Thema "Re: email-tool" in DATEV-Anwalt

email-tool

malo — Wed, 05 Apr 2017 14:28:46 GMT

DATEV bietet jetzt neu an das DATEV E-Mail-Tool in DATEV Anwalt Classik. Hat schon jemand Erfahrung damit gesammelt? Kann mir jemand sagen, ob die eingegangene E-Mail automatisch in das Anwaltspostfach, das DATEV jetzt auch seit neuestem anbietet, importiert wird?

Re: email-tool

andreashofmeister — Wed, 05 Apr 2017 16:32:14 GMT

In das Anwaltspostfach?

Dazu gibt es doch noch keine Schnittstelle aus keinem Anwendungsprogramm, oder doch?

Das ist doch erst für das 3. Quartal geplant. Geplant....

Re: email-tool

malo — Wed, 05 Apr 2017 16:57:09 GMT

Hallo Herr Hofmeister,

ich meinte nicht das besonder elektronische Anwaltspostfach, sondern die DATEV-Funktion Anwaltspostfach.

Re: email-tool

malo — Wed, 05 Apr 2017 16:58:36 GMT

Um es vielleicht noch genauer zu formulieren: eines Erachtens wäre es sinnvoll, wenn die eingegangene E-Mail in meinem Postkorb landet

Re: email-tool

RAHagena — Thu, 06 Apr 2017 07:48:02 GMT

Um zunächst einmal alle auf den Stand zu bringen hier die Leistungsbeschreibung

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/office-management/datev-anwalt-e-mail-tool/

Bei dem Tool handelt es sich insbesondere um ein Outlook-Plugin, welches den Outlook-Posteingang (teil-)automatisiert verwaltet. Vielleicht könnte silviakubisch mal die Screenshot einstellen, die verdeutlichen, was das Tool kann.

Aktuell gibt es m.W. nach noch keine Verknüpfung zum Anwaltspostfach, ich bin aber guter Dinge, dass sich das ändern lässt. Aktuell ist das Tool die Brücke, überhaupt einmal die Mails mit der Akte zu verknüpfen ohne groß manuell eingreifen zu müssen. Diesen Job erledigt es vorzüglich

Re: email-tool

rahayko — Fri, 07 Apr 2017 07:28:44 GMT

interessant wäre auch ein Information zu den Kosten:

was bedeutet 5 Euro je Nutzung bei einer Netz-Lizenz? Wohl nicht je bearbeiteter E-Mail.

Sind es 5 Euro je E-Mail-Postfach?

Re: email-tool

RAHagena — Fri, 07 Apr 2017 07:42:18 GMT

Ich vermute mal, dass es sich nicht anders verhält, als bei allen anderen DATEV Programmen, dann würde Nutzung einem geöffneten Programm entsprechen, es können also x Personen gleichzeitig mit dem Programm arbeiten (= Outlook mit dem Plugin geöffnet haben).

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Fri, 07 Apr 2017 07:50:43 GMT

Hallo zusammen,

leider gibt es aktuell noch keine Schnittstelle zum Anwaltspostfach in Anwalt classic. Um E-Mails ins Anwaltspostfach zu importieren, müssten diese derzeit noch manuell in einer Postorganisationsstelle - also in einem Ordner im Dateisystem - abgelegt werden und würden dann in dem entsprechenden Postkorb landen. Wir haben hier leider noch keine automatische Outlook-Verbindung.

Das DATEV Anwalt E-Mail-Tool ist für Anwender von Anwalt classic gedacht, bei denen Microsoft Outlook das führende System in der Korrespondenz mit den Mandanten ist.

Ein- und ausgehende E-Mails und die Akten lernen sich anhand der Aktennummer kennen und werden bei Angabe eines bestimmten Begriffs, z. B. Aktnr. und der folgenden Aktennummer automatisch zur Akte abgelegt.

5 Euro je Nutzung pro Netzlizenz bedeutet, dass 5 Euro je von der Kanzlei genutzter Anwalt classic Lizenz anfallen:

"Für die Berechnung wird die Summe der Netzlizenzen über alle kanzleigenutzten Betriebsstätten innerhalb einer Mitgliedschaft gebildet. Für die Berechnung wird die Summe der Netzlizenzen über alle Betriebsstätten innerhalb des Geschäftspartners Mandant gebildet."

Wir werden das im DATEV Shop noch klarstellend ergänzen; vielen Dank, Herr Hayko, das geht aus dem Shop nicht eindeutig hervor.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt.

Re: email-tool

j_d_ — Fri, 07 Apr 2017 08:07:12 GMT

Ein- und ausgehende E-Mails und die Akten lernen sich anhand der Aktennummer kennen und werden bei Angabe eines bestimmten Begriffs, z. B. Aktnr. und der folgenden Aktennummer automatisch zur Akte abgelegt.

Bleibt es dann bei der Datenhaltung in Outlook oder entsteht eine doppelte Datenhaltung?

MFG

J. Drößler

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Fri, 07 Apr 2017 08:19:20 GMT

Sehr geehrter Herr Drößler,

es kommt tatsächlich zu einer doppelten Datenhaltung, da die E-Mails zusätzlich zu Outlook zur Akte gespeichert werden - wobei eingestellt werden kann, ob die Anlagen der E-Mail gesondert abgelegt werden sollen.

Wer das nicht möchte, kann die E-Mails nach der Bearbeitung im Outlook löschen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt.

Re: email-tool

rahayko — Tue, 11 Apr 2017 09:45:01 GMT

Vielen Dank für die Antwort, Frau Kubisch.

Nur weil ich auch das nicht in der Beschreibung gefunden habe:

Ein Exchange-Server ist nicht nötig, oder?

Ein simples Outlook reicht?

Re: email-tool

P_G — Tue, 11 Apr 2017 13:33:39 GMT

Leider scheint es aber noch nicht mit DMS zu funktionieren, daher wurden wir vorerst vertröst. Wir hätten es gerne ausprobiert.

Re: email-tool

RAHagena — Tue, 11 Apr 2017 13:52:41 GMT

Da das Tool am Client arbeitet, funktioniert es unabhängig von Exchange.

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Tue, 11 Apr 2017 14:44:53 GMT

Hallo Herr Hayko,

die Aussage von Herrn Hagena ist korrekt.

Ein Exchange Server ist nicht nötig; Sie können auch z. B. POP3 oder IMAP Konten im Outlook einbinden und über das DATEV Anwalt E-Mail-Tool mit DATEV Anwalt classic verbinden.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Wed, 12 Apr 2017 07:43:59 GMT

Hallo Herr Göldner,

das E-Mail-Tool funktioniert grundsätzlich auch mit DMS. Wir befinden uns derzeit noch in der finalen Erprobungsphase mit einem kleinen Kundenkreis. In Abhängigkeit von den gesammelten Erkenntnissen werden wir das Produkt für alle freigeben; ich werde an dieser Stelle darüber informieren.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

P_G — Tue, 18 Apr 2017 13:16:14 GMT

Herzlichen Dank!

Re: email-tool

rahayko — Tue, 25 Apr 2017 12:01:46 GMT

Wir haben das bei uns noch mal besprochen und werden das Tool anschaffen, sobald es die Mails in das Anwaltspostfach importieren kann.

