Thema "Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel" in Betriebliches Rechnungswesen

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Katharina83 — Wed, 15 Nov 2023 14:28:19 GMT

Hallo,

wir erzeugen mithilfe von JTL2DATEV die Buchungsstapel von unserer Bank (MT940) für unseren Steuerberater, um diese in DATEV zu verarbeiten. Wir haben mehrere Probleme.

Wir haben Debitoren, die mehrere Rechnungen mit einer Summe begleichen. In Belegfeld 1 wird aber nur die erste Rechnungsnummer erkannt und übernommen. Auch eine händische Anpassung hat nicht geholfen, dass DATEV die Zahlung der bezahlten Rechnungen zuordnet. Gibt es hier eine Lösung? Unser Steuerberater meint "man muss die einzelne Zeile in mehrere Zeilen mit den Teilbeträgen pro Rechnung aufteilen. Pro bezahlter Rechnung muss daher eine Zeile in die Importdatei aufgenommen werden (mit immer gleichem Aufbau). Datev kann keine Daten importieren, wenn in der Spalte Belegfeld1 mehrere Rechnungsnummern in einer Zeile aufgeführt sind." Eigentlich habe ich sogar die Info von unserem ITL'er, dass man die Buchungsstapel möglichst gar nicht öffnen sollte, da es zu Datenverlust kommen kann. Nun soll ich auch noch etwas einfügen. Was stimmt?
Wir haben Kreditoren, denen wir mehrere Rechnungen auf einmal bezahlen. Hier wird gar keine Rechnungsnummer übernommen. Eine Rechnungsnummer kann ich innerhalb JTL2DATEV in das Belegfeld 1 einfügen, aber wenn ich mehrere Rechnungsnummern einfüge, erkennt DATEV das nicht. Gibt es dafür eine Lösung?
Wenn unser Steuerberater, den Buchungsstapel öffnet, ist die Formatierung der Rechnungsnummern in Belegfeld 1 teilweise in diesem Format “3,2322E+11” ich weiß das dies in Excel einfach zu beheben ist, aber unser Steuerberater bemängelt das. Gibt es hier eine Lösung?

Ich hoffe, jemand kann uns helfen.

Vielen Dank und viele Grüße

Katharina

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

björn — Wed, 15 Nov 2023 14:45:39 GMT

Hallo Katharina,

warum wird denn hier nicht RZ-Bankinfo genutzt, dann würde es diese Probleme aus meiner Sicht nicht geben?

In deinem Fall würde ich jetzt meinen, das es eventuell beim Einspielen beim Steuerberater hängt. In DATEV können nämlich auch MT940 Dateien eingespielt werden.

Aber hierzu sollte sich @metalposaunist mal melden, der hat das ganze schneller parat als ich.

Gruß

Björn

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Katharina83 — Wed, 15 Nov 2023 14:54:58 GMT

Hallo Björn, das Einspielen ist nicht das Problem, das funktioniert, aber ohne Belegnummer kann der Steuerberater nicht ausziffern und bucht alles auf 1540, was er nicht findet, obwohl Zahlung als auch Beleg vorliegen. Da ich die Zahlungen tätige, weiß ich halt was zusammengehört, aber unser Steuerberater eben nicht oder eben, nur wenn der Betrag übereinstimmen. Ich habe auch alles eine Zeit lang in DUO gematcht, aber auch das hat nicht geklappt, da der Steuerberater hier nicht geschaut hat und so wird es auch mit der Bankinfo sein. Schätze ich.

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

björn — Wed, 15 Nov 2023 15:06:47 GMT

Wenn aber im Verwendungszweck bei der Bank alle Rechnungsnummern aufgeführt sind, dann würden diese bei RZ-Bankinfo auch entsprechend von der Bank zur DATEV übertragen. Das gleiche gilt meiner Meinung nach auch beim Export im MT940-Format, wenn dies richtig bei der DATEV eingespielt wird, dann werden auch die Verwendungszwecke 1 zu 1 übertragen und dargestellt.

Sollte aber im Verwendungszweck nur eine Rechnungsnummer vorhanden sein, dann wird das ganze in der Tat etwas schwieriger. Das habe ich jedoch aus deinem Post so nicht rauslesen können. Im Zweifel müssten Sie hier die Zahlungsavise mit schicken oder die Buchhaltung muss auf Einzeldebitoren und -kreditoren umgestellt werden, sodass dann ein Ausgleich einfacher vorgenommen werden kann.

Bzgl. DUO ist das natürlich ärgerlich und da hätte der Berater sich besser informieren müssen bzw. die Arbeitsweise anpassen müssen, denn hier können durchaus die ganzen Informationen bei der richtigen Arbeitsweise mit im Rechnungswesen angezeigt werden.

