Thema "Fibu - Hotelrechnung" in Betriebliches Rechnungswesen

Fibu - Hotelrechnung

Tax2025 — Tue, 26 Aug 2025 10:23:20 GMT

Hallo zusammen,

ich habe eine Hotelrechnung, die auf den Mitarbeiter ausgestellt ist. Daher besteht kein Vorsteuerabzug.
Die Rechnung enthält zwei Positionen, einmal die Übernachtung und das gesondert ausgewiesene Frühstück.

Meine Frage wäre, buche ich das Frühstück direkt auf „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“?

Oder sollte ich es über „Verpflegungsmehraufwand“ buchen?

Vielen Dank schon einmal für eure Unterstützung!

Fibu - Hotelrechnung

Moonshine — Tue, 26 Aug 2025 10:30:44 GMT

Antwort Haufe KI ohne Gewähr:

Wenn die Hotelrechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist, gelten folgende Besonderheiten:

1. Vorsteuerabzug

Ein Vorsteuerabzug ist grundsätzlich nicht möglich, wenn die Rechnung auf den Arbeitnehmer und nicht auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Die Eingangsrechnung muss zwingend auf den Unternehmer (Arbeitgeber) lauten, damit die Vorsteuer abziehbar ist.

2. Buchung der Erstattung an den Arbeitnehmer

Die Erstattung der Hotelkosten an den Arbeitnehmer wird als Reisekostenaufwand gebucht. Die einzelnen Bestandteile (Übernachtung, Frühstück, ggf. Nebenkosten) sind entsprechend aufzuteilen.

3. Kontierung (SKR 03)

Übernachtungskosten: Konto 4666 „Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand“
Frühstück: Konto 4946 „Freiwillige Sozialleistungen“ (wenn als Arbeitnehmerbewirtung zu behandeln)
Reisenebenkosten: Konto 4660 „Reisekosten Arbeitnehmer“
Da kein Vorsteuerabzug möglich ist, werden die Bruttobeträge gebucht.

Beispiel-Buchungssatz (SKR 03): Angenommen, die Hotelrechnung enthält:

Übernachtung: 90,09 EUR (brutto)
Frühstück: 4,71 EUR (brutto)
Business-Package: 15,13 EUR (brutto)
Gesamtbetrag: 120,00 EUR

Konto SKR 03 Soll Kontobezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontobezeichnung Betrag

4666	Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	90,09
4946	Freiwillige Sozialleistungen	4,71
4660	Reisekosten Arbeitnehmer	15,13
1200	Bank		120,00

Begründung:

Die Erstattung an den Arbeitnehmer wird als Betriebsausgabe gebucht, aufgeteilt nach den einzelnen Kostenarten.
Die Beträge sind brutto zu buchen, da kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Die Zahlung erfolgt über das Bankkonto an den Arbeitnehmer.

Hinweis:
Soll der Vorsteuerabzug ermöglicht werden, muss die Rechnung auf den Arbeitgeber lauten oder der Arbeitnehmer muss nachweislich im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers gehandelt haben (z. B. durch eine entsprechende Vollmacht). Andernfalls bleibt der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Quellen aus Ihrem Haufe Steuer Office Kanzlei-Edition:

Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Übernachtungskosten / 4.4 Aufteilung der Reisekostenabrechnung bei Hotelrechnung mit Business Package oder Service-Pauschale - Beitrag Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Übernachtungskosten / 2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Hotelabrechnung mit Business Package/Service-Pauschale - Beitrag Reisekosten bei Arbeitnehmern / 6.5.1 Umfang der begünstigten Übernachtungskosten - Beitrag Reisekosten / 3.1 Allgemeine Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs - Beitrag Reisekosten Inland für Unternehmer: Übernachtungskosten / 3 Übernachtungskosten des Unternehmers: Nur die tatsächlich angefallenen Kosten zählen - Beitrag

Fibu - Hotelrechnung

ulli_preuss — Tue, 26 Aug 2025 13:18:32 GMT

Brutto schreiben, aber mit Netto buchen - genau mein KI-Humor.

Gerade unserer Auszubildenden (2. Lehrjahr) hingelegt und gefragt, ob das (nicht geänderte) Beispiel korrekt ist und wenn nein, warum. Ihre Kollegin aus dem 1. hat zumindest die Taschenrechner-App auf dem Smartphone gesucht ...

Fibu - Hotelrechnung

RAHagena — Tue, 26 Aug 2025 14:14:41 GMT

Ich ging davon aus, dass sich die Rechtsprechung dank EU-Harmonisierung inzwischen entspannt hat und ein Vorsteuerabzug nun MÖGLICH ist, auch wenn die Rechnung auf den Namen des Mitarbeiters lautet. Das ist aber natürlich Quatsch, daher habe ich meinen Text hier geändert und

-> falsches Urteil entfernt

mea culpa

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Moonshine — Tue, 26 Aug 2025 14:17:35 GMT

Meiner Meinung greift das Urteil in dem Fall nicht, weswegen zurecht keine Vorsteuer gezogen wird. Dies entspricht auch der allgemeingültigen Meinung des Internets, wo, wenn keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, keine Vorsteuer gezogen wird.