Da wir den Workflow nun komplett auf das Anwaltspostfach ausgerichtet haben, macht es keinen Sinn, wenn die Mails nicht dort verarbeitet werden.

Aus der Leistungsbeschreibung ist auch zu ersehen, dass mach die wesentlichen Funktionen bereits hat, wenn man aus Datev heraus arbeitet und nicht über Outlook (das hatte Frau Kubisch auch oben schon erwähnt).

In diesem Zusammenhang stellt sich mir aber die Frage, warum beim schreiben einer E-Mail aus Datev heraus (also das versenden einer Anlage per Kontextdialog), Datev zwar den Aktenbetreff und Aktenzeichen an Outlook übergibt, aber nicht auch die Anrede. Beim Versenden selektiere ich je bereits dem Empfänger, da wäre es schön, wenn in der Mail auch stünde: "Sehr geehrter Herr ...".

Möglicherweise ist das ja dem Tool vorbehalten.

Re: email-tool

agmü — Tue, 25 Apr 2017 13:11:07 GMT

In diesem Zusammenhang stellt sich mir aber die Frage, warum beim schreiben einer E-Mail aus Datev heraus (also das versenden einer Anlage per Kontextdialog), Datev zwar den Aktenbetreff und Aktenzeichen an Outlook übergibt, aber nicht auch die Anrede. Beim Versenden selektiere ich je bereits dem Empfänger, da wäre es schön, wenn in der Mail auch stünde: "Sehr geehrter Herr ...".
Möglicherweise ist das ja dem Tool vorbehalten.

Hallo Herr Hayko,

Die Feststellung, warum stets eine leere E-Mail (ggf. mit Anhang) generiert wird, hatte ich schon vor - gefühlt - Jahren vorgebracht. Die mir seinerzeit gegebene Erklärung liegt darin, dass hier lediglich auf eine Funktion von Microsoft aufgesetzt wird.

Außerhalb der DATEV-Software können Sie das unterschiedliche Programmverhalten der Microsoft-Produkte selbst nachstellen.

Markieren Sie eine auf dem Desktop liegende Datei und wählen im Kontextmenü "Senden an" und dort E-Mail-Empfänger. Sie erhalten dort stets eine E-Mail die im Betreff "per E-Mail senden: DATEINAME" und in der Mail selbst nur den Hinweis "Folgende Dateien oder links können jetzt als Anlage mit Ihrer Nachricht versendet werden". Generieren Sie hingegen in Outlook eine E-Mail wird die hinterlegte Vorlage für die E-Mail-Erstellung verwendet.

So zumindest die Erklärung, die mir damals unterbreitet wurde.

Da von der DATEV stets mindestens 3 Versionen der Office-Programme unterstützt werden, ist wohl die Funktion über das Kontextmenü "Senden an" diejenige die in allen Versionen so weitgehend identisch ist, dass sie auch von Extern angesteuert werden kann.

Ich bin mir ziemlich sicher, dass in der Entwicklung von DATEV-Anwalt der Wunsch nach einer vertieften Integration digitaler Kommunikationswege bekannt ist und dort auch nach gangbaren Lösungen gesucht wird; ich denke nur, dass diese Umsetzung in der Prioritätenliste zwangsweise (es fehlen schlicht die Entwickler hierfür) nicht an erster Stelle steht.

Ob das Tool diese Arbeit wird leisten können, wird sich zeigen. Ich bin selbst sehr an dessen Funktionsumfang interessiert.

Schöne Grüße

Andreas G. Müller

Re: email-tool

RAHagena — Tue, 25 Apr 2017 17:05:37 GMT

Das Tool wird ihre Anforderung leider nicht erfüllen können, da es innerhalb von Outlook arbeitet. Dort stehen die gewünschten Daten gar nicht zur Verfügung.

Mit einigermaßen großem Aufwand wäre es möglich, die notwendigen Funktionen zu programmieren; der notwendige Wartungsaufwand verbunden mit dem Unmut, den auftretende Fehler auslösen, macht es aber wenig attraktiv...

Funktionen in fremden (Microsoft) Programmen nutzen, sorgt mittelfristig zwingend für Probleme: Es ist schon innerhalb der Datev-Welt ausreichend anspruchsvoll, immer alle Auswirkungen zu bedenken, zu kommunizieren und zu reagieren, wenn Microsoft etwas ändert, ist denen egal, ob das in das Datev-Konzept passt.

Weil aber die E-Mail im Geschäftsalltag das ideale (schnell, umsonst und nachvollziehbar) Kommunikationsmedium ist, müsste meiner Meinung nach der Datev-Arbeitsplatz schon seit langem einen eigenen E Mail Client anbieten.

Das ist bestimmt nicht unproblematisch, da die Anwender Outlook gewohnt sind und solch ein Ausbaugrad kann mit vertretbarem Aufwand nicht erreicht werden, aber ich bin mir sicher, dass sich eine Outlook-verträgliche Lösung finden ließe dann könnte alle Mails einfach über die Absenderadresse dem Adressaten/Mandanten zugeordnet werden und die korrekte Anrede stünde ohne großen Aufwand am Beginn der Mail.

Dafür könnten automatische Verschlüsselungen eingeführt werden, die dann mandantenseitig mit SmartLogin oder -Card freigeschaltet werden könnten.

Re: email-tool

mkolberg — Tue, 25 Apr 2017 17:53:09 GMT

Sehr geehrter Herr Hagena,

so sehr ich den von ihnen beschriebenen Wunsch in allen Einzelheiten nachvollziehen kann, so wünsche ich mir keinen DATEV- Clienten für Emails.

Begründung:

- Outlook ist bewährt und wir haben eine gut gepflegte Ablage (Historie)

- Outlook arbeitet mit dem vorhandenen Exchange bestens zusammen.

- Outlook funktioniert bestens mit allen nicht- DATEV- Anwendungen. (Anlagen öffnen, Vorschau, Spamfilter, Sicherheit, usw.)

- Wir haben schlechte Erfahrung mit DATEV- Mail- Systemen (Servicekontakt Pro)

- Wir müssen Korrespondenz 10 Jahre lang archivieren und mit den DATEV- Mail- Systemen (s.o.) bin ich mir nicht sicher, ob das wirklich funktionieren wird.

- Es gibt wirklich Wichtigeres, als die heute funktionierende Email- Lösung anzufassen.

PS. nur meine persönliche Prioritäteneinschätzung.

Re: email-tool

RAHagena — Tue, 25 Apr 2017 17:59:44 GMT

Darum war mein Wunsch ja auch eine Outlook-verträgliche Lösung, die eine Koexistenz ermöglicht. Und keine Sorge, mein Wunsch wird nie umgesetzt

Re: email-tool

rahayko — Thu, 27 Apr 2017 07:05:13 GMT

Hallo Herr Müller,

es ist zumindest gut zu lesen, dass ich nicht der Einzige bin, dem das aufgefallen ist.

Als ich vor ca. 15 Jahren noch in Access und Visual-Basic unterwegs war, habe ich selbst Anwendungen mit VB geschrieben, die aus der Access-Datenbank heraus Werte an Outlook übergeben haben. Auch in den E-Mail-Body.

