Thema "Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?" in DATEV-Anwalt

Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

alfzedler — Thu, 25 Jul 2019 14:30:54 GMT

Hallo,

wieder einmal habe ich Nachholbedarf bei der Anwendung:

Ich kann Akten zuvor eingerichteten Aktengruppen zuordnen, damit ich zum Beispiel ( Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1005533 und Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1005546 ) die einer Holding zusammenfassen kann.

Mit der Zeit habe ich eine unbekannte Zahl Akten, die der Gruppe Test-Holding zugeordnet sind. Die Zuordnung sehe ich dann im Akten-Deckblatt jeder der betreffenden Akten - schön.

Nun möchte ich mir aus meinen 1000 aktiven Akten die heraussuchen, die der Aktengruppe Test-Holding zugeordnet sind. Ich habe aber AZ und Rubrum vergessen und es lautet ja auch nichtmal teilweise auf Test-Holding.

Ich habe keine Spalte der Aktensicht im Arbeitsplatz und keine passende Auswertung im Auswertungspool gefunden. Eine Möglichkeit, individuelle Auswertungen anzulegen, besteht wohl (noch) nicht. Im Pool kann ich das Adress- nicht aber das Prozessverzeichnis nach Adressen je Gruppe auswerten, möchte aber Akten je Gruppe haben. Nach meinem Verständnis müsste das Feld Aktengruppe im Prozessverzeichnis auswählbar sein.

Übersehe ich eine Möglichkeit, Akten zu filtern, die einer Aktengruppe angehören? (Nein, ich möchte nicht direkt in die SQL-Datenbank einsteigen)

Besten Dank für einen Tipp!

Viele Grüße

Alf Zedler

Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

agmü — Thu, 25 Jul 2019 15:16:02 GMT

Hallo Herr Kollege Zedler,

ich kenne mich mit dem Auskunftssystem nicht wirklich aus; aber dort gibt es einen Standardfilter der da lautet: Adressverzeichnis\Aktengruppe\nach Aktengruppen.

dort kann der Adressdatenbestand nach Aktengruppen gefiltert werden.

Wahrscheinlich kann dort auch eine Auswertung "gebaut" werden, die Akten nach Aktengruppen sortiert.

Fragen Sie mich bitte nicht wie. Ich habe diesen Teil der Software nie verstanden .

mfkg

Andreas G. Müller

Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

rahayko — Fri, 26 Jul 2019 06:33:48 GMT

Hallo Herr Kollege Zedler,

in der Tat kenne auch ich nur den Weg über das Auskunftssystem. Hier hat sich einiges geändert seit Phantasy und ich bin nicht sich, ob die InfoDoc dazu noch korrekt sind.

Wir nutzen die Aktengruppen zur Abfrage wie der Archivstatus der Akten ist (Papierakte oder nicht, vernichtet oder herausgegeben etc.)

Sie gehen am besten über Auswertung-Favoriten und legen dort einen Favorit an, der dann bei der Auswertung die Aktengruppen für Serienbriefe nutzt.

Ich geben Ihnen Recht, dass das alles nur recht rudimentär und unbefriedigend ist.

Hier mal ein Screenshot von uns:

Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

alfzedler — Fri, 26 Jul 2019 08:13:53 GMT

Hallo Herr Kollege Hayko,

vielen Dank für den Tipp. Den Favoriten habe ich so nachgebaut und bekomme leider keine Akten, sondern Adressen angezeigt. Nur nochmal für mein Verständnis:

Sie weisen Ihren Akten einen Archivstatus zu, indem für jede Statusart eine Aktengruppe angelegt wurde und dann die Zuordnung der Akte zu der Aktengruppe Papier, Vernichtet etc. erfolgt. Wenn Sie dann eine Auswertung erstellen, sehen Sie welche Akte in welcher Gruppe ist?

Das wäre genau, was ich suche (und ja wohl generell gewollt ist)! Nur wie kann die Auswertung "Aktengruppe (für Serienbriefe)" Akten und nicht Adressen ausgeben?

Viele Grüße

Alf Zedler

Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

alfzedler — Fri, 26 Jul 2019 08:16:27 GMT

Ich habe diesen Teil der Software nie verstanden .
mfkg
Andreas G. Müller

Ich auch nicht, wobei ich mich praktisch 10 Jahre darum gedrückt habe, es nur zu versuchen. Und da es ja gerade so schön gemütlich warm im Büro ist...

Viele Grüße

Alf Zedler

Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

rahayko — Fri, 26 Jul 2019 09:03:31 GMT

Hallo Herr Kollege,

ja so ist es. Ein Aktenzeichen ist da leider nicht dabei. Ich missbrauche, wenn Sie so wollen, nur die Geburtstagsliste.

Wie der Kollege Müller schon schrieb, kann man dort bestimmt auch noch mehr machen... Da es für uns aber erstmal ausreichte, hab ich mich noch nicht weiter damit beschäftigt.

Unser Archiv ist alphabetisch und wir arbeiten eben mit dieser Liste.

Re: Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

agmü — Fri, 26 Jul 2019 09:03:55 GMT

Ich auch nicht, wobei ich mich praktisch 10 Jahre darum gedrückt habe, es nur zu versuchen. Und da es ja gerade so schön gemütlich warm im Büro ist...

Bei normalen Temperaturen kann doch jeder...

Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

Anni93 — Thu, 27 Mar 2025 10:19:53 GMT

Hallo zusammen,

ich würde mich hier der Frage anschließen. Eine separate Spalte in der Aktenübersicht gibt es zwischenzeitlich nicht, oder doch?

Aktengruppen - Wie filtern oder auswerten?

Renate_Nutsch — Thu, 27 Mar 2025 15:50:09 GMT

Hallo Anni93,

die von Herrn Zedler genannten Hilfedokumente sind noch aktuell und eine separate Spalte in der Aktenliste gibt es tatsächlich nicht.

Freundliche Grüße

Renate Nutsch

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