Thema "Dokumentennamen einheitlich" in DATEV-Anwalt

Dokumentennamen einheitlich

SQ — Tue, 09 Aug 2022 01:32:04 GMT

Hallo Zusammen!

Folgender Sachverhalt zum Thema Post/ Dokumente:

E-Mails, oder gescannte Briefpost sollen gleichermaßen benannt werden wie die beA Nachrichten auch.

Bei Stichwort möchte ich den Absender des Schreibens haben (macht DATEV ja auch so bei Postausgang; und setzt den Empfänger bei Stichwort ein)

Bei Beschreibung soll dann zB stehen: KFB, SS gegn. RA, Beschluss, Urteil... usw.

Bei E-Mails und gescannter Briefpost, die ja manuell zur Akte gespeichert werden funktioniert das auch einwandfrei.

Bei beA Nachrichten jedoch nicht. Egal was man bei Beschreibung einfügt, im Endeffekt erscheint das Dokument nachher in der Liste mit der ursprünglichen Beschreibung aus beA + meiner hinzugefügten Beschreibung hinten dran.

Sprich es ist keine einheitliche Benennung möglich.

Habt ihr hier einen Tipp für mich?

Dokumentennamen einheitlich

agmü — Tue, 09 Aug 2022 06:27:19 GMT

Hallo SQ1,

das ganze klingt so, als ob Sie kein Kommunikationspaket einsetzen würden. Die Ablageregeln übernehmen einen Großteil der von Ihnen genannten Wünsche automatisch. Auch können - zumindest mit dem Kommunikationspaket - die einzelnen Dateien der Nachricht individuell verschlagwortet werden.

Dokumentennamen einheitlich

Silvia_Kubisch — Tue, 09 Aug 2022 08:13:24 GMT

Hallo @SQ ,

wie von Herrn Müller beschrieben können Sie Ihre Wünsche weitgehend mit dem DATEV Anwalt Kommunikationspaket umsetzen. Nur in diesem Zusatzpaket können Sie jeden Anhang einzeln verschlagworten.

Allerdings müssen Sie dort KFB, SS gegn. RA, Beschluss, Urteil manuell eintragen, denn woher sollte das Programm wissen, um was es sich handelt?

Anhänge im Eingangskorb des Anwaltspostfachs getrennt verschlagworten

Sie können im Kommunikationspaket Regeln definieren, wie die Verschlagwortung erfolgen soll:

Regeln für Ablageort und Verschlagwortung für Nachrichten festlegen

Wenn Sie dagegen in DATEV Anwalt classic im Eingangskorb in der Gruppe Eigenschaften Dokumentenmanagement das Feld "Beschreibung" ändern, gilt diese Änderung immer für alle Anhänge gleichermaßen. Eine getrennte Verschlagwortung der Anhänge ist in DATEV Anwalt classic nicht möglich. Vorbelegt wird das Feld entsprechend Ihrer Einstellungen in der Programmverbindung, z. B. mit der Dokumentbezeichnung (Dateiname) und ggf. weiteren Angaben.

Verschlagwortungs-Felder für die Ablage von Dokumenten vorbelegen

Wenn Sie das Feld "Beschreibung" ändern, gilt diese Änderung immer für alle Anhänge, also würde für alle Anhänge dieselbe Beschreibung gespeichert. Aus diesem Grund wird im Anschluss zur Unterscheidung der Anhänge einer beA-Nachricht zusätzlich der Dateiname (oder eine alternative Anhangs-Bezeichnung) an den Anfang gestellt. Sonst würden ja alle Anhänge gleich heißen.

Das können Sie in folgendem Dokument im Schritt 11 genauer nachlesen:

Nachrichten im Eingangskorb zur Akte speichern und an Mitarbeiter verfügen

Dokumentennamen einheitlich

Martina3 — Tue, 09 Aug 2022 10:42:17 GMT

Es wäre wirklich hilfreich, wenn man (ohne Kommunikationspaket) zumindest eine Regel erstellen könnte, dass der ursprüngliche Dateiname im Feld Beschreibung nicht an den Anfang sondern hinter die manuell eingefügte Bezeichnung gestellt werden könnte. Auf diese Weise könnte zumindest eine halbwegs einheitliche Verschlagwortung stattfinden. Unsere Verschlagwortung beginnt immer mit einem Kürzel, das für alle Dokumente aus einer einzelnen beA Nachricht passen würde.

Ich habe dies auch schon mehrfach angeregt.

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Silvia_Kubisch — Tue, 09 Aug 2022 11:23:11 GMT

Vielen Dank für Ihre Anregung! Da ich diesen Wunsch nicht finden konnte, habe ich ihn bei uns angelegt.