Wenn Datev also beim Ansprechen des Outlook, an dieses eigene Werte (Aktennummer etc.) für den E-Mail-Betreff und den E-Mail-Empfänger (bei Datev hinterlegte E-Mail-Adresse) übergeben kann, dass kann es das auch für den E-Mail-Body. Das ist schlichtweg nicht programmiert. Ich denke auch nicht, dass das Problem der Programmierung hier bei den MS-Produkten liegt, sonder eher das Ansprechen der eigenen SQL-Datenbank und das Abfragen der ZMSD-Werte.

Wir sind vor über einem Jahr von einem Mitbewerber zu Datev gewechselt. Dieser hatte bereits einen Eigenen E-Mail-Client. Die Mails wurden also automatisch in die damalige Software integriert (war übrigens im Standardumfang enthalten und kostete nichts extra ). Auf meine Nachfrage hin bei Datev hieß es damals noch, es können keine direkte Verbindung zwischen Outlook und Datev geben. Genannt wurden hierfür Haftungsgesichtspunkte. ^^

Nun scheint man ja mit dem hier diskutierten Outlooktool auf dem Weg zu sein, doch eine Möglichkeit zu finden.

Und ich möchte noch Herrn Kolberg beipflichten. Bitte nicht alles in einen Top. Outlook läuft, bedarf keinerlei Einweisung bei den Mitarbeitern und kommuniziert bestens mit all den anderen Programmen auf dem PC. Das Programm des Mitbewerbers (s.o.) arbeitete auch mehr schlecht als recht. Beispielsweise wurden sämtliche E-Mail-Anhänge nach dem E-Mail-Betreff umbenannt. An ein "umprogrammieren" diese Fehlers war nicht zu denken, das sein ein "Versionsmerkmal". Never change a runing system!

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Thu, 27 Apr 2017 07:25:32 GMT

Hallo Herr Hayko,

hallo Herr Müller,

Ihre Anfragen: "Möglicherweise ist das ja dem Tool vorbehalten." und "Ob das Tool diese Arbeit wird leisten können, wird sich zeigen." muss ich leider negativ beantworten.

Seitens des DATEV Anwalt E-Mail-Tools ist aktuell keine Unterstützung "Schriftguterstellung mit Outlook" geplant. Die aktuelle Zielsetzung fokussiert sich auf die Workflowoptimierung beim Senden (automatisches Ablegen) und beim Empfangen (automatisches Ablegen, händisches Ablegen) von E-Mails. Die inhaltliche Gestaltung der E-Mails wäre eher eine Erweiterung des Themas "Schriftguterstellung", ist aber lt. unserer Entwicklung aktuell nicht in der Planung.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

wfth — Thu, 04 May 2017 12:13:18 GMT

Hallo zusammen,

ich kenne leider das E-Mail-Tool nicht und kann es auch nicht ausprobieren, denn wir arbeiten in der Kanzlei mit DMS.

Wir benutzen Outlook mit Exchange als E-Mail System und archivieren in DMS ausschließlich (!!) E-Mails und Anhänge im PDF-Format.
Dies vor allem wegen dem leichteren Handling und der Möglichkeiten zum Kommentieren mit einem handelsüblichen PDF-Programm.

Ich weiß nicht ab dies das Tool auch leisten kann.

Alles läuft komplett vollautomatisch, d.h. jede E-mail wird beim Eingang oder nach dem Senden vollautomatisch in eine PDF konvertiert, die Anlagen dazu oder extra gespeichert und das alles in einem frei definierbaren Ordner im Netz (ggf. auch der vom Anwaltspostfach) abgelegt.

Das Ganze braucht auch kein anfälliges Plug-in.

Lediglich bei der Speicherung zur Akte und bei der Erzeugung der Mail aus Anwalt Pro heraus könnte man sich wirklich wesentlich Besseres wünschen.

Das bleibt aber wohl trotz E-Mail-Tool ein Traum, denn dazu müßte man einige wirklich sinnvolle Programmierschritte überlegen, die ich zwar schon seit langem anrege, die aber offensichtlich zu schwierig sind.

Grüße

WFTH

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Thu, 04 May 2017 15:14:07 GMT

Hallo Herr Thalmeir,

der Einsatz des DATEV Anwalt E-Mail-Tools ist mit DMS grundsätzlich möglich, allerdings dann nicht, falls Sie zusätzlich das Programm DATEV E-Mail-Archivierung verwenden.

Das DATEV Anwalt E-Mail-Tool speichert die empfangenen und versendeten E-Mails aus MS Outlook automatisiert zur entsprechenden Akte, sofern die Aktennummer im Betreff angegeben ist. Die PDF-Konvertierung ist nur für Anhänge möglich, nicht aber für die E-Mail selbst.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

wfth — Fri, 05 May 2017 08:30:47 GMT

Hallo Frau Kubisch,

danke für die Info.

Schön, dass das jetzt auch mit DMS geht.

Ich hatte ja bereis angeregt, die Umwandlung der E-Mail in eine PDF noch mit in das Tool aufzunehmen, denn die Speicherung des msg-Formats, gleich zweifach (einmal im Exchange/Outlook-Archiv und dann nochmals im DMS) macht keinen Sinn.

Für die weitere Ver- und Bearbeitung sowie die Archivierung bietet aber aber das PDF-Format deutliche Vorteile.

Bei dem Umfang, den der E-Mail-Verkehr in den Kanzleien zwischenzeitlich angenommen hat (bei uns mind. 2x so viel wie die Scans und die Faxpost), sollte man auch überlegen, wie man den Posteingang der E-Mails in den Postworkflow sachgerecht integriert und gerade der E-Mail-Erzeugung, Speicherung, Verarbeitung und Archivierung intensive Aufmerksamkeit widmen.

Ob da ein schlichtes Plug-In für Outlook aus dem Bereich Customizing das richtige Tool ist, da bin ich mir nicht ganz sicher.

Das bei uns eingesetzte (Fremd-)System ist zwar bis zur Speicherung auf die Festplatte wirklich nahezu ideal - es fehlt aber natürlich die ideale Einbindung zu AnwaltPro, die ich nicht herstellen kann, die aber offensichtlich Ihr E-Mail-Tool gut gelöst zu haben scheint.

Ich würde das mir gerne mal ansehen.

Vielleicht kann ich das mal testweise bekommen.

Viele Grüße

WFTH

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Fri, 05 May 2017 10:09:47 GMT

Hallo Herr Thalmeir,

wir befinden uns derzeit noch in der finalen Erprobungsphase mit einem kleinen Kundenkreis. In Abhängigkeit von den gesammelten Erkenntnissen werden wir das Produkt für alle freigeben; ich werde an dieser Stelle darüber informieren.

Dann können Sie das Produkt auch gerne testen. Dazu schreiben Sie uns dann am besten einen Servicekontakt mit diesem Anliegen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

agmü — Wed, 14 Jun 2017 14:39:28 GMT

Hallo in die Runde,

seit 12.06. wird das E-Mail-Tool offiziell verteilt. Aus Versuchen mit dem Tool kann ich nur folgendes Fazit ziehen: Die Mandanten müssen so erzogen werden, dass Sie immer auf eine versendete E-Mail antworten. Ansonsten wird es mühsam den Mandanten beizubringen, den Betreff so zu bezeichnen, dass das Tool tatsächlich etwas damit anfangen kann.

