Thema "Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?" in Betriebliches Rechnungswesen

Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

maikaefer — Fri, 10 Feb 2017 14:42:42 GMT

Ich freage als Gründer und möchte von Anfang an die korrekten Nummern vergeben, die dann später der StB verwenden kann.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

mkinzler — Fri, 10 Feb 2017 15:11:56 GMT

Ich wüsste nicht, dass es hier eine Beschränkung gibt.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

maikaefer — Fri, 10 Feb 2017 16:02:07 GMT

Mein Programm "Buchhaltung" von buhl hat bei der vorgesehenden DATEV-Prüfung vor dem Export Fehler bei den Belegnummern angezeigt, sie entsprächen nicht den DATEV-Vorgaben. Zur Behebung hat das System diese Nummern alle auf 0000000 gesetzt...

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

willimüller — Fri, 10 Feb 2017 16:07:00 GMT

Programmhilfe Buchen:

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

rvh — Fri, 10 Feb 2017 16:09:29 GMT

Hallo,

schauen Sie doch z.B. hier nach ...

Das Dokument ist zwar eigentlich zur Schnittstelle zwischen Reisekosten und der FIBU geschrieben, aber die Aussagen zu den gültigen Feldinhalten passen.

Dort findet sich folgende Beschreibung :

Gutes Gelingen ...

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

andreashofmeister — Fri, 10 Feb 2017 16:09:56 GMT

Was hatten Sie denn eine Nummernsystematik bei den Belegnummern?

Wäre ja mal interessant zu wissen.

Warum dann das Rücksetzen auf 0? Einfache Fehlermeldung wäre ja auch ausreichend gewesen...

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

maikaefer — Fri, 10 Feb 2017 16:20:17 GMT

Ich hatte z.B. bei Rechnungen, die eingegangen sind die Belegnummern ER1601 usw. verwendet. Oder auch BA 1601 für Kontoauszüge.

Ich vermute jetzt, dass z. B. das Leerzeichen störend war.

Ansonsten habe ich bis jetzt die folgenden Abkürzungen vor den Nummern angedacht:

ER = Eingangsrechnung JJ000

AR = Ausgangsrechnung JJ000

K = Kasse JJ000

MJ = Minijoblohn JJ00

LNK = Lohnnebenkosten JJ00

PSt = Pauschalsteuer JJ00

AfA = Abschreibungen JJX

B = Bar JJ00

G = Gutschrift JJ00

BA = Bank Auszug 0/JJJJ Blatt 0/0 Pos. 0

PP = PayPal Transaktionsübersicht M/JJ Pos. 0

RK = Reisekosten JJ00

Gemeint ist dann JJ=Jahreszahl oder 000 die Menge der Stellen für die Zahlen.usw.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 16:53:47 GMT

Warum dann das Rücksetzen auf 0? Einfache Fehlermeldung wäre ja auch ausreichend gewesen...

muhaha.

Die Software von Buhl fand ich in Tests eigentlich recht geschmeidig. Der Punkt ist aber killer

Das gute ist, man kann an der Hotline sofort mit Entwicklern sprechen. Die zeigen sich sicher einsichtig

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 16:58:46 GMT

Wäre mir VIEL zu kompliziert.

Ich halte für sehr sinnvoll, die Jahresangabe in den Rg-Nrn. zu haben u. Anzahlungsrechnungen entsprechend zu kennzeichnen. Alles andere fortlaufend.

Für die entsprechende Verbuchung gibts doch das Programm.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 17:04:53 GMT

Ich wüsste nicht, dass es hier eine Beschränkung gibt.

Haben Sie schonmal Telekom/Metro-Rg verbucht?

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

maikaefer — Fri, 10 Feb 2017 17:08:50 GMT

Wie geschrieben bin ich noch in der Anfangsphase und möchte dadurch selbst einen besseren Überblick bekommen oder behalten.

