Thema "Digitale Belege buchen" in Betriebliches Rechnungswesen

Digitale Belege buchen

Jilg — Thu, 07 Dec 2023 09:14:25 GMT

Guten Tag,

wenn ich auf digitale Belege buchen in Rewe gehe, gibt es die Auswahl Belege aus: Alle oder Posteingang.

Wieso gibt es diese Unterscheidung?

Muss man dem Mandant sagen ob er auf alle oder Posteingang scannt?

Immer wieder müssen wir feststellen, dass unter Alle einige Belege noch zu finden sind.

Danke

Digitale Belege buchen

theo — Thu, 07 Dec 2023 09:25:26 GMT

In Posteingang sind die ungebuchten Belege u. nur da wird hochgeladen. Nach dem Buchen sollten die Belege in ein Ablageregister verschoben werden. Kann / muss man manuell definieren.

Digitale Belege buchen

metalposaunist — Thu, 07 Dec 2023 09:29:16 GMT

@Jilg schrieb:
Wieso gibt es diese Unterscheidung?

Weil es (eigentlich nicht) vorkommen kann, dass auch ungebuchte Belege nicht im Posteingang sind, sondern woanders. So kann man sagen: alle aber danach z.B. nur ungebuchte Belege. Dann zeigt Rechungswesen alle ungebuchten Belege, unabhängig vom Speicher/Ablageort in DUO an.

@Jilg schrieb:
Muss man dem Mandant sagen ob er auf alle oder Posteingang scannt?

Nein. Es landen alle neuen, frischen, hochgeladenen Belege immer im Posteingang. Das ist der Start für alle weiteren Prozesse.

@Jilg schrieb:
Immer wieder müssen wir feststellen, dass unter Alle einige Belege noch zu finden sind.

Unter alle Belege sollten weitaus mehr als einige Belege sein. Im besten Fall: alle.

Digitale Belege buchen

Jilg — Thu, 07 Dec 2023 09:29:59 GMT

Wir hatten auch unter alle noch ungebucht Belege enthalten

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Jilg — Thu, 07 Dec 2023 09:32:29 GMT

Vielen Dank.

Aber wie kann es sein, dass unter ALLE noch ungebuchte Belege sind?

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metalposaunist — Thu, 07 Dec 2023 09:33:01 GMT

Dann ist zu klären, warum das so ist, damit die Ursache kennt und das Problem langfristig abstellen kann, damit man sich darum keine Sorgen mehr machen muss. Ohne weitere Informationen ist das hier aber schwierig nach der Ursache zu suchen. Da kommt es drauf an, ob DUO auf standard oder erweitert steht, ob in der Kanzlei entsprechend auch so gearbeitet wird, was genau das Mandat macht, ob es aktiv zuarbeitet oder nur 'stumpf' Belege hochlädt ... wie sagt man: Das ist ein weites (Prozess) Feld.

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Scherraus — Thu, 07 Dec 2023 09:46:48 GMT

Grüß Gott,

der Mdt scannt bzw lädt Belege hoch und diese Belege gehen in den "Posteingang" . In diesem Posteingang sind Rechnungen bzw Belege mit unterschiedlichen Belegtypen.

Nach Verbuchung dieser Belege von der Kanzlei, sollten diese Belege automatisiert in die Belegablage wandern (sofern die entsprechenden Einstellungen hinterlegt sind).

Durch die reine Verbuchung erhalten die Belege den digitalen "Gebucht-Stempel".

Wenn die Einstellungen fehlen, dass nach Verbuchung die Belege in die Belegablage verschoben werden sollen, bleiben die bereits verbuchten Belege (mit Gebucht-Stempel) im Posteingang. Nicht gut!

Bei uns (und vermutliche vielen anderen auch) ist die grundsätzliche Einstellung beim Buchen von digitalen DUO-Belegen "Belege aus: Posteingang"; vgl Screenshot). Die Belegtypen werden meist nacheinander abgearbeitet/verbucht.

"Belege aus : Alle" bedeutet --> es erscheinen einfach alle Belege, ob gebucht oder nicht gebucht. Ob im Posteingang oder in der Belegablage.

Diese Auswahl macht für das lfd Fibu-Geschäft keinen Sinn!

Und - die Auswahl die der Fibu-Bearbeiter hier trifft hat nichts damit zu tun, wie oder was der Mdt hochlädt.

Viele Grüße

K. Scherraus

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sokru — Thu, 07 Dec 2023 12:17:16 GMT

Sobald ein Mandant Belege nach dem Hochladen im Unternehmen online manuell verschiebt, sind diese nicht mehr im Ordner Posteingang.

Das haben wir bei einigen Mandanten, wo bestimmt Belege in so genannten "vertraulichen Ordnern" abgelegt werden sollen, damit nicht alle die auf Belege online zugreifen können, diese auch sehen (kommt z. Bsp. bei Apotheken vor, dass die Mitarbeiter nicht die Abrechnung vom Apothekenrechenzentrum sehen dürfen und diese dennoch mit Belegbild zu buchen sind).

Deswegen haben wir unsere Mitarbeiter so geschult, dass immer "Alle" nicht gebuchten Belege angezeigt werden.