Wenn das Tool die Mail nicht automatisch verarbeitet, gefällt mir persönlich, dass die Attachements separat, aber im gleichen Arbeitsschritt gespeichert werden können. Bisher mussten die Anhänge zunächst auf z.B. dem Desktop gespeichert und von dort weiterverarbeitet werden.

Viel Erfolg beim Einsatz des Tool.

@Herrn Thalmeir: Die Entwicklung hat die Konvertierung der Mail in eine Pdf.-Datei wohl auf dem Schirm.

Re: email-tool

malo — Tue, 27 Jun 2017 06:29:24 GMT

@Hr. Müller:

Seit gestern haben wir auch das E-Mail Tool. Funktioniert es bei Ihnen tatsächlich automatisch im Sinne des Wortes, also selbsttätig? Bei uns funktioniert es bislang nur so, dass wir dafür den Button „zur Akte speichern“ benutzen müssen. Dann ist zwar über das Aktenzeichen die richtige Akte eingestellt, aber automatisch im Wortsinne, also selbsttätig ist das nicht.

Re: email-tool

agmü — Tue, 27 Jun 2017 07:20:39 GMT

Hallo Herr Lorenz,

während der Verprobung des Tools ist mir dieser Punkt ebenfalls aufgefallen. Letztlich liegt die Lösung in der Frage, wie die E-Mail generiert wurde. Wird die Mail aus dem Tool heraus generiert und antwortet der Empfänger hierauf, läuft die Automatik; in allen anderen Fällen müssen die Mails manuell nachbearbeitet werden. Auf DATEV Seite muss die Routine noch überarbeitet werden.

Sicherlich hätte das Tool bei Freigabe noch ausgereifter sein können. Das Tool stammt jedoch aus einem ganz konkreten Anwenderszenario. Daher wurden dessen Spezifika bevorzugt umgesetzt. In diesem Kontext läuft das Tool nach meiner Information auch.

Ich persönlich bin zwischenzeitlich sogar froh, dass die Automatik nur in besonderen Fällen funktioniert. Einerseits erfahre ich so, dass eine Mail eingegangen ist, andererseits führen unterschiedliche Softwarephilosophien zu "besonderen" Ergebnissen.

Denn - ohne hier meinen üblichen Seitenhieb auf bestimmte Softwareprodukte zu vertiefen - E-Mails die mit Apple-Mail erstellt und versendet werden, werden, wenn diesen Anlagen beigefügt sind, von Outlook in Einzelteile zerlegt und als "unbenannte Anlage00XX" empfangen.

Es handelt sich um ein Problem der unterschiedlichen Erstellungs-/Versandformate. Das Phänomen ist seit mindestens 2010 wohl bei beiden Herstellern bekannt, keiner scheint jedoch bereit zu sein, die Inkompatibilität zu beseitigen.

Als Workaround kann ich nur empfehlen, den Absender zu bitten, den Versand im Windows kompatiblen Format zu hinterlegen.

Als Fazit gilt für unsere Kanzlei, dass das Handling der E-Mails mit dem Tool wesentlich erleichtert wurde, auch wenn noch nicht alle Hürden überwunden wurden.

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Tue, 27 Jun 2017 12:35:54 GMT

Sehr geehrter Herr Lorenz,

das automatisches Ablegen funktioniert nur dann, wenn ein vom E-Mail Tool analysierbarer Betreff mit der Aktennummer im richtigen Format vorhanden ist.

Unter Start | DATEV Anwalt E-Mail Tool | Einstellungen können Sie im Bereich Kanzleiweite Einstellungen | Ablage | Einstellungen für die automatische Analyse die Regeln für die automatische Ablage prüfen und ggf. vom Administrator anpassen lassen.

Die hier genannten (und beliebig erweiterbaren) Schlagwörter (z. B. AktNr:) müssen wortgleich im Betreff der E-Mail angegeben werden, gefolgt von einem Leerzeichen und der Aktennummer - im Format <Begriff> <Leerzeichen> <Aktennummer>.

Beispiele:

AktNr: 06-17
AktNr: 06-2017
AktNr: 6-17

Falls das bei Ihnen nicht funktioniert, melden Sie sich bitte im Service DATEV Anwalt (anwalt@datev.de, +49 911 319-35900 oder per Servicekontakt).

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

malo — Wed, 28 Jun 2017 16:33:20 GMT

Hallo Herr Müller,

Wir haben das Tool jetzt 2 Tage im Einsatz, und schon jede Menge Meinungen dazu.

Wir finden gut, dass sowohl die E-Mail als auch der Anhang automatisch gespeichert wird.

Wir finden nicht gut, dass neben der E-Mail und dem Anhang auch die JPEG Datei, die wir in der Signatur verwenden, ebenfalls automatisch gespeichert wird.

Mir gefällt vor allen Dingen nicht, dass in die Beschreibung der Betreff der E-Mail übernommen wird. Den brauche ich ja gerade in der Akte nicht, weil diese Daten ergeben sich im Aktenfenster von selbst.

Mir würde an der Stelle viel besser gefallen, wenn dort das stehen würde, was wir normalerweise eintragen, das ist ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt, wer der Adressat oder Absender ist und das Datum der E-Mail.

Interessant finde ich Ihren letzten Absatz, Ihr Fazit. Sie schreiben, dass Handling mit der E-Mail hätte sich für Ihre Kanzlei erleichtert.

Wir vergleichen das Tool mit dem Import per Drag and Drop. Dabei sehen wir folgendes:

wird der Import per E-Mail Tool vorgenommen muss ich dann von Hand die Eigenschaften aufrufen und die Beschreibung der E-Mail ändern. Außerdem muss ich die JPEG Datei, unser Logo, löschen.

Importiere ich per Drag and Drop öffnet sich das Importfenster automatisch, ich trage die richtige Beschreibung ein und speichere. Im Moment sehen wir noch leichte Vorteile bei Drag and Drop.

Wo sehen Sie die wesentliche Erleichterung gegenüber Ihrer bisherigen Handhabung? Hatten Sie eine andere bisherige Handhabung?

Re: email-tool

agmü — Thu, 29 Jun 2017 06:14:03 GMT

Hallo Herr Lorenz,

Wir finden nicht gut, dass neben der E-Mail und dem Anhang auch die JPEG Datei, die wir in der Signatur verwenden, ebenfalls automatisch gespeichert wird.

Wie soll die Automatik erkennen, dass es sich bei der jpeg-Datei um einen Teil Ihrer Signatur handelt?

Diese Problematik habe ich mit den Entwicklern lange diskutiert. An dieser Stelle setzt das E-Mail-Tool auf das anderweitig bereits länger vorhandene Tool "Speichern zur Akte" auf, welches keine Unterscheidung zulässt. Ich bin mir allerdings sicher, dass der Punkt in der Entwicklung bereits angekommen und in der Umsetzung ist.

Mir gefällt vor allen Dingen nicht, dass in die Beschreibung der Betreff der E-Mail übernommen wird. Den brauche ich ja gerade in der Akte nicht, weil diese Daten ergeben sich im Aktenfenster von selbst.
Mir würde an der Stelle viel besser gefallen, wenn dort das stehen würde, was wir normalerweise eintragen, das ist ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt, wer der Adressat oder Absender ist und das Datum der E-Mail.

