitern etc.), hat er gemacht, der Rest in Eigenregie.

Nachdem der Inhaber aus Altersgründen vor mehreren Jahren in den Ruhestand gegangen ist, gab es tatsächlich mehrere Reinfälle mit anderen (darunter auch datev-zertifizierten) Systempartnern, z.B. mit großen Büro-Fachhändlern mit zusätzlichen Datev-Zertifikaten oder mit IT-Spezialisten, die aber mit der Datev-Welt nicht zurecht kamen.

Zur Zeit gibt es bei uns leider nur jeweils separate Partner für die Telefonanlage, für die Drucker, für das Webdesign, für die Fotokopierer, für die Elektrik etc., aber niemanden, der im Netzwerkbereich fit, innovativ und bei Bedarf gut erreichbar ist.

Ich war tatsächlich gezwungen, den letzten Serverwechsel und den Austausch der Arbeitsstationen alleine zu erledigen.

Das Netzwerk läuft zwar stabil und ohne Probleme, trotzdem ist mir nicht wohl dabei. In etwa einem Jahr wird der nächste Serverwechsel fällig.

Mir fehlen einfach die Spezialkenntnisse, die mehrere User hier offenbar haben.

Wenn wir nicht auf ASP umsteigen, führt kein Weg an qualifizierter technischer Unterstützung (möglichst eines Datev-Systempartners) vorbei.

Falls Sie, Herr Hofmeister, selbst Kanzleiinhaber sind, hat Ihr Systempartner sicher keinen leichten Stand, da Sie anscheinend viel KnowHow in vielen Bereichen haben 😉

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

martinkramer — Sat, 10 Nov 2018 09:49:17 GMT

.... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert.

Wir haben Mailstore seit ca. acht Monate im Einsatz. Ich finde die Lösung sehr gut, in der Praxis ist es so, dass ich nun sehr viel schneller Mails lösche und nicht für irgendwelche Eventualitäten aufhebe. Dadurch ist Outlook viel übersichtlicher. Auch die Such- und Wiederherstellungsmöglichkeiten werden häufig genutzt. Für mich eine perfekte Lösung, nicht nur auf Grund der GoBD.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Sat, 10 Nov 2018 14:17:02 GMT

der 'GFI Archiver' spielt offenbar in der gleichen Liga, war für mich beim kurzen Check aber nicht so intuitiv bedienbar und nicht so 'aufgeräumt'.

Das ist natürlich nur ein subjektiver Eindruck und sagt nichts über die Leistungsfähigkeit der Software aus. Die Usability ist für mich als Anwender aber auch ein wichtiges Kriterium.

Oft sind es nicht die grooooßen und mächtigen Pakete (Word, Excel, Access & Co), die uns begeistern, sondern eher die kleinen, schnellen, raffinierten und spezialisierten Tools.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

metalposaunist — Sat, 10 Nov 2018 22:19:28 GMT

Wohin denn sonst?
Und jetzt bitte kein Hosted Exchange.

Wie schon korrekt dargestellt wurde, geht es um den Viren / Spamschutz, den ggf. nicht unbedingt auch noch der Exchange übernehmen muss.

DATEV hat dank WebRadar und Greylisting + mit Sicherheit mehrerer AntiSpamListen den Job übernommen und leitet danach erst alle Mails zum Exchange weiter oder stellt sie per POP / IMAP zur Verfügung.

Ich kenne auch Systempartner, die WebHosting anbieten inkl. "gleichwertiger" E-Mail-Funktion, sodass erst dort die E-Mails geprüft werden, dank Greylisting sowieso 90% des Spams schon unterbunden werden und erst danach an die Exchanges der Kunden weitergeleitet werden.

Ein Traum - insbesondere kann der Systempartner genau sagen, wo genau eine E-Mail ist und weshalb genau die E-Mail gleich schon bei ihm abgewiesen wurde. Wie viele da draußen Exchange abseits jeglicher Regeln aufsetzen und E-Mails verschicken lassen und meinen, sie hätten nichts geändert, was man schön in den Protokollen widerlegen kann.