Die Frage war ja obs für die DATEV-Verarbeitung später diesbezüglich Vorgaben gibt.

Im Programm ist ja eine Datev-Prüfung.

Ich probiers mal weiter...

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 17:12:10 GMT

Ja gibt es. S.o. Sonderzeichen u. es gibt auch eine Beschränkung der Feldlänge.
Ich verstehe trotzdem nicht, warum Sie so eine komplizierte Aufteilung auf versch. Rechnungskreise wünschen.

Eingangs-Rg können Sie eh nicht beeinflussen.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

maikaefer — Fri, 10 Feb 2017 17:15:49 GMT

Eingangs-Rechnungen muss ich doch auch mit eigener Belegnummer versehen...

Soviel hab ich schon gelernt.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 17:15:52 GMT

Eingangs-Rg können Sie eh nicht beeinflussen.

Um das näher zu erläutern: Wenn Sie vorhaben mit automatischen Mechanismen, wie bspw. der automatischen Verbuchung von Banken/Kassen inkl./exkl. Zahlungsverkehr arbeiten wollen, ist es ZWINGEND die Rg.-Nr. einigermaßen analog zu denen auf dem Beleg zu vergeben.

Sonst kriegt das Programm die Zuordnung nicht hin.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 17:17:34 GMT

Sie vergeben für jeden Lieferant eine eigene Kreditoren-Nr. u. nehmen Seine Rg-Nr.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

theo — Fri, 10 Feb 2017 17:19:19 GMT

Eingangs-Rechnungen muss ich doch auch mit eigener Belegnummer versehen...
Soviel hab ich schon gelernt.

Wo haben Sie das denn gelernt? *curious*

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

Fri, 10 Feb 2017 18:02:55 GMT

wie witzig 🙂

am besten suchen Sie sich jetzt schon mal einen SteuerberaterIn, der Ihnen zu der Größe Ihres Unternehmens passende Informationen sicherlich gerne vermittelt. Wie überall wird auch in unserer Branche Aussagen wie "das habe ich im Internet gelesen", mit einer gewissen Skepsis begegnet

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

maikaefer — Sun, 12 Feb 2017 15:58:36 GMT

Ich zitiere aus der Info des Bundesfinanzminsteriums vom 14.1.14 über die GoBD:

Punkt 4.3 (Belegwesen / Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege) auf Seite 16 und 17 wie folgt:

"Diese Aufbereitung der Belege ist insbesondere bei Fremdbelegen von

Bedeutung, da der Steuerpflichtige im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung

der ihm zugesandten Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Eingangsrechnungen) hat."

"Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten: Bezeichnung: Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten

-ID, fortlaufende Rechnungsausgangsnummer).

Angabe zwingend (§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO, vollständig, geordnet)

Kriterium für Vollständigkeitskontrolle (Belegsicherung)

Daraus lese ich, dass ich eigene Belegnummern (Paginiernummern) vergeben muss, da ich wie erwähnt "keinen Einfluß auf die Gestaltung der zugesandten...Rechnungen habe."

Und aus anderen Infos geht in diesem Sinne hervor, dass dann doppelte Nummrn nicht auszuschließen sind.

UND (um zum Anfang meiner Frage zurückzukommen) evt. keine DATEV-konformen Angaben da sind.

Wo ist da jetzt mein Fehler?

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

mkinzler — Sun, 12 Feb 2017 16:53:11 GMT

Ausgeschlossen sind eigene Rechnungseingangsnummern nicht , aber auch nicht der Normallfall. Bedeutet einen nicht zu unterschätzeden Mehraufwand. Doppelte Nummern (von verschiedenen Lieferanten) sind auch kein Problem, wenn diese zuordbar sind (z.B. durch Kreditorennummer).