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Katharina83 — Wed, 15 Nov 2023 15:30:02 GMT

Hallo Björn, je nachdem wie viele Rechnungen bezahlt werden, stehen diese im Verwendungszweck. Da ich direkt aus Datev DUO bezahle, kann da keine fehlen. Außer, es übersteigt den Zeichensatz. Ich glaube, ab einer bestimmten Länge, bin mir aber nicht sicher.

Ist der MT940 eigentlich überflüssig, wenn man sich die Bankdaten aus der RZ-Bankinfo ziehen kann?

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

metalposaunist — Wed, 15 Nov 2023 15:40:29 GMT

@Katharina83 schrieb:
Ich habe auch alles eine Zeit lang in DUO gematcht, aber auch das hat nicht geklappt, da der Steuerberater hier nicht geschaut hat und so wird es auch mit der Bankinfo sein. Schätze ich.

Ist jetzt nicht die beste Werbung für den Berater 😶. Bin mir nicht sicher, ob das zwischen Euch so gut passt, wenn es da technologische Differenzen gibt. So liest es sich zumindestens für mich.

@björn schrieb:
Wenn aber im Verwendungszweck bei der Bank alle Rechnungsnummern aufgeführt sind, dann würden diese bei RZ-Bankinfo auch entsprechend von der Bank zur DATEV übertragen. Das gleiche gilt meiner Meinung nach auch beim Export im MT940-Format, wenn dies richtig bei der DATEV eingespielt wird, dann werden auch die Verwendungszwecke 1 zu 1 übertragen und dargestellt.

Sehe ich auch so 👍.

Aber so wie ich das lese, schafft Ihr zwei das auch ohne mich 😬. Wenn es wirklich MT940 Dateien sind, kann man die einfach in DATEV einspielen, wenn man bei der Quelle der Bank sagt: die *.* Datei liegt im folgen Ordnerpfad X. Dann kann man dies auch per Klick überprüfen und die Daten werden übernommen.

Elektronische Bankkontoumsätze über Bankprogramm ohne DATEV-Schnittstelle übernehmen Punkt 2.3 Statt *.sta setze ich immer ein *.* Dann frisst DATEV einfach alle Dateitypen, die im Verzeichnis liegen, weil ich schon mal MTA-Dateien und STA-Dateien bekommen habe. Bevor ich das immer umstelle: *.*

@Katharina83 schrieb:
Ist der MT940 eigentlich überflüssig, wenn man sich die Bankdaten aus der RZ-Bankinfo ziehen kann?

Jetzt geht's durcheinander 🙈. RZ-Bankinfo ist ein Service der Bank, welche tagtäglich automatisiert alle Umsätze ans DATEV RZ schickt, sodass die Umsätze dann im DUO einfach auftauchen, ohne, dass man einen Kontoabruf macht. Und aus dem RZ kann man sie sich auch fürs Rechnungswesen automatisch ziehen. Da muss sich niemand um die Umsätze manuell kümmern. Zahlen kann man darüber nicht. Das geht nur mit HBCI/EBICS. Man kann beide Technologien mischen; empfiehlt DATEV aber nicht, weil der RZ-Bankinfo "Umsatztopf" ein anderer als HBCI/EBICS ist. In DUO kann man aber die Quelle nicht auswählen, sodass es dann vorkommen kann, dass zwar Umsätze im Rechnungswesen landen aber ohne in DUO verknüpfte Belege, weil die Quelle eben "falsch" ist.

Ich würde mir das als Berater einmal näher anschauen wollen, woher Daten kommen und gehen, damit's am Ende für alle easy ist. So ganz verstanden habe ich das noch nicht. Auch nicht, wieso JTL2DATEV im Einsatz ist. Das hat in meiner Welt nichts mit Umsätzen zu tun, sondern wandelt die geschriebenen Rechnungen nur für DATEV um, oder nicht?

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Katharina83 — Wed, 15 Nov 2023 16:25:44 GMT

Hallo @metalposaunist

Ich würde mir das als Berater einmal näher anschauen wollen, woher Daten kommen und gehen, damit's am Ende für alle easy ist. So ganz verstanden habe ich das noch nicht. Auch nicht, wieso JTL2DATEV im Einsatz ist. Das hat in meiner Welt nichts mit Umsätzen zu tun, sondern wandelt die geschriebenen Rechnungen nur für DATEV um, oder nicht?