Ich glaube Sie verkennen an dieser Stelle a) die Herkunft des Tools und b) den Umfang der "Intelligenz" den dieses Tool entwickeln kann.

Auch hier die Gegenfrage: Wie soll das Tool wissen, welche Präferenzen jede einzelne Kanzlei bei der Verschlagwortung hat?

Ich habe die Frage im Zusammenhang mit der "Umbenennung" der Anhänge beim automatischen oder manuellen speichern der Mails diskutiert. Der Wunsch nach einer Anpassung ist auch an dieser Stelle in der Entwicklung angekommen.

Wie umfangreich der Aufwand wäre um im Rahmen der automatischen Ablage individuelle Präferenzen für die Verschlagwortung aufzunehmen, kann ich nicht beurteilen. möglicherweise hat das E-Mail-Tool eine Entwicklung eingeschlagen, die Sie und uns alle noch überraschen wird. Sehen Sie das E-Mail-Tool als das, was es ist: E-Mail-Tool Vers. 1.0. Die Versionen 2, 3, etc. werden sicher folgen.

Interessant finde ich Ihren letzten Absatz, Ihr Fazit. Sie schreiben, dass Handling mit der E-Mail hätte sich für Ihre Kanzlei erleichtert.
......
Wo sehen Sie die wesentliche Erleichterung gegenüber Ihrer bisherigen Handhabung? Hatten Sie eine andere bisherige Handhabung?

Sie vergessen, dass in Kanzleien nicht nur technikbegeisterte Mitarbeiter vorhanden sind. Ich selbst bevorzuge das rag-and-drop Prinzip, mit den von Ihnen beschriebenen Vorteilen. Allerdings muss beim drag-and-drop eine E-Mail-Anlage separat gespeichert und dann nochmals aufgenommen und in die DokAblage gespeichert werden.

Da nunmehr beide "Dateien" in einem Arbeitsschritt verarbeitet werden, handelt es sich um eine Erleichterung.

Re: email-tool

malo — Tue, 31 Jul 2018 10:50:38 GMT

Hallo Herr Müller,

Wir haben damals, als wir beide diese Diskussion geführt haben, uns in der Kanzlei letztendlich entschlossen, dieses E-Mail Tool nicht weiter zu verwenden.

Ein paar Monate später hat die DATEV das E-Mail Tool 2.0 veröffentlicht. Sehen Sie aus Ihrer persönlichen Anwendung signifikante Unterschiede zu der Version 1.0? Wenn ja, welche?

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz

Re: email-tool

agmü — Tue, 31 Jul 2018 11:50:21 GMT

Hallo Herr Lorenz,

Um Ihre Frage kurz und knapp zu beantworten: Signifikate Unterschiede in den Versionen werden Sie nicht auffinden.

Allerdings geht die Entwicklung nach meiner Wahrnehmung in bescheidenen Schritten weiter. Im letzten Jahr waren die Kapazitäten wohl auf das Anwaltspostfach und die beA-Integration konzentriert, daher hat sich weniger getan.

Schöne Grüße - ebenfalls - aus dem sonnig heißen Süden der Republik

Andreas G. Müller

Re: email-tool

elenakorger — Fri, 26 Oct 2018 08:50:09 GMT

Guten Tag,

gibt es oder wird es ein ähnliches E-Mail-Tool auch außerhalb von DATEV Anwalt geben?

Gesucht wäre eine Lösung, E-Mails automatisiert in der Dokumentenablage unter den Mandanten abspeichern zu lassen.

Viele Grüße

Elena Korger

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Fri, 26 Oct 2018 08:54:48 GMT

Guten Tag, Frau Korger,

das kann ich Ihnen leider nicht sagen. Am besten, Sie stellen Ihre Frage noch einmal im Bereich Office Management, dort können die Kollegen Ihnen am besten helfen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Rechtsanwaltsmarkt

Re: email-tool

Michael-Renz — Sun, 28 Oct 2018 14:14:20 GMT

Sehr geehrte Frau Korger,

NEIN - für den Bereich außerhalb DATEV-Anwalt funktioniert das E-Mail-Tool nicht und leider gibt es dort auch kein vergleichbares Produkt der DATEV.

ABER:

Mit der DMS (neu) gibt es eine Funktion in Outlook, die (zwar nicht automatisch, aber) auf einen Klick E-Mails aus Outlook in die DMS ablegt und dabei direkt entscheiden lässt, ob

das Mail mit Anhängen
nur das Mail (ohne Anhänge)
oder nur die Anhänge zum Mail

in der DMS gespeichert werden. Das haben wir im Einsatz und es ist (fast) so gut wie das E-Mail-Tool (das wir auch haben).

Da - anders als beim Anwalt - der StB-Mandant meist ganz viele Aufträge beim gleichen StB gleichzeitig laufen hat (Fibu, Lohn Steuererklärungen etc.) und die Auftragsnummer (wenn es eine gibt) meist nicht kennt, kann eine automatische Ablage zum Mandant im richtigen Ordner auch fast nie erfolgen.

Beim Anwalt ist dem Mandant das Aktenzeichen (Prozessregisternummer) seiner Sache in der Regel bekannt - selbst wenn mehrere Sachen gleichzeitig beim gleichen Anwalt laufen. Deshalb ist dort die Mail-Korrespondenz viel leichter einem bestimmten Vorgang zuzuordnen. Das ist wohl der Grund, warum eine echte Automatik außerhalb DATEV-Anwalt nicht klappt.

Re: email-tool

elenakorger — Mon, 29 Oct 2018 09:43:10 GMT

Herzlichen Dank für die ausführliche Beantwortung meiner Frage und die Informationen zum DMS(neu)!

Re: email-tool

bfit — Mon, 29 Oct 2018 10:58:07 GMT

Hallo Herr Renz,

diese Funktion gibt es in Outlook im Zusammenhang mit dem alten DMS ja auch schon. Dennoch würde ich mir ebenfalls eine automatische Ablage von Mandanten-Mails wünschen. Die Ablage könnte ja für alle Aufträge des Mandanten in einem allgemeinen Ordner "E-Mail-Korrespondenz" erfolgen. Dann hätte man direkt nach Eingang einer Mail diese in jedem Fall schon mal revisionssicher in DMS abgelegt - was diversen Fehlerquellen vorbeugen würde (versehentliches Löschen in Outlook; übersehen der Mail, da im falschen Outlook-Ordner gelandet, etc.). Wenn die Mail dann mit dem Status "offen" gespeichert würde, ist auch gesichert, dass man sie im Anschluss weiter bearbeitet.

Dann könnte man ja noch nach dem Lesen entscheiden, ob man z. B. die Anhänge noch einmal einzeln im jeweiligen Ordner für die Aufträge speichert.

Viele Grüße,

B. Fitschen

Re: email-tool

elenakorger — Mon, 29 Oct 2018 11:08:13 GMT

Denselben Wunsch habe ich auch vorhin schon im Bereich "Office-Management" (E-Mails automatisiert in Dokumentenablage abspeichern ) geäußert. Es wäre wirklich toll, wenn das Abspeichern von E-Mails automatisiert stattfinden könnte!