Ein super Service. Klar, auch hier können Spams auftreten aber zu 99% weniger als wenn man den Exchange per fester IP öffentlich im Internet mit MX Record zugänglich macht. Wer hier keinen Spamschutz vor hat, wird in Spams ertrinken.

Wenn hosted Exchange auch so arbeitet, coole Info!

Nachteil: es kann schon mal dauern, bis eine E-Mail dann wirklich eintrifft. Grund: Greylisting. Das verstehen leider nicht viele, werden dann ungeduldig, weil E-Mails ja immer von jetzt auf gleich geschehen muss .

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Sun, 11 Nov 2018 00:16:51 GMT

Ich kann mir wirklich nicht vorstellen, dass sich Steuerkanzleien mit technischen Detailfragen zur Spam- und Virenabwehr beschäftigen können/wollen.

Wenn es tatsächlich so kompliziert ist, den Exchange-Server (vor allem bei fester ip-Adresse) für den direkten E-Mail-Empfang zu konfigurieren, dann sollte man meiner Meinung nach diese Spam- und Viren-Prüfung und -Filterung einem guten Provider zu überlassen, der wirksamere Methoden und passende Listen einsetzen kann. Die E-Mails können doch auch sehr gut per POP3 'abgeholt' werden.

Ich hatte bisher jedenfalls keine nennenswerten Probleme mit Spams und Viren, war aber schon öfter irritiert, wenn Kollegen am Telefon um Geduld baten, da der Empfang von gerade versendeten E-Mails 'etwas dauern könne'.

Ich finde es sehr angenehm und völlig ausreichend, dass ich im Posteingang sehr wenig Spam vorfinde und dass ich einen täglichen Bericht der aussortierten E-Mails erhalte. Ich kann dann selbst erkennen, ob ich evtl. eine 'seriöse' E-mail aus dem Spamordner holen muss.

Ganz allgemein sollte die IT längerfristig wartungsfrei laufen, sonst müssten wir einen Supportvertrag mit dem IT-Partner abschließen oder eine Einlieger-Wohnung für den Administrator einrichten.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

P.S.

Im Übrigen zählt der Exchange-Server nicht mehr zu den 'Bordmitteln'.

Wenn ich Alternativen hätte, würde ich lieber auf ihn verzichten.

Provozierend gesagt: "Das Bisschen E-Mail müsste man doch auch anders verwalten können"

Nachtrag:

Ich habe mir schon mehrere Algorithmen von Spamfiltern angeschaut und war entsetzt, wie unflexibel und 'dumm' solche Regeln sind.

Es ist für die Spammer nicht schwer, diese Hindernisse zu überwinden.

Es ist im Prinzip eine Volltextsuche mit einem Schlüsselwort. Wenn das Schlüsselwort minimal verändert wird, gibt es keine Funde.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

metalposaunist — Sun, 11 Nov 2018 10:00:45 GMT

Ganz allgemein sollte die IT längerfristig wartungsfrei laufen, sonst müssten wir einen Supportvertrag mit dem IT-Partner abschließen oder eine Einlieger-Wohnung für den Administrator einrichten.

Im Prinzip gebe ich Ihnen Recht. Dann darf man aber auch gleich, wenn man Mitarbeiter sucht, jene "aussortieren", die gar kein Verständnis im Umgang mit PCs haben und "nur" REWE können. Denen einfach mal Aufgaben geben und schauen, wie IT-technisch und einfach und richtig die gelöst werden.

Ich glaube, dann sucht man etliche Jahre nach passenden Mitarbeitern.

