Thema "Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen" in Betriebliches Rechnungswesen

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

d_voss — Mon, 31 May 2021 14:38:38 GMT

Hallo in die Runde!

Ich habe eine Buchführung übernommen und suche eine elegantere Lösung für diesen Sachverhalt:

Mein Mandant schreibt Rechnungen zu Service-Verträgen, meist über einen Zeitraum von einem Jahr, manchmal länger, aber jahresübergreifend. Er möchte den Erlös nicht im Monat der Rechnungslegung sondern auf die Monate der Laufzeit der Rechnung verteilt haben. Wir nutzen DUO, der Mandant scannt mir die Ausgangsrechnungen.

Ich buche die Rechnung zunächst in voller Höhe als Erlös. Buche dann den Anteil, der das Folgejahr betrifft auf ein spezielles Erlöskonto und ein OPOS-Konto (Konto 8000 an Konto 99000). Somit wird zunächst mein Erlös wieder gemindert. Nun lege ich eine wiederkehrende Buchung an, die dann den Erlösanteil in den folgenden Monaten wieder umbucht (Konto 99000 an 8000). Über Belegfeld 1 ist der "offene Posten" auf Konto 99000 irgendwann aufgelöst, die wiederkehrende Buchung kann dann gelöscht werden. (Zum Wirtschaftsjahresende wird übrigens der Saldo auf Konto 990 umgebucht)

Dies sind natürlich viele Arbeitsschritte, mit Fehler-Potential. Erst buche ich die Rechnung, dann muss ich mir die Erlöskonten ansehen, welche Rechnungen abzugrenzen sind. Dann ermittle ich den Erlös, der ins Folgejahr gehört buche um, und rechne den monatlich Wert für die wiederkehrende Buchung aus und lege dies an.

Im Rechnungswesen kommunal gibt es eine automatische Funktion?

Vielen Dank schon mal für die Rückmeldungen.

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

DoreenLapstich — Thu, 12 Dec 2024 12:16:02 GMT

Hallo,

schade, dass hierzu niemand eine Idee hatte.

Ich habe ein ähnliches Thema, aber mit anderem Background. Vielleicht kommt da etwas brauchbares zustande, was Ihnen auch hilft.

Hier der Link zum Beitrag:

https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Abgrenzung-jahres%C3%BCbergreifender-Leistungen/m-p/460984#M61727

Viele Grüße

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

jmstb — Thu, 12 Dec 2024 12:24:40 GMT

Für den Bilanzierer ist das doch der klassische Fall der passiven Rechnungsabgrenzung oder? Der Umweg über den OPOS ist doch dann nicht nötig. Die Auflösung über die wiederkehrenden Buchungen würde ich auch so machen...

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

DoreenLapstich — Thu, 12 Dec 2024 12:34:43 GMT

Welche Lösung schlagen Sie hier vor?

Wir machen es genauso. Es muss ja erstmal der offene Posten zustande kommen, um den gesamten Rechnungsbetrag im Auge zu behalten. Wenn der Abrechnungszeitraum meinetwegen von 08/2024 bis 07/2025 reicht und man nur einen Festbetrag abrechnet, bleibt m.M.n. gar keine andere Wahl als den komplexen Weg wie von @d_voss beschrieben, zu gehen.

Ich lerne aber immer gerne dazu 😉

Viele Grüße

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

einmalnoch — Thu, 12 Dec 2024 12:52:24 GMT

Für diese Zwecke gibt es die wiederkehrenden Buchungen. Diese lassen sich mittels csv Ex- und Importieren. Da bei DATEV Excel ohnehin als Ergänzung Pflicht ist kann in ReWe die Forderung eingebucht werden und dann wird ein passiver RAP oder eine erhaltene Anzahlung gebildet. Die Auflösung erfolgt dann über die wiederkehrende Buchung, da lässt sich eine Menge automatisieren, bei größeren Mengen kann das Schmema über Excel gefüllt werden. Hierzu gibt es im HC eine recht brauchbare Anleitung.

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

DoreenLapstich — Thu, 12 Dec 2024 12:58:13 GMT

Danke für die Antwort @einmalnoch .

Wiederkehrende Buchungen setzen voraus, dass es sich immer um die gleichen Kunden mit gleicher Rechnungshöhe und gleichen Abrechnungszeiträumen handelt oder müssen eben auch händisch laufend angepasst werden. Das ist mir zu starr in der Handhabung und fehlerbehaftet. Kommen unterjährig Kunden dazu, gehen weg oder wechseln den Abrechnungszeitraum (z.B. von halbjährlich auf jährlich), kann es passieren, dass ich hinterher mehr Arbeit habe als wenn ich es nur einmalig zum Jahresende mache. Es handelt sich hier um ein Luxusproblem, aber es wäre eine immense Arbeitserleicherung, wenn das direkt aus dem Auftragswesen käme.

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

d_voss — Thu, 12 Dec 2024 13:20:04 GMT

Danke @DoreenLapstich für das Hochholen des Themas. Zum Jahresende wäre schön, aber die BWA soll monatlich genauer Ergebnisse bringen.

@einmalnoch Welches Dokument beschäftigt sich mit dem Thema? Das Hilfecenter hat leider den Nachteil nicht zu finden was man sucht.

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

DoreenLapstich — Thu, 12 Dec 2024 13:23:26 GMT

Schauen Sie gerne mal in dem anderen Beitrag, den ich oben verlinkt habe. Da gibt es auch schon einige sehr brauchbare Lösungswege (wenn auch nicht so einfach wie ich es gerne hätte ;).

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

einmalnoch — Thu, 12 Dec 2024 14:37:31 GMT

Also, im HC kann man suchen, folgende Wörter eingegeben:

wiederkehrende buchungen bearbeiten excel

Und, oh Wunder, als erstes Dokument steht in der Trefferliste:

Wiederkehrende Buchungen erneut verarbeiten, Fälligkeiten zurücksetzen / ändern

Dieses Dokument hat die Nummer 1036503

Dort findet sich dann unter 2.2.1 der Excel Export und

unter 2.2.3 der Import.

Die Bearbeitung in Excel sollte selbsterklärend sein.

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

d_voss — Thu, 12 Dec 2024 14:50:29 GMT

Danke für die Antwort. Das Dokument hatte ich tatsächlich auch gefunden, Fälligkeiten zurücksetzen/ändern war aber nicht das was ich gesucht habe und so bin ich in das Dokument nicht tiefer eingestiegen. Daher noch mal meine Rückfrage.

Monatliche Abgrenzung von Service-Rechnungen

einmalnoch — Thu, 12 Dec 2024 16:19:59 GMT

A. Martens (inzwischen hat er sein Konto hier gelöscht) hat einmal die Struktur der Daten hier erläutert, ob sein Post noch vorhanden ist kann ich nicht sagen.

Wenn man sich die Excel Datei genau ansieht kann man auch eigene Zeilen hinzufügen. Hier lässt sich bei mehr als 10 Zeilen das Ganze mit Makros aus einer zweiten Tabelle ganz gut automatisieren.

Die Wiederkehrenden lassen sich zeitlich begrenzen und die Ausführungstermine sind ebenfalls recht variabel einzustellen.