Re: email-tool

andreashofmeister — Mon, 29 Oct 2018 11:09:35 GMT

Hieß das nicht "früher" mal "Email-Archivierung" (vor allem in der "alten" DMS)? Wurde doch vor geraumer Zeit dann abgekündigt bzw. ist mit der "neuen" DMS nicht mehr verfügbar.

Aufgrund der Tatsache, dass die DMS ja nun auch eine DATEV-Eigenprodukt ist, wird wohl auch hier nach einer neuen Lösung gesucht.

So wie Sie es beschreiben, Frau Fitschen, ist es in der Tat anscheinend nichts anders als die Email-Ablage in der DokAblage.

Wenn die dann auch schon revesionssicher "upgegraded" wurde, wäre zumindest das auch erledigt (sprich die Revisionierung).

Re: email-tool

elenakorger — Mon, 29 Oct 2018 11:16:06 GMT

So wie Sie es beschreiben, Frau Fitschen, ist es in der Tat anscheinend nichts anders als die Email-Ablage in der DokAblage.

Genau, aber diese ist ja meines Wissens bisher nicht automatisiert möglich, oder?

Re: email-tool

Michael-Renz — Mon, 29 Oct 2018 11:24:14 GMT

Hallo Frau Fitschen,

diesen Wunsch (Automatik Ablage in DMS neu) haben wir mit ganz ähnlichem Wunsch - wie von ihnen geschildert an die Entwickler herangetragen (neben ganz vielen weiteren)

Ich bin sicher, dass in der DMS (neu) die Wunschliste lang ist und der Priorisierung bedarf - das macht die DATEV sicher im Moment. Aber Wichtig und vorrangig ist, die Vorbereitung des Umstiegs der DMSalt-Anwender. Dort ist der Endtermin klar.

Jedenfalls sind wir mit unserer Wunschliste bei weitem nicht allein.

Re: email-tool

andreashofmeister — Mon, 29 Oct 2018 12:30:00 GMT

Hallo Herr Renz,

nutzen Sie auch schon die neue DMS?

VG,

Andreas Hofmeister

Re: email-tool

bfit — Mon, 29 Oct 2018 12:37:31 GMT

Aber Wichtig und vorrangig ist, die Vorbereitung des Umstiegs der DMSalt-Anwender. Dort ist der Endtermin klar.

Hallo Herr Renz,

ich bin DMS-Altanwender und weiß bisher nur, dass der Umstieg für uns Altanwender ab Sommer nächsten Jahres erfolgt. Wann ist denn der Endtermin?

Viele Grüße,

B. Fitschen

Re: email-tool

wfth — Mon, 29 Oct 2018 14:52:46 GMT

Zum Thema E-Mail-Tool:

Es mag sein, dass das für manche Anwender nützlich ist.

Ich rege allerdings dringend an, zumindest für den anwaltlichen Bereich über 2 Dinge nachzudenken:

Man hat mir sehr großem Engagement nunmehr ein Anwaltspostfach programmiert.

Ziel ist es, den gesamten Posteingang digital im Sekretariat zu erfassen, den Akten zuzuordnen, die Fristen und Termine zu notieren und dann an die Anwälte zu verteilen, die wiederum Ihre Verfügungen anbringen.

Nachdem sich der Posteingang in der Kanzlei mittlerweile bei uns zu 80 % über den E-Mail-Verkehr abwickelt (und ich glaube anderen geht das auch so), wäre es sinnvoll, auch diesen Weg mit eigehenden Mails zu beschreiten.

Das heißt also, Eingang der Mail - Weiterleitung in den Eingangskorb, Vorab-Bearbeitung und Speicherung zu Akte durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und dann Vorlage in die Postmappe des Anwalts zur Bearbeitung.

Es ist für den digitalen Postverkehr kontraproduktiv, wenn irgendjemand irgendwelche Mails abspeichert, nach irgendeinem "wilden System" und in irgendeinem "wilden Format" (z.B. msg-Files).
Man sollte hier auch mal an die Fragen der Wiedereinsetzungsmöglichkeit und Haftung denken.

2.
Bei uns in der Kanzlei kommen natürlich auch E-Mails in großer Zahl direkt bei dem Anwalt an.
Doch auch diese werden, nach (Vorab-)Kenntnisnahme durch den Anwalt mit einem Mausklick in den Eingangskorb des Sekretariats verschoben und dort (bei uns bereits mit Vorausverfügung des Anwalts) wie alle anderen Mails auch von den Mitarbeitern verarbeitet und ggf. an den Anwalt weiterverfügt (und sei es auch nur "zur erneuten Kenntnisnahme").

Die DATEV hat zwischenzeitlich wohl auch gelernt, dass wohl das PDF-Format dasjenige Format ist, dass sich zur Archivierung, zum Lesen, zum Versand und auch zur Verarbeitung der digitalen Dokumente am Besten eignet.
Ich hoffe man kommt nunmehr auch zu der Überzeugung, dass alle Dokumente in einem einheitlichen Format (natürlich revisionssicher) im DMS vorliegen sollten.
Und das bedeutet dann auch, dass die E-Mail bereits im Eingangskorb des Sekretariats im PDF Format vorliegt.

Und wenn man dann noch einen Wunsch äußern dürfte, dass es dann auch möglich wäre, ähnlich wie früher bei den TIF-Dateien im "alten" DMS, dass eine anwaltsfreundliche und auf anwaltliche Zwecke abgestimmte Bearbeitung erfolgen kann (was im übrigen die meisten Drittanbieterprogramme neben dem teuren Adobe Acrobat schon sehr gut können).

Notwendig wäre es dazu nur den "Button" "Bearbeitung" einzufügen, der dann allen erlaubt das PDF Dokument zu öffnen, mit Vermerken, Stempeln, Zeichen und Highlights zu versehen und auch wieder zu speichern (derzeit geht das, leider auch nur über Umwege, beim bereits zur Akte gespeicherten Dokument)

Alles Vorstehende funktioniert bei uns seit Monaten sehr zuverlässig und nahezu perfekt (nahezu deshalb, weil wir das gerne in die Programmoberfläche mehr integrieren würden, uns das aber nicht möglich ist - das müßte schon die DATEV machen) .

Man sollte hier durchaus auch mal die sehr guten Angebote der handelsüblichen Programme nützen, diese in die Oberfläche gut und ergonomisch einbinden und nicht immer versuchen, das Rad komplett neu zu erfinden.

Viele Grüße

WFTH

Re: email-tool

Michael-Renz — Sat, 03 Nov 2018 08:30:36 GMT

1.
Man hat mir sehr großem Engagement nunmehr ein Anwaltspostfach programmiert.
Ziel ist es, den gesamten Posteingang digital im Sekretariat zu erfassen, den Akten zuzuordnen, die Fristen und Termine zu notieren und dann an die Anwälte zu verteilen, die wiederum Ihre Verfügungen anbringen.
Nachdem sich der Posteingang in der Kanzlei mittlerweile bei uns zu 80 % über den E-Mail-Verkehr abwickelt (und ich glaube anderen geht das auch so), wäre es sinnvoll, auch diesen Weg mit eigehenden Mails zu beschreiten.
Das heißt also, Eingang der Mail - Weiterleitung in den Eingangskorb, Vorab-Bearbeitung und Speicherung zu Akte durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und dann Vorlage in die Postmappe des Anwalts zur Bearbeitung.
Es ist für den digitalen Postverkehr kontraproduktiv, wenn irgendjemand irgendwelche Mails abspeichert, nach irgendeinem "wilden System" und in irgendeinem "wilden Format" (z.B. msg-Files).