Wenn man schon eigene Nummer haben möchte, könnte man auch auf das Gutschriftverfahren wechseln.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

Mon, 13 Feb 2017 08:48:27 GMT

Theorie und Praxis 🙂

wie gesagt, sprechen Sie mit einem StB, der Ihnen einen GoBD konforme Buchhaltung erstellt oder Sie dabei betreut. Diese(r) übernimmt dann - im Gegensatz zu Internetratschlägen - auch die Haftung für seine Beratung...

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

peterbln — Sun, 30 Apr 2017 13:19:24 GMT

Hallo , auch wenn der Beitrag schon ein paar Monate alt ist, ich finde die Frage von Michael Mester mehr als berechtigt.

Solange man mit Papierbelegen zu tun hat, ist eine interne Belegenummer (Paginiernummer) wichtig um schnell den Beleg zur Buchung zu finden.
Konkret: wenn ich jetzt willkürlich eine Kreditorenbuchung nehme und möchte den Beleg dazu sehen, wie finden sie den wieder ? (das geht allenfalls wenn sie 100 Rg im Monat haben ,dann finden sie das noch einigermaßen schnell , aber wenn sie im 4stelligen Bereich Rechnungen haben , ist es damit vorbei)

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

peterbln — Sun, 30 Apr 2017 13:26:47 GMT

Nein, das ist nicht kurios , sondern GOB und in nahezu jeder inhouse- Buchhaltung mit Papierbelegen gängig.

Denn auch hier - wiederhole ich mich - wie finden sie bei 1000 Eingangsrechnungen den Beleg "in angemessener Zeit" zur Buchung wieder?
Das geht natürlich nur wenn sie eine Paginiernummer vergeben , den Papierbeleg damit stempeln und damit die Verknüpfung zwischen Papierbleg und EDV (die dann eben auch , die Paginernummer enthalten muß) herstellen

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

mkolberg — Mon, 01 May 2017 05:21:16 GMT

Da es bei DATEV nur eine nutzbare "Belegnummer" gibt, die dann noch OPOS- Funktionen hat, sollte hier wirklich die Belegnummer genutzt werden, die dann auch bei der Zahlung Verwendung findet.

Zum Finden:
Wenn ich auf dem Konto 1.000 Buchungen des Lieferanten habe, finde ich im Papierstapel diesen Beleg am schnellsten über Datum und die Lieferanten- Belegnummer.

Wenn ich den Beleg jedoch nochmals vom Lieferanten anfordern muß, dann benötige ich ausschließlich die korrekte Belegnummer vom Lieferanten und keine intern vergebene Nummer. (Hier ist das Problem der nicht ausreichenden Stellen, wo DATEV Belegnummern gnadenlos kürzt.)

Was ein Betriebsprüfer zu einer Buchhaltung sagt, wo nur interne Nummern geschlüsselt sind... Man stelle sich vor, der hat eine Kontrollmitteilung und möchte sehen, ob Beleg xxx vom Lieferanten yyy korrekt gebucht wurde.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

peterbln — Tue, 30 May 2017 20:12:05 GMT

Genau , das ist ja das große Datevproblem (bei Papierrechnungen) , es gibt keine sinnvolle Möglichkeit eine interne Nummer (die Paginiernummer ) zu vergeben.

Es sollte aber eine interne Belegnummer vorhanden sein und natürlich selbstverständlich auch die externe Rechnungsnummer, die verwende ich ja sowohl zum Abgleich der offenen Posten als auch für die Zahlungsanweisungen.

Hier merkt man Datev eben immer an, es ist eine Steuerberatersoftware , gemacht für outgesourcte Buchhaltungen, aber innerbetrieblich nicht wirklich zu verwenden, jedenfalls nicht , wenn man viele Papierrechungen im Unternehmen hat.

Zu ihrer Anmerkung : "zum Finden": ihr Suchsystem funktioniert nur dann, wenn sie Rechnungen nach Lieferanten getrennt und nach Datum ablegen, oder wie habe ich mir das vorzustellen?