Fibu - Hotelrechnung

RAHagena — Tue, 26 Aug 2025 13:57:10 GMT

ich habe eine Hotelrechnung, die auf den Mitarbeiter ausgestellt ist. Daher besteht kein Vorsteuerabzug.

Fibu - Hotelrechnung

ulli_preuss — Tue, 26 Aug 2025 13:59:42 GMT

@RAHagena

Das ändert nur leider nichts an der Tatsache, dass im Haufe-Beispiel Soll an Haben einen Saldo ergibt - ob nun mit oder ohne Vorsteuer-Abzug.

Fibu - Hotelrechnung

Neu_hier — Tue, 26 Aug 2025 14:06:35 GMT

Hmmm, ich denke da sind Sie falsch abgebogen. Im Urteil geht es nicht darum, dass eine Rechnung auf den Namen des MA ausgestellt wurde und trotzdem ein VSt-Abzug möglich ist. Hier ging es wohl nur um das frühere Vorsteuerabzugsverbot für Übernachtungskosten des Personals. (§ 15 Abs. 1 a Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes 1999 (UStG).

Fibu - Hotelrechnung

Uwe_Lutz — Tue, 26 Aug 2025 14:07:16 GMT

Ursprungsbeitrag geändert, daher inzwischen überholt

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RAHagena — Tue, 26 Aug 2025 14:13:15 GMT

@Neu_hier schrieb:
Hmmm, ich denke da sind Sie falsch abgebogen. Im Urteil geht es nicht darum, dass eine Rechnung auf den Namen des MA ausgestellt wurde und trotzdem ein VSt-Abzug möglich ist. Hier ging es wohl nur um das frühere Vorsteuerabzugsverbot für Übernachtungskosten des Personals.

ja korrekt, habs grad korrigiert, keine Ahnung, was ich da im Kopf hatte, jedenfalls war es Quatsch 🙂

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Neu_hier — Tue, 26 Aug 2025 14:16:13 GMT

Na dann her damit! Man lernt ja nie aus....

Meines Wissens gibt es ein solches Urteil nicht. Sollte der MA NEBEN den Daten des Leistungsempfängers aufgeführt sein und ist dieser (der Leistungsempfänger) mit den zusätzlichen Angaben eindeutig identifizierbar sein, schließt das den Vorsteuerabzug nicht aus.

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Moonshine — Tue, 26 Aug 2025 14:18:52 GMT

Es ist doch egal, ob es einen Saldo ergibt oder die KI falsch rechnet, darum gehts nicht XD Ignorieren und Umrechnen, wie einfach sich Menschen verwirren lassen.

Fibu - Hotelrechnung

ulli_preuss — Tue, 26 Aug 2025 14:22:04 GMT

@Moonshine

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Moonshine — Tue, 26 Aug 2025 14:23:28 GMT

Sie regen sich hier auf, weil die KI sich verrechnet hat und anscheinend für Sie der Text ansonsten fein ist, deswegen sehe ich da kein Problem. XD

Fibu - Hotelrechnung

ulli_preuss — Tue, 26 Aug 2025 20:56:43 GMT

@Moonshine

Sie regen sich hier auf [...]

Ich wüsste nicht, an welcher Stelle ich mich aufrege, werter Kollege. Ich habe nur festgestellt, dass in dem Beispiel der Buchungssatz falsch zusammengesetzt ist. Das ist ein Beispiel dafür, dass man eben nicht alles, was eine KI generiert, ohne Weiteres hinnehmen sollte.

Gerade in unseren beruflichen Kontexten ist der blinde Glaube an KI-Ergebnisse gefährlich und das beziehe ich hauptsächlich auf die junge Generation, welche jetzt in die Ausbildung kommt. Diese Generation wächst medientechnisch zu einem großen Teil vollkommen anders heran als z. B. meine Generation (Boomer).

Anderes Beispiel: Die Lehrkräfte an den Berufsschulen erstellen mittlerweile ihre Lehrmaterialien als auch die Tests mit Hilfe von KI, was grundsätzlich nicht verkehrt ist. Wenn das aber dazu führt, dass z. B. bei Berechnungen im Bereich der Einkommensteuer mit falschen Werten gerechnet wird und die Lehrerin dies erst nicht wahrhaben will und dann nicht aufklären kann, finde ich das erschreckend. (Es ging um den Höchstbetrag in § 10 III EStG und wie dieser sich berechnet.)

[...] weil die KI sich verrechnet hat

Sie hat überhaupt nicht gerechnet, sondern stumpf etwas zusammengewürfelt.

anscheinend für Sie der Text ansonsten fein ist

Ja, bin ich.

Fibu - Hotelrechnung

rschoepe — Wed, 27 Aug 2025 06:49:29 GMT

Hinweis aus dem Lohn, bitte die Rechnung auch dorthin schicken. Wenn der Mitarbeiter nämlich VMA ausgezahlt bekommt, ist der um das Frühstück zu kürzen - was ich nur machen kann, wenn ich die Hotelrechnung habe. 😉