Sehr geehrter Herr Kollege Thalmeir,

das DATEV-Anwaltspostfach hatte und hat die Zielrichtung, den beA-Posteingang für alle die Kollegen zu erleichtern, die DMS (alt/neu) nicht einsetzen. Es bildet einen (allerdings gut gelungenen) Kanzleiworkflow ab und hat durchaus "das Zeug" als "Blaupause" für eine Weiterentwicklung des DMS zu dienen.Das E-Mail-Tool geht zurück auf eine im Kundenauftrag programmierte Sonderlösung, die wegen der großen Nachfrage der Kanzleien allgemein zugänglich gemacht wurde. Es erhebt weder den Anspruch, noch taugt es dazu, einen ggf. bereits etablierten Kanzlei-Workflow mit digitalen Dokumenten zu ersetzen. Der Erwerb dieses Zusatztools entbindet die Kanzleileitung nicht von der Verpflichtung zu prüfen, ob dieses Tool in den Workflow passt. Das verhindert dann, dass "irgend jemand, irgend welche Mails, wild im System und wild in den Formaten abspeichert".

2.
Bei uns in der Kanzlei kommen natürlich auch E-Mails in großer Zahl direkt bei dem Anwalt an.
Doch auch diese werden, nach (Vorab-)Kenntnisnahme durch den Anwalt mit einem Mausklick in den Eingangskorb des Sekretariats verschoben und dort (bei uns bereits mit Vorausverfügung des Anwalts) wie alle anderen Mails auch von den Mitarbeitern verarbeitet und ggf. an den Anwalt weiterverfügt (und sei es auch nur "zur erneuten Kenntnisnahme").

2. Das ist m.E. ein sehr vernünftiger Workflow und bei Einsatz von DMS (alt/neu) auch sehr einfach abbildbar. Ich kann nur allen Lesern empfehlen, sich den Einsatz des DMS (neu) zu überlegen und ggf. die Funktionalitäten auf Übereinstimmung mit dem etablierten Kanzleiworkflow zu prüfen, ggf. eine Anpassung des Workflows zu überlegen.

3.
Die DATEV hat zwischenzeitlich wohl auch gelernt, dass wohl das PDF-Format dasjenige Format ist, dass sich zur Archivierung, zum Lesen, zum Versand und auch zur Verarbeitung der digitalen Dokumente am Besten eignet.
Ich hoffe man kommt nunmehr auch zu der Überzeugung, dass alle Dokumente in einem einheitlichen Format (natürlich revisionssicher) im DMS vorliegen sollten.
Und das bedeutet dann auch, dass die E-Mail bereits im Eingangskorb des Sekretariats im PDF Format vorliegt.
Und wenn man dann noch einen Wunsch äußern dürfte, dass es dann auch möglich wäre, ähnlich wie früher bei den TIF-Dateien im "alten" DMS, dass eine anwaltsfreundliche und auf anwaltliche Zwecke abgestimmte Bearbeitung erfolgen kann (was im übrigen die meisten Drittanbieterprogramme neben dem teuren Adobe Acrobat schon sehr gut können).
Notwendig wäre es dazu nur den "Button" "Bearbeitung" einzufügen, der dann allen erlaubt das PDF Dokument zu öffnen, mit Vermerken, Stempeln, Zeichen und Highlights zu versehen und auch wieder zu speichern (derzeit geht das, leider auch nur über Umwege, beim bereits zur Akte gespeicherten Dokument)

3. Das sind sehr oft (auch von mir) geäußerte Weiterentwicklungswünsche. Ich freue mich, mit Ihnen da einen weitern Unterstützer zu haben. Ich gehe sogar soweit, dass sämtliche Arbeitsergebnisse der Kanzlei zentral (nicht in den Leistungserstellenden Programmen) sondern in der DMS/DokAblage als pdf gespeichert werden sollten und Bestandteil des DMS/DokAblage ein PDF-Bearbeitungsprogramm samt Signaturfunktion sein sollte. DATEV schreibt ja auch die Nutzung von MS-Office vor. Könnte mir auch die Nutzung von ADOBE (oder eines ähnlich umfangreichen Systems) als DATEV-Grundlage mit vollständiger Integration in die DMS/DokAblage vorstellen. Und obwohl ich Schwabe bin, wäre dieser zusätzliche Finanzielle Aufwand m.E. sicher eine lohnende Sache.

Re: email-tool

wfth — Sat, 03 Nov 2018 11:17:23 GMT

Sehr geehrter Herr Kollege Renz,

vielen Dank für Ihre Kommentare zu meinem etwas längeren Statement.

Ich sehe wir sind in vielen Dingen einer Meinung.

Einen Punkt möchte ich jedoch doch nochmals aufgreifen:

Das Anwaltspostfach hat m.E. absolut Nichts mit dem DMS ob neu oder alt zu tun.

Es stellt meines Erachtens einen durchaus guten Ansatz (nicht nur eine "Blaupause") dar, den Postworkflow in einer Kanzlei abzubilden und zu organisieren, und zwar vom Eingang bis zum Anwalt und wieder zurück ins Sekretariat und zum Versand. DAs heißt nicht, dass man da noch Einiges optimieren könnte.

Das gilt nunmehr für DMS-Kunden (alt) - danke im Übrigen, dass man uns nicht vergessen hat - wie auch für die Dokumentenablage.

Was DMS neu da kann, speziell im Hinblick auf die E-Mails, weiß ich nicht, denn da hat man mich von der DATEV leider nicht mitgenommen (obwohl ich das angeboten hatte) das können Sie aber sicher besser beurteilen. ich hoffe man schafft es da schon den E-Mail-Eingang konvertiert im PDF-Format in den Workflow einzuspeisen (was bei uns im Übrigen, plattform- und dok-system-unabhängig, bereits problemlos funktioniert).

Im Übrigen darf ich einmal die Gelegenheit nutzen, ein gegenüber vielen Mitarbeitern der DATEV (Herrn Groß, Frau Kolb, Fr. Nürnberger u.a.) bereits von mir geäußertes Lob an die gesamte Entwicklung DATEVAnwalt und speziell das Anwaltspostfach an dieser Stelle auch öffentlich auszusprechen:

Vielen Dank für die durchaus gelungene Einbindung des beA, die zwar (noch) nicht perfekt allerdings bei uns funktionsfähig und durchaus auch funktional ist.

Wenn man hier bedenkt, auf was für einem "Schrott" an Programmierung die DATEV-Mitarbeiter hier aufsetzen mußte, hat diese Leistung wirklich großes Lob verdient.

Und wer mich jetzt kennt, der weiß, dass diese Aussage eine durchaus hohe Auszeichnung von mir ist, die ich nicht oft vergebe

Im Übrigen versenden wir derzeit alle Schriftstücke an die Gerichte per beA, nur für ganz wenige Schriftsätze senden wir zusätzlich ein Telefax, jedenfalls solange, bis eine optimale, transparente und leicht lesbare Eingangsbestätigung zur Akte gespeichert werden kann.

