Thema "Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?" in Betriebliches Rechnungswesen

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

Spooz — Fri, 07 Mar 2025 16:41:04 GMT

Es kommt bei mir häufiger vor, dass insbesondere Zahlungen aus dem Ausland nicht mit den Forderungsbeträgen übereinstimmen. Es kann zu einer Unterzahlung kommen und nach einem weiteren Zahlungsvorgang zu einer Überzahlung. Der überzahlte Betrag muss verbleiben, weil er bei der nächsten Zahlung verrechnet werden soll. Nun können diese offenen bzw. übererfüllten Forderungen monatelang stehen bleiben und auch den Jahresübergang überleben. Es ist aber wünschenswert, dass die FIBU jederzeit den Zahlungsstand zu einer Rechnung ausgeben kann.

Ich habe dabei mit Gutschriften gearbeitet und einem Verrechnungskonto (Geldkonto), habe es aber nicht geschafft, sowohl OPOS als auch den Saldo eines Debitors zu Über- bzw. Unterzahlung zu sehen.

Gibt es zu diesem Thema eine professionelle Anleitung bzw. kann einer dazu seine eigene Vorgehensweise darstellen?

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

RAHagena — Sun, 09 Mar 2025 20:44:33 GMT

Ziffern Sie einfach die Rechnung mit jedem Geldeingang aus, dann bleibt doch das "Guthaben" übrig. Damit steht auf dem OPOS Konto der Betrag, den ich bei der nächsten Rechnung anrechnen kann.

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

Spooz — Mon, 10 Mar 2025 06:59:04 GMT

...und Ausziffern soll bei Unterzahlung genau den noch fehlenden Betrag von einer anderen Überzahlung (wie findet sie die?) nehmen und den Rest stehen lassen?

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

RAHagena — Mon, 10 Mar 2025 07:32:15 GMT

Wenn sowohl Rechnung als auch Zahlung auf das individuelle Debitorenkonto (kein Sammeldebitor) gebucht werden, entspricht der Kontosaldo der aktuellen Schuld.

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

Spooz — Mon, 10 Mar 2025 08:40:19 GMT

Beispiel: Unterzahlung: Der fehlende Betrag wird beim Ausziffern dem Debitor einfach geschenkt und vom Umsatz abgezogen. Das möchte ich nicht, sondern es soll von der Überzahlung genommen werden.

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

RAHagena — Mon, 10 Mar 2025 10:30:36 GMT

Dann kannst Du beim Bezahlen so festlegen, "einfach geschenkt" wird nichts.

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

KBruck — Mon, 10 Mar 2025 14:16:01 GMT

Mir ist nicht ganz klar, wie die endgültige Auswertung aussehen soll. Es kann ja eigentlich nur um die Überzahlungen gehen, oder? Soll die überzahlte Rechnung bis zur Verrechnung mit dem Gesamt-Rechnungsbetrag und allen Zahlungen ausgewiesen sein oder reicht es, wenn die Überzahlung auf eine bestimmte Rechnung zurückzuführen ist?

Mir fallen 2 Wege ein:

1. Ich buche (Sammel-)Zahlungen als einen Betrag auf den Debitor ohne Zuordnung zu einer Rechnung. Danach storniere ich die Beträge in der Höhe, in der sie Rechnungen zugeordnet werden sollen und buche die Beträge mit einer weiteren Buchung auf die entsprechenden Rechnungen. Dann habe ich die Sammelzahlungen abgebildet und den Stand der einzelnen Rechnungen. Wenn ich nicht über die Bank stornieren möchte, wäre es von Vorteil, das Verrechnungskonto als Finanzkonto zu schlüsseln, damit die Zahlung auch als solche in Auswertungen wie z.B. der Saldenbestätigung abgebildet wird.

2. Ich buche solange auf eine Rechnung, bis diese ausgeglichen ist und buche den überschüssigen Betrag mit einer separaten Buchung ebenfalls auf die Rechnung, texte aber Überzahlung. Dann kann ich die Rechnung selber ausziffern und die Überzahlung später mit einer anderen Rechnung ausziffern.

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

Spooz — Mon, 10 Mar 2025 16:59:00 GMT

Danke für deine ausführlichen Erläuterungen, KBruck.

zu den Fragen bzw. Wunsch an die Buchungstechnik:

a) es geht um den jeweils aktuellen Saldo des Debitors für alle Forderungen, denen er nachkommen muss

b) der Zahlungssaldo für jede einzelne Rechnung soll getrennt verfolgt werden können bis OPOS-Saldo = 0 ist.

Ich habe mir eine ähnliche Technik wie aus deinem Punkt 1 und 2 überlegt und komme damit jetzt zurecht. Ich stellte die Aufgabe hier zur Diskussion, weil ich gerne eine einfachere Lösung als meine bevorzuge, die auch alle DATEV-Funktionen einsetzt, die hierfür gemacht wurden.

Mein Vorgehen:

Ich arbeite auch mit einem Geldkonto als Verrechnungskonto außerhalb der Bankkonten.

Bei Teilzahlungen wird jeweils auf dieselbe Rechnung in Belegfeld1 gebucht, wie der Zahlende spezifiziert hat. Das OPOS-Konto des Debitors zeigt den Saldo je Rechnung. Bei Überzahlung wird eine Gutschrift auf den Debitor gebucht mit Rechnungsnummer der überzahlten Rechnung. Bei zu erwartender Unterzahlung einer anderen Rechnung wird der fehlende Betrag vom Debitorenkonto auf das Verrechnungskonto gebucht und von dort auf die auszugleichende Rechnung. Dadurch ist erreicht, was oben unter a) und b) gewünscht war.

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

KBruck — Wed, 12 Mar 2025 09:35:14 GMT

Ich habe bei anderen Programmen andere Lösungen gesehen, die im Prinzip unabhängig von der Darstellung im Fibu-Konto in einer dahinter gelagerten Buchhaltung Verrechnungen/Anrechnungen mit verschiedenen Rechnungen erlaubt haben. Diese Programme hatten dann aber insgesamt eine andere Buchungslogik.

Die DATEV-OPOS-Buchhaltungs-Logik ist auf das Belegfeld1 beschränkt (soweit ich das verstehe). Und Ausziffern verschiedener Rechnungen miteinander geht leider nur, wenn es Cent-genau passt. 😕

Über- und Unterzahlungen von Forderungen: Wie buchen?

Spooz — Wed, 12 Mar 2025 10:57:31 GMT

Wenn es nicht Centgenau passt, wird die Möglichkeit angeboten einen Ausgleichbetrag zu buchen. Ich hatte das oben schon erwähnt, weil ich bei dieser Buchung in ein Umsatzkonto (bei mir war es 8338) auf den Umsatz verzichte, dem aber von RAHagena mit

Dann kannst Du beim Bezahlen so festlegen, "einfach geschenkt" wird nichts

widersprochen wurde, ohne dass ich sehen konnte, wie das abläuft.

Ich muss es jetzt auch nicht mehr wissen, weil ich die beschriebene Technik verwende.