Thema "ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug" in Betriebliches Rechnungswesen

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

Eleonora — Mon, 24 Nov 2025 09:51:03 GMT

Hallo zusammen,

wir nutzen in unserer Kanzlei den DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) zur automatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen. Seit Einführung der E-Rechnung haben jedoch viele Mandanten vermehrt XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen, die nicht valide sind und damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Das Problem:
Der ASR erkennt diese formalen Fehler nicht und bucht die Belege trotzdem automatisch mit Vorsteuer ein. Für uns bedeutet das zusätzlichen manuellen Kontrollaufwand und die Gefahr falscher Vorsteuerabzüge.

Meine Fragen an euch:

Habt ihr ähnliche Erfahrungen mit dem ASR im Zusammenhang mit nicht validen E-Rechnungen?
Wie geht ihr in der Praxis damit um?
Gibt es Workarounds oder Einstellungen, mit denen man verhindern kann, dass fehlerhafte E-Rechnungen automatisch mit Vorsteuer gebucht werden?
Hofft ihr ebenfalls auf ein Update seitens DATEV – oder kennt ihr bereits Hinweise, ob eine Validierungsprüfung beim ASR geplant ist?

Ich freue mich über eure Erfahrungsberichte und Best Practices!

Vielen Dank vorab!
Eleonora

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

Moonshine — Mon, 24 Nov 2025 12:13:56 GMT

Nicht jeder muss eine E-Rechnung schreiben?! Derzeit kann es durchaus noch Rechnungen geben, die keine E-Rechnung ist.

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

NuMa_2018 — Mon, 24 Nov 2025 12:29:16 GMT

Habt ihr ähnliche Erfahrungen mit dem ASR im Zusammenhang mit nicht validen E-Rechnungen?
Wie geht ihr in der Praxis damit um?

Wir stehen auch vor der Baustelle mit dem aktuellen Lösungsansatz, dass gemäß DUO Importprotokoll auf die nicht validen Rechnungen, den entfallenden Vorsteuerabzug und erforderliche Rechnungskorrektur hingewiesen wird.

Zudem wird in unsere Vereinbarung aufgenommen, dass zukünftig der Mandant zur Prüfung nach § 14 UStG zuständig ist.

Es soll bezüglich des BMF-Schreibens noch Nachbesserung erfolgen, dass im Übergangszeitraum bei nicht valider E-Rechnung die PDF gelten soll. Das ist die Aussage eines Referenten des Finanzamtes, deckt sich aber mit Newsletter vom DStR.

Gibt es Workarounds oder Einstellungen, mit denen man verhindern kann, dass fehlerhafte E-Rechnungen automatisch mit Vorsteuer gebucht werden?
Hofft ihr ebenfalls auf ein Update seitens DATEV – oder kennt ihr bereits Hinweise, ob eine Validierungsprüfung beim ASR geplant ist?

Aktuell ist mir nur zur schnellen Übersicht das Import-Protokoll in DUO bekannt. Gibt diverse kostenfreie Tools, aber der Mandant muss erstmal erkennen das er eine E-Rechnung (ZUGFeRD) erhalten hat.

Mittelfristig wird das alles sowieso über das E-Rechnungspostfach gehen. >> Stichwort Elektronisches Rechnungseingangsbuch & ViDA

VG Markus

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

Eleonora — Mon, 24 Nov 2025 12:34:33 GMT

jetzt muss ich blöd fragen, wo finde ich die Übersicht das Import-Protokoll in DUO? Bzw. welches Protokoll ist gemeint?

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

NuMa_2018 — Mon, 24 Nov 2025 12:37:26 GMT

Im Protokoll selber sind die nicht validen Rechnungen mit der Bezeichnung / ReNr ersichtlich

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

Eleonora — Mon, 24 Nov 2025 12:50:27 GMT

witzige Tatsache. Im Protokoll wird der Beleg als PDF Datei-Import angezeigt, obwohl es eine E-Rechnung ist. Ein Hinweis auf den Fehler war im Importprotokoll nicht vorhanden.