Ich kann nur alle Kollegen ermuntern, dies ebenfalls zu tun und "der Justiz hier Beine zu machen" !

Viele Grüße

Wolfgang F. Thalmeir

Re: email-tool

Michael-Renz — Sun, 04 Nov 2018 14:10:41 GMT

Da Tool arbeitet mit DMS (neu) problemlos zusammen und ist so bei uns im Einsatz.

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Tue, 02 Jun 2020 13:55:18 GMT

Ab dem Service-Release DATEV Anwalt classic 10.56 (voraussichtlich 12.06.2020) können Sie E-Mails, die in Microsoft Outlook für einen Sachbearbeiter eingehen und die die automatischen Ablagevoraussetzungen erfüllen, anstatt zu einer Akte automatisch im Eingangskorb des Anwaltspostfachs ablegen. Danach können Sie die E-Mails wie die anderen Posteingänge zur Akte ablegen und an Mitarbeiter verfügen.

Voraussetzung dafür ist der Einsatz des Zusatzprodukts DATEV Anwalt E-Mail Tool.

Automatische Ablage von E-Mails bei Einsatz von Anwalt E-Mail Tool im Eingangskorb des Anwaltspostfachs

Re: email-tool

stevi — Sun, 14 Jun 2020 10:04:04 GMT

Hallo Frau @Silvia_Kubisch ,

bei uns funktioniert die automatische Ablage leider nicht. In Outlook unter "AKTENNUMMER" steht "Ablage gestartet", aber es passiert nichts. Ich habe es mit mehreren E-Mails probiert und auch im Eingangskorb auf "Post abholen geklickt". Unter "Regeln zum E-Mail Betreff" habe ich nichts ausgewählt. Ich habe es sowohl mit "Hauptsachbearbeiter" als auch mit mir als Sachbearbeiter unter "Allgemeine Einstellungen" probiert.

Unabhängig davon, dass es hier nicht funktioniert, habe ich noch eine weitere Frage: Wir arbeiten im Grunde kanzleiweit nur mit einer E-Mail-Adresse, die von allen Mitarbeitern per IMAP abgerufen wird. Stellt das E-Mail-Tool in einem solchen Szenario sicher, dass E-Mails nicht doppelt und dreifach abgerufen werden? Oder muss ich meine Mitarbeiterinnen anweisen, dass zukünftig nur noch eine den Abruf vornimmt? Gibt es hierzu ein Dokument bzw. eine Handlungsmepfehlung?

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Wed, 17 Jun 2020 11:55:59 GMT

Hallo @stevi ,

wir entschuldigen uns für den Fehler. Die Entwicklung analysiert den Fehler gerade. Sobald es eine Lösung gibt, werde ich diese hier posten.

Bezüglich Ihrer zweiten Frage: Das E-Mail Tool stellt über die E-Mail Tool ID sicher, dass E-Mails nicht doppelt und dreifach abgerufen werden. Die Mitarbeiter können also weiterhin E-Mails abrufen.

Re: email-tool

bremen — Thu, 18 Jun 2020 16:24:50 GMT

Wir benutzen das E-Mai-Tool schon länger. Funktioniert theoretisch gut.

Ich werde aber nicht müde, mich darüber zu beklagen, dass das Programm nicht in der Lage ist, automatisch das Dokumentdatum einzufügen, nicht einmal bei selbst erstellten Mails. Dass dieser Bug nicht längst abgestellt ist, ärgert mich sehr, weil jede einzelne Mail nachgearbeitet werden muss.

Unpraktisch ist, dass Dateien, die ich aus dem System versende, dann noch einmal in Kopie abgelegt werden (natürlich auch wieder ohne Dokumentdatum). Der Sinn erschließt sich mir nicht.

Ungünstig ist auch, dass das Tool nur funktioniert, wenn Datev beim Empfang der Mail online ist. Bekommt und öffnet man die Mail zunächst auf dem Smartphone, während man nicht nicht am System angemeldet ist, wird sie nicht in Datev gespeichert, das wird auch nicht beim nächsten Anmelden nachgeholt.

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Fri, 19 Jun 2020 09:45:20 GMT

1) Ich nehme an, Sie möchten, das Versendedatum oder das das Erstelldatum automatisch in das Feld Dokumentdatum von Dokumentenablage oder DATEV DMS übernommen wird? Ich habe Ihren Wunsch erfasst. Die Umsetzung ist aber aktuell nicht geplant.

2) Die getrennte Ablage der Anlagen können Sie im Fenster Einstellungen DATEV Anwalt E-Mail | E-Mail Tool (kanzleiweit) | Ablage deaktivieren, indem Sie hier das Kontrollkästchen Anhänge separat zur E-Mail ablegen bei Posteingang und Postausgang deaktivieren.

Automatische Ablage E-Mails im Posteingang und Postausgang in Anwalt E-Mail Tool einrichten

3) Wenn Sie die E-Mail noch einmal auf ungelesen setzen, wird sie auch beim nächsten Start von Microsoft Outlook analysiert. Alternativ können Sie die Nachricht(en) in Microsoft Outlook markieren und Ablage | Automatisch ablegen wählen. Dann werden die markierten markierte(n) Nachricht(en) abgelegt.

Informationen zur Akte abgelegter E-Mails in Microsoft Outlook mit Anwalt E-Mail Tool aktualisieren

Re: email-tool

Silvia_Kubisch — Fri, 19 Jun 2020 12:33:50 GMT

Hallo @stevi ,

der Fehler wird mit dem Service-Release Anwalt classic 10.57 zu DATEV-Programme 13.1 (Auslieferung voraussichtlich 30.06.2020) behoben.

Re: email-tool

bremen — Fri, 19 Jun 2020 12:52:01 GMT

Herzlichen Dank für die Hinweise!

Ja, ich meinte das Dokumentdatum - bei den Telefonnotizen wurde das nach meiner Erinnerung auch vor nicht so langer Zeit nachgeholt, daher bleibe ich zuversichtlich.

email-tool

Vision — Tue, 01 Jun 2021 07:01:16 GMT

Kurze Frage zu dem Tool. Funktioniert die Ablage komplett automatisch? Wir haben aktuell die Thematik, dass sich nach der Erkennung automatisch die Ablage-Maske des DMS classic öffnet.

Muss hier im DMS etwas eingestellt werden?

email-tool

Silvia_Kubisch — Wed, 02 Jun 2021 07:13:38 GMT

Das DATEV DMS Verschlagwortungsfenster öffnet sich, wenn Sie (individuelle) Pflichtfelder in DATEV DMS verwenden, die wir nicht Befüllen. Dann erscheint das DATEV DMS Verschlagwortungsfenster zur Nacherfassung dieser Pflichtfelder.

Klassiker an der Stelle ist der Ordner, der ein Pflichtfeld ist. Hier hilft das Definieren einer Dokumentart mit einem entsprechenden Ordner und die Hinterlegung dieser Dokumentart in DATEV Anwalt E-Mail Tool.

Anleitung: Neue Dokumentart für E-Mails zur Akte anlegen