Mit JTL2DATEV erstelle ich die Buchungsstapel von unseren verschiedenen Zahlungsmitteln und natürlich die Belege. Unter anderem mit dem Download MT940 von unserer Bank eben den Buchungsstapel von der Bank für DATEV. In JTL2DATEV selbst trage ich noch alle Rechnungsnummer in Belegfeld 1 mit einer Funktion im Programm ein, da diese nicht erkannt werden. Das heißt, ich gehe alle Buchungen durch und kopiere die Rechnungsnummer ein, sofern ich eine für die Transaktion haben. Wenn ihr eine einfachere Lösung habt, bin ich ganz Ohr 🙂

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

björn — Thu, 16 Nov 2023 04:47:31 GMT

Guten Morgen Katharina,

also wenn aus DUO die Zahlungen gemacht werden, dann stehen dir doch dort auch bestimmt die Kontoumsätze dort zur Verfügung oder? Egal ob du die mit HBCI/EBICS abrufst oder bereits über RZ-Bankinfo automatisch bereitgestellt werden hat der Berater auch automatisch Zugriff auf die Umsätze.

Beim Zahlungsverkehr in DUO werden die gezahlten Belege automatisch an die Bankumsätze dran geheftet, sodass auch diese Info der Berater beim buchen sehen kann. Außerdem kann man im REWE die Sammelzahlungen, die über DUO erstellt werden ebenfalls aufdröseln lassen, sodass aus meiner Sicht hierfür zunächst JTL2DATEV keinen Sinn macht.

Aber um dein Problem komplett lösen zukönnen muss man sich den kompletten Prozess anschauen wie kommen die Daten rein, wo kommen die Daten her, was gibt es für Daten etc. Das lässt sich aus meiner Sicht hier in der Community nicht lösen.

Hier hilft vielleicht nochmal der Gang zum Berater am besten zu einem Mitarbeiter der sich in Punkto Schnittstellen etc. auskennt. Ansonst würde in so einem Fall, denke ich auch, die DATEV weiterhelfen können, allerdings wird das wahrscheinlich nur gegen eine kostenpflichtige Beratung gemacht. Und wenn das alles nichts hilft wäre es wahrscheinlich besser einen anderen Berater zu suchen, der sich mit diesen Themen auskennt.

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Katharina83 — Thu, 16 Nov 2023 07:50:48 GMT

@Katharina83 schrieb:
Ist der MT940 eigentlich überflüssig, wenn man sich die Bankdaten aus der RZ-Bankinfo ziehen kann?
Jetzt geht's durcheinander 🙈. RZ-Bankinfo ist ein Service der Bank, welche tagtäglich automatisiert alle Umsätze ans DATEV RZ schickt, sodass die Umsätze dann im DUO einfach auftauchen, ohne, dass man einen Kontoabruf macht. Und aus dem RZ kann man sie sich auch fürs Rechnungswesen automatisch ziehen. Da muss sich niemand um die Umsätze manuell kümmern. Zahlen kann man darüber nicht. Das geht nur mit HBCI/EBICS. Man kann beide Technologien mischen; empfiehlt DATEV aber nicht, weil der RZ-Bankinfo "Umsatztopf" ein anderer als HBCI/EBICS ist. In DUO kann man aber die Quelle nicht auswählen, sodass es dann vorkommen kann, dass zwar Umsätze im Rechnungswesen landen aber ohne in DUO verknüpfte Belege, weil die Quelle eben "falsch" ist.

@metalposaunist

Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht... 🙄 Wozu gibt es denn dann DUO aus dem ich alles mit dem EBICS verfahren zahle und der Beleg gleich hinter klemmt, wenn der STB es nicht verarbeiten kann? Da macht man sich die Mühe und schafft eigentlich tolle Programme, die dann aber nicht miteinander reden.

@björn ich habe mit meinem STB 3-mal schon zusammengearbeitet und einen Monatsabschluss quasi gemacht und es schaut bei ihm alles teilweise sehr mühsam und kompliziert aus. Es wäre natürlich mal schön zu sehen, wie es auch anders gehen könnte. Ob es tatsächlich an ihm liegt kann und will ich nicht mutmaßen, das steht mir in meiner Position nicht zu. Einige Fehler auf meiner Seite der Vorkontierung konnten wir bereits beseitigen, da ich diese einfach nicht wusste. Jetzt besteht halt nur noch das Problem mit den mehreren Rechnungen.

Trotz allem werden wir wahrscheinlich mit dem MT940 weiterarbeiten. Ist es hier wirklich so wie mir meine IT gesagt hat das man, die Excel Buchungsstapel eigentlich nicht öffnen sollte? Oder mein ihr, das ist nicht so schlimm. Wenn das nämlich nicht so ein großes Problem ist, würde ich tatsächlich einfach das machen, was der STB verlangt und die Zahlung in der einzelnen Rechnungen splitten. Wenn ich es so recht bedenke, ist das aber absoluter quatsch, da wir schon viele Rechnungen haben und der Prozess mit dem Wachstum der Firma ja nur steigt. Und einfach super Fehler anfällig wäre. Ich glaube ich habe es mir gerade selber beantwortet...