Daraus schließe ich, dass DATEV die nicht valide Rechnungen als sonstige Rechnung verarbeitet und somit das Problem umgeht. Ob das im Sinne des Erfinders ist, wage ich zu bezweifeln.

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

jjunker — Mon, 24 Nov 2025 12:57:38 GMT

Daraus schließe ich, dass DATEV die nicht valide Rechnungen als sonstige Rechnung verarbeitet und somit das Problem umgeht. Ob das im Sinne des Erfinders ist, wage ich zu bezweifeln.

Wenn das tatsächlich so sein sollte, wäre dies hoch gefährlich.

Nicht valide E-Rechnung über 119k brutto. Es gibt keinen Hinweis, dass die eigentliche Rechnung (der E-Rechnungsteil) nicht valide ist. Wir buchen nach PDF Teil mit Vorsteuer. Prüfer sagt in drei Jahren "Nein Nein Nein,...der E-Teil der Rechnung ist zum Vorsteuerabzug berechtigt."... und schon ist der Umsatzsteuerschaden da?

@DATEV kann jemand den Umgang mit nicht validen E-Rechnungen beim Upload in DUO erklären?

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

Eleonora — Mon, 24 Nov 2025 13:04:41 GMT

das blöde an der ganzen Geschichte ist, im DUO bzw. auch wenn man den Beleg im REWE manuell aufruft, gibt es den Hinweis das die E-Rechnung nicht valide ist und damit hab ich noch ein viel größeres Problem. ASR verbucht es mit Vorsteuer, das ist für mich schon Vorsatz, wenn das keine Steuerhinterziehung ist, dann weis ich auch nicht. Bei einer Rechnung über 119k würde man sich die RG höchstwahrscheinlich noch anschauen, da hoher Betrag. Aber was mach ich mit 1000 Rechnungen mit Kleinbeträgen bis 1.000 €?

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

NuMa_2018 — Mon, 24 Nov 2025 13:11:40 GMT

Nachtrag:

Da wurde etwas im DUO angepasst.

Ich habe den Sachverhalt bei einem Mandanten geprüft. Die Anzeige im Belegimportprotokoll ist mit grünen Haken, nur in der Belegansicht beim Feld Rechnungsart ist die Kennzeichnung/Hinweis auf die nicht valide E-Rechnung.

Liebe Moderatorinnen @Antje_Naumann @Nida_Niazioglou @Katharina_Schoenweiss für eine kurze Rückmeldung wären wir euch sehr dankbar!

VG Markus

ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

Antje_Naumann — Mon, 01 Dec 2025 13:56:56 GMT

Liebe Community,

danke für die Diskussion zu diesem Thema.

Der Gesetzgeber unterscheidet im UStG (§ 14 Absatz 1) zwischen E-Rechnungen und Sonstigen Rechnungen: "Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format […] übermittelt wird" (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG ab 2025).

Gleichzeitig beschreibt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG die folgende Übergangsregelung: "bis 31.12.2026: … Rechnungen in einem anderen elektronischen Rechnungsformat (sonstige Rechnung, z. B. PDF) bleiben zulässig, wenn der Umsatz zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt wird [...]". Eine invalide E-Rechnung (X-Rechnung oder ZUGFeRD/Factur-X) ist deshalb eine Sonstige Rechnung, wenn die Voraussetzungen des § 14 UStG erfüllt sind, und berechtigt auch zum VSt-Abzug.

Sie haben mit Ihren Hinweisen völlig Recht, dass sich das Vorgehen spätestens für Rechnungen mit Umsatz ab 01.01.2027 ändern muss. Wir planen deshalb im Laufe des Jahres 2026 eine Anpassung, die verhindert, dass invalide E-Rechnungen automatisch gebucht werden können.