PS: So funktionert aber in der Regel keine größere betriebliche Buchhaltung: dort wird nach RG Eingang gebucht, so wie die Rechungen mit der Post kommen ,

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

rvh — Wed, 31 May 2017 07:39:30 GMT

Hallo,

also zumindest in Unternehmen online können Sie auch eine sogen. "interne Re.-Nr." erfassen, wenn Sie sich das entsprechende Feld in die Erfassungsmaske hinein konfigurieren.

Das nutzen etliche unserer Mandanten, denn wir raten mit der Umstellung auf Unternehmen online auch immer dazu, die paginierten Belege nach dem Scannen "nur" noch im Archiv-Karton abzulegen (die Variante mit dem sofortigen "Entsorgen" der Originale nach dem Scannen wird zumindest von unseren Mandanten bislang nicht gewünscht).

So kann man entweder im Scan oder aber über das erfasste Feld das Original auch nach Jahren noch schnell aus dem passenden Archiv-Karton ziehen.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

0815 — Wed, 31 May 2017 09:34:04 GMT

Hallo,

So funktionert aber in der Regel keine größere betriebliche Buchhaltung: dort wird nach RG Eingang gebucht, so wie die Rechungen mit der Post kommen ,

Ganz genau. Und dadurch haben Sie Ihre Rechnungen automatisch nach Datum sortiert abgeheftet (+/- 1-2 Tage wegen vielleicht etwas unterschiedlicher Postlaufzeiten). Sie können dann, ausgehend vom Rechnungsdatum, das z.B. im OPOS-Konto steht, an Ihren Rechnungen-Ordner gehen und dort zu diesem Datum blättern, wo Sie dann die gesuchte Rechnung finden.

Dazu müssen die Belege nicht nach Lieferanten sortiert sein.

Umgekehrt funktioniert es genauso: Sie haben eine Papierrechnung und möchten wissen, wo bzw. wie sie gebucht wurde. Dann können Sie beispielsweise in der Buchführung nach dem Datum, nach der (Original-)Rechnungsnummer, nach dem Lieferanten, ... eingrenzen. In diesem Zusammenhang empfehle ich die Buchungsübersicht ( Info-Datenbank, Dok.-Nr. 9211616 ).

Noch ein anderer Gedankenanstoß: Das mit der fortlaufenden internen Nummer wird problematisch, wenn Ihnen zwischendrin ja auch elektronische Rechnungen zugehen. Und hier bitte nicht vergessen, auch wenn Sie die elektronischen Rechnungen ausdrucken sollten, das elektronische Original muss dennoch (zusätzlich) aufbewahrt werden - auch wegen der oben schon zitierten GoBD.

Hoffe, konnte Ihnen ein Stück weiterhelfen

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

rvh — Wed, 31 May 2017 09:58:47 GMT

Noch ein anderer Gedankenanstoß: Das mit der fortlaufenden internen Nummer wird problematisch, wenn Ihnen zwischendrin ja auch elektronische Rechnungen zugehen. Und hier bitte nicht vergessen, auch wenn Sie die elektronischen Rechnungen ausdrucken sollten, das elektronische Original muss dennoch (zusätzlich) aufbewahrt werden - auch wegen der oben schon zitierten GoBD.

Hallo,

wenn auch für elektronische Rechnungen diese interne Nummer benötigt wird, dann kann man dazu ja auch problemlos mit einem eigenen Nummernkreis für diese arbeiten.

