Thema "In PDF umwandeln" in DATEV-Anwalt

In PDF umwandeln

rapries — Fri, 03 May 2024 08:06:43 GMT

… (und zur Akte speichern) ist ja eine durchaus nützliche und hier oft benutzte Funktion, aber irgendwie doch auch ein Stilbruch zu den sonstigen Möglichkeiten, die DATEV Anwalt bei der Funktionalität „Zur Akte speichen“ so anbietet.

siehe u.a.:

aus dem Explorer

aus Word

Bei der Funktion „In PDF umwandeln“ bietet DATEV Anwalt nur folgende Möglichkeiten:

Könnte, vielmehr sollte der Dialog nicht eigentlich so aussehen:

Nachvollziehbare Gründe, weshalb die Ablage der PDF-Datei in der Dokumentenablage nicht weiter, wie in den vorstehenden Screenshots (Explorer / Word) spezifiziert werden kann und daher ausschließlich im „Ordner / Register der Ausgangsdatei“ abgelegt wird, konnte ich nicht finden oder nachvollziehen.

Da die programmierte Funktionalität zur Ablage der Datei

offensichtlich schon im Fundus von DATEV Anwalt vorhanden ist, dürfte es doch wohl kein Aufwand erzeugen, dies auch im Dialog „In PDF umwandeln“ einzufügen und so den Mehrwert der Funktion für die Nutzer zu steigern. Vielleicht fehlt diese Möglichkeit zur Ablage der PDF-Dateien in wählbaren Ordnern und Registern auch anderen Nutzern, welche diesen Beitrag daher rankingwirksam unterstützen möchten.

Viele Grüße

RA Pries

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agmü — Fri, 03 May 2024 14:39:40 GMT

Hallo Herr Kollege @rapries

Sie treffen mit Ihrer Kritik einen Punkt den ich an unterschiedlichen Stellen seit Jahren moniere. Dennoch versuche ich den Grund kurz darzulegen, warum der Zustand aktuell ist, wie er von Ihnen dargestellt wurde.

Alle drei Funktionen sind historisch so gewachsen, stammen aus unterschiedlichen Anwendungskontexten und werden deshalb auch von unterschiedlichen "Fach-"Abteilungen betreut, bzw. sind im Kern sogar Fremdprodukte die irgendwann einmal zugekauft wurden.

Das Programm "Speichern zur Akte" im Explorer war/ist eine der Not geschuldetes Programm. Die eigentlich für das Dokumentenhandling zuständige Fachabteilung hatte im Zeitpunkt der Einführung keine Kapazitäten. Sämtliche Kapazitäten waren damals gebunden um eine neue DMS/Dokumentenablage zu schaffen, denn dass ursprüngliche Systen wurde vom Hersteller nicht mehr gepflegt.

Hinter der Funktion "in pdf umwandeln" steckt im Kern nach meiner Kenntnis ein Fremdprodukt (Skypdf), welches hauptsächlich in Rechnungswesen verwendet wird und nichts anderes als ein technisch aufgebohrters Druckertreiber ist.

Nachdem die DATEV Software mittelfristig in der Cloud liegen soll/muss, ist mein Eindruck, dass hier eine Vereinheitlichung nicht mehr zu erwarten ist.

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RAHagena — Fri, 03 May 2024 15:12:24 GMT

Ab der 18.0 gibt es "in PDF umwandeln" als DATEV-Funktion. So kann aus einer Word-Datei im DMS/in der DokAblage eine PDF Datei gemacht werden. Die neue Datei erscheint dann als Revision.

Vielleicht hilft das.

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rapries — Sun, 05 May 2024 12:10:58 GMT

In der Pilotierung für 18.0 ist diese Funktion wohl nur für die DMS, nicht aber die DA vorgesehen!?

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RAHagena — Sun, 05 May 2024 13:05:02 GMT

@rapries schrieb:
In der Pilotierung für 18.0 ist diese Funktion wohl nur für die DMS, nicht aber die DA vorgesehen!?

Danke für den Hinweis, macht aus DATEV Sicht Sinn, dass dies ein kostenpflichtiger Workflow-Beschleuniger ist. Für die Rechtsanwälte evtl. ärgerlich, weil der Unterschied nicht so gewaltig ist, aber mit DMS macht auch hier mehr Spaß als ohne.