Provozierend gesagt: "Das Bisschen E-Mail müsste man doch auch anders verwalten können"

Wenn Sie eine schicke Alternative finden, die nicht Lotus Notes und Co. heißt und sich trotzdem perfekt ins AD einbinden lässt - gerne, die suche ich nämlich auch, da der Exchange mit seinen 750€ + CALs für kleinere Umgebungen echt teuer ist. Und: eine lokale Alternative bitte, kein Exchange online.

Es ist im Prinzip eine Volltextsuche mit einem Schlüsselwort. Wenn das Schlüsselwort minimal verändert wird, gibt es keine Funde.

Nein, da muss ich Ihnen klar widersprechen. Es gibt derart viele Methoden, wie man E-Mails auf Echtheit prüfen kann und: wenn alles immer bei allen richtig konfiguriert wäre (inkl. DNS und MX Einträge, ...) gäbe es erst gar keine Spams, da die nie die Kriterien echter E-Mails erfüllen können.

Zum Beispiel lässt sich noch prüfen/vergleichen: von welcher IP wurde die E-Mail tatsächlich verschickt (IP des absendenden Exchange) mit welche IPs stehen beim Provider drin, wenn man die Domain per DNS auflöst. Aber aktiviert man diese Prüfung kommen ungefähr 1, 2 E-Mails pro Tag noch an, da wie gesagt "der Rest" der Exchange Server, die E-Mails verschicken nicht korrekt aufgesetzt / konfiguriert wurde .

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

jan — Sun, 11 Nov 2018 10:54:35 GMT

Nein, da muss ich Ihnen klar widersprechen. Es gibt derart viele Methoden, wie man E-Mails auf Echtheit prüfen kann und: wenn alles immer bei allen richtig konfiguriert wäre (inkl. DNS und MX Einträge, ...) gäbe es erst gar keine Spams, da die nie die Kriterien echter E-Mails erfüllen können.

Nennen wir es doch einfach SPF / DMARC / DKIM was allerdings sogesehen auch nur mit DNSSEC wirklich weiterhelfen würde.

Wenn Sie eine schicke Alternative finden, die nicht Lotus Notes und Co. heißt und sich trotzdem perfekt ins AD einbinden lässt - gerne, die suche ich nämlich auch, da der Exchange mit seinen 750€ + CALs für kleinere Umgebungen echt teuer ist. Und: eine lokale Alternative bitte, kein Exchange online.

Warum darf es nie Exchange Online sein? Ansonsten Kolab, Open Exchange, Zarafa, ... Allerdings sind die Alternativen meist nur auf den ersten Blick günstig.

Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

vogtsburger — Sun, 11 Nov 2018 23:50:49 GMT

@ Daniel Bohle

@ Jan

wow, ich bin beeindruckt, wie tief Sie beide in der Materie 'stecken'.

Danke für die Hinweise.

Sie haben recht. Es gibt bei der Spam- und Malware-Erkennung inzwischen sehr ausgefeilte Methoden. Meine eigenen Erkenntnisse bezüglich der 'dummen' Spamfilter sind veraltet.

'Open XChange' könnte tatsächlich eine Alternative zu Exchange Server sein.

Ich hatte vor mehreren Jahren 'Open XChange' für mein privates E-Mailkonto (über den Provider 1&1) für mehrere Monate getestet, war allerdings nicht zufrieden mit dem Funktionsumfang und der Bedienungsfreundlichkeit.

Vielleicht hat sich das inzwischen stark verbessert.

Es ist mir 'sympathisch', dass 'Open XChange' sowohl in der Cloud als auch lokal einsetzbar ist, dass die Kompatibilität zu MS Office-Dateiformaten gegeben ist und dass die Web-Schnittstellen flexibler und stärker sind als bei MS Exchange.

Vielleicht reicht ja eine 'abgespeckte' Open XChange Suite oder ein entsprechendes Online-Abo, das nur die benötigten Kernfunktionen (E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben) bereitstellt und entsprechend günstig ist.

Mal sehen (bzw. testen), ob das Produkt für uns in Frage kommt.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger