Thema "ASCII-Import ausgehende Rechnungen" in Betriebliches Rechnungswesen

ASCII-Import ausgehende Rechnungen

stefanmuc — Sun, 05 Nov 2023 17:20:52 GMT

Hallo,

aus einem Fakturierungsprogramm bekomme ich folgenden CSV-Export:

EUR;10,00;3;119319;163441;02.11.2023;84010;163441 Test2;;;
EUR;-5,00;3;119312;163437;02.11.2023;84010;163437 Test1;;;
EUR;12,98;0;118058;163967;02.11.2023;83361;163967 Test 3 GmbH;ATU66996635;;

Eine Stornorechnung wird also mit Negativbetrag in die Liste geschrieben. Welche Felder wähle ich bei der Feldauswahl für so einen Import aus?

WKZ Umsatz;

Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)

? (3= Mit 19% MwSt, 0=0% MwSt)

Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)

Belegfeld 1 (Rechnungsnummer)

Belegdatum

Kontonummer

Buchungstext

EU-Land u. UStID (Bestimmung) (oder wäre EU-UStID (Bestimmung) besser?)

Wie bekomme ich die MwSt-Spalte richtig importiert?

ASCII-Import ausgehende Rechnungen

einmalnoch — Sun, 05 Nov 2023 18:37:28 GMT

@stefanmuc

Das Hilfedokument DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003221 gibt über die Verwendung der einzelnen Felder recht gut Auskunft. Auch due USt Schlüssel sind erläutert da das Feld BU sowohl die neuen als auch die alten Steuerschlüssel annimmt.

ASCII-Import ausgehende Rechnungen

vogtsburger — Sun, 05 Nov 2023 22:34:21 GMT

@stefanmuc ,

... ich würde als Erstes prüfen, ob das nicht näher bezeichnete 'Fakturierprogramm' nicht vielleicht doch im Datev-Format exportieren kann

Das würde das Importieren und Verarbeiten der Buchungen/des Buchungsstapels entscheidend vereinfachen

Dem normalen 'csv-Format' wird gerne zuviel zugetraut.

Es ist aus meiner Sicht eine der 'primitiven' Möglichkeiten (aus dem vorherigen Jahrtausend), Daten auszutauschen ...

... oder anders gesagt : wenn man nichts Besseres hat, nimmt man eben zur Not das csv-Format 😎

... aber dann sollte man gleich einigen Zeitaufwand einplanen, um den 'Kraut-und-Rüben-Salat' zu 'verfeinern' 😎

ASCII-Import ausgehende Rechnungen

alexanderonline — Mon, 06 Nov 2023 17:41:24 GMT

hey Stefan,

keine große Sache 😉, bzw. kleiner Kniff,
Bei der Zuordnung der Felder hast du auf den ersten Blick einiges schon ganz richtig gemacht!

Beim Umsatz gibt es verschiedene "Varianten" !
Nimm Umsatz "mit S/H Kennzeichen" dann sollte alles klappen!

Bei dieser Variante nimmt er Plus/Minus vor der Zahl, so wie in deiner CSV Datei (wenn kein Vorzeichen, dann gilt das als Plus!).

Diese Variante ist ohnehin mein absoluter Favorit, da man so (z.B. vorher in Excel) bequem eine Abstimmsumme errechnen kann.

(= Summe Umsatz)

Achtung: Deine Spalte ? liefert scheinbar Steuerschlüssel!
Mal kommt die 3 ( 19%) mal kommt gar nix!

Das ist ein Hinweis, dass der Datenlieferant sich mit DATEV und Bedeutung von Automatikfunktionen nicht so gut auskennt. Macht nix - dafür hat er ja dich (incl. community - 🤣🤣! )

Ich vermute mal SKR 03

Konto 84010 => klingt sehr nach Automatik 19%

Konto 83361 => irgendwas mit EU oder §13b?? also auch Automatik ?

In diesem Fall kannst du die 3. Spalte "überspringen" indem Du sie als Leerspalte definierst.

EU Land und USTID : kommen bei Dir in einem einzigen Feld => also ersteres

Achtung 2:

Ist schon klar, dass Du Deinem Datenlieferanten das Buchen überlässt! Das kann auch daneben gehen!

Sobald irgendwas mit Steuerschlüssel und nicht Automatikkonto kommt ... gehörst Du der Katz! Steuerschlüssel wird ja beim Import "übersprungen"

Vereinbare mit Ihm, dass er z.B. nur die mit Dir vereinbarten und "erlaubten" (Automatik-) Konten liefert.

Achtung 3!

Deine Zuordnung: Konto und Gegenkonto !

Check noch Mal ob das nicht andersherum besser passt:

Betrag kommt mit Plus (= Soll) => das sei dann Rechnung schreibst Du => Spalte 4 ist also eher das Konto!

Noch etwas: Festschreibung! Achtung 4!

Der Datenlieferant kann angeben, ob seine Buchungen gleich festgeschrieben werden sollen.

Falls "Nein" , liefert er bitte eine Spalte FKZ mit 0 mit (also "Null" als Zahl)

Falls "JA! liefert er eine Spalte FKZ mit 1

Falls diese Info überhaupt nicht mitkommt (z.B. weil Datenlieferant nicht weiß wie DATEV tickt (und die ganz Spalte fehlt wie in Deinem Fall)) geht DATEV davon aus, dass sofort festgeschrieben werden soll.

Falls Du Festschreibung verhindern willst: lass eine Spalte mit "0" ergänzen!

Mach das nicht selber in Excel !! Excel "konvertiert" beim öffnen der CSV Datei "nach bestem Wissen und Gewissen"

Das kann im Einzelfall zu ungewünschten Ergebnissen führen. Probier's aus: tipp einfach mal eine sehr lange Nummer (länger als 12 stellig) und schau was passiert => 1,0545 +E irgendwas

Fall Deine Datenlieferant Spaltenüberschriften mitliefert: prima!

Importiere diese erste Zeile einfach mit => ergibt beim Verarbeiten jedes mal einen Fehler "kann nicht verarbeitet werden".
Du musst dann den fehlerhaften Stapel "nacharbeiten" (= 1. Zeile löschen) und "von Hand" festschreiben!

Voilá !

Ja da hat @vogtsburger schon recht: CSV ist letztes Jahrtausend - Vorteil ist immerhin, da kann man noch "selber reparieren" => Kraut und Rüben ... und muss halt auch "selber aufpassen" !!

viel Erfolg !

ASCII-Import ausgehende Rechnungen

stefanmuc — Tue, 07 Nov 2023 13:36:54 GMT

Vielen Dank für die ausführliche Hilfe, damit hat es bestens nun geklappt!