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agmü — Mon, 06 May 2024 07:04:42 GMT

@RAHagena schrieb:
Ab der 18.0 gibt es "in PDF umwandeln" als DATEV-Funktion. So kann aus einer Word-Datei im DMS/in der DokAblage eine PDF Datei gemacht werden. Die neue Datei erscheint dann als Revision.
Vielleicht hilft das.

In Word kenne ich diese Funktion schon länger. Dort "versteckt" sich die Funktion an dieser Stelle

und führt dann zu dieser Maske (vorbelegt mit der aktuellen Akte)

Diese "Rudimentär-Funktion" existiert seit - gefühlt - Ewigkeiten auch im Kontext der DokAbl. Die Ablage der pdf-Version erfolgt in der Ablagestruktur an gleicher Stelle, wie das in das pdf-Format Dokument

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Silvia_Kubisch — Mon, 06 May 2024 07:17:09 GMT

Ich habe Ihren Wunsch erfasst.

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RAHagena — Mon, 06 May 2024 07:34:09 GMT

Das war der Ausgang dieses Threads 😉

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Yvo4 — Wed, 24 Jul 2024 07:40:36 GMT

Vielen Dank für die guten Informationen. Können Sie beschreiben, wie das Word Dokument in DMS auf pdf umgewandelt werden kann?

Ich finde/kenne lediglich die Möglichkeit beim Versand als pdf zu versenden.

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Silvia_Kubisch — Wed, 24 Jul 2024 07:47:51 GMT

Wenn Sie DATEV Anwalt classic einsetzen, siehe den Beitrag weiter oben von Herrn Müller In PDF umwandeln - DATEV-Community - 416931 unter Drucken und mehr | In PDF umwandeln.

Microsoft Word Dokumente in PDF-Format umwandeln

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agmü — Wed, 24 Jul 2024 07:51:57 GMT

Wir nutzen kein DMS, aber möglicherweise hilft dieses Dokument weiter DATEV DMS: Microsoft-Office-Dokument in PDF konvertieren und in ... - DATEV Hilfe-Center

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Yvo4 — Wed, 24 Jul 2024 10:01:18 GMT

Das Dokument wäre mir eine Hilfe, jedoch ist unter "Bearbeiten" nichts zu finden. Kann das an der DATEV Version liegen? Bzw. am Paket?

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Silvia_Kubisch — Wed, 24 Jul 2024 10:05:59 GMT

Laut dem Dokumententitel befindet sich das Dokument noch in der Pilotierungsphase.

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Yvo4 — Wed, 24 Jul 2024 10:10:06 GMT

Danke für Ihre schnellen Antworten.

Einen anderen Weg gibt es aktuell dann wohl leider nicht, außer ein Zwischenspeichern auf dem PC nehme ich an. (Wir nutzen Anwalt Calssic nicht).

Schade

Ich hoffe auf eine schnelle Umsetzung des Projekts. Es wäre uns wirklich sehr nützlich.

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RAHagena — Wed, 24 Jul 2024 10:41:47 GMT

gerne, es gibt einen Kontextmenü-Eintrag

der führt leider zu einem Dialog 😞

dort muss man erst einmal herausfinden, was man gerade einstellen soll - es gibt keine Vorauswahl.

Nach ein bisschen Trial an Error ist "Einfügen oberhalb" das, was man möchte.

Nach "OK" ist dann ein PDF Dokument in der Dokumentenstruktur "über dem Word-Dokument drüber".

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RAHagena — Wed, 24 Jul 2024 10:44:14 GMT

@Yvo4 schrieb:
Einen anderen Weg gibt es aktuell dann wohl leider nicht, außer ein Zwischenspeichern auf dem PC nehme ich an. (Wir nutzen Anwalt Calssic nicht).

Der nächstschnellste Weg wäre, die Datei als E-Mail zu versenden und dann die Datei aus der E-Mail mit der rechten Maustaste ins DMS ziehen. E-Mail anschließend schließen ohne Speichern.

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Silvia_Kubisch — Wed, 24 Jul 2024 11:33:46 GMT

Die neue Funktion wird DATEV DMS 15.2 in DATEV-Programme 18.0 ausgeliefert (ab 08.08.2024).

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Franziska_Hackner — Thu, 25 Jul 2024 10:32:29 GMT

Hallo @RAHagena ,

wir haben den Wunsch wahrgenommen und den Dialog zum Juli Service Release der DATEV Programme 18.0C geändert. Mit den DATEV Programmen 18.0 (August) wird der neue Dialog für alle Anwender nutzbar.