Ich danke euch

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

metalposaunist — Thu, 16 Nov 2023 07:54:55 GMT

@Katharina83 schrieb:
Wozu gibt es denn dann DUO aus dem ich alles mit dem EBICS verfahren zahle und der Beleg gleich hinter klemmt, wenn der STB es nicht verarbeiten kann?

Im besten Falle klemmt da nichts. Aber es kann etwas klemmen (nur ein proaktiver Hinweis meiner eigenen Erfahrung), weil es eben 2 unterschiedliche Datentöpfe sind. Im Regelfall funktioniert der Workflow schon.

@Katharina83 schrieb:
Da macht man sich die Mühe und schafft eigentlich tolle Programme, die dann aber nicht miteinander reden.

Tun sie schon aber einfach ist DATEV eben nicht (immer). Man muss exakt wissen, was man tut, damit das am Ende raus kommt, was man sich gewünscht hat. Wenn man irgendwie mit DATEV arbeitet, kommt irgendwas bei raus. Damit ist niemanden geholfen.

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

björn — Thu, 16 Nov 2023 07:58:53 GMT

Also mir ist bisher kein Fall bekannt bei dem Daten verschwinden oder sich ändern wenn man Excel öffnet.

Sie müssen nur bei der Bearbeitung aufpassen dass dann keine Daten von Ihrer Seite aus ausversehen gelöscht werden etc.

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Katharina83 — Thu, 16 Nov 2023 08:18:35 GMT

Hallo Björn,

Excel fragt mich aber, wenn ich einen Stapel öffne, ob ich die Tabelle konvertieren will.

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

vogtsburger — Thu, 16 Nov 2023 08:35:16 GMT

@Katharina83 schrieb :
[...] Formatierung der Rechnungsnummern in Belegfeld 1 teilweise in diesem Format “3,2322E+11” [...]

... sieht nach typischen Excel-Effekten aus.

Wenn die laaange Belegnummer als Zahl interpretiert wird, wird sie in wissenschaftlicher Schreibweise dargestellt, ebenso die laaaaange Nummer im Header (in der ersten Zeile) des Buchungsstapels

Man sollte in Excel ein Hochkomma setzen (')

... oder den Buchungsstapel mit einem Editor öffnen

... die Frage nach "Konvertierung" mit "nein" beantworten und nach einer Änderung wieder im CSV-Format speichern

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Brutus — Thu, 16 Nov 2023 08:35:09 GMT

Da gebe ich doch mal mein - bestenfalls! - Halbwissen dazu...

1) Ohne jetzt ein Experte auf dem Gebiet zu sein: Der ganze Ablauf klingt für mich auch suboptimal. Auch würde ich vermuten, dass die Probleme hier eher auf Beraterseite zu lösen wären.

2) Die Warnung der IT bezüglich des Öffnens der "Excel"-Buchungsstapel würde ich ernst nehmen. Vermutlich sind es nämlich gar keine Excel-Dateien sondern Datev-Buchungsstapel-Dateien, die im Dateimanager nur mit Excel-Logo dargestellt werden und standardmäßig mit Excel geöffnet werden. Da Excel die Angewohnheit hat, Datenformate ungefragt und unbemerkt zu zerschießen, kann die Bearbeitung mit Excel ins Auge gehen.

3) Ohne jetzt die Einzelheiten des Falles zu kennen: Grundsätzlich ist Datev-Rechnungswesen recht gut darin, auf der Bank ein- oder ausgehende Zahlungen - auch für mehrere Rechnungen - automatisch der Rechnung bzw. den Rechnungen zuzuordnen. Wenn der Rest passt (richtiges Debitoren-/Kreditorenkonto, korrekter Zahlbetrag), läuft das bei mir im Buchen größtenteils sauber durch und ich muss nur selten manuell eingreifen und zuordnen. Klappt sogar, wenn in der Sammelzahlung Gutschriften enthalten sind. Daher kenne ich es so, dass beim Buchen über RZ-Bank bei vorher sauber erfassten/importierten Forderungen/Verbindlichkeiten eigentlich keine nennenswerte Handarbeit mehr erledigt werden muss.

Thema "Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel" in Betriebliches Rechnungswesen

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

Hallo,

wir erzeugen mithilfe von JTL2DATEV die Buchungsstapel von unserer Bank (MT940) für unseren Steuerberater, um diese in DATEV zu verarbeiten. Wir haben mehrere Probleme.

Wenn unser Steuerberater, den Buchungsstapel öffnet, ist die Formatierung der Rechnungsnummern in Belegfeld 1 teilweise in diesem Format “3,2322E+11” ich weiß das dies in Excel einfach zu beheben ist, aber unser Steuerberater bemängelt das. Gibt es hier eine Lösung?

Ich hoffe, jemand kann uns helfen.

Vielen Dank und viele Grüße

Katharina

Mehrere Rechnungsnummern in Buchungstapel

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