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SQ — Tue, 09 Aug 2022 18:18:22 GMT

mmh... da könnten SIe recht haben 🙂

Darf ich fragen wie ich sehe ob wir das KOmmunikationspaket inkl. haben oder nicht?

ich gehe mal nicht davon aus aber sicher ist sicher

Dokumentennamen einheitlich

agmü — Wed, 10 Aug 2022 05:59:27 GMT

im DATEV Arbeitsplatz unter Hilfe\Info können Sie nach den installierten Programmen suchen. In der Spalte "Komponenten" einfach mit "Kommuni.." die Suche beginnen,

Dokumentennamen einheitlich

SQ — Wed, 10 Aug 2022 10:25:05 GMT

okay.... sieht nicht danach aus. Danke für Ihre Hilfe!

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SQ — Wed, 10 Aug 2022 11:02:57 GMT

Mmh...leider aktuell nicht bestellbar 🤔

Dokumentennamen einheitlich

Silvia_Kubisch — Wed, 10 Aug 2022 11:16:36 GMT

Ich kann das Bild leider hier nicht öffnen. Zum Bestellen muss aber die SmartCard stecken; Sie müssen mit PIN angemeldet sein.

Das Kommunikationspaket ist an die Lizenzen von DATEV Anwalt classic gekoppelt, dh. Sie müssen genauso viele Lizenzen wie DATEV Anwalt classic bestellen. Sie könnten das Paket aber auch erstmal für 3 Monate kostenlos testen, dazu müssten Sie sich an Ihren Kundenverantwortlichen wenden oder einen Servicekontakt senden.

Shop:

DATEV Anwalt Kommunikationspaket

Funktionen:

Überblick DATEV Anwalt Kommunikationspaket - DATEV Hilfe-Center

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agmü — Thu, 11 Aug 2022 06:31:58 GMT

Hallo Fr. Kubisch,

tatsächlich ist im WebShop die genannte Information zu finden.

Dokumentennamen einheitlich

Silvia_Kubisch — Thu, 11 Aug 2022 07:08:58 GMT

Hallo Herr Müller,

hallo @SQ ,

huch - vielen Dank für die Hinweise! Das ist ja seltsam. Ich eruiere mal, was da los ist... Das ist natürlich bestellbar, im Moment dann nur per Servicekontakt.

Dokumentennamen einheitlich

SQ — Thu, 11 Aug 2022 07:20:55 GMT

Das wäre toll!

Verstandlicherweise möchte ich das Paket und deren Nutzen der Chefetage auch mit dem damit verbundenen Preis vorstellen.

Dokumentennamen einheitlich

Silvia_Kubisch — Thu, 11 Aug 2022 07:33:33 GMT

Es gibt eine Preisstaffel, die sie in diesem Beitrag finden.

DATEV Anwalt classic - Kommunikationspaket ab 1.1.... - DATEV-Community - 188071

Dokumentennamen einheitlich

SQ — Mon, 12 Sep 2022 11:25:39 GMT

Hallo Frau Kubisch,

Wie gehe ich hier vor zwecks 3monatiger Testung des Kommunikationspaketes?

Kann ich das im DATEV Shop über Kontakt machen?

Dokumentennamen einheitlich

Silvia_Kubisch — Mon, 12 Sep 2022 11:40:51 GMT

Hallo @SQ ,

nein, leider nicht.

Bitte senden Sie einen Servicekontakt mit dem Produkt DATEV Anwalt classic und bitten Sie um eine 3monatige Teststellung für das Produkt DATEV Anwalt Kommunikationspaket, am besten unter Angabe der Anzahl Ihrer DATEV Anwalt classic Lizenzen.

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SQ — Tue, 13 Sep 2022 07:21:56 GMT

lieben Dank für Ihre schnelle Antwort

Bitte entschuldigen Sie, aber können Sie mir auch sagen wie ich diesen "Servicekontakt" entsprechend in die Wege leite?

Ist es zwingend notwendig für alle PC´s mit DATEV Anwalt classic Lizenz eine entsprechende Testversion zu beantragen oder kann man dies auf einen kleinen Kreis beschränken?

Dokumentennamen einheitlich

Silvia_Kubisch — Tue, 13 Sep 2022 07:43:17 GMT

Eine Anleitung finden Sie hier: Servicekontakt anlegen - DATEV Hilfe-Center.

Ja, die Lizenzen werden immer vollumfänglich vergeben. Es müssen ja nicht alle Personen nutzen / testen. Es ist kein Problem, wenn nur einzelne die Kommunikationspaket-Funktionen nutzen.