Neben einer festen Voreinstellung kann auch die Auswahl einer Einstellung durch die Darstellung schneller getroffen werden.

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JGrätz — Tue, 08 Oct 2024 13:45:52 GMT

Hallo @Franziska_Hackner,

wir finden diese neue Funktion gut. Ist es ergänzend noch möglich ein Auswahlfeld zu den Annotationen zu programmieren?

Bei der Exportauswahl aus dem DMS gibt es das bereits - siehe Screenshot

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RAHagena — Tue, 08 Oct 2024 18:37:01 GMT

@JGrätz schrieb:
Hallo @Franziska_Hackner,

wir finden diese neue Funktion gut. Ist es ergänzend noch möglich ein Auswahlfeld zu den Annotationen zu programmieren?

Bei der Exportauswahl aus dem DMS gibt es das bereits - siehe Screenshot

Dazu müsste es auch möglich werden, PDFs nach PDF zu konvertieren, da ist die Umwandlung aktuell nicht möglich.

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pele-kob — Wed, 09 Oct 2024 08:41:25 GMT

Guten Tag Frau Kubisch,

wir haben das Phänomen, dass bei einigen Word Dokumenten (doc oder docx) im Kontextmenü der Eintrag "In PDF konvertieren" fehlt und haben dafür keine Erklärung. Haben Sie einen Tipp?

Viele Grüße

Peter Lehmann

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JGrätz — Wed, 09 Oct 2024 08:47:07 GMT

Hallo @pele-kob,

das ist mir auch aufgefallen. Ich vermute, dass die Funktion nur bei noch nicht festgeschriebenen Dokumenten geht.

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pele-kob — Wed, 09 Oct 2024 10:47:47 GMT

Es geht nur bei Dokumenten ohne Schreibschutz. Wir müssen jetzt nur noch klären, wann die Dokumente in den Eigenschaften den Haken "Schreibgeschützt" bekommen. Der Status "Erledigt" spielt hier keine Rolle. Der Haken kann individuell von jedem Mitarbeiter gesetzt werden. Weiß jemand, ob eine Programmroutine diesen Haken ebenfalls setzt?

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JGrätz — Wed, 09 Oct 2024 11:42:30 GMT

Hallo @pele-kob,

bei uns wir das Dokument automatisch festgeschrieben/mit Schreibschutz versehen, sobald das Sekretariat einen Postausgang zum Schriftsstück anlegt.

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Silvia_Kubisch — Thu, 10 Oct 2024 07:28:32 GMT

Guten Morgen, @pele-kob ,

Voraussetzungen für das Vorhandensein der Funktion "In PDF konvertieren" sind:

Es handelt sich um 1 Microsoft-Office-Dokument.
Sie haben also nicht mehrere Dokumente markiert.
In der Dokumentstruktur ist nur das Microsoft-Office-Dokument und keine weitere Datei(en) enthalten.
Das Dokument ist nicht schreibgeschützt.

Der Schreibschutz wird z. B. automatisch aktiviert, wenn Sie einen Postausgang angelegt haben und in DATEV DMS oder Dokumentenablage unter Extras | Einstellungen | Kanzleieinstellungen | Post- und Fristerfassung das Kontrollkästchen "Schreibschutz aktivieren" aktiviert haben.

Automatischen Schreibschutz für Dokumente nach Anlage von Postausgang aktivieren

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Franziska_Hackner — Thu, 10 Oct 2024 12:25:04 GMT

Hallo @JGrätz ,

vielen Dank für das Feedback.

Aktuell ist die Möglichkeit für ein Auswahlfeld für Annotationen nicht eingeplant.

In diesem Zuge nehme ich den Wunsch auf und wir beobachten die Rückmeldungen, da eine Umsetzung dieser Anforderung mit höherem technischen Aufwand verbunden ist.

Viele Grüße

Franziska Hackner

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JGrätz — Thu, 10 Oct 2024 13:16:58 GMT

Hallo @Franziska_Hackner ,

vielen Dank für die Rückmeldung.

Bitte beachten Sie bei der Priorisierung der Umsetzung, dass diese Anfrage nicht nur den Programm-Bereich "Datev-Anwalt" betrifft, sondern auch den Programm-Bereich "Office Management/DMS" mit ggf. einer größeren Nutzerzahl.

Eventuell sollte unser Austausch hier in den Programm-Bereich "Office Management/DMS" umgespeichert werden.

Mit freundlichem Gruß