Allerdings lassen sich diese Belege doch auch ohne eine solche Nummer leicht im digitalen Posteingangs-Archiv finden.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

peterbln — Sun, 11 Jun 2017 17:43:01 GMT

Hallo , vielen dank für den Hinweis. das war mir neu, werde ich mir nochmal anschauen (und unser StB hat es auch nicht erwähnt oder gewußt, wie ich vermute)

Ich muß dazusagen , ich bin als BiBu direkt in einem Unternehmen verantwortlich fürs ReWe, wir haben von Datev bisher Abstand gehalten, weil es diese Schwäche hat, jedenfalls in Mittelstand pro , was wir kurz im Auge hatten und testeten.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

peterbln — Sun, 11 Jun 2017 17:59:14 GMT

Ganz genau. Und dadurch haben Sie Ihre Rechnungen automatisch nach Datum sortiert abgeheftet (+/- 1-2 Tage wegen vielleicht etwas unterschiedlicher Postlaufzeiten). Sie können dann, ausgehend vom Rechnungsdatum, das z.B. im OPOS-Konto steht, an Ihren Rechnungen-Ordner gehen und dort zu diesem Datum blättern, wo Sie dann die gesuchte Rechnung finden.

Nein, eben nicht.Das hat nichts mit der innerbetrieblichen Realität zu tun.
Allenfalls vielleicht bei Miniunternehmen.
In der Realität bekommen sie beispielsweise Eingansrechnungen die das Rechnungsdatum 1. Juni tragen in einem Zeitraum von 2. Juni - bis Ende Juni. Je nachdem wie lange die Postlaufzeit ist, woher sie kommen (Auslandsrechnungen) , nicht jeder Lieferant gibt seine schon geschriebenen und datierten Rechnungen täglich in die Post usw.; sie haben also einen bunten Strauß an Möglichkeiten, wann sie eine Rechnung erreicht.

Ich weiß, Steuerkanzleien die outgesourcte Buchhaltungen machen,sortieren diese Eingangsrechnungen gerne nach Rechnungsdatum., das ist aber wie gesagt nur bei kleinem Belegaufkommen machbar , aber ganz sicher nicht bei zig hunderten oder einer vierstelligen Anzahl von Rg /Monat.
Nebenbei , darum hat der liebe Gott ja auch den Paginierstempel erfunden.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

peterbln — Sun, 11 Jun 2017 18:15:13 GMT

ich habe nie wirklich verstanden , warum Datev - was ja durchaus viele nützliche Funktionen hat, es nicht schafft eine interne Belegnummer , die automatisch hochzählt und ein Feld für die (Eingangs)Rechnungnummer einzurichten .

Ich vermute , es hängt damit zusammen ,das man einfach nicht weiß , wie innerbetriebliche Buchhaltung(ab einer gewissen Größenordnung) in der Realität funktioniert. Anders kann ich mir das nicht erklären. Ich bin da ech konsterniert , ob dieser Schwäche.

Andere Anbieter (und ich rede noch nicht mal von SAP) können es und habe das begriffen.

PS.noch eine Anmerkung zu ihrem Vorschlag; selbst wenn die RG einigermaßen zeitnah kommen würden und man hätte alle RG mit Datum 1. Juni hintereinander abgelegt- dann suchen sie ab einer bestimmten RG Anzahl einfach ewig. Stellen sie sich 50-100 Eingangsrechnungen mit Datum 1. Juni vor , die blättern sie dann durch auf der Suche nach einer Rechnung.

Re: Matchcode DATEV-konforme Belegnummern. Gibts da eine Liste?

0815 — Mon, 12 Jun 2017 18:57:42 GMT

Danke für die Hinweise, lerne gerne dazu!

Steuerkanzleien [...] sortieren diese Eingangsrechnungen gerne nach Rechnungsdatum

Naja gut, der Mandant sortiert ja selbst. Die wenigsten werden - völlig verständlich - das Geld für schlichtes Sortieren ausgeben.

Wenn das Aufkommen der Eingangsrechnungen derart hoch ist, ist es dann überhaupt noch sinnvoll, die Belegsuche in den Papierbelegen durchzuführen? Könnten nicht gerade hier eingescannte Belege mit Belegverknüpfung und OCR Vorteile bringen? Auf jeden Fall wäre es interessant, wenn Sie später nochmal berichten, welchen Weg Sie als für sich besten gewählt haben.