E-Mail-Tool-ID verschwindet, Zuordnung zur Akte funktioniert nicht

ramay — Fri, 28 Feb 2025 08:46:24 GMT

Hallo Community,

wir nutzen das E-Mail-Tool (neueste Version K0005083), auch alle anderen Updates sind Stand diese Woche. Seit einiger Zeit stellen wir folgende Probleme fest:

1.) Wenn im Betreff neben der Aktenbezeichnung und der AktNr: ... eine weitere Aktennummer des Empfängers vorhanden ist, ordnet das Programm die E-Mail nicht der Akte zu, obwohl diese über die AktNr: ... eindeutig zu identifizieren ist.

2.) Wie von MS vorgesehen, befindet sich unser Exchance-Server inzwischen in der Cloud. Seit dieser Zeit passiert es sehr häufig, dass die E-Mail-Tool-ID kurz vorhanden ist und dann aber wieder verschwindet. Schließt man Outlook und startet es neu, ist die IG wieder vorhanden.

Sind dies generelle Probleme oder nur bei uns Ausnahmen?

Viele Grüße aus Lahr

Matthias May

E-Mail-Tool-ID verschwindet, Zuordnung zur Akte funktioniert nicht

Silvia_Kubisch — Fri, 28 Feb 2025 10:31:39 GMT

Hallo @ramay ,

zu 1.) Ich habe das bei uns einmal nachgetestet. Es geht Ihnen doch um ausgehende E-Mails, oder? Da wird der Betreff automatisch nach folgender Regel erzeugt: <Beteiligtenzeichen> - <Beteiligtenbetreff> - AktNr.: <Aktennummer>. Dh. die Aktennummer des Empfängers ist ja idR. immer im Betreff enthalten.

In meinem Beispiel habe ich im Beteiligtenzeichen eine Aktennummer des Empfängers (hier: Gegnervertreters) verwendet, die sich ebenfalls im eigenen Datenbestand befindet (14-25). Die Akte wurde trotzdem korrekt zur richtigen Akte 23-25 abgelegt:

Wie gehen Sie denn vor, wie lautet der Betreff der nicht abgelegten E-Mails? Ich könnte mir höchstens vorstellen, dass auch vor dem gegnerischen Zeichen "AktNr" oder "Aktennummer" steht - beides sind mögliche Schlagworte? Dann weiß DATEV Anwalt E-Mail Tool nicht, zur welcher Aktennummer es ablegen soll. Um das zu verhindern, könnten Sie ein Kanzleischlagwort festlegen:

Kanzleischlagwort für Ablage von E-Mails zur Akte festlegen

zu 2.)

Daran können wir leider nichts ändern. Die Nachricht, an der unsere Änderung (Kategorie "zur Akte abgelegt" etc.) gespeichert werden soll, wird von Outlook bzw. einem anderen PlugIn festgehalten. Von Outlook/Exchange wird deshalb ein technischer Fehler zurückgemeldet. Das Speichern und somit ein vollständiges Befüllen der Spalten ist nicht möglich, weil sich das Objekt inzwischen verändert hat. Dadurch können wir keinerlei Änderungen speichern. Das E-Mail Tool befüllt die Daten daher erst, sobald Outlook dies zulässt, z. B. beim Neustart.

Ob die ID vorhanden ist oder nicht, sollte aber nichts an der Funktionsfähigkeit des Produkts ändern.

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